JP2549970B2 - 文書の保存管理方法及びこの方法に用いられる文書保存整理箱 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、国、都道府県、地方自
治体、資料機関、企業等で文書を保存および整理する場
合に利用される文書の保存管理方法及びこの方法に用い
られる文書保存整理箱に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、国、都道府県、地方自治体、企業
等で発生する文書の管理はそれぞれの課または担当者に
おける分散管理が主である。そのため文書が原課等に溢
れ、混雑し、機能的な活用ができない。このような状態
では貴重な文書が紛失したりあるいは保管スペースが狭
いことを理由に破棄される。

【０００３】また、書庫を備えた組織の中枢的文書管理
を担う課でも、引き継がれた文書を法律で定めた期間中
保存管理をするため、それらの文書を書庫の棚に詰め込
んで対処している。しかし、近年、各分野で情報公開制
度が採用されつつあるにもかかわらず、実情では文書の
再利用を目指す情報抽出を考慮した整理がなされず、庫
内の文書はおおむね活用されることのない仮死状態で寝
かされている。

【０００４】しかして、文書管理の理想は、完結文書を
原課に停滞せず、文書が一定期間経過すると組織の中枢
的文書管理課等へ引き継ぎ文書を集中管理させることで
ある。ただし、この場合書庫を倉庫にすることなく、ま
た情報の出し入れが容易にできるように文書を整理し、
生きた情報源にする必要がある。さらに、法的保存期限
に達する文書は、廃棄することなく記録保存を専門とす
る文書保存館へ引き継ぐことが望ましい。

【０００５】

【発明の目的】本発明は、以上のような従来の問題点に
鑑み、秩序正しい文書の流れをシステム化することがで
きる、また整理した文書を保存状態で集中管理すること
ができ、この場合特に棚、支持部材等文書保管用設備が
必要でなく、さらに、地震があっても、集合体の文書保
存整理箱は容易にバラバラならない文書の保存管理方法
及びこの方法に用いられる文書保存整理箱を得ることを
目的とする。

【０００６】

【目的を解決するための手段】本発明の文書の保存管理
方法は、可撓性連結部材４を有する矩形状の枠体１及び
該枠体の側壁の上縁又は下縁のいずれか一方から折り込
み可能に延設する折り畳み体７から成る防虫紙を用いて
文書保存箱Ｘを形成する第１の箱体形成工程Ａと、一
方、底壁部２４及び上壁部２５にそれぞれ係合手段２
６、２７を有する前枠部材２１と、底壁部２４Ａ及び上
壁部２５Ａにそれぞれ係合手段２６Ａ）２７Ａを有する
後枠部材２９とを備え、かつ、折り畳んである状態から
文書整理箱Ｙを形成する第２の箱体形成工程Ｂと、前記
文書整理箱内に文書保存箱を嵌め込み文書保存整理箱Ｚ
を形成する第３の箱体形成工程Ｃと、この文書保存整理
箱に文書を収納した状態で複数個の文書保存整理箱Ｚを
前記係合手段を介して上下方向ａに、また係合手段の係
合突起に回動自在に設けられた係合片４７を介して前後
方向ｂ並びに左右方向ｃにそれぞれ連結して文書を集中
的に管理する文書集中管理工程Ｅとから成ることを特徴
とする。

【０００７】また本発明の文書保存整理箱は、折り畳み
可能な左右の側壁を連結する可撓性連結部材を有し、か
つ、前後が開口する矩形状の枠体と、この枠体の一側端
から折り込み可能に延設し、先端部側を枠体の中に通し
て背面壁、底面壁および正面壁を形成する折り畳み体と
を有する文書保存箱と、一方、対向する矩形状の前後の
枠部材と、一端部が前枠部材に枢着されかつ他端部が後
枠部材に形成された縦溝に案内される上壁部材と、この
上壁部材と対向するように一端部が後枠部材に枢着され
かつ他端部が前枠部材に形成された縦溝に案内される底
壁部材と、この底壁部材及び前記上壁部材が回動して互
いに水平状態に対向した時に折り畳み状態から垂直方向
へ回転することができるように上壁部材または底壁部材
のいずれかにそれぞれ枢着された左右の側壁と、前記後
枠部材に取付けられた後壁と、前記前枠部材に開閉可能
に枢着された前壁とを有する文書整理箱とを組み合せた
ことを特徴とする。

【０００８】

【作用】第１の箱体形成工程では、まず左右の側壁を対
向するように開き、可撓性連結部材を水平状態に張設す
る。次に折り畳み体を延ばし、その先端部側を枠体の中
に通しながら複数の折り曲げ部をそれぞれ所要角度折り
曲げる。その結果、正面壁のが外側に現われ、文書保存
箱ができ上がる。

【０００９】一方、第２の箱体形成工程では、まず前後
の枠部材を互いに引き離す。この時上壁部材の他端部は
後枠部材の縦溝に、一方、底壁部材の他端部は前枠部材
の縦溝にそれぞれ案内される。その結果、上壁及び底壁
部材は互いに水平方向へと回転する。

【００１０】次に上壁及び底壁部材が水平状態に対向し
たならば、左右の側壁を折り畳み状態から直角方向へそ
れぞれ回転する。

【００１１】しかして、上壁及び底壁部材が水平方向に
対向した時は、前後の枠部材にそれぞれストッパーさ
れ、一方、左右の側壁が垂直状態に対向した時は、底壁
部材にストッパーされ、文書整理箱ができ上がる。

【００１２】第３の箱体形成工程では、文書整理箱の中
に文書保存箱を一体的に嵌め込む。しかして、文書保存
整理箱ができあがったならば、文書整理箱の前壁及び文
書保存箱の正面壁をそれぞれ開き、その中に所望する文
書を入れる。

【００１３】複数個の文書保存整理箱は所望する場所に
運ばれ、上下、左右、前後方向にそれぞれ棚状に連結し
て並べられ、そこで集中的に保存および管理される。

【００１４】

【実施例】以下、図面に示す実施例により本発明を詳細
に説明する。

【００１５】図１は文書の保存管理方法の一実施例であ
る。なお、この方法の実施例を説明するにあたって、後
述する文書保存整理箱を構成する文書保存箱と文書整理
箱の説明は便宜上説明を省略する。

【００１６】Ａは折り畳んである状態から文書保存箱Ｘ
を形成する第１の箱体形成工程である。この文書保存箱
Ｘは、本実施例では可撓性連結部材を有し、月桃の葉を
主たる材料とする防虫紙で形成されている。

【００１７】Ｂは同じく折畳んである状態から文書整理
箱Ｙを形成する第２の箱体形成工程である。この文書整
理箱Ｙは金属で形成され、少なくとも開閉可能な前壁を
有する前枠部材、この前枠部材と対向し後壁を有する後
枠部材、これらの前・後枠部材にそれぞれ案内される上
壁部および底壁部、上壁部および底壁部のいずれかに枢
着された左右の側壁部を構成要件とする。

【００１８】Ｃは文書整理箱Ｙ内に文書保存箱Ｘを嵌め
込み文書保存整理箱Ｚを形成する第３の箱体形成工程で
ある。文書整理箱Ｙ内に文書保存箱Ｘを嵌め込んだ時
は、文書整理箱の前壁及び文書保存箱の正面壁をそれぞ
れ開き、その中に所望する文書を入れることができる。
そして、文書整理箱Ｙの透視ガラスから文書保存箱Ｘの
正面壁に設けられた文書用の記入欄を見ることができ
る。

【００１９】Ｄは文書保存整理箱Ｚに文書を収納した状
態で複数個の文書保存整理箱Ｚを所望する場所に並べ文
書を集中的に管理する文書集中管理工程である。この文
書集中管理工程Ｄでは、複数個の文書保存整理箱ｚを少
なくとも上下方向に連結する箱体連結工程Ｅが含まれて
いる。

【００２０】すなわち、図２で示すように文書整理箱Ｙ
に形成した係合突起や係合孔などの係合部および回動可
能な係合片を用い、複数個の文書保存整理箱Ｚを上下方
向ａ、前後方向ｂ、左右方向ｃにそれぞれ連結すること
ができる。そして、複数個の文書保存整理箱Ｚを上下左
右に並べた時に於いて、さらに各文書保存整理箱Ｚの背
面側を係合部および回動可能な係合片を介し連結ｄする
こともできる。

【００２１】次に上述した文書の保存管理方法に用いら
れる文書保存整理箱Ｚにつき説明をする。この文書保存
整理箱Ｚは、図３及び図４で示すように文書保存箱Ｘ
と、この文書保存箱Ｘを収納する文書整理箱Ｙとの組み
合せから成る。

【００２２】まず図５ないし図１０に基づき文書保存箱
Ｘについて説明する。しかして、１は折り畳み可能な左
右の側壁２、３を連結する可撓性連結部材４を有し、か
つ、前後が開口５、６する矩形状の枠体である。

【００２３】前記可撓性連結部材４は、本実施例ではシ
ート状で、両端部が左右の側壁２、３の下端部に接着
剤、糊などで一体的に取付けられている。可撓性連結部
材４の幅は必ずしも左右の側壁２、３のそれと同一であ
る必要はなく、テープ状あるいは紐状であっても良い。

【００２４】７は枠体１の一側端から折り込み可能に延
設し、先端部側を枠体１の中に通して背面壁８、底面壁
９及び正面壁１０をそれぞれ形成する折り畳み体であ
る。

【００２５】この折り畳み体７は、本実施例では枠体１
の上壁１１の後端部から第１の折り曲げ部１２を介して
連設し、背面壁８と底面壁９との連結部には第２の折り
曲げ部１３が、また底面壁９と正面壁１０との連設部に
は第３の折り曲げ部１４がそれぞれ形成されている。

【００２６】１５は折り畳み体の正面壁１０の表面に貼
着された記入欄で、この記入欄１５には保存する文書名
が適宜に記入されている。なお、記入欄は予め正面壁に
印刷しておいても良い。

【００２７】しかして、前記枠体１及び折り畳み体７
は、月桃の葉から取り出された精油を含有する防虫紙又
は月桃の葉を主たる材料とする防虫紙である。

【００２８】上記構成に於いて箱状に組み立てる時は、
まず図５で示す折り畳みの状態から図１０で示す状態に
する。この時左右の側壁２、３を図６で示すように対向
するように開くと、可撓性連結部材４は張設状態とな
り、枠体１が矩形状に開口５、６する。

【００２９】次に折り畳み体７は図７ないし図９で示す
ように複数の折り曲げ部１２、１３、１４をそれぞれ介
して折り曲げ可能なので、その先端部側を枠体１の中に
通しながら各折り曲げ部１２、１３、１４をそれぞれ所
要角度折り曲げる。この時折り畳み体７は枠体１の一側
端から他側端に回した格好となる。

【００３０】その結果、図１０で示すように正面壁１０
の記入欄１５が外側に現われ、文書保存箱Ｘができ上が
る。

【００３１】次に図１１ないし図２３に基づき文書整理
箱Ｙについて説明する。

【００３２】２１は短形状の前枠部材である。この前枠
部材２１は、それぞれ内壁面に縦溝２２、２２が形成さ
れた左右一対の側壁部２３、２３と、これらの側壁部２
３、２３の下端部に直角方向に連結された底壁部２４
と、この底壁部２４と対向するように前記側壁部２３、
２３の上端部に直角方向に連結された上壁部２５とから
成る。

【００３３】そして、前枠部材２１の底壁部２４の両端
部にはそれぞれ係合孔２６、２６が形成され、一方、そ
の上壁部２５の両端部にはこれらの係合孔に嵌合するよ
うな係合突起２７、２７がそれぞれ設けられている（な
お、係合突起は積み重ねられた別の文書整理箱Ｘの枠部
材の係合孔と嵌り合う。）。また前枠部材２１の上壁２
５の中央部の内壁面には後述するロック片と係合するロ
ック溝２８が形成されている。

【００３４】一方、２９は前枠部材２１と対向する短形
状の後枠部材である。この後枠部材２９は前枠部材２１
と略同一に形成されているので、同一の部分には同様の
符号を付し、重複する説明を省略する。

【００３５】すなわち、２２Ａは側壁部２３Ａに形成さ
れた縦溝、２４Ａは係合孔２６Ａ、２６Ａを有する底壁
部、２５Ａは係合突起２７Ａ、２７Ａを有する上壁部で
ある。但し、この後枠部材２９は前枠部材２１のように
上壁部２５Ａにロック溝を有しない反面、左右の側壁部
２３Ａ、２３Ａの内壁面の中央部には後述する把手が嵌
まり合う切欠部３０、３０がそれぞれ形成されている。
なお、切欠部は前枠部材２１の左右の側壁部２３、２３
にも形成されている。

【００３６】３１は一端部が前枠部材２１の側壁部２３
の上端部に枢着され、かつ、他端部が後枠部材２９の側
壁部２３Ａの縦溝２２Ａに案内される上壁部材である。
この上壁部材３１は断面コ字型に形成され、その上壁部
３１ａには多数の貫通孔３２が設けられている。

【００３７】３３はこの上壁部材３１と対向するように
一端部が後枠部２３Ａの下端部に枢着され、かつ、他端
部が前枠部材２１の側壁部２３の縦溝２２に案内される
底壁部材である。この底壁部材３３も上壁部材と同様に
断面コ字型に形成され、その底壁部３３ａの下面には山
型状の補強片３４が複数個所要間隔で取付けられてい
る。

【００３８】３５、３６は底壁部材３３および上壁部材
３１が回動して互いに水平あるいは平行状態に対向した
時に折り畳み状態から垂直方向へ回転することができる
ように上壁部材３１または底壁部材３３のいずれかにそ
れぞれ枢着された左右の側壁である。左右の側壁３５、
３６は、本実施例では上壁部材３１の左右の垂直部３１
ｂにそれそれ枢着されている。また左右の壁側３５、３
６には上壁部材３１と同様に多数の貫通孔３７が形成さ
れている。

【００３９】３８は左右の側壁３５、３６の枢着部寄り
の部位にそれぞ回動自在に設けられた一対の把手であ
る。

【００４０】３９は後枠部材２９の後端面に固定的に取
付けられた後壁で、この後壁３９にも多数の貫通孔２２
０が形成されている。

【００４１】４１は前枠部材２１の前端面に開閉可能に
枢着された前壁あるいは開閉扉である。この前壁４１
は、本実施例では左右一対の枢支片４２、４２を介して
前枠部材２１の左右の側壁部２３、２３の下端部に枢着
されている。

【００４２】しかして、前壁４１の上部には透視ガラス
を有する複数個の見出し用カード収納部４３や識別部４
３ａが形成されていると共に、その中央部には比較的大
きな透視ガラス４４が設けられている。また前壁４１の
上部の適宜箇所、本実施例では中央部にはバネ部材４５
で常に一方向に付勢され、かつ、前述した前枠部材２１
のロック溝２８と係脱可能なロック片４６が設けられて
いる。

【００４３】４７は前後の枠部材２１、２９の係合突起
２７、２７Ａにぞれぞれ回動自在に取付けられた鉤状の
係合片である。これらの係合片４７は、図２２で示すよ
うに同一の文書整理箱Ｙを横に並べた時隣同志の文書整
理箱の係合突起２７、２７Ａと係合し、複数の文書整理
箱を固定的に連結する。またこれらの係合片４７は、前
後の枠部材２１、２９を接合状態に折り畳んだ時は、対
向する係合突起とそれぞれ係合する。

【００４４】４８は前枠部材２１の上壁部２５の前面の
凹所に埋設された複数個の磁性体である。これらの磁性
体４８は金属製の前壁４１と吸着する。

【００４５】なお、４９は図１７で示すように文書整理
箱Ｙをコンパクトに折り畳んだ際に前及び後の枠部材２
１、２９の各係合孔２６、２６Ａに嵌め込まれるコ字型
の小さな連結片である。

【００４６】上記構成に於いて、図１７で示す折り畳ん
だ状態から図１２に示す箱状に組み立てる場合について
説明する。

【００４７】まず係合片４７を対向する係合突起から係
合解除すると共に、連結片４９を係合孔２６、２６Ａか
ら取外した後、図１８で示すように前後の枠部材２１、
２９を互いに引き離す。この時上壁部材３１の他端部は
後枠部材２９の縦溝２２Ａ、２２Ａに、一方、底壁部材
３３の他端部は前枠部材２１の縦溝２２、２２にそれぞ
れ案内される。その結果、上壁及び底壁部材３１、３３
はそれぞれ一端部を支点として互いに水平方向へと９０
度回転する。

【００４８】次に上壁及び底壁部材３１、３３が水平状
態に対向したならば、図２０で示すように左右の側壁３
５、３６を折り畳み状態から９０度直角方向へそれぞれ
回転する。

【００４９】しかして、上壁及び底壁部材３１、３３が
水平方向に対向した時は、前後の枠部材２１、２９にそ
れぞれストッパーされ、一方、左右の側壁３５、３６が
垂直状態に対向した時は、底壁部材３３にストッパーさ
れ、文書整理箱Ｙが出来上がる。

【００５０】このようにして文書整理箱Ｙが出来上がる
と、ロック片４６を操作し、前壁４１を開き、文書整理
箱Ｙの中に文書保存箱Ｘを嵌め込む。そして、その中に
書類を入れることができる。

【００５１】しかして、文書保存整理箱Ｚは把手４８を
利用して所望する箇所に移動あるいは運搬することがで
きる。また複数個の文書保存整理箱Ｚは係合孔２６、２
６Ａおよび係合突起２７、２７Ａの係合関係により、図
２２で示すように上下方向に固定的に連結することがで
きる。さらに、係合片４７と係合突起２７、２７Ａとの
係合関係により、図２３で示すように左右あるいは前後
方向に固定的に連結することができる。その結果、図２
４で示すように文書保存整理箱Ｚの集合体がボックス型
の本棚状にできあがる。

【００５２】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
にあっては次に列挙するような効果がある。

【００５３】（１）文書保存箱および文書整理箱は、使
用する前はスペースを取らないように適当な場所に折畳
んだ状態で積重ねておくことができ、一方、使用する時
は所望する場所で折畳んだ状態から箱体の状態に簡単に
組み立てることができる。

【００５４】（２）文書保存整理箱を利用するので、秩
序正しい文書の流れをシステム化することができると同
時に、文書を整理した状態で紛失の恐れもなく所望する
場所に容易に移動することができる。（３）整理した文
書を保存状態で集中管理することができる。

【００５５】（４）使用中は整理条件を十分に満すこと
ができると共に、文書保存整理箱を移動させるだけで、
何時でも所望する文書を所望する箇所に保存整理するこ
とができる。

【００５６】（５）複数個の文書保存整理箱を係合手段
を介して上下方向ａに、また係合手段の係合突起に回動
自在に設けられた係合片を介して前後方向ｂ並びに左右
方向ｃにそれぞれ容易かつ強固に連結し、文書を書架的
に集中管理することができる。よって、特別に連結部材
や支持部材が必要でなく、また地震があっても、集合体
の文書保存整理箱は容易にバラバラならない。

【図面の簡単な説明】

【図１】および

【図２】本発明の方法の実施例を示す各説明図である。

【図３】および

【図４】本発明の文書保存整理箱の実施例を示す各説明
図である。

【図５】ないし

【図１０】本発明の文書保存整理箱を構成する文書保存
箱の各説明図である。

【図１１】ないし

【図２３】本発明の文書保存整理箱を構成する文書整理
箱の各説明図である。

【図２４】本発明の文書保存整理箱の使用状態を示す説
明図である。

【符号の説明】

Ａ…第１の箱体形成工程、Ｂ…第２の箱体形成工程、Ｃ
…第３の箱体形成工程、Ｄ…文書集中管理工程、Ｅ…箱
体連結工程、Ｘ…文書保存箱、Ｙ…文書整理箱、Ｚ…文
書保存整理箱、１…枠体、２…左側壁、３…右側壁、４
…可撓性部材、７…折り畳み体、８…背面壁、９…底面
壁、１０…正面壁、１１…上壁、１２、１３、１４…折
り曲げ部、２１…前枠部材、２２、２２Ａ…縦溝、２
３、２３Ａ…側壁部、２４、２４Ａ…底壁部、２５、２
５Ａ…上壁部、２６、２６Ａ…係合孔、２７、２７…係
合突起、２９…後枠部材、３１…上壁部材、３３…底壁
部材、３５、３６…側壁、３８…把手、３９…後壁、４
１…前壁、４７…係合片。

Claims (5)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 可撓性連結部材４を有する矩形状の枠体
   １及び該枠体の側壁の上縁又は下縁のいずれか一方から
   折り込み可能に延設する折り畳み体７から成る防虫紙を
   用いて文書保存箱Ｘを形成する第１の箱体形成工程Ａ
   と、一方、底壁部２４及び上壁部２５にそれぞれ係合手
   段２６、２７を有する前枠部材２１と、底壁部２４Ａ及
   び上壁部２５Ａにそれぞれ係合手段２６Ａ、２７Ａを有
   する後枠部材２９とを備え、かつ、折り畳んである状態
   から文書整理箱Ｙを形成する第２の箱体形成工程Ｂと、
   前記文書整理箱内に文書保存箱を嵌め込み文書保存整理
   箱Ｚを形成する第３の箱体形成工程Ｃと、この文書保存
   整理箱に文書を収納した状態で複数個の文書保存整理箱
   Ｚを前記係合手段を介して上下方向ａに、また係合手段
   の係合突起に回動自在に設けられた係合片４７を介して
   前後方向ｂ並びに左右方向ｃにそれぞれ連結して文書を
   集中的に管理する文書集中管理工程Ｅとから成る文書保
   存管理方法。
2. 【請求項２】 請求項１に於いて、文書整理箱の前後の
   枠部材の底壁部にはそれぞれ係合孔が形成され、一方、
   上壁部にはこれらの係合孔と対応するような係合突起が
   それぞれ形成されていることを特徴とする文書保存管理
   方法。
3. 【請求項３】 折り畳み可能な左右の側壁を連結する可
   撓性連結部材を有し、かつ、前後が開口する矩形状の枠
   体と、この枠体の一側端から折り込み可能に延設し、先
   端部側を枠体の中に通して背面壁、底面壁および正面壁
   を形成する折り畳み体とを有する文書保存箱と、一方、
   対向する矩形状の前後の枠部材と、一端部が前枠部材に
   枢着されかつ他端部が後枠部材に形成された縦溝に案内
   される上壁部材と、この上壁部材と対向するように一端
   部が後枠部材に枢着されかつ他端部が前枠部材に形成さ
   れた縦溝に案内される底壁部材と、この底壁部材及び前
   記上壁部材が回動して互いに水平状態に対向した時に折
   り畳み状態から垂直方向へ回転することができるように
   上壁部材または底壁部材のいずれかにそれぞれ枢着され
   た左右の側壁と、前記後枠部材に取付けられた後壁と、
   前記前枠部材に開閉可能に枢着された前壁とを有する文
   書整理箱とを組み合せた文書保存整理箱。
4. 【請求項４】 請求項３に於いて、文書保存箱の可撓性
   連結部材はシート状であると共に、枠体および折り畳み
   体は月桃の葉を主たる材料とする防虫紙であることを特
   徴とする文書保存整理箱。
5. 【請求項５】 請求項３に於いて、文書整理箱の前後の
   枠部材の底壁部にはそれぞれ係合孔が形成され、一方、
   上壁部にはこれらの係合孔と対応するような係合突起が
   それぞれ形成されていることを特徴とする文書保存整理
   箱。