JP3869293B2 - ファイル処理装置 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、ファイル処理方法とこの方法を利用可能なファイル処理装置に関する。この発明は特に、コンピュータ上で実行されるアプリケーションプログラムを介したファイル処理の利便性を高める技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
今日のワードプロセッサやグラフィック編集ソフトウエアなどのアプリケーションプログラム（以下、適宜「アプリケーション」と省略する。）は、外見を見ただけではその作成方法がわからないような複雑な表現が可能となっている。従来のアプリケーションは、そのソフトウエアの分類ごとに提供される機能の種類がある程度決まっていたのが通例であったが、最近ではこうした垣根を越えて多様な機能が提供される傾向にある。例えば、ワードプロセッサに作図機能やウエブページ作成機能などが搭載されても現在では決して珍しいことではない。こうした多様な機能を用いて作成される複雑な表現は、通常複数のコマンドを駆使してなされる他、その組合せに作成者のアイデアやノウハウが含まれることもある。
【０００３】
一方、ファイルを共有する機会の多いビジネスの分野に目を向けると、ひとつのファイルが複数の者の手に渡るだけでなく、複数の者が同時進行的な共同作業でひとつのファイルを作成することもある。また、人事の改変などにより業務の引き継ぎが生じた場合、関係するファイルの引き継ぎも必然的に生じる。したがって、はじめから他者の手に渡ることを想定してファイルを作成することも少なくない。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ここで、アプリケーションに搭載される総ての機能が総てのユーザに使用されるとは限らないため、他者から受けとったファイルに複雑な表現が加えられているとその作成方法が把握できず編集困難となる場合がある。社内の業務文書においては、そのアプリケーションの使用に関する知識が乏しい新入社員にファイルが手渡されるような場面も想定され、ファイル作成のノウハウも含めた知識を効果的に伝達できれば便利である。
【０００５】
本発明者は以上の認識に基づき本発明をなしたもので、その目的は、アプリケーションの利用に関してユーザの利便性を高める技術の提供にある。本発明の別の目的は、アプリケーションに含まれる多様な機能の有効利用を図る点にある。さらに別の目的は、アプリケーションの使用に関する知識やノウハウを効果的に他者へ伝達する技術を提供する点にある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、ファイル処理方法に関する。この方法は、コンピュータ上で実行するアプリケーションプログラムによる操作の対象となるファイルを設定し、その設定したファイルに対する操作の指示を操作者から取得し、取得した指示に基づいてファイルの操作を実行し、実行した操作の結果をファイルに反映させ、これら一連のファイル作成過程における操作の手順を、そのファイルを閲覧する他者に開示可能とするために、操作の結果と関連づけた形でファイルに内包させる。この方法は、ファイルを作成する側においてその操作者の利便性を高める処理方法である。すなわち、ファイルの操作者は、作成したファイルに施した複雑な処理内容に関する知識やノウハウを特別な説明なしに他者へ伝達することができる。
【０００７】
ここでいう「アプリケーションプログラム」は、例えばテキストや表計算などの文書を作成するソフトウエアや、図面、写真、イラストレーションなどを作成、編集するグラフィックソフトウエアが該当する。「操作」は、そのプログラムが用意する各種コマンドを用いてそのファイルに対して処理を施す行為を示す。その操作の手順として、例えばコマンドの種類、指示の順序、コマンドに付随する所定の属性に対応して指示された値、そのファイルにおいて操作対象となった部位などがファイルに内包され、他者に開示可能とされる。
【０００８】
本発明の別の態様もまた、ファイル処理方法に関する。この方法は、コンピュータ上で実行するアプリケーションプログラムによる閲覧の対象となるファイルを設定し、設定したファイルに予め内包されている、そのファイルの作成過程における操作の手順をファイルから抽出し、抽出した操作の手順を閲覧者に開示すべきか否かの判定基準となる開示条件を読み出し、抽出した操作の手順が開示条件に合致するか否かを判定し、その判定の結果に応じて操作の手順を閲覧者に開示する。この方法は、ファイルを閲覧する側においてその閲覧者の利便性を高める処理方法である。すなわち、ファイルの閲覧者は、閲覧するファイルに施された複雑な処理内容に関する知識やノウハウを容易に把握できる。
【０００９】
本発明のさらに別の態様は、ファイル処理装置に関する。この装置は、操作の対象となるファイルを設定する対象設定部と、対象となるファイルに対する操作の指示を操作者から取得する操作受付部と、取得した指示に基づいて、ファイルの操作を処理する操作実行部と、操作の結果をファイルに反映させる記録処理部と、を有する。記録処理部は、ファイルの作成過程における操作の手順を、そのファイルを閲覧する他者に開示可能とするために、操作の結果と関連づけた形でファイルに内包させる。
【００１０】
本発明のさらに別の態様もまた、ファイル処理装置に関する。この装置は、閲覧の対象となるファイルを設定する対象設定部と、対象となるファイルに予め内包されている、そのファイルの作成過程における操作の手順をファイルから抽出する記録抽出部と、抽出された操作の手順を閲覧者に開示すべきか否かの判定基準となる開示条件を記憶する条件保持部と、抽出された操作の手順が開示条件に合致するか否かを判定する開示判定部と、判定の結果に応じて操作の手順の開示を処理する表示処理部と、を有する。
【００１１】
なお、以上の構成要素の任意の組合せや、本発明の構成要素や表現を方法、装置、システム、コンピュータプログラム、コンピュータプログラムを格納した記録媒体、データ構造などの間で相互に置換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１２】
【発明の実施の形態】
本実施形態のファイル処理装置は、ファイルの作成または編集の機能を有するアプリケーションと、そのアプリケーションが実行されるパーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」という。）を組合せた形で実現される。このアプリケーションは、ファイル作成時に利用された操作の手順をファイル内のデータとして記録し、そのファイルを開いた他者に対して記録された操作の手順を開示する。これによりアプリケーションの操作テクニックが効果的に他者に伝達され、各種機能の有効活用が図られる。以下に説明する実施の形態においては、操作手順を記録する機能と、これを開示する機能の双方を兼ね備えたひとつの装置を例示する。
【００１３】
図１は、ファイル処理装置１０の構成を示す機能ブロック図である。操作処理ユニット３２、表示処理ユニット３４、ファイル蓄積部１２、およびコマンド履歴蓄積部２２を含む。ファイル処理装置１０に含まれる各ブロックは、ハードウエア的には、コンピュータのＣＰＵをはじめとする素子で実現でき、ソフトウエア的にはデータ編集機能や情報表示機能のあるプログラムなどによって実現されるが、図１ではそれらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウエア、ソフトウエアの組合せによっていろいろな形で実現できる。
【００１４】
ファイル蓄積部１２は、アプリケーションによって作成されたファイルを記憶する領域である。操作処理ユニット３２は、操作者によって指示された操作内容を記録する機能を有し、操作受付部１４、操作実行部１６、対象設定部１８、および記録処理部２０を含む。
【００１５】
対象設定部１８は、ファイル蓄積部１２に記憶される複数のファイルから、操作者による操作の対象となるファイルを指定してこれを対象ファイルとして設定する。ＰＣにおいては、いわゆる「ファイルを開く」処理に相当する。対象設定部１８は、新規のファイルを生成して、これを対象ファイルに設定してもよい。ＰＣにおいては、いわゆる「新規作成」の処理に相当する。操作受付部１４は、対象ファイルに対する操作の指示を操作者から取得し、この指示に基づいて操作実行部１６が対象ファイルの操作を処理する。
【００１６】
記録処理部２０は、操作者からの指示に基づく操作の結果を対象ファイル内にデータとして反映させる。例えば、「上書き保存」の形で反映される。記録処理部２０は、対象ファイルの作成過程または編集過程における操作の手順を対象ファイルに内包させる形で記録する。ここでいう操作の手順は、その対象ファイルを閲覧する他者に開示されることを前提として記録されるデータであり、利用された操作コマンド、操作の実行順序、操作コマンドに付随して指定される値および操作対象となった部位に関する情報が含まれる。ただし、操作者本人も後に操作内容を把握できなくなる場合もあるため、その操作の利用頻度が減ったときにその本人にも開示されることを前提としてもよい。
【００１７】
記録処理部２０は、対象ファイルの作成過程または編集過程において使用された操作コマンドの種類とその使用頻度をコマンド履歴蓄積部２２に記録する。これは、総ての対象ファイルを通して記録されるその操作者による操作コマンドの利用実績としてコマンド履歴蓄積部２２に蓄積される。対象ファイルに記録された操作の手順は対象ファイルとともに他者に伝達されて開示される。一方、操作コマンドの種類と頻度は、その装置内に蓄積されてその装置の使用者にだけ開示される点で相違する。
【００１８】
表示処理ユニット３４は、対象ファイルに記録された操作の手順に関する情報を表示する機能を有し、対象設定部１８、記録抽出部２４、開示判定部２６、条件保持部２８、および表示処理部３０を含む。対象設定部１８は、操作処理ユニット３２にも含まれる機能であり、「ファイルを開く」処理によって閲覧の対象となる対象ファイルを設定する。
【００１９】
記録抽出部２４は、対象ファイルの作成過程における操作の手順をその対象ファイルから抽出する。条件保持部２８は、操作の手順に関する開示条件を記憶する。この開示条件は、記録抽出部２４によって対象ファイルから抽出された操作の手順を閲覧者に開示すべきか否かの判定基準となる。例えば、その閲覧者による利用歴のない、または利用頻度の低い操作コマンドが対象ファイルの操作手順に含まれていた場合に、その操作手順を開示すべき旨を定めてもよい。例えば、対象ファイルを開いた表示画面において、その操作手順に対応する箇所にマウスポインタがさしかかったときにその手順を開示するような開示条件を定めてもよい。
【００２０】
開示判定部２６は、記録抽出部２４によって抽出された操作の手順が開示条件に合致するか否かを判定する。閲覧者の利用頻度に関連した開示条件が定められている場合、開示判定部２６は、その閲覧者によって過去に指示された操作コマンドの利用実績をコマンド履歴蓄積部２２から読み出し、その比較によって開示すべきか否かを判定する。表示処理部３０は、判定の結果に応じて操作の手順をモニタなどの表示画面に表示する。
【００２１】
操作手順の表示方法としていくつかの形式が用意され、閲覧者によって選択された形式が採用される。例えば、操作の手順に対応する箇所にポインタがさしかかったときにその箇所を強調表示してもよい。強調表示としては、反転表示、下線表示、強調色による表示、点滅表示などがある。例えば、その操作手順に含まれる操作コマンドによる操作方法を紹介するヘルプ情報の形式で表示する手法でもよい。そのヘルプ情報に含まれる項目を、その閲覧者にとって利用頻度が低い操作コマンドに限定されるよう絞り込んでもよい。例えば、その操作コマンドが閲覧者の操作環境における操作メニューに含まれていない場合に、その項目のメニューやボタンなどを追加する表示の手法でもよい。
【００２２】
これにより、多機能化されたアプリケーションプログラムによって施された複雑な処理内容を視覚的にも簡単に把握できる形式で閲覧者に開示することができる。閲覧者にとっても最適な編集環境を得ることができる。
【００２３】
図２は、操作コマンドとその利用頻度を示す利用実績テーブルを示す図である。この利用実績テーブルは、コマンド履歴蓄積部２２に蓄積されたデータである。利用実績テーブル４０は、コマンド欄４２と利用頻度欄４４を含む。
【００２４】
コマンド欄４２には、アプリケーションによって提供される操作コマンドの種類が含まれる。例えば、「罫線モード開始」、「表作成」、「文書構成」などの操作コマンドが含まれ、これらは表示画面においてメニューやボタンの形で表示される。利用頻度欄４２には、操作コマンドごとに利用の有無または利用の頻度が記録される。例えば、「罫線モード開始」のコマンドに対しては「利用なし」を示すデータが記録され、「スペルチェック」のコマンドに対しては「多（１１５回）」を示すデータが記録されている。
【００２５】
図３は、操作順に記録された操作コマンドとこれに付随する指定値が含まれる操作手順テーブルの図である。このテーブルは、対象ファイルに内包された操作手順を示すデータである。操作手順テーブル４６は、コマンド欄４７と指定値欄４８を含む。
【００２６】
コマンド欄５２には、操作者によって指示された操作コマンドが操作順に記録される。例えば、「罫線モード開始」のコマンドが指示された後に「線種変更」と「線種選択」のコマンドが指示された旨が記録される。指定値欄５４には、操作コマンドに付随して操作者によって指定された値が記録される。例えば、「線種選択」のコマンドに対応する箇所に、指定された線種のパターンとして「パターン４」という指定値が記録される。
【００２７】
図４は、表示画面における操作手順の開示手法を例示する図である。特に本図はワードプロセッサの文書を表示するための画面構成を例示する。表示ウィンドウ５０は、文書表示欄５４、操作履歴欄５６、ヘルプ欄５８、およびフレーズ欄６０を含む。
【００２８】
文書表示欄５４には、対象ファイルの内容である文書が表示される。この対象ファイルは、各地区の売上報告を月別に示す表６４を含む。文書のタイトルである「売上報告書」のタイトル文字６２の周囲には罫線が描かれている。マウスポインタ５２がタイトル文字６２の位置にさしかかったとき、その周囲に罫線を描くための操作に関する操作手順が対象ファイルから読み出され、これに含まれる操作コマンドの利用実績が参照される。その結果、利用頻度の低い操作コマンドを含む操作手順が操作履歴欄５６に表示される。
【００２９】
操作履歴欄５６には、操作手順として「罫線モード開始」、「線種変更」、「パターン４選択」などのコマンドがその操作順に表示される。閲覧者がマウスポインタ５２を表６４の位置に移動させたとき、操作履歴欄５６の表示内容は、表作成に関する操作手順に切り替わる。
【００３０】
ヘルプ欄５８には、ヘルプ情報の項目が表示される。閲覧者が項目を選択するとその項目に対応するヘルプ情報が表示される。ここで、表示される項目が利用頻度の低い操作コマンドに関するヘルプ情報に絞り込まれているので、閲覧者にとって利便性が高い。
【００３１】
フレーズ欄６０には、一般によく使われる代表的なフレーズが定型化された形で列挙される。図の文書では「まずはご報告まで」の一文がその代表的なフレーズに該当し、これと類似するフレーズとともにフレーズ欄６０に表示される。これにより、フレーズ選択によって作成されたことが容易に把握でき、またこれを類似のフレーズに変更したい場合にも選択の手助けとなる。
【００３２】
図５は、操作手順の一部を強調表示またはボタン表示によって開示する場合の表示画面を示す図である。マウスポインタ５２がタイトル文字６２の位置へさしかかったときに、このタイトル文字６２が反転表示に切り替わった様子を図示する。また、対象ファイルの操作手順に含まれる操作コマンドに対応するボタンをボタン欄６６に表示しない設定になっていた場合に、そのボタンを表示する設定に切り替えてもよい。図は、ボタン欄６６に罫線ボタン７０と表作成ボタン７２が追加された様子を示す。この対象ファイルを閉じたとき、同時に罫線ボタン７０と表作成ボタン７２の表示をオフに切り替えてもよい。
【００３３】
対象ファイルの操作手順のうち、特定のモードに切り替えなければ指示または実行できない操作コマンドが存在する場合、そのモードへ自動的に切り替えてもよい。図においては、罫線モードに切り替わり、メニュー欄６８に「罫線」と書かれたメニュー７４が追加された様子を示す。メニュー７４には、「罫線」、「線種変更」、「罫線消去」などの操作コマンドが含まれ、これらは罫線モードに切り替わっているときに利用できる。罫線モードに切り替えるためには通常は「罫線モード開始」の操作コマンドを指示しなければならないところ、これを自動的に実行することにより、このモードに含まれる操作コマンドを閲覧者に開示可能としている。他の同様な例として、作図モードに「直線」、「円」、「図形指定」などの操作コマンドが含まれ、添削モードに「添削反映」、「添削取消」、「付箋を貼る」などの操作コマンドが含まれる。これらの操作コマンドが操作手順に含まれる場合にも自動的にモードを切り替える。この対象ファイルを閉じるとき、同時に元のモードに戻される。
【００３４】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。この実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。以下、変形例をいくつか挙げる。
【００３５】
図５の表示例では、操作手順に含まれる操作コマンドに対応するボタンやメニューを一時的に追加する手法を説明した。変形例においては、一時的な追加ではなく対象ファイルを閉じた後もボタンやメニューが残る形式にしてもよい。また、追加される前にこれを閲覧者にダイアログで確認する形式にしてもよい。
【００３６】
操作手順に含まれる操作コマンドに対応するボタンやメニューが閲覧者の使用環境においてすでに標準のボタンやメニューに含まれている場合にも、これを閲覧者がすぐに発見できない場合も考えられる。特に、利用頻度の少ない操作コマンドはその傾向が強い。そこで変形例においては、対応するボタンやメニューを強調表示して目立たせる手法を採用してもよい。
【００３７】
実施の形態においては、操作の手順を専用の表示欄に提示する構成を説明した。変形例においては、その操作手順に対応する箇所の近傍に表示する構成としてもよい。
【００３８】
【発明の効果】
本発明によれば、多機能化されたアプリケーションの使用に関してユーザの利便性を高めることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 ファイル処理装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】 操作コマンドとその利用頻度を示す利用実績テーブルを示す図である。
【図３】 操作順に記録された操作コマンドとこれに付随する指定値が含まれる操作手順テーブルの図である。
【図４】 表示画面における操作手順の開示手法を例示する図である。
【図５】 操作手順の一部を強調表示またはボタン表示によって開示する場合の表示画面を示す図である。
【符号の説明】
１０ ファイル処理装置、 １４ 操作受付部、 １６ 操作実行部、 １８対象設定部、 ２０ 記録処理部、 ２２ コマンド履歴蓄積部、 ２４ 記録抽出部、 ２６ 開示判定部、 ２８ 条件保持部、 ３０ 表示処理部。

Claims (7)

1. 閲覧の対象となるファイルを設定する対象設定部と、
   前記対象となるファイルに予め内包されている、そのファイルの作成者による作成過程における操作の手順を前記ファイルから抽出する記録抽出部と、
   前記抽出された前記作成者による操作の手順を閲覧者に開示すべきか否かの判定基準として、前記閲覧者による操作コマンドの利用実績との関係で定められた開示条件を記憶する条件保持部と、
   前記抽出された前記作成者による操作の手順が前記開示条件に合致するか否かを判定する開示判定部と、
   前記判定の結果に応じて前記操作の手順の開示を処理する表示処理部と、
   前記閲覧者によって過去に指示された操作コマンドに関する利用実績を記憶するコマンド履歴蓄積部と、
   を有し、
   前記開示判定部は、前記閲覧者による操作コマンドの利用実績を参照し、前記抽出された前記作成者による操作の手順に含まれる操作コマンドがその閲覧者にとって利用頻度が低い場合にその手順を開示すべきと判定することを特徴とするファイル処理装置。
2. 前記表示処理部は、表示画面において、前記開示判定部によって開示すべきと判定された操作の手順に対応する箇所を強調表示することを特徴とする請求項１に記載のファイル処理装置。
3. 前記表示処理部は、表示画面において、前記開示判定部によって開示すべきと判定された操作の手順に対応する箇所にポインタがさしかかったときに前記手順を開示することを特徴とする請求項１または２に記載のファイル処理装置。
4. 前記表示処理部は、前記ファイルに含まれる操作の手順のうち、前記閲覧者にとって利用頻度が低い操作コマンドに限定して操作方法を紹介するヘルプ情報の形式で表示させることを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載のファイル処理装置。
5. 前記表示処理部は、前記閲覧者の操作環境における操作メニューに前記開示すべき操作の手順に含まれる操作コマンドの項目が含まれていない場合、その項目を追加することを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載のファイル処理装置。
6. コンピュータ上で実行するアプリケーションプログラムによる閲覧の対象となるファイルを設定し、
   設定したファイルに予め内包されている、そのファイルの作成者による作成過程における操作の手順を前記ファイルから抽出し、
   抽出した前記作成者による操作の手順を閲覧者に開示すべきか否かの判定基準として、前記閲覧者による操作コマンドの利用実績との関係で定められた開示条件を読み出し、
   前記閲覧者による操作コマンドの利用実績を参照し、
   前記抽出された前記作成者による操作の手順に含まれる操作コマンドがその閲覧者にとって利用頻度が低い場合にその手順が前記開示条件に合致すると判定し、
   前記操作の手順が前記開示条件に合致すると判定した場合に前記操作の手順を前記閲覧者に開示することを特徴とするファイル処理方法。
7. 閲覧の対象となるファイルを設定する機能と、
   前記対象となるファイルに予め内包されている、そのファイルの作成者による作成過程における操作の手順を前記ファイルから抽出する機能と、
   前記抽出された前記作成者による操作の手順を閲覧者に開示すべきか否かの判定基準として、前記閲覧者による操作コマンドの利用実績との関係で定められた開示条件を記憶する機能と、
   前記閲覧者によって過去に指示された操作コマンドに関する利用実績を記憶する機能と、
   前記閲覧者による操作コマンドの利用実績を参照し、前記抽出された前記作成者による操作の手順に含まれる操作コマンドがその閲覧者にとって利用頻度が低い場合にその手順 が前記開示条件に合致すると判定する機能と、
   前記操作の手順が前記開示条件に合致すると判定された場合に前記操作の手順を前記閲覧者に開示する機能と、
   をコンピュータに発揮させることを特徴とするコンピュータプログラム。

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