JP4244062B2 - 電子印鑑 - Google Patents

Description

本発明は、電子文書をオンラインで決裁処理するための電子文書回覧検印システムに使用される電子印鑑に関するものである。

従来の電子文書回覧検印システムは、通信回線を介して互いに接続され、電子文書の送受信を行う複数のコンピュータ端末機と、これらのコンピュータ端末機に接続され、複数の印鑑イメージをパスワードに基づいて個人別に格納する印鑑イメージファイルを有するホストコンピュータとからなっており、利用者は、自己のコンピュータ端末機に送信されてきた電子文書を見て承認可能と判断すると、パスワードを使ってホストコンピュータから印鑑イメージを自己のコンピュータ端末機に呼び出し、電子文書の検印位置に書き込む。そして、この電子文書を次の回覧先に送信する。

しかしながら、上述した電子文書回覧検印システムでは、パスワードを他人に知られた場合に印鑑イメージが不正使用されるという問題があった。

また、上述した電子文書回覧検印システムや、印刷した文書を回覧し文書の内容を承認した者が印鑑に朱肉を付けて文書に押印する旧来の文書回覧検印システムでは、同じ姓の複数の人間が同一の印鑑イメージまたは印鑑を使用する可能性が有り、その場合に誰が検印したかを識別できないという問題が有った。

本発明は、上述した問題点を解消することを目的としてなされたものである。

上記目的を達成するために、本発明は、コンピュータ上の文書に検印される印鑑イメージを形成するための印鑑イメージ形成用データを、前記コンピュータとの間で授受する電子印鑑において、前記印鑑イメージは、前記印鑑イメージ形成用データと、前記コンピュータ上にあって前記印鑑イメージのサイズ、書体、外形を含む印鑑イメージ基本データとから形成され、前記印鑑イメージのうち、前記印鑑イメージ基本データから分離されて利用者ごとに識別可能に加工された部分を前記印鑑イメージ形成用データとして記録する記録手段と、前記コンピュータとの間で前記印鑑イメージ形成用データを含むデータの授受を行うデータ授受手段と、を備え、前記コンピュータからの要求に応じて、前記印鑑イメージ形成用データを前記コンピュータへ送信することを特徴としている。

また本発明は、上記構成の電子印鑑が、前記記録手段と前記データ授受手段とを有するＩＣチップを備えたＩＣカードからなることを特徴としている。

本発明によれば、パスワードを他人に知られて印鑑イメージを勝手に使用されるということがなく、電子印鑑を持っている利用者本人しか印鑑イメージを使用することができないので、安全性が高い。また、印鑑イメージが利用者毎に識別可能であるため、検印者を特定することができる。また、電子印鑑をＩＣカードで構成すると、携帯性が向上する。

以下、本発明の具体的な実施形態を図面を参照しながら説明する。図１は本発明の一実施形態の概略構成図、図２はＩＣカード（電子印鑑）の平面図である。

本実施形態の電子文書回覧検印システムは、一つの会社内で電子文書をオンラインで決裁処理するようにしたもので、図１に示すように、通信回線Ｌを介して互いに接続された複数のコンピュータ端末機１、１、・・・と、このシステムの利用者が所有するＩＣカード（電子印鑑）２と、各コンピュータ端末機１、１、・・・に接続されたＩＣカード・リーダ／ライタ３と、各コンピュータ端末機１、１、・・・に通信回線Ｌを介して接続されたホストコンピュータ４とからなっている。

コンピュータ端末機１は、ディスプレイ５と、キーボードやマウス等からなる入力装置（不図示）と、ハードディスク等からなる記憶装置（不図示）と、プリンタ（不図示）とを備えている。

ＩＣカード２はＩＣチップを内蔵しており、該ＩＣチップは、ＩＣカード２の表面に設けられた接点２ａ（図２参照）を介してＩＣカード・リーダ／ライタ３と情報の授受を行う。ＩＣチップはＣＰＵとメモリを有し、メモリには、利用者の個人情報（社員コード、氏名、所属部署、役職、パスワード等）、本システムに使用されるカードであるか否かを判定するためのカード識別データ、後述する印鑑イメージ基本データによって形成される基本イメージを利用者毎に識別可能な固有の印鑑イメージに加工する印鑑イメージ形成用データが記録される。

ＩＣカード・リーダ／ライタ３は、ＩＣカード２を挿入するためのカード挿入スロット３ａを有しており、コンピュータ端末機１からの指令に従ってＩＣカード２に対して情報の読み書きを行う。

ホストコンピュータ４は、制御装置６と、これに接続された記憶装置７とを備えており、各コンピュータ端末機１、１、・・・に接続されている。記憶装置７は、利用者の個人情報を格納する利用者管理ファイル７ａと、印鑑イメージのサイズ、書体、外形を含む印鑑イメージ基本データを社員コードに基づいて格納する印鑑基本ファイル７ｂと、電子文書の検印情報を文書識別データに基づいて格納する検印情報ファイル７ｃとを有している。

検印情報ファイル７ｃは、電子文書本体と、電子文書に書き込まれた単数または複数の印鑑イメージと、各印鑑イメージに対応する情報（社員コード、検印位置、検印日付）とを格納するもので、互いに関連する印鑑イメージ、社員コード、検印位置、検印日付は一つのグループとして格納される。社員コードは利用者管理ファイル７ａとリンクしており、検印情報をコンピュータ端末機１に呼び出したときに、社員コードに対応する氏名、役職、所属部署も表示できるようになっている。

このように、本実施形態では、ホストコンピュータ４に基本イメージを形成する印鑑イメージ基本データのみを格納し、ＩＣカード２に基本イメージを利用者毎に識別可能な印鑑イメージに加工する印鑑イメージ形成用データを記録するようにしているので、ホストコンピュータにかかる負担が少ない。

次に、本実施形態の動作を説明する。最初に、利用者が自己の印鑑イメージを作成する手順を図３のフローチャートに基づいて説明する。

コンピュータ端末機１を起動すると、ディスプレイ５の画面に、文書作成、文書送信、新規印鑑登録、検印、検印状況確認等のメニューが表示され、利用者が新規印鑑登録のメニューを選択する（ステップ＃５）と、ディスプレイ５の画面にＩＣカード２の挿入を要求するメッセージが表示される。

利用者がＩＣカード２をＩＣカード・リーダ／ライタ３の挿入スロット３ａに挿入する（ステップ＃１０）と、ＩＣカード２に記録された利用者の個人情報やカード識別データ等が読み取られ、コンピュータ端末機１に送信される。コンピュータ端末機１は、カード識別データから、このＩＣカード２が使用可能なカードであるか否かを判定し、使用不可の場合にはその旨がディスプレイ５に表示されるとともにＩＣカード・リーダ／ライタ３のカード挿入スロット３ａからＩＣカード２が排出される。

ＩＣカード２が使用可能な場合には、ディスプレイ５の画面にパスワードの入力を要求するメッセージが表示され、利用者がパスワードを入力する（ステップ＃１５）と、コンピュータ端末機１は、このパスワードをＩＣカード２から読み取ったパスワードと照合し、正しくない場合にはディスプレイ５にその旨が表示されるとともにＩＣカード・リーダ／ライタ３のカード挿入スロット３ａからＩＣカード２が排出される。

パスワードが正しい場合には、ディスプレイ５が、印鑑イメージ基本データを作成する画面に切り替わり、印鑑イメージのサイズ、書体、外形がそれぞれ複数種類表示されるので、利用者は、所望のデータを順次選択入力して印鑑イメージ基本データを作成する（ステップ＃２０）。これが終了すると、ディスプレイ５に印鑑イメージ基本データによって形成された基本イメージが表示される。

次に、ディスプレイ５は、この基本イメージを利用者毎に異なる固有の印鑑イメージに加工する画面に切り替わるので、利用者は、マウスやカーソル等を使用して基本イメージを加工し、印鑑イメージを作成する。例えば、図４に示すように、基本イメージの書体（ａ）の一部（円で囲んだ部分）の形状を変えて異なる書体（ｂ）としたり、書体を囲む枠の一部を消したり、色を部分的に変えるなどして他の印鑑イメージと異なる固有の印鑑イメージを作成する（ステップ＃２５）。

これが終了し、画面上の登録キーを選択入力すると、印鑑イメージを形成しているデータが、前記印鑑イメージ基本データと、これを印鑑イメージに加工する印鑑イメージ形成用データとに分離され、印鑑イメージ基本データはホストコンピュータ４に送信され、記憶装置７の印鑑基本ファイル７ｂに社員コードに基づいて格納される（ステップ＃３０）。また、印鑑イメージ形成用データはＩＣカード・リーダ／ライタ３に送信され、ＩＣカード２に記録される（ステップ＃３５）。これによって印鑑イメージ作成処理が終了し、ＩＣカード２がＩＣカード・リーダ／ライタ３のカード挿入スロット３ａから排出される（ステップ＃４０）。

次に、電子文書に検印を行う手順を図５のフローチャートに基づいて説明する。まず、コンピュータ端末機１で電子文書が作成され、電子文書の作成者は、電子文書を自己のコンピュータ端末機１の記憶装置とホストコンピュータ４の記憶装置７の検印情報ファイル７ｂに格納するとともに最初の回覧先のコンピュータ端末機１に送信する。電子文書を受け取った利用者は、電子文書の内容を検討し、承認可能と判断すると、コンピュータ端末機１の画面に電子文書とともに表示されているメニューの中から検印のメニューを選択する（ステップ＃１０５）。

これにより、ディスプレイ５の画面にＩＣカード２の挿入を要求するメッセージが表示されるので、利用者がＩＣカード２をＩＣカード・リーダ／ライタ３のカード挿入スロット３ａに挿入する（ステップ＃１１０）と、ＩＣカード２に記録された個人情報やカード識別データ等が読み取られ、コンピュータ端末機１に送信される。コンピュータ端末機１は、カード識別データに基づいてこのＩＣカード２が使用可能なカードであるか否かを判定し、使用不可の場合にはその旨がディスプレイ５に表示されるとともにＩＣカード・リーダ／ライタ３のカード挿入スロット３ａからＩＣカード２が排出される。

ＩＣカード２が使用可能な場合には、ディスプレイ５にパスワードの入力を要求するメッセージが表示され、利用者がパスワードを入力する（ステップ＃１１５）と、コンピュータ端末機１は、このパスワードをＩＣカード２から読み取ったパスワードと照合し、正しくない場合にはディスプレイ５にその旨が表示されるとともにＩＣカード・リーダ／ライタ３のカード挿入スロット３ａからＩＣカード２が排出される。

パスワードが正しい場合には、コンピュータ端末機１は、社員コードをホストコンピュータ４に送信し、ホストコンピュータ４の制御装置６は、この社員コードに基づいて記憶装置７の印鑑基本ファイル７ｂを検索し、該当する印鑑イメージ基本データを読み出してコンピュータ端末機１に送信する（ステップ＃１２０）。

次に、ＩＣカード・リーダ／ライタ３によってＩＣカード２に記録された印鑑イメージ形成用データが読み取られ、コンピュータ端末機１に送信される（ステップ＃１２５）。コンピュータ端末機１は、ホストコンピュータ４から送られてきた印鑑イメージ基本データとＩＣカード・リーダ／ライタ３から送られてきた印鑑イメージ形成用データとから印鑑イメージを形成し、ディスプレイ５に表示する（ステップ＃１３０）。

利用者は、ディスプレイ５に表示された印鑑イメージを確認し、自己の印鑑イメージに間違いが無い場合には、コンピュータ端末機１の入力装置を操作して印鑑イメージを電子文書の所定の検印位置に書き込む（ステップ＃１３５）。印鑑イメージの書き込みが終了すると、電子文書の文書識別データ、印鑑イメージ、社員コード、検印位置、検印日付がホストコンピュータ４に送信され、記憶装置７の検印情報ファイル７ｃに、社員コード、印鑑イメージ、検印位置、検印日付が一つのグループとして格納される。そして、検印済の電子文書は次の回覧先に送信される。

電子文書の検印状況を確認する場合には、ディスプレイ５に表示されているメニューの中から検印状況確認を選択し、確認しようとする電子文書の文書識別データを入力して、ホストコンピュータ４の記憶装置７の検印情報ファイル７ｃに格納されているデータを呼び出す。これによって、ディスプレイ５には、印鑑イメージが書き込まれた電子文書が表示され、さらに、コンピュータ端末機１の入力装置を操作することにより、各印鑑イメージの検印日付、印鑑イメージに対応する社員コード、氏名、役職、所属部署も表示させることができる。したがって、検印を行った者を間違い無く特定することができる。

なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。

例えば、電子印鑑は磁気カードによって構成してもよいし、カード状記録媒体以外の記録媒体（例えば、磁気ディスク、光ディスク等のディスク状記録媒体、磁気テープ等）で構成してもよい。

また、上記実施形態では、印鑑イメージを形成するデータを印鑑イメージ基本データと印鑑イメージ形成用データとに分割し、印鑑イメージ形成用データのみを電子印鑑に記録するようにしているが、これに代えて、印鑑イメージを形成するデータの全てを電子印鑑に記録するようにしてもよい。

また、上記実施形態では、印鑑イメージを視覚的に識別する場合について説明したが、これに代えて、印鑑イメージをデジタル的、即ち印鑑イメージを形成するデータによって識別するようにしてもよい。

また、検印済の電子文書をコンピュータ端末機のディスプレイに表示する際に、電子文書に書き込まれた印鑑イメージのデータから印鑑イメージ基本データのみを取り出してディスプレイに基本イメージのみ表示するようにしてもよい。このようにすると、他人がディスプレイに表示された印鑑イメージを見て印鑑イメージを偽造し悪用するのを防止することができる。

本発明の一実施形態の概略構成図。 図１のシステムに使用されるＩＣカード（電子印鑑）の平面図。 印鑑イメージを登録する手順を示すフローチャート。 印鑑イメージ作成の一例を示す説明図。 電子文書に検印を行う手順を示すフローチャート。

符号の説明

１ コンピュータ端末機
２ ＩＣカード（電子印鑑）
３ ＩＣカード・リーダ／ライタ（読取装置）
４ ホストコンピュータ

Claims (2)

1. コンピュータ上の文書に検印される印鑑イメージを形成するための印鑑イメージ形成用データを、前記コンピュータとの間で授受する電子印鑑において、
   前記印鑑イメージは、前記印鑑イメージ形成用データと、前記コンピュータ上にあって前記印鑑イメージのサイズ、書体、外形を含む印鑑イメージ基本データとから形成され、
   前記印鑑イメージのうち、前記印鑑イメージ基本データから分離されて利用者ごとに識別可能に加工された部分を前記印鑑イメージ形成用データとして記録する記録手段と、
   前記コンピュータとの間で前記印鑑イメージ形成用データを含むデータの授受を行うデータ授受手段と、
   を備え、前記コンピュータからの要求に応じて、前記印鑑イメージ形成用データを前記コンピュータへ送信することを特徴とする電子印鑑。
2. 前記記録手段と前記データ授受手段とを有するＩＣチップを備えたＩＣカードからなることを特徴とする請求項１に記載の電子印鑑。

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