JP4453813B2 - 情報処理装置、情報処理装置によるデータ送信方法、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents

Description

本発明は、通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置、情報処理装置によるデータ送信方法、プログラム及び記憶媒体に関する。

近年、ＦＡＸやメールによって同一内容の文書を複数の異なる宛先に送付するための機能として、同報通信や同報送信と言われる機能が提供されている。一方、内容の異なる複数の文書を文書ごとに異なる宛先に送信するような場合がある。この場合にＦＡＸによって送信するときは、内容の異なる文書ごとにそれぞれの宛先に手動でＦＡＸ送信していた。また、メールによって送信するときであってもＦＡＸによる場合と同様に1件ずつ手動で宛先を指定し、異なる宛先毎に文書を送信していた。このように宛先毎に内容の異なる複数の文書をそれぞれの宛先に送信するような場合には、手間と時間がかかっていた。

そこで、送信データを検索して、当該送信データのメッセージ文内に含まれる宛先データを識別し、識別した宛先に送信データをＦＡＸで送信することによって手間を省く自動データ送信方法が提案されている（例えば、特許文献１）。
特開平１０−５１６１３号公報

しかしながら、特許文献１に開示された自動データ送信方法では、送信データに含まれるＦＡＸ番号を毎回検索する必要があるので、ＦＡＸ送信を実行するパソコン等による処理が非常に重くなってしまうという問題がある。

本発明の目的は、情報処理装置が大量のデータ送信を行う際に掛かる負荷を軽減するとともに簡易に自動送信が行える情報処理装置、情報処理装置によるデータ送信方法、プログラム及び記憶媒体を提供することにある。さらに加えて、送信エラーとなったデータも簡易に再送信できる情報処理装置、情報処理装置によるデータ送信方法、プログラム及び記憶媒体を提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１記載の情報処理装置は、データ送受信の中継を行うファクシミリ装置と通信回線を介して当該データを送受信可能な情報処理装置において、送信先のファクシミリ番号が、複数のシートにおける同一セル位置に書き込まれた複数のシートが格納された、表計算形式で作成された送信用ファイルの、当該ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置を指定するための画面を表示する画面表示手段と、前記画面表示手段により表示された選択画面を介して指定された前記ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置と、前記送信用ファイルとが定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成手段と、前記定義ファイルを読み込んで、当該定義ファイルで指定されたファクシミリ番号のセル位置に書き込まれたファクシミリ番号を前記送信用ファイルのそれぞれのシートの当該セルから取得する取得手段と、前記取得手段により取得したファクシミリ番号を前記ファクシミリ装置に送信することで、前記送信用ファイルに格納されたシートのデータを前記取得手段により取得されたファクシミリ番号先に送信する送信手段を備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項７記載の情報処理装置によるデータ送信方法は、データ送受信の中継を行うファクシミリ装置と通信回線を介して当該データを送受信可能な情報処理装置によるデータ送信方法であって、前記情報処理装置の画面表示手段が、送信先のファクシミリ番号が、複数のシートにおける同一セル位置に書き込まれた複数のシートが格納された、表計算形式で作成された送信用ファイルの、当該ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置を指定するための画面を表示する画面表示ステップと、前記情報処理装置の定義ファイル作成手段が、前記画面表示ステップで表示された選択画面を介して指定された前記ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置と、前記送信用ファイルとが定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成ステップと、前記情報処理装置の取得手段が、前記定義ファイルを読み込んで、当該定義ファイルで指定されたファクシミリ番号のセル位置に書き込まれたファクシミリ番号を前記送信用ファイルのそれぞれのシートの当該セルから取得する取得ステップと、前記情報処理装置の送信手段が、前記取得ステップで取得したファクシミリ番号を前記ファクシミリ装置に送信することで、前記送信用ファイルに格納されたシートのデータを前記取得ステップで取得されたファクシミリ番号先に送信する送信ステップと、を備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項８記載のプログラムは、データ送受信の中継を行うファクシミリ装置と通信回線を介して当該データを送受信可能な情報処理装置で実行されるプログラムであって、前記情報処理装置を、送信先のファクシミリ番号が、複数のシートにおける同一セル位置に書き込まれた複数のシートが格納された、表計算形式で作成された送信用ファイルの、当該ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置を指定するための画面を表示する画面表示手段と、前記画面表示手段により表示された選択画面を介して指定された前記ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置と、前記送信用ファイルとが定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成手段と、前記定義ファイルを読み込んで、当該定義ファイルで指定されたファクシミリ番号のセル位置に書き込まれたファクシミリ番号を前記送信用ファイルのそれぞれのシートの当該セルから取得する取得手段と、前記取得手段により取得したファクシミリ番号を前記ファクシミリ装置に送信することで、前記送信用ファイルに格納されたシートのデータを前記取得手段により取得されたファクシミリ番号先に送信する送信手段として機能させることを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項９記載のコンピュータ可読記憶媒体は、請求項第８項に記載のプログラムを格納したことを特徴とする。

本発明によれば、情報処理装置が大量のデータ送信を行う際に掛かる負荷を軽減するとともに簡易に自動送信が行える情報処理装置、情報処理装置によるデータ送信方法、プログラム及び記憶媒体を提供できる。さらに加えて、送信エラーとなったデータも簡易に再送信できる情報処理装置、情報処理装置によるデータ送信方法、プログラム及び記憶媒体を提供できる。

以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態にかかるデータ送信方法について詳細に説明する。

図１は、本実施の形態にかかるデータ送信方法を実行する情報処理装置を含むシステム構成を示す図である。

システム１は、情報処理装置１００、ＦＡＸ装置２００（中継装置）、メールサーバ３００（中継装置）等が通信回線１０を介して互いに送受信可能に接続されている。情報処理装置１００は例えばパーソナルコンピュータである。情報処理装置１００の記憶部１２０には、後述する送信用ファイルと定義ファイルとが格納されている。

図２は、図１における情報処理装置１００の構成を示すブロック図である。図３は、図１におけるＦＡＸ装置２００の構成を示すブロック図である。図４は、図１におけるメールサーバ３００の構成を示すブロック図である。

図２に示す情報処理装置１００は、システムバス１０１に制御部１１０、記憶部１２０、記憶制御部１３０、表示部１４０、表示制御部１５０、ファイル取込部１６０、ファイル修正・作成部１７０、入力部１８０、通信部１９０等が接続され成る。

システムバス１０１は例えばＰＩＣバス、ＡＧＰバス、メモリバス等である。制御部１１０はＣＰＵ１１１、ＲＯＭ１１２、ＲＡＭ１１３を備えている。ＣＰＵ１１１は、オペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラムに基づいて四則演算や比較演算等の各種の演算や、ハードウエアの制御を行う。

ＲＡＭ１１２には、記憶部１２０あるいは不図示のＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記憶媒体から読み出された、オペレーションシステムのプログラムや本実施の形態にかかるデータ送信方法を実現するプログラム等のアプリケーションプログラム等が記憶され、これらはＣＰＵ２１の制御の下に実行される。

ＲＯＭ１１３にはオペレーションシステムと協働して記憶部１２０等への入出力を制御するいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。

記憶部１２０はハードディスク（ＨＤ）であり複数の送信用ファイル１２１や定義ファイル１２２が格納される。送信用ファイル１２１にはそれぞれ宛先情報が同一位置に書き込まれている。この送信用ファイル１２１に格納されるシートは、Excel（マイクロソフト社の登録商標）等の表計算ソフトによって作成される。シートにはそれぞれの送信先を定めた宛先情報が書き込まれており、その位置はセル番号により特定される。また、ワープロソフト等のセルを持たないソフトウェアによって作成されてもよく、その場合の宛先情報の位置は、Ｘ行目，Ｙ文字目のように行番号，文字番号等によって特定される。

定義ファイル１２２は、送信用ファイル１２１をそれぞれの宛先ごとに送信するためのファイルであり、宛先情報の位置や、その他の事項を定義（設定）している。この定義ファイル１２２はユーザが作成する必要があるが、それについては後述する。記憶制御部１３０は記憶部による記憶を制御するものである。

表示部１４０は、ユーザによる入力操作等のためのＵＩや各種の情報を表示するためのディスプレイである。表示制御部１５０は表示部１４０による表示を制御するものである。

さらに、ファイル取込部１６０がファイルを取り込んで、ファイル作成・修正部１７０はファイルを作成し、修正する。入力部１８０は、キーボードやマウス等により入力操作をするものである。

通信部１９０は、送信用ファイル１２１を通信回線１０を介してＦＡＸ装置２００やメールサーバ３００に送信したり、それらから送信結果やデータを受信したりするものである。

図３に示すＦＡＸ装置２００は、システムバス２０１に制御部２１０、ＦＡＸシステム２２０、記憶制御部２３０、表示部２４０、表示制御部２５０、文書読込部２６０、印刷部２７０、入力部２８０、通信部２９０等が接続されて成る。

制御部２１０はＣＰＵ２１１、ＲＯＭ２１２、ＲＡＭ２１３を備えている。

ＦＡＸシステム２２０はＦＡＸを受信するＦＡＸ受信部２２１、ＦＡＸを送信するＦＡＸ送信部２２２、ＦＡＸの送受信を制御するＦＡＸ通信制御部２２３、ＦＡＸ送受信の結果等の記録をするログ管理部２２４を有している。これにより、後述するように、情報処理装置１００がこのＦＡＸ装置２００を中継してメールを送信した場合には、送信の成否等の送信記録が情報処理装置１００に送り返される。

文書読取部２６０はＦＡＸで送信する文書の画像面を走査して画像を読み取る。また、印刷部２７０はＦＡＸで受信した文書を印刷する。

入力部２８０は、操作画面上で印刷部数や濃度、拡大・縮尺等の入力設定をするためのものである。通信部２９０は、通信回線１０を介して情報処理装置１００やＦＡＸ装置２００との間でデータの送受信をするものである。

図４に示すメールサーバ３００は、システムバス３０１に制御部３１０、メールシステム３２０、記憶制御部３３０、表示部３４０、表示制御部３５０、文書読込部３６０、印刷部３７０、入力部３８０、通信部３９０等が接続されて成る。

メールサーバ３００は、ＦＡＸ装置２００のＦＡＸシステム２２０に代えてメールシステム３２０を有する点がＦＡＸ装置２００と異なる。メールシステム３２０は、受信ＢＯＸ３２１、送信ＢＯＸ３２２、及びメール通信制御部３２３を有する。

受信ＢＯＸ３２１は情報処理装置１００等から受信したメールを格納し、送信ＢＯＸ３２３は送信するメールを一旦格納し、メール通信制御部３２３はメールの送受信を制御し、ログ管理部３２４はメールの送受信記録等を管理する。これにより、後述するように、情報処理装置１００がこのメールサーバ３００を中継して送信したメールは、送信の成否等の送信記録が情報処理装置１００に送り返される。

次に、データ送信方法について説明する。

図５は、本発明の実施の形態にかかるデータ送信方法を示すフローチャートである。

先ず、ステップＳ５０１で定義ファイルを選択する。ここで、定義ファイル１２２の作成／修正（編集）について説明する。

図６は、定義ファイルを作成／修正する処理を示すフローチャートである。

先ず、新規作成か修正（編集）かの判別をし（ステップＳ６１）、新規作成の場合には、各種送信情報設定を行って（ステップＳ６２）、この設定した内容で定義ファイルを保存する（ステップＳ６３）。これにより、定義ファイルが新規に作成される。ステップＳ６１の判別の結果、修正である場合には、定義ファイルの内容を表示部１４０に表示する（ステップＳ６４）。この画面上（図示せず）で修正箇所を選択し（ステップＳ６５）、その内容を変更し（ステップＳ６６）、修正後の内容で定義ファイルを保存する（ステップＳ６７）。これにより、定義ファイルの修正（編集）をすることができる。

図７は、本実施の形態において定義ファイルの作成等をするときに表示部１４０に表示される「定義作成／編集」画面を示す図である。

不図示の作業選択画面から定義作成／編集ボタンをクリックすると、「定義作成／編集」画面７０が表示される。この「定義作成／編集」画面７０の表示領域７１には、情報処理装置１００のＯＳに設定されているＦＡＸのうち、送信に使用できるＦＡＸ名が表示される。使用できるＦＡＸが複数ある場合にはそれらのリストが表示されるので、ユーザはリストの中から使用するＦＡＸを選択する。なお、通信回線１（図１参照）を介して情報処理装置に接続されているメールサーバ３００を中継装置としてリストに加えておき、このメールサーバ３００を介してメールを送信することもできる。

領域７２は作成する定義名を入力する領域であり、既に作成されている定義ファイル１２２を編集しようとするときは、表示領域７２に定義ファイル名がリスト表示される。したがって、ユーザは、リスト表示された定義ファイル名の中から編集しようとする定義ファイルを選択する。

表示領域７３は送信に使用するExcelブックが表示されるところであり、ユーザは表示されたExcelブックの中から送信に利用するものを選択する。

設定表示部７４は必須の設定項目であるＦＡＸ番号や他に設定された事項が送信ファイル１２１上のどのセル番号に位置するかを示す表示部である。表示領域７３でExcelブックを選択すると、その送信ファイル１２１が「定義作成／編集」画面７０の右側に別画面として表示される（図示せず）。この表示された送信ファイル１２１中のＦＡＸ番号が記載されているセルをクリックしてから、設定表示部７４のＦＡＸ番号項目をクリックすることによってＦＡＸ番号行にセル番号が表示される。この状態でセル確定ボタン７５をクリックすることによって送信ファイル１２１のどのセルにＦＡＸ番号が記載されているかが定義される。このＦＡＸ番号が記載されているセルが宛先情報位置である。ＦＡＸ番号以外の送信ファイル１２１上のデータで、ログに残したいデータがある場合は、同様の手順でデータ位置を定義することができる。図示した例では、項目１から項目４まで、４つのデータ位置を定義できる。なお、送信用ファイルが、ワープロソフト等のセルを持たないソフトウェアによって作成されている場合は、備考欄等を使用し、開始位置から何文字以内というような設定をしておくことでデータ位置を指定することができる。また、データ位置を区切り記号等を利用して指定することも可能である。

なお、送信がメールによる場合には、設定表示部７４の必須の設定項目はＦＡＸ番号に替えてメールアドレスになる。

定義の説明領域７６は、作成する定義の説明やメモ等、保存しておきたい内容を記述しておく領域であり、メモ等の保存が不要であれば何も記入しなくて良い。クリアボタン７７をクリックすると定義等をしてきた事項がクリアされて画面が初期状態にもどる。保存ボタン７８をクリックすると、上記のように定義等してきた内容で定義ファイル１２２が保存される。なお、定義ファイル１２２を修正した場合には、保存ボタン７８をクリックすることによって修正した内容で保存される。削除ボタン７９をクリックすると、表示領域７２に表示されている定義ファイル１２２が削除される。戻るボタン８０をクリックすると、「定義作成／編集」画面７０の前画面である作業選択画面に戻る。以上のようにして定義ファイル１２２が作成される。

図８は、定義ファイルを例示する図であり、（ａ）はＦＡＸ送信を行う場合の定義ファイルを示し、（ｂ）は、メールによる送信を行う場合の定義ファイルを示している。

（ａ）に示す定義ファイルでは、ＦＡＸ送信を中継する中継装置名が自動送信用ＦＡＸであり、送信用ファイル名がfax.xlsであり、宛先情報位置がＢ２であることが定義されている。また、（ｂ）に示す定義ファイルでは、メールを中継する中継装置名がMail Serverであり、送信用ファイル名がmail*.txtであり、宛先情報位置が第４行目第５番であることが定義されている。この場合、送信用ファイルが複数ある場合、mail*.txtのように対象のファイル名を全て記載するようにしてもよいし、フォルダ名を指定し、その中に含まれるファイル全てを対象とするようにしてもよい。後述する再送用定義ファイルについても同様の形式で作成される。また、中継装置情報と、送信用ファイルの種類を変更することにより、送信用ファイルの形式にとらわれることなく、さまざまな組合せで送信することが可能である。

ステップＳ５０１で定義ファイル１２２が選択されると、選択された定義ファイル１２２を読み込み（ステップＳ５０２）、次に、送信データを取得する（ステップＳ５０３）。この送信データは、定義ファイル１２２に定義されている宛先情報が同一位置にある送信用ファイル１２１を取得することによって取得される。送信用ファイル１２１には、送信先を定めた宛先情報が同一位置にある複数のシートが収められている。

次に、ステップＳ５０２で読み込んだ定義ファイル１２２が再送用定義ファイルか否かを判別する（ステップＳ５０４）。再送用定義ファイルとは、送信時の定義ファイル（元の定義ファイル）と同形式のファイルであり、再送のために選択されたシート番号が設定されているものである。この再送用定義ファイルの作成については後述する。

読み込んだ定義ファイル１２２が再送用定義ファイルでない場合には、送信用ファイルからシートを取得して（ステップＳ５０６）、当該取得したシートについて、上記の取得した定義ファイルに定義されている宛先情報の位置、例えば指定のセルから宛先であるＦＡＸ番号を取得する（ステップＳ５０７）。再送用定義ファイルであるかどうかの判断は、備考欄に書かれている内容で判断できるものとし、詳細については後述する。

次に、送信を中断するか否か（最初のシートのときは中止するか否か）を判別し（ステップＳ５０８）、中断でない場合には上記の取得したＦＡＸ番号宛に送信する（ステップＳ５０９）。なお、送信用ファイルがＦＡＸ装置２００等の中継装置から宛先に送信される時刻を設定しておき、当該時刻になったときに送信されるようにしてもよい。この送信については後述する。

送信を終了したものについて、送信結果をログファイルに出力する（ステップＳ５１０）。このログファイルは表示画面１４０上で随時に閲覧できる。

次に、ステップＳ５０９で送信したシートが送信ファイルに収められたシートの最後のシート（最終シート）か否かを判別する（ステップＳ５１１）。最終シートの場合には本データ送信方法の実行を終了する。ステップＳ５１１の判別の結果、最終シートでない場合には、ステップＳ５０４に戻って上記の手順を繰り返す。

ステップＳ５０８の判別の結果、送信を中断する場合には、ステップＳ５１２に進み、送信を中断したことをログファイルに出力し、終了する。この場合には、送信されなかったことがログファイルに出力される。

ステップＳ５０４の判別の結果、ステップＳ５０２で読み込んだ定義ファイル１２２が再送用定義ファイルである場合には、取得した送信データから再送の送信対象シートであるものを判別する（ステップＳ５０５）。ステップＳ５０５の判別の結果、送信対象シートである場合には、ステップＳ５０６で送信対象であるシートを取得し、以降、上記の手順を繰り返す。送信対象シートでない場合には、ステップＳ５１１に進んだ後、上記した手順を繰り返す。

なお、送信データをＦＡＸ送信する場合について以上に説明したが、メールによる送信であっても同様に実施することができる。その場合、図８の（ｂ）に示したような定義ファイルを作成すればよい。

また、再送信を実行する際には、上記の再送用定義ファイルを指定すれば、初回の送信と同じ手順で再送信できる。

ここで、再送用定義ファイルの作成について説明する。

図１１は、再送用定義ファイルの作成をするときに図２における表示部１４０に表示される「ログ表示画面」である。

ユーザより、ログ表示の指示を受けると「ログ表示画面」１１００が表示される。ログ表示期間領域１１０１では、表示させたいログの期間を設定することができる。ログ選択領域１１０２では、表示させたいログの種類を選択することができる。ここで選択された結果が、結果表示領域１１０６に表示される。再送用ファイル作成ボタン１１０４が選択（押下）されると、表示されている内容の「再送信用ファイル」を作成する。表示されている内容全てを対象としてもよいし、選択した内容（図ではハイライト）のみを対象として、再送用定義ファイルを作成してもよい。１１０５は、送信日時・送信結果・定義名・送信文書・Excel名（ファイル名）・送信ＦＡＸ名（中継装置名）等の項目が表示されている。１１０３は終了ボタンで、このボタンが選択（押下）された時には処理を終了する。

図９は、再送用定義ファイルの作成処理を示すフローチャートである。

先ず、ユーザは、表示画面１４０に通信ログを表示させる（ステップS９１）。次に、表示させたログ表示画面（図１１）上で再送するデータを選択する（ステップS９２）。

次に、画面上のメニューから「再送信用ファイル作成」を選択して、元の定義ファイルと同形式の再送用定義ファイル作成をして（ステップS９３）、最後に、選択されているデータのシート番号（図１１では送信文書欄に記載）を再送用定義ファイルの備考欄に設定する（ステップS９４）。再送用定義ファイルと通常の定義ファイルの区別は、備考欄にシート番号等が記載されているかどうかで判断することができる。これにより再送用定義ファイルが作成される。

なお、通信ログ表示画面上で、正しい値を入力可能な場合は、送信ファイル内のＦＡＸ番号あるいはメールアドレス等の宛先を書き換えるようにしても良い。

図１０は、ＦＡＸ送信の際に表示されるＦＡＸ送信画面を示す図である。

ＦＡＸ送信画面１０００は上記の作業選択画面（図示せず）からＦＡＸ送信を選択すると表示される画面であり、送信する定義ファイルを選択するための画面である。定義ファイル選択領域１００１では事前に作成された定義ファイルの定義名がリスト内に表示される。定義ファイルが１つの場合には当該定義ファイルが選択状態で表示される。

この定義ファイル選択領域１００１の下方には、送信に使用するＦＡＸ装置を選択するための送信ＦＡＸ選択領域１００２が配置されており、情報処理装置１００のOSに設定されているＦＡＸ装置のうち、送信に使用できるＦＡＸ装置名がリスト内に表示され、定義ファイル選択領域１００１で選択されている定義ファイルで設定されているFAX装置名が選択状態で表示される。また、使用できるＦＡＸ装置が１つの場合には、当該ＦＡＸ装置が選択状態で表示される。

送信ＦＡＸ選択領域１００２の下方には、定義ファイルの説明を表示するための定義ファイル説明表示領域１００３が配置されている。この定義ファイル説明表示領域１００３の下方には、ＦＡＸの送信時刻を指定する送信時刻指定ボタン１００４と指定する送信時刻を入力するための送信時刻指定領域１００５とが配置されている。送信時刻指定ボタン１００４は、直ちに送信する場合に選択する第１の選択ボタン１００４ａと指定した送信時刻に送信する場合に選択する第２の選択ボタン１００４ｂから成る。第２の選択ボタン１００４ｂを選択すると、その横に配置された送信時刻指定領域１００５に送信時刻が入力できる。送信時刻指定領域１００５では１時簡単位の設定と１０分単位の設定とを組み合わせて送信時刻の設定ができる。

第１の選択ボタン１００４ａを選択して送信ボタン１００６をクリックすると、直ちに送信が行われる。また、第２の選択ボタン１００４ｂを選択し、送信時刻を設定した状態で送信ボタン１００６をクリックすると、設定した時間に送信が行われる。戻るボタン１００７はＦＡＸ送信画面１０００を作業選択画面に戻すためのボタンである。

以上のデータ送信方法によれば、送信先を定めた宛先情報の位置を定義ファイルから取得し、送信用ファイルの宛先情報の位置に記載された宛先を取得してから送信用ファイルを送信するので、宛先情報が同一位置にある複数の送信ファイルのデータが大量であっても、情報処理装置に掛かる負荷を軽減するとともに簡易に自動送信が行える。さらに加えて送信エラーとなって再送が必要なデータも、再送用定義ファイルによって通常の送信と同様に簡易に再送信できる。

また、一般のオフィスアプリケーション等で、差し込み印刷を行った結果を送信用ファイルとして利用することができるので、同じ内容の文書を複数の異なる宛先に送信したいような場合に、別途に専用モジュールを開発することなく、本データ送信方法を流用することができる。

また、自動送信時に必要な情報を定義ファイルとして保存することにより、送信文書のフォーマット変更に伴う宛先記載位置の変更や送信情報の変更に簡単に対応でき、大量のデータ送信業務に伴う負荷を大幅に軽減できる。

なお、定義ファイル作成時（送信ファイル送信時）に、所定の期間内に送信が成功した組み合わせが有る場合には、その旨を通知する通知手段を有するようにしてもよい。これにより、例えば請求処理を複数の人数で担当しているような場合に、だぶって送信してしまうことを防ぐことができる。

上記実施の形態では、システム１は、情報処理装置１００とＦＡＸ装置２００およびメールサーバ３００とからなっているが、情報処理装置１００とＦＡＸ装置２００、または情報処理装置１００とメールサーバ３００とで構成されていてもよく、また、情報処理装置１００にＦＡＸ装置やメールサーバの機能をもたせ、一体で構成されてもよい。

また、上記実施の形態において、定義ファイル１２２の構成は図８（ａ）及び（ｂ）に示すものに限られず、カンマ区切りやタブ区切りのような形式であっても本発明の目的が達成されることはいうまでもない。

本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムをコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読出して実行することによって、達成することができる。

この場合、上記プログラムは、該プログラムを記録した記憶媒体から直接に供給されるか、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給されるようにすることができる。

本実施の形態にかかるデータ送信方法を実行する情報処理装置を含むシステム構成を示す図である。 図１における情報処理装置１００の構成を示すブロック図である。 図１におけるＦＡＸ装置２００の構成を示すブロック図である。 図１におけるメールサーバ３００の構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態にかかるデータ送信方法を示すフローチャートである。 定義ファイルを作成／編集する処理を示すフローチャートである。 本実施の形態において定義ファイルの作成等をするときに表示部１４０に表示される「定義作成／編集」画面を示す図である。 定義ファイルを例示する図であり、（ａ）はＦＡＸ送信を行う場合の定義ファイルを示し、（ｂ）は、メールによる送信を行う場合の定義ファイルを示している。 再送用定義ファイルの作成処理を示すフローチャートである。 ＦＡＸ送信の際に表示されるＦＡＸ送信画面を示す図である。 再送用定義ファイルの作成をするときに図２における表示部１４０に表示される「ログ表示画面」である。

符号の説明

１０ 通信回線
７４ 設定表示部
１００ 情報処理装置
１２０ 記憶部
１２１ 送信用ファイル
１２２ 定義ファイル
１７０ ファイル作成・修正部
１９０ 通信部
２００ ＦＡＸ装置
２２４ ログ管理部
２９０ 通信部
３００ メールサーバ
３２４ ログ管理部
３９０ 通信部
１０００ ＦＡＸ送信画面

Claims (9)

1. データ送受信の中継を行うファクシミリ装置と通信回線を介して当該データを送受信可能な情報処理装置において、
   送信先のファクシミリ番号が、複数のシートにおける同一セル位置に書き込まれた複数のシートが格納された、表計算形式で作成された送信用ファイルの、当該ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置を指定するための画面を表示する画面表示手段と、
   前記画面表示手段により表示された選択画面を介して指定された前記ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置と、前記送信用ファイルとが定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成手段と、
   前記定義ファイルを読み込んで、当該定義ファイルで指定されたファクシミリ番号のセル位置に書き込まれたファクシミリ番号を前記送信用ファイルのそれぞれのシートの当該セルから取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得したファクシミリ番号を前記ファクシミリ装置に送信することで、前記送信用ファイルに格納されたシートのデータを前記取得手段により取得されたファクシミリ番号先に送信する送信手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記画面表示手段は、送信に利用可能なファクシミリ装置を選択するための画面をさらに表示し、
   前記定義ファイル作成手段は、前記選択されたファクシミリ装置を含む定義ファイルを作成し、
   前記取得手段は、前記選択されたファクシミリ装置を前記定義ファイルから取得し、
   前記送信手段は、前記取得手段が取得した前記選択されたファクシミリ装置に、送信することを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記定義ファイル作成手段が作成した定義ファイルを記憶する記憶手段と、当該記憶手段から前記定義ファイルを読みだして、修正する修正手段を更に備えることを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記定義ファイルには、前記送信用ファイルの送信を中継する、前記通信回線に接続されたファクシミリ装置が定義されており、
   前記送信手段は、前記送信用ファイルが前記ファクシミリ装置から前記ファクシミリ番号先に送信される時刻を設定可能な送信時刻設定機能を備えることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記ファクシミリ装置から送信結果を受信する受信手段と、
   当該受信した送信結果を表示し、送信結果の中で再送したいデータを選択指示するための選択画面を表示する再送選択画面表示手段と、
   前記再送選択画面表示手段により表示された選択画面を介して選択指示されたデータのシート番号を前記定義ファイルに設定した、再送用定義ファイルを作成する再送用定義ファイル作成手段を有することを特徴とする請求項１乃至４いずれか１項に記載の情報処理装置。
6. 前記再送選択画面表示手段は、宛先情報を書き換え可能に表示し、
   前記再送用定義ファイル作成手段は、前記宛先情報が書き換えられたときには書き換えられた前記宛先情報を反映して、再送用定義ファイルを作成することを特徴とする請求項５記載の情報処理装置。
7. データ送受信の中継を行うファクシミリ装置と通信回線を介して当該データを送受信可能な情報処理装置によるデータ送信方法であって、
   前記情報処理装置の画面表示手段が、送信先のファクシミリ番号が、複数のシートにおける同一セル位置に書き込まれた複数のシートが格納された、表計算形式で作成された送信用ファイルの、当該ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置を指定するための画面を表示する画面表示ステップと、
   前記情報処理装置の定義ファイル作成手段が、前記画面表示ステップで表示された選択画面を介して指定された前記ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置と、前記送信用ファイルとが定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成ステップと、
   前記情報処理装置の取得手段が、前記定義ファイルを読み込んで、当該定義ファイルで指定されたファクシミリ番号のセル位置に書き込まれたファクシミリ番号を前記送信用ファイルのそれぞれのシートの当該セルから取得する取得ステップと、
   前記情報処理装置の送信手段が、前記取得ステップで取得したファクシミリ番号を前記ファクシミリ装置に送信することで、前記送信用ファイルに格納されたシートのデータを前記取得ステップで取得されたファクシミリ番号先に送信する送信ステップと、を備えることを特徴とする情報処理装置によるデータ送信方法。
8. データ送受信の中継を行うファクシミリ装置と通信回線を介して当該データを送受信可能な情報処理装置で実行されるプログラムであって、
   前記情報処理装置を、
   送信先のファクシミリ番号が、複数のシートにおける同一セル位置に書き込まれた複数のシートが格納された、表計算形式で作成された送信用ファイルの、当該ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置を指定するための画面を表示する画面表示手段と、
   前記画面表示手段により表示された選択画面を介して指定された前記ファクシミリ番号が書き込まれたセル位置と、前記送信用ファイルとが定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成手段と、
   前記定義ファイルを読み込んで、当該定義ファイルで指定されたファクシミリ番号のセル位置に書き込まれたファクシミリ番号を前記送信用ファイルのそれぞれのシートの当該セルから取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得したファクシミリ番号を前記ファクシミリ装置に送信することで、前記送信用ファイルに格納されたシートのデータを前記取得手段により取得されたファクシミリ番号先に送信する送信手段として機能させることを特徴とするコンピュータで読み取り実行可能なプログラム。
9. 請求項第８項に記載のプログラムを格納することを特徴とするコンピュータ可読記憶媒体。

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