JP4473290B2 - 画像データ管理システム - Google Patents

Description

本発明は、画像データの持ち出しを管理する画像データ管理システムに関する。

画像処理装置と管理サーバとをネットワークによって接続した画像データ管理システムにおいて、機密情報の漏洩を防ぐために、画像データの出力が管理されている。例えば、特許文献１に記載されているように、画像データが記録された記録シートに磁性タグを付ける。ユーザが管理領域のゲートを通過するときに、記録シートの磁性タグを検出して、ユーザが記録シートを持ち出してよいかを確認する。これによって、管理領域内では、自由に機密情報が記録された記録シートを見ることができる。そして、不正に記録シートが持ち出されることを防げる。
特開２００４−１１０６９０公報

しかしながら、特許文献１では、磁性タグが付与された記録シートの持ち出しを抑制することはできるが、例えば、管理領域に複写機が設置されている場合、その複写機によって磁性タグが付与されていない記録シートに複写されると、その記録シートの持ち出しを抑制することはできない。

本発明は、上記に鑑み、画像データにおける使用実態を把握して、ユーザの退出を規制する画像データ管理システムの提供を目的とする。

上記目的を達成するために、本発明では、管理領域からのユーザの退出を監視する監視装置と、前記管理領域に設けられた画像処理装置と、ユーザが前記画像処理装置を使用して画像データを処理したとき、処理情報を記憶する記憶装置とを備え、前記監視装置は、前記記憶装置の処理情報を参照して、前記管理領域からユーザが退出可能か、退出禁止かを判断することを特徴とする。

画像処理装置は、ユーザが画像データを処理するたびに、その処理に関する情報、すなわち、処理情報を記憶装置に記憶させる。ここで、処理情報とは、ユーザからの指示に基づいて、処理を指示したユーザに関する情報や画像処理装置が行ったモードの種類等の情報である。具体的には、処理を指示したユーザを特定するユーザ情報、処理した画像データに含まれる特徴情報、処理した画像データの機密期間を示す有効期限情報、画像処理装置が設置されている管理領域の領域情報、ユーザからの指示に基づいて行った画像処理装置のモード情報等である。

監視装置は、ユーザが管理領域から退出しようとするとき、記憶装置に記憶された処理情報に基づいて管理領域からユーザが退出可能か、退出禁止かを判断する。これにより、持ち出しを禁止されている画像データを専用の記録シート以外に出力した場合であっても、処理情報からユーザの退出を規制できるので、機密性のある画像データの持ち出しを防止しつつ、画像データの漏洩を抑止することができる。

監視装置は、処理情報のいずれか１つ、あるいは、２つ以上の情報に基づいてユーザの退出の可否を判断する。例えば、ユーザ情報に基づいて判断する場合、監視装置は、ユーザ情報からユーザを特定する。特定したユーザが画像処理装置を使用して画像データを処理できるか否かを判断する。使用できるユーザと判断したときはユーザの退出を許可し、使用できないユーザと判断したときはユーザの退出を禁止する。

特徴情報に基づいて判断する場合、監視装置は、画像データに含まれている特徴情報を抽出し、抽出した特徴情報から画像データが機密であるか否かを判断する。画像データが機密でないと判断したときはユーザの退出を許可し、画像データが機密であると判断したときはユーザの退出を禁止する。

有効期限情報に基づいて判断する場合、監視装置は、有効期限情報から有効期限が経過しているか、経過していないかを確認し、画像データが機密にしておかなければならないか、公開しても問題ないかを判断する。画像データを公開しても問題ないと判断したときはユーザの退出を許可し、画像データを機密にしておかなければならないと判断したときはユーザの退出を禁止する。

また、有効期限情報は、ユーザ情報、特徴情報、領域情報等に設けてもよい。これにより、各情報は、特定の期間のみ有効とするように設定することができる。この構成によると、監視装置は、各情報の有効期限情報に基づいて、その情報が有効であるか否かを確認し、その結果に基づいてユーザの退出の可否を判断する。

領域情報に基づいて判断する場合、監視装置は、領域情報から処理した画像データを管理領域から持ち出せるか否かを判断する。持ち出しが可能と判断したときはユーザの退出を許可し、持ち出しができないと判断したときはユーザの退出を禁止する。

モード情報に基づいて判断する場合、監視装置は、モード情報から処理内容を特定し、その処理についてユーザの使用が許可されているか否かを判断する。使用が許可されていると判断したときはユーザの退出を許可し、使用が禁止されていると判断したときはユーザの退出を禁止する。

上記構成により、監視装置は、ユーザが、どのような画像データに対して、どのような処理を行なったかという使用実態から、持ち出されては困る機密情報を含む画像データの漏洩を抑止することができる。

記憶装置が、携帯可能な記憶媒体とされ、画像処理装置は、記憶媒体に処理情報を書き込む書き込み部を備え、監視装置は、管理領域からユーザが退出するときに、前記記憶媒体から前記処理情報を読み取る読取部を備えたことを特徴とする。

ここで、携帯可能な記憶媒体とは、書き込みや読み取りが可能な記憶装置であって、ＩＣタグやＩＣチップ等が埋め込まれたＩＣカード、外部からの磁気で書き込みや読み取りが可能な磁気カード、メモリそのものであるＵＳＢメモリ、携帯電話等である。

監視装置は、管理領域からユーザが退出しようとするときに、ユーザが携帯する記憶媒体から処理情報を読み取る。監視装置は、読み取った処理情報に応じて、ユーザが管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断する。

具体的な態様としては、監視装置は、管理領域の出入り口に設けられたゲートの開閉を制御する管理部を備え、管理部は、読取部と通信可能とされる。この構成によると、管理部は、読取部からの処理情報を受け取ると、ユーザが管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断する。その判断結果に応じてゲートの開閉を制御する。

他の態様としては、監視装置は、管理領域の出入り口に設けられたゲートの開閉を制御する管理部を備え、管理部は、読取部を備える。この構成によると、管理部は、管理領域からユーザが退出しようとすることを検知したとき、読取部からの処理情報に基づいて、ユーザが管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断する。その判断結果に応じてゲートの開閉を制御する。

監視装置および画像処理装置とネットワークで接続された管理サーバを備え、前記管理サーバが記憶装置とされ、画像処理装置は、処理情報を前記管理サーバに書き込み、前記監視装置は、管理領域からユーザが退出するときに、前記管理サーバから前記処理情報を取得することを特徴とする。

監視装置は、ネットワークで接続された管理サーバから処理情報を読み取る。そして、読み取った処理情報に応じて、ユーザが管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断する。

具体的な態様としては、管理サーバは、監視装置として機能する。管理サーバは、管理領域の出入り口に設けられたゲートの開閉を制御する管理部を有する。この構成によると、管理部は、管理領域からユーザが退出しようとすることを検知したとき、処理情報に基づいて、ユーザが管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断する。その判断結果に応じてゲートの開閉を制御する。

他の態様としては、監視装置は、管理領域の出入り口に設けられたゲートの開閉を制御する管理部を備える。この構成によると、管理部は、管理領域からユーザが退出しようとすることを検知したとき、管理サーバから処理情報を取得して、ユーザが管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断する。その判断結果に応じてゲートの開閉を制御する。

複数の管理領域を有し、前記複数の管理領域は、外側の管理領域に内側の管理領域が含まれる多重構造を成し、監視装置は、ユーザが各管理領域を退出するたびに、管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断することを特徴とする。

監視装置は、ユーザが管理領域を退出するたびに、その管理領域から退出可能か否かを確認する。例えば、監視装置は、ユーザが管理領域を退出するたびに、管理領域毎に設定された基準情報と比較して前記管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断する。

具体的な態様としては、監視装置は、存在する管理領域毎に退出禁止と判断するための条件を異ならせる。すなわち、退出しようとする管理領域毎に比較する条件が存在する。これにより、監視装置は、管理領域の使用状況に応じて、ユーザの退出の可否を判断することができる。

他の態様としては、外側の管理領域ほど外部に近づくので、監視装置は、外側の管理領域ほどユーザが退出可能か、退出禁止かの条件を厳しくしていく。例えば、監視装置は、ユーザが退出しようとする管理領域が外側に行くほど、退出禁止と判断するための情報を多くする。すなわち、退出しようとする管理領域が外側に行くほど比較する条件を多くする。これにより、監視装置は、種々の条件に一致しない場合は、退出を禁止するので、ユーザは外部に出ることができない。

監視装置は、退出禁止の判断をしたとき、管理者に報知することを特徴とする。この構成によると、監視装置は、例えば、ユーザが機密性の高い画像データを持ち出そうとする際に、迅速に管理者に連絡することができる。

本発明によると、ユーザは、画像データを使用して、画像データを管理領域内では自由に閲覧できるが、ユーザが管理領域から退出しようとしたとき、監視装置は、処理情報に基づいて退出可能か、退出禁止かの判断を行なうことにより、画像データの持ち出しを規制できる。ユーザが、どのような画像データに対して、どのような処理を行なったかという使用実態を明らかにすることによって、持ち出されては困る機密情報を含む画像データの漏洩を抑止することができる。

〔第１実施形態〕
本実施形態の画像データ管理システムは、管理領域Ａ，Ｂからのユーザの退出を監視する監視装置と、管理領域Ａ，Ｂに設けられた複数の画像処理装置と、ユーザが画像処理装置を使用したとき、画像データに関する処理情報を記憶する記憶装置とを備える。

具体的には、本管理システムは、図１に示すように、管理サーバ１と、画像処理装置としてのプリンタ２と、管理領域Ａおよび管理領域Ｂの出入り口それぞれに設けられたゲート３およびゲート４と、本管理システムの管理者が使用する管理者ＰＣ５と、記憶装置としてのＩＣカード６とから主に構成される。なお、管理サーバ１が監視装置とされる。

管理サーバ１とプリンタ２とゲート３，４は、それぞれがネットワークＩ／Ｆ１３，２５を備える。各装置は、各ネットワークＩ／Ｆ１３，２５を介してＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等のネットワークに接続される。これにより、各装置間でのデータの送受信はネットワークを介して行われる。

管理領域Ａ，Ｂは、ユーザが出入りする出入り口を有する区画された領域である。複数の管理領域Ａ，Ｂにより、多重構造を成している。すなわち、外側の管理領域Ｂに内側の管理領域Ａが含まれる。図１では、２重構造とされる。例えば、外側の管理領域Ｂがフロアであり、内側の管理領域Ａが文書保管室である。

管理ＰＣ５は、本管理システムを管理する管理者が使用するパソコン等の端末装置である。

ＩＣカード６は、ＩＣタグやメモリ等が埋め込まれた接触式または非接触式のカードとされる。ＩＣカード６は、各ユーザでそれぞれ携帯する。なお、各ユーザで携帯するＩＣカード６には、携帯しているユーザを特定するためのユーザ情報が記憶されている。

プリンタ２は、コピー、ファクシミリ通信、スキャン、データ通信等を行なえる複合機である。プリンタ２は、各管理領域Ａ，Ｂにそれぞれ設置されている。プリンタ２は、ユーザからの指示に基づいて種々の処理を行なう処理部２２と、ハードディスク装置からなる記憶部２３と、ＩＣカード６に対してデータの送受信を行なうＩＣカードＩ／Ｆ２４と、ネットワークが接続されるネットワークＩ／Ｆ２５と、これら各部の制御を司る制御部２１とを備える。

処理部２２は、セットされた原稿の画像を１枚ずつ順次に読み取る読取機能と、読み取った画像を所望の形態で処理をする画像処理機能と、読み取った画像を画像データに変換する画像変換機能と、変換した画像データを記録シートに印刷する印刷機能とを備える。

記憶部２３は、画像データから文字、絵、図面、写真といった特徴情報を抽出するための比較する条件を登録したデータテーブル２３１を記憶する。記憶部２３は、各部を制御するプログラムを記憶する。

制御部２１は、画像データに対して指示された処理を実行する。すなわち、ユーザからの入力や外部装置からのデータ入力に応じて、画像データに対して、コピーモード、プリントモード、スキャナモード、ファクシミリモード、ドキュメントファイリングモード、データ送信モードのいずれかを実行する。制御部２１は、記憶部２３に記憶されているプログラムに基づいて各部を制御することにより、画像データを処理し、画像データを所望の形態で出力させる。

制御部２１は、処理する画像データに特徴情報が含まれているかを抽出する抽出部２１１と、画像データに関する処理情報を生成する処理情報生成部２１２と、ＩＣカードに記憶されるユーザ情報からユーザを特定し、認証する認証部２１３とを備える。

認証部２１３は、ＩＣカード６に含まれるユーザ情報からユーザを特定し、認証する。認証部２１３は、ＩＣカードＩ／Ｆ２４から読み取ったユーザ情報と記憶部２３にあらかじめ記憶されているユーザリストとを比較して、登録されているユーザか否かを特定する。登録されているユーザであることを特定できた場合は、プリンタ２の使用を許可し、許可したことを処理情報生成部２１２に送信する。ユーザが特定できない場合、すなわち、登録されているユーザでない場合は、プリンタ２の使用を禁止する。

抽出部２１１は、データテーブル２３１に登録された文字、絵、図面、写真等の特徴情報が、処理をする画像データに含まれているかを確認する。登録された特徴情報と一致する文字、絵、図面、写真等があった場合は、一致した文字、絵、図面、写真等を抽出し、処理情報生成部２１２に送信する。一致する文字、絵、図面、写真等が無かった場合は、無かったことを処理情報生成部２１２に送信する。

抽出部２１１は、画像データに有効期限情報があるかを確認する。具体的には、抽出部２１１は、あらかじめ登録されている有効期限情報から、処理をした特定画像に有効期限が設定されているかを確認する。有効期限が設定されている場合は、有効期限が経過しているか否かを確認し、その結果を処理情報生成部２１２に送信する。なお、画像データに有効期限情報がない場合は、無いことを処理情報生成部２１２に送信する。

処理情報生成部２１２は、処理した画像データに関する処理情報を生成する。ここで、処理情報とは、プリンタ２を使用して処理した画像データに関する情報である。具体的には、プリンタ２を使用したユーザに関するユーザ情報、画像データに含まれていた特徴情報、プリンタが設置されている管理領域Ａ，Ｂの領域情報、画像データに対して行なった処理モードに係るモード情報、画像データを機密にする有効期限情報といった情報である。

なお、特徴情報とは、画像データに含まれる「部外秘」や「社外秘」といった画像データを特定できるような文字、絵、図面等のことである。領域情報とは、画像処理装置が設置されている領域に関する情報である。モード情報とは、コピーモード、プリントモード、スキャナモード、ファクシミリモード、ドキュメントファイリングモード、データ送信モードといった、ユーザが選択したモードやその処理条件に関する情報である。有効期限情報とは、画像データを機密にしておかなければならない期限である。

処理情報生成部２１２は、抽出部２１１、認証部２１３、処理部２２、記憶部２３から取得した、ユーザ情報、特徴情報、領域情報、モード情報、有効期限情報をまとめて処理情報を作成し、ＩＣカードＩ／Ｆ２４に送信する。そして、書き込み部としての機能を有するＩＣカードＩ／Ｆ２４によってＩＣカード６に処理情報が書き込まれる。

次に、プリンタ２の動作について、図２および図３を用いて説明する。

ユーザがプリンタ２に設けられたＩＣカードＩ／Ｆ２４にＩＣカード６をかざすと（Ｓ２０１）、ＩＣカードＩ／Ｆ２４はＩＣカード６からユーザ情報を読み取る。認証部２１３は、読み取ったユーザ情報からユーザを特定し、認証する（Ｓ２０２）。ユーザが特定できない場合は、その結果を管理者ＰＣ５に送信すると同時に、使用できない旨をユーザに報知し（Ｓ２０７）、終了する。

認証部２１３によってユーザが認証されると、制御部２１は、認証したユーザ情報を処理情報生成部２１２に送信する。制御部２１は、ユーザからの指示入力に応じて、記憶部２３に記憶されているプログラムに基づいて各部を駆動制御し、画像データを処理する（Ｓ２０３）。このとき、制御部２１は、ユーザによって選択された処理に係るモード情報を処理情報生成部２１２に送信する。

抽出部２１１は、画像データを処理する際、画像データに特徴情報が含まれているかを確認する（Ｓ２０４）。具体的には、抽出部２１１は、記憶部２３に記憶される特徴情報を読み出す（Ｓ３０１）。読み出した特徴情報に基づいて、処理をしようとする画像データに読み出した特徴情報と一致する文字、絵、図面、写真等があるかを確認する。画像データに一致する文字、絵、図面、写真等が含まれていない場合は、特徴情報が無かったことを処理情報生成部２１２に送信する（Ｓ３０３）。そして、ユーザによって選択された処理を続行する。

画像データに一致する文字、絵、図面、写真等が含まれている場合は、抽出部２１１は、確認した文字、絵、図面、写真等を抽出し（Ｓ３０２）、抽出した文字、絵、図面、写真等を処理情報生成部２１２に送信する（Ｓ３０３）。そして、ユーザによって選択された処理を続行する。

処理情報生成部２１２は、受信したユーザ情報、モード情報、特徴情報を含む処理情報を生成する。制御部２１は、生成した処理情報をＩＣカードＩ／Ｆ２４を介してＩＣカード６に書き込むように指示する（Ｓ２０５）。そして、作業を終了の表示をする（Ｓ２０６）。なお、制御部２１による書き込み指示は、抽出部２１１によって特徴情報と一致する絵や文字等が抽出した場合のみ行なう。

ゲート３，４は、各管理領域Ａ，Ｂの出入り口にそれぞれ設けられる。ゲート３，４は、ユーザの入退出を物理的に阻止する扉と、扉の開閉制御をする管理部としての制御部３２，４２と、ネットワークが接続されるネットワークＩ／Ｆとを備える。

制御部３２，４２は、管理サーバ１からの指示に基づいて、扉の開閉制御を行なう。例えば、管理サーバ１がユーザの退出を許可したときは扉を開放し、ユーザの退出を禁止したときは扉の開放を禁止する。

ゲート３，４は、ＩＣカード６から処理情報を読み取る読取部としてのＩＣカードＩ／Ｆ３１，４１を備える。ＩＣカードＩ／Ｆ３１，４１は、各管理領域３，４の内側および外側のそれぞれに設置されており、各ＩＣカードＩ／Ｆ３１，４１は扉の近傍に配置される。ＩＣカードＩ／Ｆ３１，４１は、ＩＣカード６と非接触でデータ通信を行なうＩＣカードリーダとされる。

ＩＣカードＩ／Ｆ３１，４１は、管理領域からユーザが入退出することを検出する機能も備える。具体的には、ユーザが管理領域Ａ，Ｂに入室しようとするとき、あるいは、管理領域Ａ，Ｂから退出しようとするときに、ＩＣカード６をＩＣカードＩ／Ｆ３１，４１にかざすと、ＩＣカード６からユーザ情報を受信する。これにより、ＩＣカードＩ／Ｆ３１，４１は、ユーザがゲート３，４を通過しようとしていることを検出する。ＩＣカードＩ／Ｆ３１，４１は、ユーザ情報を受信したことを、読み取った処理情報と一緒に管理サーバ１に送信する。

管理サーバ１は、ユーザが管理領域Ａ，Ｂから退出しようとしたとき、ユーザが管理領域Ａ，Ｂから退出可能か、退出禁止かを判断する。具体的には、ＩＣカード６に記憶されるユーザ情報および処理情報を参照してユーザが退出可能か否かを判断する判断機能を備えた制御部１１と、処理情報と比較する基準情報を登録したデータテーブル１２１を記憶する記憶部１２と、ネットワークが接続されるネットワークＩ／Ｆ１３とを備える。

記憶部１２は、図４〜図６に示すような基準情報を登録したデータテーブル１２１をあらかじめ記憶する。データテーブル１２１には、図４に示すように、ユーザ毎に文字、絵、図面、写真等の特徴情報が登録されたテーブル、図５に示すように、ユーザ毎に入室した管理領域Ａ，Ｂの利用可能か否かといった情報が登録されたテーブル、図６に示すように、管理領域毎に文字、絵、図面、写真等の特徴情報が登録されたテーブルとがある。その他に、登録されているユーザのユーザ情報、画像データの有効期限情報、各管理領域の領域情報等が登録されたデータテーブルがある。

なお、基準情報とは、ユーザが管理領域から退出可能か否かを判断するための基準であって、管理領域毎に設定された情報が異なる。

制御部１１は、退出しようとするユーザを特定する認証部１１１と、ユーザが退出可能か、退出禁止かを判断する判断部１１２と、記憶部１２に情報を記憶させる登録部１１３と、退出禁止と判断したとき、その内容を管理ＰＣ５やユーザに報知する報知部１１４とを有する。

認証部１１１は、ＩＣカード６に含まれるユーザ情報からユーザを特定する。具体的には、ユーザ情報と記憶部１２にあらかじめ記憶されているユーザリストとを比較し、一致するユーザを抽出し、特定する。なお、一致するユーザを抽出することができない場合は、登録されていないユーザと判断し、管理領域Ａ，Ｂの入室を禁止する。

確認部１１２は、ユーザが管理領域Ａ，Ｂから退出できるか否かを判断する。具体的には、先ず、ＩＣカード６から処理情報を読み取る。認証部１１１は、読み取った処理情報に含まれるユーザ情報からユーザを特定する。そして、確認部１１２は、特定されたユーザが管理領域Ａ，Ｂから退出できるかを、処理情報と図４〜図６に示すデータテーブル１２１とを比較して確認する。

例えば、ユーザ「００１」が管理領域Ａから退出しようとするとき、認証部１１１は、登録されているユーザか否かを認証する。認証されると、確認部１１２は、ユーザ毎に特徴情報が登録されている図４のデータテーブル１２１を参照する。確認部１１２は、ユーザ「００１」の処理情報に、「社外秘」、「×○○会議報告」、「○××．ｊｐｇ」とする文字、絵、図面、写真等が含まれているかを確認する。含まれている場合は、退出を禁止と判断する。

含まれていない場合は、確認部１１２は、管理領域毎に特徴情報が登録されている図６のデータテーブル１２１を参照する。確認部１１２は、ユーザ「００１」の処理情報に、「社外秘」、「部外秘」とする文字が含まれているかを確認する。含まれている場合は、退出を禁止と判断する。

含まれていない場合は、確認部１１２は、ユーザ毎に利用できる管理領域が登録されている図５に示すデータテーブル１２１を参照する。確認部１１２は、ユーザ「００１」が、退出しようとしている管理領域Ａ，Ｂを利用できるか否かを確認する。利用できないユーザと判断した場合は、退出を禁止と判断する。利用できるユーザと判断した場合は、退出を許可と判断する。なお、判断結果は、ゲート３，４の制御部３２，４２に送信し、制御部３２，４２が、判断結果に基づいて扉の開閉を制御する。

登録部１１３は、管理者からの指示に基づいて、記憶部１２のデータテーブル１２１に各種情報を登録する。具体的には、管理者が管理者ＰＣ５から追加する特徴情報あるいは削除する特徴情報を登録する。あるいは、登録部１１３は、各データテーブル１２１の登録内容を変更する。このとき、特徴情報に対する有効期限を登録する。これにより、例えば、有効期限が経過していない場合は、その特徴情報を含んでいる画像データを機密にする必要があると判断され、持ち出しが不可となる。有効期限が経過した場合は、その特徴情報を含んでいる画像データを機密にする必要がないと判断され、持ち出しが可能となる。

登録部１１３によって、特徴情報を登録するには、図９に示すように、ユーザの指示に基づいて、画像データの特徴頂点を入力し、登録する（Ｓ９００）。登録した特徴情報の有効期限を設定する（Ｓ９０１）。

次に、登録されている特徴情報の有効期限が経過しているかを確認する（Ｓ９０２）。具体的には、特徴情報に有効期限が含まれているかを確認する。特徴情報に有効期限を含んでいる場合は、有効期限が経過しているか否かの確認をする。有効期限が経過しているときは、特徴情報が有効でないと判断し、その特徴情報を削除する（Ｓ９０４）。有効期限が経過していないときは、特徴情報が有効であると判断して、そのまま保持する。すべての特徴情報について確認が終わったら、終了する。

報知部１１４は、確認部１１２によって、ユーザの入室あるいは退出を禁止すると判断したときに、その判断結果を管理者ＰＣ５に送信する。

次に、本実施形態の画像データ管理システムの動作手順を、図７〜図８にしたがって説明する。ここでは、説明の便宜上、管理領域Ａに対してユーザの退出可能か、退出禁止かを判断する場合を例に説明する。なお、退出可能か、退出禁止かの判断をする際に参照するデータテーブル１２１は、図６に示すデータテーブルである。

ユーザが管理領域Ａに設けられたゲート３のＩＣカードＩ／Ｆ３１にＩＣカード６をかざすと（Ｓ７０１）、ＩＣカードＩ／Ｆ３１はＩＣカード６からユーザ情報を読み取る（Ｓ７０２）。ゲート３の制御部３２は、読み取ったユーザ情報を管理サーバ１に送信する。管理サーバ１は、受信したユーザ情報からユーザを特定する（Ｓ７０３）。ユーザが特定できない場合は、その結果を管理者ＰＣ５に送信すると一緒に、入室を禁止するようにゲート３の制御部３２に指示をする（Ｓ７１０）。制御部３２は、受信内容に基づいて扉の開放を禁止し、終了する。

管理サーバ１の認証部１１１によってユーザが認証されると、制御部１１は、管理領域Ａへの入室か、退出かを、ＩＣカード６からユーザ情報を読み取ったＩＣカードＩ／Ｆ３１の設置位置、すなわち、管理領域の外に設置されているか、中に設置されているかから判断する（Ｓ７０４）。

管理領域Ａの外側に設置されたＩＣカードＩ／Ｆ３１の場合は入室と判断する。制御部１１は、扉を開放するように指示をする。ゲート３の制御部３２は、指示内容に基づいて扉を開放する（Ｓ７０５）。

管理領域Ａに入室すると、ユーザは、管理領域Ａの内部に設置されたプリンタ２を使用して、画像データを処理する。そうすると、プリンタ２は、処理情報を作成する。そして、作成した処理情報をユーザのＩＣカードに書き込まれる。

管理領域Ａの内側に設置されたＩＣカードＩ／Ｆ３１の場合は退出と判断する。制御部１１は、ユーザが退出可能か、退出禁止かを判断する（Ｓ７０６）。制御部１１は、処理情報から特徴情報が含まれているかを確認する（Ｓ８０１）。特徴情報が含まれていない場合は、ユーザの退出可能の判断し、制御部１１は、扉を開放するように指示をする。ゲート３は、指示に基づいて扉を開放する（Ｓ８０６）。

処理情報に特徴情報が含まれていることを確認すると、制御部１１は、ユーザが退出しようとしている管理領域を確認する（Ｓ８０２）。図６に示すデータテーブル１２１から管理領域Ａに対応する特徴情報を読み出す（Ｓ８０３）。読み出した特徴情報が処理情報に含まれているかを確認する（Ｓ８０４）。含まれていないと判断した場合は、ユーザの退出可能の判断をし（Ｓ８０６）、ゲート３は扉を開放する（Ｓ７０８）。含まれていると判断した場合は、ユーザの退出禁止の判断をし、ゲート３は扉の開放を禁止する（Ｓ８０５）。そして、管理者ＰＣ５に結果を通知する（Ｓ７０９）。

以上のように、管理領域Ａ，Ｂ内にあるプリンタ２で処理した場合、処理した画像データに関する処理情報がＩＣカード６に記憶される。これにより、管理サーバ１は、ＩＣカード６にある処理情報に基づいて、ユーザの使用実態を把握し、使用実態に応じてゲート３，４の開閉制御をすることできる。したがって、画像データが機密文書であれば、管理領域Ａ，Ｂからの持ち出しを抑制することができる。

〔第２実施形態〕
次に、図１０を用いて本発明の第２実施形態の説明を行なう。なお、第１実施形態と同一部分には、同一符号を付して説明は省略し、異なる部分についての説明を行なう。なお、説明の便宜上、管理領域Ａに対してユーザの退出可能か、退出禁止かを判断する場合を例に説明する。管理流域Ｂに対してユーザの退出可能か、退出禁止かを判断は、管理領域Ａの場合と同様に判断する。

第２実施形態では、管理サーバ２が設置されていない。そこで、ゲート７が監視装置とされる。すなわち、ゲート７の制御部７２は、ユーザが管理領域Ａから退出しようとするときに、退出可能か、退出禁止かを判断する。そこで、ゲート７は、記憶部７３を備える。記憶部７３には、第１実施形態の管理サーバ１の記憶部１２に記憶させていたデータテーブルを記憶する。

例えば、ゲート３のＩＣカードＩ／Ｆ３１にＩＣカード６をかざすと、制御部７２は、ユーザが管理領域Ａ，Ｂから退出しようとすることを検出する。そして、制御部７２は、ＩＣカード６に記憶された処理情報と記憶部７３に記憶されたデータテーブルとから、ユーザが退出できるか否かを確認する。制御部７２は、確認結果に基づいて、扉の開閉制御を行なう。

以上のように、ＩＣカードＩ／Ｆ７１からＩＣカード６に記憶された処理情報を読み込んだ後、管理サーバ１にアクセスすることなく、ゲート７で退出が可能か否かの判断が完了する。これにより、管理サーバに通信する通信時間を短縮できる。また、本実施形態は、管理サーバ１を必要としないためコストを削減することができる。

〔第３実施形態〕
次に、本発明の第３実施形態の説明を図１を用いて行なう。なお、第１実施形態と同一部分には、同一符号を付して説明は省略し、異なる部分についての説明を行なう。なお、説明の便宜上、管理領域Ａに対してユーザの退出可能か、退出禁止かを判断する場合を例に説明する。管理流域Ｂに対してユーザの退出可能か、退出禁止かを判断は、管理領域Ａの場合と同様に判断する。

第３実施形態の構成は、第１実施形態の構成と同一である。第３実施形態では、管理サーバ１が、記憶装置も行なうことが第１実施形態と異なる。すなわち、管理サーバ１は、第１実施形態のＩＣカード６に記憶させていた処理情報を記憶する機能を備える。

例えば、ＩＣカード６にはユーザを特定するユーザ情報を有する。プリンタ２は、ＩＣカード６のユーザ情報から使用するユーザを特定する。ユーザがプリンタ２を使用すると、プリンタ２の処理情報生成部２１２は、処理情報を生成し、ネットワークを介して管理サーバ１の記憶部１２に送信する。

ユーザが管理領域Ａから退出するとき、ゲート３のＩＣカードＩ／Ｆ３１にＩＣカード６をかざす。管理サーバ１の制御部１１は、ユーザ情報に基づいて、記憶部１２に記憶された処理情報を確認し、ユーザが退出できるか否かを確認する。制御部９２は、確認結果に基づいて、扉の開閉制御を行なう。

以上のように、画像データの処理に係る処理情報をＩＣカード６に記憶させず、管理サーバ１に記憶させるため、処理情報を不正に改変することを防止することができる。また、本実施形態では、ＩＣカード６に備えるメモリ等の容量を少なくすることができるので、コストを削減することができる。

〔第４実施形態〕
次に、本発明の第４実施形態の説明を図１０を用いて行なう。なお、第１実施形態と同一部分には、同一符号を付して説明は省略し、異なる部分についての説明を行なう。なお、説明の便宜上、管理領域Ａに対してユーザの退出可能か、退出禁止かを判断する場合を例に説明する。管理流域Ｂに対してユーザの退出可能か、退出禁止かを判断は、管理領域Ａの場合と同様に判断する。

第４実施形態の構成は、第２実施形態の構成と同一である。第４実施形態では、ゲート７が監視装置とされ、かつ、記憶装置ともされることが第２実施形態と異なる。すなわち、ゲート７の制御部７２は、第１実施形態の管理サーバ１に備えられた制御部１１の機能を全て備える。また、ゲート７は、第２実施形態のＩＣカード６に記憶させていた処理情報を記憶する。

具体的には、ゲート７は記憶部７３を備える。記憶部７３には、第１実施形態の管理サーバ１の記憶部１２に記憶させていたデータテーブルを記憶する。また、プリンタ２から出力される処理情報を記憶する。

例えば、ＩＣカード６はユーザを特定するユーザ情報を有する。プリンタ２は、ＩＣカード６のユーザ情報から使用するユーザを特定する。ユーザがプリンタ２を使用すると、プリンタ２の処理情報生成部２１２は、処理情報を生成し、ネットワークを介してゲート７の記憶部７３に送信する。

ユーザが管理領域Ａから退出するとき、ゲート７のＩＣカードＩ／Ｆ７１にＩＣカード６をかざす。ゲート７の制御部７２は、ユーザ情報に基づいて、記憶部７３に記憶された処理情報を確認し、ユーザが退出できるか否かを確認する。制御部７２は、確認結果に基づいて、扉の開閉制御を行なう。

以上のように、処理情報をＩＣカード６に記憶させず、ゲート７の記憶部７３に記憶させるため、処理情報を不正に改変することを防止することができる。また、ＩＣカードＩ／Ｆ７１からＩＣカード６に記憶された情報を読み込んだ後、管理サーバ１にアクセスすることなく、ゲート７内で処理が完了する。そのため、通信時間を短縮できる。また、本実施形態は、管理サーバ１を必要としないためコストを削減することができる。また、本実施形態では、ＩＣカード６に備えるメモリ等の容量を少なくすることができるので、コストを削減することができる。

なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内で上記実施形態に多くの修正および変更を加え得ることは勿論である。本発明では、監視装置は、ユーザが管理領域から退出しようとすることを検出する検出機能、検出したユーザが退出可能か否かを判断する判断機能、判断の際に比較するデータを記憶する記憶機能、判断結果に基づいてゲートを制御するゲート制御機能を備えているが、特にこの限りではない。例えば、監視装置は、ユーザが退出可能か否かを判断する機能だけを備えた場合でも良い。この場合、監視装置は、ユーザの退出の検出結果、比較するデータ、開閉の制御について、それぞれの機能を備えた装置からデータを送信してもらう必要がある。

管理領域からユーザが退出するか否かの検出を、ＩＣカードとの通信によって行なっているが、カメラや赤外線センサ等によってゲートにユーザが近づいているか否かで判断しても良い。また、ＧＰＳ機能を使って、管理領域内のユーザの動きから退出しようとしているか否かを判断しても良い。

管理領域は、内側と外側の２重構造の管理領域で説明しているが、３重構造、４重構造といった多重構造であっても良い。また、内側に複数の管理領域があって、それらをまとめる外側の領域がある構造であっても良い。

監視装置は、処理情報であるユーザ情報、特徴情報、領域情報、モード情報に基づいて、管理領域からユーザが退出可能か、退出禁止かを判断しているが、いずれか１つの情報に基づいて判断しても良い。あるいは、すべての情報に基づいて判断しても良い。

有効期限情報は、画像データあるいは特徴情報に設定しているが、ユーザ情報や領域情報等、すべての情報に設定しても良い。例えば、ユーザ情報に設定する場合は、パート社員や派遣社員等、一定期間だけ勤務するユーザがいる場合に設定する。これにより、一定期間が経過した後は、その社員は利用することができない。

ユーザを特定するためにＩＣカードを使用しているが、生体認証であっても良い。この場合、処理情報は、管理サーバの記憶部あるいはゲートの記憶部に出力する必要がある。

第１実施形態に係る画像データ管理システムのブロック図 プリンタの動作手順のフローチャートを示す図 画像データから特徴情報を確認する動作手順のフローチャートを示す図 ユーザ毎に区分けされた特徴情報のデータテーブル示す図 ユーザ毎に区分けされた管理領域のデータテーブル示す図 管理領域毎に区分けされた特徴情報のデータテーブル示す図 管理サーバの動作手順のフローチャートを示す図 退出可否の判断手順のフローチャートを示す図 特徴情報の有効期限を確認する場合のフローチャートを示す図 第２実施形態に係る画像データ管理システムのブロック図

符号の説明

１ 管理サーバ
１１ 制御部
１１１ 認証部
１１２ 確認部
１１３ 登録部
１１４ 報知部
１２ 記憶部
１２１ データテーブル
１３ ネットワークＩ／Ｆ
２ プリンタ
２１ 制御部
２１１ 抽出部
２１２ 処理情報生成部
２１３ 認証部
２２ 処理部
２３ 記憶部
２３１ データテーブル
２４ ＩＣカードＩ／Ｆ
２５ ネットワークＩ／Ｆ
３ ゲート
３１ ＩＣカードＩ／Ｆ
３２ 制御部
４ ゲート
４１ ＩＣカードＩ／Ｆ
４２ 制御部
５ 管理者ＰＣ
６ ＩＣカード

Claims (12)

1. 管理領域からのユーザの退出を監視する監視装置と、前記管理領域に設けられた画像処理装置と、ユーザが前記画像処理装置を使用して画像データを処理したとき、画像データの処理に関する処理情報を記憶する記憶装置とを備え、
   前記画像処理装置は、前記管理領域内に入室しているユーザを認証して、ユーザによる画像処理装置の使用を許可し、ユーザが前記画像処理装置を使用したとき、前記記憶装置は、処理した画像データの特徴を表す特徴情報を処理情報として記憶し、前記監視装置は、ユーザが前記管理領域から退出可能かを判断するときの基準となる基準情報として、管理領域に対する特徴情報および各ユーザに対する特徴情報を登録し、
   ユーザが前記管理領域から退出しようとするとき、前記監視装置は、前記基準情報および前記処理情報に基づいて、前記処理情報における特徴情報が退出しようとするユーザの特徴情報および管理領域の特徴情報に含まれているかを確認し、前記管理領域からユーザが退出可能か退出禁止かを判断することを特徴とする画像データ管理システム。
2. 記憶装置は、画像処理装置を使用したユーザのユーザ情報を処理情報として記憶し、監視装置は、前記ユーザ情報から退出しようする管理領域をユーザが利用できるか否かを判断し、利用できると判断したときにユーザの退出を許可し、利用できないと判断したときにユーザの退出を禁止することを特徴とする請求項１記載の画像データ管理システム。
3. 処理情報は、処理した画像データの機密期間を示す有効期限情報を有し、監視装置は、前記有効期限が経過しているか否かを判断し、前記有効期限が経過していると判断したときにユーザの退出を許可し、期限が経過していないと判断したときにユーザの退出を禁止することを特徴とする請求項２に記載の画像データ管理システム。
4. 処理情報は、画像データを処理したときの画像処理装置のモード情報を有し、監視装置は、前記モード情報からそのモードの使用が許可されているか否かを判断し、使用が許可されていると判断したときにユーザの退出を許可し、使用が禁止されていると判断したときにユーザの退出を禁止することを特徴とする請求項２に記載の画像データ管理システム。
5. 記憶装置が、携帯可能な記憶媒体とされ、画像処理装置は、記憶媒体に処理情報を書き込む書き込み部を備え、監視装置は、管理領域からユーザが退出するときに、前記記憶媒体から前記処理情報を読み取る読取部を備えたことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の画像データ管理システム。
6. 監視装置は、管理領域の出入り口に設けられたゲートの開閉を制御する管理部を備え、前記管理部は、読取部と通信可能とされ、前記管理部は、前記読取部からの処理情報を受け取ると、前記ゲートの開閉の可否を判断することを特徴とする請求項５に記載の画像データ管理システム。
7. 監視装置は、管理領域の出入り口に設けられたゲートの開閉を制御する管理部を備え、前記管理部は、読取部を備え、前記管理部は、管理領域からユーザが退出しようとすることを検知したとき、前記読取部からの処理情報に基づいて、前記ゲートの開閉の可否を判断することを特徴とする請求項５に記載の画像データ管理システム。
8. 監視装置および画像処理装置とネットワークで接続された管理サーバを備え、前記管理サーバが記憶装置とされ、画像処理装置は、処理情報を前記管理サーバに書き込み、前記監視装置は、管理領域からユーザが退出するときに、前記管理サーバから前記処理情報を取得することを特徴とする請求項１〜７のいずれかに記載の画像データ管理システム。
9. 管理サーバは、監視装置として機能し、前記管理サーバは、管理領域の出入り口に設けられたゲートの開閉を制御する管理部を有し、前記管理部は、管理領域からユーザが退出しようとすることを検知したとき、処理情報に基づいて、前記ゲートの開閉の可否を判断することを特徴とする請求項８に記載の画像データ管理システム。
10. 監視装置は、管理領域の出入り口に設けられたゲートの開閉を制御する管理部を備え、前記管理部は、管理領域からユーザが退出しようとすることを検知したとき、管理サーバから処理情報を取得して、前記ゲートの開閉の可否を判断することを特徴とする請求項８に記載の画像データ管理システム。
11. 複数の管理領域が設けられ、外側の管理領域に内側の管理領域が含まれる多重構造とされ、監視装置は、管理領域毎に特徴情報を登録し、ユーザが各管理領域を退出するたびに、管理領域から退出可能か、退出禁止かを判断することを特徴とする請求項１〜１０のいずれかに記載の画像データ管理システム。
12. 監視装置は、退出禁止の判断をしたとき、管理者に報知することを特徴とする請求項１に記載の画像データ管理システム。

Images