JP2023127445A - ワークフロー管理プログラム、ワークフロー管理システム、およびワークフロー管理方法 - Google Patents
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Abstract
Description
プロジェクト管理システムは、プロジェクトの開始から終了までに実行すべきプロセスとその実行順を定めたプロジェクト運営要領情報を記憶する記憶部から、プロセスの定義情報を取得する取得部と、プロセスの実行順を表記したフロー図に基づいてプロセス間の依存関係を解析する解析部と、プロセスの定義情報および前記プロセス間の依存関係に基づいて、プロジェクトの進捗管理用情報を生成する制御部とを備える。
ところで、組織が行う活動は個々のタスクのみではない。
例えば、組織に含まれるサブ組織、プロジェクト、チーム等をより小さな単位として組織活動が行われることがある。
また、組織には複数のメンバが関係しているため、組織におけるメンバの活動状況は、メンバにより異なる。
そのため、組織や組織内のリソースを構造的にまず可視化し、サブ組織、プロジェクト、チーム、メンバ等に限らない各種の情報をタグ形式で構造的に蓄積すれば、組織に係る情報を構造的に可視化して管理することができる。
なお、以下で説明する各実施形態の例における各種構成要素は、矛盾等が生じない範囲で適宜組み合わせ可能である。
また、ある実施形態の例として説明した内容については、他の実施形態においてその説明を省略している場合がある。
また、各実施形態の特徴部分に関係しない動作や処理については、その内容を省略している場合がある。
さらに、以下で説明する各種フローやシーケンスを構成する各種処理の順序は、処理内容に矛盾等が生じない範囲で順不同である。
以下では、実施形態として、コンピュータ装置において実行されるワークフロー管理プログラムを例示して説明する。
ワークフロー管理システムの一例であるワークフロー管理システム100は、サーバ10と、ユーザが使用するユーザ端末20とを備える。
ユーザ端末20A、20B、および20Cは、それぞれ、ユーザ端末20の一例である。
ワークフロー管理システム100の構成は、これに限定されない。
例えば、ワークフロー管理システム100は、単一のユーザ端末を複数のユーザが使用する構成であってよい。
ワークフロー管理システム100が、複数のサーバを備えてもよい。
サーバ10とユーザ端末20は、それぞれインターネットなどの通信ネットワーク30に通信可能に接続されている。
通信ネットワーク30とサーバ10との間の接続、および通信ネットワーク30とユーザ端末20との間の接続は有線接続であっても無線接続であってもよい。
例えば、ユーザ端末20は、通信事業者が管理する基地局と無線通信回線によるデータ通信を行うことにより、通信ネットワーク30と接続してよい。
プロセッサ11は、例えば、各種の演算および制御を行うCPU(Central Processing Unit)等の中央処理装置である。
また、サーバ10がGPU(Graphics Processing Unit)を備える場合には、各種の演算および制御の一部をGPUによって行うようにしてもよい。
サーバ10は、メモリ12に読み出したデータを用いて各種の情報処理をプロセッサ11にて実行し、得られた処理結果を必要に応じて記憶装置13に記憶させる。
記憶装置13の構成は特に限定されないが、ユーザ端末20にかかる処理負荷を軽減させるといった観点から、ワークフロー管理システム100にて行われる制御に必要な各種情報を一部または全て記憶可能な構成であることが好ましい。
このような例には、HDDやSSDがある。
ただし、各種情報を記憶する記憶装置は、サーバ10がアクセス可能な状態で記憶領域を備えていればよく、例えば専用の記憶領域をサーバ10の外部に有する構成とされていてもよい。
なお、複数のユーザ端末20のそれぞれは、サーバ10を介さずに互いに直接通信を行うこともできる構成とされていてもよい。
通信端末の例として、例えば携帯電話端末、PDA(Personal Digital Assistant)、スマートフォン、携帯型ゲーム装置、所謂ウェアラブルデバイスなどがある。
ワークフロー管理システム100が含み得るユーザ端末の構成は、これらに限定されない。
ユーザ端末の構成の他の例には、各種通信端末を組み合わせたものやパーソナルコンピュータなどがある。
また、ユーザ端末20に対して、表示装置が無線接続あるいは有線接続されていてもよい。
なお、表示装置は極めて一般的な構成であるため、ここでは図示を省略している。
プロセッサ21は、例えば、各種の演算および制御を行うCPU(Central Processing Unit)等の中央処理装置である。
また、ユーザ端末20がGPU(Graphics Processing Unit)を備える場合には、各種の演算および制御の一部をGPUによって行うようにしてもよい。
ユーザ端末20は、メモリ22に読み出したデータを用いて各種の情報処理をプロセッサ21にて実行し、得られた処理結果を必要に応じて記憶装置23に記憶させる。
記憶装置23は、各種情報を格納する記憶媒体としての機能を有する。
また、ユーザ端末20に対して入力装置が無線接続あるいは有線接続されていてもよい。
入力装置はユーザによる操作入力を受け付ける。
ユーザによる操作入力に応じて、サーバ10が備えるプロセッサまたはユーザ端末20が備えるプロセッサが、各種の制御処理を実行する。
入力装置の例として、携帯電話端末が備えるタッチパネル画面、キーボード、マウス、その他の入力コントローラなどがある。
また、ユーザ端末20に内蔵またはこれと接続されたカメラも入力装置に相当し得る。
ユーザはカメラの前で手を動かす等のジェスチャーにより、操作入力を行う(ジェスチャー入力)。
他の出力装置は、ユーザに対して音声、振動、その他の各種の情報を出力する。
サーバ10またはユーザ端末20の構成の例であるコンピュータ装置10Aは、ワークフロー登録部101と、組織情報割当部102と、統計情報算出部103と、統計情報出力部104とを少なくとも備える。
コンピュータ装置10Aが備えるプロセッサは、記憶装置に保持されたワークフロー管理プログラムを参照し、そのプログラムを実行することにより、ワークフロー登録部101と、組織情報割当部102と、統計情報算出部103と、統計情報出力部104とを機能的に実現する。
組織情報割当部102は、ワークフローに組織情報をタグ単位で割り当てる機能を有する。
統計情報算出部103は、組織情報に基づく統計情報を少なくとも一つのタグに応じて算出する機能を有する。
統計情報出力部104は、算出された統計情報を出力する機能を有する。
図3は、本発明の実施形態の少なくとも一つに対応するワークフロー管理プログラムの処理例を示すフローチャートである。
組織情報割当部102が、ワークフローに組織情報をタグ単位で割り当てる(St12)。
統計情報算出部103が、組織情報に基づく統計情報を少なくとも一つのタグに応じて算出する(St13)。
統計情報出力部104が、算出された統計情報を出力する(St14)。
これを言い換えると、ワークフローとは、複数のタグ情報をツリー状になるように接続したものを意味する。
ワークフローは、コンピュータ装置10Aからアクセス可能な記憶装置に記憶される。
このような記憶装置の例として、上述の記憶装置13または記憶装置23がある。
そのほか、コンピュータ装置10Aから通信ネットワーク30等を介してアクセス可能な記憶装置にワークフローが記憶されてもよい。
以下、記憶装置にはこれらのものが含まれるものとする。
本発明の実施形態において、タグはワークフロータグとも呼ばれる。
複数のタグが相互に接続されることにより、階層型ツリー構造が形成される。
ユーザ入力などに応じて、ワークフロー登録部101はワークフローを登録する(St11)。
なお、ワークフローを登録するとは、ワークフローを生成することや、生成されたワークフローを記憶装置に記憶させることを意味していてもよい。
ルートタグには、例えば業務部などの所定の組織が対応する。
所定の組織の種類は特に限定しない。
例えば会社そのものがルートタグに割り当てられてもよく、会社に属するサブ組織などがルートタグに割り当てられてもよい。
図4においては、会社に属するサブ組織である業務部が、ルートタグに割り当てられている。
タグT22は、業務部に属するタスクの1つであるオーダーパッキングに対応している。
このように、上位のタグと下位のタグとは、親子関係が成立するように接続されていてもよい。
より下位のタグが接続されていないタグは、リーフタグまたはリーフワークフロータグと呼ばれる。
図4においては、タグT22、T32、T33、T41、T42、およびT43がリーフタグである。
これらの組織を統括する、会社そのものなどをルートタグとしたワークフローが作成されてもよい。
組織の態様(民間企業、自治体、学校など)や業種(物流、メーカー、ITサービスなど)に応じた階層構造を備えたワークフローが複数登録されてもよい。
ワークフロー登録部101は、これらの種々の組織に対応する種々のワークフローを登録してよい。
組織情報は、例えば、プロジェクト情報、タスク情報、メンバ情報、メンバのタグに対するアクセス権限情報、電子ファイル、および電子ファイルの所在情報のうち少なくとも一つを含む。
プロジェクト情報には、例えば、プロジェクト名、プロジェクトの完遂締切日、KPI、プロジェクトに参画するメンバ情報、プロジェクトに関係する電子ファイルまたは電子ファイルの所在情報などが含まれていてよい。
これら以外の情報がプロジェクト情報として含まれていてもよい。
所定の主体とは、組織、サブ組織、プロジェクトを構成するプロジェクトチーム、組織のメンバなどであってよい。
タスク情報には、タスク名、タスクの作成者、タスク完了フラグ、タスク遂行に費やされた累積時間、タスクの完了条件、タスクの完遂期日、タスクに用いられるツール、備考テキストなどの情報が含まれていてよい。
これら以外の情報がタスク情報として含まれていてもよい。
所定の主体は、組織、サブ組織、プロジェクト、プロジェクトを構成するプロジェクトチームなどであってよい。
例えば所定の主体が会社である場合、メンバは会社の社員であってよいが、例えばパートやアルバイトなどの、所定の主体と一定の関係を有する者であってもよい。
メンバ情報には、メンバ名、メンバの役職、メンバの所属部署、メンバが所有する資格(例えば2級ロジスティクス管理など。組織により異なる)、メンバが所定の主体に対して提供できるリソースの割合(業務時間の3割まで、など)、所属年数などが含まれてよい。
メンバに関するこれら以外の情報が、メンバ情報として含まれていてもよい。
アクセス権限情報につき、詳しくは後述する。
電子ファイルの所在情報とは、前述の電子ファイルの所在を示す情報を意味する。
所在情報の例として、電子ファイルを組織内で管理している場合のファイルパスや、電子ファイルをネットワーク上で管理している場合のURLなどがある。
これらの情報は、組織情報に含まれてよい。
例えば組織情報割当部102は、注文品ピックアップと注文品蓄積の双方に関連するタスク情報を、タグT42とT43とに紐づけて記憶装置に記憶させてよい。
図5は、本発明の実施形態の少なくとも一つに対応する、ワークフロー管理プログラムが表示装置に表示させる画面例を示す概念図である。
図5に示されている表示画面は、例えば、タスク情報をタグに紐づけて登録する際などに表示される。
組織であるデザイン部が、ルートタグT1に対応する。
デザイン部に属する活動であるUIデザインが、リーフタグT21に対応する。
デザイン部に属する活動であるグラフィックデザインが、リーフタグT22に対応する。
デザイン部に属する活動であるインフォグラフィクスが、リーフタグT23に対応する。
デザイン部に属する活動であるモーションデザインが、リーフタグT24に対応する。
ここで、あるユーザU1が、デザイン部に所属する社員であり、UIデザインとモーションデザインとに関与する人材であると仮定する。
しかし、このユーザU1は、グラフィックデザインとインフォグラフィクスには関与しない人材である。
このような場合に組織情報割当部102は、ユーザU1についてのアクセス権限情報を、タグT1、T21、およびT24に対して、アクセス権限属性:アクセス可として割り当てる。
また、組織情報割当部102は、ユーザU1についてのアクセス権限情報を、タグT22およびT23に対して、アクセス権限属性:アクセス不可として割り当てる。
次に、組織情報に基づく統計情報について説明する。
組織情報には、種々の情報が含まれ得る。
例えばメンバについては、メンバがあるタスクに費やした作業時間などの組織情報がある。
タスクについては、タスクの規定所要時間(予定時間)、タスクの難易度(1:難しい/2:普通/3:容易)などの組織情報がある。
プロジェクトについては、プロジェクトに設定された予算、既に使用した予算などの組織情報がある。
これらの列挙された以外の情報も、組織情報に含まれ得る。組織が活動を行うに従い、組織情報はコンピュータ装置10Aまたはワークフロー管理システム100からアクセス可能な記憶装置に蓄積されていく。
そのため、組織情報は、ワークフローを構成するタグに直接的にまたは間接的に紐づけて記憶装置に記憶される。
例えば、タスク情報とタグとが直接的に紐づけられてよい(図5参照)。
別の例として、タスクの規定所要時間は、タスクに対して設定されている情報であり、タスクがタグと直接的に紐づけられる。
したがって、タスクの規定所要時間はタグに間接的に紐づけられる。
すなわち統計情報算出部103は、組織情報に基づく統計情報を少なくとも一つの前記タグに応じて算出する。
そして統計情報出力部104は、算出された統計情報を出力する。
統計情報の出力形態は限定しないが、統計情報出力部104は統計情報を例えばグラフや表などの形態で表示装置に対して出力し、表示装置がグラフや表などを表示させる。
ワークフロー管理システム100は、組織に関係する所定の主体が費やした時間すなわち消費時間を組織情報として計測し、記憶装置に蓄積しておく。
なお統計情報算出部103は、1人のメンバについての消費時間を集計してもよく、プロジェクトに属するメンバ全員について合算した消費時間を集計してもよい。
統計情報出力部104が、算出された前記統計情報を出力する(St14)。
図7に示した出力例から、タグ001に紐づけられたタスクが3つあり、この3つのタスクについての1週間の消費時間が30時間20分であることなどが読み取れる。
また、管理者は、統計情報から、メンバに割り振ったタスクの偏り具合を把握することができる。
管理者は、メンバの得意不得意を判断する材料としても当該統計情報を活用することができる。
ワークフロー管理システム100は、組織に関係する所定の主体が費やした時間、すなわち消費時間を組織情報として計測し、記憶装置に蓄積しておく。
また、タスクには、そのタスクについての規定所要時間(予定時間)が設定されている。
例えば、タスクAについての1人1週間あたりの規定所要時間が2時間であると設定されていて、メンバがそのタスクの遂行のために2時間20分を1週間で消費した場合、遅延時間は20分となる。
なお、1人のメンバについての消費時間を集計してもよく、プロジェクトに属するメンバ全員について合算した消費時間を集計してもよい。
統計情報算出部103は、タスクに対して設定された規定所要時間を参照し、分析したい期間(1週間、1月、1年など)、プロジェクト、ワークフローの階層、およびタグに基づいて、対応する規定時間を算出する。
なお、関与するメンバの人数に応じて、統計情報算出部103が算出する規定所要時間は変動する。
そして、統計情報出力部104が、算出された統計情報を、規定所要時間(予定時間)と実際の消費時間(所要時間)とを対比可能なフォーマットで出力する(St14)。
規定所要時間と実際の消費時間とを対比可能なフォーマットは、例えば図8に示されている2本の折れ線や、所要時間および遅延時間を数値表示することなどであってよい。
さらに、統計情報出力部104は、遅延の発生しているタスクについて、選択した階層のタグ別の遅延タスク数と遅延合計時間を、円グラフ等のフォーマットで表示装置に表示させてもよい。
これによりメンバおよび管理者は、メンバまたはメンバが属するプロジェクトの強みや課題、一つの遅延によって発生したその他タスクへの影響などを、ワークフローにおけるそのタスクの位置づけも考慮しながら把握することができる。
また、全体のワークフロー中のどの部分に予定と実績との間のずれがあるかを容易に把握することができ、改善案の策定に資することもできる。
例えば、メンバまたは管理者が、あるタスクAと、タスクAに類似する他のタスクとを比較して何らかの知見を得たい場合に、コンピュータ装置10Aは、検索対象となる情報を同じタグに紐づけられているタスクまで絞り込んだ状態で、類似タスクを検索することができる。
なお、類似タスクを検索する際の検索キーは、タグには限られない。
例えば、タスク情報に含まれるキーワードなどを検索キーとしてもよい。
例えばコンピュータ装置10Aは、ワークフロー登録部101がある組織Xについて登録したワークフローに含まれるタスクに限らず、組織X以外の他の組織について登録したワークフローに含まれるタスクなども含んだ全登録データから、類似タスクを検索することができる。
そしてワークフロー登録部101は、検索によって抽出された類似タスクに紐づく各種の情報を、別のタスクについての初期値として設定した上で、当該別のタスクをワークフローの一部として登録することができる。
この時にワークフロー登録部101は、例えば他の組織の秘密情報等のアクセス制限の対象となる情報については初期値として転記せず、組織Xについてのワークフローの登録時に初期値として設定しないようにすることもできる。
活用とは、例えばタグの情報を別のタグに転記することなどを意味する。
コンピュータ装置10Aは、組織の各メンバの時給と、組織に属するプロジェクトやタスクについての予算を示す情報とを、記憶装置にあらかじめ登録する。
この登録作業は、例えば組織の管理者やプロジェクトマネージャなどがコンピュータ装置10Aを操作することにより行うことができる。
集計項目の例としては、プロジェクトやタスクなどがある。集計は、例えばタグごとの集計であってよい。
図9には、統計情報出力部104が出力した、あるタスクについての予算と経費の1か月間の推移を示すグラフが示されている。
社員001および社員002は、当該タスクの担当者である。
また、ユーザは予算と経費との間にズレが生じている日や、そのズレによって影響が出た箇所を確認することができる。
そのため、ユーザは、業務の向上に活用可能な情報を容易に取得することができる。
ここで、タグはワークフローとして構造化されているものであるため、メンバまたは管理者は、統計情報の組織のワークフローにおける位置づけを考慮しながら知見を得ることができる。
なお、実施形態による各々の効果は、非限定的な効果または効果の一例である。
また、ユーザ端末20やサーバ10に限られない他のコンピュータ装置が、自己が備える記憶装置に記憶されている各種制御プログラム(例えば、ワークフロー管理プログラム)に従って、上述した各種の処理を実行してもよい。
例えば処理の一部または全部をサーバが実行する構成としてもよいし、処理の一部または全部をユーザ端末が実行する構成としてもよい。
サーバとコンピュータが各処理を分担して実行する構成としてもよい。
また、サーバが備える記憶装置の一部または全部をユーザ端末が備える構成としてもよい。
すなわち、ワークフロー管理システム100における、ユーザ端末とサーバのどちらか一方が備える機能の一部または全部を、他の一方が備える構成とされていてもよい。
上述した実施形態の説明は、少なくとも下記発明を、当該発明の属する分野における通常の知識を有する者がその実施をすることができるように記載した。
[1]ワークフロー単位での管理
コンピュータ装置に、
複数のタグが相互に接続された階層型ツリー構造として形成された一以上のワークフローを登録する、ワークフロー登録機能と、
前記ワークフローに組織情報をタグ単位で割り当てる、組織情報割当機能とを実現させるための、ワークフロー管理プログラム。
[2]ワークフロータグへの割当
前記組織情報は、プロジェクト情報、タスク情報、メンバ情報、前記メンバの前記タグに対するアクセス権限情報、電子ファイル、および電子ファイルの所在情報のうち少なくとも一つを含む、前記[1]に記載のワークフロー管理プログラム。
[3]ワークフロータグに基づいた統計情報の出力
前記コンピュータ装置に、
前記組織情報に基づく統計情報を少なくとも一つの前記タグに応じて算出する、統計情報算出機能と、
算出された前記統計情報を出力する、統計情報出力機能とをさらに実現させるための、前記[1]または前記[2]に記載のワークフロー管理プログラム。
[4]装置
前記[1]から前記[3]のうちいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラムがインストールされたコンピュータ装置。
[5]システム
通信ネットワークと、サーバと、ユーザ端末とを備えるワークフロー管理システムであって、
複数のタグが相互に接続された階層型ツリー構造として形成された一以上のワークフローを登録する、ワークフロー登録手段と、
前記ワークフローに組織情報をタグ単位で割り当てる、組織情報割当手段とを含む、ワークフロー管理システム。
[6]方法
コンピュータ装置によるワークフロー管理方法であって、
複数のタグが相互に接続された階層型ツリー構造として形成された一以上のワークフローを登録する、ワークフロー登録処理と、
前記ワークフローに組織情報をタグ単位で割り当てる、組織情報割当処理とを含む、ワークフロー管理方法。
10A コンピュータ装置
11、21 プロセッサ
12、22 メモリ
13、23 記憶装置
20、20A、20B ユーザ端末
30 通信ネットワーク
100 ワークフロー管理システム
101 ワークフロー登録部
102 組織情報割当部
103 統計情報算出部
104 統計情報出力部
Claims (6)
- コンピュータ装置に、
複数のタグが相互に接続された階層型ツリー構造として形成された一以上のワークフローを登録する、ワークフロー登録機能と、
前記ワークフローに組織情報をタグ単位で割り当てる、組織情報割当機能とを実現させるための、ワークフロー管理プログラム。 - 前記組織情報は、プロジェクト情報、タスク情報、メンバ情報、前記メンバの前記タグに対するアクセス権限情報、電子ファイル、および電子ファイルの所在情報のうち少なくとも一つを含む、
請求項1に記載のワークフロー管理プログラム。 - 前記コンピュータ装置に、
前記組織情報に基づく統計情報を少なくとも一つの前記タグに応じて算出する、統計情報算出機能と、
算出された前記統計情報を出力する、統計情報出力機能とをさらに実現させるための、請求項1または請求項2に記載のワークフロー管理プログラム。 - 請求項1から請求項3のうちいずれかひとつに記載のワークフロー管理プログラムがインストールされた、コンピュータ装置。
- 通信ネットワークと、サーバと、ユーザ端末とを備えるワークフロー管理システムであって、
複数のタグが相互に接続された階層型ツリー構造として形成された一以上のワークフローを登録する、ワークフロー登録手段と、
前記ワークフローに組織情報をタグ単位で割り当てる、組織情報割当手段とを含む、ワークフロー管理システム。 - コンピュータ装置によるワークフロー管理方法であって、
複数のタグが相互に接続された階層型ツリー構造として形成された一以上のワークフローを登録する、ワークフロー登録処理と、
前記ワークフローに組織情報をタグ単位で割り当てる、組織情報割当処理とを含む、ワークフロー管理方法。
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