JP4176119B2 - 勤怠管理システム - Google Patents

Description

本発明は、勤怠状況の管理に関し、連絡先の管理機能を有する勤怠管理システムに関する。

内線電話により通話先の相手に電話を掛ける場合、通話相手の内線電話番号が不明であるときには、内線電話番号の一覧表を参照して目的とする内線電話番号を探し出して電話機を掛けることが一般的である。

しかしながら、内線電話番号の一覧表は、実際に通話相手が在や不在かに関わらずはじめに設定された内線電話番号を表示するものである。そのため、通話相手が会議や外出などの理由で不在のときには、一覧表に表示された内線電話番号に電話を掛けたとしても、通話相手と通話することはできずにかけ直す必要が生じ、効率が悪いという問題がある。

内線電話番号の一覧表を静止画情報として作成しておき、端末装置のディスプレイに表示することにより、来客受付案内を行うコンピュータ来客受付案内システムが、例えば特許文献１に提案されている。
特開平１０−２２２５７６号公報

本発明は、連絡相手と確実に連絡することができる連絡先を知見でき、また、連絡先による連絡の可能性を連絡前に知ることができる勤怠管理システムを提供する。

本発明は、複数ある連絡先において、どの連絡先に連絡すれば連絡がとりやすいかの、連絡の確実性を表す連絡先の順位を各登録者の勤怠状況やスケジュール状況等の業務状況と連動させて定め、これにより、登録者との連絡を容易とする連絡先を表示し、また、連絡先における相手の在、不在を事前の把握が容易とする、休暇、外出、遅刻、早退、残業等の勤怠状況やスケジュール状況の管理を行う。

各登録者に対して複数の連絡先、及び連絡先を順位を定める順位付け条件を連絡先データベースに設定し、連絡先照会者から求められた登録者の連絡先要求に基づいて連絡先データベースから各登録者に設定された複数の連絡先及び順位付け条件を読み出し、この読み出した順位付け条件に基づいて複数の連絡先を順位付けする。この順位付けを勤怠状況やスケジュール状況等の業務状況と連動させて行う。

ここで、登録者は、本発明により連絡先を管理する対象者であり、予め連絡可能な連絡先を登録しておく。連絡先としては、例えば内線電話番号、外線電話番号、携帯電話番号、電子メールのアドレス等とすることができる。

本発明の勤怠管理システムは、登録者が自己の勤怠状況の確認及び勤務事項の入力を行う登録者端末と、管理対象の登録者の勤怠状況を管理する管理者端末と、登録者の勤怠状況を記録し管理する勤怠管理サーバとがネットワーク上において相互通信自在に接続して構成される。

本発明の勤怠管理システムによる第１の態様は、上記構成の勤怠管理システムにおける勤怠管理サーバであり、この勤怠管理サーバは、認証情報を照合して認証処理を行う認証手段と、登録者の勤怠状況及び承認結果を記録する勤怠状況記録手段と、記録される勤怠状況から選択した勤怠状況を登録者端末又は管理者端末に送信する勤怠状況送信手段と、登録者の連絡先を管理し、勤怠状況に基づいて連絡先を順位付けする連絡先管理手段と、順位付けした連絡先に基づいて表示データを形成する表示データ形成手段とを備える。

本発明の勤怠管理システムの第２の態様は、上記構成の勤怠管理システムにおける勤怠管理サーバ及び登録者端末であり、登録者端末は、登録者端末の利用開始時及び利用終了時に行う認証情報入力手段と、登録者個人の勤怠状況を表示する個人勤怠状況表示手段と、勤怠状況を入力する勤怠状況入力手段と、出退社時及び勤怠事項の申請入力時の時刻を読み取る時刻読み取り手段と、連絡先登録手段と、連絡先表示手段とを備える。

本発明の勤怠管理システムの第３の態様は、上記構成の勤怠管理システムにおける勤怠管理サーバ及び管理端末であり、管理者端末は、管理者端末の利用開始時及び利用終了時に行う認証情報入力手段と、管理対象の登録者を設定する登録者設定手段と、登録者の勤怠状況を表示する登録者勤怠状況表示手段と、登録者による申請の承認、非承認を選択する承認手段と、連絡先登録手段と、管理対象の登録者の連絡先をどの範囲まで表示させるかを設定する連絡先開示範囲設定手段と、連絡先表示手段とを備える。

勤怠管理システムの第４の態様は、上記構成の勤怠管理システムにおいて、第１の態様〜第３の態様の勤怠管理サーバと、各登録者端末と、管理者端末とを備える。

勤怠管理システムの第５の態様は、上記構成の勤怠管理システムにおいて、勤怠管理サーバと別にネットワークに連絡先管理サーバを備えた構成とし、この連絡先管理サーバは、登録者の連絡先を管理し、勤怠状況に基づいて連絡先を順位付けする連絡先管理手段と、順位付けした連絡先に基づいて表示データを形成する表示データ形成手段とを備える構成とする。

連絡先の順位付けに用いる業務管理データは勤怠データ及びスケジュールデータを含み、勤怠管理サーバは登録者の勤怠データ及びスケジュールを勤怠状況として管理する。

各登録者の複数の連絡先、及び連絡先を順位を定める順位付け条件が設定された連絡先データベースと、連絡先データベースに設定される連絡先の順位を順位付け条件に基づいて定める連絡先管理サーバとを備えた構成において、連絡先管理サーバは、連絡先照会者から求められた登録者の連絡先要求に基づいて連絡先データベースから各登録者に設定された複数の連絡先及び順位付け条件を読み出し、読み出した順位付け条件に基づいて複数の連絡先を順位付けする。

この順位付け条件は、各登録者の業務管理データに対する連絡先の順位を定める。この登録者の順位付け条件に連絡先が要求される登録者の業務管理データを適用させることにより、連絡先の順位付けを行う。

業務管理データは、登録者の勤怠データ及び／又はスケジュールデータを含み、順位付け条件は、勤怠状況及び／又はスケジュール状況に対する連絡先の順位を設定する。勤怠データから取得した勤怠状況及び／又はスケジュールデータから取得したスケジュール状況を、この順位付け条件に適用することにより連絡先の順位付けを行う。勤怠状況は、休暇申請、早退申請、遅刻申請、残業申請、出張申請、出社時刻の何れかを含む。

また、順位付け条件は、時間帯及び／又は連絡先要求元に対する連絡先の順位を定めることができる。この順位付け条件に、連絡先が要求された時間帯及び／又は連絡先要求元を適用することにより、連絡先の順位付けを行う。

連絡先管理サーバは、ネットワークを介して受けた連絡先要求に基づいて要求された登録者の業務管理データを取得し、取得した業務管理データを登録者の順位付け条件に適用することにより、連絡先の順位付けを行う。

また、連絡先管理サーバは、業務管理データを管理する勤怠管理サーバやスケジュールサーバとネットワークを介して接続する。勤怠管理サーバから登録者の勤怠データを取得し勤怠データから得られる勤怠状況や、スケジュールサーバから登録者のスケジュールデータを取得しスケジュールデータから得られるスケジュール状況を順位付け条件に適用することによる連絡先の順位付けを行う。勤怠状況は、休暇申請、早退申請、遅刻申請、残業申請、出張申請、出社時刻の何れかを含むことができる。

順位付け条件は、時間帯及び／又は連絡先要求元を条件として連絡先の順位を定める。連絡先管理サーバは、連絡先要求に基づいて連絡先データベースから各登録者に設定された複数の連絡先及び順位付け条件を読み出し、連絡先が要求され時点の時間帯及び／又は連絡先要求元を順位付け条件と照会することにより、連絡先の順位付けを行う。連絡先は、内線電話番号、外線電話番号、携帯電話番号、電子メールのアドレスの少なくとも何れかを含む。

また、連絡先管理サーバは、順位付けした連絡先を表示する表示データを形成し、連絡先データベースが接続されるネットワークを介して、ネットワークに接続される連絡先要求元に表示データを送信する。表示データは、各登録者に設定された複数の全連絡先を順位付けした順に並び替えた表示データ、又は、各登録者に設定された複数の全連絡先に順位付けした順位を付加した表示データとすることができる。また、表示データは、順位付けにより連絡先の設定が外された場合には連絡先を非表示とするようにしてもよい。

本発明の勤怠管理システムによれば、連絡相手の連絡先の確認を容易とする勤怠状況の管理を行うことができる。

以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。

図１は本発明の概略を説明するための図であり、連絡先管理システムを例として示している。なお、勤怠管理システムは、連絡先管理サーバの機能を勤怠管理サーバ内に組み込むことにより構成することができる。

図１において、連絡先管理システム１は、ネットワーク９を介して、連絡先管理サーバ２、勤怠管理サーバ３、スケジュールサーバ４、メニューサーバ５、認証サーバ６、端末（管理者端末７Ａ，登録者端末７Ｂ，照会端末７Ｃ）７が接続され、さらに、照会端末の機能を備える電話機８を接続することができる。

ここで、登録者は連絡先の管理が行われる利用者であり、この連絡先管理がネットワークで接続される勤務形態で使用される場合には勤務者が登録者となる。また、連絡先管理を、ネットワークで接続される種々の利用者に適用する場合には、登録者は勤務者に限らず任意の利用者とすることができる。連絡先は、例えば、内線電話番号、外線電話番号、携帯電話番号、電子メールアドレス等がある。

連絡先管理サーバ２は、端末７や電話機８からの連絡先の照会要求に応じて登録者が利用可能な連絡先を検索し、検索した連絡先を端末７や電話機８に表示する機能を備え、登録者の勤務状況やスケジュール状況に応じて連絡先の順位付けを行い、より連絡性の高い連絡先や、各連絡先における不在状況を連絡先の要求者に知らせる。

勤怠管理サーバ３は登録者の勤務状況を管理し、また、スケジュールサーバ４は登録者のスケジュールを管理する。連絡先管理サーバ２は、勤怠管理サーバ３やスケジュールサーバ４から登録者の居所に関する情報を取得し、この情報に基づいて連絡先を表示するための表示データを形成する。

メニューサーバ５は、連絡先管理、勤怠管理、スケジュール管理を含む種々の業務管理の選択を管理するサーバであり、利用者はこのメニューサーバ５にアクセスすることで連絡先管理の他、種々の業務管理を選択して利用することができる。

また、認証サーバ６は、この業務管理を利用する際に、ネットワークへのアクセス承認を行うサーバであり、この認証はＩＤコードやパスワードに基づいて行う他、指紋、顔画像、眼球画像等の認証情報に基づいて行うことができる。なお、認証サーバ６は勤怠管理サーバ３内に設けることもできる。

端末７は管理者端末７Ａ、及び登録者端末７Ｂを含んでいる。登録者端末７Ｂは各登録者が利用する端末であり、連絡先の要求及びこの要求で取得した連絡先を表示することができる他、この端末から登録者自身が利用する連絡先の登録等の操作を行うことができる。また、管理者端末７Ａは管理者が利用する端末であり、登録者端末７Ｂと同様に、連絡先の要求及びこの要求で取得した連絡先を表示することができる他、この端末から管理者自身が利用する連絡先の登録の他、各登録者端末の連絡先を管理することができる。

電話機８は、連絡先管理や勤怠管理を行うネットワークを通して、あるいは他の電話網を通して通話を行う機器であり、登録者端末が備える連絡先の要求機能及び連絡先の表示機能を備えることにより、通話相手の連絡先を知ることができる。

本発明の連絡先管理は、各登録者の業務管理データに基づいて、登録者が現在利用することができる連絡先の順位付けを行って表示する機能を備えるものであり、主に連絡先管理サーバにより行われる。図２は、連絡先管理を説明するための概略図である。図２において、連絡先管理サーバ２は、連絡先データベース２ａから各登録者の状況に応じて連絡先の順位を設定し、連絡先の表示データを形成する。連絡先データベース２ａは、各登録者に対して設定した複数の連絡先、及び連絡先の順位付けを行うために順位付け条件を格納している。

連絡先管理サーバ２は、登録者の内線電話番号の照会を求める連絡先要求に基づいて、登録者に設定される連絡先を連絡先データベース２ａから検索し、同じく連絡先データベース２ａから検索した順位付け条件に基づいて検索した連絡先の順位付けを行う。この順位付けにおいて、登録者の業務管理データを用いる。業務管理データとしては、例えば、勤怠データやスケジュールデータがある。勤怠データは、登録者の出退社に時刻や、休暇申請、遅刻申請、早退申請、残業申請、出張申請等を含む、また、スケジュールデータは、会議や外出等を含む。

連絡先管理サーバ２は、これらの業務データ（勤怠データ、スケジュールデータ）に基づく状況により登録者の所在を判断し、この所在に最適な連絡先の順位を定める機能を備える。この順位付けは、登録者の状況を順位付け条件に照合させ、順位付け条件に設定される順位に連絡先を設定し、連絡先を要求先の端末や電話機に表示する。

連絡先の順位付けは、例えば、順位付け条件を条件テーブルとして設定し、業務データを条件として順位付けが設定された連絡先を出力する論理式を組むことで行うことができる。なお、表示形態は、例えば、設定された全連絡先を表示すると共に当該連絡先に順位を付加して表示する表示形態や、順位順に連絡先を配列して表示する表示形態等、任意に設定することができる。

以下、図３〜図６を用いて、連絡先管理サーバ，勤怠管理サーバ，管理者サーバ，登録者サーバの一構成例について説明する。

図３は連絡先管理サーバ２の一構成例を説明するための概略ブロック図である。図３において、連絡先管理サーバ２は、各登録者の連絡先や連絡先の順位付けを行う順位付け条件を格納する連絡先データベース２ａ，連絡先データベース２ａに対してデータの入出力を管理するデータベース管理手段２ｂ，ネットワーク９との間で信号の授受を行うＩ／Ｏ手段２ｃ，連絡先の要求を受け付ける連絡先要求入力手段２ｄ，勤怠管理サーバ３やスケジュールサーバ４から業務管理データを入力する業務管理データ入力手段２ｅ，登録者が利用できる連絡先の順位付けを行う連絡先管理手段２ｆ，順位付けした連絡先を用いて連絡先表示データを形成する連絡先表示データ形成手段２ｈ，形成した連絡先表示データを連絡先要求元に送信する連絡先表示データ出力手段２ｇ等の各機能を備える。

連絡先要求入力手段２ｄは、端末７から連絡先の要求及び氏名データを受けると、データベース管理手段２ｂに対して要求された登録者の連絡先を呼び出すよう要求する。データベース管理手段２ｂは、要求された登録者の連絡先と順位付け条件を読み出して連絡先管理手段２ｆに出力する。

連絡先管理手段２ｆは、業務管理データ入力手段２ｅを介して登録者の勤怠データやスケジュール等の業務管理データから必要なデータを取得し、取得したデータと順位付け条件により現在登録者が利用することができる連絡先を順位付けし、連絡先表示データ形成手段２ｈにより連絡先表示データを形成する。連絡先表示データ出力手段２ｇは、形成した連絡先表示データを要求先の端末に送信する。

図４は勤怠管理サーバ３の一構成例を説明するための概略ブロック図である。図４において、勤怠管理サーバ３は、各登録者を含む管理対象者の勤怠状況を管理するサーバであり、管理対象者の勤怠状況を記録し管理する勤怠データベース３ａ，勤怠データベース３ａに対して勤怠データの入出力を行う勤怠状況管理手段３ｂ，ネットワーク９との間で信号の授受を行うＩ／Ｏ手段３ｃ，勤怠データベース３ａから読み出した勤怠データを連絡先管理サーバ２に送信する勤怠状況送信手段３ｄを備える。

認証サーバ６は、管理対象者の認証データを格納する認証データベース６ａ，認証データと認証要求者から入力されたデータとを比較して認証処理を行う認証手段６ｂを備え、ネットワーク９にアクセスしてきた利用者が登録された利用者であるかの認証を行う。この認証は、ＩＤコードやパスワードに基づいて行う他、指紋、顔画像、眼球画像等の認証情報に基づいて行うようにしてもよい。指紋、顔画像、眼球画像等に基づいて認証を行う場合には、予めこれらの認証情報を格納しておくと共に、これらの認証情報を取得するためのカメラ等のセンサを端末側に用意しておく。認証サーバ６は、認証によりアクセスしてきた利用者の登録を確認して、勤怠状況管理手段３ｂに対して勤怠状況の管理を承認する。なお、認証サーバ６は、ネットワーク９に接続した構成とすることも、あるいは図４中の破線で示すように勤怠管理サーバ３内に備えることもできる。

図５は管理者端末７Ａの一構成例を説明するための概略ブロック図である。管理者端末７Ａは、管理者自身の認証を認証サーバに要求したり、各種設定や登録を行う他、管理対象者の勤怠状況の確認や、内線電話番号の確認を行う。内線電話番号は、管理者を含む登録者が設定した内線電話番号を確認する。

図５において、管理者端末７Ａは管理者が使用する端末であり、入力手段７ａ，勤怠状況や内線電話番号を表示する表示手段７ｂ，ネットワーク９との間で信号の授受を行うＩ／Ｏ手段７ｃ，認証要求時の時刻データを取得する時刻読取手段７ｄを備える。入力手段７ａは、ＩＤコード、パスワード、指紋、顔画像、眼球画像等の認証情報や、認証要求時の時刻データを入力する認証情報入力手段７ａ１，連絡先管理サーバ２に対して内線電話番号を管理する登録者を設定する登録者設定手段７ａ２，登録者の連絡先を登録する連絡先登録手段７ａ３，登録した連絡先の内で、連絡先要求に応じて表示を許容する連絡先を設定する連絡先開示範囲設定手段７ａ４、連絡先の順位付けを定める連絡先条件設定手段７ａ５等を備える。また、表示手段７ｂは、勤怠状況表示手段７ｂ１，連絡先表示手段７ｂ２を備える。

管理者は、ネットワークにアクセスする際に、認証情報入力手段７ａ１からＩＤコードパスワード、指紋、顔画像、眼球画像等の認証情報を入力して認証サーバ６による認証を受ける。このとき、時刻データを入力することで、勤怠データに反映することができる。

登録者設定手段７ａ２は、連絡先管理サーバ２に対して連絡先の管理対象者を設定し、連絡先登録手段７ａ３は設定した登録者の連絡先を登録する。さらに、連絡先開示範囲設定手段７ａ４は、連絡先登録手段７ａ３で設定した連絡先の内から、連絡先要求に基づいて表示を許容する連絡先の範囲を設定し、設定した連絡先範囲内の連絡先のみを表示させ、設定していない連絡先については表示させない。これにより、登録した連絡先の内で表示させるか否かを選択して設定することができる。

また、連絡先条件設定手段７ａ５は、業務状況に対する連絡先の順位を設定する手段であり、例えば、休暇時、遅刻時、早退時、残業時、出張時などに利用可能な連絡先についてその順序を設定する。この連絡先の順序は、登録者が希望する順序、あるいは連絡が容易な順序、登録者が定める順序など任意に設定することができる。設定した連絡先の順序は、連絡先の表示に反映することができ、連絡先を要求した者はこの順位付けされた連絡先を参照することにより、登録者が希望する連絡先順、あるいは連絡が容易な連絡先順を確認することができる。

表示手段７ｂの勤怠状況表示手段７ｂ１は、勤怠管理サーバ３から勤怠状況に関するデータを取得して表示し、連絡先表示手段７ｂ２は連絡先管理サーバ２から連絡先の表示データを取得し表示することができる。なお、管理端末７Ａの連絡先表示手段７ｂ２は、連絡先開示範囲設定手段７ａ４で表示を許容しないように設定した連絡先についても表示ができるよう設定することができる。時刻読取手段７ｄは、認証情報入力手段７ａ１の認証要求時の時刻データを設定する。

図６は登録者端末７Ｂの一構成例を説明するための概略ブロック図である。図６において、登録者端末７Ｂは、登録者の認証を認証サーバに要求したり、勤怠状況の入力された連絡先の登録を行う他、登録者自身の勤怠状況の確認や、連絡先の確認を行う。連絡先の確認は、登録者が設定した連絡先や順位付け条件を確認する他、他の登録者の連絡先の照会を含んでいる。

図６において、登録者端末７Ｂは各登録者が使用する端末であり、入力手段７ａ，勤怠状況や連絡先を表示する表示手段７ｂ，ネットワーク９との間で信号の授受を行うＩ／Ｏ手段７ｃ，認証要求時の時刻データを取得する時刻読取手段７ｄを備える。入力手段７ａは、ＩＤコード、パスワード、指紋、顔画像、眼球画像等の認証情報や、認証要求時の時刻データを入力する認証情報入力手段７ａ１，登録者の連絡先を登録する連絡先登録手段７ａ３，登録者の連絡先の順位付けを定める連絡先条件設定手段７ａ５、登録者の勤怠状況を入力する勤怠状況入力手段７ａ６等を備える。また、表示手段７ｂは、勤怠状況表示手段７ｂ１，連絡先表示手段７ｂ２を備える。

登録者は、ネットワークにアクセスする際に、認証情報入力手段７ａ１からＩＤコードパスワード、指紋、顔画像、眼球画像等の認証情報を入力して認証サーバ６による認証を受ける。このとき、時刻データを入力することで、勤怠データに反映することができる。

連絡先登録手段７ａ３は登録者が設定する連絡先を登録する。また、連絡先条件設定手段７ａ５は、業務状況に対する連絡先の順位を設定する手段であり、図５で示したものと同様の設定を登録者側から行うことができる。

表示手段７ｂの勤怠状況表示手段７ｂ１は、勤怠管理サーバ３から勤怠状況に関するデータを取得して表示し、連絡先表示手段７ｂ２は連絡先管理サーバ２から連絡先の表示データを取得し表示することができる。なお、登録者端末７Ｂの連絡先表示手段７ｂ２は、連絡先開示範囲設定手段７ａ４で設定した開示範囲内の連絡先のみについて表示し、開示範囲外の連絡先は表示しない。時刻読取手段７ｄは、認証情報入力手段７ａ１の認証要求時の時刻データや、勤怠状況を入力した時の時刻データを設定する。なお、勤怠状況は、休暇申請、遅刻申請、早退申請、残業申請、出張申請、残業申請等の各種の事前、事後の申請や出退社時の確認を、その時刻と共に勤怠状況入力手段７ａ４から入力することにより、勤怠管理サーバ３に記録する。

ネットワーク９には、上記した管理者端末７Ａ及び登録者端末７Ｂの他に照会端末７Ｃ、電話機８を接続することができる。照会端末７Ｃは、連絡先の照会機能を備える端末であり、通話相手を特定する氏名等を入力することにより連絡先の表示を連絡先管理サーバ２に要求し、連絡先管理サーバ２から送信された連絡先を表示手段に表示することで、求める連絡相手の連絡先や不在の確認を行う。また、電話機８は、上記と同様の連絡先の照会機能を備え、連絡相手を特定する番号を入力したり音声入力により氏名を入力することにより連絡先の表示を連絡先管理サーバ２に要求し、連絡先管理サーバ２から送信された連絡先を音声あるいは表示手段に表示することで、求める連絡相手の連絡先や不在の確認を行う。

次に、本発明により、業務管理データに基づいて連絡先の順位付けする状態について図７〜図１６を用いて説明する。

図７は、連絡先と登録者との関係を示している。なお、図７の連絡先と登録者との対応関係は一例であり、概略を説明するものである。図７は、連絡先が例えば内線Ｎｏ．１〜内線Ｎｏ．３の各内線電話において、内線Ｎｏ．１に対して登録者Ａ，Ｄ，Ｅが登録され、内線Ｎｏ．２に対して登録者Ａ，Ｂ，Ｆが登録され、内線Ｎｏ．３に対して登録者Ｂ，Ｃ，Ｇが登録されているものとする。

このとき、例えば、登録者Ａに対して内線Ｎｏ．１，内線Ｎｏ．２の順位で連絡先が設定され、登録者Ｂに対して内線Ｎｏ．２，内線Ｎｏ．３の順位で連絡先が設定され、登録者Ｃに対して内線Ｎｏ．３のみの連絡先が設定されている状態（状態（１）とする）であるとする。このとき、連絡先管理サーバは、登録者Ａの連絡先を「内線Ｎｏ．１」、「内線Ｎｏ．２」の順序とし、登録者Ｂの連絡先表示を「内線Ｎｏ．２，内線Ｎｏ．３」とし、登録者Ｃの連絡先表示を「内線Ｎｏ．３」として、連絡先の照会を要求された場合にはこの順序で連絡先を表示する。

この状態（１）において、勤怠データにより順位付け条件が変化し、登録者Ａに対して内線Ｎｏ．２，内線Ｎｏ．１の順位で連絡先が設定された状態に変化すると（状態（２）とする）、連絡先管理サーバは、この勤怠データに基づいて連絡先の順位付けを変更し、登録者Ａの連絡先を「内線Ｎｏ．２」、「内線Ｎｏ．１」の順序に変更する。なお、登録者Ｂ及び登録者Ｃの連絡先表示は「内線Ｎｏ．２，内線Ｎｏ．３」の順、及び「内線Ｎｏ．３」のままとする。

また、状態（２）において、スケジュールデータにより順位付け条件が変化し、登録者Ｂに対して内線Ｎｏ．３，内線Ｎｏ．２の順位で連絡先が設定された状態に変化し、登録者Ｃに対して内線Ｎｏ．３の使用ができない状態に変化すると（状態（３）とする）、連絡先管理サーバは、このスケジュールデータに基づいて連絡先の順位付けを変更し、登録者Ｂの連絡先を「内線Ｎｏ．３」、「内線Ｎｏ．２」の順序に変更し、登録者Ｃの連絡先を「不在」とする。

なお、登録者Ａの連絡先表示は「内線Ｎｏ．２」、「内線Ｎｏ．１」の順序のままとする。

以下、本発明による連絡先の表示処理について説明する。なお、以下では端末から連絡先の照会を行う場合を例として説明する。

図８は、業務管理データの更新、及び内線電話番号の表示処理を説明するための状態図である。業務管理データの内、勤怠データは例えば勤怠サーバにより管理され、スケジュールデータは例えばスケジュールサーバにより管理される。なお、両データを勤怠サーバで管理するようにしてもよい。なお、図８において示される番号は、以下の（ ）で示される番号と対応している。

各登録者の勤怠状況は、勤怠サーバが各端末から申請情報（１）あるいは出退社の時刻情報（２）を受信して更新し（３）、また、スケジュール状況は、スケジュールサーバが各端末からスケジュールの登録や変更情報（４）を受信して更新する（５）。これにより、勤怠データやスケジュールデータ等の業務管理データは常に更新された状態となる。

端末７からネットワークにアクセスが要求されると、認証サーバ６はアクセスした端末の利用者がネットワークに登録された者であるかの認証を行う。この認証は、ＩＤコードやパスワードに基づいて行う他、指紋、顔画像、眼球画像等の認証情報に基づいて行うようにしてもよい。指紋、顔画像、眼球画像等に基づいて認証を行う場合には、予めこれらの認証情報を格納しておくと共に、これらの認証情報を取得するためのカメラ等のセンサを端末側に用意しておく。認証サーバ６は、認証によりアクセスしてきた利用者の登録を確認して、メニューサーバ４に接続する（１２）。メニューサーバ４は、メニュー画面を端末７に送信する（１３）。

端末７は、その画面上にメニュー画面を表示する。図１０はメニュー画面の一例を示している。メニュー画面１１には、業務管理システム１１ａ，勤怠管理システム１１ｂ，連絡先表示システム１１ｃ等の機能管理システムの選択ボタン表示や、各種のお知らせの選択ボタン表示１１ｄが表示されており、この選択ボタン表示を選択することにより、選択した各機能管理システムへの接続が行われる（１４）。

端末７の画面に表示されたメニュー画面において、連絡先システム１１ｃの選択ボタン表示を選択を選択すると（１５）、連絡先管理サーバ２はこの選択を受けて（１６）、連絡先表示のトップページを端末８に送信する（１７）。端末８は、画面上にトップページを表示する。図１１は連絡先表示のトップページの一例である。図１１に示す例では、連絡相手の氏名を入力する欄が設けられる。また、部署から連絡先を選択するようにすることもできる。なお、この場合には、連絡先は個人名ではなく、職種や係りで連絡相手を特定することができる（１８）。画面に表示されたトップページから連絡相手を入力して指定した後、連絡先管理サーバ２に連絡先表示を要求する（１９）。

連絡先管理サーバ２は連絡先の表示要求を受けると（２０）、要求された連相手について、現在利用可能な連絡先を設定された順序で表示する。このとき、連絡相手の勤怠データやスケジュールデータに基づいて、その時間や場所から連絡相手の利用することができる連絡先を連絡先条件に基づいて順位付けし、連絡先の表示データを形成する（２１）。連絡先管理サーバ２は、形成した連絡先表示データを、要求元の端末７に送信する（２２）。端末７は、送信された連絡先表示データを用いて、連絡相手の連絡先及び、不在状況を確認する（２３）。

図９は、勤怠データ、スケジュールデータに基づいて連絡先の表示データを形成する動作例を示している。表示データは、勤怠データやスケジュールを所定時刻毎に取り込んで形成する態様や、勤怠データやスケジュールが変化する毎に取り込んで形成する態様とすることができる。

（３１）から（３６）で示される工程は所定時刻毎に業務管理データを取り込む場合の態様を示している。この態様では、所定時刻あるいは所定時間間隔で（３１）、勤怠サーバ３あるいはスケジュールサーバ４に勤怠データあるいはスケジュールデータを問い合わせ（３２ａ，３２ｂ）。勤怠サーバ３あるいはスケジュールサーバ４は、問い合わせに応じて（３３ａ，３３ｂ）勤怠データあるいはスケジュールデータを連絡先管理サーバ２に送信する。なお、送信するデータは、勤怠データあるいはスケジュールデータの全データである必要はなく、連絡先管理に要するデータで足り、予め設定しておくことができる（３４ａ，３４ｂ）。

連絡先管理サーバ２は、勤怠データあるいはスケジュールデータを受信し（３５ａ，３５ｂ）、受信したデータに基づいて表示する連絡先の表示データを形成する。勤怠データあるいはスケジュールデータに対応して連絡先の表示データをどのように形成するかはプログラム等で予め設定しておくことができる。例えば、連絡先の表示が要求された時刻と重なる時刻に設定される勤怠データあるいはスケジュールデータを参照し、その時刻に設定される順位付けにしたがって連絡先を表示する。なお、このとき、連絡先に「在」の表示を行い、連絡相手が所在しない連絡先を非表示、あるいはその連絡先に「不在」の表示を行う（３６ａ，３６ｂ）。また、上記所定時刻毎に代えて、連絡先の表示が要求された時点で行う態様とすることもできる。

（４１）から（４４）で示される工程は業務管理データ（勤怠データ、スケジュールデータ）が変化する毎に業務管理データを取り込む場合の態様を示している。この態様では、勤怠データあるいはスケジュールデータに変化が生じた時点において、そのデータが連絡先の表示に関係するデータである場合には（４１ａ，４１ｂ）、勤怠サーバ３あるいはスケジュールサーバ４は、勤怠データあるいはスケジュールデータを連絡先管理サーバ２に送信する。なお、送信するデータは、勤怠データあるいはスケジュールデータの全データである必要はなく、連絡先管理に要するデータで足り、予め設定しておくことができる（４２ａ，４２ｂ）。

連絡先管理サーバ２は、勤怠データあるいはスケジュールデータを受信し（４３ａ，４３ｂ）、受信したデータに基づいて表示する連絡先の表示データを形成する。連絡先の表示データの形成は、前記の（３６ａ，３６ｂ）で示した工程と同様にすることができる。

図１２は、端末８の画面に表示される連絡先の表示例である。図１２（ａ），（ｂ）の表示例では、連絡相手について、場所、連絡先（内線電話番号や外線電話番号、携帯電話番号、電子メールアドレス）、及び状況等が表示されると共に、順位付けが表示される。図１２において、順位付けは左欄に示す番号、及び上からの表示順で表すことができる。なお、左欄に示す番号のみであらわすこともできる。また、状況表示において、例えば「在」，「不在」の表示により利用可能な連絡先を確認することができる。状況表示は、上記表示に限らず、例えば、利用可能な連絡先のみを表示するなど他の表示形態とすることもできる。また、部署や所在地等の連絡相手の場所に関する表示を省略し、連絡先と利用状況のみを表示するようにしてもよい。

図１２（ｂ）は、登録者の業務状況やスケジュール状況により、連絡先の順位が変化した状態を示しており、左欄に示す順位付け番号から、「内線電話番号１２３４」、「携帯電話」、「電子メール」の各連絡先のみがこの順序で利用可能であることが表示されている。

図１３は、部署の連絡先の表示例であり、トップページにおいて部署の連絡先の表示を要求した場合に表示される。なお、この表示から、部署内の担当者の氏名及び連絡先の表示に進めるようにしてもよい。この場合には、再度連絡先管理サーバ２に対して、求める連絡先の表示データを要求する。

図１４（ａ），（ｂ）は連絡相手が休暇の場合の連絡先の表示例である。勤怠データにより連絡相手が休暇申請により不在である場合には、例えば、部署や会議室の内線電話番号や、外線電話番号に「不可」を表示し、携帯電話番号や電子メールのアドレスに順位付け番号及び「可」を表示する。なお、携帯電話番号やメールのアドレスの表示の有無は任意であり、表示したくない場合には不在表示のみとすることもでき、この場合には、適当な連絡先はないことが確認される。図１４（ａ）は、登録者に設定される全連絡先を表示する例であり、図１４（ｂ）は、利用可能な連絡先のみを表示する例である。

図１５（ａ），（ｂ）は連絡相手が遅刻の場合の連絡先の表示例である。勤怠データに遅刻申請、あるいは遅刻連絡が記され、連絡先の表示が要求された時点で不在である場合には、連絡相手が不在である旨の表示や、連絡可能な時間帯の表示を行う。この表示は、例えば、内線電話番号「１２３４」に加えて「不在」を表示したり、連絡可能な時間帯を表示する。図１５（ａ）は遅刻申請がされておらず、登録者の勤怠状況から出社していないことが判明した場合の例であり、例えば連絡可能な連絡先のみを示す。また、図１５（ｂ）は遅刻申請が出されて、所定時刻以降に出社する場合の例であり、例えば連絡可能な連絡先のみを示すと共に、連絡可能な時刻を表示する。図１５（ｂ）では、１３時以降に部署の内線電話番号「１２３４」で連絡可能であることを表示している。

図１６（ａ），（ｂ）は通話相手が出張の場合の連絡先の表示例である。勤怠データやスケジュールデータに出張申請、あるいは出張先や時間が記され、連絡先の表示要求時に不在である場合には、順位付け条件に基づいて、出張先の電話番号や内線電話番号を設定された順位にしたがって表示する。図１６（ａ）では、出張申請から１０／０１から１０／０２の間は営業所Ａの電話番号が連絡先の第１位に設定され、１０／０３から１０／０４の間は支店Ｂの電話番号が連絡先の第２位に設定され、第３，４位に携帯電話、電子メールが設定されている。図１６（ｂ）は連絡先要求時が１０／０３の場合であり、１０／０３から１０／０４の間は支店Ｂの電話番号が連絡先の第１位に設定され、第２，３位に携帯電話、電子メールが設定されている。

図１７（ａ），（ｂ）は連絡相手が会議中の場合の連絡先の表示例であり、会議室の内線電話番号や時間帯の表示を行う。スケジュールデータに会議室や会議時間が記され、連絡先の表示が要求された時点で不在である場合には、順位付け条件に基づいて、会議室の内線電話番号を設定された順位にしたがって表示する。図１７（ａ）では、スケジュール状況から１３時から１４時の間は会議室Ｒ３の内線電話番号「７００３」が連絡先の第１位に設定され、１５時から１６時の間は会議室Ｒ１の内線電話番号「７００１」が連絡先の第２位に設定され、部署の内線電話番号「１２３４」が連絡先の第３位に設定され、第４，５位に携帯電話、電子メールが設定されている。

図１７（ｂ）は連絡先要求時が１４時以降の場合であり、１５時から１６時の間は会議室Ｒ１の内線電話番号「７００１」が連絡先の第１位に設定され、部署の内線電話番号「１２３４」が連絡先の第２位に設定され、第３，４位に携帯電話、電子メールが設定されている。

なお、上記図１２〜１７の表示例は一例であって、その他の表示形態とすることもできる。

連絡先の表示は、ネットワークに接続される端末に限らず、表示機能を備える電話機においても行うことができる。図１８は、電話機において連絡先の表示を行う場合の状態を示している。

図１８において、前記した図８と同様に、各登録者の勤怠状況は、勤怠サーバが各端末から申請情報あるいは出退社の時刻情報を受信して更新し（５１）、また、スケジュール状況は、スケジュールサーバが各端末からスケジュールの登録や変更情報を受信して更新する（５２）。これにより、勤怠データやスケジュールデータ等の業務管理データは常に更新された状態となる。

電話機８が備える表示画面あるいは選択ボタン等により、連絡先の表示を選択し（５３）、連絡相手に関する情報（連絡相手の氏名や番号等）を入力すると（５４）、連絡先管理サーバ２はこの選択により連絡先の表示要求を受け（５５）、要求された連絡相手について、現在利用可能な連絡先を検索する。このとき、通話相手の勤怠データやスケジュールデータに基づいて、その時間や場所から連絡相手の利用することができる連絡先について順位付けを行い、連絡先の表示データを形成する（５６）。連絡先管理サーバ２は、形成した連絡先表示データを、要求元の電話機８に送信する（５７）。電話機８は、送信された連絡先表示データを用いて、連絡相手の内線電話番号及び、不在状況を確認する（５８）。

図１９は、連絡先管理サーバが備えるデータ例であり、連絡先、及び業務管理データに対する連絡先の順位を定める順位付け条件のデータを含んでいる。例えば、通常、休暇、遅刻（遅刻申請、遅刻事後）、早退、残業、出張、会議等の業務管理データ（勤怠データやスケジュールデータ）等を条件として、連絡先をどのように表示するかをマトリックス状に設定している。この設定は各登録者毎に設けておく。

一例では、連絡先として、部署の内線電話番号「１２３４」，「１２３５」、会議室Ｒ１〜Ｒ３の内線電話番号「７００１」〜「７００３」、営業所Ａ，支店Ｂの外線電話番号、携帯電話番号、及び電子メールアドレスが設定され、通常においては、内線電話番号「１２３４」，「１２３５」，携帯電話番号，電子メールアドレスの順で順位付けされ、休暇の場合には携帯電話番号，電子メールアドレスの順で順位付けされている。

また、遅刻（遅刻申請、遅刻事後）、早退、残業、出張、会議の各条件に対して、内線電話番号や携帯電話番号，電子メールアドレスの順位付けが設定されている。

図２０は、連絡先管理サーバが備える他のデータ例であり、時間帯や連絡先要求元に対する連絡先の順位を定める順位付け条件のデータを含んでいる。時間帯の条件は、例えば曜日や午前，午後の時間帯とすることができ、さらに、時間帯は時刻で設定することもできる。また、連絡先要求元は複数設定することもできる。連絡先要求元を順位付けの条件とする場合には、連絡先管理サーバは、例えば、連絡先要求元である端末を特定するデータを取得する。

上記順位付け条件は各登録者毎に設定しておく。これら連絡先や順位付け条件は、各登録者あるいは管理者により設定及び変更することができる。

上記構成及び動作は、ネットワーク上に連絡先管理サーバを設定した連絡先管理システムにより行うことも、あるいは、ネットワーク上の勤怠管理サーバ中に連絡先管理サーバの機能を持たせた勤怠管理システムにより行うこともできる。

本発明の概略を説明するための図である。 本発明の連絡先管理を説明するための概略図である。 本発明の連絡先管理サーバの一構成例を説明するための概略ブロック図である。 本発明の勤怠管理サーバの一構成例を説明するための概略ブロック図である。 本発明の管理者端末の一構成例を説明するための概略ブロック図である。 本発明の登録者端末の一構成例を説明するための概略ブロック図である。 本発明の連絡先と登録者との関係を示す図である。 本発明の業務管理データの更新、及び連絡先の表示処理を説明するための状態図である。 本発明に勤怠データ、スケジュールデータに基づく連絡先の表示データ形成の動作例である。 本発明のメニュー画面の一例を示す図である。 本発明の連絡先表示のトップページの一例を示す図である。 本発明の端末の画面に表示される連絡先の表示例である。 本発明の端末の画面に表示される連絡先の表示例である。 本発明において連絡相手が休暇の場合の連絡先の表示例である。 本発明において連絡相手が遅刻の場合の連絡先の表示例である。 本発明において連絡相手が出張の場合の連絡先の表示例である。 本発明において連絡相手が会議の場合の連絡先の表示例である。 本発明の電話機による連絡先の表示を説明するための状態図である。 本発明の連絡先管理サーバが備える順位付け条件例である。 本発明の連絡先管理サーバが備える順位付け条件例である。

符号の説明

１ 連絡先管理システム
２ 連絡先管理サーバ
２ａ 連絡先データベース
２ｂ データベース管理手段
２ｃ Ｉ／Ｏ手段
２ｄ 連絡先要求手段
２ｅ 業務管理データ入力手段
２ｆ 連絡先管理手段
２ｇ 連絡先表示データ出力手段
２ｈ 連絡先表示データ形成手段
３ 勤怠管理サーバ
３ａ 勤怠データベース
３ｂ 勤怠状況管理手段
３ｃ Ｉ／Ｏ手段
３ｄ 勤怠状況送信手段
４ スケジュールサーバ
５ メニューサーバ
６ 認証サーバ
６ａ 認証データベース
６ｂ 認証手段
７ 端末
７Ａ 登録者端末
７Ｂ 管理者端末
７Ｃ 照会端末
７ａ 入力手段
７ａ１ 認証情報入力手段
７ａ２ 登録者設定手段
７ａ３ 連絡先登録手段
７ａ４ 連絡先開示範囲設定手段
７ａ５ 連絡先条件設定手段
７ａ６ 勤怠状況入力手段
７ｂ 表示手段
７ｂ１ 勤怠状況表示手段
７ｂ２ 連絡先表示手段
７ｃ Ｉ／Ｏ手段
７ｄ 時刻読取手段
８ 電話機
９ ネットワーク
１１ メニュー画面
１１ａ 業務管理システム選択ボタン表示
１１ｂ 勤怠管理システム選択ボタン表示
１１ｃ 内線電話番号表示システム選択ボタン表示
１１ｄ お知らせの選択ボタン表示
１１ｅ ログアウトボタン表示

Claims (3)

1. 登録者が自己の勤怠状況の確認及び勤務事項の入力を行う登録者端末と、管理対象の登録者の勤怠状況を管理する管理者端末と、登録者の連絡先を管理する連絡先管理サーバと、登録者の勤怠状況を記録し管理する勤怠管理サーバと、登録者のスケジュールを管理するスケジュールサーバとをネットワーク上において相互通信自在に接続し、
   前記連絡先管理サーバは、
   登録者の連絡先および登録者に対して設定した連絡先順位付け条件を記録する連絡先データベースと、
   前記勤怠管理サーバから取得した登録者の勤怠状況および前記スケジュールサーバから取得した登録者のスケジュールから得られる登録者の連絡先を、前記連絡先順位付け条件に基づいて順位付けして連絡先表示データを形成する連絡先管理手段と、
   当該連絡先表示データをネットワークを介して連絡先要求元に出力する連絡先表示データ処理手段とを備え、
   前記勤怠管理サーバは、
   登録者の勤怠状況及び承認結果を常時更新して記録する、勤怠データベースおよび勤怠状況管理手段と、
   記録される勤怠状況から選択した勤怠状況をネットワークを介して登録者端末、管理者端末、連絡先管理サーバに送信する勤怠状況送信手段とを備えることを特徴とする、勤怠管理システム。
2. 前記登録者端末は、当該登録者端末の利用開始時及び利用終了時に行う認証情報入力手段と、
   登録者個人の勤怠状況を表示する個人勤怠状況表示手段と、
   勤怠状況を入力し、当該入力した勤怠状況をネットワークを介して勤怠管理サーバに送り、勤怠管理サーバに登録者の勤怠状況を常時更新させる勤怠状況入力手段と、
   出退社時及び勤怠事項の申請入力時の時刻を読み取る時刻読み取り手段と、
   前記連絡先データベースに登録者の連絡先を登録する連絡先登録手段と、
   前記連絡先データベースに登録者の連絡先条件を設定する連絡先条件設定手段と、
   前記連絡先管理サーバからネットワークを介して送られた連絡先表示データを表示する連絡先表示手段とを備えること特徴とする、請求項１に記載の勤怠管理システム。
3. 前記管理者端末は、当該管理者端末の利用開始時及び利用終了時に行う認証情報入力手段と、
   管理対象の登録者を設定する登録者設定手段と、
   登録者の勤怠状況を表示する登録者勤怠状況表示手段と、
   登録者による申請の承認、非承認を選択する承認手段と、
   前記連絡先データベースに登録者の連絡先を登録する連絡先登録手段と、
   前記連絡先データベースに登録者の連絡先条件を設定する連絡先条件設定手段と、
   管理対象の登録者の連絡先をどの範囲まで表示させるかを設定する連絡先開示範囲設定手段と、
   前記連絡先管理サーバからネットワークを介して送られた連絡先表示データを表示する連絡先表示手段とを備えることを特徴とする、請求項１又は２に記載の勤怠管理システム。

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