JP4034283B2 - 企業診断報告作成装置 - Google Patents

Description

本発明は、企業における活動の健全性を高める対策を講じるために使用される装置に関し、特に、企業内における課題に対して効果的な対策を記載した報告書を作成する装置に関する。

企業内の不健全な活動から生ずる不祥事は企業の社会的評価を下げ、企業評価の下落は株主に損害を与える。また、外国資本による日本企業への投資が増えるにしたがって、株式会社は資本を提供している株主のものであるという意識がより高まった。このような意識の高まりは、コーポレートガバナンス、コンプライアンス、リスクマネジメント、および企業倫理の分野の強化を促進させた。そして、企業では、企業内の活動を健全化するべく様々な対策を講じることとなった。これらの対策は、企業内において書面および端末を使用して管理され、必要に応じて社内の各部署にそれぞれの対策を遵守するよう通知される。

特許文献１には、保険販売業部において、顧客となる企業のリスクを定量的に算出して表示し、診断する装置が開示されている。特許文献２には、部門毎、年度毎のコンプライアンス・マニュアルを示すマニュアルデータに基づき、ユーザの要求に応じたコンプライアンス・マニュアルを示すマニュアル情報をユーザに提供するシステムが開示されている。特許文献３には、診断を行うための複数のチェック項目が記載されたチェックシートと、診断結果に基づいた経営改善活動を行うための策定シートとからなる経営診断システムが開示されている。
特開平９−１１４８０１号公報 特開２００３−９９４３１号公報 特開２００３−２４８７５２号公報

近年における企業内の活動は多岐にわたる。さらに、企業は、その規模が大きくなるほど業務も多様化する。活動が多岐にわたり業務が多様化すると、企業が遵守すべき法律も増加する。企業内における健全化のための対処すべき課題および対策は、法律に基づいて作成されるため、遵守すべき法律が増加すると、対処すべき課題および対策についても増加することとなる。このような状況において、業務毎に対処すべき課題およびこれに対する効果的な対策を取捨選択することは困難となっている。

本発明は、以上のような事情に基づいてなされたものであり、各業務部門が検証したチェックリストに基づいて、企業における課題に対する対策についての評価を行い、各部門において対処すべき課題、およびこれに対する効果的な対策を明確にした報告書を作成する装置を提供することを目的とする。

本発明の企業診断報告作成装置は、発明の一形態（請求項１）によると、改善すべき課題に対する対策を含む報告書を作成する企業診断報告作成装置であって、前記課題の実現度を点検するためのチェック項目と、実施部門での点検結果に従って前記チェック項目に付されたチェック結果と、前記課題に対応する対策と、該複数の対策のそれぞれに付された該対策の効果の度合いを示す評価値と、を関連付けて記憶する第１の記憶手段と、過去における前記課題と該課題に対応する対策とを含む過去の報告書を記憶する第２の記憶手段と、前記報告書を作成するためのコンピュータと、を備える。

そして、企業診断報告作成装置において、コンピュータが、前記過去の報告書に含まれる課題と、今回の点検の結果、前記チェック結果が付されたチェック項目に対応する課題とを比較し、同一であれば前記過去の報告書に含まれる課題に対応する対策の前記評価値を減少させ、同一でなければ前記過去の報告書に含まれる課題に対応する対策の前記評価値を増加させる評価値更新手段を実現するようにプログラムされる。さらに、企業診断報告作成装置において、コンピュータが前記チェック結果が付されたチェック項目に関連付けられた前記複数の対策のうち、更新された前記評価値が高い対策を選択し、選択した前記対策と、前記チェック結果が付されたチェック項目に対応する課題と、を含む今回の報告書を作成する作成手段を実現するようプログラムされる。

これによると、過去の報告書に基づいて対策の評価値の増減を行う。そして、対策の評価値に基づくことで効果的な対策を選択することができるので、効果的な対策を含む報告書を作成することができる。

また、本発明の企業診断報告作成装置のもう一つの実施形態（請求項２）によると、前記チェック項目の点検を行った部門を記憶する第３の記憶手段と、前記部門を入力するための入力手段と、をさらに備え、前記今回の報告書は、前記入力手段から入力された前記部門が点検を行ったチェック項目に対応する課題を含む報告書である。これによると、報告書を作成すべき部門の指定をすることができるので、指定した部門に対する報告書を作成することができる。

１．装置構成
図面を参照しつつ、本発明である企業診断報告作成装置の一実施形態を説明する。

図１は、本発明である企業診断報告作成装置の装置構成を表している。本実施形態における企業診断報告作成装置は、処理装置101、入力装置102、表示装置103、出力装置104および記憶装置105を含む。そして、これらは処理装置101を中心として接続されている。

処理装置101は、例えばＣＰＵであって、プログラムにしたがって演算および条件分岐を行う装置である。本実施形態において、処理装置101は、後述する報告作成プロセスおよび種々のデータベースを実現する。入力装置102は、例えばキーボードおよびマウスであって、本報告作成装置のデータ入力、および本報告作成装置の操作を行うための装置である。入力装置102は、シリアルインタフェースを介して処理装置101に接続されている。

表示装置103は、例えばディスプレイであって、本報告作成装置が出力する種々の情報を表示するための装置である。表示装置103は、グラフィックインタフェースを介して処理装置101に接続されている。出力装置104は、例えばレーザプリンタであって、本報告作成装置が出力する種々の報告書を印刷するための装置である。出力装置104は、パラレルインタフェースまたはネットワークを介して、処理装置101に接続されている。

記憶装置105は、例えばハードディスクであって、本報告作成装置で使用する種々のデータベースを格納するための装置である。また、記憶装置105は、データベースを実現するためのソフトウェア、および後述する報告作成プロセスを実行するためのプログラムを格納している。本実施形態において使用されるデータベースはリレーショナル型データベースである。記憶装置は、ＳＣＳＩインタフェースを介して処理装置101と接続する。また、本実施形態における報告作成装置は、複数の記憶装置を有することとしてもよい。また、格納されるデータベースは複数の記憶装置に分散して格納されることとしてもよい。本実施形態では、チェックリスト105a、対策事例ＤＢ105b、部門基本情報ＤＢ105c、職務分類−チェック項目ＤＢ105d、部門−職務分類ＤＢ105e、および報告履歴ＤＢ105fを格納する。

図４は、部門−職務分類ＤＢ105eのデータ項目名およびそのデータの一例を示す。部門−職務分類ＤＢ105eは、「職務分類」を「部門」のそれぞれに関連付けたデータベースである。本実施形態において部門−職務分類ＤＢ105eは、図４に示すように、「部門コード」「部門名」「職務分類」および「職務分類・説明」フィールドを有し、横方向に隣り合うデータ同士がそれぞれ関連づけられている。部門コードは、社内における部門名を表すための数字に置き換えたコードである。各部門名には、それぞれ固有の部門コードが割り振られている。また、職務分類とは、社内における業務の分類である。各職務分類には、それぞれ固有の職務分類コードが割り振られている。各部門は、１つまたは複数の職務分類に関連付けられている。また、職務分類は複数の部門に属することもある。たとえば、「（国内）四輪新車販売業務」は「営業本部 販売部」および「営業本部 営業開発室」の両方に属している。

図５は、職務分類−チェック項目ＤＢ105dのデータ項目名（フィールド名）およびそのデータの一例を示す。職務分類−チェック項目ＤＢ105dは、各職務分類に対応するチェック項目を関連付けて格納したデータベースである。職務分類−チェック項目ＤＢ105dは、「職務分類コード」「分類名」「領域」「中項目」「小項目」「チェック項目（図５のチェックポイント欄）」および「根拠法令等」フィールドを有し、横方向に隣り合ったデータ同士がそれぞれ関連付けられている。

分類名には、１つまたは複数の「領域」が関連付けられている。「領域」は、ガバナンス、コンプライアンス、リスクマネジメント、および企業倫理の４つの領域を含んでいる。そして、各領域の中には、１つまたは複数の中項目が関連付けられている。中項目は、後述する小項目に対応する法令名である。小項目は、チェックポイントにおいてチェックすべき内容の概略を示している。そして、小項目には１対１の関係でチェック項目が関連付けられている。チェック項目は、小項目に記載されている内容に該当するか否かを判定するための質問事項であって、課題の実現度を点検するためのものである。そして、各チェック項目には、チェック項目の根拠となるべく根拠法令名または根拠条項が関連付けられている。「分類名」は、１または複数の「領域」を含み、「領域」は、１または複数の「中項目」を含む。また、「中項目」は、１または複数の「小項目」を含んでいる。

図６は、チェックリスト105aに含まれるチェックリストの一例を表している。チェックリストは、「職務分類コード」「分類名」「領域」「中項目」「小項目」「チェック項目（図６のチェックポイント欄）」「根拠法令等」および「チェック結果」フィールドを含んでいる。チェックリストは、部門毎に作成され、その部門においてチェックすべきチェック項目が記載されている。このチェックリスト105aは、対応する業務の責任者へと配布される。そして、責任者はチェック項目にしたがってチェック結果欄にチェックを行う。例えば、チェック項目が完璧に守れていれば「○」、ある程度守れていれば「△」、守れていなければ「×」を付与するように、責任者はチェックを行う。これらの、チェック結果は、企業診断報告作成装置に入力され、チェックリスト105aに含まれるように記憶される。そして、これらの結果は、後述する報告作成プロセスにおいて使用される。ここで留意すべきは、各「チェック項目」は複数の部門のチェックリストに含まれている場合があることである。たとえば、チェック項目の「退職を申し出た労働者をその申し出のあった日から２週間以上本人の意志に反して引き続き勤務させていないか。」は、全ての部門に関連することから、全ての部門のチェックリストに含まれている。

図２は、部門毎のチェックリストを作成するチェックリスト作成プロセスを説明するためのフローチャートである。チェックリスト105aは、次のようにして作成されることができる。まず、入力装置102を介して部門名が入力される（S201）。部門名が入力されると、処理装置101は、入力された部門名に応じて、部門に対応する職務分類名を部門−職務分類データベースから検索して抽出する（S202）。職務分類の抽出を行うと、抽出結果を表示装置103に表示し、その職務分類に過不足があるか否かの判断を行う（S203）。そして、過不足があった場合には、入力装置102を介して職務分類の追加・削除を行うことができる（S204）。これに応じて、部門−職務分類ＤＢの編集が行われる（S205）。

次に、処理装置101は、職務分類−チェック項目ＤＢ105dから抽出した職務分類に関連付けられたチェック項目を抽出する（S206）。そして、抽出したチェック項目およびこれに関連付けられた「領域」「中項目」「小項目」「根拠法令等」を用いて部門ごとのチェックリスト105a（図６）を作成する（S207）。

図７は、対策事例ＤＢ105bのデータ項目名（フィールド名）およびそのデータの一例である。対策事例ＤＢ105bは、課題に対する対策事例を格納したデータベースである。「対処すべき課題」に対しては、１つまたは複数の「対策」が関連付けられている。さらに、それぞれの「対策」には、「評価値（図７のポイント欄）」が付与できるように設定されている。そして、この評価値は、対策の効果の度合いを示している。

図８は、「チェック項目（図８のチェックポイント欄）」から「対処すべき課題」への変換を表す図である。本実施形態において使用されるフィールドの一つである「対処すべき課題」は、先に作成された「チェック項目」の文字列データに基づいて自動作成することもできる。たとえば、図８に示すように、「行っていないか」、「させていないか」「していないか」を「行わせないようにする必要がある」「させないようにする必要がある」「しないようにする必要がある」といった文字へと変換する。すなわち、チェック項目の語尾を「対処すべき課題」として適当な表現に変換する。具体的な方法としては、「行っていないか」という文字列に「行わせないようにする必要がある」との文字列を関連付けて語尾変換データベース（不図示）として記憶装置105に格納しておく。そして、処理装置101は、すべての「チェック項目」について「行っていないか」という文字列が語尾に存在するか否かの文字列検索を行う。そして、該当する文字列を発見したとき、該当する語尾の部分を関連付けられていた「行わせないようにする必要がある」との語尾へと置換して、「対処すべき課題」として変換前の「チェック項目」に関連付けて、チェック項目ト−課題ＤＢ（不図示）として格納する。

対策事例ＤＢ105bに含まれる「対策」は、図９に示すように上位概念および下位概念を含むツリー構造とすることもできる。そして、下位概念の対策に評価値が付与されると、同時にその上位概念の対策に対しても評価値が付与される構造とすることもできる。たとえば、「対策Ａ−１」に評価値が付与されると、その上位の対策である「対策Ａ」にも同じように評価値が付与される。また、最も評価値が高い対策を抽出する際に、その下位概念の対策が存在した場合、その下位概念の対策を表示し、選択できる構成とすることもできる。

図１０は、報告履歴ＤＢ105fのデータ項目名（フィールド名）およびそのデータの一例を示す。報告履歴ＤＢ105fは、本報告作成装置によって作成された過去の報告結果を格納したデータベースである。報告履歴ＤＢ105fは、「部門コード」「部門名」「年度」「領域」「対処すべき課題」および「対策」フィールドを有し、横方向に隣り合ったデータ同士がそれぞれ関連付けられている。具体的には、図１０に示すように昨年（ここでは２００２年とした）において、「部門」に課された「対処すべき課題」に対して設定された「対策」が関連付けられて格納されている。本実施形態では、昨年度の報告履歴データベースのみを使用しているが、複数年度の報告結果を格納した報告履歴ＤＢ105fを使用することもできる。後述するように、この報告履歴ＤＢ105fを参照することによって、対策事例ＤＢ105bの「対策」のそれぞれに対するポイント（評価値）の増減が行われる。

不図示の部門基本情報ＤＢ105cは、他のデータベースと同様に記憶装置105に記憶され、各部門に関する基本情報を格納するデータベースである。そして、各部門における本部名、本部長名、部門長名を各部門名に関連付けて格納している。

２．実行プロセス
次に、本発明である報告作成装置の一実施形態である報告作成プロセスを説明する。

図３は、報告作成装置が実行する報告作成プロセスを説明するためのフローチャートである。最初に、報告を作成すべき部門名が入力装置102を介して入力される（S301）。部門名が入力されると、処理装置101は、チェックリストＤＢ105aから入力された部門名に該当するチェックリストを抽出する（S302）。次に、処理装置101は、抽出したチェックリストに含まれるチェック結果をガバナンス、コンプライアンス、リスクマネジメント、および企業倫理のそれぞれの領域毎に集計して、報告書に掲載するための領域毎の総合評価の判定を行う（S303）。総合評価の判定は、Ａ、Ｂ、Ｃの３段階で行われる。判定は、領域毎に行なわれ、１つでも「×」があればＣ、「○」が２／３以上を占めているときはＡ、それ以外をＢとするように処理装置101が判定する。

次に、処理装置101は、抽出したチェックリストのチェック結果から、「△」または「×」（改善を要することを示すチェック結果）のついたチェック項目（要改善項目）をすべて特定する（S304）。そして、特定された「チェック項目」に関連付けられている「対処すべき課題」を、チェック項目−課題ＤＢを参照してすべて抽出する（S305）。

次に処理装置101は、報告履歴との比較（S306）を行う。S306において、処理装置101は、入力された部門の前年度の報告における「対処すべき課題」をすべて抽出する。そして、報告書に含まれる「対処すべき課題」のそれぞれが、今回S305において抽出された「対処すべき課題」と同一であるか否かの比較を行う。同一性の判定は、文字列の同一性を判定することによって行うこともできるが、データのそれぞれに固有の検索用コードを付しておくこととして、この検索用コードをキーとして同一性を判定することもできる。

次に、S306における比較の結果に基づいて評価値の増減を行う（S307）。具体的には、処理装置101は、前年度の報告書の「対処すべき課題」と今回S305において抽出した「対処すべき課題」とを比較し、同一の「対処すべき課題」が存在する（すなわち課題が改善されなかった）とき、前年度の報告書における「対処すべき課題」に対する「対策」の評価値を１減少させる。また、比較の結果、前年度の報告書において、今回S305において抽出した「対処すべき課題」と同一の「対処すべき課題」が存在しない（すなわち課題が改善された）とき、処理装置101は、前年度の報告書における「対処すべき課題」に対する「対策」の評価値を１増加させる。このようにして、本報告作成プロセスを実行する毎に、対策事例ＤＢ105bに格納されている「対策」に対して評価値の増減が行われる。

次に、処理装置101は、対策事例ＤＢ105bから、S302において要改善項目とされた「チェック項目」に関連付けられた「対処すべき課題」において最も評価値の高い対策を抜き出す（S308）。例えば、図７において、対処すべき課題が「重要事実を知り得た役員、従業員などにその発表前に株式の売買などを行わせないようにする必要がある。」において、「「インサイダー取引ガイドライン」の周知徹底を強化する。」が６ポイントであるのに対して、「重要事実を知り得た役員、従業員などにその発表前に株式の売買などを行わせないようにする。」は３ポイントとなっている。よって、処理装置101は、報告書に掲載すべき「対策」としてポイントが高い「「インサイダー取引ガイドライン」の周知徹底を強化する」を抜き出す。その他、対策事例ＤＢに格納される対策にその対策を行った部門情報を格納しておき、部門−職務分類ＤＢを用いて部門ごとの職務分類の比較を行うことで、職務分類の似通った部門の対策を抽出することとしてもよい。このようにして、４つの領域全てについて、要改善項目の対処すべき課題に対する対策を抽出する。

次に、各部門の担当者が、抜き出した「対策」を自部門のスタイルに合わせて修正したり、対策事例ＤＢ105bから他の対策を選択したりすることができるように、処理装置101は、抽出した対策を修正するための編集画面を表示装置103に表示することもできる（S309）。新規の対策を追加する修正である場合には（S310）、処理装置101は、その対策を対策事例ＤＢ105bに「対処すべき課題」に関連付けて追加する（S311）。

続いて、処理装置101は、S305およびS308において抜き出した「対処すべき課題」に対する「対策」が、報告履歴ＤＢ105fに格納されている昨年度の報告結果に含まれている「対処すべき課題」に対する「対策」のそれぞれと同じであるか否かを比較して判定する（S312）。そして、今回抜き出した「対策すべき課題」に対する「対策」が昨年度の報告結果に含まれている「対処すべき課題」に対する「対策」と同じものであったときは、昨年度の課題が改善されておらず、かつ対策も有効でなかったものと考えられるから、処理装置101は、表示装置103に注意喚起情報を表示することもできる（S313）。このような注意の喚起は、出力装置104に印字して行うこともできる。そして、処理装置101は、入力装置102を介して再度「対策」の編集ができるように編集画面を表示装置103に表示することもできる（S314）。

処理装置101は、入力された部門名に関連付けられた本部名、本部長名、および部門長名を部門基本情報ＤＢ105cから抽出する（S315）。そして、処理装置101は、抽出した本部名、領域、評価、対処すべき課題、および対策を所定のテンプレートにあてはめて、図１１に示す報告書を作成する（S316）。報告書は、表示装置103に表示することとしてもよいし、出力装置104を介して印刷することとしてもよい。このように、対策のそれぞれに評価値を関連付け、過去の報告結果に基づいて対策を評価する。そして、この評価に基づいて効果的な対策を抽出することができるので、効果的な対策を含んだ報告書を作成することができる。

最後に処理装置101は、前述までの処理によって抽出された部門名、領域、対処すべき課題、および効果を今年度に関連付けて報告履歴データベースに格納する。そして、次年度における本プロセスの実行において、今年度の報告書を利用できるようにし、本プロセスを終了する。

本発明の一実施形態に従う、対策の評価装置の装置構成を表す図。 本発明の一実施形態に従う、チェックリストの作成プロセスを表すフローチャート図。 本発明の一実施形態に従う、対策の評価プロセスを表すフローチャート図。 本発明の一実施形態に従う、部門−職務分類ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、職務分類−チェック項目ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、出力されるチェックリストの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、本発明の一実施形態に従う、チェック項目から対処すべき課題への変換例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、対策事例ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、チェック項目に対する対策の上位概念および下位概念を表す図。 本発明の一実施形態に従う、報告履歴ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、出力される報告書の例を表す図。

Claims (2)

1. 課題を改善するための対策を含む報告書を作成する装置であって、
   前記課題の実現度を点検するためのチェック項目と、該チェック項目についての実施部門での点検結果を示すチェック結果とを関連付けて記憶するチェックリストと、
   前記課題と、該課題を改善するための複数の対策と、該複数の対策のそれぞれの効果の度合いを示す評価値とを関連付けて記憶する第１のデータベースと、
   前回における課題と、該前回における課題を改善するための対策とを関連付けた前回の報告書を記憶する第２のデータベースと、
   前記報告書を作成するためのコンピュータと、を備え、
   前記コンピュータが、
   前記チェックリストのチェック結果が不良であるチェック項目で点検された課題を、今回改善を要する課題であると判断し、該課題と前記第２のデータベースの前記前回の報告書に含まれる課題とを比較して、
   課題が一致するとき、一致した課題を改善するための対策を前記第２のデータベースから抽出し、前記第１のデータベースにおいて該抽出された対策に関連付けられた評価値を減少させ、
   課題が一致しないとき、前記前回の報告書のみに含まれる課題を改善するための対策を前記第２のデータベースから抽出し、前記第１のデータベースにおいて該抽出された対策に関連付けられた評価値を増加させ、
   前記第１のデータベースにおいて、前記今回改善を要する課題と判断された課題に関連付けられたすべての対策のうち、前記評価値が高い対策を選択し、
   選択した前記対策と、該対策に対応する課題とを関連付けて表示するための今回の報告書を作成するようプログラムされた企業診断報告作成装置。
2. 前記複数のチェック項目と、該チェック項目の点検を行った部門を関連付けて記憶する第３のデータベースと、
   前記部門を入力するための入力装置と、をさらに備え、
   前記コンピュータが、前記入力装置において入力された部門に対応するチェック項目を前記第３のデータベースから抽出し、該抽出したチェック項目に対応する課題について前記比較を行うよう、さらにプログラムされた、請求項１記載の企業診断報告作成装置。

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