JP4794215B2 - ワークフローシステム - Google Patents

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Description

本発明は、ワークフローシステムに関する。
企業等における各種手続書類(申請書類)の処理を自動化するものとしてワークフローシステムがある。このワークフローシステムは、各種申請書類及びその処理を電子化することによって処理効率の向上を図るものであり、各種申請書類(電子化書類)をデータベースとして記憶すると共に申請書類の種類に応じた処理等を行うワークフローサーバ(ワークフロー装置)と、当該ワークフローサーバに通信回線を介してアクセスすることにより申請書類の提起や処理依頼等を行うクライアントから構成されている。このようなワークフローシステムについては,例えば以下のURLに詳細が公開されている。
http://www.sharp-ssp.co.jp/products/e-cabinet/ http://www.kccs.co.jp/software/products/workflow/
ところで、申請書類の中には、書類そのものは電子化できるものの、処理を電子化できないものもある。これに対して、従来のワークフローシステムは、電子化処理が可能な申請書類のみを取り扱うものであり、上記電子化処理が行えない申請書類を管理する機能がない。したがって、従来のワークフローシステムでは、電子化処理が可能な申請書類と電子化処理が可能でない申請書類とを一元管理することができないので、利便性が極めて悪いという問題点がある。
本発明は、上述した事情に鑑みてなされたものであり、以下の点を目的とするものである。
(1)利便性の高いワークフローシステムを実現する。
(2)電子化処理が可能な申請書類と電子化処理が可能でない申請書類とを一元管理する。
上記目的を達成するために、本発明では、ワークフローシステムに係る第1の解決手段として、ネットワークを介して通信可能に接続された、ワークフローシステムの利用者に使用されるクライアントコンピュータと、各種の申請書類に関する書類データを記憶すると共に、前記申請書類が完全に電子化処理可能な電子化処理可能書類か、途中まで電子化処理可能な半電子化処理可能書類か、電子化処理不可能でプリントアウトして処理する必要のあるファイル取出し書類か、リンク先へのアクセスを必要とするリンク書類か、或いは電子データとして保存できない電子化処理不可書類かを識別するための識別情報を記憶する書類データベースサーバと、前記ファイル取出し書類に該当する申請書類の電子データを記憶するファイルサーバと、前記クライアントコンピュータの要求に応じて所定の申請処理手順に従って前記申請書類の処理及び管理を行うワークフロー管理サーバと、を具備し、前記ワークフロー管理サーバは、前記クライアントコンピュータの要求に応じて、ワークフローシステムのメニュー画面を前記クライアントコンピュータに提供する一方、新規申請時に各種の申請書類の名称と、前記電子化処理不可書類を除く申請書類の識別情報に対応して設定されたアイコンと、前記電子化処理不可書類の保存場所を示す新規申請一覧画面を前記クライアントコンピュータに提供し、前記クライアントコンピュータは、前記新規申請一覧画面上において利用者によって指定された申請書類(新規申請書類)を前記ワークフロー管理サーバへ通知し、前記ワークフロー管理サーバは、前記新規申請書類が前記電子化処理可能書類または前記半電子化処理可能書類であれば、前記書類データベースサーバから前記新規申請書類のフォーマットを取得して申請書登録画面を作成して前記クライアントコンピュータに提供し、前記新規申請書類が前記ファイル取出し書類であれば、前記ファイルサーバから前記新規申請書類の電子データを取得して前記クライアントコンピュータへ提供し、前記新規申請書類が前記リンク書類であれば、前記書類データベースサーバから前記リンク書類のリンク先のアドレスを取得して前記リンク先へアクセスする、という手段を採用する。
また、本発明では、ワークフローシステムに係る第2の解決手段として、上記第1の解決手段において、前記新規申請一覧画面には、各申請書類に対応して業務フロー表示用アイコンが表示されており、前記クライアントコンピュータは、前記新規申請一覧画面上において利用者によって前記業務フロー表示用アイコンを押された申請書類(フロー表示書類)を前記ワークフロー管理サーバへ通知し、前記ワークフロー管理サーバは、前記書類データベースサーバから前記フロー表示書類の業務フローを示す電子データを取得して前記クライアントコンピュータへ提供する、という手段を採用する。
本発明によれば、各種の申請書類に関する書類データを記憶すると共に、当該書類データに基づいて各種の申請書類の処理に関するサービスを提供するサーバと、該サーバに通信回線を介してアクセスすることにより前記サービスの提供を受けるクライアントとを備えたワークフローシステムにおいて、前記サーバは、書類データに含まれる、前記申請書類が電子化処理可能書類か、非電子化処理可能書類かを識別する識別情報に基づいて前記電子化処理可能書類と非電子化処理可能書類とを識別可能にクライアントに提示すると共に、当該クライアントの要求に応じて電子化処理可能書類または非電子化処理可能書類の処理に関するサービスをクライアントに提供するので、電子化処理が可能な申請書類と電子化処理が可能でない申請書類とを一元管理することができ、利便性の高いワークフローシステムを実現することが可能である。
以下、図面を参照して、本発明の一実施形態について説明する。
図1は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムの構成ブロック図である。この図に示すように、本ワークフローシステムは、クライアントPC(Personal Computer)1、書類データベースサーバ2、ワークフロー管理サーバ3、ファイルサーバ4、外部サーバ5及びネットワークNから構成されている。
ネットワークNは、例えばLAN(Local Area Network)であり、クライアントPC1、書類データベースサーバ2、ワークフロー管理サーバ3、ファイルサーバ4及び外部サーバ5を相互に接続する。すなわち、このようなワークフローシステムは、例えば企業において社内LANを利用して構築されているものである。
クライアントPC1は、本ワークフローシステムの利用者(企業における従業員等)が業務に使用する端末であり、ワークフロー管理サーバ3から提供されるワークフローシステム用のWeb画面、すなわち申請書類の申請・承認等を行うメニュー画面を表示する。また、このクライアントPC1は、利用者が上記メニュー画面を基に入力した申請書類の申請・承認に関する入力情報をワークフロー管理サーバ3に送信する。このようなクライアントPC1は、ネットワークNに複数接続されているものである。
書類データベースサーバ2は、ワークフロー管理サーバ3が申請書類の管理を行うのに必要な各種データ(書類データ)、例えば、申請書類の種類毎に設定された業務フロー(申請処理手順)や当該申請書類のフォーマットを示す電子データ(電子化書類)、クライアントPC1のアドレス、利用者情報(つまり申請者・承認者を設定した情報)等を予め記憶すると共に、申請書類の申請または承認が行われた時刻、承認済みの申請書類等の管理データをワークフロー管理サーバ3の要求に応じて適宜記憶またはワークフロー管理サーバ3に送信する。
また、本実施形態での大きな特徴として、上記書類データベースサーバ2は、申請書類が本ワークフローシステムにて完全に電子化処理可能なもの(電子化処理可能書類)か、途中まで電子化処理可能なもの(半電子化処理可能書類)か、外部サーバ5にリンクする必要のあるものか(リンク書類)、電子化処理不可能であり申請書の電子データをプリントアウトして処理する必要のあるもの(ファイル取出し書類)か、または電子データとして保存できないもの(電子化処理不可書類)かを識別するための識別情報を記憶している。
図2に、このような識別情報を記憶しているテーブルの例を示す。この図において、
申請書「xxx1」は電子化処理可能書類であり、その識別情報(図2における書類種別の欄)として識別子“A”が割り振られている。申請書「xxx2」は半電子化処理可能書類であり、その識別情報として識別子“B”が割り振られている。申請書「xxx3」はリンク書類であり、その識別情報として識別子“C”が割り振られている。申請書「xxx4」はファイル取出し書類であり、その識別情報として識別子“D”が割り振られている。申請書「xxx5」は電子処理不可書類であり、その識別情報として識別子“E”が割り振られている。また、上記申請書「xxx3」のみリンク先のアドレスが記憶され、また申請書の保存場所は、申請書「xxx3」を除いて各申請書毎に記憶されている。業務フローは全ての申請書に対して記憶されている。
ワークフロー管理サーバ3は、所定のワークフロープログラムに従ってワークフローサービスをクライアントPC1に提供するWebサーバであり、書類データベースサーバ2に記憶されている上記識別子や各種データ(申請書類の保存場所や業務フロー等)を基にメニュー画面を作成してクライアントPC1に提供しており、当該クライアントPC1から送信される申請書の申請・承認に関する入力情報と、書類データベースサーバ2に記憶されている各申請書類毎に設定された業務フローに基づいて当該申請書の処理・管理を行う。
ファイルサーバ4は、ファイル取出し書類である申請書類の電子データを予め記憶しており、ワークフロー管理サーバ3の要求に応じて上記申請書類の電子データをワークフロー管理サーバ3に送信する。
外部サーバ5は、例えば、本ワークフローシステムで提供しているWebサイトとは異なる他のWebサイトを提供しているWebサーバであり、ワークフロー管理サーバ3の要求に応じて自己の保有する各種情報をワークフロー管理サーバ3に送信する。なお、この外部サーバ5は、所定の申請書類を管理しているサーバでも良いし、申請書類とは無関係な情報を提供しているサーバでも良い。
次に、上記のように構成されたワークフローシステムの申請処理手順について図3に示すフローチャートを用いて説明する。
まず、ワークフロー管理サーバ3は、利用者(申請者)、すなわちクライアントPC1の要求に応じて図4に示すようなメニュー画面をクライアントPC1に送信し、当該メニュー画面をクライアントPC1に表示させる(ステップS1)。図4に示すように、メニュー画面において、申請書名称欄10には各申請書類の一覧が表示され、起票欄11には申請書名称10に表示されている申請書類が電子化処理可能書類か、半電子化処理可能書類か、リンク書類か、またはファイル取出し書類かを示すアイコンが表示されている。
ここで、電子化処理可能書類とは、申請から承認(または決裁)までの全ての手続きを電子処理で行うものである。また、半電子化処理可能書類とは、所定の手続きまでは電子処理を行い、それ以降の手続きは実印が必要である等の理由により申請書類をプリントアウトして処理する必要のあるものである。リンク書類とは、申請書類が外部サーバ5により管理されており、この申請書類を起票または取得等を行うためには外部サーバ5にリンクする必要があるものである。また、ファイル取出し書類とは、実印が必要である等の理由により申請時から電子処理ができず、申請書類の電子データをプリントアウトして処理する必要のあるものである。
図4において、符号11aは電子化処理可能書類を示すアイコンであり、符号11bは半電子化処理可能書類を示すアイコン、符号11cはリンク書類を示すアイコン、符号11dはファイル取出し書類を示すアイコンである。これらのアイコンは、書類データベースサーバ2に記憶されている識別子に対応して割り振られており、ワークフロー管理サーバ3は、図2のようなテーブルに基づいてメニュー画面を作成している。なお、リンク書類を示すアイコン11cは、申請書類とは無関係な他のWebサイトとアクセスする場合にも用いられる。
業務フロー欄12には、業務フロー表示用のアイコン12aが表示されており、このアイコン12aをクリックすることにより各申請書類に設定された業務フローを閲覧することができる。図5は、例えば、ビジネスクラス利用許可書の業務フロー表示用のアイコン12aをクリックした場合に表示される業務フローである。
保存場所欄13には、各申請書類の保存場所が表示されている。ここで、例えば、ゴム印製作依頼書については保存場所欄13に「電理管引出し」という表示がされている。このような表示がされている申請書類は、電子データとして保存できない複写紙等で作成されている電子処理不可書類であり、ファイル取出し書類のようにプリントアウトすることもできないため、上記のように保存場所のみを情報として表示している。なお、本実施形態では、この電子処理不可書類の識別子に対応するアイコンは設定していないので、起票欄11は空欄になっている。目的/備考欄14には、各申請書類に関する目的または備考の一覧が表示されている。
申請者は、上記のようなメニュー画面に表示される情報を確認することで、申請したい申請書がどのような種類のものか、どのような業務フローで処理が行われるのか、電子処理不可書類の場合、どこに申請書類は保存されているのか等明確に把握することができる。
さて、申請者は、上記メニュー画面から申請したい申請書類を選択する。この選択は、起票欄11に表示されているアイコンをクリックすることで行われる(ステップS2)。クライアントPC1は、申請者が選択した申請書類を示す信号をワークフロー管理サーバ3に送信する。
ワークフロー管理サーバ3は、上記申請書類を示す信号と、書類データベースサーバ2に記憶されている各申請書類に割り振られている識別子との比較を行い、申請された申請書類が電子化処理可能書類か、半電子化処理可能書類か、リンク書類か、またはファイル取出し書類かを判定する(ステップS3)。ワークフロー管理サーバ3は、ステップS3において申請者によって選択された申請書類が電子化処理可能書類または半電子化処理可能書類であると判断した場合、書類データベースサーバ2から当該申請書類のフォーマットを示す電子データを取得して申請画面を生成し、クライアントPC1のメニュー画面上に表示させる(ステップS4)。図6は、申請者が「ビジネスクラス利用許可書」を選択した場合の申請画面の例を示したものである。
申請者は上記のような申請画面に必要事項を入力し、クライアントPC1は、当該必要事項を入力情報としてワークフロー管理サーバ3に送信する(ステップS5)。これにて申請手続きは終了し、ワークフロー管理サーバ3は、この申請書に設定された業務フローに基づいて以降の処理を行う。
一方、ステップS3において、申請者によって選択された申請書類がファイル取出し書類と判断された場合、ワークフロー管理サーバ3は、ファイルサーバ4から当該申請書類のフォーマットを示す電子データを取得し(ステップS6)、クライアントPC1のメニュー画面上に表示させる(ステップS7)。図7は、申請者が「休日出勤届け」を選択した場合のメニュー画面の表示例を示したものである。
申請者は、メニュー画面から上記申請書類のプリントアウトをクライアントPC1に対して指示し、クライアントPC1はネットワークNまたは自己に接続されたプリンタ(図示せず)に上記申請書類のプリントアウトを行わせる(ステップS8)。申請者は、プリントアウトされた申請書に必要事項を記入し、当該申請書の申請手続きに沿って処理を行う(ステップS9)。
さらに、ステップS3において、申請者によって選択された申請書類がリンク書類と判断された場合、ワークフロー管理サーバ3は、書類データベースサーバ2に記憶されているリンク先(外部サーバ5)のWebサイトのアドレスにアクセスし(ステップS10)、当該Webサイトで管理される申請書類の申請画面、または申請書類のフォーマットを示す電子データを取得してクライアントPC1のメニュー画面上に表示させる(ステップS11)。
申請者は上記のような申請画面に必要事項を入力するか、または申請書類をプリントアウトした後に必要事項を記入して申請手続きを終了する(ステップS12)。また、申請書類とは無関係な他のWebサイトにアクセス可能であり、例えばI社のホームページにアクセスした場合のメニュー画面表示例を図8に示す。
なお、申請したい申請書が電子処理不可書類の場合、申請者はメニュー画面から当該申請書類の保存場所を確認し、自ら保存場所に赴いて申請書を入手して必要事項を記入し、当該申請書の申請手続きに沿って処理を行うことになる。
以上のように、本実施形態によれば、電子化処理可能書類、半電子化処理可能書類、リンク書類、ファイル取出し書類及び電子処理不可書類を一元管理することが可能であり、これらの申請書類に関する情報(業務フロー等)をメニュー画面にて利用者に提供することによってワークフローシステムの利便性を向上することが可能である。
なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、例えば以下のような変形例が考えられる。
上記実施形態では、メニュー画面にて業務フローや申請書の保存場所、目的/備考等を情報として表示していたが、これに限らず、例えば、各申請書に関する社内規定等の他の情報を表示するようにしても良い。
上記実施形態では、ネットワークNとして社内LANを用いたが、これに限らず、他
のネットワークシステムを用いても良い。
本発明の一実施形態に係るワークフローシステムの構成ブロック図である。 本発明の一実施形態における書類データベースサーバ2に記憶されている識別子テーブルを示した図である。 本発明の一実施形態におけるワークフローシステムの申請処理手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施形態におけるワークフローシステムのメニュー画面の表示例である。 本発明の一実施形態におけるワークフローシステムの業務フローの表示例である。 本発明の一実施形態におけるワークフローシステムの申請画面の表示例である。 本発明の一実施形態におけるワークフローシステムのファイル取出し書類の表示例である。 本発明の一実施形態におけるワークフローシステムのリンク書類の表示例である。
符号の説明
1…クライアントPC(Personal Computer)、2…書類データベースサーバ、3…ワークフロー管理サーバ、4…ファイルサーバ、5…外部サーバ、N…ネットワーク

Claims (2)

  1. ネットワークを介して通信可能に接続された、
    ワークフローシステムの利用者に使用されるクライアントコンピュータと、
    各種の申請書類に関する書類データを記憶すると共に、前記申請書類が完全に電子化処理可能な電子化処理可能書類か、途中まで電子化処理可能な半電子化処理可能書類か、電子化処理不可能でプリントアウトして処理する必要のあるファイル取出し書類か、リンク先へのアクセスを必要とするリンク書類か、或いは電子データとして保存できない電子化処理不可書類かを識別するための識別情報を記憶する書類データベースサーバと、
    前記ファイル取出し書類に該当する申請書類の電子データを記憶するファイルサーバと、
    前記クライアントコンピュータの要求に応じて所定の申請処理手順に従って前記申請書類の処理及び管理を行うワークフロー管理サーバと、
    を具備し、
    前記ワークフロー管理サーバは、前記クライアントコンピュータの要求に応じて、ワークフローシステムのメニュー画面を前記クライアントコンピュータに提供する一方、新規申請時に各種の申請書類の名称と、前記電子化処理不可書類を除く申請書類の識別情報に対応して設定されたアイコンと、前記電子化処理不可書類の保存場所を示す新規申請一覧画面を前記クライアントコンピュータに提供し、
    前記クライアントコンピュータは、前記新規申請一覧画面上において利用者によって指定された申請書類(新規申請書類)を前記ワークフロー管理サーバへ通知し、
    前記ワークフロー管理サーバは、前記新規申請書類が前記電子化処理可能書類または前記半電子化処理可能書類であれば、前記書類データベースサーバから前記新規申請書類のフォーマットを取得して申請書登録画面を作成して前記クライアントコンピュータに提供し、前記新規申請書類が前記ファイル取出し書類であれば、前記ファイルサーバから前記新規申請書類の電子データを取得して前記クライアントコンピュータへ提供し、前記新規申請書類が前記リンク書類であれば、前記書類データベースサーバから前記リンク書類のリンク先のアドレスを取得して前記リンク先へアクセスする、
    ことを特徴とするワークフローシステム。
  2. 前記新規申請一覧画面には、各申請書類に対応して業務フロー表示用アイコンが表示されており、
    前記クライアントコンピュータは、前記新規申請一覧画面上において利用者によって前記業務フロー表示用アイコンを押された申請書類(フロー表示書類)を前記ワークフロー管理サーバへ通知し、
    前記ワークフロー管理サーバは、前記書類データベースサーバから前記フロー表示書類の業務フローを示す電子データを取得して前記クライアントコンピュータへ提供する、
    ことを特徴とする請求項1記載のワークフローシステム。
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