JP3737578B2

JP3737578B2 - Media document management system and media document management method

Info

Publication number: JP3737578B2
Application number: JP29419696A
Authority: JP
Inventors: 泰広田端; 隆志矢野; 尚石島
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1996-11-06
Filing date: 1996-11-06
Publication date: 2006-01-18
Anticipated expiration: 2016-11-06
Also published as: JPH10143414A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は，媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法に関し，より詳細には，文書が記録された紙（媒体文書）を媒体として，人間とコンピューター環境との関わり合い（ＨＣＩ：Human-Computer-Interaction）の向上を図った媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年，コンピューター関連技術・マンマシンインタフェースの発達や，ネットワーク環境の整備によって文書の電子化が進み，これによってオフィスのペーパーレス化が促進されている。
【０００３】
具体的には，各種書類や文書等をパソコン・ワークステーションの画面上で作成（電子化）し，電子化した文書（以下，電子文書と記載する）の編集，コピー，転送，共有，ファイリング，校正，検索等がコンピューターの中（デジタルの世界または仮想現実）で行えるようになっている。特に，ネットワークの発展によって，電子文書をプリンター等で出力することなく，そのまま個人宛に配布（転送）することができるため，さらにオフィスのペーパーレス化が進みつつある。
【０００４】
また，電子文書は，コンピューター中に構築された文書情報管理システムによって自動的・体系的に管理することが可能であるため，保存文書の分類作業や，参照したい文書の検索作業が容易となり，さらに文書の共有化による全体の文書量の低減，パスワード等の設定による機密文書のセキュリティの向上，各文書間の情報の関連付け等を図れるという利点を有している。
【０００５】
ところが，電子文書には多くの利点があるものの，実際の記録紙に出力された文書（以下，紙の文書と記載する）と比較した場合に，読みやすさ，持ち運びの利便性，扱いやすさ，利用可能な環境条件，実務作業との連続性等において種々の制限が存在するため，電子文書を現実作業において使用する場合には，一旦，プリンター等で記録紙に出力した後，紙の文書として使用した方が効率の良いことも多い。したがって，これからのオフィス環境では，作業の目的に応じて紙の文書と電子文書が共存する状況になる。
【０００６】
また，一般に，文書作成者は，パソコン等で作成した文書をプリンターで記録紙にプリントアウトして関係者に配布する他に，文書データ（電子文書）として，パソコンのハードディスクや，フロッピーディスク，パソコンに接続されたサーバー等の記憶手段に保管して，文書番号等の形式でその保管場所を記憶している。したがって，文書作成者が，後日，その文書を利用して新しい文書を作成したい場合や，文書の内容を修正・更新したい場合には，該当する文書番号の電子文書を読み出して作業を行うことができる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら，上記従来の技術によれば，デジタルの世界に構築された文書情報管理システムで電子文書の管理を行っている場合でも，一旦，電子文書を紙の文書として出力すると，電子文書の有する関連情報，例えば，文書情報管理システム内におけるアドレス情報，パスワード等のセキュリティ情報，他の文書との連結情報等が消失するため，紙の文書は文書情報管理システムから出力された単なるアウトプットとしての価値しか持たないという問題点があった。
【０００８】
換言すれば，現実の作業において紙の文書と電子文書が共存する状況にも関わらず，従来の文書情報管理システムでは，作成した文書を電子文書としてデジタルの世界のみで管理することを前提としており，出力された紙の文書を直接的に電子文書に連結させる情報および手段が構築されていないため，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理および再利用において，作業効率・利便性が悪いという問題点があった。
【０００９】
具体的には，プリントされた紙の文書またはそのコピーを配布された人は，通常，この紙の文書に対応した電子文書を再利用することができなかったため，必要に応じて，再度文字等をキーボードを使って再入力するか，ＯＣＲを使って文字を読み取り，電子文書化したりして利用していたが，大変な労力がかかり，効率が悪いという不具合があった。さらにこの場合には，ＯＣＲが高価な機器であり，また読み取り精度が必ずしも充分でないという不具合もあった。
【００１０】
また，文書作成者であっても，複数頁からなる紙の文書の１頁または一部の頁しか保管していない場合には，オリジナルの電子文書がどこに保管されているか検索することが容易でないという問題点や，文書を作成してから時間が経過した場合や，文書番号（保管場所）を忘れてしまった場合には，同様にオリジナルの電子文書がどこに保管されているか検索することが容易でないという不具合があった。
【００１１】
本発明は上記に鑑みてなされたものであって，出力された紙の文書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とすることにより，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理および再利用を容易にし，作業効率・利便性の向上を図ることを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために，請求項１に係る媒体文書管理システムは，作成された文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも一つの文書データベースと，前記作成された文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報が記載された少なくとも一枚の記録紙からなる媒体文書と，前記媒体文書から前記文書管理情報を読み取る読取手段と，前記読取手段で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索する検索手段と，少なくとも表示部および操作入力部を含むコンピュータと，前記検索手段によって検索した電子文書を前記コンピュータの表示部に出力する第１の出力手段と，前記コンピュータの操作入力部を介して出力指定された前記電子文書および前記電子文書に対応する文書管理情報を記録紙上に記録して媒体文書として出力する第２の出力手段と，前記検索手段によって検索した電子文書の出力を制御する出力制御手段と，前記電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者として前記文書データベースに登録するアクセス権自動登録手段とを備え，前記文書データベースには，アクセス権限者の情報が登録されており，前記出力制御手段は，前記コンピュータの操作入力部を介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，前記第１の出力手段および第２の出力手段への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，前記第１の出力手段および第２の出力手段への出力を禁止すること，を特徴とする。
【００１７】
また，請求項２に係る媒体文書管理システムは，請求項１記載の媒体文書管理システムにおいて，さらに，前記電子文書毎に，任意の個人またはグループに対して前記電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として前記文書データベースに登録するアクセス権登録手段を備えたものである。
【００１８】
また，請求項３に係る媒体文書管理システムは，請求項２記載の媒体文書管理システムにおいて，前記アクセス権登録手段を用いて，前記電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，前記電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であるものである。
【００３２】
また，請求項４に係る媒体文書管理方法は，作成された文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する第１の工程と，前記作成された文書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書として出力する第２の工程と，前記媒体文書から前記文書管理情報を読み取る第３の工程と，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，前記第４の工程によって検索した電子文書の出力許可を判定する第５の工程と，前記第５の工程によって出力許可された電子文書をコンピュータの表示部に出力する第６の工程と，前記電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者として前記文書データベースに登録する第７の工程とを含み，前記第５の工程では，コンピュータを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，該当する電子文書の出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，該当する電子文書の出力を禁止するものである。
【００３４】
また，請求項５に係る媒体文書管理方法は，請求項４記載の媒体文書管理方法において，前記文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，前記電子文書毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であるものである。
【００３５】
また，請求項６に係る媒体文書管理方法は，請求項４記載の媒体文書管理方法において，前記文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，前記電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であるものである。
【００３６】
また，請求項７に係る媒体文書管理方法は，請求項４〜６のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法において，前記文書管理情報が，前記電子文書のバージョンを示すバージョン情報を含み，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応するバージョンの電子文書を検索するものである。
【００３７】
また，請求項８に係る媒体文書管理方法は，請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法において，前記媒体文書が編集されている場合でも，前記第３の工程で前記文書管理情報が読み取れる場合には，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書を出力するものである。
【００３８】
また，請求項９に係る媒体文書管理方法は，請求項８記載の媒体文書管理方法において，前記編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に集約したコピーまたは両面コピーであるものである。
【００３９】
また，請求項１０に係る媒体文書管理方法は，請求項６記載の媒体文書管理方法において，前記第５の工程が，前記電子文書の各頁毎のアクセス権限者の情報に基づいて，前記第４の工程によって検索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可するものである。
【００４０】
【発明の実施の形態】
以下，本発明の媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法について，〔実施の形態１〕，〔実施の形態２〕，〔実施の形態３〕の順で，図面を参照して詳細に説明する。
【００４１】
〔実施の形態１〕
図１は，実施の形態１の媒体文書管理システムの概略構成図を示し，作成された文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも一つの文書データベース１０１と，作成された文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報１０２ａ（図２参照）が記載された少なくとも一枚の記録紙からなる媒体文書１０２と，媒体文書１０２から文書管理情報１０２ａを読み取る読取手段としてのスキャナー１０３と，少なくとも表示部としてのディスプレイ１０４ａおよび操作入力部としてのキーボード１０４ｂを含むと共に，スキャナー１０３で読み取った文書管理情報１０２ａに基づいて，文書データベース１０１から対応する電子文書を検索する検索手段および該検索した電子文書をディスプレイ１０４ａに出力する第１の出力手段としての役割を果たすコンピュータ１０４と，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを介して出力指定された電子文書および該電子文書に対応する文書管理情報１０２ａを記録紙上に記録して媒体文書１０２として出力する第２の出力手段としてのプリンター１０５と，から構成される。
【００４２】
図２は，媒体文書１０２の出力例を示す説明図である。媒体文書１０２は，前述したように記録紙上に，文書と該文書に対応する文書管理情報１０２ａを記録したものである。換言すれば，コンピュータ１０４で作成した文書をプリンター１０５でプリントアウトした記録紙上に，さらにプリントアウトされている文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報１０２ａを記録したものである。
【００４３】
文書管理情報１０２ａには，文書データベース１０１を特定するための文書データベース名と，文書データベース名によって特定された文書データベース１０１中の電子文書を特定するための文書番号と，電子文書のバージョンを示すバージョン情報と，媒体文書１０２が複数枚の記録紙からなる場合に媒体文書１０２に対応する電子文書中の頁を示す頁情報とが記載されている。
【００４４】
なお，図２では，媒体文書１０２に記載されている文書として，文字のみで構成された文書（通達文）の例を示すが，特に限定するものではなく，文字の他に，絵や，写真，図，グラフ等を含んでいても良いのは勿論である。また，図中において，１０２ｂは媒体文書１０２を配布する配布先の個人名またはグループ名を示す。
【００４５】
図３は，作成したオリジナルの電子文書が複数の頁からなり，プリントアウトした際に複数枚の媒体文書１０２として出力された場合を示す。すなわち，一つの書類が複数の媒体文書１０２からなる場合を示し，このような場合には，図示の如く，媒体文書１０２の各頁に頁番号を記録されていると共に，各頁の媒体文書１０２に，それぞれ文書管理情報１０２ａが記録されている。なお，前述したように文書管理情報１０２ａは頁情報を含むので，各頁の媒体文書１０２の文書管理情報１０２ａから，一つの書類（文書）の何頁目であるか（換言すれば，一つの電子文書中の何頁目であるか）を特定することができる。
【００４６】
図４は，文書管理情報１０２ａから特定の電子文書を検索する具体的な例を示す。例えば，文書管理情報１０２ａが｛文書データベース名，文書番号，バージョン情報，頁情報｝の順で以下のように設定されているとする。
文書データベース名：ＤＢ０１
文書番号：ＢＭ９６０００１
バージョン情報：Ｖｅｒ１
頁情報：Ｐ３
【００４７】
先ず，文書データベース名：ＤＢ０１によって，図示の如く，該当する文書データベース１０１を特定する。これによって文書データベース１０１が複数ある場合でも，該当する文書データベース１０１を特定することができる。
【００４８】
次に，文書番号：ＢＭ９６０００１を用いて，文書データベース１０１中に保管されている複数の電子文書の中から該当する電子文書（ＢＭ９６０００１）を特定する。さらに，該当する電子文書（ＢＭ９６０００１）に複数のバージョンがある場合には，バージョン情報：Ｖｅｒ１を用いて該当するバージョンの電子文書を特定することができ，また，該当する電子文書（ＢＭ９６０００１）が複数の頁からなる場合には，頁情報：Ｐ３を用いて該当する頁を特定することができる。
【００４９】
以上の構成において，図５（ａ），（ｂ）の概略フローチャートを参照して，媒体文書管理システムの使用方法およびその動作について説明する。
【００５０】
先ず，コンピュータ１０４で作成した文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する（Ｓ５０１）。このとき，コンピュータ１０４が，文書管理情報１０２ａを生成して電子文書と共に格納先の文書データベース１０１中に格納する。
【００５１】
次に，コンピュータ１０４は，作成された文書および該文書に対応する文書管理情報１０２ａをプリンター１０５を介して記録紙に記録し，媒体文書１０２として出力する（Ｓ５０２）。
【００５２】
このようにして作成した媒体文書１０２を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書類と同様に利用することができる。
【００５３】
その後，文書作成者または媒体文書１０２を配布された人が，その文書を利用して新しい文書を作成したい場合や，文書の内容を修正・変更したい場合には，同図（ｂ）の手順で，手持ちの媒体文書１０２を用いて，文書データベース１０１に保存されている電子文書を検索して更新し，新しい媒体文書１０２を出力することができる。
【００５４】
先ず，更新したい媒体文書１０２をスキャナー１０３に載置して，文書管理情報１０２ａを読み取ると（Ｓ５０３），コンピュータ１０４が，読み取った文書管理情報１０２ａに基づいて，該当する文書データベース１０１から対応する電子文書を検索し（Ｓ５０４），検索した電子文書をコンピュータ１０４のディスプレイ１０４ａに表示する（Ｓ５０５）。なお，ここで，媒体文書１０２のいずれか１頁の文書管理情報１０２ａを読み取ると，読み取った文書管理情報１０２ａの文書番号およびバージョン情報に基づいて，対応するバージョンの電子文書の全ての頁を検索する。したがって，ディスプレイ１０４ａで該当する電子文書の全ての頁を表示することができる。
【００５５】
ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の文書内容を更新し（Ｓ５０６），更新した文書の電子情報を新しく作成された電子文書として文書データベース１０１に格納する（Ｓ５０７）。この際，格納した文書データベース１０１の文書データベース名，文書番号，新しいバージョン，頁数に基づいて，文書管理情報１０２ａを生成する。また，ここで特に修正等を行う必要がない場合には，ステップＳ５０６，Ｓ５０７を飛ばしてそのまま次のステップＳ５０８へ進むこともできる。
【００５６】
次に，更新した文書および文書管理情報１０２ａを，プリンター１０５を介して記録紙を記録して新しい媒体文書１０２を出力する（Ｓ５０８）。このとき，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを用いて，ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の中から媒体文書として出力する特定の頁を選択し，選択された特定の頁および文書管理情報を記録紙上に記録して，該当する頁のみを媒体文書１０２として出力することもできる。また，特に修正等を行う必要がない場合には，オリジナルの電子文書をそのまま媒体文書１０２として出力することもできる。
【００５７】
このようにして更新した媒体文書１０２を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書類と同様に利用することができる。
【００５８】
なお，例えば，上記ステップＳ５０３で読み取った媒体文書１０２が，白黒コピーで複写されることにより，記載されている文書が白黒画像となった場合でも文書データベース１０１に保管されている電子文書がカラー画像であれば，上記ステップＳ５０５や，Ｓ５０８において，ディスプレイ１０４ａまたはプリンター１０５を介して，オリジナルの電子文書のカラー画像を出力する。
【００５９】
また，図６に示すように，同図（ａ）のオリジナルの媒体文書１０２が同図（ｂ）〜（ｅ）のように編集されている場合でも，スキャナー１０３で文書管理情報１０２ａを読み取ることができる場合には，スキャナー１０３で読み取った文書管理情報１０２ａに基づいて，上記ステップＳ５０３〜Ｓ５０８を実行して，文書データベース１０１から対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書を出力する。
【００６０】
具体的には，同図（ｂ）に示すように，Ａ４サイズをＢ５サイズに縮小コピーした媒体文書や，同図（ｃ）に示すように，２枚の記録紙を１枚の記録紙に集約コピー（いわゆる，２ｉｎ１）した媒体文書，同図（ｄ）に示すように，記録紙の両面にそれぞれ媒体文書を両面コピーした媒体文書，同図（ｅ）に示すように，オリジナルの媒体文書を他の文書の一部として合成した編集コピーによる媒体文書（但し，この場合はその一部が媒体文書である）等を読み取って，オリジナルの媒体文書を検索することができる。
【００６１】
前述したように実施の形態１によれば，出力された紙の文書である媒体文書１０２をスキャナー１０３で読み取らせることにより，文書データベース１０１に保管されているオリジナルの電子文書にアクセスできるので，媒体文書１０２および電子文書を含めた文書の管理および再利用が容易になり，作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００６２】
なお，実施の形態１では，媒体文書１０２のいずれか１頁の文書管理情報１０２ａを読み取ると，読み取った文書管理情報１０２ａに対応する電子文書の全ての頁，換言すれば，文書管理情報１０２ａ中の文書番号とバージョン情報が一致する電子文書の全ての頁を出力したが，頁情報を用いて，文書管理情報１０２ａ中の文書番号，バージョン情報，頁情報が一致する特定の電子文書の頁のみを出力するようにしても良い。
【００６３】
〔実施の形態２〕
実施の形態２の媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法は，基本的に実施の形態１と同様の構成であるため，ここでは異なる部分のみを説明する。
【００６４】
実施の形態２では，実施の形態１の構成および動作に加えて，コンピュータ１０４が，さらに検索した電子文書の出力を制御する出力制御手段，電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登録するアクセス権自動登録手段および電子文書毎に任意の個人またはグループに対して電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登録するアクセス権登録手段としての役割を果たす。
【００６５】
また，文書データベース１０１には，後述する方法によって，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者の情報が登録されているものである。
【００６６】
ここで，コンピュータ１０４（出力制御手段）は，キーボード１０４ｂを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，文書データベース１０１を参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を禁止する。また，文書管理情報１０２ａ中の頁情報に基づいて，電子文書中の該当する頁のみを出力する。
【００６７】
また，コンピュータ１０４（出力制御手段）は，ユーザーがアクセス権限者である場合に，文書管理情報１０２ａ中の文書番号に基づいて検索した電子文書中の全ての頁を出力する。
【００６８】
また，コンピュータ１０４（アクセス権登録手段）は，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であり，電子文書の頁毎にアクセスの許可および禁止が設定されている場合には，コンピュータ１０４（出力制御手段）は，文書管理情報１０２ａ中の文書番号および文書データベース中のアクセス権限者の情報に基づいて，検索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力する。
【００６９】
以上の構成において，図７および図８の概略フローチャートを参照して，媒体文書管理システムの使用方法およびその動作について説明する。
【００７０】
先ず，コンピュータ１０４で作成した文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する（Ｓ７０１）。このとき，コンピュータ１０４が，文書管理情報１０２ａを生成して電子文書と共に格納先の文書データベース１０１中に格納する。
【００７１】
次に，コンピュータ１０４が，アクセス権限者の自動設定処理を実行して，電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名（図２の１０２ｂに相当する）に対して自動的にアクセス権を設定し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登録する（Ｓ７０２）。ここでのアクセス権の設定は，電子文書の全ての頁に対するアクセスを許可するものであり，図９（ａ）に示すように，電子文書の文書番号毎にアクセス権限者が登録される。
【００７２】
続いて，ステップＳ７０２で自動的に設定されたアクセス権限者の変更や，さらに配布先以外の任意の個人またはグループをアクセス権限者として追加登録するためのアクセス権限者の変更処理を実行する（Ｓ７０３）。具体的には，コンピュータ１０４を用いて，図９（ａ）の文書番号：ＢＭ９６０００１のアクセス権限者からＢ氏およびＣ氏を削除したり，新たにＤ氏を追加したりすることができる。さらに，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対してアクセス権を設定することも可能であり，例えば，図９（ｂ）に示すように，Ａ氏に対してのみ全頁のアクセス権を設定し，Ｂ氏に対しては１頁目のみアクセス権を設定し，Ｃ氏に対しては１頁と２頁のアクセス権を設定することも可能である。
【００７３】
次に，コンピュータ１０４は，作成された文書および該文書に対応する文書管理情報１０２ａをプリンター１０５を介して記録紙に記録し，媒体文書１０２として出力する（Ｓ７０４）。
【００７４】
このようにして作成した媒体文書１０２を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書類と同様に利用することができる。
【００７５】
その後，文書作成者または媒体文書１０２を配布された人で，かつ，アクセス権限者として登録されている人が，その文書を利用して新しい文書を作成したい場合や，文書の内容を修正・変更したい場合には，図８の手順で，手持ちの媒体文書１０２を用いて，文書データベース１０１に保存されている電子文書を検索して更新し，新しい媒体文書１０２を出力することができる。
【００７６】
先ず，更新したい媒体文書１０２をスキャナー１０３に載置して，文書管理情報１０２ａを読み取ると（Ｓ８０１），コンピュータ１０４が，読み取った文書管理情報１０２ａに基づいて，該当する文書データベース１０１から対応する電子文書を検索する（Ｓ８０２）。
【００７７】
次に，コンピュータ１０４が，ステップＳ８０２で検索した電子文書に対するアクセス権の設定状況をチェックし，電子文書の出力許可を判定する（Ｓ８０３）。具体的には，ディスプレイ１０４ａを用いてユーザに対してユーザーＩＤの入力を促し，キーボード１０４ｂを介してユーザーＩＤが入力されると，文書データベース１０１中に登録されている該当する電子文書のアクセス権限者を参照し，入力されたユーザーＩＤに対してアクセスが許可されているか否かをチェックし，該当する電子文書の文書番号に対してアクセス権限者として登録されている場合には，電子文書の全ての頁の出力を許可し，該当する電子文書の頁単位でアクセス権限者として登録されている場合には，登録されている頁のみの出力を許可する。
【００７８】
続いて，出力が許可された頁をコンピュータ１０４のディスプレイ１０４ａに表示する（Ｓ８０４）。
【００７９】
次に，ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の文書内容を更新し（Ｓ８０５），更新した文書の電子情報を新しく作成された電子文書として文書データベース１０１に格納する（Ｓ８０６）。この際，格納した文書データベース１０１の文書データベース名，文書番号，新しいバージョン，頁数に基づいて，文書管理情報１０２ａを生成する。
【００８０】
その後，コンピュータ１０４が，図７のステップＳ７０２と同様に，アクセス権限者の自動設定処理を実行して，電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して自動的にアクセス権を設定し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登録する（Ｓ８０７）。続いて，ステップＳ８０７で自動的に設定されたアクセス権限者の変更や，さらに配布先以外の任意の個人またはグループをアクセス権限者として追加登録するためのアクセス権限者の変更処理を実行する（Ｓ８０８）。また，ステップＳ８０５で特に修正等を行う必要がない場合には，ステップＳ８０５〜Ｓ８０８を飛ばしてそのまま次のステップＳ８０９へ進むこともできる。
【００８１】
次に，更新した文書および文書管理情報１０２ａを，プリンター１０５を介して記録紙を記録して新しい媒体文書１０２を出力する（Ｓ８０９）。このとき，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを用いて，ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の中から媒体文書として出力したい特定の頁を選択し，選択された特定の頁および文書管理情報を記録紙上に記録して，該当する頁のみを媒体文書１０２として出力することもできる。
【００８２】
このようにして更新した媒体文書１０２を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書類と同様に利用することができる。
【００８３】
前述したように実施の形態２によれば，文書データベース１０１を参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を禁止するため，文書データベース１０１中に保管されている電子文書の機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００８４】
また，媒体文書１０２の配布先の人に当該電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人が当該電子文書をアクセスできないように，電子文書の機密保護を管理することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００８５】
さらに，電子文書毎に，任意の個人またはグループに対して電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベースに登録することが可能であるため，文書作成者が自由にアクセス権限者を設定して，よりきめ細かな機密保護を行うことができる。また，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であるため，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細かな機密保護を行うことができる。
【００８６】
なお，実施の形態２では，コンピュータ１０４側でユーザーＩＤを入力させてユーザーを確認し，文書データベース１０１中に登録されているアクセス権限者であるか否かを判定する構成としてが，特にこれに限定するものではなく，例えば，媒体文書１０２上にユーザーＩＤを記載して，文書管理情報１０２ａと同時にスキャナー１０３で読み取るように構成しても良い。
【００８７】
〔実施の形態３〕
実施の形態３は，実施の形態１および実施の形態２の媒体文書管理システムをネットワーク化した例を示す。基本的な構成は実施の形態１または実施の形態２と同様であるため，ここでは異なる部分のみを説明する。
【００８８】
図１０は，実施の形態３の媒体文書管理システムの概略構成図を示し，ネットワーク１００１上に複数の文書データベース１０１や，複数のコンピュータ１０４を配置し，それぞれのコンピュータ１０４にスキャナー１０３およびプリンター１０５を接続したものである。
【００８９】
このような構成とすることにより，ネットワーク１００１上に接続されたコンピュータ１０４（スキャナー１０３およびプリンター１０５を含む）が配置された場所から，媒体文書１０２を用いて文書データベース１０１中の電子文書を確実に検索することが可能となる。
【００９０】
なお，上記実施の形態１および実施の形態２では，コンピュータ１０４が，本発明の検索手段，第１の出力手段，出力制御手段，アクセス権自動登録手段およびアクセス権登録手段としての役割を果たしているが，特にこれに限定するものではなく，例えば，ネットワーク１００１上にサーバー１００２を配置して，サーバー１００２が上記各手段の一部または全部を担うように構成しても良い。
【００９１】
【発明の効果】
以上説明したように，本発明の媒体文書管理システム（請求項１）は，読取手段で，媒体文書から文書管理情報を読み取り，検索手段で，文書管理情報に基づいて，文書データベースから対応する電子文書を検索し，第１の出力手段で，検索した電子文書をコンピュータの表示部に出力すると共に，第２の出力手段で，コンピュータの操作入力部を介して出力指定された電子文書および文書管理情報を記録紙上に記録して媒体文書として出力するため，出力された紙の文書である媒体文書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とすることにより，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理および再利用を容易にし，作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９４】
また，本発明の媒体文書管理システム（請求項１）は，文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，第１の出力手段および第２の出力手段への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，第１の出力手段および第２の出力手段への出力を禁止するため，文書データベース中に保管されている電子文書の機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９５】
また，本発明の媒体文書管理システム（請求項１）は，さらに，電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベースに登録するアクセス権自動登録手段を備えたため，媒体文書の配布先の人に当該電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人が当該電子文書をアクセスできないように，電子文書の機密保護を管理することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９６】
また，本発明の媒体文書管理システム（請求項２）は，請求項１記載の媒体文書管理システムにおいて，さらに，電子文書毎に，任意の個人またはグループに対して電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベースに登録するアクセス権登録手段を備えたため，文書作成者が自由にアクセス権限者を設定して，よりきめ細かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９７】
また，本発明の媒体文書管理システム（請求項３）は，請求項２記載の媒体文書管理システムにおいて，アクセス権登録手段を用いて，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であるため，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１１】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項４）は，作成された文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する第１の工程と，前記作成された文書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書として出力する第２の工程と，前記媒体文書から前記文書管理情報を読み取る第３の工程と，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，前記第４の工程によって検索した電子文書の出力許可を判定する第５の工程と，前記第５の工程によって出力許可された電子文書をコンピュータの表示部に出力する第６の工程と，前記電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者として前記文書データベースに登録する第７の工程とを含み，前記第５の工程では，コンピュータを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，該当する電子文書の出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，該当する電子文書の出力を禁止するため，文書データベース中に保管されている電子文書の機密保護を確実に行うことができる。また、媒体文書の配布先の人に当該電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人に当該電子文書がアクセスできないように，電子文書の機密保護を管理することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１３】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項５）は，請求項４記載の媒体文書管理方法において，文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，電子文書毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であるため，文書作成者が自由にアクセス権限者を設定して，よりきめ細かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１４】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項６）は，請求項４記載の媒体文書管理方法において，文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であるため，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１５】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項７）は，請求項４〜６のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法において，文書管理情報が，電子文書のバージョンを示すバージョン情報を含み，第４の工程が，第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，文書データベースから対応するバージョンの電子文書を検索するため，媒体文書から電子文書のバージョンを管理することが可能となり，さらに不要なバージョンの検索や，出力を回避することができる。したがって，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１６】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項８）は，請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法において，媒体文書が編集されている場合でも，第３の工程で文書管理情報が読み取れる場合には，第４の工程が，第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，文書データベースから対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書を出力するため，媒体文書のオリジナルがない場合でも，対応する電子文書を検索して出力することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１７】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項９）は，請求項８記載の媒体文書管理方法において，編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に集約したコピーまたは両面コピーであるため，一般的に複写機を用いて編集を行っても，オリジナルの電子文書を検索して出力することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１８】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項１０）は，請求項６記載の媒体文書管理方法において，第５の工程が，電子文書の各頁毎のアクセス権限者の情報に基づいて，第４の工程によって検索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可するため，アクセスが許可されているか否かを全ての頁に対して確認する必要がなく，効率的にアクセスの許可された頁を取り出すことができる。また，アクセスが許可されていない頁の機密保護を確実に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態１の媒体文書管理システムの概略構成図である。
【図２】実施の形態１の媒体文書の出力例を示す説明図である。
【図３】実施の形態１において，作成したオリジナルの電子文書が複数の頁からなり，プリントアウトした際に複数枚の媒体文書として出力された場合を示す説明図である。
【図４】実施の形態１において文書管理情報から特定の電子文書を検索する具体的な例を示す説明図である。
【図５】実施の形態１の概略フローチャートである。
【図６】オリジナルの媒体文書を編集した具体例を示す説明図である。
【図７】実施の形態２の概略フローチャートである。
【図８】実施の形態２の概略フローチャートである。
【図９】実施の形態２におけるアクセス権の設定方法を示す説明図である。
【図１０】実施の形態３の媒体文書管理システムの概略構成図である。
【符号の説明】
１０１文書データベース
１０２媒体文書
１０２ａ文書管理情報
１０３スキャナー（読取手段）
１０４コンピュータ（検索手段，第１の出力手段）
１０４ａディスプレイュータ（表示部）
１０４ｂキーボード（操作入力部）
１０５プリンター（第２の出力手段）
１００１ネットワーク
１００２サーバー[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a media document management system and a media document management method. More specifically, the present invention relates to a relationship between a human and a computer environment (HCI: Human-Computer-Interaction) using a paper (medium document) on which a document is recorded as a medium. The present invention relates to a media document management system and a media document management method.
[0002]
[Prior art]
In recent years, the digitization of documents has progressed with the development of computer-related technologies and man-machine interfaces, and the development of network environments, which has led to the promotion of paperless offices.
[0003]
Specifically, various documents and documents are created (computerized) on the screen of a personal computer / workstation, and editing, copying, transferring, sharing, filing of digitized documents (hereinafter referred to as electronic documents), Proofreading, searching, etc. can be done in the computer (digital world or virtual reality). In particular, with the development of networks, electronic documents can be distributed (transferred) to individuals as they are without being output by a printer or the like, and the office is becoming more paperless.
[0004]
In addition, electronic documents can be managed automatically and systematically by a document information management system built in the computer, which makes it easy to classify stored documents and search for documents to be referenced. There are advantages in that the total amount of documents can be reduced by sharing documents, the security of confidential documents can be improved by setting a password, and the information can be correlated between documents.
[0005]
However, although electronic documents have many advantages, they are easier to read, easier to carry, and easier to handle when compared to documents printed on actual recording paper (hereinafter referred to as paper documents). Because there are various restrictions on the available environmental conditions, continuity with work, etc., when an electronic document is used in actual work, it is once output to recording paper with a printer, etc. It is often more efficient to use as. Therefore, in the future office environment, paper documents and electronic documents coexist depending on the purpose of work.
[0006]
In general, a document creator prints out a document created on a personal computer or the like on a recording paper with a printer and distributes it to related parties. In addition, document data (electronic document) is stored as a personal computer hard disk, floppy disk, personal computer. Is stored in a storage means such as a server connected to the server, and the storage location is stored in the form of a document number or the like. Therefore, when a document creator wants to create a new document using the document at a later date or to modify or update the content of the document, the document creator may read the electronic document with the corresponding document number and perform the work. it can.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
However, according to the above-described conventional technique, even when an electronic document is managed by a document information management system built in the digital world, once the electronic document is output as a paper document, Since information such as address information in the document information management system, security information such as passwords, link information with other documents, etc. is lost, the paper document is a mere output from the document information management system. There was a problem of having only.
[0008]
In other words, despite the situation where paper documents and electronic documents coexist in actual work, the conventional document information management system is premised on managing the created documents as electronic documents only in the digital world. Since information and means for directly linking the output paper document to the electronic document have not been established, work efficiency and convenience are poor in the management and reuse of paper documents and documents including electronic documents There was a problem.
[0009]
Specifically, a person who has distributed a printed paper document or a copy of the paper document usually could not reuse the electronic document corresponding to this paper document. Was re-entered using the keyboard, or characters were read using OCR and converted into electronic documents. However, there was a problem that it took a lot of labor and was inefficient. Further, in this case, there is a problem that the OCR is an expensive device and the reading accuracy is not always sufficient.
[0010]
In addition, even if the document creator stores only one page or a part of a multi-page paper document, it is not easy to search where the original electronic document is stored. If the time has passed since the document was created, or if you forgot the document number (storage location), it is also easy to search where the original electronic document is stored There was a bug that it was not.
[0011]
The present invention has been made in view of the above, and by making an original electronic document accessible from an output paper document, it is easy to manage and reuse paper documents and documents including electronic documents. The purpose is to improve work efficiency and convenience.
[0012]
[Means for Solving the Problems]
  To achieve the above object, a media document management system according to claim 1 corresponds to at least one document database storing electronic information of a created document as an electronic document, the created document, and the document. A medium document composed of at least one recording paper in which document management information for managing the storage location of the electronic document is described, a reading unit for reading the document management information from the medium document, and a document read by the reading unit Based on management information, search means for searching for a corresponding electronic document from the document database, a computer including at least a display unit and an operation input unit, and an electronic document searched by the search means are output to a display unit of the computer. A first output means, the electronic document designated for output via the operation input unit of the computer, and the previous A second output means for outputting as a medium document records document management information corresponding to the electronic document on a recording sheet,The output control means for controlling the output of the electronic document searched by the search means and the personal name or group name of the distribution destination described in the electronic document are automatically permitted to access the electronic document. And an access right automatic registration means for registering in the document database as an access authorized person who is permitted to access each electronic document in advance. In the document database, access authority information is registered, and the output The control means determines whether or not the person is an access authorized person by referring to the document database based on the user ID input via the operation input unit of the computer. If the output to the first output means and the second output means is permitted and the person is not an authorized person, the first output means and the second output means Prohibiting the output to the output means, characterized by.
[0017]
  Claims2The media document management system according to claim1The medium document management system described above further comprises an access right registration means for permitting an arbitrary individual or group to access the electronic document for each electronic document and registering it in the document database as an access authority. It is a thing.
[0018]
  Claims3The media document management system according to claim2In the medium document management system described in the above, permission and prohibition of access to each page of the electronic document are set for any individual or group for each page of the electronic document using the access right registration means. It is possible.
[0032]
  Claims4The medium document management method according to the first method stores electronic information of a created document as an electronic document in a document database, and manages the created document and a storage location of the electronic document corresponding to the document. A second step of outputting a recording sheet on which document management information is recorded as a medium document, a third step of reading the document management information from the medium document, and the document management information read in the third step Based on a fourth step of searching for the corresponding electronic document from the document database, a fifth step of determining permission to output the electronic document searched by the fourth step, and an output permission by the fifth step. A sixth step of outputting the electronic document to the display unit of the computer;Access to the electronic document is automatically granted to the individual name or group name of the distribution destination described in the electronic document, and the document is designated as an authorized access authority for each electronic document in advance. The seventh step of registering in the database;IncludingIn the fifth step, it is determined whether or not the user is an access authorized person by referring to the document database based on the user ID inputted through the computer. The electronic document is permitted to be output, and if the user is not an access authorized person, the output of the corresponding electronic document is prohibited.
[0034]
  Claims5The media document management method according to claim4In the described medium document management method, the access authority information registered in the document database is information in which an arbitrary individual or group is registered as an access authority for each electronic document.
[0035]
  Claims6The media document management method according to claim4In the medium document management method described above, the access authority information registered in the document database is information in which an arbitrary individual or group is registered as an access authority for each page of the electronic document. is there.
[0036]
  Claims7The media document management method according to claim4-6In the medium document management method according to any one of the above, the document management information includes version information indicating a version of the electronic document, and the fourth step is the document management information read in the third step. Based on the above, a corresponding version of the electronic document is retrieved from the document database.
[0037]
  Claims8The media document management method according to claim4-7In the media document management method according to any one of the above, if the document management information can be read in the third step even when the media document has been edited, the fourth step includes the first step. Based on the document management information read in step 3, the corresponding electronic document is searched from the document database, and the original electronic document is output.
[0038]
  Claims9The media document management method according to claim8In the described medium document management method, the editing is an enlarged copy, a reduced copy, a copy in which a plurality of pages are integrated into one sheet, or a double-sided copy.
[0039]
  Claims10The media document management method according to claim6In the medium document management method described in the above, the page in which the fifth step is permitted to access in the electronic document searched in the fourth step based on the information of the access authority for each page of the electronic document. Only output is permitted.
[0040]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
The media document management system and media document management method of the present invention will be described in detail in the order of [Embodiment 1], [Embodiment 2], and [Embodiment 3] with reference to the drawings.
[0041]
[Embodiment 1]
FIG. 1 is a schematic configuration diagram of a media document management system according to Embodiment 1, and corresponds to at least one document database 101 storing electronic information of a created document as an electronic document, the created document, and the document. As a medium document 102 composed of at least one recording paper on which document management information 102a (see FIG. 2) for managing the storage location of the electronic document to be recorded is read, and as reading means for reading the document management information 102a from the medium document 102 And a scanner 104 including at least a display 104a as a display unit and a keyboard 104b as an operation input unit, and a search unit for searching a corresponding electronic document from the document database 101 based on the document management information 102a read by the scanner 103 And the retrieved electronic document is displayed on the display 104a. A computer 104 serving as a first output means, an electronic document designated to be output via the keyboard 104b of the computer 104, and document management information 102a corresponding to the electronic document on a recording paper, And a printer 105 as second output means for outputting as 102.
[0042]
  FIG. 2 is an explanatory diagram showing an output example of the media document 102. As described above, the medium document 102 is obtained by recording a document and document management information 102a corresponding to the document on a recording sheet. In other words, the document management information 102a for managing the storage location of the electronic document corresponding to the printed document is recorded on the recording paper printed out by the printer 105 on the document created by the computer 104. is there.
[0043]
The document management information 102a includes a document database name for specifying the document database 101, a document number for specifying an electronic document in the document database 101 specified by the document database name, and a version indicating the version of the electronic document. Information and page information indicating pages in the electronic document corresponding to the medium document 102 when the medium document 102 is composed of a plurality of recording sheets are described.
[0044]
FIG. 2 shows an example of a document (notification sentence) composed only of characters as the document described in the medium document 102, but is not particularly limited. Of course, a figure, a graph, etc. may be included. In the figure, reference numeral 102b denotes a personal name or group name of a distribution destination to which the medium document 102 is distributed.
[0045]
FIG. 3 shows a case where the created original electronic document is composed of a plurality of pages and is output as a plurality of media documents 102 when printed out. That is, a case where one document is composed of a plurality of media documents 102 is shown. In such a case, as shown in the figure, the page number is recorded on each page of the media document 102 and the media document 102 of each page is recorded. The document management information 102a is recorded in each. As described above, since the document management information 102a includes page information, the number of pages of one document (document) from the document management information 102a of the medium document 102 of each page (in other words, one document The number of pages in the electronic document can be specified.
[0046]
FIG. 4 shows a specific example of searching for a specific electronic document from the document management information 102a. For example, it is assumed that the document management information 102a is set as follows in the order of {document database name, document number, version information, page information}.
Document database name: DB01
Document number: BM960001
Version information: Ver1
Page information: P3
[0047]
First, as shown in the figure, the corresponding document database 101 is specified by the document database name: DB01. Thus, even when there are a plurality of document databases 101, the corresponding document database 101 can be specified.
[0048]
Next, a corresponding electronic document (BM960001) is specified from a plurality of electronic documents stored in the document database 101 using the document number: BM960001. Further, when there are a plurality of versions in the corresponding electronic document (BM960001), the version information: Ver1 can be used to identify the corresponding version of the electronic document, and there are a plurality of corresponding electronic documents (BM960001). In this case, the corresponding page can be specified using page information: P3.
[0049]
With the above configuration, the usage method and operation of the media document management system will be described with reference to the schematic flowcharts of FIGS.
[0050]
  First, electronic information of a document created by the computer 104 is stored as an electronic document in a document database (S501). At this time, the computer 104 generates the document management information 102a and stores it in the storage destination document database 101 together with the electronic document.
[0051]
  Next, the computer 104 records the created document and the document management information 102a corresponding to the document on a recording sheet via the printer 105, and outputs it as a medium document 102 (S502).
[0052]
The media document 102 created in this way can be distributed to any individual or group and used in the same way as a normal print document.
[0053]
Thereafter, when the document creator or the person who has distributed the media document 102 wants to create a new document using the document, or to modify or change the contents of the document, the procedure shown in FIG. The electronic document stored in the document database 101 can be searched and updated using the media document 102 on hand, and a new media document 102 can be output.
[0054]
  First, when the media document 102 to be updated is placed on the scanner 103 and the document management information 102a is read (S503), The computer 104 searches the corresponding document database 101 for a corresponding electronic document based on the read document management information 102a (S504), The retrieved electronic document is displayed on the display 104a of the computer 104 (see FIG.S505). Here, when the document management information 102a of any one page of the medium document 102 is read, all pages of the corresponding version of the electronic document are searched based on the document number and version information of the read document management information 102a. To do. Accordingly, all pages of the corresponding electronic document can be displayed on the display 104a.
[0055]
  Update the document content of the electronic document displayed on the display 104a (S506), The electronic information of the updated document is stored in the document database 101 as a newly created electronic document (S507). At this time, the document management information 102a is generated based on the document database name, document number, new version, and page number of the stored document database 101. Also, if there is no need to make any correction or the like here, it is possible to skip steps S506 and S507 and proceed directly to the next step S508.
[0056]
  Next, the updated document and document management information 102a are recorded on a recording sheet via the printer 105, and a new medium document 102 is output (S508). At this time, using the keyboard 104b of the computer 104, a specific page to be output as a medium document is selected from the electronic documents displayed on the display 104a, and the selected specific page and document management information are recorded on the recording paper. Thus, only the corresponding page can be output as the medium document 102. In addition, when there is no need to make corrections or the like, the original electronic document can be output as the medium document 102 as it is.
[0057]
The media document 102 updated in this way can be distributed to any individual or group and used in the same way as a normal print document.
[0058]
For example, the electronic document stored in the document database 101 is a color image even when the medium document 102 read in step S503 is copied in a black and white copy so that the document described becomes a black and white image. If so, in step S505 or S508, a color image of the original electronic document is output via the display 104a or the printer 105.
[0059]
As shown in FIG. 6, even when the original medium document 102 in FIG. 6A is edited as shown in FIGS. 6B to 5E, the scanner 103 reads the document management information 102a. If it is possible, the steps S503 to S508 are executed based on the document management information 102a read by the scanner 103, the corresponding electronic document is searched from the document database 101, and the original electronic document is output.
[0060]
Specifically, as shown in FIG. 4B, a medium document obtained by reducing and copying A4 size to B5 size, or two recording sheets as one recording sheet as shown in FIG. Aggregate copy (so-called 2 in 1) media document, as shown in Fig. (D), media document with media copies copied on both sides of the recording paper, as shown in Fig. (E), original media document The original media document can be searched by reading a media document (in this case, a part of which is a media document) by editing and copying which is synthesized as a part of another document.
[0061]
As described above, according to the first embodiment, the original electronic document stored in the document database 101 can be accessed by causing the scanner 103 to read the medium document 102 that is an output paper document. Management and reuse of the document 102 and the document including the electronic document can be facilitated, and work efficiency and convenience can be improved.
[0062]
In the first embodiment, when the document management information 102a on any one page of the medium document 102 is read, all pages of the electronic document corresponding to the read document management information 102a, in other words, in the document management information 102a. Output all pages of the electronic document whose version number matches the document number, but using the page information, only the pages of the specific electronic document whose document number, version information, and page information in the document management information 102a match. May be output.
[0063]
[Embodiment 2]
Since the media document management system and the media document management method of the second embodiment have basically the same configuration as that of the first embodiment, only different parts will be described here.
[0064]
In the second embodiment, in addition to the configuration and operation of the first embodiment, the computer 104 further controls the output of the retrieved electronic document, the personal name of the distribution destination described in the electronic document, or An access right automatic registering means for automatically permitting access to the electronic document for the group name and registering it in the document database 101 as an access authority and an electronic document for any individual or group for each electronic document And serves as access right registration means for registering in the document database 101 as an access authorized person.
[0065]
In the document database 101, information on an authorized person who is permitted to access each electronic document in advance is registered by a method described later.
[0066]
Here, the computer 104 (output control means) refers to the document database 101 based on the user ID input via the keyboard 104b to determine whether or not it is an access authorized person, and is an access authorized person. In this case, output to the display 104a and the printer 105 is permitted, and output to the display 104a and the printer 105 is prohibited if the person is not an access authorized person. Further, only the corresponding page in the electronic document is output based on the page information in the document management information 102a.
[0067]
Further, the computer 104 (output control means) outputs all pages in the electronic document searched based on the document number in the document management information 102a when the user is an authorized user.
[0068]
Further, the computer 104 (access right registration means) can set permission and prohibition of access to each page of the electronic document for any individual or group for each page of the electronic document. When access permission / prohibition is set for each page, the computer 104 (output control means) searches based on the document number in the document management information 102a and the access authority information in the document database. Only pages that are allowed access in the electronic document are output.
[0069]
With the above configuration, the usage method and operation of the media document management system will be described with reference to the schematic flowcharts of FIGS.
[0070]
  First, electronic information of a document created by the computer 104 is stored as an electronic document in a document database (S701). At this time, the computer 104 generates the document management information 102a and stores it in the storage destination document database 101 together with the electronic document.
[0071]
Next, the computer 104 executes an automatic setting process for an access authorized person, and automatically distributes personal names or group names (corresponding to 102b in FIG. 2) of distribution destinations described in the electronic document. An access right is set and registered in the document database 101 as an access authorized person (S702). The setting of the access right here permits access to all pages of the electronic document, and as shown in FIG. 9A, an access authority is registered for each document number of the electronic document.
[0072]
Subsequently, an access authority change process for changing an access authority automatically set in step S702 and additionally registering any individual or group other than the distribution destination as an access authority is executed (S703). ). Specifically, using the computer 104, Mr. B and Mr. C can be deleted or Mr. D can be newly added from the access authority of the document number: BM960001 in FIG. 9A. Furthermore, it is possible to set an access right for any individual or group for each page of the electronic document. For example, as shown in FIG. It is also possible to set an access right, set an access right for only the first page for Mr. B, and set an access right for the first and second pages for Mr. C.
[0073]
  Next, the computer 104 records the created document and the document management information 102a corresponding to the document on a recording sheet via the printer 105, and outputs it as a medium document 102 (S704).
[0074]
The media document 102 created in this way can be distributed to any individual or group and used in the same way as a normal print document.
[0075]
After that, if the document creator or the person who has distributed the media document 102 and is registered as an access authorized person wants to create a new document using the document, modify or change the document contents If desired, the electronic document stored in the document database 101 can be searched and updated using the medium document 102 on hand by the procedure shown in FIG.
[0076]
  First, when the media document 102 to be updated is placed on the scanner 103 and the document management information 102a is read (S801) Based on the read document management information 102a, the computer 104 searches the corresponding document database 101 for a corresponding electronic document (S802).
[0077]
  Next, the computer 104 checks the setting status of the access right for the electronic document searched in step S802, and determines whether to permit output of the electronic document (S803). Specifically, when the user is prompted to input a user ID using the display 104a and the user ID is input via the keyboard 104b, the access authority for the corresponding electronic document registered in the document database 101 is displayed. If the registered user is registered as the access authority for the document number of the corresponding electronic document, it is checked whether access is permitted for the entered user ID. If all pages are allowed to be output and registered as an access authority for each page of the corresponding electronic document, only the registered pages are allowed to be output.
[0078]
  Subsequently, the page for which output is permitted is displayed on the display 104a of the computer 104 (S804).
[0079]
Next, the document content of the electronic document displayed on the display 104a is updated (S805), and the electronic information of the updated document is stored in the document database 101 as a newly created electronic document (S806). At this time, the document management information 102a is generated based on the document database name, document number, new version, and page number of the stored document database 101.
[0080]
Thereafter, as in step S702 in FIG. 7, the computer 104 executes an access authority person automatic setting process to automatically access the personal name or group name of the distribution destination described in the electronic document. The right is set and registered in the document database 101 as an access authorized person (S807). Subsequently, an access authority change process for changing an access authority automatically set in step S807 and additionally registering any individual or group other than the distribution destination as an access authority is executed (S808). ). Further, if there is no need to make any correction or the like in step S805, it is possible to skip steps S805 to S808 and proceed directly to next step S809.
[0081]
Next, the updated document and document management information 102a are recorded on a recording sheet via the printer 105, and a new medium document 102 is output (S809). At this time, using the keyboard 104b of the computer 104, a specific page to be output as a medium document is selected from the electronic documents displayed on the display 104a, and the selected specific page and document management information are recorded on the recording paper. Thus, only the corresponding page can be output as the medium document 102.
[0082]
The media document 102 updated in this way can be distributed to any individual or group and used in the same way as a normal print document.
[0083]
As described above, according to the second embodiment, it is determined whether or not the user is an access authorized person by referring to the document database 101. If the authorized person is an access authorized person, output to the display 104a and the printer 105 is permitted. If the person is not an authorized user, output to the display 104a and the printer 105 is prohibited, so that the electronic document stored in the document database 101 can be securely protected, and work efficiency and convenience can be improved. It is possible to improve the performance.
[0084]
In addition, it is possible to manage the security of the electronic document so that the person to whom the media document 102 is distributed is allowed to access the electronic document and no other person can access the electronic document.・ Convenience can be improved.
[0085]
  In addition, for each electronic document, any individual or group can be granted access to the electronic document andBecause it is possible to register in the document database, The document creator can freely set an access authority and perform more detailed security protection. In addition, for each page of the electronic document, it is possible to set the permission and prohibition of access to each page of the electronic document for any individual or group. Fine security can be provided.
[0086]
In the second embodiment, the computer 104 side inputs a user ID, confirms the user, and determines whether or not it is an access authorized person registered in the document database 101. For example, a user ID may be described on the medium document 102 and read by the scanner 103 simultaneously with the document management information 102a.
[0087]
[Embodiment 3]
The third embodiment shows an example in which the media document management system of the first and second embodiments is networked. Since the basic configuration is the same as that of the first embodiment or the second embodiment, only different portions will be described here.
[0088]
FIG. 10 is a schematic configuration diagram of the media document management system according to the third embodiment. A plurality of document databases 101 and a plurality of computers 104 are arranged on a network 1001, and a scanner 103 and a printer 105 are installed in each computer 104. Connected.
[0089]
With such a configuration, the electronic document in the document database 101 can be reliably used from the place where the computer 104 (including the scanner 103 and the printer 105) connected on the network 1001 is arranged using the medium document 102. It becomes possible to search.
[0090]
In the first embodiment and the second embodiment, the computer 104 serves as the search means, the first output means, the output control means, the access right automatic registration means, and the access right registration means of the present invention. However, the present invention is not particularly limited to this. For example, the server 1002 may be arranged on the network 1001 so that the server 1002 takes part or all of the above means.
[0091]
【The invention's effect】
As described above, the media document management system according to the present invention (claim 1) reads the document management information from the media document by the reading means, and the electronic means corresponding to the document database based on the document management information by the search means. The document is retrieved, and the first output means outputs the retrieved electronic document to the display unit of the computer, and the second output means outputs the electronic document and the document management which are designated for output via the computer operation input unit. Management of documents including paper documents and electronic documents by making the original electronic document accessible from the media document that is the output paper document in order to record information on recording paper and output it as a media document In addition, reuse can be facilitated, and work efficiency and convenience can be improved.
[0094]
  Further, the media document management system of the present invention (claims)1)IsIt is determined whether or not the user is an access authorized person by referring to the document database. If the authorized person is an access authorized person, the output to the first output means and the second output means is permitted. Since the output to the first output means and the second output means is prohibited, the electronic document stored in the document database can be securely protected, and the work efficiency and convenience can be improved. Improvements can be made.
[0095]
  Further, the media document management system of the present invention (claims)1)IsIn addition, there is an access right automatic registration means that automatically grants access to the electronic document for the individual name or group name of the distribution destination described in the electronic document and registers it in the document database as an authorized person. Therefore, it is possible to manage the security of the electronic document so that the person who distributes the media document is allowed to access the electronic document and no other person can access the electronic document.・ Convenience can be improved.
[0096]
  Further, the media document management system of the present invention (claims)2) Is the claim1In the described medium document management system, each electronic document is further provided with access right registration means for allowing any individual or group access to the electronic document and registering it in the document database as an access authority. The creator can freely set the access authority and perform more detailed security protection, and further improve work efficiency and convenience.
[0097]
  Further, the media document management system of the present invention (claims)3) Is the claim2In the described medium document management system, it is possible to set permission or prohibition of access to each page of the electronic document for any individual or group for each page of the electronic document using the access right registration means. Therefore, it is possible to permit access to only limited pages and perform more detailed security protection, and further improve work efficiency and convenience.
[0111]
  Further, the media document management method of the present invention (claims)4) Is a first step of storing electronic information of a created document as an electronic document in a document database, and document management information for managing the created document and a storage location of the electronic document corresponding to the document. A second step of outputting the recording paper on which the document is recorded as a medium document, a third step of reading the document management information from the medium document, and the document based on the document management information read in the third step A fourth step of searching for a corresponding electronic document from the database, a fifth step of determining permission to output the electronic document searched in the fourth step, and an electronic document permitted to be output in the fifth step. A sixth step of outputting to the display unit of the computer;Access to the electronic document is automatically granted to the individual name or group name of the distribution destination described in the electronic document, and the document is designated as an authorized access authority for each electronic document in advance. The seventh step of registering in the database;IncludingIn the fifth step, it is determined whether or not the user is an access authorized person by referring to the document database based on the user ID inputted through the computer. To permit output of electronic documents and prohibit the output of applicable electronic documents if you are not an authorized user.The electronic document stored in the document database can be securely protected.In addition, it is possible to manage the security of the electronic document so that the person who distributes the media document is allowed to access the electronic document and the electronic document cannot be accessed by anyone else. Convenience can be improved.
[0113]
  Further, the media document management method of the present invention (claims)5) Is the claim4In the described media document management method, the information of the access authorized person registered in the document database is information in which any individual or group is registered as the access authorized person for each electronic document. By setting the access authority, the security can be more finely controlled and the work efficiency and convenience can be improved.
[0114]
  Further, the media document management method of the present invention (claims)6) Is the claim4In the media document management method described above, the information on the access authorized person registered in the document database is limited because any individual or group is registered as the authorized accessor for each page of the electronic document. By permitting access to only pages, it is possible to perform more detailed security protection, and to improve work efficiency and convenience.
[0115]
  Further, the media document management method of the present invention (claims)7) Is the claim4-6In the medium document management method according to any one of the above, the document management information includes version information indicating the version of the electronic document, and the fourth step is based on the document management information read in the third step. Since the corresponding version of the electronic document is searched from the document database, it is possible to manage the version of the electronic document from the medium document, and it is possible to avoid unnecessary version searching and output. Therefore, it is possible to further improve work efficiency and convenience.
[0116]
  Further, the media document management method of the present invention (claims)8) Is the claim4-7In the media document management method according to any one of the above, if the document management information can be read in the third step even when the media document is edited, the fourth step reads in the third step. Since the corresponding electronic document is searched from the document database based on the document management information and the original electronic document is output, the corresponding electronic document can be searched and output even when there is no original of the media document. In addition, work efficiency and convenience can be improved.
[0117]
  Further, the media document management method of the present invention (claims)9) Is the claim8In the media document management method described, editing is an enlarged copy, reduced copy, a copy of multiple pages combined into a single sheet, or double-sided copy, so even if editing is generally performed using a copier, the original electronic Documents can be retrieved and output, and work efficiency and convenience can be improved.
[0118]
  Further, the media document management method of the present invention (claims)10) Is the claim6In the described medium document management method, the fifth step outputs only the permitted pages in the electronic document searched in the fourth step based on the information of the access authority for each page of the electronic document. Since permission is granted, it is not necessary to confirm whether or not access is permitted for all pages, and pages that are permitted to be accessed can be efficiently taken out. In addition, it is possible to securely protect pages that are not permitted to be accessed.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a schematic configuration diagram of a media document management system according to a first embodiment.
FIG. 2 is an explanatory diagram illustrating an output example of a medium document according to the first embodiment.
FIG. 3 is an explanatory diagram showing a case where a created original electronic document is composed of a plurality of pages and is output as a plurality of medium documents when printed out in the first embodiment.
4 is an explanatory diagram illustrating a specific example of searching for a specific electronic document from document management information in Embodiment 1. FIG.
FIG. 5 is a schematic flowchart of the first embodiment.
FIG. 6 is an explanatory diagram showing a specific example of editing an original medium document.
FIG. 7 is a schematic flowchart of the second embodiment.
FIG. 8 is a schematic flowchart of the second embodiment.
FIG. 9 is an explanatory diagram illustrating an access right setting method according to the second embodiment;
FIG. 10 is a schematic configuration diagram of a media document management system according to a third embodiment.
[Explanation of symbols]
101 Document database
102 Media document
102a Document management information
103 Scanner (reading means)
104 Computer (search means, first output means)
104a Display (display unit)
104b Keyboard (operation input unit)
105 Printer (second output means)
1001 network
1002 server

Claims

At least one document database storing electronic information of the created document as an electronic document;
A medium document composed of at least one recording paper in which document management information for managing the created document and the storage location of the electronic document corresponding to the document is recorded;
Reading means for reading the document management information from the medium document;
Search means for searching for a corresponding electronic document from the document database based on the document management information read by the reading means;
A computer including at least a display unit and an operation input unit;
First output means for outputting an electronic document searched by the search means to a display unit of the computer;
A second output means for recording the electronic document designated for output via the operation input unit of the computer and document management information corresponding to the electronic document on a recording paper and outputting it as a medium document;
Output control means for controlling the output of the electronic document searched by the search means;
Access to the electronic document is automatically granted to the individual name or group name of the distribution destination described in the electronic document, and the document is designated as an authorized access authority for each electronic document in advance. Access right automatic registration means to register in the database,
In the document database, information on authorized access persons is registered.
The output control means determines whether or not the user is an access authorized person by referring to the document database based on a user ID input via the operation input unit of the computer. Permits the output to the first output means and the second output means, and prohibits the output to the first output means and the second output means if the person is not an access authority.
A media document management system characterized by

Furthermore, access rights registration means is provided for permitting an arbitrary individual or group to access the electronic document for each electronic document and registering it in the document database as an authorized person. 1 medium document management system described.

Using the access right registration means, permission and prohibition of access to each page of the electronic document can be set for any individual or group for each page of the electronic document. The medium document management system according to claim 2 .

A first step of storing electronic information of the created document as an electronic document in a document database;
A second step of outputting, as a medium document, a recording sheet on which document management information for managing a storage location of the created document and the electronic document corresponding to the document is recorded;
A third step of reading the document management information from the media document;
A fourth step of retrieving a corresponding electronic document from the document database based on the document management information read in the third step;
A fifth step of determining permission to output the electronic document searched in the fourth step;
A sixth step of outputting the electronic document permitted to be output in the fifth step to a display unit of a computer;
Access to the electronic document is automatically granted to the individual name or group name of the distribution destination described in the electronic document, and the document is designated as an authorized access authority for each electronic document in advance. A seventh step of registering in the database ,
In the fifth step, it is determined whether or not the user is an access authorized person by referring to the document database based on the user ID inputted through the computer. A media document management method characterized in that output of an electronic document is permitted and output of the corresponding electronic document is prohibited if the user is not an access authorized person.

5. The medium document management according to claim 4 , wherein the access authority information registered in the document database is information in which an arbitrary individual or group is registered as an access authority for each electronic document. Method.

Information access authority registered in the document database, the each page of the electronic document, any individual or group according to claim 4, characterized in that the information registered as the access authority Media document management method.

The document management information includes version information indicating the version of the electronic document, and the fourth step performs a corresponding version of the electronic document from the document database based on the document management information read in the third step. The medium document management method according to claim 4 , wherein the media document management method is searched.

Even when the medium document is edited, if the document management information can be read in the third step, the fourth step is based on the document management information read in the third step. 8. The medium document management method according to claim 4, wherein a corresponding electronic document is searched from a document database and an original electronic document is output.

9. The medium document management method according to claim 8 , wherein the editing is an enlarged copy, a reduced copy, a copy in which a plurality of pages are integrated into one sheet, or a double-sided copy.

In the fifth step, based on the information of an authorized person for each page of the electronic document, only the permitted pages in the electronic document searched in the fourth step are allowed to be output. The media document management method according to claim 6 .