JP3356685B2 - 文書処理装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電話回線やイーサ
ネットケーブル、ハブ機器等を介したネットワークに接
続することにより、ネットワーク上の各端末及びディジ
タル複写機やマルチファンクションプリンタ等の複合機
器と接続可能な配布或いは回覧する文書を処理する文書
処理装置に関し、さらに詳しくはネットワーク上の文書
において、宛名が書かれた所定の書式の文書を文字認識
し、文字認識結果より所定の文書処理を行うことのでき
る文書処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来は、電話回線やイーサネットケーブ
ル、ハブ機器等を介したネットワークに接続することに
より、ネットワーク上の各端末及びディジタル複写機や
マルチファンクションプリンタ等の複合機器と接続可能
であって、既に手書きなどでマークがなされている配布
文書、回覧文書を認識し、指示シートによって処理を行
う回覧文書処理装置が知られており、また特開平８−３
３９３３３号公報、特開平６−２８４１１４号公報にそ
の開示がある。

【０００３】まず特開平８−３３９３３３号公報によれ
ば、手書きで作成した紙の文書と端末で作成した電子的
な文書とを関連づけるために、電子文書関連づけマーク
をつけて簡単な１つの文書として回覧、配布しており、
処理の内容に応じて、回覧、配布経路のどの場所でも紙
に出力した回覧、配布情報を容易に電子文書と関連付け
て１つの文書として回覧／配布する文書画像回覧配布装
置が開示されている。

【０００４】また、特開平６−２８４１１４号公報で
は、通信手段を用いてマーク付けされている回覧／配布
文書の回覧／配布先を認識して添付文書を回覧／配布
し、回覧／配布作業を電子化することで、手書きで作成
した紙の文書とパソコンで作成した電子的な文書とを関
連付けて送信する文書送信装置並びに文書送信方法が開
示されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ように、従来技術においても、既にマーク付けされてい
る回覧／配布文書を認識して処理を行う効果的な方法が
あったが、マークなどがなされていない文書の処理手段
を記述したものがなかった。

【０００６】即ち上述の特開平８−３３９３３３号公
報、特開平６−２８４１１４号公報においては、回覧／
配布文書の処理を行う際に電子文書であるか否かを関連
づけるために、手書きでマーキングする必要があり、煩
雑さを否めないという問題点があった。

【０００７】本発明では、上記従来技術の課題を解決す
るためになされたものであり、その目的とするところ
は、回覧／配布文書において、手書きのマークをせず、
所定の書式文書を読み取り手段で読み取り、前記文書読
み取り手段内容と予め備わっている前記記憶手段の内容
とを照合して前記文字認識処理を施し、配布先、代表
者、人数等の情報を自動検出して、回覧／配布文書処理
を行う文書処理装置を提供することにある。

【０００８】加えて、本発明の目的は、前記文字認識処
理結果より、取得デジタル情報の印字、複写等の処理を
行って紙に出力して回覧／配布するか、あるいは、ネッ
トワークを介して電子メールシステム等の前記外部送信
手段を用いて外部へ送信して回覧／配布することが可能
な前記文書処理装置を提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、記録紙からなる文書を画像情報として読取る文書読
取手段と、前記文書読取手段で読取った画像情報を記憶
する第１記憶手段と、前記文書に対応した文書情報を各
宛先毎に作成し配布する際の代表者宛先、配布者宛先、
配布枚数からなる配布情報を予め記憶している第２記憶
手段と、前記第１記憶手段に記憶された画像情報を文字
認識するための文字認識手段と、前記文字認識手段で文
字認識された文字情報と前記第２記憶手段の配布情報を
照合し、且つ宛先名、配布枚数を算出、決定する制御手
段と、前記文字認識手段による文字認識結果と前記制御
手段の算出、決定した宛先名、配布枚数を表示するため
の表示手段と、上記制御手段の算出、決定した配布情報
とその宛先情報、配布枚数情報に基づき、文書に対応し
た情報を、ネットワークを介して、外部機器に送信で
き、部門代表者と所属部門内の配布枚数の各情報を文書
に対応した情報に添付して送信可能な外部送信手段とを
備えたことを特徴とする文書処理装置である。

【００１０】

【００１１】

【００１２】

【００１３】請求項２に記載の発明は、上記第２記憶手
段が記憶している配布情報が、宛先の氏名、役職、部門
名を含み、上記文字認識処理中に、前記第２記憶手段に
未登録の宛先情報が認識されると前記宛先情報を新たに
登録し、登録済みの宛先で氏名と役職及び又は氏名と部
門名が変更されて認識されると前記宛先情報を認識後の
情報に更新する編集手段を備えることを特徴とする請求
項１に記載の文書処理装置である。

【００１４】請求項３に記載の発明は、上記表示手段の
表示している表示内容が適切か否かを使用者が判定し入
力するための認識結果判定入力手段を備え、所定の設定
時間を過ぎても前記認識結果判定入力手段に良否判定の
入力がなされない場合は、前記文字認識結果を自動判定
する判定手段を備えることを特徴とする請求項１に記載
の文書処理装置である。

【００１５】請求項４に記載の発明は、上記第２記憶手
段が記憶している配布情報が、宛先の氏名、役職、部門
名を含み、上記制御手段は、宛先が同一部門内に複数存
在する場合は、部門ごとの代表者を指定できることを特
徴とする請求項１に記載の文書処理装置である。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下に、本発明の実施形態につい
て図面を参照して説明する。まず図１は、本発明の一実
施形態である（回覧）文書処理装置１０の全体構成を示
すブロック図である。回覧文書処理装置１０は、宛名が
書かれた所定の書式文書１を読み取る文書読取手段（ス
キャナ）２、人名、役職名と回覧優先度、及び、宛先の
メールアドレス等の情報を登録している記憶手段３、文
字認識手段４、文字認識結果表示手段５、配布枚数のブ
ロック分け処理を行うブロック６、部門ごとの代表者指
定を行うブロック７、取得デジタル情報（回覧文書内
容）の印字、複写等の処理を行って回覧文書を処理する
ブロック８、及び、外部送信手段９とを備えている。

【００１７】図２は、本発明の一実施形態に係る文字読
取手段（スキャナ）２の全体構成、図３は回路ブロック
図を表したものである。文書読取手段２は、載置された
原稿を自動的に給送しするためのＡＤＦ（文書自動搬送
フィーダー）２１を有しており、例えば読み取りについ
ての解像度は１２００ｄｐｉ（dot per inch）相当で
あり、その他に蛍光燈等からなる光源２５、ＣＣＤ等の
固体撮像素子２６、読みとりレンズ２４、データ格納用
メモリ３３、ＣＰＵ３１を具備し、ＡＤＦ２１あるいは
原稿載置台２３に宛名が書かれた所定の書式文書を載置
し、読み取った文書に対応した画像データをデータ格納
用メモリ３３に保存する。

【００１８】即ち、ＡＤＦ２１又は原稿載置台２３に載
置された、宛名が書かれた所定の書式文書を読み取りレ
ンズ２４を光源２５から光を当てながら、左右に走査さ
せることにより読み取り、データ格納用メモリ３３に保
存する。

【００１９】読み取りレンズ２４は、ＣＰＵ３１を介し
て読み取りレンズ制御部３２で制御され、ＡＤＦ２１又
は原稿載置台２３に載置された、宛名が書かれた所定の
書式文書は、それぞれの原稿検知センサ２７で検知さ
れ、これら検知センサ２７はＣＰＵ３１を介してそれぞ
れの制御部で制御される。そしてデータ格納用メモリ３
３へのデータの保存は、ＣＰＵ３１を介して行われる。

【００２０】文字認識手段４は、データ格納用メモリ３
３に一時記憶された文書読取手段２での読み取り結果と
記憶手段３との内容を照合比較して文字認識処理を行
い、文字認識結果を文字認識結果表示手段５に表示す
る。使用者は、文字認識結果表示手段５の表示結果よ
り、配布枚数のブロック分け処理を行うブロック６〜８
の処理ブロック又は外部送信手段９のどちらかを利用し
て回覧文書の処理を行える。

【００２１】図４は、上記文字認識手段４の処理ブロッ
クの詳細を示したものであり、文字認識方法は、後述す
る図８のフローチャートに従って実行される。即ち、文
書読取手段２のデータ格納用メモリ３３に記憶されてい
る内容と記憶手段３に記憶されている人名、役職名、回
覧優先度、部署名、宛名先アドレス等の情報とを照合、
解析し、例えば、ＴＯ：、ＣＣ：等の宛先を示す文字が
認識されたら、その後に出てくる人名を宛先だと認識す
る。また、記憶手段３に予め登録されている「殿」や
「様」等の敬称を表す語や人名、役職名が認識できたら
該当人物を宛先だと認識する。

【００２２】図４において、照合・解析部３４で前述し
た照合、解析処理を行い、宛先認識処理部３５で前述し
た宛先認識処理を行う。そして、表示用処理部３６で認
識された人名により、人数をカウントする処理、役職名
と回覧優先度、部署名により、代表者を識別する処理と
部門内内訳枚数を計算する処理を行う。そして出力表示
部３７で、それらの結果を出力し、表示させる。

【００２３】文字認識結果表示手段５や出力表示部３７
として使用されるデバイスの一実施形態を説明すれば、
１０２４×７６８ドット程度のカラー液晶表示装置から
構成され、内部に表示を制御する液晶コントローラが具
備されている。また、カラー液晶表示装置の外部モニタ
端子に専用の外部モニターケーブルの一方を取り付け、
他方をパソコン等のＣＲＴ側のモニタ端子に接続すれ
ば、ＣＲＴ上に表示するように構成することも可能であ
る。

【００２４】さて、記憶手段３は、登録データの追加、
新規登録、削除、修正などを任意に行える編集機能を有
し、文字認識手段４による宛先の文字認識作業中に、未
登録の人名が現れたり、登録されている人名の役職名、
部署名が変更になっている場合に、手動又は自動的に新
規登録、修正の処理が行える機能も有している。

【００２５】尚、記憶手段３として使用可能なデバイス
は、一般的なハードディスクや光磁気ディスクメディア
などの大容量記憶装置や、装置の仕様によってはＲＡＭ
などのディスクリートデバイスでも良く、本発明の趣旨
を逸脱しない範囲で種々のものを使用することが可能で
ある。

【００２６】またメモリアドレスについても上記数値や
メモリ配置に限定されないことは勿論である。即ち、以
下に説明する図５ではメモリサイズを８Ｋバイトとして
メモリマップを示すが、他のメモリサイズの場合も同様
の領域サイズで、登録データが割り付けられて記憶され
る。

【００２７】図５は、記憶手段３として、メモリアドレ
スが００００ｈ〜ＦＦＦＦｈである通常のメモリを用
い、記憶手段３に記憶されている登録データの内容とメ
モリアドレスとの関係（メモリマップ）を示したもので
あり、メモリアドレス領域ごとにデータが割り付けられ
て登録されている。

【００２８】メモリアドレス００００ｈ〜１ＦＦＦｈ
は、ＴＯ．やＣＣ．等の宛先を示す文字の記憶領域、２
０００ｈ〜３ＦＦＦｈは、人名とその宛名先アドレスの
記憶領域、４０００ｈ〜５ＦＦＦｈは、役職名と回覧優
先度の記憶領域、６０００ｈ〜７ＦＦＦｈは部署名の記
憶領域、８０００ｈ〜ＦＦＦＦｈは将来の拡張のために
用いる予約領域をそれぞれ表す。

【００２９】回覧優先度は、役職名が高いほど優先度が
高くなる目安の値であり、例えば事業部長又は研究所所
長は優先度第１位、副事業部長又は研究所副所長は優先
度第２位、部長又は参事又は主席研究員は優先度第３
位、課長又は副参事又は主任研究員は優先度第４位、係
長は優先度第５位、主任は優先度第６位、副主任は優先
度第７位、担当は優先度第８位というように役職名の上
位者が優先されるように決められている値である。この
回覧優先度により、同一部門内に複数回覧する場合、役
職名より優先度第１位者は誰かという代表者識別処理に
用いられる。

【００３０】このように構成することで、記憶手段３の
記憶内容について、任意に新規登録、追加、削除等の変
更が行え、文字認識処理過程で未登録の人物が出てきた
場合は、自動的に前記記憶内容に新規登録され、既に登
録されている人名の役職名、部署名等が変更になった場
合は、前記記憶内容が自動的に新しい役職名、部署名に
変更され、新規登録、変更等の自動処理を行うことが可
能である。

【００３１】図６、図７は、回覧文書処理装置１０に係
り、宛名が書かれた所定の書式文書１の一実施形態を示
す図である。図６においては回覧文書の文頭に宛先の部
署名、人名、役職名等が記載されており、氏名の末尾に
は「殿」や「様」などの敬称をあらわす語がつけられて
いる。

【００３２】さらに図７に示されているように、宛先の
前にＴＯ：やＣＣ：等の文字を付記して回覧の優先順位
を明確にしているものがある。この場合は、ＴＯ：の後
に示されている回覧者が、ＣＣ：の後に示されている回
覧者より、優先順位の高い回覧者であるとする。

【００３３】図８は、回覧文書処理装置１０における記
憶手段３内の記憶構成を概念的に示す図であり、「殿」
や「様」などの敬称をあらわす語や人名、役職名と回覧
優先度、部署名、宛名先アドレス、及び、図７のような
ＴＯ：やＣＣ：等の回覧の優先順位をあらわす語など
が、登録して記憶されている。

【００３４】図９は、回覧文書処理装置１０における文
字認識結果表示手段５の表示構成の一例を示す図であ
り、文字認識手段４の文字認識処理結果に従って、回覧
先の部門又は部署名、回覧先の部門又は部署の代表者と
宛名先アドレス、代表者人数、回覧先の部門又は部署の
配布者と宛名先アドレス、及び、部門内の内訳枚数がそ
れぞれ項目ごとに一覧表示される。

【００３５】図１０は、回覧文書処理装置１０の外部送
信手段９に関して、ネットワークシステムの構成の一実
施形態を示す図である。ネットワーク線２０を介してス
キャナ１１、ファイルサーバ１２、プリンタ１３、デジ
タル複写機１４、端末Ａ１５、端末Ｂ１６、端末Ｃ１
７、及び、部屋の境界線１９を境に別室にある端末Ｄ１
８とが接続されており、ファイルサーバ１２でデータ管
理を行うことにより、前記機器間で回覧文書などのデー
タのやりとりが行えるシステムであることを表してい
る。

【００３６】具体的に一実施形態を例示すれば、ＴＣＰ
／ＩＰ等のネットワークプロトコル、１０ＢＡＳＥ−Ｔ
イーサネットケーブル、ＩｒＤＡ等のネットワーク線や
無線、光通信等を用いてハブ機器等のネットワーク機器
を介して各端末及びプリンタ、スキャナ、ディジタル複
写機等の機器をネットワーク接続し、ファイルサーバが
データのやりとりを制御している。ここでファイルサー
バは、ファイルの管理や印刷時などの一時的な印刷ジョ
ブのスプール等を行うために設けられており、ファイル
サーバにデータを蓄積記憶しておくことにより、ネット
ワーク接続されているどの端末からも、蓄積記憶された
ファイルが利用可能となる。

【００３７】また、図１０では境界線１９を介して、例
えば室外の端末Ｄ１８とネットワーク接続されているこ
とを例示しているが、端末はパソコン等だけではなく、
プリンタやディジタル複写機自体を端末としてネットワ
ーク接続すれば、例えば室外のプリンタやディジタル複
写機へ回覧情報を出力することも可能である。

【００３８】外部送信手段９は、一般的に図１０で説明
したようなＬＡＮ形態のネットワーク上で電子メールシ
ステム等を用いて外部へ回覧文書を送信する手段であ
る。尚、外部送信手段は光ファイバケーブルや電話回線
等により接続されたモデム、ＦＡＸデータモデム、ケー
ブルモデム等、ファクシミリ、ファックスモデム等によ
り外部へ送信するものであっても良く、ＴＥＬＮＥＴ、
ＦＴＰを使った通信やリモートアクセス等のＬＡＮ以外
の形態であっても良い。

【００３９】図１１は、本発明で外部送信手段９を意図
している電子メールシステムにおいて、回覧文書を送信
する場合に、各端末上で表示される具体的な画面を表し
ており、回覧文書を外部へ送信するときにどのような状
態で送信するか（代表者名と部門内配布部数を添付する
か）を詳細に記述したものである。

【００４０】図１１において、表示画面の上方に外部送
信先の宛先、送信元の送信者、及び、タイトルを指定す
る欄が備わっており、前記欄中に図９に示されている代
表者名と部門内内訳枚数（配布部数）を添付することが
でき、併せて前記欄の下に送信文書の内容を記載するこ
とができる。

【００４１】図１２は、回覧文書処理装置１０におい
て、宛名の記載された所定の書式文書の読取処理から文
字認識処理の結果を表示するまでの処理手順を示すフロ
ーチャートである。まず回覧文書において、宛名が書か
れている所定の書式文書１をスキャナ等の文書読取手段
２で読み取り（ステップＳ１、以後Ｓ１のように省略す
る）、読み取り手段２に接続されたデータ格納用メモリ
３３に読み取り結果を保存する（Ｓ２）。

【００４２】次いで、上記保存内容と、予め人名、役職
名と回覧優先度、部署名、宛名先アドレス等の情報を記
憶している記憶手段３の記憶内容とを照合、解析し、文
字認識手段により文字認識処理を実行する（Ｓ３）。

【００４３】次に、上記文字認識処理において、図７に
示しているように、宛先の前にＴＯ：やＣＣ：等の文字
が付記されているかどうかを判定する（Ｓ４）。付記さ
れている場合は（Ｓ４でＹ）、ＴＯ：やＣＣ：等の文字
の後に出てくる人名を宛先だと認識し（Ｓ５）、そうで
ない場合は（Ｓ４でＮ）、何も処理を行わないで次のス
テップ（Ｓ６）に進む。

【００４４】Ｓ６では、「殿」や「様」などの敬称をあ
らわす語や人名、役職名、部署名、宛名先アドレスが認
識されたか否かを判定し（Ｓ６）、認識された場合（Ｓ
６でＹ）は次のステップ（Ｓ７）に進む。そうでない場
合（Ｓ６でＮ）は、何も処理を行わないでＳ１０に進
む。さらに、Ｓ６で認識された人名が前記未登録である
か、あるいはＳ６で認識された役職名、部署名が変更に
なっているかどうかを判定する（Ｓ７）。

【００４５】Ｓ７の２つの判定において片方か、あるい
は両方とも該当する場合は（Ｙ）、記憶手段３の記憶内
容に対して、未登録の人の人名、役職名、部署名、宛先
アドレス等の情報を自動的に新規登録し、あるいは、記
憶手段３の記憶内容の役職名、部署名を新しく変更にな
った役職名、部署名へ自動的に更新する（Ｓ８）。

【００４６】両方とも該当しない場合は（Ｎ）、次のス
テップ（Ｓ９）に進み、Ｓ９では敬称がつけられている
人物を人名と認識し、人数のカウント値をインクリメン
トして、人数のカウントを行い、役職名と回覧優先度、
部署名により、代表者を識別し、部門内の内訳人数を計
算する。尚、ステップ（Ｓ９）において、部門又は部署
ごとの代表者の識別処理は、記憶手段３に記憶されてい
る役職名による回覧優先度を参照して行う。

【００４７】役職名による回覧優先度は、例えば、事業
部長又は研究所所長は優先度第１位、副事業部長又は研
究所副所長は優先度第２位、部長又は参事又は主席研究
員は優先度第３位、課長又は副参事又は主任研究員は優
先度第４位、係長は優先度第５位、主任は優先度第６
位、副主任は優先度第７位、担当は優先度第８位という
ように、役職名の上位者が優先されて記憶手段３に登録
されているものとする。

【００４８】図９に示されている実施形態では、同一部
門内の全回覧者を参照し、事業部長又は研究所所長は優
先度第１位、副事業部長又は研究所副所長は優先度第２
位、係長は優先度第３位、担当は優先度第４位となり、
優先度第１位の役職名が代表者と識別される。

【００４９】最後に、「殿」や「様」などの敬称をあら
わす語やＴＯ：やＣＣ：等の回覧の優先順位をあらわす
語などが出現せず、宛名が書かれた所定の書式文書の宛
名欄が終了かどうかを判定し（Ｓ１０）、終了の場合は
（Ｙ）、部門又は部署名、代表者とそのアドレス、配布
者とそのアドレス、及び、部門内の内訳枚数を文字認識
結果表示手段５に表示して文字認識処理を終了し、処理
手順が完了する（Ｓ１１）。

【００５０】そして終了しない場合は（Ｎ）、前記の計
算したカウント値を変更せずに、前記Ｓ４に戻って、前
記宛名欄が終了するまで、文字認識処理を繰り返す。Ｓ
１１の判定処理により、文字認識処理が無限ループに入
って終了しないことを防止でき、文字認識処理を確実に
終了させることができる。さらにＳ１１の表示結果よ
り、使用者は、誤りのない判定を認識することができ
る。

【００５１】図１３は、回覧文書処理装置１０の文字認
識処理結果表示手段５から外部送信手段９を使用しない
場合の回覧文書処理までの処理手順を示すフローチャー
トである。

【００５２】最初に、文字認識表示手段５より、使用者
が文字認識結果の良否を判定し、所定の設定時間を過ぎ
ても使用者による文字認識結果の良否の判定がなされな
い場合は、良として自動判定する機能を有している（Ｓ
１２、Ｓ１３）。

【００５３】次いで文字認識結果表示手段５より、文字
認識結果において、使用者が良の判定をした場合は
（Ｙ）、次のステップ（Ｓ１４）に進み、そうでない場
合は（Ｎ）、文字認識処理を再度繰り返して結果を文字
認識結果表示手段５に表示させる（Ｓ１５）。

【００５４】次に、文字認識結果より、外部送信手段９
を使用するか否かを判定し（Ｓ１４）、使用する場合は
（Ｙ）、外部送信手段９を使用して処理を行い、処理手
順が完了する（Ｓ１７）。

【００５５】外部送信手段９を使用する処理は、後述の
図１４に述べられている。使用しない場合は（Ｎ）、使
用者が部門又は部署ごとに回覧枚数を把握し、整理を行
うために配布枚数のブロック分けの処理を行う（Ｓ１
６）。Ｓ１６の配布枚数のブロック分け処理は、例え
ば、図９に示されている○○○○事業部の下に○○○○
技術部などいくつかの部が存在する場合、○○○○事業
部全体では、回覧枚数は何枚になるか、また、必要に応
じて、部によって、１枚ずつ人数分回覧するか、人数分
を超過して、余分に複数枚回覧するかなど全体の回覧枚
数や○○○○事業部単位では何枚かなどブロック分けし
て回覧枚数を把握し、回覧枚数不足などの漏れがないよ
うに回覧前の事前整理を行う処理を行うステップ（Ｓ１
６）である。

【００５６】最後に、回覧者が同一部門内に複数の場
合、部門の代表者を指定するか否かどうかの判定を行う
（Ｓ１８）。代表者を指定する場合は（Ｙ）、文字認識
結果表示手段５より、代表者の人数分の取得デジタル情
報（回覧文書内容）を印字、複写等の処理を行って回覧
文書を処理し、処理手順が完了する（Ｓ１９）。

【００５７】代表者を指定しない場合は（Ｎ）、文字認
識結果表示手段５より、回覧者全員分の取得デジタル情
報を印字、複写処理等を行って回覧文書を処理し、処理
手順が完了する（Ｓ２０）。尚、前記２つのステップ
（Ｓ１９、Ｓ２０）において、回覧枚数を代表者のみに
減らすことにより、紙に出力する枚数が減り、文書の少
紙化ひいては省資源化につながる。

【００５８】さらに、回覧文書中の誤字、脱字などの文
書照合、回覧者全員の宛先照合など回覧前の最終確認を
行うことができ、誤りのない回覧文書を正確に回覧者に
回覧することができる。

【００５９】図１４は、回覧文書処理装置１０において
外部送信手段９を使用する場合の回覧文書処理の処理手
順を示すフローチャートである。最初に、外部送信手段
９としてネットワークを介した電子メールシステム等を
採用して、文字認識結果表示手段５に表示されている宛
名先アドレスを参照しこれを宛先とする（Ｓ２１）。次
に送信回覧文書に加えて代表者と所属部門内の内訳枚数
等の情報を添付するかどうかの判定を行う（Ｓ２２）。

【００６０】添付する場合は（Ｙ）、図１１に示されて
いるように、送信回覧文書と前記文書に添付した情報と
をネットワークを介して外部へ送信し、処理手順が完了
する（Ｓ２３）。添付しない場合は（Ｎ）、送信回覧文
書のみをネットワーク経由で外部へ送信し、処理手順が
完了する（Ｓ２４）。前記情報を添付することにより、
回覧先の部門又は部署に代表者と配布枚数の情報を通知
することができ、回覧先の処理が容易になることにつな
がる。

【００６１】さらに、外部送信手段９を利用することに
よる外部への送信は、同室内だけでなく別室にいる回覧
者にも素早く行うことができる。例えば、図１０におい
て、端末Ｄ１８は、端末Ａ１５、端末Ｂ１６、端末Ｃ１
７とそれぞれ部屋の境界線を境にして別室であるが、端
末Ｄ１８から端末Ａ１５、端末Ｂ１６、端末Ｃ１７のそ
れぞれへ、あるいは、その逆の場合でも、外部送信手段
９を利用することにより素早く回覧文書を送信でき、回
覧文書の処理が行える。

【００６２】以上の処理により、本発明の回覧文書処理
装置１０においては、回覧文書にて宛名が書かれた所定
の書式文書を記憶手段３の内容と照合、解析して文字認
識処理を施し、文字認識結果表示手段５に文字認識処理
結果を表示させることにより、従来、行われていたよう
な手書きのマーキングを行うことなく、回覧前の事前整
理を行うための配布枚数を設定してブロック分けする処
理、代表者のみに回覧枚数を制限して文書の少紙化省資
源化に有効な部門ごとの代表者指定処理、及び、取得デ
ジタル情報（回覧文書内容）の印字、複写等の処理をし
て回覧文書の処理が行える。

【００６３】さらに、ネットワークを介した前記外部送
信手段９を利用することにより、紙に印字、複写等の処
理をすることなく、例えば別室にいる回覧者にも素早く
送信が行え、回覧文書の処理が行える。当然ながらネッ
トワーク接続されたプリンタ、ディジタル複写機を用い
れば、別室へ回覧情報を送信して出力することも可能で
ある。

【００６４】尚、上記実施態様説明では、文書を配布す
ることと回覧することを区別せずに表現しており、文書
を例えば複数の部門に配布する場合について記載してい
るが、本発明は上述のような通常の配布のみに限定され
るものではなく、例えば、稟議書や決裁書のような複数
の人に同一の書面を確認して回すような回覧文書につい
ても同様に実施できることはいうまでもない。

【００６５】

【発明の効果】請求項１に記載の発明は、記録紙からな
る文書を画像情報として読取る文書読取手段と、前記文
書読取手段で読取った画像情報を記憶する第１記憶手段
と、前記文書に対応した文書情報を各宛先ごとに作成し
配布する際の代表者宛先、配布者宛先、配布枚数からな
る配布情報を予め記憶している第２記憶手段と、前記第
１記憶手段に記憶された画像情報を文字認識するための
文字認識手段と、前記文字認識手段で文字認識された文
字情報と前記第２記憶手段の配布情報を照合し、且つ宛
先名、配布枚数を算出、決定する制御手段と、前記文字
認識手段による文字認識結果と前記制御手段の算出、決
定した宛先名、配布枚数を表示するための表示手段とを
備えたことを特徴とする文書処理装置である。

【００６６】従って、従来行われていた識別回覧シート
を手書きでマーク等の入力をすることなしに、文書にお
いて、宛名が書かれた所定の書式文書を読み取り、読取
手段の保存内容と記憶手段の前記記憶内容とに、前記文
字認識処理を施すことにより、部門又は部署ごとの代表
者と配布者全員、前記宛名先アドレス、及び、部門内の
内訳枚数が判明し、文書処理の事前準備が整えられ、後
の回覧／配布処理を滞ることなく進めることができると
いう効果がある。

【００６７】さらに、文字認識処理の結果を一時的に表
示手段に表示することにより、部門又は部署ごとの代表
者と配布者全員、前記宛名先アドレス、及び、部門内の
内訳枚数が判明し、使用者は、表示手段より、誤りのな
い判定を知ることができる。

【００６８】

【００６９】また、上記制御手段の算出、決定した配布
情報とその宛先情報、配布枚数情報に基づき、文書に対
応した情報を、ネットワークを介して、外部機器に送信
できる外部送信手段を備えていることを特徴とするの
で、外部送信手段を用いて、電子メールシステムやファ
クシミリ、ファイル転送等でネットワークを介して外部
に送信することにより、デジタル情報の印字、複写等の
処理をして紙に出力することなく、文書処理を行うこと
ができ、例えば同室の回覧／配布者だけでなく別室にい
る回覧／配布者にも素早く回覧／配布することができ
る。

【００７０】また、前記外部送信手段を備えていること
で、紙に出力して文書を処理するか、あるいは、紙に出
力せずに前記外部送信手段を利用して文書を処理する
か、の２通りの方法の内、どちらか一方をその場の状況
や必要性に応じて選択するように構成することも可能で
あり、この場合、臨機応変の対応ができるという新たな
効果も期待できる。

【００７１】さらに、前記外部送信手段が、さらに部門
代表者と所属部門内の配布枚数の各情報を文書情報に添
付して送信可能であることを特徴とするので、前記外部
送信手段を利用して、前記送信文書に加えて、代表者と
前記所属部門内の内訳枚数を添付して送信することによ
り、送信先の部門又は部署で行われる処理を容易に進め
ることができる。

【００７２】請求項２に記載の発明は、請求項１におい
て、上記第２記憶手段が記憶している配布情報が、宛先
の氏名、役職、部門名を含み、上記文字認識処理中に、
前記第２記憶手段に未登録の宛先情報が認識されると前
記宛先情報を新たに登録し、登録済みの宛先で氏名と役
職及び又は氏名と部門名が変更されて認識されると前記
宛先情報を認識後の情報に更新する編集手段を備えるこ
とを特徴とするので、前記記憶手段の前記記憶内容を変
更、追加、更新する作業を人手を介さずに自動的に行わ
せることができ、処理の短時間化に有効である。

【００７３】即ち、記憶手段の記憶内容の変更が任意に
行えることにより、社内外の組織改編などによる社名変
更、人事異動、部門又は部署移動、部門又は部署名変更
などが発生した場合に、記憶内容の新規登録、追加、削
除等の変更を随時行うことが可能となる。

【００７４】請求項３に記載の発明は、請求項１におい
て、上記表示手段の表示している表示内容が適切か否か
を使用者が判定し入力するための認識結果判定入力手段
を備え、所定の設定時間を過ぎても前記認識結果判定入
力手段に良否判定の入力がなされない場合は、前記文字
認識結果を自動判定する判定手段を備えることを特徴と
するので、人手を介さずに前記文字認識結果の自動処理
を行わせることができ、放置されることで処理が進まな
いという稼働率低下を防止できる。

【００７５】請求項４に記載の発明は、請求項１におい
て、上記第２記憶手段の記憶している配布情報が、宛先
の氏名、役職、部門名を含み、上記制御手段は、宛先が
同一部門内に複数存在する場合は、部門ごとの代表者を
指定できることを特徴とするので、全体の回覧／配布枚
数を少なくすることができ、文書の少紙化、省資源化に
有効である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態に係る文書処理装置の構成ブ
ロック図である。

【図２】本発明の実施形態に係る文書読取装置全体の概
略構成を説明するための説明図である。

【図３】本発明の実施形態に係る文書読取装置の回路ブ
ロックを説明するためのブロックダイアグラムである。

【図４】本発明の実施形態に係る文字認識手段の処理ブ
ロックを説明するためのブロックダイアグラムである。

【図５】本発明の実施形態に係る記憶手段のメモリアド
レスと登録データ内容の関係を説明するためのメモリマ
ップである。

【図６】本発明の実施形態に係る文書処理装置の所定書
式文書を示す図である。

【図７】本発明の実施形態に係る文書処理装置の所定書
式文書を示す図である。

【図８】本発明の実施形態に係る文書処理装置の記憶手
段の記憶構成を示す概念図である。

【図９】本発明の実施形態に係る文書処理装置の文字認
識結果表示手段の表示構成を示す図である。

【図１０】本発明の実施形態に係る文書処理装置の外部
送信手段に関し、ネットワークシステム構成を示す図で
ある。

【図１１】本発明の実施形態に係る文書処理装置の外部
送信手段の動作を説明するためのフローチャートであ
る。

【図１２】本発明の実施形態に係る文書処理装置におい
て、宛名が書かれた所定文書の読み取り処理から文字認
識処理結果表示処理までの処理手順を示すフローチャー
トである。

【図１３】本発明の実施形態に係る文書処理装置におい
て、文字認識処理結果表示処理から外部送信手段を使用
しない場合の回覧文書処理までの処理手順を示すフロー
チャートである。

【図１４】本発明の実施形態に係る文書処理装置におい
て、外部送信手段を使用する場合の回覧文書処理の処理
手順を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ 所定の書式文書 ２ 文書読取手段（スキャナ） ３ 記憶手段 ４ 文字認識手段 ５ 文字認識結果表示手段 ６ 配布枚数のブロック分け処理ブロック ７ 部門ごとの代表者指定処理ブロック ８ 回覧文書処理ブロック ９ 外部送信手段 １０ 文書処理装置 １１ スキャナ １２ ファイルサーバー １３ プリンタ １４ デジタル複写機 １５ 端末Ａ １６ 端末Ｂ １７ 端末Ｃ １８ 端末Ｄ １９ 部屋の境界線 ２０ ネットワーク線 ２１ ＡＤＦ（自動原稿送り装置） ２２ カバー ２３ 原稿載置台 ２４ 読み取りレンズ ２５ 光源 ２６ ＣＣＤ（光電変換素子） ２７ ＡＤＦ原稿検知センサ ２８ ＡＤＦ制御部 ２９ 原稿載置台制御部 ３０ 原稿載置台原稿検知センサ ３１ ＣＰＵ（中央処理装置） ３２ 読み取りレンズ制御部 ３３ データ格納用メモリ ３４ 照合・解析部 ３５ 宛先確認処理部 ３６ 表示用処理部 ３７ 出力表示部

Claims (4)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 記録紙からなる文書を画像情報として読
   取る文書読取手段と、前記文書読取手段で読取った画像
   情報を記憶する第１記憶手段と、前記文書に対応した文
   書情報を各宛先毎に作成し配布する際の代表者宛先、配
   布者宛先、配布枚数からなる配布情報を予め記憶してい
   る第２記憶手段と、前記第１記憶手段に記憶された画像
   情報を文字認識するための文字認識手段と、前記文字認
   識手段で文字認識された文字情報と前記第２記憶手段の
   配布情報を照合し、且つ宛先名、配布枚数を算出、決定
   する制御手段と、前記文字認識手段による文字認識結果
   と前記制御手段の算出、決定した宛先名、配布枚数を表
   示するための表示手段と、上記制御手段の算出、決定し
   た配布情報とその宛先情報、配布枚数情報に基づき、文
   書に対応した情報を、ネットワークを介して、外部機器
   に送信でき、部門代表者と所属部門内の配布枚数の各情
   報を文書に対応した情報に添付して送信可能な外部送信
   手段とを備えたことを特徴とする文書処理装置。
2. 【請求項２】 上記第２記憶手段が記憶している配布情
   報は、宛先の氏名、役職、部門名を含み、上記文字認識
   処理中に、前記第２記憶手段に未登録の宛先情報が認識
   されると前記宛先情報を新たに登録し、登録済みの宛先
   で氏名と役職及び又は氏名と部門名が変更されているこ
   とが認識されると前記宛先情報を認識後の情報に更新す
   る編集手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の
   文書処理装置。
3. 【請求項３】 上記表示手段の表示している表示内容が
   適切か否かを使用者が判定し入力するための認識結果判
   定入力手段を備え、所定の設定時間を過ぎても前記認識
   結果判定入力手段に良否判定の入力がなされない場合
   は、前記文字認識結果を自動判定する判定手段を備える
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
4. 【請求項４】 上記第２記憶手段が記憶している配布情
   報は、宛先の氏名、役職、部門名を含み、上記制御手段
   は、宛先が同一部門内に複数存在する場合は、部門ごと
   の代表者を指定できることを特徴とする請求項１に記載
   の文書処理装置。