JP4717509B2 - 文書管理装置及びその制御方法、コンピュータプログラム、記憶媒体 - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置及びその制御方法、コンピュータプログラム、記憶媒体に関する。

従来、電子文書を管理するシステムにおける電子文書の暗号化に関する技術としては、その暗号化電子文書を管理者が管理することが一般的であった。つまり、管理者は暗号化電子文書を含む全ての電子文書を閲覧する権限を持っていた。これにより、仮に電子文書管理システムに保管した暗号化電子文書の所有者が分からなくなってしまっても、管理者の権限でその暗号化電子文書を閲覧や編集、削除などを行うことが可能であった（特許文献１を参照。）。
特開２００３−２４２００５号公報

しかしながら、上述するように管理者権限で閲覧などをできなくした場合、管理している暗号化電子文書の所有者が分からなくなってしまうと、その暗号化電子文書は永久に閲覧などの操作ができなくなってしまうという問題が生ずることになる。

このように、暗号化された電子文書を文書管理装置において適切に管理することは困難であった。

上述した課題を解決するための本発明の一態様による暗号化された電子文書を管理する文書管理装置は以下の構成を備える。すなわち、
前記暗号化された電子文書を格納する際に、前記暗号化を解除するための第１のパスワードと、前記第１のパスワードを利用して前記電子文書の暗号化を解除することを許可する日時に関する情報とを入力させる入力手段と、
前記入力手段で入力された第１のパスワードと前記日時に関する情報とを、前記暗号化された電子文書と関連付けて格納する第１の格納手段と、
現在の日時と前記入力手段で入力された日時に関する情報とを比較して、前記日時に関する情報により示される日時が過ぎたか否かを判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段により日時が過ぎたと判定された場合に、前記第１のパスワードを利用して、前記第１の格納手段に格納されている前記電子文書の暗号化を解除する暗号化解除手段と、
前記暗号化解除手段により暗号化が解除された前記電子文書を、前記文書管理装置の管理者用のパスワードを利用して再度暗号化する再暗号化手段と、
前記再暗号化手段により再暗号化された電子文書を、前記管理者用の専用のデータベースに格納する第２の格納手段と
を備える。
、前記暗号化を解除するための第１のパスワードと、前記第１のパスワードを利用して前記電子文書の暗号化を解除することを許可する日時に関する情報とを入力させる入力手段と、
前記入力手段で入力された第１のパスワードと前記日時に関する情報とを、前記暗号化された電子文書と関連付けて格納する第１の格納手段とを備える。

本発明によれば、暗号化された電子文書を文書管理装置において適切に管理することが可能となる。

以下、添付する図面を参照して本発明の実施形態について説明する。

［第１の実施形態］
図６は、本発明の実施形態に対応する文書管理システムの構成の一例を記載する図である。図６において、６０１は、本発明の実施形態に対応する文書管理装置であり、ネットワーク６０４を介して、ユーザ端末である６０２及び６０３と接続し、電子文書のインポートを受け付ける。６０２及び６０３はユーザ端末としての情報処理装置であって、汎用のパーソナルコンピュータ等によって構成される。ユーザ端末６０２及び６０３では、ワードプロセッサなどの所定のアプリケーションプログラムを利用して電子文書を作成し、作成した電子文書を暗号化して文書管理装置６０１に登録することができる。図６では、ユーザ端末を２つのみ示したが、これは説明の簡単のために図面を簡略化したものであり、より多くの数のユーザ端末がネットワーク６０４に接続され、文書管理装置６０１にアクセス可能であっても良い。

６０４はネットワークであって、文書管理装置６０１とユーザ端末６０２及び６０３とを接続する。ネットワーク６０４は、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）であっても良いし、インターネットであっても良い。

次に、文書管理装置６０１のハードウェア構成の一例を、図７を参照して説明する。図７において、７０１は、ＣＰＵであり文書管理装置全体の動作を制御する。７０２は、ＲＡＭでありＣＰＵ７０１が動作するためのシステムワークメモリであり、文書管理装置が果たすべき機能に応じたプログラムが格納される。７０３は、ＲＯＭであり、システムのブートプログラム等が格納されている。７０４は、表示部であり、液晶ディスプレイ、ＬＥＤ等の表示手段で構成され、所定の情報を表示する。７０５は操作部であって、管理者からの操作入力を受け付けるための入力キーを備える。

７０６はハードディスク装置であって、文書管理装置において所定の機能を達成するために必要なプログラムを格納する。７０７は、データベース１であって、ユーザ端末６０２や６０３のユーザが生成しインポートされた電子文書を、パスワードや日時の情報と共に格納する。７０８はデータベース２であって、ユーザにより設定された日時が経過した後に、管理者用のパスワードで再暗号化された電子文書が、該管理者用のパスワードと共に格納される。

次に、本実施形態に対応する文書管理装置６０１における処理の流れについて図１のフローチャートを参照して説明する。図１は、電子文書を文書管理装置６０１にインポートする処理の一例に対応するフローチャートである。

図１において、まずステップＳ１０１では、ユーザから所定の電子文書の文書管理装置６０１へのインポート依頼を受け付ける。ここで電子文書のインポートとは、ユーザが作成等した電子文書を、文書管理装置のデータベースに登録し、保存する処理を言う。

ステップＳ１０２では、インポートされる電子文書が暗号化されているか否かを、電子文書の内容から判定する。この暗号化されているか否かの判断については、例えば以下のように行うことができる。ここでは、ＰＤＦファイルを文書管理装置にインポートした場合について説明する。文書管理装置は、ＰＤＦファイル中のtrailer部のディクショナリ内部に、「/Encrypt」という文字列があるかどうかを検索する。もし対応する文字列が見つかった場合には、そのＰＤＦファイルは暗号化されているとみなすことができ、対応する文字列が見つからなかった場合には、当該ＰＤＦファイルは暗号化されていないと判定できる。

ステップＳ１０２において電子文書が暗号化されていないと判定された場合（ステップＳ１０２において「ＮＯ」）には、ステップＳ１１１に移行して、受け付けた電子文書をそのままデータベース７０７に保存する処理を行う。一方、もし電子文書が暗号化されていると判定された場合（ステップＳ１０２において「ＹＥＳ」）には、ステップＳ１０３へ移行して、ユーザに対し所定のダイアログボックス画面を表示する。ステップＳ１０３において表示されるダイアログボックス画面には図２又は図３に示す２通りのパターンがある。

本実施形態に対応する文書管理装置では、あらかじめユーザに表示し、入力を求めるダイアログボックス画面の種類を図２又は図３のいずれかに設定することができる。図２において、ダイアログボックス画面２０１内には、「この電子文書は暗号化されています。」とのメッセージ２０２と、「電子文書の暗号を解除するための「パスワード」及び、この電子文書を管理者管轄に変更する「日時」を指定することをお勧めします。」とのメッセージ２０３とが表示されている。このように図２においては、必ずしも「パスワード」と「日時」の入力をインポートの条件とはしてない。ユーザは、もし自分が「パスワード」と「日時」との入力を希望する場合には、「はい」と示されたボタン２０４を選択することができる。一方、入力を希望しない場合には、「いいえ」と示されたボタン２０５を選択することができる。

一方、図３においては、ダイアログボックス画面３０１内には、「この電子文書は暗号化されています。」とのメッセージ３０２と、「インポートするには、電子文書の暗号を解除するための「パスワード」及び、この電子文書を管理者管轄に変更する「日時」を指定する必要があります。」とのメッセージ３０３とが表示されている。このように図３においては、「パスワード」と「日時」の入力が電子文書をインポートするための条件となっている。ユーザは、インポート処理を継続するためには「パスワード」と「日時」とを入力しなければならず、「はい」と示されたボタン３０４を選択する。一方、インポート処理を継続しない場合には、「いいえ」と示されたボタンｄ３２０５を選択して、インポート処理自体を終了することとなる。

なお、図２や図３に示すダイアログボックス画面を表示せずにそのまま暗号化電子文書をインポートするように設定することも可能である。

本実施形態では、図２に示すダイアログボックス画面２０１が表示されたものとして、処理の流れの続きを説明する。ステップＳ１０３において図２に対応するダイアログボックス画面２０１が表示されると、ユーザはボタン２０４又は２０５のいずれかを選択することとなる。そこで、ステップＳ１０４では、ユーザからのボタン入力を受け付け、もしボタン２０４の選択を受け付けた場合には、ステップＳ１０５へ移行する。一方、ボタン２０５の選択を受け付けた場合にはステップＳ１１１へ移行して、電子文書をデータベース７０７に保存して処理を終了する。

ステップＳ１０５では、図４に示すようなダイアログボックス画面４０１が表示される。ダイアログボックス画面４０１には、テキストフィールド４０２及びテキストフィールド４０３とが表示される。このうち、テキストフィールド４０２は、インポートしようとしている暗号化電子文書のパスワードを入力するための入力欄である。テキストフィールド４０３は、暗号化電子文書を設定されたパスワードで解除し、管理者用パスワードで電子文書を再度暗号化して、管理者が指定する管理者管轄のディレクトリに移動する処理を行う日時を入力する、入力欄である。

ステップＳ１０６において、ユーザからの「パスワード」及び「日時」の入力を受け付ける。図４のダイアログボックス画面４０１において、入力の完了は「適用」ボタン４０４の操作により行われ、入力をキャンセルする場合には、「キャンセル」ボタン４０５が操作される。

「適用」ボタン４０４の操作を受け付けると、ステップＳ１０７において、入力されたパスワードにより、電子文書に施された暗号化が解除できるかどうかに基づいて入力されたパスワードが正しいかどうかが判定される。もし、入力されたパスワードが正しい場合（ステップＳ１０７において「ＹＥＳ」）には、ステップＳ１０８へ移行して、ユーザから入力された日時が、あらかじめ文書管理装置の管理者により設定された日時の上限よりも先の日時であるか否かを判定する。もし、日時の上限よりも先の日時でなかった場合（ステップＳ１０８において「ＮＯ」）には、ステップＳ１１０に移行して、受け付けたパスワードと日時とを、電子文書と共にデータベース７０７に保存して、処理を終了する。

一方、入力されたパスワードが正しいパスワードでなかった場合（ステップＳ１０７において「ＮＯ」）や、入力された日時が、日時の上限よりも先の日時でなかった場合（ステップＳ１０８において「ＹＥＳ」）の場合には、ステップＳ１０９においてエラー表示を行い、再度ステップＳ１０６において、パスワードと日時の入力を受け付ける。

以上のように、本実施形態に対応する文書管理システムでは、電子文書のインポートを受け付ける際に、予め電子文書の暗号化パスワードと、管理者管轄へ移行する日時の設定を受け付けることができる。よって、ユーザは、自ら設定した一定期間内においては、管理者によっても無断で電子文書の閲覧を受けないこととなり、文書の機密性が保持される。また、一定期間経過後は管理者がパスワードを使って暗号化を解除することが可能となるので、暗号化電子文書の所有者が分からなくなった場合でも、その暗号化電子文書は永久に閲覧などの操作ができなくなってしまう問題がなくなる。

［第２の実施形態］
本実施形態では、予め指定された日時が到来した際に、暗号化電子文書のパスワードを解除して、管理者用のパスワードで再暗号化する場合について説明する。

図５は、本実施形態に対応する処理のフローチャートである。図５において、ステップＳ５０１では、データベース７０７において、電子文書と共に格納されている日時情報を読み出す。ステップＳ５０２では、読み出した日時情報と、現在の日時とを比較して、電子文書について設定された日時が経過したか否かを判定する。もし、日時が経過していないと判定されれば（ステップＳ５０２において「ＮＯ」）、そのまま処理を終了する。

一方、日時が経過していると判定されれば（ステップＳ５０２において「ＹＥＳ」）、ステップＳ５０３へ移行して、当該日時と共に格納されている電子文書及びパスワードをデータベース７０７から読み出し、読み出したパスワードにて電子文書の暗号を解除する。続いて、ステップＳ５０４において、管理者用に割り当てられたパスワードを利用して、電子文書を再暗号化する。ステップＳ５０５では、再暗号化された電子文書を、管理者用のパスワードと共に、データベース７０８に格納して、処理を終了する。

以上のように、本実施形態に対応する文書管理システムでは、電子文書について設定された日時が経過したか否かを判定し、日時が経過した場合には、電子文書と共にデータベース７０７内に管理されているパスワードを用いて、電子文書の暗号化を解除し、更に、管理者用のパスワードを用いて再暗号化して、管理者用の専用のデータベース７０８に移動して保存することとしている。

これにより、文書管理装置において管理されている暗号化電子文書のうち、所有者が分からなくなったものについては、一定期間経過後に管理者により操作可能となるので、一部の暗号化電子文書が永久に閲覧などの操作ができなくなってしまうといったことを防止することができる。

以上の各実施形態に対応する本発明によれば、電子文書管理システムの管理者が、指定の日時が来るまではその電子文書に対する閲覧などの権限を持たないため、暗号化電子文書の機密が保持されることになる。また、指定の日時にその暗号化電子文書が管理者の管轄に変更されることにより、暗号化電子文書のパスワードを忘れてしまった場合や、作成者が分からなくなった場合でも、暗号化電子文書に対する閲覧などの操作を行うことが可能となる。

［その他の実施形態］
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明の第１の実施形態に対応する処理のフローチャートである。 本発明の第１の実施形態に対応するダイアログボックス画面の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に対応するダイアログボックス画面の他の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に対応する、パスワード及び日時の設定入力を受け付けるダイアログボックス画面の一例を示す図である。 本発明の第２の実施形態に対応する処理のフローチャートである。 本発明の第１の実施形態に対応する文書管理システムの構成例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に対応する文書管理装置のハードウェア構成例を示す図である。

Claims (12)

1. 暗号化された電子文書を管理する文書管理装置であって、
   前記暗号化された電子文書を格納する際に、前記暗号化を解除するための第１のパスワードと、前記第１のパスワードを利用して前記電子文書の暗号化を解除することを許可する日時に関する情報とを入力させる入力手段と、
   前記入力手段で入力された第１のパスワードと前記日時に関する情報とを、前記暗号化された電子文書と関連付けて格納する第１の格納手段と、
   現在の日時と前記入力手段で入力された日時に関する情報とを比較して、前記日時に関する情報により示される日時が過ぎたか否かを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段により日時が過ぎたと判定された場合に、前記第１のパスワードを利用して、前記第１の格納手段に格納されている前記電子文書の暗号化を解除する暗号化解除手段と、
   前記暗号化解除手段により暗号化が解除された前記電子文書を、前記文書管理装置の管理者用のパスワードを利用して再度暗号化する再暗号化手段と、
   前記再暗号化手段により再暗号化された電子文書を、前記管理者用の専用のデータベースに格納する第２の格納手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 入力された電子文書が暗号化されているか否かを判定する第２の判定手段を更に有し、
   前記第２の判定手段により前記電子文書が暗号化されていると判定された場合に、前記入力手段は、前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを入力させることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記第２の判定手段により前記電子文書が暗号化されていないと判定された場合、前記第１の格納手段は前記電子文書をそのまま格納することを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. 前記入力手段は、前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを入力するかどうかを、ユーザに指示させる指示手段を含み、
   前記指示手段で入力すると前記ユーザにより指示された場合、前記入力手段で前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを前記ユーザに入力させ、前記格納手段は前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを、前記暗号化された電子文書と関連付けて格納し、
   一方、前記指示手段で入力しないと前記ユーザにより指示された場合、前記格納手段は、前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを関連付けずに、前記暗号化された電子文書を格納することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
5. 前記入力手段は、前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを入力するかどうかを、ユーザに指示させる指示手段を含み、
   前記指示手段で入力すると前記ユーザにより指示された場合、前記入力手段では前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを前記ユーザに入力させ、前記格納手段では前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを前記暗号化された電子文書と関連付けて格納し、
   一方、前記指示手段で入力しないと前記ユーザにより指示された場合、前記格納手段は、前記暗号化された電子文書を格納しないように制御することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
6. 暗号化された電子文書を管理する文書管理装置の制御方法であって、
   前記暗号化された電子文書を格納する際に、前記暗号化を解除するための第１のパスワードと、前記第１のパスワードを利用して前記電子文書の暗号化を解除することを許可する日時に関する情報とを入力させる入力工程と、
   前記入力工程で入力された第１のパスワードと前記日時に関する情報とを、前記暗号化された電子文書と関連付けて第１の格納部に格納する第１の格納工程と、
   現在の日時と前記入力手段で入力された日時に関する情報とを比較して、前記日時に関する情報により示される日時が過ぎたか否かを判定する第１の判定工程と、
   前記第１の判定手段により日時が過ぎたと判定された場合に、前記第１のパスワードを利用して、前記第１の格納手段に格納されている前記電子文書の暗号化を解除する暗号化解除工程と、
   前記暗号化解除手段により暗号化が解除された前記電子文書を、前記文書管理装置の管理者用のパスワードを利用して再度暗号化する再暗号化工程と、
   前記再暗号化手段により再暗号化された電子文書を、前記管理者用の専用のデータベースに格納する第２の格納工程と
   を有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
7. 入力された電子文書が暗号化されているか否かを判定する第２の判定工程を更に有し、
   前記第２の判定工程で前記電子文書が暗号化されていると判定された場合に、前記入力工程では、前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを入力させることを特徴とする請求項６記載の文書管理装置の制御方法。
8. 前記第２の判定工程で前記電子文書が暗号化されていないと判定された場合、前記第１の格納工程では前記電子文書をそのまま格納することを特徴とする請求項７記載の文書管理装置の制御方法。
9. 前記入力工程では、前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを入力するかどうかを、ユーザに指示させる指示工程を含み、
   前記指示工程で入力すると前記ユーザにより指示された場合、前記入力工程では前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを前記ユーザに入力させ、前記格納工程では前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを、前記暗号化された電子文書と関連付けて格納し、
   一方、前記指示工程で入力しないと前記ユーザにより指示された場合、前記格納工程では、前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを関連付けずに、前記暗号化された電子文書を格納することを特徴とする請求項６記載の文書管理装置の制御方法。
10. 前記入力工程では、前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを入力するかどうかを、ユーザに指示させる指示工程を含み、
    前記指示工程で入力すると前記ユーザにより指示された場合、前記入力工程では前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを前記ユーザに入力させ、前記格納工程では前記第１のパスワードと前記日時に関する情報とを前記暗号化された電子文書と関連付けて格納し、
    一方、前記指示工程で入力しないと前記ユーザにより指示された場合、前記格納工程では、前記暗号化された電子文書を格納しないように制御することを特徴とする請求項６記載の文書管理装置の制御方法。
11. コンピュータに暗号化された電子文書を管理する文書管理装置の制御方法を実行させるためのコンピュータプログラムであって、前記コンピュータに、
    前記暗号化された電子文書を格納する際に、前記暗号化を解除するための第１のパスワードと、前記第１のパスワードを利用して前記電子文書の暗号化を解除することを許可する日時に関する情報とを入力させる入力工程と、
    前記入力工程で入力された第１のパスワードと前記日時に関する情報とを、前記暗号化された電子文書と関連付けて第１の格納部に格納する第１の格納工程と、
    現在の日時と前記入力手段で入力された日時に関する情報とを比較して、前記日時に関する情報により示される日時が過ぎたか否かを判定する第１の判定工程と、
    前記第１の判定手段により日時が過ぎたと判定された場合に、前記第１のパスワードを利用して、前記第１の格納手段に格納されている前記電子文書の暗号化を解除する暗号化解除工程と、
    前記暗号化解除手段により暗号化が解除された前記電子文書を、前記文書管理装置の管理者用のパスワードを利用して再度暗号化する再暗号化工程と、
    前記再暗号化手段により再暗号化された電子文書を、前記管理者用の専用のデータベースに格納する第２の格納工程と
    を実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
12. コンピュータに暗号化された電子文書を管理する文書管理装置の制御方法を実行させるためのコンピュータプログラムを記憶したコンピュータ可読記憶媒体であって、前記コンピュータプログラムは前記コンピュータに、
    前記暗号化された電子文書を格納する際に、前記暗号化を解除するための第１のパスワードと、前記第１のパスワードを利用して前記電子文書の暗号化を解除することを許可する日時に関する情報とを入力させる入力工程と、
    前記入力工程で入力された第１のパスワードと前記日時に関する情報とを、前記暗号化された電子文書と関連付けて第１の格納部に格納する第１の格納工程と、
    現在の日時と前記入力手段で入力された日時に関する情報とを比較して、前記日時に関する情報により示される日時が過ぎたか否かを判定する第１の判定工程と、
    前記第１の判定手段により日時が過ぎたと判定された場合に、前記第１のパスワードを利用して、前記第１の格納手段に格納されている前記電子文書の暗号化を解除する暗号化解除工程と、
    前記暗号化解除手段により暗号化が解除された前記電子文書を、前記文書管理装置の管理者用のパスワードを利用して再度暗号化する再暗号化工程と、
    前記再暗号化手段により再暗号化された電子文書を、前記管理者用の専用のデータベースに格納する第２の格納工程と
    を実行させることを特徴とするコンピュータ可読記憶媒体。

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