JP4252289B2 - 生体情報を用いる文書管理システム、生体情報を用いる情報管理システム、生体情報を用いる文書管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるプログラム - Google Patents
生体情報を用いる文書管理システム、生体情報を用いる情報管理システム、生体情報を用いる文書管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるプログラム Download PDFInfo
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、高度なセキュリティが要求される文書管理を実現する分野に適用され、特に、人間の生体情報（バイオメトリクス情報）を利用して本人（個人）照合を行う生体情報を用いる文書管理システム、生体情報を用いる情報管理システム、生体情報を用いる文書管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の文書管理システムにおける文書のセキュリティに関しては、各々の文書にアクセス権を設定することにより、アクセス権をもつユーザのみがその文書にアクセスし読み書きできる方法が提案されている。アクセス権としては、システムのユーザ名およびパスワードが用いられる。ユーザを限定しない場合はパスワードのみを設定する場合もある。
【０００３】
システムのユーザは、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）へのログイン時、文書管理システムの使用開始時、またはその文書にアクセスするときに、ユーザ名およびパスワードを入力し、入力したユーザ名およびパスワードが前記アクセス権として設定していたユーザ名／パスワードと合致した場合、その文書へのアクセスが許可されるといった照合方式が一般的に行われている。
【０００４】
例えば、特許文献１に開示された電子文書管理システムおよび方法は、何らかの照合情報をアクセス権として文書に付加することにより、文書を保護するものである。保護されている文書は、文書サムネールの実態を表示せずに鍵マーク等でアクセス権が設定されていることをユーザに通知することにより、アクセス権が設定されていない文書と視覚的に区別できるようにしている。アクセス権で保護されている文書にアクセスする際は、前記照合情報を入力しそれが合致すれば、文書サムネールの実態を表示するようにしている。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−５１９８７号公報
【０００６】
また、近年ではコンピュータ自体のセキュリティという観点から、コンピュータの使用開始時に、従来のユーザ名およびパスワードによるログイン方式から、本人であることを確実に証明する方式として有効な、人間の生体情報を用いたログイン方式が提案されている。
【０００７】
ユーザの生体情報はあらかじめ読み取って登録しておき、ユーザがコンピュータヘのログインを行う場合、その生体情報を読み取って、登録されている生体情報と照合して本人かどうかを判定し、本人と判定された場合に限りコンピュータが使用可能となる等の方式が考えられている。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、生体情報を用いても、例えば指紋照合方式であれば偽造指紋を用いる、声紋照合方式であれば本人の声を録音したものを用いるというように、不正なアクセスが実行される危険性がある。
【０００９】
そこで、文書への不正なアクセスを検出した場合、直ちに不正なアクセスをした者に対し不正を防止するようなアクションを行うことが重要である。文書への不正なアクセスがあった場合、システム管理者等がその不正アクセスを検出し、直ちに不正なアクセスをした者に対し文書へのアクセスを拒否することで、文書への不正なアクセスを防止することが可能になる。しかしながら、従来より提案されている生体照合を用いた文書管理システムにおいては、先に述べた方法による文書への不正なアクセスを防止することはできない。
【００１０】
本発明は、上記従来技術の有する問題点に鑑みてなされたものであり、その目的は、文書データへの不正なアクセスを防止するための生体情報を用いる文書管理システム、生体情報を用いる情報管理システム、生体情報を用いる文書管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるプログラムを提供することにある。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の生体情報を用いる文書管理システムは、複数の文書データを格納するデータベースと、前記文書データにアクセスするユーザの生体情報を読み取る生体情報読取手段と、前記複数の文書データ別にアクセス可能なユーザ、および該文書データにアクセス可能なユーザに対する生体認証の必要の有無を設定する設定手段と、前記設定手段の設定内容を参照し、ユーザがアクセス可能な前記文書データにアクセスする際に、前記生体情報読取手段で読み取られたユーザの生体情報を用いた所定の生体認証を実行し、該生体認証の結果に基づき前記文書データに対するアクセスの可否を判定するアクセス制御手段とを備えた生体情報を用いる文書管理システムにおいて、前記データベースは、前記文書データを格納する複数のフォルダと、該フォルダを格納する複数のキャビネットを備え、前記設定手段には、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス可能なユーザと、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対する前記生体認証の必要の有無とが設定され、前記生体認証の結果、前記アクセス制御手段により前記文書データとのアクセスを不可とされたユーザに対し警告を発するとともに、その判定結果、前記ユーザが使用した端末装置に関する情報および前記ユーザに関する情報を所定の通知先端末装置に通知する判定結果通知手段と、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス不可とされたユーザの発生を通知する通知者と、当該通知者に対する通知内容とが通知情報として設定され、前記アクセス制御手段による判定結果、前記データベースに対するユーザのアクセスがアクセス不可と判定された時に、前記通知情報を参照して該当する通知者の端末に対して前記通知内容を通知する通知先選択手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１２】
上記構成によれば、前記文書データに対してアクセス不可とされたユーザに対して警告が発せられるとともに、所定の者（例えば、システム管理者）に対して、アクセス不可とされたユーザの発生があったことや、このユーザが使用した端末装置の情報、このユーザの情報（生体情報）を通知できる。また、キャビネット、フォルダ、文書という文書データの格納形態ごとにアクセス可能なユーザを設定できるため、ユーザ別に細かいアクセス制御が行える。また、前記文書データに対するアクセス不可とされたユーザが現れた場合に、その状況を通知するあて先を任意に選択できる。そして、キャビネット、フォルダ、文書という文書データの格納形態ごとにユーザの生体情報を用いたアクセス制御が可能なため、ユーザ別に細かいアクセス制御が行える。したがって、高度なセキュリティを備えた文書管理を実現できる。
【００１３】
また、前記判定結果通知手段による通知内容は、アクセス不可とされたユーザの発生の旨を示す画像表示、音声出力またはログ出力のうちを少なくとも一つを用いることを特徴とする。
【００１４】
上記構成によれば、アクセス不可とされたユーザの発生があったことが検出された場合の通知方法を、都合に合わせて画像表示、音声出力またはログ出力のなかから任意に選択できる。なお、前記通知方法は、一つを選択しても複数を選択してもよい。
【００１５】
また、前記通知先選択手段が選択するあて先は、システム管理者であることを特徴とする。
【００１６】
上記構成によれば、前記文書データに対するアクセス不可とされたユーザが現れた場合に、その状況をシステム管理者に通知することができる。
【００１７】
また、前記通知先選択手段が選択するあて先は、所定のユーザであることを特徴とする。
【００１８】
上記構成によれば、前記文書データに対するアクセス不可とされたユーザが現れた場合に、その状況を所定のユーザにも通知することができ、よりセキュリティを向上させることができる。
【００１９】
また、前記文書データとのアクセスが不可とされたユーザが現れた場合、すべてのユーザに対し前記文書データとのアクセスを不可とすることを特徴とする。
【００２０】
上記構成によれば、前記文書データに対してアクセス不可とされたユーザが現れた場合、このユーザのみならず、すべてのユーザに対して前記文書データとのアクセスを禁止することで、連続してアクセス不可なユーザがアクセスを試みることを防止し、このユーザを特定しやすくし、文書管理のセキュリティが向上する。
【００２１】
また、前記生体情報読取手段は、指紋を読み取るための指紋読取手段、声紋を読み取るためのマイク、顔を読み取るためのＣＣＤカメラのうちいずれか一つ以上を備えていることを特徴とする。
【００２２】
上記構成によれば、各個人特有の生体情報のうち、指紋、声紋、顔といった容易に取得できるものを用いるので、複雑な操作を必要とせず、利便性に富む。
【００２３】
また、前記文書データとのアクセスを不可と判定された回数をユーザごとに管理するアクセス不可回数管理手段を備え、該アクセス不可回数管理手段が所定の回数以上アクセス不可とされたユーザを検出した場合、前記判定結果通知手段は前記判定結果を所定の者に対して通知することを特徴とする。
【００２４】
上記構成によれば、真正なユーザの単純な操作ミス等を原因としたユーザ照合が失敗した場合に直ちに警告が発せられることがないよう考慮された文書管理が実現できる。
【００２５】
また、前記文書データとのアクセスを不可と判定された回数をユーザごとに管理するアクセス不可回数管理手段を備え、該アクセス不可回数管理手段が所定の回数以上連続してアクセス不可とされたユーザを検出した場合、前記判定結果通知手段は前記判定結果を所定の者に対して通知することを特徴とする。
【００２６】
上記構成によれば、真正なユーザの単純な操作ミス等を原因としたユーザ照合が失敗した場合に直ちに警告が発せられることがないよう考慮された文書管理が実現できる。
【００２７】
また、本発明の生体情報を用いる文書管理方法は、ネットワークを介して接続されたネットワークサーバとネットワーク端末装置との間でなされる文書管理方法において、利用を許可するユーザの生体情報を登録手段により前記ネットワークサーバに登録する第１の工程と、取得手段により、前記ネットワークサーバのデータベースのフォルダ、該フォルダを格納する複数のキャビネット、あるいはフォルダ内の文書データにアクセスしようとするユーザから生体情報を取得する第２の工程と、前記第１の工程で登録された生体情報と前記第２の工程で取得された生体情報との照合を行い、それらが合致するか否かを判定手段により判定する第３の工程と、前記第３の工程による判定結果が合致しない場合、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス不可とされたユーザの発生を通知する通知者と、当該通知者に対する通知内容との設定に基づいて、該当する通知者の端末に対して前記通知内容を通知手段により通知する第４の工程と、を含むことを特徴とする。
【００２８】
上記構成によれば、前記文書データにアクセス不可とされたユーザに対して警告が発せられるとともに、所定の者（例えば、システム管理者）に対して、アクセス不可とされたユーザの発生があったことや、このユーザが使用した端末装置の情報、このユーザの情報（生体情報）を通知できる。また、キャビネット、フォルダ、文書という文書データの格納形態ごとにアクセス可能なユーザを設定できるため、ユーザ別に細かいアクセス制御が行える。また、前記文書データに対するアクセス不可とされたユーザが現れた場合に、その状況を通知するあて先を任意に選択できる。そして、キャビネット、フォルダ、文書という文書データの格納形態ごとにユーザの生体情報を用いたアクセス制御が可能なため、ユーザ別に細かいアクセス制御が行える。したがって、高度なセキュリティを備えた文書管理を実現できる。
【００２９】
また、前記第１の工程で登録される前記生体情報は、ユーザの指紋または声紋または顔であることを特徴とする。
【００３０】
上記構成によれば、各個人特有の生体情報のうち、容易に取得できるものを用いるので、複雑な操作を必要とせず、利便性に富む。
【００３１】
また、前記第４の工程による通知は、生体情報の照合に失敗したユーザから取得した生体情報および当該ユーザが使用したネットワーク端末装置の情報であることを特徴とする。
【００３２】
上記構成によれば、アクセス不可とされたユーザの生体情報やこのとき使用された端末装置の情報も取得することができるため、アクセス不可とされたユーザを特定するのに有効な情報が得られる。
【００５４】
【発明の実施の形態】
以下、図示した実施の形態に基づき、本発明を詳細に説明する。
【００５５】
図１は、本発明の生体情報を用いる文書管理システムの構成の一例を示す図である。本発明のシステムは、ネットワーク１００に接続された、ネットワークサーバ１０１と、ネットワークサーバ１０１に対するクライアントである複数台のネットワーク端末装置（パーソナルコンピュータ）１０２と、文書を読み取るためのスキャナ１０３と、文書を印刷するためのプリンタ１０４とを含み構成される。また、ネットワーク端末装置１０２には、生体情報を読み取るための生体情報読取装置１０５が接続されている。
【００５６】
ネットワークサーバ１０１は、文書データを格納するためのデータベース（不図示）を備えている。このデータベースには、スキャナ１０３から読み取られた文書やネットワーク端末装置１０２で作成された文書が文書データとして格納される。
【００５７】
図２は、ネットワークサーバ１０１のデータベースに格納される文書データの構造を示す図である。前記データベースに格納される文書データは、ユーザによってアクセス可能なものであり、キャビネットＣＡＢ、フォルダＦ、および文書Ｌからなる階層構造を有している。フォルダＦは、複数の文書Ｌを格納しておくための器として機能し、キャビネットＣＡＢは、複数のフォルダＦを格納するための器として機能する。また、フォルダＦのなかにさらにフォルダＦを格納する等、複数階層のフォルダＦを形成することもできる。また、キャビネットＣＡＢは、フォルダＦ以外にも直接文書Ｌを格納することも可能である。
【００５８】
図２に示す例は、ある企業の設計部署における文書管理を想定した文書構造であり、「設計部」というキャビネットＣＡＢを作成し、このキャビネットＣＡＢの配下に、「第１設計部」というフォルダＦ１、「第２設計部」というフォルダＦ２、「人事情報」というフォルダＦ３、そして「一般通達」という文書Ｌ３を格納している。また、「第１設計部」というフォルダＦ１に「第１設計室」というフォルダＦ４を格納している。「第１設計室」というフォルダＦ４には「一般報告書」という文書Ｌ１が格納されている。「第２設計部」というフォルダＦ２には「技術文書」という文書Ｌ２が格納されている。
【００５９】
また、前述のように、ネットワークサーバ１０１、ネットワーク端末装置１０２、スキャナ１０３、およびプリンタ１０４は、ネットワーク１００を介して接続されている。したがって、スキャナ１０３から読み取られた文書を、ネットワーク端末装置１０２の記憶手段に記憶させることができる。ネットワークサーバ１０１およびネットワーク端末装置１０２により作成した文書をプリンタ１０４によって印刷することができる。ネットワークサーバ１０１およびネットワーク端末装置１０２の操作によってスキャナ１０３およびプリンタ１０４の動作の監視および制御が可能である。
【００６０】
生体情報読取装置１０５には、指紋を読み取るための指紋読取ユニット、声紋を読み取るためのマイク、顔を読み取るためのＣＣＤカメラ等が備えられている。生体情報読取装置１０５で読み取られた生体情報は、ネットワーク端末装置１０２およびネットワーク１００を介してネットワークサーバ１０１に転送され、ネットワークサーバ１０１の記憶手段に記憶される。
【００６１】
ネットワークサーバ１０１は、図２に示したキャビネットＣＡＢ、フォルダＦ、文書Ｌごとに、アクセスを可とするユーザおよび生体情報による照合（生体認証）の必要の有無を設定する手段（不図示）を備えている。この設定は、システム管理者、各文書データの作成者またはその所有者の意志による。また、ネットワークサーバ１０１はアクセス制御手段（不図示）を備えている。このアクセス制御手段は、取得された生体情報を基に、実際に入力されたユーザごとの生体情報を照合し、該当する器へのアクセスの可否を判定する。生体情報による照合は、入力された生体情報が指紋である場合には指紋による照合を行い、それが声紋である場合には声紋による照合を行い、それが顔である場合には顔による照合を行うことになる。
【００６２】
また、ネットワークサーバ１０１は判定結果通知手段（不図示）を備えている。この判定結果通知手段は、文書データへのアクセスが不可となった場合、この結果やアクセスを拒否されたユーザの生体情報、アクセスが拒否されたユーザが使用したネットワーク端末装置の情報を、所定の通知先端末装置に通知する。この通知は、画像表示、音声出力またはログ出力のうち少なくとも一つ以上の方法によって行われる。なお、ネットワークサーバ１０１は通知先選択手段を備えており、前記判定結果通知手段からの通知先を選択できる。したがって、判定結果の通知はシステム管理者のみならず、一般のユーザに対しても行うことができる。
【００６３】
また、ネットワークサーバ１０１は、文書データとのアクセスを不可と判断された回数をユーザごとに管理するアクセス不可回数管理手段を備えており、所定の回数以上アクセス不可とされたユーザを検出した場合、または所定の回数連続してアクセス不可とされたユーザを検出した場合のみ、前記判定結果を通知するようにすることもできる。
【００６４】
以下、本発明の生体情報を用いる文書管理方法の実行手順について説明する。この方法は図１に示したシステムを用いて実行される。図３は、この方法の手順を示すフローチャートである。
【００６５】
１）本発明の生体情報を用いる文書管理方法を実行するための前提となるユーザの生体情報を登録する（ステップＳ１）。
【００６６】
まず、ユーザの生体情報を生体情報読取装置１０５で読み取り、この情報をネットワーク端末装置１０２およびネットワーク１００を介してネットワークサーバ１０１に転送し、ネットワークサーバ１０１の記憶手段に記憶する。
【００６７】
次に、ネットワークサーバ１０１のデータベースに格納された文書データへ不正なアクセスを検出した場合の対処方法を設定する。具体的には、前記記憶手段に記憶されたユーザの生体情報に基づき、ネットワークサーバ１０１のデータベースに格納されている各文書データごとにアクセス可能な者を登録する。また、当該文書データにアクセス可能なユーザに対する生体照合の必要の有無を設定する。加えて、不正なアクセスを検出した場合に、この検出結果の通知対象者および通知方法を設定する。
【００６８】
図４は、ステップＳ１で設定される、不正アクセスが検出された場合の検出結果の通知対象者と通知方法の一例を示す図表である。この表は、図２に示したキャビネット／フォルダ／文書ごとに、その作成者（所有者）、不正アクセスを検出した場合の通知対象者（第三者）、さらに通知する際の通知方法について示している。
【００６９】
図２に示した「設計部」というキャビネットＣＡＢを例にとると、この作成者（所有者）はＡさんであり、不正アクセスがあった際の通知対象者は、システム管理者、ＡＡさん、作成者である。さらに通知方法としては、当該通知対象者が所有するネットワーク端末装置１０２に対する画像表示（例えば、「不正アクセスが検出されました」等の文字表示）、音声出力（警告音）、ログの出力である。また、文書作成者に対しても、同様の方法で通知する。なお、この通知方法は任意に選択して設定することができる。
【００７０】
例えば「設計書」というキャビネットＣＡＢに対する不正なアクセスを検出した場合、まず、システム管理者であるＡＡさんのネットワーク端末装置１０２に対し文字表示、音声、ログの出力という方法で通知し、さらにキャビネットＣＡＢの作成者であるＡさんのネットワーク端末装置１０２に対し文字表示、音声、ログの出力という方法で通知する。また、「一般報告書」という文書に対する不正なアクセスを検出した場合、作成者であるＤさんのネットワーク端末装置１０２に対しログを出力するという方法で通知する。
【００７１】
ところで、真正なユーザが何らかの操作ミス等により認証に失敗することも考えられる。そこで、真正なユーザによるアクセスが不正のアクセスであったと誤認され通知されるのを避けるため、本発明の方法では、認証（照合）に失敗した回数をカウントし、認証の失敗が所定回数（上限値）以上検出された場合に不正なアクセスがあったと判断し、通知する。
【００７２】
また、認証の失敗が所定の回数連続して起こった場合に、不正なアクセスがあったと判断し、通知を行うようにしてもよい。これは、生体情報の信頼性から、不正なユーザが認証を行う場合のほうが連続して認証に失敗する可能性が極めて高いことが考えられるためである。
【００７３】
図５は、ステップＳ１で設定される、各ユーザと認証（照合）の失敗回数および認証（照合）の失敗回数の上限の関係の一例を示す図表である。例えば、Ａさんに対して許容する「認証に失敗した回数（上限値）」を３回に設定する。ネットワークサーバ１０１はユーザごとの認証に失敗した回数を管理している。そして、実際にＡさん（Ａさんになりすました不正ユーザの場合も含む）が認証に失敗した場合、Ａさんの「認証に失敗した回数」のカウントを１にする。引き続き、Ａさん（Ａさんになりすました不正ユーザの場合も含む）が認証に失敗した場合、Ａさんの「認証に失敗した回数」のカウントを２にする。
【００７４】
さらに、Ａさん（Ａさんになりすました不正ユーザの場合も含む）が認証に失敗した場合、Ａさんの「認証に失敗した回数」のカウントを３にする。この時点で許容される「認証に失敗した回数（上限値）」に達したため、図４に示されている通知対象者に設定した通知方法により通知する。
【００７５】
なお、Ａさん（Ａさんになりすました不正ユーザの場合も含む）が認証に失敗した場合でも、Ａさんの許容される「認証に失敗した回数（上限値）」のカウント値に達する前に認証に成功した場合は、「認証に失敗した回数」を０に戻すようにすれば、連続して許容される「認証に失敗した回数（上限値）」に達した場合のみ通知することが可能となる。
【００７６】
２）ネットワークサーバ１０１のデータベースにアクセスしようとするユーザの生体情報を取得する（ステップＳ２）。このとき、前記データベースにアクセスしようとするユーザの生体情報は、生体情報読取装置１０５から取得される。
【００７７】
３）ステップＳ１において登録されている生体情報とステップＳ２において取得した生体情報との照合を行う（ステップＳ３）。この照合は、データベース全体へのアクセスを目的とする者に対して行うものであってもよいし、キャビネットＣＡＢ、フォルダＦ、文書Ｌそれぞれへのアクセスを目的とする者に対して行うものであってもよい。前述した許容される「認証に失敗した回数（上限値）」に達する前に生体情報の照合に成功した場合は（ステップＳ３：Ｙｅｓ）ステップＳ４へ進み、そうでない場合は（ステップＳ３：Ｎｏ）ステップＳ５へ進む。
【００７８】
４）ステップＳ３において生体情報の照合に成功した場合（ステップＳ３：Ｙｅｓ）、ネットワークサーバ１０１はユーザに対しデータベースに格納されている所望の文書データとのアクセスを許可する（ステップＳ４）。
【００７９】
５）ステップＳ３において生体情報の照合に成功しなかった場合（ステップＳ３：Ｎｏ）、ネットワークサーバ１０１は直ちにすべてのユーザに対しデータベースに格納されている文書データとのアクセスを不許可（操作不可）にする（ステップＳ５）。なお、不正にアクセスした者に対してのみ前記文書データとのアクセスを不許可（操作不可）としてもよい。
【００８０】
また、本発明では、図２に示したような構造の文書データを用いている。したがって、不正にアクセスした者に対して、すべての文書データに対するアクセスを禁止することもできるし、特定のキャビネットＣＡＢに対してのみのアクセスを禁止することもできる。特定のフォルダＦ、または特定の文書Ｌに対してのみアクセスを禁止することも可能である。
【００８１】
６）ネットワークサーバ１０１は、不正なアクセスが検出されたことを図４に示した表に記載されている通知対象者に対しその表に記載されている方法により通知する。あわせて、取得した不正なアクセスを行った者の生体情報およびこのとき使用された端末装置の情報を通知対象者に通知すると共に、不正なアクセスを行ったユーザが使用したネットワーク端末装置１０２の表示装置に所定の警告メッセージを表示する（ステップＳ６）。
【００８２】
なお、本発明の方法では、事情が許される場合には、一度不正なアクセスをした者に対しても、所定の時間が経過すれば再度のアクセスを可能にすることもできる。
【００８３】
以上説明したように、本発明によれば、不正アクセスを検出した場合には、すべてのユーザ（または不正アクセス者のみ）に対して直ちに文書データとのアクセスを不可とし、所定の者に対して不正なアクセスがあった旨を通知することができる。
【００８４】
また、不正にアクセスした者の生体情報やこのとき使用された端末装置の情報も取得することができるため、不正なアクセスを行った者を特定するのに有効な情報が得られる。
【００８５】
さらに、不正にアクセスした者の端末装置に対して警告メッセージを表示することができる。不正にアクセスした者に対し警告の通知を行うことは不正アクセス者に対する威嚇となる。特に、表示するメッセージの色や文字の大きさを目立つようにすれば、不正にアクセスした者の近辺にいる他のユーザに対しても不正なアクセスがあったことを知らせることができるため、不正アクセス者に対するより一層の威嚇となりうる。
【００８６】
また、本発明の方法では、生体情報の照合失敗が真正なユーザの操作ミス等を原因とするものであった場合に、直ちに警告が発せられることがないよう考慮し、所定の回数以上の照合の失敗があった場合のみ警告が発せられるようにしている。
【００８７】
以上のように、本発明の生体情報を用いる文書管理方法は、ユーザの単純な操作ミスにより誤った警告が発せられることがないように考慮しながらも、利用可能なユーザを各個人に特有な生体情報を用いて判断しているので、従来広く用いられていた「パスワード」による不正なアクセス防止方法と比べ格段に優れている。
【００８８】
以上、本発明の一実施形態を図面に沿って説明した。しかしながら本発明はこの実施の形態に示した事項に限定されず、特許請求の範囲の記載に基づいてその変更、改良等が可能であることは云うまでもない。例えば、上述した方法では、ユーザの生体情報を用いた照合はネットワークサーバ１０１で行っているが、これを生体情報読取装置１０５で行い、この結果をネットワークサーバ１０１に通知するようにしてもよい。
【００８９】
なお、本実施の形態で説明した文書管理方法は、予め用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。
【００９０】
【発明の効果】
上述のように、本発明によれば、生体情報を用いて文書データへの不正なアクセスを防止することができるという効果を奏する。特に不正アクセスの発生時に予め定めた特定の管理者に詳細を通知することができるようになり、不正利用の発生を速やかに知ることができ、追跡等が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の生体情報を用いる文書管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】 ネットワークサーバのデータベースに格納される文書データの構造を示す図である。
【図３】 本発明の生体情報を用いる文書管理方法の実行手順を示すフローチャートである。
【図４】 本発明の生体情報を用いる文書管理方法において設定される、不正アクセスが検出された場合の検出結果の通知対象者と通知方法の一例を示す図表である。
【図５】 本発明の生体情報を用いる文書管理方法において設定される、各ユーザと認証の失敗回数および認証の失敗回数の上限の関係の一例を示す図表である。
【符号の説明】
１００ ネットワーク
１０１ ネットワークサーバ
１０２ ネットワーク端末装置
１０３ スキャナ
１０４ プリンタ
１０５ 生体情報読取装置
ＣＡＢ キャビネット
Ｆ（Ｆ１〜Ｆ４） フォルダ
Ｌ（Ｌ１〜Ｌ３） 文書
【発明の属する技術分野】
本発明は、高度なセキュリティが要求される文書管理を実現する分野に適用され、特に、人間の生体情報（バイオメトリクス情報）を利用して本人（個人）照合を行う生体情報を用いる文書管理システム、生体情報を用いる情報管理システム、生体情報を用いる文書管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の文書管理システムにおける文書のセキュリティに関しては、各々の文書にアクセス権を設定することにより、アクセス権をもつユーザのみがその文書にアクセスし読み書きできる方法が提案されている。アクセス権としては、システムのユーザ名およびパスワードが用いられる。ユーザを限定しない場合はパスワードのみを設定する場合もある。
【０００３】
システムのユーザは、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）へのログイン時、文書管理システムの使用開始時、またはその文書にアクセスするときに、ユーザ名およびパスワードを入力し、入力したユーザ名およびパスワードが前記アクセス権として設定していたユーザ名／パスワードと合致した場合、その文書へのアクセスが許可されるといった照合方式が一般的に行われている。
【０００４】
例えば、特許文献１に開示された電子文書管理システムおよび方法は、何らかの照合情報をアクセス権として文書に付加することにより、文書を保護するものである。保護されている文書は、文書サムネールの実態を表示せずに鍵マーク等でアクセス権が設定されていることをユーザに通知することにより、アクセス権が設定されていない文書と視覚的に区別できるようにしている。アクセス権で保護されている文書にアクセスする際は、前記照合情報を入力しそれが合致すれば、文書サムネールの実態を表示するようにしている。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−５１９８７号公報
【０００６】
また、近年ではコンピュータ自体のセキュリティという観点から、コンピュータの使用開始時に、従来のユーザ名およびパスワードによるログイン方式から、本人であることを確実に証明する方式として有効な、人間の生体情報を用いたログイン方式が提案されている。
【０００７】
ユーザの生体情報はあらかじめ読み取って登録しておき、ユーザがコンピュータヘのログインを行う場合、その生体情報を読み取って、登録されている生体情報と照合して本人かどうかを判定し、本人と判定された場合に限りコンピュータが使用可能となる等の方式が考えられている。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、生体情報を用いても、例えば指紋照合方式であれば偽造指紋を用いる、声紋照合方式であれば本人の声を録音したものを用いるというように、不正なアクセスが実行される危険性がある。
【０００９】
そこで、文書への不正なアクセスを検出した場合、直ちに不正なアクセスをした者に対し不正を防止するようなアクションを行うことが重要である。文書への不正なアクセスがあった場合、システム管理者等がその不正アクセスを検出し、直ちに不正なアクセスをした者に対し文書へのアクセスを拒否することで、文書への不正なアクセスを防止することが可能になる。しかしながら、従来より提案されている生体照合を用いた文書管理システムにおいては、先に述べた方法による文書への不正なアクセスを防止することはできない。
【００１０】
本発明は、上記従来技術の有する問題点に鑑みてなされたものであり、その目的は、文書データへの不正なアクセスを防止するための生体情報を用いる文書管理システム、生体情報を用いる情報管理システム、生体情報を用いる文書管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるプログラムを提供することにある。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の生体情報を用いる文書管理システムは、複数の文書データを格納するデータベースと、前記文書データにアクセスするユーザの生体情報を読み取る生体情報読取手段と、前記複数の文書データ別にアクセス可能なユーザ、および該文書データにアクセス可能なユーザに対する生体認証の必要の有無を設定する設定手段と、前記設定手段の設定内容を参照し、ユーザがアクセス可能な前記文書データにアクセスする際に、前記生体情報読取手段で読み取られたユーザの生体情報を用いた所定の生体認証を実行し、該生体認証の結果に基づき前記文書データに対するアクセスの可否を判定するアクセス制御手段とを備えた生体情報を用いる文書管理システムにおいて、前記データベースは、前記文書データを格納する複数のフォルダと、該フォルダを格納する複数のキャビネットを備え、前記設定手段には、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス可能なユーザと、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対する前記生体認証の必要の有無とが設定され、前記生体認証の結果、前記アクセス制御手段により前記文書データとのアクセスを不可とされたユーザに対し警告を発するとともに、その判定結果、前記ユーザが使用した端末装置に関する情報および前記ユーザに関する情報を所定の通知先端末装置に通知する判定結果通知手段と、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス不可とされたユーザの発生を通知する通知者と、当該通知者に対する通知内容とが通知情報として設定され、前記アクセス制御手段による判定結果、前記データベースに対するユーザのアクセスがアクセス不可と判定された時に、前記通知情報を参照して該当する通知者の端末に対して前記通知内容を通知する通知先選択手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１２】
上記構成によれば、前記文書データに対してアクセス不可とされたユーザに対して警告が発せられるとともに、所定の者（例えば、システム管理者）に対して、アクセス不可とされたユーザの発生があったことや、このユーザが使用した端末装置の情報、このユーザの情報（生体情報）を通知できる。また、キャビネット、フォルダ、文書という文書データの格納形態ごとにアクセス可能なユーザを設定できるため、ユーザ別に細かいアクセス制御が行える。また、前記文書データに対するアクセス不可とされたユーザが現れた場合に、その状況を通知するあて先を任意に選択できる。そして、キャビネット、フォルダ、文書という文書データの格納形態ごとにユーザの生体情報を用いたアクセス制御が可能なため、ユーザ別に細かいアクセス制御が行える。したがって、高度なセキュリティを備えた文書管理を実現できる。
【００１３】
また、前記判定結果通知手段による通知内容は、アクセス不可とされたユーザの発生の旨を示す画像表示、音声出力またはログ出力のうちを少なくとも一つを用いることを特徴とする。
【００１４】
上記構成によれば、アクセス不可とされたユーザの発生があったことが検出された場合の通知方法を、都合に合わせて画像表示、音声出力またはログ出力のなかから任意に選択できる。なお、前記通知方法は、一つを選択しても複数を選択してもよい。
【００１５】
また、前記通知先選択手段が選択するあて先は、システム管理者であることを特徴とする。
【００１６】
上記構成によれば、前記文書データに対するアクセス不可とされたユーザが現れた場合に、その状況をシステム管理者に通知することができる。
【００１７】
また、前記通知先選択手段が選択するあて先は、所定のユーザであることを特徴とする。
【００１８】
上記構成によれば、前記文書データに対するアクセス不可とされたユーザが現れた場合に、その状況を所定のユーザにも通知することができ、よりセキュリティを向上させることができる。
【００１９】
また、前記文書データとのアクセスが不可とされたユーザが現れた場合、すべてのユーザに対し前記文書データとのアクセスを不可とすることを特徴とする。
【００２０】
上記構成によれば、前記文書データに対してアクセス不可とされたユーザが現れた場合、このユーザのみならず、すべてのユーザに対して前記文書データとのアクセスを禁止することで、連続してアクセス不可なユーザがアクセスを試みることを防止し、このユーザを特定しやすくし、文書管理のセキュリティが向上する。
【００２１】
また、前記生体情報読取手段は、指紋を読み取るための指紋読取手段、声紋を読み取るためのマイク、顔を読み取るためのＣＣＤカメラのうちいずれか一つ以上を備えていることを特徴とする。
【００２２】
上記構成によれば、各個人特有の生体情報のうち、指紋、声紋、顔といった容易に取得できるものを用いるので、複雑な操作を必要とせず、利便性に富む。
【００２３】
また、前記文書データとのアクセスを不可と判定された回数をユーザごとに管理するアクセス不可回数管理手段を備え、該アクセス不可回数管理手段が所定の回数以上アクセス不可とされたユーザを検出した場合、前記判定結果通知手段は前記判定結果を所定の者に対して通知することを特徴とする。
【００２４】
上記構成によれば、真正なユーザの単純な操作ミス等を原因としたユーザ照合が失敗した場合に直ちに警告が発せられることがないよう考慮された文書管理が実現できる。
【００２５】
また、前記文書データとのアクセスを不可と判定された回数をユーザごとに管理するアクセス不可回数管理手段を備え、該アクセス不可回数管理手段が所定の回数以上連続してアクセス不可とされたユーザを検出した場合、前記判定結果通知手段は前記判定結果を所定の者に対して通知することを特徴とする。
【００２６】
上記構成によれば、真正なユーザの単純な操作ミス等を原因としたユーザ照合が失敗した場合に直ちに警告が発せられることがないよう考慮された文書管理が実現できる。
【００２７】
また、本発明の生体情報を用いる文書管理方法は、ネットワークを介して接続されたネットワークサーバとネットワーク端末装置との間でなされる文書管理方法において、利用を許可するユーザの生体情報を登録手段により前記ネットワークサーバに登録する第１の工程と、取得手段により、前記ネットワークサーバのデータベースのフォルダ、該フォルダを格納する複数のキャビネット、あるいはフォルダ内の文書データにアクセスしようとするユーザから生体情報を取得する第２の工程と、前記第１の工程で登録された生体情報と前記第２の工程で取得された生体情報との照合を行い、それらが合致するか否かを判定手段により判定する第３の工程と、前記第３の工程による判定結果が合致しない場合、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス不可とされたユーザの発生を通知する通知者と、当該通知者に対する通知内容との設定に基づいて、該当する通知者の端末に対して前記通知内容を通知手段により通知する第４の工程と、を含むことを特徴とする。
【００２８】
上記構成によれば、前記文書データにアクセス不可とされたユーザに対して警告が発せられるとともに、所定の者（例えば、システム管理者）に対して、アクセス不可とされたユーザの発生があったことや、このユーザが使用した端末装置の情報、このユーザの情報（生体情報）を通知できる。また、キャビネット、フォルダ、文書という文書データの格納形態ごとにアクセス可能なユーザを設定できるため、ユーザ別に細かいアクセス制御が行える。また、前記文書データに対するアクセス不可とされたユーザが現れた場合に、その状況を通知するあて先を任意に選択できる。そして、キャビネット、フォルダ、文書という文書データの格納形態ごとにユーザの生体情報を用いたアクセス制御が可能なため、ユーザ別に細かいアクセス制御が行える。したがって、高度なセキュリティを備えた文書管理を実現できる。
【００２９】
また、前記第１の工程で登録される前記生体情報は、ユーザの指紋または声紋または顔であることを特徴とする。
【００３０】
上記構成によれば、各個人特有の生体情報のうち、容易に取得できるものを用いるので、複雑な操作を必要とせず、利便性に富む。
【００３１】
また、前記第４の工程による通知は、生体情報の照合に失敗したユーザから取得した生体情報および当該ユーザが使用したネットワーク端末装置の情報であることを特徴とする。
【００３２】
上記構成によれば、アクセス不可とされたユーザの生体情報やこのとき使用された端末装置の情報も取得することができるため、アクセス不可とされたユーザを特定するのに有効な情報が得られる。
【００５４】
【発明の実施の形態】
以下、図示した実施の形態に基づき、本発明を詳細に説明する。
【００５５】
図１は、本発明の生体情報を用いる文書管理システムの構成の一例を示す図である。本発明のシステムは、ネットワーク１００に接続された、ネットワークサーバ１０１と、ネットワークサーバ１０１に対するクライアントである複数台のネットワーク端末装置（パーソナルコンピュータ）１０２と、文書を読み取るためのスキャナ１０３と、文書を印刷するためのプリンタ１０４とを含み構成される。また、ネットワーク端末装置１０２には、生体情報を読み取るための生体情報読取装置１０５が接続されている。
【００５６】
ネットワークサーバ１０１は、文書データを格納するためのデータベース（不図示）を備えている。このデータベースには、スキャナ１０３から読み取られた文書やネットワーク端末装置１０２で作成された文書が文書データとして格納される。
【００５７】
図２は、ネットワークサーバ１０１のデータベースに格納される文書データの構造を示す図である。前記データベースに格納される文書データは、ユーザによってアクセス可能なものであり、キャビネットＣＡＢ、フォルダＦ、および文書Ｌからなる階層構造を有している。フォルダＦは、複数の文書Ｌを格納しておくための器として機能し、キャビネットＣＡＢは、複数のフォルダＦを格納するための器として機能する。また、フォルダＦのなかにさらにフォルダＦを格納する等、複数階層のフォルダＦを形成することもできる。また、キャビネットＣＡＢは、フォルダＦ以外にも直接文書Ｌを格納することも可能である。
【００５８】
図２に示す例は、ある企業の設計部署における文書管理を想定した文書構造であり、「設計部」というキャビネットＣＡＢを作成し、このキャビネットＣＡＢの配下に、「第１設計部」というフォルダＦ１、「第２設計部」というフォルダＦ２、「人事情報」というフォルダＦ３、そして「一般通達」という文書Ｌ３を格納している。また、「第１設計部」というフォルダＦ１に「第１設計室」というフォルダＦ４を格納している。「第１設計室」というフォルダＦ４には「一般報告書」という文書Ｌ１が格納されている。「第２設計部」というフォルダＦ２には「技術文書」という文書Ｌ２が格納されている。
【００５９】
また、前述のように、ネットワークサーバ１０１、ネットワーク端末装置１０２、スキャナ１０３、およびプリンタ１０４は、ネットワーク１００を介して接続されている。したがって、スキャナ１０３から読み取られた文書を、ネットワーク端末装置１０２の記憶手段に記憶させることができる。ネットワークサーバ１０１およびネットワーク端末装置１０２により作成した文書をプリンタ１０４によって印刷することができる。ネットワークサーバ１０１およびネットワーク端末装置１０２の操作によってスキャナ１０３およびプリンタ１０４の動作の監視および制御が可能である。
【００６０】
生体情報読取装置１０５には、指紋を読み取るための指紋読取ユニット、声紋を読み取るためのマイク、顔を読み取るためのＣＣＤカメラ等が備えられている。生体情報読取装置１０５で読み取られた生体情報は、ネットワーク端末装置１０２およびネットワーク１００を介してネットワークサーバ１０１に転送され、ネットワークサーバ１０１の記憶手段に記憶される。
【００６１】
ネットワークサーバ１０１は、図２に示したキャビネットＣＡＢ、フォルダＦ、文書Ｌごとに、アクセスを可とするユーザおよび生体情報による照合（生体認証）の必要の有無を設定する手段（不図示）を備えている。この設定は、システム管理者、各文書データの作成者またはその所有者の意志による。また、ネットワークサーバ１０１はアクセス制御手段（不図示）を備えている。このアクセス制御手段は、取得された生体情報を基に、実際に入力されたユーザごとの生体情報を照合し、該当する器へのアクセスの可否を判定する。生体情報による照合は、入力された生体情報が指紋である場合には指紋による照合を行い、それが声紋である場合には声紋による照合を行い、それが顔である場合には顔による照合を行うことになる。
【００６２】
また、ネットワークサーバ１０１は判定結果通知手段（不図示）を備えている。この判定結果通知手段は、文書データへのアクセスが不可となった場合、この結果やアクセスを拒否されたユーザの生体情報、アクセスが拒否されたユーザが使用したネットワーク端末装置の情報を、所定の通知先端末装置に通知する。この通知は、画像表示、音声出力またはログ出力のうち少なくとも一つ以上の方法によって行われる。なお、ネットワークサーバ１０１は通知先選択手段を備えており、前記判定結果通知手段からの通知先を選択できる。したがって、判定結果の通知はシステム管理者のみならず、一般のユーザに対しても行うことができる。
【００６３】
また、ネットワークサーバ１０１は、文書データとのアクセスを不可と判断された回数をユーザごとに管理するアクセス不可回数管理手段を備えており、所定の回数以上アクセス不可とされたユーザを検出した場合、または所定の回数連続してアクセス不可とされたユーザを検出した場合のみ、前記判定結果を通知するようにすることもできる。
【００６４】
以下、本発明の生体情報を用いる文書管理方法の実行手順について説明する。この方法は図１に示したシステムを用いて実行される。図３は、この方法の手順を示すフローチャートである。
【００６５】
１）本発明の生体情報を用いる文書管理方法を実行するための前提となるユーザの生体情報を登録する（ステップＳ１）。
【００６６】
まず、ユーザの生体情報を生体情報読取装置１０５で読み取り、この情報をネットワーク端末装置１０２およびネットワーク１００を介してネットワークサーバ１０１に転送し、ネットワークサーバ１０１の記憶手段に記憶する。
【００６７】
次に、ネットワークサーバ１０１のデータベースに格納された文書データへ不正なアクセスを検出した場合の対処方法を設定する。具体的には、前記記憶手段に記憶されたユーザの生体情報に基づき、ネットワークサーバ１０１のデータベースに格納されている各文書データごとにアクセス可能な者を登録する。また、当該文書データにアクセス可能なユーザに対する生体照合の必要の有無を設定する。加えて、不正なアクセスを検出した場合に、この検出結果の通知対象者および通知方法を設定する。
【００６８】
図４は、ステップＳ１で設定される、不正アクセスが検出された場合の検出結果の通知対象者と通知方法の一例を示す図表である。この表は、図２に示したキャビネット／フォルダ／文書ごとに、その作成者（所有者）、不正アクセスを検出した場合の通知対象者（第三者）、さらに通知する際の通知方法について示している。
【００６９】
図２に示した「設計部」というキャビネットＣＡＢを例にとると、この作成者（所有者）はＡさんであり、不正アクセスがあった際の通知対象者は、システム管理者、ＡＡさん、作成者である。さらに通知方法としては、当該通知対象者が所有するネットワーク端末装置１０２に対する画像表示（例えば、「不正アクセスが検出されました」等の文字表示）、音声出力（警告音）、ログの出力である。また、文書作成者に対しても、同様の方法で通知する。なお、この通知方法は任意に選択して設定することができる。
【００７０】
例えば「設計書」というキャビネットＣＡＢに対する不正なアクセスを検出した場合、まず、システム管理者であるＡＡさんのネットワーク端末装置１０２に対し文字表示、音声、ログの出力という方法で通知し、さらにキャビネットＣＡＢの作成者であるＡさんのネットワーク端末装置１０２に対し文字表示、音声、ログの出力という方法で通知する。また、「一般報告書」という文書に対する不正なアクセスを検出した場合、作成者であるＤさんのネットワーク端末装置１０２に対しログを出力するという方法で通知する。
【００７１】
ところで、真正なユーザが何らかの操作ミス等により認証に失敗することも考えられる。そこで、真正なユーザによるアクセスが不正のアクセスであったと誤認され通知されるのを避けるため、本発明の方法では、認証（照合）に失敗した回数をカウントし、認証の失敗が所定回数（上限値）以上検出された場合に不正なアクセスがあったと判断し、通知する。
【００７２】
また、認証の失敗が所定の回数連続して起こった場合に、不正なアクセスがあったと判断し、通知を行うようにしてもよい。これは、生体情報の信頼性から、不正なユーザが認証を行う場合のほうが連続して認証に失敗する可能性が極めて高いことが考えられるためである。
【００７３】
図５は、ステップＳ１で設定される、各ユーザと認証（照合）の失敗回数および認証（照合）の失敗回数の上限の関係の一例を示す図表である。例えば、Ａさんに対して許容する「認証に失敗した回数（上限値）」を３回に設定する。ネットワークサーバ１０１はユーザごとの認証に失敗した回数を管理している。そして、実際にＡさん（Ａさんになりすました不正ユーザの場合も含む）が認証に失敗した場合、Ａさんの「認証に失敗した回数」のカウントを１にする。引き続き、Ａさん（Ａさんになりすました不正ユーザの場合も含む）が認証に失敗した場合、Ａさんの「認証に失敗した回数」のカウントを２にする。
【００７４】
さらに、Ａさん（Ａさんになりすました不正ユーザの場合も含む）が認証に失敗した場合、Ａさんの「認証に失敗した回数」のカウントを３にする。この時点で許容される「認証に失敗した回数（上限値）」に達したため、図４に示されている通知対象者に設定した通知方法により通知する。
【００７５】
なお、Ａさん（Ａさんになりすました不正ユーザの場合も含む）が認証に失敗した場合でも、Ａさんの許容される「認証に失敗した回数（上限値）」のカウント値に達する前に認証に成功した場合は、「認証に失敗した回数」を０に戻すようにすれば、連続して許容される「認証に失敗した回数（上限値）」に達した場合のみ通知することが可能となる。
【００７６】
２）ネットワークサーバ１０１のデータベースにアクセスしようとするユーザの生体情報を取得する（ステップＳ２）。このとき、前記データベースにアクセスしようとするユーザの生体情報は、生体情報読取装置１０５から取得される。
【００７７】
３）ステップＳ１において登録されている生体情報とステップＳ２において取得した生体情報との照合を行う（ステップＳ３）。この照合は、データベース全体へのアクセスを目的とする者に対して行うものであってもよいし、キャビネットＣＡＢ、フォルダＦ、文書Ｌそれぞれへのアクセスを目的とする者に対して行うものであってもよい。前述した許容される「認証に失敗した回数（上限値）」に達する前に生体情報の照合に成功した場合は（ステップＳ３：Ｙｅｓ）ステップＳ４へ進み、そうでない場合は（ステップＳ３：Ｎｏ）ステップＳ５へ進む。
【００７８】
４）ステップＳ３において生体情報の照合に成功した場合（ステップＳ３：Ｙｅｓ）、ネットワークサーバ１０１はユーザに対しデータベースに格納されている所望の文書データとのアクセスを許可する（ステップＳ４）。
【００７９】
５）ステップＳ３において生体情報の照合に成功しなかった場合（ステップＳ３：Ｎｏ）、ネットワークサーバ１０１は直ちにすべてのユーザに対しデータベースに格納されている文書データとのアクセスを不許可（操作不可）にする（ステップＳ５）。なお、不正にアクセスした者に対してのみ前記文書データとのアクセスを不許可（操作不可）としてもよい。
【００８０】
また、本発明では、図２に示したような構造の文書データを用いている。したがって、不正にアクセスした者に対して、すべての文書データに対するアクセスを禁止することもできるし、特定のキャビネットＣＡＢに対してのみのアクセスを禁止することもできる。特定のフォルダＦ、または特定の文書Ｌに対してのみアクセスを禁止することも可能である。
【００８１】
６）ネットワークサーバ１０１は、不正なアクセスが検出されたことを図４に示した表に記載されている通知対象者に対しその表に記載されている方法により通知する。あわせて、取得した不正なアクセスを行った者の生体情報およびこのとき使用された端末装置の情報を通知対象者に通知すると共に、不正なアクセスを行ったユーザが使用したネットワーク端末装置１０２の表示装置に所定の警告メッセージを表示する（ステップＳ６）。
【００８２】
なお、本発明の方法では、事情が許される場合には、一度不正なアクセスをした者に対しても、所定の時間が経過すれば再度のアクセスを可能にすることもできる。
【００８３】
以上説明したように、本発明によれば、不正アクセスを検出した場合には、すべてのユーザ（または不正アクセス者のみ）に対して直ちに文書データとのアクセスを不可とし、所定の者に対して不正なアクセスがあった旨を通知することができる。
【００８４】
また、不正にアクセスした者の生体情報やこのとき使用された端末装置の情報も取得することができるため、不正なアクセスを行った者を特定するのに有効な情報が得られる。
【００８５】
さらに、不正にアクセスした者の端末装置に対して警告メッセージを表示することができる。不正にアクセスした者に対し警告の通知を行うことは不正アクセス者に対する威嚇となる。特に、表示するメッセージの色や文字の大きさを目立つようにすれば、不正にアクセスした者の近辺にいる他のユーザに対しても不正なアクセスがあったことを知らせることができるため、不正アクセス者に対するより一層の威嚇となりうる。
【００８６】
また、本発明の方法では、生体情報の照合失敗が真正なユーザの操作ミス等を原因とするものであった場合に、直ちに警告が発せられることがないよう考慮し、所定の回数以上の照合の失敗があった場合のみ警告が発せられるようにしている。
【００８７】
以上のように、本発明の生体情報を用いる文書管理方法は、ユーザの単純な操作ミスにより誤った警告が発せられることがないように考慮しながらも、利用可能なユーザを各個人に特有な生体情報を用いて判断しているので、従来広く用いられていた「パスワード」による不正なアクセス防止方法と比べ格段に優れている。
【００８８】
以上、本発明の一実施形態を図面に沿って説明した。しかしながら本発明はこの実施の形態に示した事項に限定されず、特許請求の範囲の記載に基づいてその変更、改良等が可能であることは云うまでもない。例えば、上述した方法では、ユーザの生体情報を用いた照合はネットワークサーバ１０１で行っているが、これを生体情報読取装置１０５で行い、この結果をネットワークサーバ１０１に通知するようにしてもよい。
【００８９】
なお、本実施の形態で説明した文書管理方法は、予め用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。
【００９０】
【発明の効果】
上述のように、本発明によれば、生体情報を用いて文書データへの不正なアクセスを防止することができるという効果を奏する。特に不正アクセスの発生時に予め定めた特定の管理者に詳細を通知することができるようになり、不正利用の発生を速やかに知ることができ、追跡等が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の生体情報を用いる文書管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】 ネットワークサーバのデータベースに格納される文書データの構造を示す図である。
【図３】 本発明の生体情報を用いる文書管理方法の実行手順を示すフローチャートである。
【図４】 本発明の生体情報を用いる文書管理方法において設定される、不正アクセスが検出された場合の検出結果の通知対象者と通知方法の一例を示す図表である。
【図５】 本発明の生体情報を用いる文書管理方法において設定される、各ユーザと認証の失敗回数および認証の失敗回数の上限の関係の一例を示す図表である。
【符号の説明】
１００ ネットワーク
１０１ ネットワークサーバ
１０２ ネットワーク端末装置
１０３ スキャナ
１０４ プリンタ
１０５ 生体情報読取装置
ＣＡＢ キャビネット
Ｆ（Ｆ１〜Ｆ４） フォルダ
Ｌ（Ｌ１〜Ｌ３） 文書
Claims (12)
- 複数の文書データを格納するデータベースと、
前記文書データにアクセスするユーザの生体情報を読み取る生体情報読取手段と、
前記複数の文書データ別にアクセス可能なユーザ、および該文書データにアクセス可能なユーザに対する生体認証の必要の有無を設定する設定手段と、
前記設定手段の設定内容を参照し、ユーザがアクセス可能な前記文書データにアクセスする際に、前記生体情報読取手段で読み取られたユーザの生体情報を用いた所定の生体認証を実行し、該生体認証の結果に基づき前記文書データに対するアクセスの可否を判定するアクセス制御手段とを備えた生体情報を用いる文書管理システムにおいて、
前記データベースは、前記文書データを格納する複数のフォルダと、該フォルダを格納する複数のキャビネットを備え、
前記設定手段には、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス可能なユーザと、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対する前記生体認証の必要の有無とが設定され、
前記生体認証の結果、前記アクセス制御手段により前記文書データとのアクセスを不可とされたユーザに対し警告を発するとともに、その判定結果、前記ユーザが使用した端末装置に関する情報および前記ユーザに関する情報を所定の通知先端末装置に通知する判定結果通知手段と、
前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス不可とされたユーザの発生を通知する通知者と、当該通知者に対する通知内容とがテーブルに設定され、前記アクセス制御手段による判定結果、前記データベースに対するユーザのアクセスがアクセス不可と判定された時に、前記テーブルを参照して該当する通知者の端末に対して前記通知内容を通知する通知先選択手段と、
を備えたことを特徴とする生体情報を用いる文書管理システム。 - 前記判定結果通知手段による通知内容は、アクセス不可とされたユーザの発生の旨を示す画像表示、音声出力またはログ出力のうちの少なくとも一つを用いることを特徴とする請求項１に記載の生体情報を用いる文書管理システム。
- 前記通知先選択手段が選択するあて先は、システム管理者であることを特徴とする請求項１または２に記載の生体情報を用いる文書管理システム。
- 前記通知先選択手段が選択するあて先は、所定のユーザであることを特徴とする請求項３に記載の生体情報を用いる文書管理システム。
- 前記文書データとのアクセスが不可とされたユーザが現れた場合、すべてのユーザに対し前記文書データとのアクセスを不可とすることを特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の生体情報を用いる文書管理システム。
- 前記生体情報読取手段は、指紋を読み取るための指紋読取手段、声紋を読み取るためのマイク、顔を読み取るためのＣＣＤカメラのうちいずれか一つ以上を備えていることを特徴とする請求項１〜５のいずれか一つに記載の生体情報を用いる文書管理システム。
- 前記文書データとのアクセスを不可と判定された回数をユーザごとに管理するアクセス不可回数管理手段を備え、
該アクセス不可回数管理手段が所定の回数以上アクセス不可とされたユーザを検出した場合、前記判定結果通知手段は前記判定結果を所定の者に対して通知することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の生体情報を用いる文書管理システム。 - 前記文書データとのアクセスを不可と判定された回数をユーザごとに管理するアクセス不可回数管理手段を備え、
該アクセス不可回数管理手段が所定の回数以上連続してアクセス不可とされたユーザを検出した場合、前記判定結果通知手段は前記判定結果を所定の者に対して通知することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の生体情報を用いる文書管理システム。 - ネットワークを介して接続されたネットワークサーバとネットワーク端末装置との間でなされる文書管理方法において、
利用を許可するユーザの生体情報を登録手段により前記ネットワークサーバに登録する第１の工程と、
取得手段により、前記ネットワークサーバのデータベースのフォルダ、該フォルダを格納する複数のキャビネット、あるいはフォルダ内の文書データにアクセスしようとするユーザから生体情報を取得する第２の工程と、
前記第１の工程で登録された生体情報と前記第２の工程で取得された生体情報との照合を行い、それらが合致するか否かを判定手段により判定する第３の工程と、
前記第３の工程による判定結果が合致しない場合、前記文書データと前記フォルダと前記キャビネットのそれぞれに対してアクセス不可とされたユーザの発生を通知する通知者と、当該通知者に対する通知内容とが設定されたテーブルを参照して、該当する通知者の端末に対して前記通知内容を通知手段により通知する第４の工程と、
を含むことを特徴とする生体情報を用いる文書管理方法。 - 前記第１の工程で登録される前記生体情報は、ユーザの指紋または声紋または顔であることを特徴とする請求項９に記載の生体情報を用いる文書管理方法。
- 前記第４の工程による通知は、生体情報の照合に失敗したユーザから取得した生体情報および当該ユーザが使用したネットワーク端末装置の情報であることを特徴とする請求項９または１０に記載の生体情報を用いる文書管理方法。
- 請求項９〜１１のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
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