JP4026121B2

JP4026121B2 - 印刷物管理システムおよびそのプログラム

Info

Publication number: JP4026121B2
Application number: JP2002066912A
Authority: JP
Inventors: 真義大野
Original assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Current assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Priority date: 2002-03-12
Filing date: 2002-03-12
Publication date: 2007-12-26
Anticipated expiration: 2022-03-12
Also published as: JP2003271345A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、多数の印刷物を管理する印刷物管理システムおよびそのプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、旅行代理店等の企業や銀行等の金融機関等の顧客窓口においては、顧客が記入して提出する申込書や申請書等の帳票や案内用リーフレット等の広告、宣伝用の紙葉等の用紙（以下、印刷物という。）を管理し、顧客の要求等に応じて該当する印刷物を選定して提供している。
【０００３】
このため、各種の印刷物を複数枚取り揃え、棚等に収納して管理している。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した従来の印刷物の管理においては、要求頻度の高い印刷物は大量に保管しておく必要があり、また要求頻度の低い印刷物も顧客の要求に応ずるためには常にその印刷物を保管しておかなければならず、大量、多種類の印刷物を管理するために多くのスペースを必要とするという問題がある。
【０００５】
また、要求頻度の低い印刷物は、長期間保管した場合等に変色してしまい、顧客の要求時に提供できなくなるため、定期的に交換して廃却する必要があり、印刷物の更新時には不要となった印刷物を廃却する必要もある。
このため、大量の印刷物を無駄に廃却しなければならず、多くのゴミが発生して環境保護の観点からも好ましくない。
【０００６】
更に、上記の管理作業のためには多くの労力と時間が必要であり係員の負担が増大するという問題点がある。
そこで、本発明は、顧客の印刷物に対する要求に迅速に対応でき、かつ収納のためのスペースや印刷物の無駄を排除し、管理作業のための係員の負担を軽減することができる手段を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記課題を解決するために、統括センタに設置され印刷物データを保有するセンタサーバと、店舗に設置されたプリンタサーバと、印刷物を印刷するプリンタと、係員が操作する係員端末とを通信回線を介して接続し、前記センタサーバが前記印刷物データをプリンタサーバに配信し、該プリンタサーバが前記配信された印刷物データを格納しておき、前記係員端末に印刷物名の一覧表を表示すると共に、この一覧表内に個人情報の入力欄を設け、前記係員端末で個人情報が入力され印刷物名が選択されると、前記プリンタサーバは選択された印刷物名に該当する印刷物データの個人情報記入欄に該当する内容を組み込んで前記プリンタに出力することを特徴とする。
【０００８】
また、前記センタサーバを、前記印刷物データをプリンタサーバに配信する配信手段と、顧客情報を格納する格納手段と、顧客特定情報を基に前記顧客情報から個人情報を取得する個人情報取得手段と、前記係員端末からの要求によって、印刷物名の一覧表を表示すると共に、前記個人情報を印刷物名の一覧表に埋込んで係員端末に表示する一覧表表示手段として機能させることを特徴とする。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を参照して本発明による印刷物管理システムの実施の形態について説明する。
第１実施の形態例
図１は本発明の第１実施の形態を示すブロック図である。
【００１０】
１はセンタサーバであり、企業や金融機関等の統括センタに設置され、各店舗で使用する全ての印刷物の印刷物データを格納する印刷物データベース（以下、印刷物ＤＢという。）２を有している。
３は印刷物作成端末であり、担当者が必要な印刷物の電子データである印刷物データを作成する。
【００１１】
４はプリンタサーバであり、企業や金融機関等の各店舗に設置されており、通信回線を介して統括センタのセンタサーバ１と接続しており、印刷物データを格納するフォームＤＢ５を有している。
なお、通信回線は専用回線であってもよく、電話回線やインターネット等の公衆回線を利用したものであってもよい。
【００１２】
６は企業や金融機関等の各店舗の顧客窓口の係員が使用する係員端末であり、店舗内に１または複数台設置されており、通信回線を介してセンタサーバ１やプリンタサーバ４と接続している。
７はプリンタであり、プリンタサーバ４からの指令によって必要な印刷物を印刷する。
【００１３】
なお、店舗内に設置されるプリンタサーバ４、係員端末６およびプリンタ７はＬＡＮ等の通信回線で接続するようにしてもよい。
上述した構成の作用について説明する。
統括センタにおいては、各店舗で使用する帳票やリーフレット等の印刷物のデータを印刷物作成端末３によって担当者が作成し、電子データである印刷物データとしてセンタサーバ１の印刷物ＤＢ２へ格納する。
【００１４】
なお、印刷物データは必ずしも全て新規に作成する必要はなく、既存の印刷物データを印刷物ＤＢ２へ格納するようにしてもよい。
また、印刷物作成端末３を省略してセンタサーバ１によって直接印刷物データを担当者が作成するようにしてもよい。
センタサーバ１は、印刷物ＤＢ２に格納されている印刷物データを各店舗に設置されているプリンタサーバ４に配信し、プリンタサーバ４は配信された印刷物データをフォームＤＢ５へ格納する。
【００１５】
このようにして、準備された印刷物管理システムを用いて顧客に印刷物を提供する場合について説明する。
顧客が窓口を訪れると、企業や金融機関等の各店舗の顧客窓口の係員は、係員端末６によってブラウザ等のソフトウエアを用いてセンタサーバ１に接続し、センタサーバ１が保有する全ての印刷物データの一覧表を表示する一覧表表示画面を係員端末６に表示させる。
【００１６】
本実施の形態では図２に示す一覧表示Ａが表示される。この一覧表示Ａには、印刷物の内容を表す名称（以下、フォーム名という。）とその選択ボタンが一覧表で表示されると共に、係員が選択内容を確定するための「印刷」ボタン表示される。
係員は、顧客の要求を聞き、その印刷物を表示されているフォーム名の中から選択し、その選択ボタンをチェックした後に「印刷」ボタンを押下する。
【００１７】
この信号を検知した顧客端末は、選択されたフォーム名を添付した印刷指示をプリンタサーバ４へ送信する。
印刷指示を受信したプリンタサーバ４は、印刷指示に添付されているフォーム名によって、フォームＤＢ５に格納されている印刷物データを検索して該当する印刷物データを抽出し、そのデータをプリンタ７へ送信して印刷する。
【００１８】
印刷物がプリンタ７から出力されると、係員はこれを引取り顧客に手渡す等して提供する。
なお、プリンタ７が複数存在する場合は、係員が選択した印刷物を印刷する際に、指定されたプリンタ７に出力するようにしてもよい。
すなわち、係員端末６の端末識別子とプリンタ７のプリンタ識別子とを設定し、係員端末６毎に出力すべきプリンタ７を決定してその端末識別子とプリンタ識別子とをセンタサーバ１に登録する。
【００１９】
この時、プリンタ７の故障等によって指定したプリンタ７が使用できない場合等に備えて、順位を設けて複数のプリンタ７を指定するようにしてもよい。
係員端末６からセンタサーバ１へ接続する際には、その呼出し電文に端末番号を添付して接続する。センタサーバ１では、端末識別子からプリンタ識別子を抽出し、これを一覧表表示画面のデータに添付して係員端末６へ送信する。
【００２０】
係員端末６では、印刷指示にこのプリンタ識別子も添付してプリンタサーバ４へ送信し、プリンタサーバ４はプリンタ識別子によって指定されたプリンタ７を認識し、該当するプリンタ７へ印刷物データを送信して印刷する。
また、少数の係員端末６を設置した店舗が点在する場合等には、これらの店舗を複数のグループとし、グループ毎に１台のフォームＤＢ５を有するプリンタサーバ４を配置するようにしてもよい。
【００２１】
この場合には、前記のプリンタ識別子によるプリンタ７の指定機能が有効に作用する。
新規の印刷物を作成する場合は、上記と同様に印刷物作成端末３で印刷物のデータを作成し、そのデータを印刷物ＤＢ２に格納し、一覧表に追加すると共にセンタサーバ１から配信して各店舗のフォームＤＢ５に格納して行う。
【００２２】
印刷物の更新を行う場合は、前記と同様して印刷物データを作成し、各店舗のプリンタサーバ４へ配信してフォームＤＢ５に格納されている該当する印刷物データを更新して行う。
期限が過ぎたリーフレット等の印刷物を廃棄する場合は、センタサーバ１は該当する印刷物のデータを印刷物ＤＢ２と一覧表から削除すると同時に、その旨の電文をプリンタサーバ４に送信し、プリンタサーバ４は該当する印刷物データをフォームＤＢ５から消去して行う。
【００２３】
なお、顧客が要求する印刷物が申込書等の顧客の氏名や住所等の個人情報を記入する必要がある印刷物の場合は、以下のようにしてもよい。
すなわち、係員端末６にはセンタサーバ１との接続時に、図３に示す一覧表示Ｂが表示される。
この一覧表示Ｂには、一覧表示Ａと同様のフォーム名の一覧表に加えて、顧客の氏名や住所等の個人情報を入力する入力欄が表示される。
【００２４】
係員は選択ボタンをチェックし、その印刷物に必要な顧客の氏名等の個人情報を聞取り、係員端末６のキーボード等を用いて必要な項目の入力を行い、その後に「印刷」ボタンを押下する。
この時、係員端末６は印刷指示にフォーム名と個人情報を添付してプリンタサーバ４に送信し、プリンタサーバ４は検索した印刷データの個人情報の記入欄に該当する内容を組込み、そのデータをプリンタ７へ送信し、個人情報を共に印刷して出力する。その後の作動は上記と同様である。
【００２５】
また、顧客の要求が２種類以上の印刷物である場合は、選択ボタンを複数チェックした後に「印刷」ボタンを押下して、印刷物をプリンタで印刷するようにしてもよく、必要がある場合には、全ての印刷物を一括して選択するボタンを設けるようにしてもよい。
この場合は、印刷指示に添付されるフォーム名が複数になる以外は上記と同様であるのでその説明を省略する。
【００２６】
更に、上記は印刷物の一覧表の表示を係員端末６からセンタサーバ１に接続して行うとして説明したが、プリンタサーバ４に一覧表の表示機能を持たせ、係員端末６から接続して行うようにしてもよい。
この場合、センタサーバ１は、新規および更新時の印刷物の配信と廃棄時の処理、および一覧表の内容の追加や消去等の書換処理を行うようにする。これらの処理は通信回線の混雑時を避けて夜間等に行うようにしてもよい。
【００２７】
印刷物の種類が多い等によって一覧表のフォーム名が多数におよぶ等の場合は、印刷物を取引内容や用途等のカテゴリ等によって分類し、これに分類名を付与して一覧表を作成して表示するようにしてもよい。または、最初に分類名の一覧表を表示し係員がこれを選択して所望の印刷物の一覧表を表示するようにしてもよい。
【００２８】
また、係員端末６の役割が決まっている場合、例えば旅行代理店の顧客窓口であれば海外旅行用の窓口と国内旅行の窓口に設置されている各係員端末６、銀行の顧客窓口であれば入出金用の窓口と外貨交換用の窓口に設置されている各係員端末６等の場合は、以下のようにしてもよい。
すなわち、その役割毎に役割識別子を設定し、各印刷物データに役割識別子を付与して印刷物ＤＢ２に格納する一方、係員端末６の役割に応じて端末識別子に対する役割識別子をセンタサーバ１に登録する。
【００２９】
係員端末６からセンタサーバ１に接続して一覧表を表示する際には、センタサーバ１が認識した端末識別子によって役割識別子を取得し、印刷物ＤＢ２を検索してこれに対応する印刷物データを抽出し一覧表として表示する。
または、係員端末毎に区分して必要な印刷物の一覧表を作成し、これをセンタサーバ１に端末識別子毎に登録し、認識した端末識別子によって登録された一覧表を表示するようにする。
【００３０】
以上述べたように、本実施の形態では、電子データによる印刷物の管理によって、顧客窓口に保管されていた印刷物を全てなくすことができ、収納のための棚や、変色や廃却等によるゴミが一掃され、スペースや印刷物の無駄を排除することができると共に、印刷物の管理作業の必要がなくなり係員の負担を軽減することができる。このことは環境保護のためにも有効である。
【００３１】
また、通信回線としての専用回線の処理能力が低い場合や公衆回線を利用する場合は、印刷物データのような回線負荷の大きいデータをプリンタサーバに置き、負荷の小さい一覧表データのみをセンタサーバが送信することによって、顧客の印刷物に対する要求に迅速に対応することができる。
更に、プリンタサーバが一括して印刷物の印刷を行うようにすることによって、係員端末に特別なソフトウエアを実装する必要がなくなり、最も数の多い係員端末の保守等の管理に費やす労力を削減でき業務効率の効率化が図れると共に、係員端末のデータ容量やＣＰＵ能力への影響を最小限に止めることが可能となり、係員端末に実装されている他のシステムへの影響が排除でき、既存の係員端末を利用して本システムの早期実現を可能にすることができる。
【００３２】
上記に加えて、顧客に提供する申込書等の印刷物に顧客の個人情報を印刷して提供することによって、顧客の利便性を向上することができる。
また、一度に複数の印刷物を選択して印刷できるようにすることによって、係員の作業時間が短縮され業務効率の向上が図れると共に、顧客の待ち時間を短縮して顧客の利便性を向上することができる。
【００３３】
更に、プリンタ識別子によって指定されたプリンタに印刷物を出力することによって、プリンタ配置の最適化を実現することができ、係員は近い場所にあるプリンタから印刷物を引取ることができ、業務効率の効率向上と待ち時間短縮による顧客の利便性向上とを同時に達成することができる。
更に、印刷物を分類して表示することによって、係員が提供すべき印刷物の検索を容易に行うことができ、業務効率の効率向上と顧客の利便性向上とを同時に達成することができる。
【００３４】
更に、印刷物を係員端末の役割に応じて一覧表を表示すること、または係員端末毎に区分して一覧表を表示することによって、その端末に不要な印刷物の表示がなくなるため、係員の検索を容易にして業務効率の効率向上と顧客の利便性向上とを同時に達成することができる。
更に、プリンタサーバが一覧表の表示等の通常時の処理を全て行うことによって、センタサーバとの通信回線の混雑や故障等による顧客の待ち時間の増大や混乱を防止することができる。
【００３５】
第２実施の形態例
図４は本発明の第２実施の形態を示すブロック図である。
なお、上記第１実施の形態例と同様の部分は、同一の符号を付してその説明を省略する。
１１は顧客情報ＤＢであり、センタサーバ１と接続しており、顧客の個人情報や顧客特定情報等を含む顧客情報を格納している。
【００３６】
また、顧客窓口には、顧客特定情報を取得するための図示しないカード読取装置等の入力手段が設置されている。
なお、本システムに使用する顧客特定情報を取得するための入力手段はカード読取装置に限らず、通帳読取装置やＩＣカードの読取装置、指紋や虹彩等の個人の特徴を利用した顧客特定情報取得装置であってもよい。
【００３７】
上述した構成の作用について説明する。
印刷物管理システムの準備の作動は、第１実施の形態例と同様であるのでその説明を省略する。
顧客が窓口を訪れると、顧客窓口の係員は顧客の要求を聞き、顧客が要求する印刷物がリーフレット等の顧客の個人情報を印刷する必要がない印刷物の場合は、係員端末６によってブラウザ等のソフトウエアを用いてセンタサーバ１に接続し、図５に示す一覧表示Ｃを係員端末６に表示させる。
【００３８】
この一覧表示Ｃには、センタサーバ１が保有する全ての印刷物データが表示され、フォーム名とその選択ボタンが一覧表で表示されると共に、顧客の識別番号の表示欄、顧客の氏名、住所等の個人情報の表示欄および選択内容を確定するための「印刷」ボタンが表示される。
係員は、顧客が要求する印刷物を表示されているフォーム名の中から選択し、その選択ボタンをチェックした後に「印刷」ボタンを押下する。
【００３９】
その後の作動は第１実施の形態例と同様であるのでその説明を省略する。
顧客が要求する印刷物が申込書等の顧客の個人情報を記入する必要がある印刷物の場合は、係員は顧客のカード、例えば旅行代理店の顧客窓口であれば会員カード、銀行の顧客窓口であればキャッシュカード等を受取り、入力手段であるカード読取装置に挿入または通過させて読取らせる。
【００４０】
この時、カード読取装置は顧客のカードに含まれる顧客の識別番号を読取り、これを顧客特定情報として係員端末６に転送する。これを受取った係員端末６は識別番号をその記憶部等に一時保存する。
顧客特定情報の取得が終了すると、係員は係員端末６によってブラウザ等のソフトウエアを用いてセンタサーバ１に接続する。
【００４１】
この時、その呼出し電文には顧客特定情報が添付されており、この電文を受取ったセンタサーバ１は、添付されている顧客特定情報を基に顧客情報ＤＢ１１を検索して該当する顧客情報を特定し、この顧客情報に含まれる個人情報を一覧表示Ｃ（図５）の識別番号の表示欄や個人情報の表示欄に埋込んで係員端末６に表示する。
【００４２】
係員は、顧客が要求する印刷物を表示されているフォーム名の中から選択し、その選択ボタンをチェックした後に「印刷」ボタンを押下する。
その後の作動は第１実施の形態例の一覧表示Ｂによる係員の個人情報入力後の動作と同様であるのでその説明を省略する。
なお、顧客が顧客のカードを携帯していない等の場合には、顧客の利便性への配慮から係員端末６に一覧表示Ｂ等の情報入力画面を表示させ、第１実施の形態例と同様にして、個人情報を聞き取りキーボード等によって入力するようにしてもよい。
【００４３】
または、一覧表示Ｃ画面に「個人情報取得」ボタンを設け、顧客の識別番号、例えば口座番号等を聞取り、これを識別番号の表示欄に入力して「個人情報取得」ボタンを押下することで、上記顧客のカードの場合と同様にして個人情報を取得するようにしてもよい。
また、顧客窓口の係員が係員端末６の他のシステム、例えば旅行代理店であれば旅行予約システム、銀行であれば顧客情報管理システム等を用いて顧客との応対中に印刷物、例えば旅行代理店であれば旅行保険の申請書、銀行であれば入金伝票等が必要となった場合に、図６に示す印刷物要求画面を表示させ本システムに接続することを許可する連携機能をもたせるようにしてもよい。またはファンクションキー等による割込み操作によって、本システムへの接続を許可するようにしてもよい。
【００４４】
この場合は、既に顧客の顧客特定情報が取得されているので、一覧表示Ｃの画面には上記と同様に個人情報が表示される。その後の作動は上記と同様であるので省略する。
なお、この場合は係員端末６がプリンタサーバ４へ印刷指示を送信した後に、元のシステムに復帰するようにする。
【００４５】
本実施の形態例によって、第１実施の形態例と同様の効果に加えて、入力手段または他システムとの連携による顧客の顧客識別情報の取得によって、係員の入力作業が省略できると共に顧客１人当りの応対時間が短縮でき、業務効率の向上を図ることができる。
なお、第２実施の形態例に、第１実施の形態例で示した印刷物の複数選択や、プリンタの指定、一覧表の各種表示形態等の各技術を適用すれば、第１実施の形態例で示した各効果を同様に発揮することができる。
【００４６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明は、電子データによる印刷物の管理によって、顧客窓口に保管されていた印刷物を全てなくすことができ、収納のための棚や、変色や廃却等によるゴミが一掃され、スペースや印刷物の無駄を排除することができると共に、印刷物の管理作業の必要がなくなり係員の負担を軽減することができるという効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１実施の形態を示すブロック図
【図２】第１実施の形態の一覧表示Ａの表示例
【図３】第１実施の形態の一覧表示Ｂの表示例
【図４】本発明の第２実施の形態を示すブロック図
【図５】第２実施の形態の一覧表示Ｃの表示例
【図６】第２実施の形態の印刷物要求画面の表示例
【符号の説明】
１センタサーバ
２印刷物データベース
３印刷物作成端末
４プリンタサーバ
５フォームデータ−ベース
６係員端末
７プリンタ
１１顧客情報データベース

Claims

統括センタに設置され印刷物データを保有するセンタサーバと、店舗に設置されたプリンタサーバと、印刷物を印刷するプリンタと、係員が操作する係員端末とを通信回線を介して接続し、
前記センタサーバが前記印刷物データをプリンタサーバに配信し、該プリンタサーバが前記配信された印刷物データを格納しておき、
前記係員端末に印刷物名の一覧表を表示すると共に、この一覧表内に個人情報の入力欄を設け、前記係員端末で個人情報が入力され印刷物名が選択されると、前記プリンタサーバは選択された印刷物名に該当する印刷物データの個人情報記入欄に該当する内容を組み込んで前記プリンタに出力することを特徴とする印刷物管理システム。
請求項１において、
前記印刷物の一覧表の表示を、前記センタサーバが行うことを特徴とする印刷物管理システム。
請求項１または請求項２において、
前記センタサーバは、期限の過ぎた印刷物データを削除すると共に一覧表からも削除し、かつその旨の電文を前記プリンタサーバに送信して、前記プリンタサーバの該当する印刷物データを削除させることを特徴とする印刷物管理システム。
請求項３において、
前記センタサーバに顧客情報を格納し、前記係員端末に顧客の顧客特定情報を入力する入力手段を設け、前記顧客特定情報を基に前記センタサーバが前記顧客情報から個人情報を取得し、該個人情報を前記一覧表に埋込んで係員端末に表示することを特徴とする印刷物管理システム。
請求項１から請求項４のいずれか１項において、
前記係員が、複数の印刷物を同時に選択できるようにしたことを特徴とする印刷物管理システム。
請求項１から請求項５のいずれか１項において、
前記係員の選択した印刷物を、指定されたプリンタに出力することを特徴とする印刷物管理システム。
請求項６において、
前記プリンタの指定を、順位を設けて複数設定することを特徴とする印刷物管理システム。
請求項１から請求項７のいずれか１項において、
前記印刷物を複数に分類し、該分類毎に一覧表に表示することを特徴とする印刷物管理システム。
請求項１から請求項７のいずれか１項において、
前記印刷物データに、係員端末の役割に応じた役割識別子を付与して格納し、前記係員端末の端末識別子に対して前記役割識別子を登録し、前記端末識別子を認識することによって、該当する役割識別子が付与された印刷物のみを一覧表として表示することを特徴とする印刷物管理システム。
請求項１から請求項７のいずれか１項において、
前記印刷物を係員端末毎に区分してその一覧表を登録し、前記係員端末の端末識別子を認識することによって、該当する一覧表のみを表示することを特徴とする印刷物管理システム。
請求項１から請求項１０のいずれか１項において、
前記係員端末が他のシステムを実行している際に、前記他のシステムからの接続を認めることを特徴とする印刷物管理システム。
統括センタに設置され印刷物データを保有するセンタサーバと、店舗に設置されたプリンタサーバと、係員が操作する係員端末と、印刷物を印刷するプリンタとを通信回線を介して接続し、
前記センタサーバを、前記印刷物データをプリンタサーバに配信する配信手段と、顧客情報を格納する格納手段と、顧客特定情報を基に前記顧客情報から個人情報を取得する個人情報取得手段と、前記係員端末からの要求によって印刷物名の一覧表を表示すると共に、前記個人情報を印刷物名の一覧表に埋込んで係員端末に表示する一覧表表示手段として機能させることを特徴とする印刷物管理システムのプログラム。