JP2024004804A - 法務案件管理サーバ、法務案件管理システム及び法務案件管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】法務案件の特に進捗管理に関して、全体を把握しつつ法務担当と現場担当とのやり取りをスムーズに行うこと【解決手段】法務案件管理サーバは、依頼者端末から案件リクエストを受け付けて、法務担当端末に対して当該案件リクエストを表示可能に共有するステップ、法務担当端末から当該案件リクエストに対して一の法務担当端末を関連付けるアサイン操作を受け付けて、当該一の法務担当端末と前記依頼者端末とが前記法務案件管理サービスを介してコミュニケーションを可能とさせるステップ、前記コミュニケーションの進捗に応じたステータス情報を前記案件リクエストに関連付けるステップ、前記進捗に伴って前記ステータス情報を更新するステップ、更新された前記ステータス情報を前記少なくとも一の前記法務担当端末に対して表示可能に共有するステップを含んでいる。【選択図】図２

Description

本発明は、法務案件管理サーバ、法務案件管理システム及び法務案件管理方法に関する。

いわゆる法務分野におけるデジタルトランスフォーメーション（ＤＸ）技術として、契約書の審査業務を支援する技術（例えば特許文献１乃至特許文献３）が開示されている。一方、法務担当者と依頼者（現場担当者）とのコミュニケーションを円滑に行うための技術も開示されている（特許文献４）。

特開２０２０－０１３５２４号公報 特開２０２１－１７４４７４号公報 特開２０２１－１１７８４４号公報 特開２０２０－１６６８７０号公報

上述した技術は、いずれも、個別の作業の効率化を図ることができるが、全体を把握し管理する技術としては不十分である。

そこで、本発明は、法務案件の特に進捗管理に関して、全体を把握しつつ法務担当と現場担当とのやり取りをスムーズに行うことが可能となる技術を提供することを一つの目的とする。

本発明によれば、
法務担当端末と依頼者端末とのそれぞれに法務案件管理サービスを提供する法務案件管理サーバであって、
依頼者端末から案件リクエストを受け付けて、法務担当端末に対して当該案件リクエストを表示可能に共有するステップ、
法務担当端末から当該案件リクエストに対して一の法務担当端末を関連付けるアサイン操作を受け付けて、当該一の法務担当端末と前記依頼者端末とが前記法務案件管理サービスを介してコミュニケーションを可能とさせるステップ、
前記コミュニケーションの進捗に応じたステータス情報を前記案件リクエストに関連付けるステップ、
前記進捗に伴って前記ステータス情報を更新するステップ、
更新された前記ステータス情報を前記少なくとも一の前記法務担当端末に対して表示可能に共有するステップを含む、
法務案件管理サーバ、が得られる。

本発明によれば、法務案件管理システムを介して依頼者と法務担当者が案件のやり取りを行うことにより、漏れのない管理を実現すことが可能となる。また、法務担当者に対して、いわゆるダッシュボード機能として案件の進捗情報を可視化することによって法務部門の業務全体の進捗を把握・管理することが可能となる。

本発明の実施の形態による法務案件管理システム（以下「システム」という）の構成例を示す図である。 図１のシステムが法務担当者に提供する法務案件ダッシュボード画面である。 図１のシステムのハードウェア構成及び機能ブロックを示す図である。 図３の記憶部機能ブロック図である。 図１のシステムの動作の流れを模式的に表したプロセス図である。 依頼フォームの一例を示す図である。 図２のダッシュボード画面の画面例を示す図である。 図６のダッシュボード画面の他の画面例を示す図である。 担当者アサイン画面の一例を示す図である。 稼働時間のカウント画面の一例を示す図である。 稼働時間のカウント画面の一例を示す図である。

本発明の実施形態の内容を列記して説明する。本発明は、以下のような構成を備える。
［項目１］
法務担当端末と依頼者端末とのそれぞれに法務案件管理サービスを提供する法務案件管理サーバであって、
依頼者端末から案件リクエストを受け付けて、法務担当端末に対して当該案件リクエストを表示可能に共有するステップ、
法務担当端末から当該案件リクエストに対して一の法務担当端末を関連付けるアサイン操作を受け付けて、当該一の法務担当端末と前記依頼者端末とが前記法務案件管理サービスを介してコミュニケーションを可能とさせるステップ、
前記コミュニケーションの進捗に応じたステータス情報を前記案件リクエストに関連付けるステップ、
前記進捗に伴って前記ステータス情報を更新するステップ、
更新された前記ステータス情報を前記少なくとも一の前記法務担当端末に対して表示可能に共有するステップを含む、
法務案件管理サーバ。
［項目２］
法務担当端末と依頼者端末と、法務案件管理サービスを提供する法務案件管理サーバとを備える法務案件管理システムであって、
前記法務案件管理サーバは：
依頼者端末から案件リクエストを受け付けて、法務担当端末に対して当該案件リクエストを表示可能に共有し；
法務担当端末から当該案件リクエストに対して一の法務担当端末を関連付けるアサイン操作を受け付けて、当該一の法務担当端末と前記依頼者端末とが前記法務案件管理サービスを介してコミュニケーションを可能とし；
前記コミュニケーションの進捗に応じたステータス情報を前記案件リクエストに関連付け；
前記進捗に伴って前記ステータス情報を更新するステップ、
更新された前記ステータス情報を前記少なくとも一の前記法務担当端末に対して表示可能に共有する、
法務案件管理システム。
［項目３］
法務担当端末と依頼者端末とのそれぞれに法務案件管理サービスを提供する法務案件管理サーバによって実現される法務案件管理方法であって、
前記法務案件管理サーバは、
依頼者端末から案件リクエストを受け付けて、法務担当端末に対して当該案件リクエストを表示可能に共有するステップ、
法務担当端末から当該案件リクエストに対して一の法務担当端末を関連付けるアサイン操作を受け付けて、当該一の法務担当端末と前記依頼者端末とが前記法務案件管理サービスを介してコミュニケーションを可能とさせるステップ、
前記コミュニケーションの進捗に応じたステータス情報を前記案件リクエストに関連付けるステップ、
前記進捗に伴って前記ステータス情報を更新するステップ、
更新された前記ステータス情報を前記少なくとも一の前記法務担当端末に対して表示可能に共有するステップを含む、
法務案件管理方法。

＜実施の形態の詳細＞
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。

＜概要＞
図１に示されるように、本発明の実施の形態による法務案件管理システム（以下「システム」と呼ぶ）は、法務案件管理サーバと、法務担当端末（法務一次担当端末及び法務二次担当端末を合わせて「法務担当端末」と呼ぶ。）と、依頼者端末とを備えている。本実施の形態による法務案件管理サーバは、法務案件管理システムを法務担当端末と依頼者端末に利用可能にすることによって、これらの端末を利用するユーザ（依頼者や法務担当者が例示できるがこれに限られない）に対して、法務案件管理サービスを提供する。

本実施の形態における依頼者は、契約担当者に限られず、社内の全部門における何らかの依頼を行う可能性のある者であればよい。例えば、開発部門が業務委託契約を
締結するにあたって、契約書の審査業務を法務部門に依頼する場合に限られず、例えば、マーケティング部門が景品表示法の相談を行ったり、全社員が人事労務部に対して労務に関する依頼を行うこととしてよい。

より詳しくは、図２に示されるように、本システムは、法務担当端末に対してのみ図示されるダッシュボード画面を生成して表示する。ダッシュボード画面には、案件が行Ｒごとに配置されており、それぞれの案件ごとに項目が列Ｃに沿って配置されている。各案件は、通し番号が付される案件番号２０１、案件カテゴリー２０２、案件の件名２０３、ステータス２０４、依頼日２０５、対応期限２０６、一次対応者の氏名２０７の情報が関連付けられている。ただし、案件に関連付けられる情報はこれに限られない。なお、列Ｃの項目は、例えば、案件の難易度のように法務担当者内だけで決めておきたい内容等は、法務担当者側で適宜新たに項目を作成することとしてもよい。

＜構成＞
図３に示されるように、本システムは、インターネットによって互いに通信可能に構成された法務案件管理サーバと、法務担当端末と、依頼者端末とを備えている。なお、本システムは、所定の事業者が提供するクラウド型／ネットワーク型のシステム構成としてもよいし、システム導入企業内で独立して運用されるオンプレミス型のシステム構成としてもよい。

図３に示されるように、法務案件管理サーバは、少なくとも記憶部、管理部及び送受信部を備えている。記憶部は、システムの提供に必要な情報やシステム利用に伴って蓄積される情報等、種々の情報を記憶する。管理部は、記憶部の情報を管理するとともに、自動で又は所定の条件を満たした場合に情報を更新する。送受信部は、法務担当端末及び依頼者端末のそれぞれと情報の入出力を行う。

図３の記憶部には、図４に示される情報が格納される。情報の例としては、案件に関する情報、担当者に関する情報、ステータスに関する情報、添付ファイルや参照されるべきドキュメントに関する情報、処理に関連付けられた日時に関する情報、ダッシュボード画面を生成するために必要なＵＩ（Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）の情報などが例示できるがこれに限られない。

＜ハードウェア構成例＞
なお、上述した機能ブロックのそれぞれは、例えばサーバ装置（端末装置）に備えられたハードウェア、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ソフトウェアの何れによっても構成することが可能である。例えばソフトウェアによって構成する場合、上記各機能ブロックは、実際にはコンピュータのＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭなどを備えて構成され、ＲＡＭやＲＯＭ、ハードディスクまたは半導体メモリ等の記録媒体に記憶されたプログラムが動作することによって実現される。

＜動作＞
続いて、図５を参照して、本システムの動作の流れを説明する。なお、それぞれの順番やタイミングの異同、直接的又は間接的な通知の別などについては合理的な範囲で適宜変更可能であり、必ずしも図示された順序に限定されるものではない。

図５は、案件担当端末、法務案件管理サーバ、法務一次担当端末、法務二次担当端末の４者間における情報（通信）のやりとりを表したものである。

依頼者は、依頼者端末に表示される依頼フォーム等に案件の情報（例えば、契約書の審査のリクエスト等）を入力する（ＳＱ１１０１）。案件依頼フォームは、例えば図６に示されるように、件名、依頼者の氏名（依頼者の氏名等）、メールアドレス（連絡先）、所属部署、契約累計等、リクエストに必要な情報を、あらかじめ用意された依頼フォームに従って入力することとしてもよい。当該依頼フォームは、法務案件管理サーバが提供する任意のＷＥＢサイト上に生成し、依頼者は当該ＷＥＢサイトにアクセスをして依頼フォームに情報の入力をすることとしてもよい。

依頼フォームに情報を入力し終わった依頼者は、送信処理を行うことによって、情報が入力されたフォームが法務案件管理サーバに送信される（ＳＱ１１０２）、なお、依頼フォームには、所定の形式の添付ファイルそのものや、添付ファイルへのアクセス情報等が付加されていてもよい。

法務案件管理サーバは新規の案件があったことをダッシュボード画面に表示する（ＳＱ１１０３）。即ち、法務一次担当者及び法務二次担当者は、図７に示されるように、ダッシュボード上で新規案件の有無を確認することが可能となる。より詳しくは、図７のダッシュボード画面上において、新規案件は、新着案件表示領域６０１に表示されることとなる。なお、新着案件表示領域６０１には、例えば、案件管理番号、案件カテゴリー、件名、アサイン及び差戻の操作ボタン、依頼日時、対応期限、依頼を受けてからの経過日数、依頼者（依頼者）の氏名等が表示され、これらは上述した依頼フォームに含まれている。

なお、図７及び図８をも参照して、ダッシュボード画面には、新着案件表示領域６０１の他にも、自分自身に割り当てられた案件を表示する自己案件表示領域６０２も表示される。自己案件表示領域６０２、６０２ａには、案件番号、案件カテゴリー、件名、ステータス、依頼日、対応期限、一次対応者、二次対応者、経過時間、依頼者の氏名、依頼者の所属部署、メールアドレスなどの連絡先などの情報も表示することとしてもよい。

自己案件表示領域６０２には、自分にボールがある案件（自分が作業中である案件）には、その旨を示すマーク６０３が付されている。マーク６０３は、全ての案件を通じて一人の法務担当者のみに関連付けられ表示される。マーク６０３は、アサイン操作によって担当が変わる当該他の法務担当者に表示されることとなる（後述する）。マーク６０３は、ボールをイメージするアイコンであるが、形やデザインはどのようなものであってもよいし、その行を別の太陽で表示することとしてもよい。自分にボールがあることが、何らかの視覚的にわかる処理であればどのようなものでもよい。

図５及び図７を参照して、法務一次担当者は、新着案件表示領域６０１に表示された新規案件のうち、「アサイン」操作ボタンを選択して法務担当者の指定を行う（ＳＱ１１０４）。アサイン操作ボタンを選択すると、例えば、図９のような画面が表示され、一次担当者と二次担当者のそれぞれを指定することが可能となる。

なお、通常は一次担当者は一人であるが、専門性や経験などを考慮して一又は複数の二次担当者をアサインすることとしてもよい。また、二次担当者には、二次以降の三次担当者、四次担当者等を含めて総括的に二次担当者と設定してもよい。

なお、アサインは、法務一次担当者による手動で行うこととしているが、所定の条件に基づいて適切な者を自動的にアサインすることとしてもよい。この場合、例えば、部署や相手側担当者、案件の種類などの依頼の属性に応じて自動的にアサインしてもよい。これにより、案件数が増大できたとしても、アサイン担当者を別に稼働させることなく、自動的にアサイン処理を行うことができる。

図５を参照して、アサイン操作が終わると、担当者の指定情報が法務案件管理サーバに送信される（ＳＱ１１０５）。これにより、上述したダッシュボード画面上において案件と担当者が関連付けられて情報が更新され、表示も更新される。即ち、各法務担当者は、誰がどの案件の担当に指定されたのかを知ることができるようになる。

同時に法務案件管理サーバは、依頼者に対して、担当者の氏名等を受任通知して通知する（ＳＱ１１０６）。当該通知は依頼フォームに入力したメールアドレスなどに行うこととしてもよいし、メッセージアプリケーション、チャットアプリケーション等に通知することとしてもよい。

その後、アサインされた法務一次担当者は、依頼フォームにて依頼された契約審査業務等を行う（ＳＱ１１０７）。本システムは、例えば、ビューワ機能やエディタ機能等を提供することにより、本システム上でシームレスに契約審査業務を行う構成としてもよい。

本実施の形態において、例えば、法務一次担当者が依頼者に対して質問やコメントなどがある場合には、本システム上のコミュニケーションツールを利用してメッセージを入力することとしてもよい（ＳＱ１１０８）。メッセージは、案件に関連付けられたコメントとして法務案件管理サーバ上に記憶されるとともに、メッセージの内容は依頼者に対しても当該メッセージの内容を通知される（ＳＱ１１０９）。当該通知は依頼フォームに入力したメールアドレスなどに行うこととしてもよいし、メッセージアプリケーション、チャットアプリケーション等に通知することとしてもよい。

依頼者は、法務一次担当者からのメッセージに対して、応答することが可能である（ＳＱ１１１０）。応答は、例えば、メッセージに関連付けられた応答用のフォームのＵＲＬ等にアクセスすることによって入力することとしてもよいし、所定の連絡先に返信させることとしてもよい。

法務案件管理サーバは、応答があると、当該応答の内容を案件に関連付けて情報を更新記憶し、指定された担当者（法務一次担当者）に表示する（ＳＱ１１１１）。法務一次担当者は、ダッシュボード画面上で応答の有無や応答の内容を確認することが可能となる。

ここで、例えば、専門性や過去の経験等から法務一次担当者ではなく他の担当者が適切と判断した場合には、案件完了の前に他の担当者に担当を交代することも可能である。即ち、法務一次担当者は、法務二次担当者を選定し（ＳＱ１１１２）、法務案件管理サーバに法務二次担当者のアサイン処理を行う。（ＳＱ１１１３）。

法務案件管理サーバは、法務二次担当者を案件に関連付けて情報を更新し、法務二次担当者端末に対して、法務二次担当者として指定された旨の通知を行う（ＳＱ１１１５）。通外通知は、法務二次担当者のダッシュボード画面上に表示される。

同時に法務案件管理サーバは、依頼者に対して、法務二次担当者の氏名等を受任通知して通知する（ＳＱ１１１４）。当該通知は依頼フォームに入力したメールアドレスなどに行うこととしてもよいし、メッセージアプリケーション、チャットアプリケーション等に通知することとしてもよい。

その後、アサインされた法務二次担当者は、契約審査業務等を行う（ＳＱ１１０７）。この際、法務二次担当者は、それ以前に法務一次担当者と依頼者とのメッセージや応答のやりとりを参照することが可能である。

契約審査業務が完了すると、法務二次担当者は、法務案件管理サーバに対して、対応完了処理を行う（ＳＱ１１１７）。これにより、法務案件管理サーバにおいては、案件のステータスを完了に変更して情報を更新する。

図２及び図５を参照して、本実施の形態においては、法務一次担当者がアサインされたことを法務案件管理サーバが受信したとき（ＳＱ１１０５）には「法務一次担当者対応中」というステータスに、法務担当者が何らかの質問をメッセージで送信したとき（ＳＱ１１０８）は「依頼者確認中」というステータスに、その質問に対して依頼者が回答したとき（ＳＱ１１１０）は再度「法務一次担当者対応中」というステータスに、自動でステータスが変更される。即ち、依頼者と法務一次担当者との間で法務案件管理サーバを介して何らかのやりとりが行われなされた場合には、ステータスはやりとりの内容に応じて適宜自動的に変更され更新される。更に、法務一次担当者が法務二次担当者に担当を変更したとき（ＳＱ１１１３）には、「法務二次担当者対応中」というステータスになると共に図７に示されるマーク６０３は、当該法務二次担当者の自己案件表示領域６０２の該当案件に表示されることとなる（このとき、法務一次担当者の案件からはマーク６０３は削除され表示されない）。

なお、法務案件管理サーバは、依頼者に対して契約書審査業務が完了したことや、審査後の契約書などのドキュメントを完了通知と共に通知する（ＳＱ１１１８）。

なお、図１０及び図１１に示されるように、本システムにおいては、案件の依頼があった日からの経過時間１００２や、そのうち、担当者が指定されてからの経過時間１００１が可視化され、案件処理の負荷の可視化や効率化の効果測定も行うことが可能である。

上述した説明においては、依頼者及び法務担当の語は、同一の企業や組織に所属していることを前提に説明したが、必ずしもこれに限られない。例えば、顧問弁護士等の社外の専門家に対して、法務担当者としてシステムにアクセスできる権限（ＩＤ）を付与することとしてもよい。なお、閲覧できる範囲を案件単位で制限することとしてもよい。

＜産業上の利用分野＞
本発明は、依頼者と法務担当者とに利用されるものに限られない。法務案件については、契約書審査業務、契約書新規作成業務、法律事項の一般相談業務等が例示できる。また、法務以外の部門（例えば、人事労務部門、経理部門、管理部門、営業部門、開発部門、マーケティング部門等）に対して、その部門特有の業務依頼や相談依頼を本発明を利用して行うこととしてもよい。更には、社内と社外（例えば、法律事務所、会計事務所、税理士事務所、社労士事務所、特許事務所等）との何らかの業務依頼や相談依頼に利用することも可能である。

上述した実施の形態は、本発明の理解を容易にするための例示に過ぎず、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更、改良することができると共に、本発明にはその均等物が含まれることは言うまでもない。

１ 管理サーバ
２ ユーザ端末
３ ネットワーク

Claims (3)

1. 法務担当端末と依頼者端末とのそれぞれに法務案件管理サービスを提供する法務案件管理サーバであって、
   依頼者端末から案件リクエストを受け付けて、法務担当端末に対して当該案件リクエストを表示可能に共有するステップ、
   法務担当端末から当該案件リクエストに対して一の法務担当端末を関連付けるアサイン操作を受け付けて、当該一の法務担当端末と前記依頼者端末とが前記法務案件管理サービスを介してコミュニケーションを可能とさせるステップ、
   前記コミュニケーションの進捗に応じたステータス情報を前記案件リクエストに関連付けるステップ、
   前記進捗に伴って前記ステータス情報を更新するステップ、
   更新された前記ステータス情報を前記少なくとも一の前記法務担当端末に対して表示可能に共有するステップを含む、
   法務案件管理サーバ。
2. 法務担当端末と依頼者端末と、法務案件管理サービスを提供する法務案件管理サーバとを備える法務案件管理システムであって、
   前記法務案件管理サーバは：
   依頼者端末から案件リクエストを受け付けて、法務担当端末に対して当該案件リクエストを表示可能に共有し；
   法務担当端末から当該案件リクエストに対して一の法務担当端末を関連付けるアサイン操作を受け付けて、当該一の法務担当端末と前記依頼者端末とが前記法務案件管理サービスを介してコミュニケーションを可能とし；
   前記コミュニケーションの進捗に応じたステータス情報を前記案件リクエストに関連付け；
   前記進捗に伴って前記ステータス情報を更新するステップ、
   更新された前記ステータス情報を前記少なくとも一の前記法務担当端末に対して表示可能に共有する、
   法務案件管理システム。
3. 法務担当端末と依頼者端末とのそれぞれに法務案件管理サービスを提供する法務案件管理サーバによって実現される法務案件管理方法であって、
   前記法務案件管理サーバは、
   依頼者端末から案件リクエストを受け付けて、法務担当端末に対して当該案件リクエストを表示可能に共有するステップ、
   法務担当端末から当該案件リクエストに対して一の法務担当端末を関連付けるアサイン操作を受け付けて、当該一の法務担当端末と前記依頼者端末とが前記法務案件管理サービスを介してコミュニケーションを可能とさせるステップ、
   前記コミュニケーションの進捗に応じたステータス情報を前記案件リクエストに関連付けるステップ、
   前記進捗に伴って前記ステータス情報を更新するステップ、
   更新された前記ステータス情報を前記少なくとも一の前記法務担当端末に対して表示可能に共有するステップを含む、
   法務案件管理方法。
   
   

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