JP4500107B2 - 文書作成支援方法及び文書作成支援プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書の作成を支援するための文書作成支援方法及び文書作成支援プログラムに関する。

従来より、定型文書を作成する場合には、その文書のテンプレートを利用する場合がある。そして、このような文書作成のための装置等が、多数、開示されている（例えば、特許文献１参照。）。この特許文献１には、音声認識を用いて、テンプレートを選択して入力を行うことにより、文書を作成する装置が記載されている。
特開２００１−１０１１６２号公報（第４−１０頁）

しかし、テンプレートを用いる場合であっても、文書作成時に専門的な知識が必要な場合がある。この場合、利用者は、容易には文書を作成できないことが多い。また、テンプレートを用いる場合であっても、記載例等を参照しながら文書を作成した方が、文書の作成が容易な場合もある。このような場合、利用者は、必要な情報を得るために、各種の書籍を参照したり、インターネットを介して情報の検索を行ったりする。しかし、必要な情報が取得できる情報源をすぐに見つけられるとは限らない。また、種類の異なる複数の文書を作成する場合には、各文書を作成するために必要な情報を、それぞれ収集する必要がある。このため、文書作成に必要な情報の収集が大きな負荷になることもある。

本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、作成する文書の種類に応じて必要な情報を容易に取得して、効率的に文書を作成するための文書作成支援方法及び文書作成支援プログラムを提供することにある。

本発明によれば、セクション識別子と支援情報と会社属性とを関連付けて記録した支援情報記憶手段と、利用者識別子、パスワード、利用者の所属企業に関するデータを含んで構成される利用者データが記録されている利用者データ記憶部と、作成文書識別子、セクション識別子、作成者識別子、コンテンツに関するデータを含んで構成される作成文書データが記録される作成文書データ記憶部と、企業と会社属性とが関連付けられて記録されている会社属性データ記憶部と、利用者端末に接続可能な管理コンピュータとを用いて、
前記管理コンピュータが、利用者端末から、作成文書識別子、利用者識別子及びパスワードを含むアクセス要求データを受信した場合、ユーザ認証を行ない、前記作成文書データ記憶部に記録された作成文書識別子、セクション識別子及び利用者識別子に基づいて作成権限を判定する。そして、作成権限がある場合、前記利用者端末の第１画面に表示するために、セクション識別子を埋め込んだテンプレート文書を用いて編集された作成文書データのコンテンツを、利用者端末に対して送信し、前記利用者端末の第１画面に表示され、利用者によるカーソルの移動先のセクションに埋め込まれたセクション識別子を取得し、前記利用者識別子に基づいて前記利用者データ記憶部から、この利用者の所属企業を抽出し、この所属企業に基づいて前記会社属性データ記憶部から前記所属企業の会社属性を抽出し、前記セクション識別子及び前記会社属性に関連づけられた支援情報を選択し、前記利用者端末の第２画面に表示させるために送信する。前記利用者端末から作成完了を受信した場合、前記第２画面に表示された支援情報を参照して作成されたセクションを、作成文書データのコンテンツデータ領域に作成文書のコンテンツデータを記録する。これにより、利用者端末の第１画面に表示され、作業中であるセクションを特定して、そのセクションに対応する支援情報を第２画面に表示させることができる。従って、第１画面に表示して作業中であるセクションの支援情報を第２画面上で確認しながら作業をすることが可能となる。

さらに、本発明によれば、前記管理コンピュータが、利用者属性を取得し、前記利用者属性に基づいて、前記利用者端末の第２画面に表示させる支援情報を選択する。これにより、利用者属性に応じた支援情報を利用者端末の第２画面に表示させることができる。

さらに、本発明によれば、前記利用者属性は、前記利用者が所属するグループの属性、又は、利用者の習熟度のレベルである。これにより、利用者が所属するグループの属性や利用者の習熟度に応じた支援情報を利用者端末の第２画面に表示させることができる。

本発明によれば、作成する文書の種類に応じて必要な情報を容易に取得して、効率的に文書を作成することができる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図１０に従って説明する。本実施形態では、作成する文書の種類に応じて必要な情報を容易に取得して、効率的に文書を作成するための文書作成支援方法及び文書作成支援プログラムとして説明する。ここでは、利用者が有価証券報告書等のディスクロージャ文書の作成を支援する文書作成支援サービスを提供する場合について説明する。なお、本実施形態では、ディスクロージャ文書の作成が完了すると、社内の承認権限者が承認を行い、さらに、外部の監査者（外部監査者）が監査を行う場合を想定する。そして、外部監査者による監査を経たディスクロージャ文書がインターネットを介して公開される。

図１に示すように、文書作成支援サーバ２０は、インターネット４０を介して、利用者端末３０に接続可能となっている。ここで、利用者として、ディスクロージャ文書の作成者、承認権限者、外部監査者を想定する。

利用者端末３０は、利用者が使用するコンピュータ端末であって、ネットワークを介してデータを送信する機能や、受信したデータを表示する機能等を有する。この利用者端末３０は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）の他、キーボード、マウス等の入力手段、ディスプレイ等の出力手段、モデム等の通信手段等を有する。本実施形態では、ディスクロージャ文書の作成者、承認権限者、外部監査者が、それぞれ利用者端末３０を用いて文書作成支援サーバ２０にアクセスし、ディスクロージャ文書の作成、社内での承認、外部監査をそれぞれ行う。

文書作成支援サーバ２０は、ディスクロージャ文書の作成を支援するための各種データの管理及び各種データ処理を行う。この文書作成支援サーバ２０は、管理コンピュータ２１を備えている。

この管理コンピュータ２１は、利用者端末３０との間でのデータ送受信や、各種データ処理を行う。この管理コンピュータ２１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、入力手段、出力手段、通信手段等を有し、後述する処理を行う。そのための文書作成支援プログラムを実行することにより、管理コンピュータ２１は、特許請求の範囲に記載のテンプレート送信手段、セクション識別子取得手段、支援情報送信手段等として機能する。

テンプレート送信手段は、利用者端末３０の第１画面７１０（図１０参照）に表示するために、セクション識別子を埋め込んだテンプレート文書を、利用者端末３０に対して送信する。セクション識別子取得手段は、利用者端末３０の第１画面７１０に表示され、編集作業中のテンプレート文書に埋め込まれたセクション識別子を取得する。支援情報送信手段は、セクション識別子に関連づけられた支援情報（関連情報）を、利用者端末３０の第２画面７２０（図１０参照）に表示させるために送信する。

管理コンピュータ２１は、利用者データ記憶部２２と、テンプレートデータ記憶部２３と、支援情報記憶手段としての関連文書データ記憶部２４と、作成文書データ記憶部２５と、アクセス履歴データ記憶部２６とに接続されている。

利用者データ記憶部２２には、図２に示すように、利用者毎に利用者データ２２０が記録されている。この利用者データ２２０は、この文書作成支援サーバ２０を利用できる利用者の登録により記録される。利用者データ２２０は、利用者識別子、パスワード、所属
企業、所属部署及びレベルに関するデータを含んで構成される。

利用者識別子データ領域には、利用者を特定するための識別子に関するデータが記録される。
パスワードデータ領域には、その利用者を認証するためのパスワードに関するデータが記録される。

所属企業データ領域には、その利用者の所属企業を特定するための所属企業の識別情報に関するデータが記録される。
所属部署データ領域には、その利用者の所属部署を特定するための所属部署の識別情報に関するデータが記録される。

レベルデータ領域には、その利用者の習熟度のレベルに関するデータが記録される。本実施形態では、「初級」、「中級」、「上級」の３段階で習熟度のレベルを区別する。
テンプレートデータ記憶部２３には、図３に示すように、各文書種別についてセクション毎にテンプレートデータ２３０が記録されている。このテンプレートデータ２３０は、文書作成支援サービスの提供に先立ち、雛形文書を準備した場合に記録される。テンプレートデータ２３０は、文書種別及び雛形文書に関するデータを含んで構成される。

文書種別データ領域には、文書種別に関するデータが記録される。本実施形態では、文書種別として、「有価証券報告書」、「半期報告書」、「事業報告書」等が記録されている。

雛形文書データ領域には、その文書種別に応じた雛形文書（テンプレート文書）に関するデータが記録される。この雛形文書データは、複数のセクションから構成され、各セクションにはセクション識別子に関するデータが埋め込まれている。セクション識別子は、ディスクロージャ文書中のセクションを特定するための識別子である。ここで、セクションとは、ディスクロージャ文書を記載内容に従って分割した単位である。

関連文書データ記憶部２４には、図４に示すように、文書種別及びセクション識別子に対応させて用意した支援情報としての関連文書毎に関連文書データ２４０が記録されている。なお、本実施形態では、文書種別及びセクション識別子に対応させて、それぞれ１又は複数の関連文書を用意する。この関連文書データ２４０は、文書作成支援サービスの提供に先立ち、関連文書を準備した場合に記録される。関連文書データ２４０は、文書種別、セクション識別子、会社属性、レベル及び関連文書に関するデータを含んで構成される。

文書種別データ領域には、文書種別に関するデータが記録される。
セクション識別子データ領域には、文書中のセクションを特定するための識別子に関するデータが記録される。

会社属性データ領域には、関連文書を提供する会社属性に関するデータが記録される。ここで、会社属性として、「連結決算会社」、「単独決算会社」の決算方式等が記録される。ここで、関連文書データ２４０中の関連文書が、複数の会社属性を対象としている場合、この会社属性データ領域には、対象とする全部の会社属性に関するデータが記録される。

レベルデータ領域には、関連文書を提供する利用者の習熟度のレベルに関するデータが記録される。本実施形態では、「初級」、「中級」、「上級」の３段階で習熟度のレベルを区別する。このレベルは、関連文書データ２４０中の関連文書の対象となるレベルに対
応する。例えば、「初級」レベル向けには、そのディスクロージャ文書の作成にあまり習熟していない作成者向けのディスクロージャ文書作成支援情報を関連文書として用意しておく。一方、「上級」レベル向けには、そのディスクロージャ文書の作成に習熟した作成者向けのディスクロージャ文書作成支援情報を関連文書として用意しておく。ここで、複数のレベルの利用者が対象となる場合、レベルデータ領域には、対象とする全部の複数のレベルに関するデータが記録される。

関連文書データ領域には、ディスクロージャ文書作成のための支援情報として、利用者に提供する関連文書に関するデータが記録される。関連文書は、上述のように、文書種別及びセクション識別子に対応し、かつ、会社属性及びレベルに応じて異なる関連文書が用意されている。つまり、本実施形態では、利用者が所属するグループの属性（会社属性）及び利用者の習熟度のレベルを利用者属性として記録し、この会社属性及びレベルに応じた関連文書を提供する。なお、本実施形態では、関連文書には、記載事例、記載例、法規、及びその解説等に関する情報が含まれる。

ここで、テンプレートデータ２３０と関連文書データ２４０との関係について、図７を用いて説明する。ここでは、文書種別は「有価証券報告書」とする。
図７に示すように、有価証券報告書５０は、複数のセクションから構成され、各セクションに対応するテンプレートが用意されている。このテンプレートは、テンプレートデータ２３０の雛形文書に対応する。そして、この雛形文書中にセクション識別子が埋め込まれている。

各テンプレートについて、それぞれ、ディスクロージャ文書の作成を支援するための関連文書が用意されている。この関連文書は、会社属性や利用者のレベルに対応させて、必要に応じて複数用意されている。

例えば、文書種別「有価証券報告書」のセクション識別子「セクション１」について、会社属性「単独決算会社」、「連結決算会社」のそれぞれについて異なる関連文書を用いる場合であって、レベルについては区別をしない場合には、２つの関連文書が用意されている。つまり、文書種別「有価証券報告書」、セクション識別子「セクション１」の関連文書データ２４０が２つ記録されている。そして、そのうちの１つの関連文書データ２４０には、会社属性として「単独決算会社」が記録され、レベルとして「初級」、「中級」、「上級」が記録される。もう１つの１つの関連文書データ２４０には、会社属性として「連結決算会社」が記録され、レベルとして「初級」、「中級」、「上級」が記録される。

作成文書データ記憶部２５には、図５に示すように、ディスクロージャ文書（作成文書）中の各セクションについて作成文書データ２５０が記録される。この作成文書データ２５０は、このシステムを用いてディスクロージャ文書を作成した場合に記録される。なお、本実施形態では、作成文書識別子を付与してディスクロージャ文書を新規作成した場合に、そのディスクロージャ文書に含まれる各セクションについての作成文書データ２５０を記録する。作成文書データ２５０は、作成文書識別子、文書種別、セクション識別子、会社識別子、作成者識別子、承認権限者識別子、外部監査者識別子、承認ステータス及びコンテンツに関するデータを含んで構成される。

作成文書識別子データ領域には、作成文書を特定するための識別子に関するデータが記録される。
文書種別データ領域には、作成文書の文書種別に関するデータが記録される。

セクション識別子データ領域には、作成文書の各セクションを特定するためのセクショ
ン識別子に関するデータが記録される。
会社識別子データ領域には、利用者の所属企業を特定するための会社識別子に関するデータが記録される。

作成者識別子データ領域には、作成文書の作成者を特定するための作成者識別子に関するデータが記録される。
承認権限者識別子データ領域には、作成文書についての承認権限者を特定するための承認権限者識別子に関するデータが記録される。

外部監査者識別子データ領域には、作成文書について外部監査を行う者を特定するための外部監査者識別子に関するデータが記録される。
承認ステータスデータ領域には、作成文書についての承認ステータスに関するデータが記録される。具体的には、作成者による作成完了前は「０」、作成者による作成が完了した場合は「１」、承認権限者により承認済の場合は「２」、外部監査者により承認済の場合は「３」が、外部監査の結果が非承認である場合は「９」が、それぞれ記録される。このように、本実施形態では、この承認ステータスが進捗状況を示す。

コンテンツデータ領域には、作成文書のコンテンツデータが記録される。つまり、雛形文書（テンプレート文書）に関するデータ、又は、雛形文書（テンプレート文書）を編集した文書に関するデータが記録される。

本実施形態では、ディスクロージャ文書を新規作成する場合に、このディスクロージャ文書中のすべてのセクションについて作成文書データ２５０を記録する。ここで、ディスクロージャ文書を新規作成する場合について説明する。

ディスクロージャ文書を新規作成する場合、まず、作成者、承認権限者、外部監査者の設定権限を有する利用者（権限設定者）が、利用者識別子及びパスワードを用いて文書作成支援サーバ２０にアクセスする。そして、権限設定者は、文書種別を選択して、ディスクロージャ文書の新規作成要求を行う。文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、選択された文書種別に基づいて、テンプレートデータ記憶部２３からテンプレートデータ２３０を抽出する。ここで、選択された文書種別のディスクロージャ文書が複数のセクションによって構成される場合は、それらのセクションに応じた複数のテンプレートデータ２３０が抽出される。そして、文書作成支援サーバ２０は、抽出されたテンプレートデータ２３０に基づいて、セクション識別子に従って雛形文書を並べて表示するためのデータを利用者端末３０に送信する。これにより、利用者端末３０上に、選択された文書種別の雛形文書がセクション識別子に従って並べられて表示される。

管理コンピュータ２１は、さらに、作成文書識別子の入力を要求する。これに応じて、権限設定者は、利用者端末３０を用いて作成文書識別子を入力する。この作成文書識別子を用いて、管理コンピュータ２１は、選択された文書種別のディスクロージャ文書中の各セクション対応する作成文書データ２５０を作成文書データ記憶部２５に記録する。

ここで、各作成文書データ２５０の作成文書識別子データ領域には、利用者によって入力された作成文書識別子が記録される。また、セクション識別子データ領域には、抽出されたテンプレートデータ２３０の雛形文書に埋め込まれたセクション識別子が記録される。文書種別データ領域には、選択された文書種別が記録される。会社識別子データ領域には、利用者識別子に基づいて利用者データ記憶部２２から抽出された利用者の所属企業が記録される。承認ステータスとしては「０」が記録される。さらに、コンテンツデータ領域には、作成文書識別子及びセクション識別子に基づいてテンプレートデータ記憶部２３から抽出された雛形文書が記録される。

文書作成支援サーバ２０は、さらに、セクション毎に、作成者識別子、承認権限者識別子及び外部監査者識別子の入力を要求する。これに応じて、権限設定者は、利用者端末３０を用いて、セクション毎に、作成者識別子、承認権限者識別子及び外部監査者識別子を入力する。ここで入力されたデータに基づいて、文書作成支援サーバ２０は、作成文書識別子及びセクション識別子によって特定される作成文書データ２５０に、作成者識別子、承認権限者識別子及び外部監査者識別子をそれぞれ記録する。

アクセス履歴データ記憶部２６には、図６に示すように、公開前のディスクロージャ文書へのアクセス毎にアクセス履歴データ２６０が記録される。アクセス履歴データ２６０は、文書識別子、アクセス者識別子及びアクセス時刻に関するデータを含んで構成される。

文書識別子データ領域には、閲覧を許容した作成文書を特定するための作成文書識別子に関するデータが記録される。
アクセス者識別子データ領域には、公開前のディスクロージャ文書の閲覧を許容された利用者を特定するための利用者識別子に関するデータが記録される。

アクセス時刻データ領域には、アクセスされた時刻に関するデータが記録される。
上記のように構成されたシステムにおいて、ディスクロージャ文書の作成を支援する場合の処理手順を図８〜図１０を用いて説明する。ここでは、ディスクロージャ文書の作成処理（図８）と、承認権限者による承認処理（図９）と、外部監査者による監査処理とに分けて説明する。まず、ディスクロージャ文書の作成処理を図８を用いて説明する。

（ディスクロージャ文書の作成処理）
ディスクロージャ文書の各セクションの作成者は、利用者端末３０を用いて、作成文書識別子と利用者識別子及びパスワードとを入力して文書作成支援サーバ２０に文書作成画面へのアクセス要求を行う。これにより、利用者端末３０は、文書作成支援サーバ２０に作成文書識別子と利用者識別子及びパスワードとを含むアクセス要求データを送信して文書作成画面へのアクセス要求を行う（ステップＳ１−１）。

アクセス要求データを受信した文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、ユーザ認証を行った後（ステップＳ１−２）、閲覧権限の有無の判定を行う（ステップＳ１−３）。ここでは、管理コンピュータ２１は、まず、アクセス要求データ中の作成文書識別子に基づいて、作成文書データ記憶部２５から作成文書データ２５０を抽出する。ここで、作成文書が複数のセクションから構成される場合、それらのセクションに対応する複数の作成文書データ２５０が抽出される。本実施形態では、作成文書のいずれかのセクションについて、作成者又は承認権限者として登録されている利用者が文書作成画面にアクセス可能となる。具体的には、管理コンピュータ２１は、抽出された作成文書データ２５０中の作成者識別子及び承認権限者識別子と、アクセス要求データ中の利用者識別子とを照合する。ここで、アクセス要求データ中の利用者識別子が抽出された作成者識別子及び承認権限者識別子の中に存在する場合、アクセス要求を行った利用者が閲覧権限を有することとなる。なお、閲覧権限がない場合（ステップＳ１−３においてＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、閲覧を拒否する旨を利用者端末３０に通知し（ステップＳ１−４）、処理を終了する。

閲覧権限がある場合（ステップＳ１−３においてＹＥＳの場合）、管理コンピュータ２１は作成文書の提供を行う（ステップＳ１−５）。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、作成文書識別子に基づいて、作成文書データ記憶部２５から作成文書データ２５０を抽出する。そして、セクション識別子に従ってコンテンツを並べる。そして、管理コ
ンピュータ２１は、このようにしてコンテンツを並べた作成文書データを利用者端末３０に送信する。

作成文書データを受信した利用者端末３０は、この作成文書データに基づいて、作成文書を利用者端末３０に表示する（ステップＳ１−６）。本実施形態では、作成文書は、図１０に示す表示画面７００の第１画面７１０に表示される。

図１０に示すように、第１画面７１０中には、作成文書の各セクションの作成文書がセクション識別子に従って並べられて表示される。ここでは、第１セクションとして「１ 連結財務諸表及び財務諸表の作成方法について」というタイトルの文書が表示され、第２セクションとして「２ 監査証明について」というタイトルの文書が表示される。そして、同様に、第３セクション以降の文書が表示される。各セクションには、それぞれセクション識別子７１５が埋め込まれている。この第１画面７１０上では、文書作成ソフトウェアを用いて文書作成を行う場合と同様にして、文書の作成を行うことができる。

ここで、第１画面７１０で、利用者が文書の入力のためにカーソルを移動させると、利用者端末３０は、カーソルが位置するセクション領域に対応するデータに埋め込まれたセクション識別子７１５を特定して、このセクション識別子と作成文書識別子と利用者識別子とを含むデータを文書作成支援サーバ２０に送信する（ステップＳ１−７）。

このデータを受信した文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、受信した作成文書識別子、セクション識別子及び利用者識別子に基づいて、作成権限の判定を行う（ステップＳ１−８）。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、作成文書識別子及びセクション識別子に基づいて、作成文書データ記憶部２５から作成者識別子を抽出する。そして、抽出された作成者識別子と、受信したデータ中の利用者識別子とを照合する。ここで、受信したデータ中の利用者識別子が抽出された作成者識別子中に存在する場合、その利用者が作成権限を有することとなる。ここで、作成権限がない場合（ステップＳ１−８においてＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、作成を拒否する旨を利用者端末３０に通知し（ステップＳ１−４）、処理を終了する。この場合、利用者がカーソルを別のセクションに移動させると、利用者端末３０は、カーソルの移動先のセクションについて、再度、ステップＳ１−７の処理を行う。

作成権限がある場合（ステップＳ１−８においてＹＥＳの場合）、管理コンピュータ２１は、まず、関連文書を抽出する（ステップＳ１−９）。具体的には、選択されている文書種別及びセクション識別子と、作成者が所属する企業の会社属性と、作成者のレベルとに基づいて、関連文書データ記憶部２４から関連文書に関するデータを抽出する。ここで、会社属性は、所属企業に基づいて、会社属性データ記憶部（図示せず）から抽出する。なお、この会社属性データ記憶部には、企業と会社属性とが関連付けられて記録されている。そして、管理コンピュータ２１は、抽出した関連文書に関するデータを利用者端末３０に送信する（ステップＳ１−１０）。

これを受信した利用者端末３０は、この関連文書に関するデータに基づいて、関連文書を利用者端末３０上に表示する（ステップＳ１−１１）。本実施形態では、関連文書は、図１０に示す表示画面７００の第２画面７２０に表示される。

このように、上記のようにして抽出された関連文書に関するデータに基づいて関連文書が表示されるため、文書種別及びセクション識別子に対応して表示される関連文書は、会社属性及び作成者のレベルに応じたものが表示されることとなる。従って、例えば、作成者のレベルが上級の場合には、上級者向けの関連文書が表示され、初級の場合には、初級者向けの関連文書が表示される。

作成者は、第２画面７２０に表示されている関連文書を参照しながら、第１画面７１０においてディスクロージャ文書の作成を行う（ステップＳ１−１２）。そして、ディスクロージャ文書の作成を完了すると、作成者は、利用者端末３０において、作成文書の完了の旨の入力を行う。これにより、利用者端末３０は、ディスクロージャ文書の作成完了を文書作成支援サーバ２０に通知する（ステップＳ１−１３）。

これを受信すると、文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、作成文書を記録する（ステップＳ１−１４）。具体的には、管理コンピュータ２１は、作成文書データ記憶部２５において、作成文書識別子及びセクション識別子によって特定される作成文書データ２５０のコンテンツデータ領域に作成文書のコンテンツデータを記録する。そして、承認ステータスとして「１」を記録する。そして、管理コンピュータ２１は、この作成が完了したセクションについての承認権限者に承認依頼の電子メールを送信する。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、作成文書識別子及びセクション識別子に基づいて作成文書データ記憶部２５から承認権限者識別子を抽出する。そして、この承認権限者識別子によって特定される承認権限者の電子メールアドレスに、作成文書識別子及びセクション識別子と、承認を依頼する旨とを記載した電子メールを送信する。

なお、作成を完了していない状況で保存する場合は、作成者は、作成文書の保存要求を入力する。この場合、文書作成支援サーバ２０は、その時点の作成文書のコンテンツデータを作成文書データ２５０のコンテンツデータ領域に記録する。この場合、承認ステータスは、更新しない。

（承認権限者による承認処理）
次に、承認権限者による承認処理について、図９を用いて説明する。ここでは、社内の承認権限者による承認処理を説明する。

承認依頼の電子メールを受信すると、承認権限者は、利用者端末３０を用いて、作成文書識別子と、利用者識別子及びパスワードとを入力して文書作成支援サーバ２０にアクセス要求を行う。これにより、利用者端末３０は、図９に示すように、文書作成支援サーバ２０に作成文書識別子と利用者識別子及びパスワードとを含むアクセス要求データを送信する（ステップＳ２−１）。

文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、受信したアクセス要求データ中の利用者識別子及びパスワードを利用者データ記憶部２２の利用者識別子及びパスワードと照合することによりユーザ認証を行う（ステップＳ２−２）。

ユーザが認証された場合、管理コンピュータ２１は、利用者の閲覧権限を調べる（ステップＳ２−３）。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、アクセス要求データ中の作成文書識別子に基づいて、作成文書データ記憶部２５から作成文書データ２５０を抽出する。ここで、作成文書が複数のセクションから構成される場合、それらのセクションに対応する複数の作成文書データ２５０が抽出される。次に、管理コンピュータ２１は、抽出された作成文書データ２５０中の承認ステータスを抽出する。抽出され作成文書データ２５０中に承認ステータス「１」のものが含まれる場合、作成文書は承認権限者による承認の対象となる。この場合、作成文書のいずれかのセクションについて、作成者又は承認権限者として登録されている利用者がアクセス可能となる。具体的には、管理コンピュータ２１は、抽出された作成文書データ２５０中の作成者識別子及び承認権限者識別子と、アクセス要求データ中の利用者識別子とを照合する。ここでは、アクセス要求データ中の利用者識別子が抽出された作成者識別子及び承認権限者識別子の中に存在する場合、アクセス要求を行った利用者が閲覧権限を有することとする。なお、閲覧権限がない場合（ス
テップＳ２−３においてＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、閲覧を拒否する旨を利用者端末３０に通知し（ステップＳ２−４）、処理を終了する。

閲覧権限がある場合（ステップＳ２−３においてＹＥＳの場合）、管理コンピュータ２１は、利用者端末３０に作成文書を提供する（ステップＳ２−５）。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、作成文書識別子に基づいて、作成文書データ記憶部２５から作成文書データ２５０を抽出する。そして、セクション識別子に従ってコンテンツを並べる。そして、管理コンピュータ２１は、このようにしてコンテンツを並べた作成文書データを利用者端末３０に送信する。

そして、管理コンピュータ２１は、アクセス履歴データ２６０をアクセス履歴データ記憶部２６に記録する（ステップＳ２−６）。
作成文書データを受信した利用者端末３０は、この作成文書データに基づいて、作成文書を利用者端末３０に表示する（ステップＳ２−７）。具体的には、作成文書識別子により特定される作成文書のコンテンツが、セクション識別子に基づいて並べられて表示される。ここでは、承認ステータスが「１」のセクションのみ、そのセクションについての承認権限者による承認入力が可能となっている。

承認権限者は、自分が承認権限を有するセクションについて確認し、承認可否を判断する（ステップＳ２−８）。承認可の場合（ステップＳ２−８においてＹＥＳの場合）、承認権限者は、利用者端末３０において、セクションを特定して承認入力を行う。これにより、利用者端末３０は、作成文書識別子、セクション識別子、承認フラグ及び承認権限者の利用者識別子を含む承認データを文書作成支援サーバ２０に送信する（ステップＳ２−９）。

この承認データを受信した文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、承認を行った利用者に承認権限があるかどうかの判定を行う（ステップＳ２−１０）。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、作成文書識別子及びセクション識別子により、作成文書データ記憶部２５から承認権限者識別子を抽出する。そして、抽出された承認権限者識別子と、承認データ中の利用者識別子とを照合する。ここでは、承認データ中の利用者識別子が抽出された承認権限者識別子に存在する場合、承認を行った利用者が承認権限を有することとする。ここで、承認権限がない場合（ステップＳ２−１０においてＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、承認を拒否する旨を利用者端末３０に通知し（ステップＳ２−４）、処理を終了する。

承認権限がある場合（ステップＳ２−１０においてＹＥＳの場合）、承認フラグが「承認」であれば、管理コンピュータ２１は、承認ステータスとして「２」を記録する（ステップＳ２−１１）。具体的には、管理コンピュータ２１は、作成文書データ記憶部２５において、作成文書識別子とセクション識別子とにより作成文書データ２５０を特定し、その作成文書データ２５０の承認ステータスとして「２」を記録する。

なお、承認フラグが「非承認」である場合、管理コンピュータ２１は、承認ステータスとして「０」を記録する。そして、作成文書識別子及びセクション識別子を特定して、非承認である旨を、そのセクションについての作成者に電子メールにより通知し、処理を終了する。この場合、作成者は、そのセクションについて文書を再作成する。

（外部監査者による監査処理）
次に、外部監査者による監査処理について説明する。本実施形態では、すべてのセクションについて承認権限者によって承認されたディスクロージャ文書が、外部監査者による監査の対象となる。

なお、本実施形態では、この外部監査者による監査処理の流れは、上記の承認権限者による承認処理の場合と同様である。このため、上記の場合と同様に図９を用いて説明する。ここでは、承認権限者による承認処理と同様の処理については、説明を省略する。

ディスクロージャ文書中のすべてのセクションについての承認ステータスが「２」となった場合、文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、各セクションについての外部監査者に、外部監査の依頼を行うための電子メールを送信する。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、作成文書識別子に基づいて作成文書データ記憶部２５から外部監査者識別子を抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、この外部監査者識別子によって特定される外部監査者の電子メールアドレスに、作成文書識別子及びセクション識別子と、外部監査を依頼する旨とを記載した電子メールを送信する。

外部監査依頼の電子メールを受信すると、外部監査者は、利用者端末３０を用いて、作成文書識別子と、利用者識別子及びパスワードとを入力して文書作成支援サーバ２０にアクセス要求を行う。これにより、利用者端末３０は、文書作成支援サーバ２０に作成文書識別子と利用者識別子及びパスワードとを含むアクセス要求データを送信する（ステップＳ２−１）。文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、利用者端末３０から受信した利用者識別子及びパスワードを利用者データ記憶部２２の利用者識別子及びパスワードと照合することによりユーザ認証を行う（ステップＳ２−２）。

ユーザが認証された場合、管理コンピュータ２１は、利用者の閲覧権限を調べる（ステップＳ２−３）。ここでは、作成文書識別子に基づいて抽出された作成文書データ２５０中の承認ステータスに「０」又は「１」のものがない場合に、外部監査者がディスクロージャ文書を閲覧可能とする。この場合、作成文書のいずれかのセクションについて、作成者、承認権限者又は外部監査者として登録されている利用者が閲覧可能とする。

具体的には、管理コンピュータ２１は、抽出された作成文書データ２５０中の作成者識別子、承認権限者識別子及び外部監査者識別子を抽出する。そして、抽出された作成者識別子及び承認権限者識別子と、アクセス要求データ中の利用者識別子とを照合する。ここでは、アクセス要求データ中の利用者識別子が抽出された作成者識別子、承認権限者識別子及び外部監査者識別子の中に存在する場合、アクセス要求を行った利用者が閲覧権限を有することとする。なお、閲覧権限がない場合（ステップＳ２−３においてＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、閲覧を拒否する旨を利用者端末３０に通知し（ステップＳ２−４）、処理を終了する。

閲覧権限がある場合（ステップＳ２−３においてＹＥＳの場合）、管理コンピュータ２１は、利用者端末３０に作成文書を提供する（ステップＳ２−５）。そして、管理コンピュータ２１は、アクセス履歴データ２６０をアクセス履歴データ記憶部２６に記録する（ステップＳ２−６）。

作成文書データを受信した利用者端末３０は、この作成文書データに基づいて、作成文書を利用者端末３０に表示する（ステップＳ２−７）。具体的には、作成文書識別子により特定される作成文書のコンテンツが、セクション識別子に基づいて並べられて表示される。

外部監査者は、自分が外部監査権限を有するセクションについて、セクション毎に承認可否を判断する（ステップＳ２−８）。承認可の場合（ステップＳ２−８においてＹＥＳの場合）、外部監査者は、利用者端末３０において、セクションを特定して承認入力を行う。これにより、利用者端末３０は、作成文書識別子、セクション識別子、外部監査によ
る承認フラグ及び外部監査者の利用者識別子を含む外部監査データを文書作成支援サーバ２０に送信する（ステップＳ２−９）。

この外部監査データを受信した文書作成支援サーバ２０の管理コンピュータ２１は、外部監査権限があるかどうかの判定を行う（ステップＳ２−１０）。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、作成文書識別子及びセクション識別子により、作成文書データ記憶部２５から外部監査権限者識別子を抽出する。そして、抽出された外部監査権限者識別子と、外部監査データ中の利用者識別子とを照合する。ここで、外部監査データ中の利用者識別子が抽出された外部監査者識別子に存在する場合、外部監査を行った利用者（外部監査者）が外部監査権限を有することとなる。ここで、外部監査権限がない場合（ステップＳ２−１０においてＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、外部監査の受付を拒否する旨を利用者端末３０に通知し（ステップＳ２−４）、処理を終了する。

外部監査権限がある場合（ステップＳ２−１０においてＹＥＳの場合）、外部監査による承認フラグが「承認」であれば、管理コンピュータ２１は、承認ステータスとして「３」を記録する（ステップＳ２−１１）。具体的には、管理コンピュータ２１は、作成文書データ記憶部２５において、作成文書識別子とセクション識別子とにより作成文書データ２５０を特定し、その作成文書データ２５０の承認ステータスとして「３」を記録する。そして、作成文書識別子及びセクション識別子を特定して、外部監査結果が承認である旨を、そのセクションについての作成者及び承認権限者と、その他の通知対象として登録された利用者に電子メールにより通知し、処理を終了する。

なお、外部監査による承認フラグが「非承認」である場合、管理コンピュータ２１は、承認ステータスとして「９」を記録する。そして、作成文書識別子及びセクション識別子を特定して、外部監査結果が非承認である旨を、そのセクションについての作成者及び承認権限者と、その他の通知対象として登録された利用者に電子メールにより通知し、処理を終了する。この場合、作成者及び承認権限者は、そのセクションについて文書の再作成及び承認を行い、再度、外部監査者による外部監査を受ける。なお、再作成のために文書の更新が行われた場合、管理コンピュータ２１は、承認ステータスとして「０」を記録する。

以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、管理コンピュータ２１は、利用者端末３０に表示される表示画面７００の第１画面７１０に表示するために、セクション識別子７１５を埋め込んだテンプレート文書を、利用者端末３０に対して送信する。そして、管理コンピュータ２１は、その利用者端末３０の第１画面７１０に表示され、利用者により編集作業中のテンプレート文書に埋め込まれたセクション識別子７１５を取得する。そして、管理コンピュータ２１は、そのセクション識別子７１５に関連づけられた支援情報（関連情報）を、利用者端末３０の第２画面７２０に表示させるために送信する。

このため、利用者端末３０の第１画面７１０に表示され、作業中であるセクションを特定して、そのセクションに対応する支援情報を第２画面７２０に表示させることができる。従って、利用者が、第１画面７１０に表示して作業中であるセクションの支援情報を第２画面７２０上で確認しながら作業をすることが可能となる。

・ 上記実施形態では、関連文書データ記憶部２４に、会社属性及びレベルと関連付けて関連文書を記録する。そして、管理コンピュータ２１は、利用者識別子に基づいて取得した利用者の所属企業の会社属性及び利用者のレベルに基づいて、関連文書データ記憶部２４から関連文書を抽出し、利用者端末３０の第２画面７２０に表示させる。

このため、利用者の所属企業の会社属性や利用者のレベルに応じた支援情報を利用者端末３０の第２画面７２０に表示させることができる。従って、利用者は、所属企業の会社属性に対応する支援情報を参照できるとともに、自分のレベルに応じた支援情報を参照でき、効率的に文書作成を行うことができる。

・ 上記実施形態では、複数のセクションから構成されるディスクロージャ文書を作成する場合に、テンプレート文書に埋め込まれたセクション識別子に従ってコンテンツを並べた文書を第１画面７１０に表示させる。このため、利用者は、複数のセクションから構成されるディスクロージャ文書の全体を閲覧することができる。

・ 上記実施形態では、作成者が新規に作成するセクションについては、雛形文書を用いる。このため、文書の作成が容易であるとともに、必要な事項の記載漏れを防止できる。

・ 上記実施形態では、第１画面７１０にディスクロージャ文書の全セクションを表示させるとともに、第２画面７２０に作業中のセクションについての関連文書を表示させる。このため、作成者は、ディスクロージャ文書の全体を閲覧できるとともに、作業中のセクションについての適切な支援情報を、効率的に得ることができる。

なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○ 上記実施形態では、関連文書データ記憶部２４に、会社属性及びレベルと関連付けて関連文書を記録した。そして、管理コンピュータ２１は、利用者識別子に基づいて取得した利用者の所属企業の会社属性及び利用者のレベルに基づいて関連文書データ記憶部２４から関連文書を抽出することにより、利用者属性に基づく支援情報（関連文書）の選択を行った。第２画面７２０に表示させる支援情報の選択のために用いる利用者属性はこれに限られるものではなく、セクション毎に提供する支援情報（関連文書）を複数用意する場合に、各関連文書を選択するために用いるのであれば、どのような利用者属性を用いてもよい。

○ 上記実施形態では、ディスクロージャ文書を作成する場合について説明したが、作成する文書は、これに限られるものではない。複数のセクションから構成される文書であって、各セクション毎に、それぞれ雛形文書を用いるとともに支援情報を提供することにより作成の支援が可能な文書であれば、どのような文書であってもよい。

○ 上記実施形態では、利用者端末３０に表示される表示画面７００に第１画面７１０と第２画面７２０とを設けた。これに代えて、複数のディスプレイを備える利用者端末を用いて、１つのディスプレイに第１画面７１０を表示させ、他のディスプレイに第２画面７２０を表示させてもよい。

○ 上記実施形態では、第１画面７１０においてカーソルを移動させた場合に、利用者端末３０が、セクション識別子を文書作成支援サーバ２０に送信した。これに代えて、第１画面７１０において、異なるセクションの領域にカーソルを移動させた場合に、利用者端末３０が、セクション識別子を文書作成支援サーバ２０に送信してもよい。この場合、利用者端末３０は、カーソルが位置するセクションのセクション識別子を記憶する。そして、カーソルを移動させた場合に、カーソルの移動先のセクションのセクション識別子を取得して、記憶しているセクション識別子と比較する。そして、移動先のセクションのセクション識別子と、記憶しているセクション識別子が異なる場合のみ、セクション識別子を文書作成支援サーバ２０に送信する。これにより、異なるセクションについて入力作業が開始された場合にのみ、セクション識別子の送信を行うことができる。従って、通信の負荷を軽減できる。

○ 上記実施形態では、関連文書を利用者の習熟度のレベルや会社属性に応じて用意し、これらをキーとして関連文書の選択を行ったが、関連文書を選択する際にキーとして用いる利用者属性は、これらに限られるものではない。例えば、専門性、利用者の立場、役割、役職等に応じて関連文書を用意し、これらをキーとして関連文書を選択してもよい。

○ 上記実施形態では、第１画面７１０において文書の作成を行う際に、第２画面７２０に関連文書を表示し、利用者が参照できるようにした。これに加えて、第２画面７２０の内容を第１画面７１０において作成中の文書に取り込めるようにしてもよい。例えば、第２画面７２０において、第１画面７１０に取り込むための取り込みボタンを用意する。そして、この取り込みボタンがクリックされた場合に、その取り込みボタンに関連付けられた部分を第１画面７１０のカーソル位置に取り込む。具体的には、関連文書データ記憶部２４に記録された関連文書データを抽出し、第１画面７１０に表示された文書データにインポートする。これにより、より効率的に文書を作成できる。

○ 上記実施形態では、第１画面７１０において作成中の文書の文書種別やセクションに応じた関連文書を第２画面７２０に表示させた。これに加えて、文書種別やセクションに応じてスペルチェックを行えるようにしてもよい。例えば、文書種別やセクション識別子に対応させて、関連文書として、スペルチェックを行うためのデータ（例えば、辞書データ）を記録する。そして、作成中の文書の文書種別やセクション識別子を取得して、このスペルチェック用データを抽出し、これを用いて作成中の文書のスペルチェックを行う。これにより、より効率的に、より的確な文書を作成することが可能となる。

本発明の一実施形態のシステムの概略図。 利用者データ記憶部に記憶されたデータの説明図。 テンプレートデータ記憶部に記憶されたデータの説明図。 関連文書データ記憶部に記憶されたデータの説明図。 作成文書データ記憶部に記憶されたデータの説明図。 アクセス履歴データ記憶部に記憶されたデータの説明図。 テンプレートデータ及び関連文書データに関する説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 利用者端末における文書作成画面の表示に関する説明図。

符号の説明

２０…文書作成支援サーバ、２１…管理コンピュータ、３０…利用者端末、７１０…第１画面、７１５…セクション識別子、７２０…第２画面。

Claims (4)

1. セクション識別子と支援情報と会社属性とを関連付けて記録した支援情報記憶手段と、
   利用者識別子、パスワード、利用者の所属企業に関するデータを含んで構成される利用者データが記録されている利用者データ記憶部と、
   作成文書識別子、セクション識別子、作成者識別子、コンテンツに関するデータを含んで構成される作成文書データが記録される作成文書データ記憶部と、
   企業と会社属性とが関連付けられて記録されている会社属性データ記憶部と、
   利用者端末に接続可能な管理コンピュータとを用いてディスクロージャ文書の作成支援を行う方法であって、
   前記管理コンピュータが、
   利用者端末から、作成文書識別子、利用者識別子及びパスワードを含むアクセス要求データを受信した場合、ユーザ認証を行ない、前記作成文書データ記憶部に記録された作成文書識別子、セクション識別子及び利用者識別子に基づいて作成権限を判定し、
   作成権限がある場合、前記利用者端末の第１画面に表示するために、セクション識別子を埋め込んだテンプレート文書を用いて編集された作成文書データのコンテンツを、利用者端末に対して送信する段階と、
   前記利用者端末の第１画面に表示され、利用者によるカーソルの移動先のセクションに埋め込まれたセクション識別子を取得する段階と、
   前記利用者識別子に基づいて前記利用者データ記憶部から、この利用者の所属企業を抽出し、この所属企業に基づいて前記会社属性データ記憶部から前記所属企業の会社属性を抽出し、前記セクション識別子及び前記会社属性に関連づけられた支援情報を選択し、前記利用者端末の第２画面に表示させるために送信する段階と、
   前記利用者端末から作成完了を受信した場合、前記第２画面に表示された支援情報を参照して作成されたセクションを、作成文書データのコンテンツデータ領域に作成文書のコンテンツデータを記録する段階と
   を実行することを特徴とする文書作成支援方法。
2. 前記利用者データ記憶部に記録された利用者識別子には、利用者属性として利用者の習熟度のレベルが関連付けられて記録されており、
   前記支援情報記憶手段に記録された支援情報には、更に習熟度のレベルが関連付けられ
   て記録されており、
   前記管理コンピュータが、支援情報を選択する場合には、利用者端末から受信した利用者識別子に関連付けられたレベルに対応する支援情報を前記支援情報記憶手段において選択することを特徴とする請求項１に記載の文書作成支援方法。
3. セクション識別子と支援情報と会社属性とを関連付けて記録した支援情報記憶手段と、
   利用者識別子、パスワード、利用者の所属企業に関するデータを含んで構成される利用者データが記録されている利用者データ記憶部と、
   作成文書識別子、セクション識別子、作成者識別子、コンテンツに関するデータを含んで構成される作成文書データが記録される作成文書データ記憶部と、
   企業と会社属性とが関連付けられて記録されている会社属性データ記憶部と、
   利用者端末に接続可能な管理コンピュータとを用いてディスクロージャ文書の作成支援を行うための文書作成支援プログラムであって、
   前記管理コンピュータを、
   利用者端末から、作成文書識別子、利用者識別子及びパスワードを含むアクセス要求データを受信した場合、ユーザ認証を行ない、前記作成文書データ記憶部に記録された作成文書識別子、セクション識別子及び利用者識別子に基づいて作成権限を判定し、
   作成権限がある場合、前記利用者端末の第１画面に表示するために、セクション識別子を埋め込んだテンプレート文書を用いて編集された作成文書データのコンテンツを、利用者端末に対して送信するテンプレート送信手段と、
   前記利用者端末の第１画面に表示され、利用者によるカーソルの移動先のセクションに埋め込まれたセクション識別子を取得するセクション識別子取得手段と、
   前記利用者識別子に基づいて前記利用者データ記憶部から、この利用者の所属企業を抽出し、この所属企業に基づいて前記会社属性データ記憶部から前記所属企業の会社属性を抽出し、前記セクション識別子及び前記会社属性に関連づけられた支援情報を選択し、前記利用者端末の第２画面に表示させるために送信する支援情報送信手段と、
   前記利用者端末から作成完了を受信した場合、前記第２画面に表示された支援情報を参照して作成されたセクションを、作成文書データのコンテンツデータ領域に作成文書のコンテンツデータを記録する手段
   として機能させることを特徴とする文書作成支援プログラム。
4. 前記利用者データ記憶部に記録された利用者識別子には、利用者属性として利用者の習熟度のレベルが関連付けられて記録されており、
   前記支援情報記憶手段に記録された支援情報には、更に習熟度のレベルが関連付けられて記録されており、
   前記管理コンピュータが、支援情報を選択する場合には、利用者端末から受信した利用者識別子に関連付けられたレベルに対応する支援情報を前記支援情報記憶手段において選択することを特徴とする請求項３に記載の文書作成支援プログラム。

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