JP2023112964A - 情報処理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザの操作により、生成された履歴情報の中から選択された履歴情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する場合と比較して、ユーザの負担を軽減しつつ、共有しない設定情報を制御する情報処理装置及びプログラムを提供する。【解決手段】画像形成装置１０において、制御部３５は、実行したジョブの処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、その処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する。【選択図】図３

Description

本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。

特許文献１には、複数の画像形成装置を含むグループに共有されるジョブパラメータを記憶し、ジョブパラメータが自機の能力では実行できない場合、ジョブパラメータを自機の能力で実行できるジョブパラメータに補正することにより、登録されたジョブパラメータを正常に利用するようにした画像形成装置が開示されている。

特許文献２には、ジョブの実行結果を履歴情報として生成する際に、閲覧者の権限に応じて履歴情報の全部又は一部を秘匿化し、秘匿化した履歴情報として提示するようにすることにより、ジョブの履歴情報のうち秘匿すべき情報を閲覧者の権限に応じて秘匿化して提示することが可能な情報処理装置が開示されている。

特開２０１９－０５９１３６号公報 特開２０２０－１５４８１９号公報

処理を実行した場合に生成される履歴情報の中から、再度実行されそうな処理内容の履歴情報を選択して、その履歴情報の処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を共有の設定情報として記憶しておく機能がある。このような機能により、複数のユーザが同じ設定情報を利用して処理を実行することが可能となる。

しかし、複数のユーザが同じ設定情報を利用して処理を実行するには、管理者ユーザ等のユーザが、自身の操作により、数多くの履歴情報の中から任意の履歴情報を選択して共有の設定情報として登録する必要がある。しかし、自身の操作により選択して共有の設定情報として登録することは、ユーザにとって負担となる。また、一方で、実行した処理の設定情報が何ら条件なく自動で共有の設定情報として登録されたのでは、共有しない設定情報を制御することができない。

本発明の目的は、ユーザの操作により、生成された履歴情報の中から選択された履歴情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する場合と比較して、ユーザの負担を軽減しつつ、共有しない設定情報を制御することが可能な情報処理装置及びプログラムを提供することである。

本発明の第１態様の情報処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、当該処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する。

本発明の第２態様の情報処理装置は、第１態様の情報処理装置において、前記予め設定された条件が、処理対象の画像データに秘密情報が含まれていないことである。

本発明の第３態様の情報処理装置は、第２態様の情報処理装置において、前記秘密情報が含まれていないことが、処理対象の画像データに個人を特定可能な個人情報が含まれていないことである。

本発明の第４態様の情報処理装置は、第２態様の情報処理装置において、前記秘密情報が含まれていないことが、処理対象の画像データに、秘密情報が含まれていることを示す文字情報が含まれていないことである。

本発明の第５態様の情報処理装置は、第１態様の情報処理装置において、前記予め設定された条件が、予め設定された処理条件である。

本発明の第６態様の情報処理装置は、第５態様の情報処理装置において、前記予め設定された処理条件が、実行された処理内容に、個人属性の宛先情報又は個人属性の保存先情報が含まれていないことである。

本発明の第７態様の情報処理装置は、第５態様の情報処理装置において、前記予め設定された処理条件が、実行された処理内容における、個人属性の宛先情報又は個人属性の保存先情報が、予め登録された宛先一覧又は保存先一覧に含まれていることである。

本発明の第８態様の情報処理装置は、第１態様から第７態様までのいずれか１つの態様の情報処理装置において、前記プロセッサは、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、処理を実行した場合に生成される履歴情報を生成することなく、当該処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する。

本発明の第９態様の情報処理装置は、第８態様の情報処理装置において、前記プロセッサは、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしていない場合に、前記履歴情報を生成する。

本発明の第１０態様の情報処理装置は、第９態様の情報処理装置において、前記プロセッサは、装置を管理する管理者ユーザによる前記履歴情報の中からの選択により、共有の設定情報を登録することが可能である。

本発明の第１１態様の情報処理装置は、第１０態様の情報処理装置において、前記プロセッサは、前記管理者ユーザにより登録された共有の設定情報を、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と区別して表示する。

本発明の第１２態様の情報処理装置は、第１１態様の情報処理装置において、前記プロセッサは、前記管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、を色で区別して表示する。

本発明の第１３態様の情報処理装置は、第１１態様の情報処理装置において、前記プロセッサは、前記管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、の少なくともいずれかの名称に特定の文字を付加することにより区別して表示する。

本発明の第１４態様の情報処理装置は、第１０態様から第１３態様までのいずれか１つの態様の情報処理装置において、前記プロセッサは、前記管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、一般ユーザにより登録された個人用の設定情報と、をそれぞれまとめてこの順で表示する。

本発明の第１５態様の情報処理装置は、第１態様の情報処理装置において、前記予め設定された条件が、予め設定された処理の種類であることである。

本発明の第１６態様の情報処理装置は、第１態様の情報処理装置において、前記予め設定された条件が、予め設定されたユーザによる処理であることである。

本発明の第１７態様のプログラムは、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、当該処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録するステップをコンピュータに実行させる。

本発明の第１態様の情報処理装置によれば、ユーザの操作により、生成された履歴情報の中から選択された履歴情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する場合と比較して、ユーザの負担を軽減しつつ、共有しない設定情報を制御することができる。

本発明の第２態様の情報処理装置によれば、画像データに秘密情報が含まれている場合に、当該画像データに対する処理の設定情報を、共有の設定情報として登録されてしまうことを防止することができる。

本発明の第３態様の情報処理装置によれば、画像データに個人情報が含まれている場合に、当該画像データに対する処理の設定情報を、共有の設定情報として登録されてしまうことを防止することができる。

本発明の第４態様の情報処理装置によれば、画像データに秘密情報が含まれている場合に、当該画像データに対する処理の設定情報を、共有の設定情報として登録されてしまうことを防止することができる。

本発明の第５態様の情報処理装置によれば、実行した処理内容が、予め設定された処理条件を満たしていない場合に、当該処理内容に対応する処理の設定情報を、共有の設定情報として登録されてしまうことを防止することができる。

本発明の第６態様の情報処理装置によれば、実行された処理内容が、複数のユーザの利用が想定されていない処理である場合に、共有の設定情報として登録されてしまうことを防止することができる。

本発明の第７態様の情報処理装置によれば、実行された処理内容が、複数のユーザの利用が想定される処理である場合に、共有の設定情報として登録するようにして、ユーザの操作性を向上させることができる。

本発明の第８態様の情報処理装置によれば、メモリの容量を減らさずに、実行された処理内容から当該処理内容に対応する処理の設定情報を、共有の設定情報として登録することができる。

本発明の第９態様の情報処理装置によれば、履歴情報の中から、実行された処理内容から当該処理内容に対応する処理の設定情報を、共有の設定情報として登録することができる。

本発明の第１０態様の情報処理装置によれば、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしていない場合であっても、管理者ユーザの履歴情報の中からの選択により共有の設定情報を登録することができる。

本発明の第１１態様の情報処理装置によれば、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報とを識別し易くすることができる。

本発明の第１２態様の情報処理装置によれば、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報とを識別し易くすることができる。

本発明の第１３態様の情報処理装置によれば、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報とを識別し易くすることができる。

本発明の第１４態様の情報処理装置によれば、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、個人用の設定情報のうち、いずれかの情報の数が多くなった場合でも、ユーザの操作性を向上させることができる。

本発明の第１５態様の情報処理装置によれば、予め設定された処理の種類以外の処理の設定情報が、共有の設定情報として登録されてしまうことを防止することができる。

本発明の第１６態様の情報処理装置によれば、予め設定されたユーザによる処理以外の処理の設定情報が、共有の設定情報として登録されてしまうことを防止することができる。

本発明の第１７態様のプログラムによれば、ユーザの操作により、生成された履歴情報の中から選択された履歴情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する場合と比較して、ユーザの負担を軽減しつつ、共有しない設定情報を制御することができる。

本発明の一実施形態の画像形成システムのシステム構成を示す図である。 本発明の一実施形態における画像形成装置１０のハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態における画像形成装置１０の機能構成を示すブロック図である。 設定情報記憶部３７に記憶されている個人設定情報管理テーブルの一例を示す図である。 設定情報記憶部３７に記憶されている共有設定情報管理テーブルの一例を示す図である。 ユーザがクイック機能を利用するためのアイコンをタッチ操作した場合に表示される表示画面例を示す図である。 一般ユーザがジョブ履歴情報をピン留めすることにより個人用の設定情報として登録する際の操作例を説明するめの図である。 ジョブ履歴情報６４がピン留めされて個人用の設定情報６５に変更された後の操作画面例を示す図である。 ユーザＡが、ピン留めされた状態の個人用の設定情報６６の操作メニューボタン６０を操作した場合の操作メニュー例を示す図である。 管理者ユーザが新たな共有の設定情報を登録する際の操作例を示す図である。 ジョブ履歴情報６７が共有の設定情報６８に変更された後の操作画面例を示す図である。 あるジョブが実行された場合に、そのジョブの処理内容を共有の設定情報として登録するか否かを制御部３５が判定する際の処理を示すフローチャートである。 原稿画像をＦＡＸ送信した場合の判定処理を説明するためのフローチャートである。 スキャンした原稿画像例を示す図である。 ホワイトリストの一例を示す図である。 共有の設定情報が登録された後の表示画面例を示す図である。 共有の設定情報が登録された後の表示画面例を示す図である。 共有の設定情報が登録された後の表示画面例を示す図である。

次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。

図１は本発明の一実施形態の画像形成システムのシステム構成を示す図である。

本発明の一実施形態の画像形成システムは、図１に示されるように、ネットワーク３０により相互に接続された画像形成装置１０、及び端末装置２０により構成される。端末装置２０は、印刷データを生成して、ネットワーク３０経由にて生成した印刷データを画像形成装置１０に対して送信する。画像形成装置１０は、端末装置２０から送信された印刷データを受け付けて、印刷データに応じた画像を用紙上に出力する。なお、画像形成装置１０は、印刷機能、スキャン機能、コピー機能、ファクシミリ機能等の複数の機能を有するいわゆる複合機と呼ばれる装置である。

次に、本実施形態の画像形成システムにおける画像形成装置１０のハードウェア構成を図２に示す。

画像形成装置１０は、図２に示されるように、ＣＰＵ１１、メモリ１２、ハードディスクドライブ等の記憶装置１３、ネットワーク３０を介して外部の装置等との間でデータの送信及び受信を行う通信インタフェース（ＩＦと略す。）１４、タッチパネル又は液晶ディスプレイ並びにキーボードを含むユーザインタフェース（ＵＩと略す。）装置１５、スキャナ１６、プリントエンジン１７を有する。これらの構成要素は、制御バス１８を介して互いに接続されている。

プリントエンジン１７は、帯電、露光、現像、転写、定着などの工程を経て印刷用紙等の記録媒体上に画像を印刷する。

ＣＰＵ１１は、メモリ１２又は記憶装置１３に格納された制御プログラムに基づいて所定の処理を実行して、画像形成装置１０の動作を制御するプロセッサである。なお、本実施形態では、ＣＰＵ１１は、メモリ１２又は記憶装置１３内に格納された制御プログラムを読み出して実行するものとして説明したが、これに限定されるものではない。この制御プログラムをコンピュータ読取可能な記録媒体に記録した形態で提供してもよい。例えば、このプログラムをＣＤ（Compact Disc）－ＲＯＭ及びＤＶＤ（Digital Versatile Disc）－ＲＯＭ等の光ディスクに記録した形態、若しくはＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ及びメモリカード等の半導体メモリに記録した形態で提供してもよい。また、この制御プログラムを、通信インタフェース１４に接続された通信回線を介して外部装置から取得するようにしてもよい。

図３は、上記の制御プログラムが実行されることにより実現される画像形成装置１０の機能構成を示すブロック図である。

本実施形態の画像形成装置１０は、図３に示されるように、認証部３１と、操作入力部３２と、表示部３３と、データ送受信部３４と、制御部３５と、画像読取部３６と、設定情報記憶部３７と、画像出力部３８とを備えている。

認証部３１は、画像形成装置１０を利用しようとするユーザに対する認証処理を実行する。表示部３３は、制御部３５により制御され、ユーザに各種情報を表示する。操作入力部３２は、ユーザにより行われた各種操作情報を入力する。

データ送受信部３４は、端末装置２０等の外部の装置との間でデータの送受信を行う。

制御部３５は、画像形成装置１０の全体動作を制御していて、データ送受信部３４を介して端末装置２０から受信した印刷ジョブに基づいて印刷データを生成して、生成した印刷データを画像出力部３８から出力する制御、画像読取部３６によって原稿画像を読み取る制御等を行う。設定情報記憶部３７は、制御部３５によって実行された、印刷ジョブ、スキャンジョブ、コピージョブ、ファックス送信ジョブ等の各種ジョブの実行履歴を示すジョブ履歴情報とともに、処理を実行する際の設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を記憶する。ここで、ジョブ履歴情報とは、過去に実行されたジョブの処理内容の履歴情報である。

画像出力部３８は、制御部３５による制御に基づいて、印刷用紙等の記録媒体上に画像を出力する。画像読取部３６は、制御部３５による制御に基づいて、セットされた原稿から原稿画像を読み取る。

ここで、設定情報記憶部３７は、処理を実行する際の設定値が設定項目毎に記憶された設定情報であって特定のユーザのみが利用可能な個人用の設定情報を管理するための個人設定情報管理テーブルと、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報を管理するための共有設定情報管理テーブルとが記憶されている。

設定情報記憶部３７に記憶されている個人設定情報管理テーブルの一例を図４に示す。

図４を参照すると、個人設定情報管理テーブルでは、過去に実行された各ジョブの名称、ジョブ種類、設定内容及び最終利用日時からなるジョブ履歴情報と、このジョブ履歴情報のうちユーザの操作によりピン留めされた個人用の設定情報とが管理されている。ユーザは、過去に実行したジョブにおける設定内容と同じ内容のジョブを実行したい場合、ジョブ履歴情報を選択することにより、そのジョブ履歴情報における設定値等の設定内容と同じ設定内容でジョブを実行することができる。なお、ジョブ履歴情報も、特定のユーザのみが利用可能な個人用の設定情報に含まれている。つまり、ジョブ履歴情報は、ピン留めされていない状態の個人用の設定情報である。ただし、以下の説明においては、特定のユーザのみが利用可能なピン留めされた状態の設定情報を個人用の設定情報と呼び、特定のユーザのみが利用可能なピン留めされていない状態の設定情報をジョブ履歴情報と呼ぶものとする。

ユーザにより画像形成装置１０が利用されてジョブが実行されると、ジョブが実行される毎に新たなジョブ履歴情報が生成される。しかし、データ格納領域には制限があり、全てのジョブ履歴情報を記憶したのではデータ格納領域が不足する可能性がある。そのため、例えば最新の２００ジョブのみジョブ履歴情報を残すというような上限が設定され、上限を超えたジョブ履歴情報については実行日時が古いものから削除されるようになっている。

そこで、削除したくないジョブ履歴については削除対象とならないようにピン留め設定を行うことが可能となっている。ピン留め設定されたジョブ履歴については、個人用の設定情報として管理され、後から実行されたジョブが上限数を超えたとしても削除されずに残される。

例えば、図４の個人設定報管理テーブルを参照すると、「総務部」、「旅行会社へファックス」という名称の設定情報がピン留めされて、通常のジョブ履歴情報とは別に管理されているのが分かる。つまり、このピン留めされた個人用の設定情報については後から実行されるジョブの数とは関係なく残され、操作画面上において表示され続けることになる。そのため、よく利用するジョブ履歴情報に対してピン留め操作を行うことにより個人用の設定情報として登録しておけば、その個人用の設定情報を何度も利用して同じ設定内容でジョブを実行することが可能となる。

ここで、図４に示した個人用の設定情報及びジョブ履歴情報は、例えばユーザＡというようなある特定のユーザのみが利用可能な設定情報であった。しかし、このような設定情報を複数のユーザにより利用したい場合がある。そのため、個人用の設定情報を共有の設定情報に変更することができるようになっている。なお、共有の設定情報は、ログインした全てのユーザにより利用可能となっている。

このような共有の設定情報を管理するための共有設定情報管理テーブルの一例を図５に示す。

図５を参照すると、共有設定情報管理テーブルでは、各ジョブの名称、ジョブ種類、設定内容等の情報が管理されている。

例えば、図５の共有設定情報管理テーブルを参照すると、「おすすめコピー設定」という名称の共有の設定情報は、ジョブ種類が「コピー」となっていて、その設定内容が記憶されている。例えば、「おすすめコピー設定」という共有の設定情報では、「部数」という設定項目に対しては「１部」という設定値が設定され、「倍率」という設定項目に対しては「１００％」という設定値が設定されている。

しかし、装置を利用する一般ユーザが自由に個人用の設定情報を共有の設定情報として登録することを認めると、同じような設定内容の共有の設定情報が各ユーザにより登録され、不要な共有の設定情報が追加されてしまう虞がある。また、共有の設定情報が数多く登録されてしまい、どの共有の設定情報を選択すれば良いのか分かり難くなり、かえって利用し難くなってしまう場合もある。

そのため、制御部３５は、上記の個人用の設定情報と、共有の設定情報とを含む設定画面を表示部３３において表示する際に、自装置を利用する一般ユーザよりも広い権限を有する管理者ユーザのみから、個人用の設定情報を共有の設定情報として登録する操作を受け付ける。

ここで、一般ユーザとは、その装置を利用することは許可されているが、その装置の設定の変更は許可されていないユーザである。また、管理者ユーザとは、機械管理者とも呼ばれ、特別なパスワードの入力等の認証を要求することにより一般ユーザよりも広い権限を付与したユーザであって、その装置の管理を任されているユーザである。

つまり、本実施形態の画像形成装置１０においては、一般ユーザは、共有の設定情報を選択して、その共有の設定情報の処理内容に基づいたジョブの実行を行うことのみができるようになっている。

本実施形態の画像形成装置１０においては、上述したジョブ履歴情報、個人用の設定情報、共有の設定情報を選択することにより、過去に実行したジョブにおける設定内容を利用して新たなジョブを実行する機能がクイック機能として提供されている。

ユーザがクイック機能を利用するためのアイコンをタッチ操作した場合に表示される表示画面例を図６に示す。

制御部３５は、設定情報記憶部３７に記憶されている個人設定情報管理テーブル及び共有設定情報管理テーブルに基づいて、図６に示すような表示画面を生成して、操作パネル上に表示する。図６に示した表示画面例では、共有の設定情報６１と、個人用の設定情報６２と、ジョブ履歴情報６３とが一覧表示されているのが分かる。

なお、図６に示したクイック機能における表示画面例は、図４に示した個人設定情報管理テーブル、及び図５に示した共有設定情報管理テーブルが設定情報記憶部３７に記憶されている状態において、ユーザＡがログインした場合に表示される表示画面例となっている。ただし、表示スペースの関係上、ジョブ履歴の一覧表示画面に表示されるジョブ履歴の一部については省略して表示している。

そして、図６に示す表示画面例では、共有の設定情報６１、及び個人用の設定情報６２には、ピン留め状態であることを示すピン留めマーク５０が付されて表示されている。

ジョブ履歴情報６３は新たなジョブが実行されることにより順次古いものから削除されていく。しかし、ピン留めマーク５０が付されている共有の設定情報６１及び個人用の設定情報６２は、新たなジョブが実行された場合でも影響を受けることなく、表示位置も変更することなく同じ場所での表示が継続される。

そして、ユーザは、過去に実行したジョブと同内容のジョブを実行しようとする場合、このようにして表示された共有の設定情報６１、個人用の設定情報６２、ジョブ履歴情報６３の一覧の中から、実行しようとするジョブの設定内容と同じ又は近似する設定内容のものを選択するだけで詳細な設定を行うことなく希望する設定内容でジョブを実行することができる。

例えば、ユーザは、「サポートセンター」という名称の共有の設定情報を選択するだけで、宛先情報や各種設定値を入力することなくいつもと同じ宛先に同じようにスキャン送信を実行することが可能となる。

次に、このような表示画面に対してユーザが操作を行った場合の動作について説明する。

まず、一般ユーザがジョブ履歴情報をピン留めすることにより個人用の設定情報として登録する際の操作例を図７、図８に示す。

図７に示した操作画面では、共有の設定履歴、個人用の設定情報及びジョブ履歴情報のいずれにおいても右端に操作メニューボタン６０が表示されており、各種操作を実行できるようになっている。

例えば、図７では、一般ユーザであるユーザＡがジョブ履歴情報６４に表示されている操作メニューボタン６０を操作した場合に表示される操作メニューが示されている。

図７の操作画面では、「ピン留め」、「削除」という操作項目からなる操作メニューが表示されているのが分かる。ユーザが、この操作メニューの中から「ピン留め」という操作項目を選択すると、このジョブ履歴情報６４はピン留めされて個人用の設定情報に変更される。

ジョブ履歴情報６４がピン留めされて個人用の設定情報６５に変更された後の操作画面例を図８に示す。

図８を参照すると、図７におけるジョブ履歴情報６４がピン留めされたことによりピン留めマーク５０が付された新たな個人用の設定情報６５が作成されているのが分かる。

また、ユーザＡが、ピン留めされた状態の個人用の設定情報６６の操作メニューボタン６０を操作した場合の操作メニュー例を図９に示す。

図９に示すように、ユーザＡが既にピン留め状態の個人用の設定情報の操作メニューボタン６０を操作した場合には、操作メニュー内には「ピン留め解除」、「削除」という操作項目が表示される。ユーザＡがこの操作メニューの中から「ピン留め解除」という操作項目を選択すると、この個人用の設定情報６６のピン留め状態は解除されて、通常のジョブ履歴情報に戻ることになる。また、ユーザＡがこの操作メニューの中から「削除」という操作項目を選択すると、この個人用の設定情報６６は削除されることになる。

次に、管理者ユーザが画像形成装置１０にログインして新たな共有の設定情報を登録する際の操作例を図１０、図１１に示す。

図１０に示すように、機械管理者である管理者ユーザが画像形成装置１０にログインした状態で、「user3@sample.com」という名称のジョブ履歴情報の操作メニューボタン６０を操作した場合には、操作メニュー内には「共有にする」、「削除」という操作項目が表示される。管理者ユーザがこの操作メニューの中から「共有にする」という操作項目を選択すると、このジョブ履歴情報６７は共有の設定情報として登録される。

ジョブ履歴情報６７が共有の設定情報６８に変更された後の操作画面例を図１１に示す。

図１１を参照すると、図１０におけるジョブ履歴情報６７を共有とする操作が行われたことによりピン留めマーク５０が付された新たな共有の設定情報６８が作成されているのが分かる。

上記で説明したように、管理者ユーザは、共有の設定情報を新たに登録することができる。そして、新たに登録された共有の設定情報は、全てのユーザのクイック機能の表示画面上に表示される。そのため、全てのユーザが同じ設定内容でジョブを実行することが可能となる。

しかし、このような共有の設定情報の登録を管理者ユーザのみが行えるようにした場合、管理者ユーザは、数多くのジョブ履歴情報の中から任意のジョブ履歴情報を選択して共有の設定情報として登録する必要がある。そのため、共有の設定情報を登録する場合には、かならず管理者ユーザによる操作が必要となり、管理者ユーザにとっては負担となる場合もある。

そのため、本発明の画像形成装置１０では、下記に示すような構成とすることにより、共有の設定情報を登録する際の管理者ユーザの負担を軽減しつつ、共有しない設定情報を制御するようにしている。

具体的には、制御部３５は、実行したジョブの処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、その処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する。

ここで、予め設定された条件は、例えば、処理対象の画像データに秘密情報が含まれていないことである。また、処理対象の画像データに秘密情報が含まれていないこととは、例えば、処理対象の画像データに個人を特定可能な個人情報が含まれていないことである。

なお、秘密情報とは、第三者に知られたくない情報であり、例えば電話番号や住所やメールアドレス、個人名、クレジットカードの番号等の個人情報、機密情報等の情報が該当する。

また、処理対象の画像データに秘密情報が含まれていないこととは、具体的には、処理対象の画像データに、秘密情報が含まれていることを示す文字情報が含まれていないことである。

さらに、予め設定された条件を、予め設定された処理条件とするようにしてもよい。予め設定された処理条件としては、例えば、実行された処理内容に、個人属性の宛先情報又は個人属性の保存先情報が含まれていないこととすることができる。また、予め設定された処理条件として、実行された処理内容における、個人属性の宛先情報又は個人属性の保存先情報が、予め登録された宛先一覧又は保存先一覧に含まれていることである。

ここで、予め登録された宛先一覧又は保存先一覧とは、例えば、いわゆるホワイトリストと呼ばれる一覧リストである。ここで、ホワイトリストとは、共有の設定情報として登録しても問題の無いと思われる宛先や保存先のみを一覧表としたものを意味する。逆に、共有の設定情報に含めて登録した場合に問題のある可能性がある宛先情報又は保存先情報の一覧をブラックリストとして生成しておき、このブラックリストに含まれる宛先又は保存先を利用したジョブのパラメータを共有の設定情報として登録しないようにすることも可能である。

なお、制御部３５は、実行したジョブの処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、処理を実行した場合に生成されるジョブ履歴情報を生成することなく、その処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、共有の設定情報として登録するようにしてもよい。

この場合、制御部３５は、実行したジョブの処理内容が予め設定された条件を満たしていない場合には、ジョブ履歴情報を生成する。

制御部３５は、上述したようにジョブの実行により自動的に共有の設定情報を登録するだけでなく、画像形成装置１０を管理する管理者ユーザによるジョブ履歴情報の中からの選択により、共有の設定情報を登録することが可能となっている。

そのため、自動的に登録された共有の設定情報と、管理者ユーザの操作により登録された共有の設定情報とが混在することになる。そこで、制御部３５は、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報を、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と区別して表示するようにしてもよい。

例えば、制御部３５は、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に自動的に登録された共有の設定情報と、を色で区別して表示する。

また、制御部３５は、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、の少なくともいずれかの名称に特定の文字を付加することにより区別して表示するようにしてもよい。

さらに、制御部３５は、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、一般ユーザにより登録された個人用の設定情報と、をそれぞれまとめてこの順で表示するようにしてもよい。

なお、制御部３５は、予め設定された条件を、実行したジョブの種類が予め設定された処理の種類であることとしてもよい。例えば、制御部３５は、実行したジョブの種類がスキャンやファクシミリ送信の場合には、実行したジョブの処理内容に基づいて共有の設定情報を登録するが、実行したジョブの種類がプリントやコピーの場合には、実行したジョブの処理内容が例え予め設定された条件を満たしていたとしても、実行したジョブの処理内容に基づいて共有の設定情報を登録しないようにする。

さらに、制御部３５は、予め設定された条件を、予め設定されたユーザによる処理としてもよい。例えば、制御部３５は、ユーザＡがジョブを実行した場合には、実行したジョブの処理内容に基づいて共有の設定情報を登録するが、ユーザＢがジョブを実行した場合には、実行したジョブの処理内容に基づいて共有の設定情報を登録しないようにする。つまり、ユーザＡは、他のユーザも有効利用が可能なジョブを実行する可能性が高いが、ユーザＢは、他のユーザが利用する可能性が低いジョブしか実行しなさそうな場合、ユーザＡにより実行された処理であることを、予め設定された条件として登録しておく。すると、制御部３５は、どのユーザによって実行された処理かによって、共有の設定情報として登録するか否かを切り替えることになる。

次に、本実施形態の画像形成装置１０の動作について図面を参照して詳細に説明する。

まず、あるジョブが実行された場合に、そのジョブの処理内容を共有の設定情報として登録するか否かを制御部３５が判定する際の処理を図１２のフローチャートに示す。

制御部３５は、ステップＳ１０１において、ジョブを実行した場合、ステップＳ１０２において、実行したジョブの処理内容が、予め設定された条件を満たしているか否かを判定する。

ステップＳ１０２において、実行したジョブの処理内容が予め設定された条件を満たしていると判定した場合、制御部３５は、ステップＳ１０３において、ジョブ実行時のパラメータ、つまり設定値を共有の設定情報として登録する。

また、ステップＳ１０２において、実行したジョブの処理内容が予め設定された条件を満たしていないと判定した場合、制御部３５は、ステップＳ１０４において、ジョブ実行時のパラメータ、つまり設定値を、そのユーザの個人用のジョブ履歴情報として登録する。

次に、このような判定処理について具体的なジョブを実行した場合を用いてさらに詳細に説明する。図１３は、原稿画像をファクシミリ送信（ＦＡＸ送信とも表現する）した場合の判定処理を説明するためのフローチャートである。

まず、制御部３５は、ステップＳ２０１において、画像読取部３６を制御して、原稿画像をスキャンし、ステップＳ２０２において、データ送受信部３４を介してスキャンした原稿画像を指定された宛先にファクシミリ送信する。

すると、制御部３５は、ステップＳ２０３において、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理等によりスキャンした原稿画像を解析する。

次に、制御部３５は、ステップＳ２０４において、原稿画像に個人情報又は秘匿情報が含まれているか否かを判定する。ここで、個人情報とは、氏名、生年月日、住所、電話番号、顔写真等の個人を特定可能な情報である。また、秘匿情報とは、この原稿画像を秘匿すべき旨を示す情報であり、例えば、「社外秘」、「confidential」という文字列や、マル秘等の秘匿アノテーション情報を意味する。

そして、ステップＳ２０４において、原稿画像に個人情報又は秘匿情報が含まれていると判定した場合、制御部３５は、ステップＳ２０８において、ジョブ実行時のパラメータを、そのユーザの個人用のジョブ履歴情報として登録して処理を終了する。

例えば、スキャンした原稿画像が図１４に示すような画像例であったものとして説明する。図１４に示した原稿画像例では、顔写真画像、氏名、住所、電話番号、生年月日のような個人情報が含まれており、さらに「社外秘」という文字列が含まれている。そのため、スキャンした原稿画像が図１４に示すような画像であった場合、制御部３５は、スキャンした原稿画像中に個人情報又は秘匿情報が含まれていると判定する。そして、制御部３５は、このような原稿画像を用いたジョブは共有の設定情報として登録すべきでないと判定して、個人用のジョブ履歴情報として登録して処理を終了する。

そして、ステップＳ２０４において、原稿画像に個人情報又は秘匿情報が含まれていないと判定した場合、制御部３５は、ステップＳ２０５において、宛先情報がホワイトリストに含まれているか否かを判定する。

このホワイトリストの一例を図１５に示す。図１５に示したホワイトリスト例は、ある会社の各部署のＦＡＸ番号の一覧表となっている。つまり、社内の他部署宛のＦＡＸ送信であれば共有の設定情報として登録しても問題ない場合には、ＦＡＸ送信ジョブにおける宛先情報がホワイトリストに含まれていることを条件とすることにより、社外に画像をＦＡＸ送信するようなジョブが共有の設定情報として登録されてしまうことを防ぐことが可能となる。

そして、ステップＳ２０５において、宛先情報がホワイトリストに含まれていないと判定した場合、制御部３５は、ステップＳ２０８において、ジョブ実行時のパラメータを、そのユーザの個人用のジョブ履歴情報として登録して処理を終了する。

そして、ステップＳ２０５において、宛先情報がホワイトリストに含まれていると判定した場合、制御部３５は、ステップＳ２０６において、実行したジョブのパラメータ中に他のユーザが利用できないパラメータが含まれているか否かを判定する。ここで、他のユーザが利用できないパラメータとは、例えば、パスワードが必要な個人の保存領域に画像を保存するようなパラメータのように、ある特定の個人しか利用できないパラメータを意味する。

ステップＳ２０６において、実行したジョブのパラメータ中に他のユーザが利用できないパラメータが含まれていると判定した場合、制御部３５は、ステップＳ２０８において、ジョブ実行時のパラメータを、そのユーザの個人用のジョブ履歴情報として登録して処理を終了する。

そして、ステップＳ２０６において、実行したジョブのパラメータ中に他のユーザが利用できないパラメータが含まれていないと判定した場合、制御部３５は、ステップＳ２０７において、ジョブ実行時のパラメータ、つまり設定値を共有の設定情報として登録する。

図１３に示したフローチャートでは、ステップＳ２０４～Ｓ２０６の処理が、図１２に示したフローチャートにおけるステップＳ１０２の処理、つまり予め設定された条件が満たされているか否かの判定処理に該当する。

なお、図１３に示したフローチャートでは、ステップＳ２０４～Ｓ２０６の全ての条件が満たされた場合に、実行したジョブのパラメータを共有の設定情報として登録しているが、いずれか１つの条件のみを満たす場合に、実行したジョブのパラメータを共有の設定情報として登録するような設定とすることも可能である。また、どのような条件が満たされた場合に実行したジョブのパラメータを共有の設定情報として登録するかについては、管理者ユーザが予め設定可能となっている。

次に、このようにして共有の設定情報が登録された後の表示画面例を図１６～図１８に示す。

図１６～図１８では、３つの共有の設定情報７１～７３が登録された表示画面例が示されている。これらの表示画面例では、共有の設定情報７１は、管理者ユーザの操作により登録されたものとなっており、共有の設定情報７２、７３は、上記のような処理により管理者ユーザの操作によらずに自動的に登録されたものとなっている。

図１６～図１８のいずれの表示画面例においても、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に自動的に登録された共有の設定情報とを区別可能なような表示が行われている。

具体的には、図１６に示した表示画面例では、共有の設定情報７１の名称中に「管理者共有」という文字列が含まれ、共有の設定情報７２、７３の名称中には「システム共有」という文字列が含まれていることにより区別可能となっている。

また、図１７に示した表示画面例では、共有の設定情報７１の名称の表示色が赤色となっており、共有の設定情報７２、７３の名称の表示色が青色となっていることにより区別可能となっている。

さらに、図１８に示した表示画面例では、共有の設定情報７１の表示領域中に管理者ユーザにより登録されたものであることを示すアイコン８０が表示され、共有の設定情報７２２、７３の表示領域中にシステムにより自動的に登録されたものであることを示すアイコン８１が表示されていることにより区別可能となっている。

なお、図１６～図１８のいずれの表示画面例においても、管理者ユーザにより登録された共有の設定情報７１、システムにより自動的に登録された共有の設定情報７２、７３、個人用のジョブ履歴情報の順番で表示が行われていることにより、ユーザは設定情報の並び順により、どの共有の設定情報が管理者ユーザの操作により登録されたものであるのか否かを認識することも可能である。

上記各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばＣＰＵ：Central Processing Unit、等）や、専用のプロセッサ（例えばＧＰＵ：Graphics Processing Unit、ＡＳＩＣ：Application Specific Integrated Circuit、ＦＰＧＡ：Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス等）を含むものである。

また上記各実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

［変形例］
上記実施形態では、記録媒体に画像を形成する画像形成装置に対して本発明を適用した場合を用いて説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を記憶しておき、記憶している設定情報を用いて処理を実行するようなパーソナルコンピュータ、携帯端末装置等の情報処理装置であれば本発明を同様に適用することができるものである。

１０ 画像形成装置
１１ ＣＰＵ
１２ メモリ
１３ 記憶装置
１４ 通信インタフェース
１５ ユーザインタフェース装置
１６ スキャナ
１７ プリントエンジン
１８ 制御バス
２０ 端末装置
３０ ネットワーク
３１ 認証部
３２ 操作入力部
３３ 表示部
３４ データ送受信部
３５ 制御部
３６ 画像読取部
３７ 設定情報記憶部
３８ 画像出力部
５０ ピン留めマーク
６０ 操作メニューボタン
６１ 共有の設定情報
６２ 個人用の設定情報
６３、６４ ジョブ履歴情報
６５、６６ 個人用の設定情報
６７ ジョブ履歴情報
６８ 共有の設定情報
７１～７３ 共有の設定情報
８０、８１ アイコン

Claims (17)

1. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、当該処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する
   情報処理装置。
2. 前記予め設定された条件は、処理対象の画像データに秘密情報が含まれていないことである請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記秘密情報が含まれていないことは、処理対象の画像データに個人を特定可能な個人情報が含まれていないことである請求項２記載の情報処理装置。
4. 前記秘密情報が含まれていないことは、処理対象の画像データに、秘密情報が含まれていることを示す文字情報が含まれていないことである請求項２記載の情報処理装置。
5. 前記予め設定された条件は、予め設定された処理条件である請求項１記載の情報処理装置。
6. 前記予め設定された処理条件は、実行された処理内容に、個人属性の宛先情報又は個人属性の保存先情報が含まれていないことである請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記予め設定された処理条件は、実行された処理内容における、個人属性の宛先情報又は個人属性の保存先情報が、予め登録された宛先一覧又は保存先一覧に含まれていることである請求項５に記載の情報処理装置。
8. 前記プロセッサは、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、処理を実行した場合に生成される履歴情報を生成することなく、当該処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録する請求項１から７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
9. 前記プロセッサは、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしていない場合に、前記履歴情報を生成する請求項８記載の情報処理装置。
10. 前記プロセッサは、装置を管理する管理者ユーザによる前記履歴情報の中からの選択により、共有の設定情報を登録することが可能な請求項９に記載の情報処理装置。
11. 前記プロセッサは、前記管理者ユーザにより登録された共有の設定情報を、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と区別して表示する請求項１０に記載の情報処理装置。
12. 前記プロセッサは、前記管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、を色で区別して表示する請求項１１に記載の情報処理装置。
13. 前記プロセッサは、前記管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、の少なくともいずれかの名称に特定の文字を付加することにより区別して表示する請求項１１に記載の情報処理装置。
14. 前記プロセッサは、前記管理者ユーザにより登録された共有の設定情報と、実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に登録された共有の設定情報と、一般ユーザにより登録された個人用の設定情報と、をそれぞれまとめてこの順で表示する請求項１０から１３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
15. 前記予め設定された条件は、予め設定された処理の種類であることである請求項１記載の情報処理装置。
16. 前記予め設定された条件は、予め設定されたユーザによる処理であることである請求項１記載の情報処理装置。
17. 実行した処理内容が予め設定された条件を満たしている場合に、当該処理内容における設定値が設定項目毎に記憶された設定情報を、複数のユーザが利用可能な共有の設定情報として登録するステップ
    をコンピュータに実行させるためのプログラム。