JP2023054354A - 情報処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】複数の主体間で物件データを共有するだけにとどまらず、物件データや物件に付随する情報を一元管理することで業務効率を向上する。【解決手段】情報処理システムは、物件を申し込む仲介会社、物件の申し込みを代行する代行会社及び物件を管理する管理会社の夫々の端末との間で物件に関する情報を共有するためのサーバ１を備える。サーバ１は、入力フォーム提供部１２１、インポート部１２２、個別変換部１２４を有する。入力フォーム提供部１２１は何れかの会社から端末を介した物件を申し込む申込情報を入力するための入力フォームを提供する。インポート部１２２は、入力フォームに入力された申込情報を内容に含む統一フォーマットの第１情報（統一データ）をインポートする。個別変換部１２４は何れかの会社からの端末を介した取得要求に応じて、統一データを、各会社毎に設定された個別フォーマットの第２情報（個別データ）に変換する。【選択図】図３

Description

本発明は、情報処理装置に関する。

従来より、実際に借主が賃貸物件に住む場合、様々な手続きが必要である。また、賃貸物件の賃貸契約においては、例えば、仲介会社や、管理会社等といった様々な業者が介入しているため、情報の開示や契約の手続き等が複雑になっているのが現状である。さらに、借主が借りた賃貸物件を第三者に貸し出す場合も存在し、一層、情報の開示や契約の手続き等が複雑となっている。そのため、賃貸物件に係る情報交換を容易にすると共に、その情報を共有するようにして、賃貸住宅に係る不動産取引の透明性を高める技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

特開２０１５－０４５９６４号公報

しかしながら、上述の特許文献１に記載の技術を含む従来技術では、賃貸物件の物件データがサーバ装置のデータベース上で管理され、複数の端末装置からアクセスし閲覧可能なため透明性は確保されるものの、物件データの管理形態が言及されていないため、物件データの受付から物件の契約に至る複雑な手続きや作業をどこまで効率よくできるかは不明である。

本発明は、このような状況を鑑みてなされたものであり、複数の主体間で物件データを共有するだけにとどまらず、物件データや物件データに付随する情報を一元管理することで業務効率を向上することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の一態様の情報処理装置は、
物件を申し込む第１主体、前記物件の申し込みを代行する第２主体及び前記物件を管理する第３主体の夫々の端末との間で前記物件に関する情報を共有するための情報処理装置であって、
前記第１主体乃至前記第３主体の何れかから前記端末を介して前記物件に関する情報を入力するための入力フォームを提供する第１提供手段と、
前記入力フォームに入力された前記物件に関する情報を内容に含む、統一フォーマットの第１情報を生成する生成手段と、
前記第１主体乃至前記第３主体のうち何れかからの前記端末を介した取得要求に応じて、前記統一フォーマットの前記第１情報を、各主体毎に設定された個別フォーマットの第２情報に変換する変換手段と、
前記第２情報を取得要求元の主体の前記端末に提供する第２提供手段と、
を備える。
本発明では、第１主体乃至前記第３主体の何れかに入力フォームを提供し、何れかの主体から端末を介して物件に関する情報が入力されると、物件に関する情報を内容に含む、統一フォーマットの第１情報を生成する。
そして、第１主体乃至前記第３主体のうち何れかからの端末を介して第１情報の取得要求があると、取得要求に応じて、統一フォーマットの第１情報を、各主体毎に設定された個別フォーマットの第２情報に変換し、その第２情報を取得要求元の主体の端末に提供する。
例えば第１主体が物件を申し込む際に、物件に関する情報を入力フォームに一度入力すれば、統一フォーマットの第１情報として保持され、その後、第１主体乃至第３主体の何れかから物件に関する情報を要求すると、個別のフォーマットに変換された上で提供されるので、夫々の主体から物件に関する文書データの修正点や連絡等を重複して入力する作業が不要になり、作業効率を向上することができる。

本発明によれば、複数の主体間で物件データを共有するだけにとどまらず、物件データや物件データに付随する情報を一元管理することで業務効率を向上することができる。

本発明の情報処理装置の一実施形態であるサーバを含む情報処理システムの構成例を示す図である。 図１の情報処理システムのうちサーバのハードウェア構成を示すブロック図である。 図２のサーバの機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。 図２の情報処理システムの動作を示すフローチャートである。 仲介会社がポータルサイトにアクセスし物件を申し込むイメージを示す図である。 仲介会社が代行会社毎の書式で社宅契約締結書を印刷するイメージを示す図である。 仲介会社がポータルサイトにアクセスし自社の物件管理システムに物件のデータをインポートする様子を示す図である。 各社がポータルサイトにアクセスし所定の物件の案件詳細画面から統一契約書を編集する様子を示す図である。

以下、本発明の実施形態について、図面を用いて説明する。
図１は、本発明の情報処理装置の一実施形態であるサーバを含む情報処理システムの構成例を示す図である。
図１に示す情報処理システムは、サービス提供者が操作するサーバ１と、物件を申し込む仲介会社ＵＡが操作する仲介会社端末２と、物件の申し込みを代行する代行会社ＵＢが操作する代行会社端末３と、物件を管理する管理会社ＵＣの管理会社端末４が、インターネット等の所定のネットワークＮを介して相互に接続されることで構成される。サービス提供者は、何れかの会社（仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣ）が兼任してもよい。

サーバ１は、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ及び管理会社ＵＣの夫々の端末（仲介会社端末２、代行会社端末３及び管理会社端末４）との間で物件に関する情報を共有するための情報処理装置であり、仲介会社端末２、代行会社端末３及び管理会社端末４の各動作と協働して各種処理を実行する。
仲介会社端末２、代行会社端末３及び管理会社端末４は、夫々の会社の担当者が操作する情報処理端末であって、例えばパーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレット端末等を含む。

図２を参照して、上述した図１のサーバ１のハードウェア構成を説明する。図２は、図１のサーバ１のハードウェア構成を示すブロック図である。なお、サーバ１が実行する具体的な各種処理機能の詳細については、図３を参照して後述する。

図２に示すサーバ１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１１と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１２と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１３と、バス１４と、入出力インターフェース１５と、出力部１６と、入力部１７と、記憶部１８と、通信部１９と、ドライブ２０と、を備えている。

ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２に記録されているプログラム、又は、記憶部１８からＲＡＭ１３にロードされたプログラムに従って各種の処理を実行する。
ＲＡＭ１３には、ＣＰＵ１１が各種の処理を実行する上において必要なデータ等も適宜記憶される。

ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２及びＲＡＭ１３は、バス１４を介して相互に接続されている。バス１４には、入出力インターフェース１５が接続されている。入出力インターフェース１５には、出力部１６、入力部１７、記憶部１８、通信部１９及びドライブ２０が接続されている。

出力部１６は、ディスプレイやスピーカ等で構成され、各種情報を画像や音声として出力する。
入力部１７は、キーボードやマウス等で構成され、各種情報を入力する。

記憶部１８は、ハードディスクやＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等で構成され、各種データを記憶する。
通信部１９は、インターネットを含むネットワークＮを介して他の装置（図１の例では仲介会社端末２、代行会社端末３及び管理会社端末４）との間で通信を行う。

ドライブ２０には、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、或いは半導体メモリ等よりなる、リムーバブルメディア２１が適宜装着される。ドライブ２０によってリムーバブルメディア２１から読み出されたプログラムは、必要に応じて記憶部１８にインストールされる。
また、リムーバブルメディア２１は、記憶部１８に記憶されている各種データも、記憶部１８と同様に記憶することができる。

なお、図示はしないが、図１の情報処理システムのうち、本発明の一実施形態としての仲介会社端末２、代行会社端末３及び管理会社端末４も、図２に示すハードウェア構成を有している。

図３は、図１の情報処理システムのうちサーバ１の機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。

図２、図３に示す記憶部１８の一領域には、ユーザＤＢ３００と、文書ＤＢ４００とが設けられている。

ユーザＤＢ３００には、本情報処理システムのサーバ１が公開するポータルサイトにアクセス可能なユーザの情報が記憶される。ユーザの情報には、例えば仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ及び管理会社ＵＣの夫々の担当者のアカウント名とパスワード、その他、会社名、部署、氏名等が含まれる。

文書ＤＢ４００には、入力フォームや文書のデータが記憶されている。入力フォームは、項目と入力欄等からなるものである。入力フォームは、ポータルサイトからリンクされている。
入力フォームには、例えば仲介会社ＵＡにおいて企業からの申し込みが決定した社宅等の物件に関する情報が入力される。物件に関する情報は、物件が例えば社宅等の場合、社宅を申し込む企業名、従業員名、物件名、号室、仲介会社名、管理会社名等である。
具体的には、仲介会社ＵＡの担当者が仲介会社端末２からサーバ１にログインし、ポータルサイトから入力フォームを開いて、物件に関する情報を項目毎に入力することで、入力された物件に関する情報がサーバ１に新規に登録される。

文書ＤＢ４００に登録される文書のデータは、入力フォームに入力された物件に関する情報を、統一フォーマットの形態にインポートされた文書データ（第１情報）と、会社毎の個別のフォーマット（文書雛形）等である。

また、サーバ１にて処理が実行される際には、サーバ１のＣＰＵ１１において、ウェブサーバ部１１１と、ユーザ管理部１１２と、文書管理部１１３とが機能する。
ウェブサーバ部１１１は、インターネット等のネットワークＮにポータルサイトを公開する。ポータルサイトには複数の操作用のボタンが設けられている。
ウェブサーバ部１１１は、入力フォーム提供部１２１と、インポート部１２２と、共有部１２３と、個別変換部１２４と、個別文書提供部１２５とを有する。

入力フォーム提供部１２１は、ポータルサイトの例えば物件の申し込みボタンが操作されることで、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ及び管理会社ＵＣのうちの何れかから端末を介して物件に関する情報（物件を申し込む申込情報）を入力するための入力フォームを当該端末に提供する。例えば仲介会社ＵＡの仲介会社端末２を介して物件の申し込みを行う場合は、仲介会社ＵＡの仲介会社端末２に送信し、仲介会社端末２の画面に入力フォームを表示させる。

インポート部１２２は、画面に表示された入力フォームに入力された物件に関する情報を内容に含む、統一フォーマットの文書データ（以下「統一データ」と略記する）をインポートする（取り込む）。インポート部１２２は、取り込んだ統一データを文書ＤＢ４００に登録する。

共有部１２３は、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ及び管理会社ＵＣ間で、物件に関するメッセージの授受と第２情報（個別データ）のやり取りをするための共有画面を夫々の会社の端末に提供する。
具体的には、共有部１２３は、文書ＤＢ４００に登録された文書データを、複数の会社で共有するためのウェブページ（図７及び図８の共有画面７２等）を表示する。
共有部１２３により表示される共有画面７２を介して３社間における情報のやり取りと、書類の作成、変換及び会社毎の管理システムへのデータのインポート等が可能である。
共有画面７２は、物件の手続きに要する文書の種別毎のタブを有する。

個別変換部１２４は、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ及び管理会社ＵＣのうちの何れかからの端末を介した取得要求に応じて、統一データを、各会社毎に設定された個別フォーマットの文書データ（以下「個別データ」と略記する）に変換する。
具体的には、個別変換部１２４は、例えば代行会社ＵＢの代行会社端末３を介した所定の文書データの取得要求に対して、文書ＤＢ４００から所定の文書の統一データと代行会社ＵＢ用に設定された個別フォーマットを読み出し、統一データの項目毎の情報を個別フォーマットの対応する項目の位置に配置するようにして、代行会社ＵＢ用に設定された個別データに変換する。
個別変換部１２４は、さらに、第１情報に基づいて、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣで共通に用いられる統一契約書を生成する。
個別変換部１２４は、共有画面７２に設けられたタブ８１（図８参照）の操作により、統一データを、タブ８１の種別に対応する文書に変換する。具体的には、統一データを統一契約書の完成版に変換することができる。

個別文書提供部１２５は、個別データに変換された文書データを取得要求元の代行会社ＵＢの代行会社端末３に提供する。具体的には、個別文書提供部１２５は、個別データに変換された文書データを、通信部１９及びネットワークＮを通じて取得要求元の代行会社ＵＢの代行会社端末３に送信することで提供する。
文書データを提供する形態としては、例えばデータ編集可能な文書ファイルやＰＤＦ形式でのデータのダウンロードの他、ウェブ画面での閲覧、プリント出力等での提供が可能である。

ユーザ管理部１１２は、ウェブサーバ部１１１により公開されるポータルサイトにおいて、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ及び管理会社ＵＣの夫々の担当者がユーザ登録することで、ポータルサイトに用意されているコンテンツ（図５の入力フォーム５２、マイページ（図示せず）及び共有画面（図７の共有画面７２）等）にアクセス可能になる。
共有画面では、ユーザ登録された複数の会社の端末より、サーバ１に登録された物件に関する情報を、物件単位に文書データと連絡メッセージの共有が可能になる。

文書管理部１１３は、本サービスで用いる文書のデータを文書ＤＢ４００で管理する。
文書管理部１１３は、設定部１３１を有する。
設定部１３１は、統一フォーマットから個々の会社の個別フォーマットに文書データを変換するための変換情報（変換規則等）を設定する。

以下、図４及び図５を参照して情報処理システムの動作を説明する。
図４は、図２の情報処理システムの動作を示すフローチャートである。図５は、仲介会社がポータルサイトにアクセスし物件を申し込むイメージを示す図である。

仲介会社ＵＡが決定した物件、例えば社宅等の賃貸物件を代行会社ＵＢに申し込む際に、仲介会社ＵＡの担当者が仲介会社端末２のブラウザにサーバ１のポータルサイトのＵＲＬを入力して、図５に示すポータルサイト５１にアクセスし、ポータルサイト５１のマイページログインボタンから自身のマイページにログインする。

そして、仲介会社端末２の画面に表示されたマイページの物件申し込みボタンを仲介会社ＵＡの担当者が操作すると、図４のステップＳ１０１において、入力フォーム提供部１２１が、物件に関する情報を入力するための入力フォームを仲介会社端末２へ提供（送信）する。これにより、仲介会社端末２に入力フォーム（図５の受付画面５２）が表示される。

図５に示す受付画面５２には、主に、申し込む物件が例えば社宅等の賃貸物件の場合、社宅を申し込む企業に関する情報、社宅に関する情報、社宅に入居する入居者の情報、仲介会社に関する情報、管理会社に関する情報、その他確認事項等、数十項目程度（例えば２７項目等）の受付入力欄が設けられている。
企業に関する情報は、例えば企業名、契約種類（住居、住居＋駐車場、駐車場の３分類）、社員番号、入居者名、入居者連絡先、契約日、入居日等である。
社宅に関する情報は、物件名、物件住所、物件住所カナ等である。
仲介会社に関する情報は、御社名、御社住所、御社担当者名、御社電話番号、御社ＦＡＸ番号、御社担当者連絡先、メールアドレス、御社定休日等である。
管理会社に関する情報は、管理会社名、管理会社住所、管理会社ご担当者名、管理会社ご連絡先、管理会社メールアドレス等である。その他、サービス提供者に問い合わせる等の項目がある。

受付入力欄へのデータ入力は、全てがキー入力するのではなく、一部プルダウンメニューからの選択により入力できる。
受付画面５２には、各社がアクセス可能であり、仲介会社ＵＡが社宅の仲介で申し込むべき情報を入力すればよく、全ての情報を入力する必要はなく、他の会社の端末からアクセスして情報を入力することが可能である。

社宅を従業員に貸す企業に関する情報は、例えば企業名、従業員名等を含む。社宅に関する情報は、例えば物件名、マンションの場合は号室等を含む。社宅に入居する入居者の情報は、例えば企業名、社員番号、入居者氏名、入居者連絡先、契約日、入居日等を含む。仲介会社に関する情報は、例えば仲介会社の会社名、担当者名、電子メールアドレスを含む連絡先の情報等を含む。管理会社に関する情報は、例えば管理会社名、管理会社の担当者名、電子メールアドレスを含む連絡先の情報等を含む。

仲介会社ＵＡの担当者が、仲介会社端末２に表示された受付画面５２の２７項目の各受付入力欄に、物件に関する情報を入力して入力完了ボタンを操作すると、入力フォーム提供部１２１は、入力完了ボタンの操作をインポート部１２２に通知する。
インポート部１２２は、ステップＳ１０２において、受付画面５２に入力された物件に関する情報を内容に含む統一データをインポートする。即ち、インポート部１２２は、物件に関する情報を統一データとして取り込む。インポートされた統一データは、文書ＤＢ４００に登録される。

社宅を申し込むための受付情報を入力した後、続いて、仲介会社ＵＡの担当者は、仲介会社端末２の画面をマイページに戻し、マイページの社宅の申請ボタンを操作すると、入力フォーム提供部１２１が、社宅の申し込みを申請するための入力フォームを仲介会社端末２へ提供（送信）する。これにより、仲介会社端末２の画面に入力フォーム（図５の詳細受付画面５３）が表示される。

図５に示す詳細受付画面５３には、数百項目程度（例えば２５０項目等）の詳細入力欄が設けられている。詳細受付画面５３は、契約内容の詳細（契約の条件や内容）を入力するための画面であり、上記受付画面５２よりも詳細な物件の情報が入力される。
具体的に、詳細受付画面５３には、例えば消費税率、案件名、案件住所、転賃・代行、契約形態、連帯保証、連名契約、入居人数、総戸数、建物種別、物件種別、間取り、専有面積、床面積、土地面積、所在階／階数、築年月、専有部ペット飼育、ペット飼育、ペット内容、家具・家電、入居者入替、入居予定日、契約日、契約期間、更新、更新条件、更新書類締結等の項目と夫々の入力欄が設けられている。

仲介会社ＵＡの担当者は、詳細受付画面５３の２５０項目の各入力欄に、物件に関する情報としての契約情報を入力して入力完了ボタンを操作すると、入力フォーム提供部１２１は、仲介会社ＵＡの担当者の電子メールアドレスと代行会社ＵＢの担当者の電子メールアドレスとに、社宅が決定した旨の一報（連絡）を送信すると共に、社宅に関する契約情報の入力完了をインポート部１２２に通知する。夫々の電子メールアドレスには、図７の共有画面７２へのリンクが付与されている。
インポート部１２２は、入力フォーム提供部１２１からの入力完了の通知を受けて、詳細受付画面５３に入力された契約情報をインポートし、契約情報を内容に含む統一データを文書ＤＢ４００に登録する。なお、詳細な契約情報は、受付時に入力された契約情報に追加する形で登録される。

契約情報の登録により、共有部１２３から代行会社ＵＢへ社宅の申し込みの申請が、代行会社ＵＢの担当者の電子メールアドレスへの電子メールと、代行会社ＵＢのマイページへのメッセージの通知により行われる。
申請の通知を受けた代行会社ＵＢの担当者は、代行会社端末３より代行会社ＵＢのマイページにアクセスし、契約情報をチェックするために、マイページの文書読み出しボタンを操作する。
これにより、文書ＤＢ４００に登録されている統一データを読み出すために、代行会社ＵＢの端末を介して統一データの取得要求が行われる。

ステップＳ１０３において、統一データの取得要求を受けた個別変換部１２４は、その取得要求に応じて、文書ＤＢ４００より統一データを読み出して、代行会社ＵＢ用に設定された個別データに変換する。
即ち、個別変換部１２４は、代行会社ＵＢの端末を介した取得要求に応じて、統一データを、各会社毎に設定された個別データに変換する。

ステップＳ１０４において、個別文書提供部１２５は、上記個別データを取得要求元の代行会社ＵＢの代行会社端末３に送信（提供）する。
即ち、個別文書提供部１２５は、個別変換部１２４により各会社毎に変換された個別データを取得要求元の会社の端末（代行会社ＵＢの代行会社端末３）に送信することで提供する。
代行会社ＵＢでは、サーバ１から代行会社端末３に受信された個別データを、企業規定との照合や契約金送付処理に利用する。

次に、図６を参照してサーバで管理する統一データの利用例として社宅契約締結依頼書の印刷例を説明する。図６は、仲介会社が代行会社毎の書式で社宅契約締結書を印刷するイメージを示す図である。
仲介会社ＵＡが仲介する社宅が多数あり、夫々の社宅を異なる代行会社ＵＢが受け持っている場合、仲介会社ＵＡは、夫々の代行会社ＵＢの専用書式の社宅契約締結依頼書を発行する必要がある。
この場合、仲介会社ＵＡは、ポータルサイト５１のマイページにアクセスし、対象の社宅の統一データを読み出した後、社宅契約締結依頼書作成のボタンを操作して、印刷ボタンを操作することで、図６に示すように、受け持ちの代行会社「○○ハウス」の書式に変換された個別データ６１が印刷される。

同様に、他の社宅の統一データを読み出した後、社宅契約締結依頼書作成のボタンを操作して、印刷ボタンを操作することで、受け持ちの代行会社「○×ハウジング」の書式に変換された個別データ６２が印刷される。
同様に、他の社宅の統一データを読み出した後、社宅契約締結依頼書作成のボタンを操作して、印刷ボタンを操作することで、受け持ちの代行会社「××社宅」の書式に変換された個別データ６３が印刷される。

このように仲介会社ＵＡの仲介会社端末２により、ポータルサイトのマイページにアクセスし、文書ＤＢ４００から統一データを読み出し書類の指定（社宅契約締結依頼書等）と印刷を指示することにより、夫々の社宅に対応する代行会社ＵＢ毎の書式で書類を印刷することができるので、従来のように代行会社ＵＢ毎に個別に手書きしたり元のデータを代行会社ＵＢに合わせて修正して書類を作成するといった手間がなくなり、業務効率を向上することができる。

次に、図７を参照してサーバで管理する統一データの利用例として、代行会社の社宅管理システムにインポートする例を説明する。図７は、統一データを代行会社の社宅管理システムにインポートするイメージを示す図である。
サーバ１では、文書ＤＢ４００に保管されている統一データ（社宅の詳細データ）を共有画面に読み出すことで、様々に利用することができる。

ここでは、代行会社ＵＢにおける統一データの利用例を説明する。
代行会社ＵＢの担当者が代行会社端末３を介してポータルサイト５１にアクセスし、マイページにログインした際に、マイページの通知欄に、仲介会社ＵＡから社宅決定の一報（連絡）があることが通知されている。

代行会社ＵＢの担当者が通知のアイコンをクリック操作することで、ステップＳ２０１において、電子メールの画面７１がポップアップされ、仲介会社ＵＡからの社宅決定の連絡の内容を確認することができる。
この電子メールの画面では、社宅の申し込みの受付（代行会社ＵＢが対応することの確認）や、社宅適用者の確認等を行える。

電子メールには、共有画面へのリンクが付与されており、代行会社ＵＢの担当者がそのリンクをクリック操作することで、共有部１２３により、ステップＳ２０２において、図７に示す共有画面７２が表示される。
共有画面７２には、グループ内メッセージ表示欄と、グループ内メッセージ表示欄に添付されたファイルのクリック操作でアップロードされた書類を表示する表示欄とが設けられている。

この共有画面７２では、グループ内メッセージ表示欄を利用して、社宅の代行会社ＵＢの担当者が仲介会社ＵＡの担当者との間でグループメッセージをやり取りして契約書類の内容確認を行うことができる。これにより、夫々の担当者は、電話・ＦＡＸ・メール・紙でのやり取りから解放され、業務効率を向上することができる。

また、共有画面７２では、表示欄を利用して、各社の担当者間で書類の確認や修正を行って、最終的な賃貸借契約書を作成することができる。なお、賃貸借契約書だけではなく、重要事項説明書等を含む社宅契約に係る全ての書類（申込書、覚書、請求書、統一契約書等）をＰＤＦ形式のファイルでアップロードすることで、その内容を３社間（代行会社ＵＢ、仲介会社ＵＡ、管理会社ＵＣ）にて、条件修正や条文の修正等のやり取りをウェブ上で共有しつつ行うことができる。
この結果、ステップＳ２０３において、代行会社ＵＢの担当者による共有画面７２の書類タブの操作により、例えば統一契約書等の完成版をその場で作成することができる。

また、社宅のウェブ申し込みにより受付データが統一データの形態で取り込まれて文書ＤＢ４００に保管されるので、ステップＳ２０４において、必要に応じて、文書ＤＢ４００の統一データを、代行会社ＵＢ用の個別データに変換し、代行会社ＵＢの社内の社宅管理システムに取り込むことができる。
具体的には、個別変換部１２４が、代行会社ＵＢ用の個別フォーム７３を文書ＤＢ４００から読み出して、その個別フォーム７３に、統一データに含まれる項目毎のデータを配置する。
つまり、仲介会社ＵＡが入力したデータを代行会社ＵＢの社宅管理システムにインポートすることにより、代行会社ＵＢでは、社宅管理システムにデータを移行するためのデータの入力作業を省略することができる。

図８を参照して上記共有画面７２の詳細を説明する。
図８に示すように、共有画面７２には、申込書、契約書、覚書、重要事項説明書、募集画面、請求書、統一契約書等の複数のタブ８１と、その他連絡事項の欄８２が設けられている。
また、共有画面７２には、複数のタブ８１のうちのクリック操作されたタブ（例えばタブ８１ａ）の書類（例えば統一契約書等）を表示する表示欄８３と、グループ内メッセージ欄８４とが設けられている。
グループ内メッセージ欄８４では、複数の会社間でグループメッセージをやり取りして契約の内容確認や書類の訂正箇所の伝達等を行うことができる。
グループ内メッセージ欄８４には、アップロードする書類のファイルを貼り付けることができる。グループ内メッセージ欄８４に貼り付けられたファイルのアイコン又はファイル名をクリック操作することで、そのファイルがサーバ１にアップロードされ、表示欄８３に表示され、閲覧が可能になる。

この共有画面７２は、受付入力により利用可能になり、担当者間で共有画面を利用した情報のやり取りが可能になる。
この共有画面７２は、代行会社ＵＢ、仲介会社ＵＡ、管理会社ＵＣでの書類のやり取りを円滑に進めるために３社間で共有する作業スペースであり、従来行われていたＦＡＸ、電話（着確認）、メールのやり取りをなくし、夫々の会社でのペーパーレス化を図ることができる。

受付時に社宅の契約に関する詳細な情報を入力することにより、当該社宅の統一データがサーバ１の文書ＤＢ４００に登録される。統一データを登録後、共有画面７２を介して様々な書類のダウンロードやアップロードが可能になり、例えば統一契約書等は、共有画面７２のタブ８１の操作で作成することができる。
この他、サーバ１にアップロードした文書データについては、必要に応じて夫々の会社の端末にダウンロードして修正や修正箇所の書入れ（赤入れ）をした後、再度サーバ１にアップロードすることで、修正内容を他の会社の担当者に確認をしてもらうようにもできる。

以上説明したように本実施形態によれば、受付画面５２及び詳細受付画面５３に入力された物件に関する情報を内容に含む統一データをインポート部１２２がインポートしてサーバ１の文書ＤＢ４００に登録し、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣのうち何れかからの端末（例えば代行会社端末３）を介した取得要求がサーバ１にあると、サーバ１の個別変換部１２４が、統一データを、代行会社ＵＢ用に設定された個別データ）に変換し、その個別データを個別文書提供部１２５が取得要求元の端末に提供するので、夫々の会社毎（仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣ）で個々に文書を作成する手間が省け、業務効率を向上することができる。
上記実施形態では、物件例として、社宅等の賃貸物件の契約について説明したが、社宅の契約のみならず、入居中有事案件や解約申込等についても、各会社の担当者間のコミュニケーションを支援することができる。
また、賃貸物件等の契約において生じ得る各種やり取りを容易かつ迅速に処理することができる。
この他、サーバ１にアップロードされた文書データに修正が必要な場合は、文書データを自社の端末にダウンロードし、端末において、修正や修正箇所の書入れ（赤入れ）をした後、サーバ１に再度アップロードして他の会社の担当者に確認してもらう、等といったことができる。

纏めると、本情報処理システムでは、以下のような効果を奏することができる。
１．例えば社宅等の賃貸物件の契約業務をウェブ化することができる。
仲介会社、代行会社、管理会社の３者間で物件に関する情報を共有することができる。
賃貸借契約書・重要事項説明書・契約金請求書等のＦＡＸ、電子メール、電話、紙でのやり取りを廃止するこができる。
複数の会社間で関連性のある文書データを、１つの会社が共有画面７２にアップロードすることで、会社の当事者どうしが文書データを共有することができる。
共有画面７２に文書を表示させて、異なる会社の担当者がその文書についてグループ内メッセージでコメントをやり取りすることにより、文書の訂正や契約内容の変更等をその場で決めることができるので、従来のように電話やＦＡＸ、電子メールや紙の文書を郵送するよりも極めて短い時間で合意を得て作業を終了することができ、業務効率を向上することができる。
入力フォーマットに入力された物件に関する情報をインポートして統一データをサーバ１に保持しておき、会社毎に異なる物件管理システムや契約入力システムに対して、個別データに変換してデータを移行するので、本情報処理システムのサーバ１と会社毎に異なる物件管理システムや契約入力システムとを連携することが可能になる。
サーバ１に保持されている統一データに基づいて、物件を契約する企業からの委任状、委託証明書、付保証明書等の各種証明書を作成して、要求元の会社にダウンロードすることができるので、夫々の書類を人手で作成する作業を大幅に軽減することができる。
共有画面７２から統一契約書（標準契約書）を作成することができるので、夫々の会社で個々に契約書を作成する必要がなくなり、業務効率を向上するとことができる。
仲介会社ＵＡから共有画面に重要事項説明書をアップロードして、借主である代行会社ＵＢに提示することで、仲介会社ＵＡから代行会社ＵＢにウェブ上で重要事項説明書の対応をすることができる。また、サーバ１において、物件に関する情報を電子データで管理することで、個別データに変換した文書データについて電子印の捺印や電子契約の処理等も可能になる。
２．解約処理・契約更新処理・名義変更処理・有事対応も当事者を選定し書面を共有することができる。
サーバ１に保持されている統一データに基づいて、会社毎の解約データを作成することで、物件を解約する際にも会社毎の解約入力システムと連携することができる。
また、物件の契約を更新する際の更新処理での電子契約化を行うことができる。
物件の名義を変更する際の名義変更処理や合意進捗の管理等も行うことができる。
さらに、有事対応での入居者と管理会社との有事進捗を共有画面で確認することができる。
３．ウェブ処理ができることによる在宅ワーク・リモートワークでの処理も可能になる。
４．共有画面を含むサーバ１の機能をパッケージ化することで、同業他社等へ外販することができる。
５．電子契約システム、物件管理システム、人工知能（ＡＩ）／文字認識技術（ＯＣＲ）／音声認識システムとの連動も可能になる。

以上、本発明の一実施形態について説明したが、本発明は、上述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の目的を達成できる範囲での変形、改良等は本発明に含まれるものである。

上記実施形態では、情報処理装置の一例としてサーバ１を例にして説明したが、情報処理装置は、サーバ１に限定されない。
また、上記実施形態では、仲介会社、代行会社、管理会社により物件に関する情報を共有するものとして説明したが、特にこれに限定されず、物件に関する情報を共有する第１乃至第３主体であれば足りる。第１乃至第３主体の少なくとも１つは、法人である必要はなく、法人格を有しない団体や、自然人であってもよい。具体的には、例えば家主、企業担当者、企業従業員（入居者）の夫々を、第１乃至第３主体の夫々として採用してもよい。
さらに、上記実施形態では、図３の個別変換部１２４は、統一データを、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣで共通に用いられる統一契約書を生成した。しかしながら、個別変換部１２４等により統一データから生成される情報は、統一契約書に限定されず、仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣ等の第１乃至第３主体で共通に用いられる任意の情報でよい。

また、例えば、上述した一連の処理は、ハードウェアにより実行させることもできるし、ソフトウェアにより実行させることもできる。
換言すると、図３の機能的構成は例示に過ぎず、特に限定されない。
即ち、上述した一連の処理を全体として実行できる機能ブロック及びデータベースが情報処理システムに備えられていれば足り、この機能を実現するためにどのような機能ブロック及びデータベースを用いるのかは特に図３の例に限定されない。また、機能ブロック及びデータベースの存在場所も、図３に特に限定されず、任意でよい。

一連の処理をソフトウェアにより実行させる場合には、そのソフトウェアを構成するプログラムが、コンピュータ等にネットワークや記録媒体からインストールされる。
コンピュータは、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータであってもよい。
また、コンピュータは、各種のプログラムをインストールすることで、各種の機能を実行することが可能なコンピュータ、例えばサーバの他汎用のスマートフォンやパーソナルコンピュータであってもよい。

このようなプログラムを含む記録媒体は、ユーザ等にプログラムを提供するために装置本体とは別に配布される図示せぬリムーバブルメディアにより構成されるだけでなく、装置本体に予め組み込まれた状態でユーザ等に提供される記録媒体等で構成される。

なお、本明細書において、記録媒体に記録されるプログラムを記述するステップは、その順序に沿って時系列的に行われる処理はもちろん、必ずしも時系列的に処理されなくとも、並列的あるいは個別に実行される処理をも含むものである。
また、本明細書において、システムの用語は、複数の装置や複数の手段等より構成される全体的な装置を意味するものとする。

以上を換言すると、本発明が適用される情報処理装置は、次のような構成を有していれば足り、各種各様な実施の形態を取ることができる。
即ち、本発明が適用される情報処理装置（例えば図３のサーバ１等）は、
物件を申し込む第１主体（例えば仲介会社ＵＡ）、前記物件の申し込みを代行する第２主体（例えば代行会社ＵＢ）及び前記物件を管理する第３主体（例えば管理会社ＵＣ）の夫々の端末との間で前記物件に関する情報を共有するための情報処理装置（例えば図３のサーバ１等）であって、
前記第１主体乃至前記第３主体（例えば仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣ）の何れかから前記端末を介して前記物件に関する情報（例えば物件を申し込む申込情報）を入力するための入力フォームを提供する第１提供手段（例えば図３の入力フォーム提供部１２１等）と、
前記入力フォームに入力された前記物件に関する情報を内容に含む、統一フォーマットの第１情報（例えば統一データ）を生成（例えばインポート）する生成手段（例えば図３のインポート部１２２等）と、
前記第１乃至前記第３主体（例えば仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣ）のうち何れかからの前記端末（仲介会社端末２、代行会社端末３、管理会社端末４）を介した取得要求に応じて、前記統一フォーマットの前記第１情報（例えば統一データ）を、各主体毎に設定された個別フォーマットの第２情報（例えば個別データ）に変換する変換手段（例えば図３の個別変換部１２４等）と、
前記第２情報（例えば個別データ）を取得要求元の主体の前記端末に提供する第２提供手段（例えば図３の個別文書提供部１２５等）と、
を備える。

このように複数の主体（例えば会社）間で文書データを共有すると共に、共有だけにとどまらず、物件データや物件データに関連して会社間でやり取りされる情報（例えばメッセージ）を一元管理することで、複数の主体（例えば会社）毎の重複した入力作業が不要になり、業務効率を向上することができる。
例えば第１主体（例えば仲介会社ＵＡ）により入力された物件に関する情報を、統一フォーマットの第１情報にインポートすることで、データ入力作業を省力化することができ、その分、インポートされた内容を精査することで、データの精度が向上する。

前記変換手段（例えば図３の個別変換部１２４等）は、さらに、前記第１情報（統一データ）を、前記第１乃至前記第３主体（例えば仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣ）で共通に用いられる第３情報（統一契約書）を生成する。

これにより、夫々の主体（例えば会社）で物件の契約書を作成せずに済み、各会社の作業効率を向上することができる。

前記第１乃至前記第３主体（例えば仲介会社ＵＡ、代行会社ＵＢ、管理会社ＵＣ）間で、前記物件に関するメッセージの授受と前記第２情報（例えば個別データ）のやり取りをするための共有画面を夫々の主体（例えば会社）の端末に提供する共有画面提供手段（例えば図３の共有部１２３等）、
を備える。

これにより、物件に関する情報を例えば１つの共有画面でやり取りするだけで済むようになり、従来行われていた例えばＦＡＸ、電話（着確認）、メールのやり取り等をなくし、夫々の主体（例えば会社）でのペーパーレス化を図ることができる。

前記共有画面（例えば図８の共有画面７２）は、前記物件の手続きに要する文書の種別毎のタブ（例えば図８の共有画面７２のタブ８１）を有し、
前記変換手段（例えば図３の個別変換部１２４等）は、
前記タブ（例えば図８のタブ８１ａ）の操作により、前記第１情報（例えば統一データ）を、前記タブの種別に対応する文書（例えば統一契約書）に変換する。

これにより、タブの操作だけで、物件の手続きに要する文書を作成することができるようになり、業務効率を向上することができる。

Claims (4)

1. 物件を申し込む第１主体、前記物件の申し込みを代行する第２主体及び前記物件を管理する第３主体の夫々の端末との間で前記物件に関する情報を共有するための情報処理装置であって、
   前記第１主体乃至前記第３主体の何れかから前記端末を介して前記物件に関する情報を入力するための入力フォームを提供する第１提供手段と、
   前記入力フォームに入力された前記物件に関する情報を内容に含む、統一フォーマットの第１情報を生成する生成手段と、
   前記第１主体乃至前記第３主体のうち何れかからの前記端末を介した取得要求に応じて、前記統一フォーマットの前記第１情報を、各主体毎に設定された個別フォーマットの第２情報に変換する変換手段と、
   前記第２情報を取得要求元の主体の前記端末に提供する第２提供手段と、
   を備える情報処理装置。
2. 前記変換手段は、さらに、前記第１情報に基づいて、前記第１乃至前記第３主体で共通に用いられる第３情報を生成する、
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記第１乃至前記第３主体間で、前記物件に関するメッセージの授受と前記第２情報のやり取りをするための共有画面を夫々の主体の前記端末に提供する共有画面提供手段、
   を備える請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記共有画面は、前記物件の手続きに要する文書の種別毎のタブを有し、
   前記変換手段は、
   前記タブの操作により、前記第１情報を、前記タブの種別に対応する文書に変換する、
   請求項３に記載の情報処理装置。
   
   

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