JP4581520B2 - ドキュメント管理プログラム、ドキュメント管理方法、及びドキュメント管理装置 - Google Patents

Description

本発明は、ドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラム、ドキュメント管理方法、及びドキュメント管理装置に関する。

近年のコンピュータを用いたドキュメントの管理においては、階層ディレクトリ構造を用いた分類管理が一般的である。具体的にニュースのドキュメントは、「国内」、「国外」といった２つの種類に分類され、「国内」のニュースは、さらに「社会」、「経済」…といったようにさらに複数の分類される。

また、インターネットを利用したショッピングサイトなどでも分類が定められていることがある。特許文献１に開示されているものは、このようなインターネット上のサイトにおけるディレクトリ構造（分類体系）を商取引の対象とすることとしたものである。
特開２００３−２８１４０３号公報

しかしながら、上記従来の階層ディレクトリ構造を用いたドキュメントの管理では、次のような問題点があった。すなわち、時の経過とともに、分類体系を定めたときには存在しなかった種類のドキュメントが発生した場合などにおいて、かかるドキュメントの分類先を管理者が一々作成しなければならない。

また一定の期間に、特定の分類先に対して、分類されるドキュメントの数が急速に増加した場合に、当該分類先に分類されたドキュメント、あるいは当該分類先そのものの利用価値が高まっているものと推定されるにも関わらず、利用者が偶々当該分類先を見いだすまでは、利用者が当該分類先を知得することができない。

このように従来の階層ディレクトリ構造を用いたドキュメントの管理では、利便性が低い。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、利便性を向上できるドキュメント管理プログラム、ドキュメント管理方法、及びドキュメント管理装置を提供することを、その目的の一つとする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、予め定めた分類体系を表す分類体系情報を記憶し、当該記憶している分類体系情報を用いてドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラムであって、コンピュータに、ドキュメントを分類して管理する外部データベースの少なくとも一つを参照元データベースとして、前記参照元データベースでのドキュメントの分類体系に関する情報を、参照分類体系情報として取得する取得手順と、前記取得した参照分類体系情報に基づいて、前記記憶している分類体系情報に対する変更の内容を決定する決定手順と、前記決定手順により変更を行うと決定したときに、当該決定された変更の内容に基づいて、前記記憶している分類体系情報を変更する変更手順と、を実行させることを特徴としている。

また、前記変更手順により、分類体系情報が変更されたときに、当該変更後の分類体系情報を用いて、ドキュメントの分類を更新する分類更新手順、をさらにコンピュータに実行させることとしてもよい。

さらに、当該プログラムを実行するコンピュータが、前記参照元データベース側の参照元分類体系情報によって定められる分類体系に含まれる各分類と、前記記憶している分類体系情報によって定められる分類体系に含まれる各分類と、を互いに関連づける関係テーブルを保持しており、前記決定手順においては、前記取得した参照元分類体系情報によって定められる分類体系のうちの分類に、前記記憶している分類体系情報によって定められる分類体系に含まれる分類のどれにも関連づけられていない分類がある場合に、当該分類を、前記記憶されている分類体系情報に追加すると決定することとしてもよい。

また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、予め定めた分類体系を表す分類体系情報を記憶し、当該記憶している分類体系情報を用いてドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラムであって、コンピュータに、ドキュメントを分類して管理する外部データベースの少なくとも一つを参照元データベースとして、前記参照元データベースでのドキュメントの分類体系に関する情報を取得し、当該参照元データベースでの分類ごとに、各分類に属するドキュメントの数の時間変化を検出する検出手順と、前記検出した時間変化が所定の条件を満足する分類を特定する手順と、前記記憶している分類体系情報によって定められる分類のうち、前記特定された参照元データベースでの分類に対応する分類を選択する手順と、前記選択した分類に含まれるドキュメントを提示するための案内情報を生成する手順と、を実行させ、前記生成した案内情報が、所定の提示条件で提示されることを特徴としている。

さらに、本発明の一態様に係る方法は、予め定めた分類体系を表す分類体系情報を記憶し、当該記憶している分類体系情報を用いてドキュメントを分類管理するドキュメント管理方法であって、コンピュータを用い、ドキュメントを分類して管理する外部データベースの少なくとも一つを参照元データベースとして、前記参照元データベースでのドキュメントの分類体系に関する情報を、参照分類体系情報として取得する取得工程と、前記取得した参照分類体系情報に基づいて、前記記憶している分類体系情報に対する変更の内容を決定する決定工程と、前記決定工程において変更を行うと決定したときに、当該決定された変更の内容に基づいて、前記記憶している分類体系情報を変更する変更工程と、を前記コンピュータに実行させることを特徴としている。

さらに、本発明の別の態様に係る方法は、予め定めた分類体系を表す分類体系情報を記憶し、当該記憶している分類体系情報を用いてドキュメントを分類管理するドキュメント管理方法であって、コンピュータを用い、ドキュメントを分類して管理する外部データベースの少なくとも一つを参照元データベースとして、前記参照元データベースでのドキュメントの分類体系に関する情報を取得し、当該参照元データベースでの分類ごとに、各分類に属するドキュメントの数の時間変化を検出する検出工程と、前記検出した時間変化が所定の条件を満足する分類を特定する工程と、前記記憶している分類体系情報によって定められる分類のうち、前記特定された参照元データベースでの分類に対応する分類を選択する工程と、前記選択した分類に含まれるドキュメントを提示するための案内情報を生成する工程と、をコンピュータに実行させ、前記生成した案内情報が、所定の提示条件で提示されることを特徴としている。

さらに、本発明の一態様に係る装置は、予め定めた分類体系を表す分類体系情報を記憶し、当該記憶している分類体系情報を用いてドキュメントを分類管理するドキュメント管理装置であって、ドキュメントを分類して管理する外部データベースの少なくとも一つを参照元データベースとして、前記参照元データベースでのドキュメントの分類体系に関する情報を、参照分類体系情報として取得する取得手段と、前記取得した参照分類体系情報に基づいて、前記記憶している分類体系情報に対する変更の内容を決定する決定手段と、前記決定手段により変更を行うと決定したときに、当該決定された変更の内容に基づいて、前記記憶している分類体系情報を変更する変更手段と、を含むことを特徴としている。

さらに本発明の別の態様に係る装置は、予め定めた分類体系を表す分類体系情報を記憶し、当該記憶している分類体系情報を用いてドキュメントを分類管理するドキュメント管理装置であって、ドキュメントを分類して管理する外部データベースの少なくとも一つを参照元データベースとして、前記参照元データベースでのドキュメントの分類体系に関する情報を取得し、当該参照元データベースでの分類ごとに、各分類に属するドキュメントの数の時間変化を検出する手段と、前記検出した時間変化が所定の条件を満足する分類を特定する手段と、前記記憶している分類体系情報によって定められる分類のうち、前記特定された参照元データベースでの分類に対応する分類を選択する手段と、前記選択した分類に含まれるドキュメントを提示するための案内情報を生成する手段と、を含み、前記生成した案内情報が、所定の提示条件で提示されることを特徴としている。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置は、図１に示すように、ネットワークを介して、他のドキュメント管理システム２に、通信可能に接続されている。またこのドキュメント管理装置は、図１に示すように制御部１１と、記憶部１２と、ストレージ部１３と、操作部１４と、表示部１５と、通信部１６とを含んで構成されている。

制御部１１は、ＣＰＵなどを用いて実現でき、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作している。本実施の形態では、制御部１１は、他のドキュメント管理システム２の少なくとも一つを参照元として、当該参照元でのディレクトリ構造の変化に基づいて、ストレージ部１３に格納したドキュメントデータベースのディレクトリ構造を調整する処理（調整処理）を実行する。またこの制御部１１は、上記参照元での各ディレクトリ内のドキュメント数の時間変化を参照して、ストレージ部１３に格納したドキュメントデータベースのディレクトリの一部を案内する案内情報を生成して提示する処理（案内処理）とを実行する。これらの処理の具体的な内容については、後に詳しく述べる。記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）や、ＲＯＭ（Read Only Memory）等のメモリ素子、並びにハードディスク等によって実現できる。この記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムが保持されている。また、この記憶部１２は、制御部１１の処理の過程で利用される種々のデータを保持するワークメモリとしても動作する。

ストレージ部１３は、ハードディスク等のデバイスによって実現でき、ドキュメントデータベースを保持している。具体的にこのストレージ部１３は、ドキュメントデータベースとして、複数のドキュメントを階層ディレクトリ構造によって分類管理している。

操作部１４は、マウスやキーボード等によって実現できる。この操作部１４は、利用者の操作を受け入れて、当該操作の内容を制御部１１に出力する。表示部１５は、ディスプレイ等であり、制御部１１から入力される指示に従って情報を表示出力する。通信部１６は、ネットワークに接続されており、制御部１１から入力される指示に従って、ネットワークを介してデータを送信出力する。またこの通信部１６は、ネットワークを介して到来するデータを受信して制御部１１に出力する。

ドキュメント管理システム２は、例えばインターネットに接続されている、一般のドキュメント管理サイト（例えばウエブポータルサイト）で構わない。このようなサイトとしては、具体的に、YAHOO（商標）（http://www.yahoo.com/）などがある。

これらのサイトでは、ドキュメントを階層的なディレクトリ構造を用いて分類して格納している。また、これらのサイトでは、必要に応じて新たなディレクトリを作成している。さらにこれらのサイトには、専門のスタッフによって随時新規のドキュメントが追加されているのが普通である。

ここで、本実施の形態のドキュメント管理装置の制御部１１の動作の内容について説明する。本実施の形態では、制御部１１は、ネットワークを介してアクセス可能な他のドキュメント管理システムの少なくとも一つを参照元として、当該参照元で管理されているドキュメントデータベース（参照元データベース）でのドキュメントの分類体系に関する情報を取得している。ここで分類体系に関する情報は、階層的なディレクトリの構造であって、各ディレクトリ名と、各ディレクトリの上下関係（各ディレクトリごとの、その下位に属するディレクトリを特定する情報等）とを取得する。

制御部１１は、当該参照元データベースでの分類体系に含まれるディレクトリと、ストレージ部１３に格納したドキュメントデータベースでの分類体系に含まれるディレクトリとを互いに関連づける関連テーブルを生成して記憶部１２に格納している。

具体的にこの関連テーブルは、図２に示すように、ディレクトリごとに固有に割り当てられた識別子とディレクトリ名とを含むディレクトリ情報同士を関連づけたものである。ここで例えば、参照元データベースでのディレクトリ構造（以下、区別のため「参照元分類体系」と呼ぶ）に、図３（ａ）に示すように、ルートディレクトリに「コンピュータとインターネット」のディレクトリがあり、このディレクトリの下に「ソフトウエア」のディレクトリがあり、さらに当該「ソフトウエア」のディレクトリの下に「セキュリティ」のディレクトリがあるとする。また、ストレージ部１３に格納されているドキュメントデータベースでのディレクトリ構造（以下、「内部分類体系」と呼ぶ）が図３（ｂ）に示すように、ルートディレクトリ以下に「情報システム関連」のディレクトリがあり、このディレクトリの下に「セキュリティ情報」のディレクトリがあるとする。

このとき、参照元分類体系の「セキュリティ」のディレクトリと、内部分類体系の「セキュリティ情報」とを関連づける場合、参照元分類体系の「セキュリティ」のディレクトリに割り当てた識別子と、ディレクトリ名「セキュリティ」、並びに、内部分類体系の「セキュリティ情報」のディレクトリに割り当てた識別子と、ディレクトリ名「セキュリティ情報」をそれぞれ互いに関連づけて記憶する（図２）。この関連テーブルは、管理者が当初、関連づけを行って生成することとすればよい。

本実施の形態の制御部１１は、所定のタイミング（例えば定められた一定の期間ごと）ごとに繰り返し参照元データベース（ルートディレクトリのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）等で特定する）の階層ディレクトリ構造（参照元分類体系）を表す情報を取得する。この取得の処理は、指定されたサイト内でリンクを辿りながら巡回を行う、いわゆるロボットの技術において広く知られた方法を用いることができる。また、参照元データベースに、階層ディレクトリ構造を記述したドキュメント（いわばサイトマップ）がある場合は、当該ドキュメントを取得することによっても、参照元分類体系の情報を取得することができる。

制御部１１は、参照元分類体系に含まれる各ディレクトリのうち、関連テーブルにおいて内部分類体系のディレクトリに関連づけられていないものがあるか否かを調べ、そのようなディレクトリがなければ（参照元分類体系に含まれるどのディレクトリも内部分類体系のいずれかのディレクトリに関連づけられている場合は）、内部分類体系の調整処理を終了する。

一方、参照元分類体系に含まれる各ディレクトリのうち、関連テーブルにおいて内部分類体系のディレクトリに関連づけられていないものがあれば、当該関連づけられていない参照元分類体系側のディレクトリ（参照元新規ディレクトリと呼ぶ）に対応するディレクトリ（新たな分類）を内部分類体系に追加すると決定する。

制御部１１は、新たなディレクトリを内部分類体系に追加して、内部分類体系を変更すると決定したときには、追加するディレクトリを作成する位置を決定するため、次の処理を行う。まず、参照元分類体系情報を参照して、参照元新規ディレクトリの親ディレクトリを特定する。そして関連テーブルを参照して、当該特定した親ディレクトリに関連づけられている、内部分類体系のディレクトリ（内部対応親ディレクトリと呼ぶ）を特定する。制御部１１は、この処理によって特定した内部分類体系のディレクトリ内に、参照元新規ディレクトリに対応する新たなディレクトリを作成する。

具体的に、図３（ａ），（ｂ）に示した例において、図３（ａ）の「セキュリティ」のディレクトリ下に「パスワード管理」のディレクトリ（参照元新規ディレクトリに対応する）が新規に追加されたとする。この新規に追加されたディレクトリは、内部分類体系に含まれるディレクトリに関連付けされていないので、制御部１１は、この「パスワード管理」に対応する新たなディレクトリを内部分類体系に作成すると決定する。

そして制御部１１は、参照元新規ディレクトリである「パスワード管理」の親ディレクトリを特定する。ここで親ディレクトリは、「セキュリティ」であり、この「セキュリティ」は、関連テーブルによって、内部分類体系の「セキュリティ情報」に関連づけられている。そこで制御部１１は、内部分類体系に含まれるディレクトリ「セキュリティ情報」の下に、参照元新規ディレクトリに対応する新規なディレクトリを作成する。ここで、当該作成するディレクトリの名称は、参照元新規ディレクトリの名称をそのまま用いることとすればよい。

制御部１１は、内部分類体系に新たに作成したディレクトリ（新規追加ディレクトリ）と、参照元新規ディレクトリとを関連付ける記述を、関連テーブルに追記する。

制御部１１は、このように内部分類体系に新規にディレクトリを作成した場合には、さらに、ドキュメントデータベースに含まれるドキュメントの分類を更新する処理を行ってもよい。

ドキュメントの分類の更新は、次のようにして行われる。制御部１１は、ドキュメント管理システム２が、参照元新規ディレクトリ内に保持しているドキュメント（参照側ドキュメントと呼ぶ）の少なくとも一つを取得して、当該取得したドキュメントと、ストレージ部１３に格納されている各ドキュメント（内部ドキュメントと呼ぶ）との間の関連性を評価する。ここで関連性の評価は、ドキュメントに含まれる単語の出現頻度同士を比較する等、広く知られた方法を用いることができる。

そして制御部１１は、ドキュメント管理システム２の参照元新規ディレクトリ内から取得した参照ドキュメントとの間の関連性が、所定のしきい値を越える内部ドキュメントを、新規追加ディレクトリへ移動して、新規追加ディレクトリの分類に分類し直す。

またここでは、ドキュメント管理システム２側の参照元新規ディレクトリ内の参照側ドキュメントと、各内部ドキュメントとを比較したが、これに代えて、新規追加ディレクトリの名称と、ドキュメントデータベース内の各内部ドキュメントの内容との関連性を評価し、その関連性が、所定のしきい値を越える内部ドキュメントについて新規追加ディレクトリへ移動して、新規追加ディレクトリの分類に分類し直すこととしてもよい。

さらにここまでの説明では、ドキュメントデータベース内のすべてのドキュメントを比較の対象とする例について述べたが、比較の対象とする内部ドキュメントを、内部対応親ディレクトリ内のドキュメントなど、一部のディレクトリに限ってもよい。

本実施の形態によると、制御部１１が上述のように動作するので、参照元となったドキュメント管理システム２（例えばYAHOO（商標）など）で新たに追加されたディレクトリがある場合に、当該分類に対応するディレクトリを内部のドキュメントデータベース内に生成する。そして、保持しているドキュメントの再配置（再分類）を実行する。これにより、管理者が更新操作を行うことなく、ドキュメントデータベースにおける分類の状態が時流に合わせて更新され、利便性を向上できる。

次に、本実施の形態の制御部１１による案内処理の内容について説明する。制御部１１は、所定のタイミング（例えば定められた一定の期間ごと）ごとに繰り返し参照元データベース（ルートディレクトリのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）等で特定する）の階層ディレクトリ構造（参照元分類体系）を表す情報を取得する。この取得の処理は、指定されたサイト内でリンクを辿りながら巡回を行う、いわゆるロボットの技術において広く知られた方法を用いることができる。また、参照元データベースに、階層ディレクトリ構造を記述したドキュメント（いわばサイトマップ）がある場合は、当該ドキュメントを取得することによっても、参照元分類体系の情報を取得することができる。

そして制御部１１は、所定のタイミングごとに（例えば定期的に）、参照元分類体系に含まれる各ディレクトリ内に含まれるドキュメントの数の情報を取得して、記憶部１２に格納する。制御部１１は、記憶部１２に格納したドキュメントの数の情報の時間変化を調べ、当該時間変化が予め定めた条件を満足するディレクトリを検索する。

具体的に制御部１１は、参照元分類体系の各ディレクトリごとに、例えば前回取得したドキュメント数の情報と、今回取得したドキュメント数の情報との差分を演算する。そして、当該差分値が予め定めたしきい値を越える（ドキュメントの数が前回取得時からの期間内にしきい値以上に増大した）との条件を満足するディレクトリがあるか否かを調べる。

そして、ストレージ部１３に格納されている内部分類体系に含まれるディレクトリ（内部ディレクトリと呼ぶ）のうち、上記条件を満足するディレクトリ（参照元データベース側のディレクトリ（参照側ディレクトリと呼ぶ））に関連付けられている内部ディレクトリを、関連テーブルを参照して特定する。

制御部１１は、当該特定した内部ディレクトリに含まれるドキュメントを提示するための案内情報を生成する。ここで案内情報は、例えばＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）を用いて記述した、上記特定した内部ディレクトリへのリンク及び、そのリンクを説明する文字列である。なお、利用者の注意を喚起するメッセージを含んでもよい。この案内情報は、ドキュメントデータベースへのアクセス要求があったときや、所定のディレクトリ（例えばルートディレクトリ）へのアクセスがあったときなど、予め定めた提示条件を満足するときに表示部１５に表示して、利用者に提示する。

このように生成されたリンクを利用者が操作部１４のマウスによってクリックすると、当該リンクに関連付けられた内部ディレクトリ内のドキュメントの一覧が表示部１５に表示され、当該内部ディレクトリへのアクセスが容易になる。

なお、制御部１１は、この案内情報の生成日時を記憶部１２に格納しておき、当該生成日時から所定の時間が経過したときに、当該案内情報を削除するようにしてもよい。

これにより、ドキュメント管理システム２においてドキュメント数が所定の増大幅を越えて急速に増大しているディレクトリに対応する内部のディレクトリへのリンクを提供するなどして、話題性の高い分類へのアクセスを容易にし、利便性を向上できる。

なお、ここではリンクによる例を述べたが、リンクに代えて、ウインドウズ（登録商標）におけるショートカットやＵＮＩＸ（登録商標）におけるシンボリックリンクなどを用いてもよい。これらショートカットやシンボリックリンクは例えばルートディレクトリ内に配置しておいてもよい。

本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の例を表す構成ブロック図である。 関連テーブルの例を表す説明図である。 分類体系情報の例を表す説明図である。

符号の説明

２ ドキュメント管理システム、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ ストレージ部、１４ 操作部、１５ 表示部、１６ 通信部。

Claims (2)

1. 記憶部に、予め定めた分類体系を表す分類体系情報を記憶し、当該記憶している分類体系情報を用いてドキュメントを分類管理するドキュメント管理装置であって、
   ドキュメントを分類して管理する外部データベースの少なくとも一つを参照元データベースとして、前記参照元データベースでのドキュメントの分類体系に関する情報を、参照分類体系情報として制御部が取得する取得手段と、
   前記取得した参照分類体系情報と、前記記憶部に記憶されている分類体系情報である内部分類体系とを比較し、内部分類体系に含まれるディレクトリに関連づけられていないディレクトリが前記参照分類体系情報に含まれる場合に、当該参照分類体系情報に含まれるディレクトリに対応するディレクトリを、制御部が前記内部分類体系に追加する追加手段と、
   内部分類体系が変更されたときに、新たに追加したディレクトリに対応する参照分類体系情報に含まれるディレクトリ内に保持されている参照側ドキュメントと、前記記憶部に格納されている内部ドキュメントとの関連性を制御部が評価する評価手段と、
   前記評価の結果、関連性が予め定めたしきい値を超える内部ドキュメントを、制御部が前記新たに追加したディレクトリに移動する手段と、
   を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
2. 予め定めた分類体系を表す分類体系情報を記憶し、当該記憶している分類体系情報を用いてドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラムであって、
   コンピュータを、
   ドキュメントを分類して管理する外部データベースの少なくとも一つを参照元データベースとして、前記参照元データベースでのドキュメントの分類体系に関する情報を、参照分類体系情報として制御部が取得する取得手段と、
   前記取得した参照分類体系情報と、前記記憶部に記憶されている分類体系情報である内部分類体系とを比較し、内部分類体系に含まれるディレクトリに関連づけられていないディレクトリが前記参照分類体系情報に含まれる場合に、当該参照分類体系情報に含まれるディレクトリに対応するディレクトリを、制御部が前記内部分類体系に追加する追加手段と、
   内部分類体系が変更されたときに、新たに追加したディレクトリに対応する参照分類体系情報に含まれるディレクトリ内に保持されている参照側ドキュメントと、前記記憶部に格納されている内部ドキュメントとの関連性を制御部が評価する評価手段と、
   前記評価の結果、関連性が予め定めたしきい値を超える内部ドキュメントを、制御部が前記新たに追加したディレクトリに移動する手段と、
   として機能させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。

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