JP2022133739A - プログラム及び情報処理装置 - Google Patents

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Abstract

【課題】1枚の請求書に複数枚の証憑が関係する場合における突合せ作業の負担を軽減する。【解決手段】プログラムの実行を通じ、コンピュータに、1枚の請求書に対する証憑の候補として、複数枚の帳票の組み合わせを抽出する機能と、各候補の合計金額と請求書の金額とを照合し、各候補を照合の結果とともにユーザに提示する機能と、を実現させる。【選択図】図8

Description

本発明は、プログラム及び情報処理装置に関する。
支払い業務では、請求書と取引の証拠である帳票(以下「証憑」という)との突合せが行われる。ただし、人手による突合せは、作業の負担が大きい。そこで、OCR(=Optical Character Recognition)技術を活用して、突合せの作業を支援するサービスが存在する。
特許第6635563号公報
今日実用化されている突合せは、1つの請求書と1つの証憑との突合せを前提とする。このため、1つの請求書が複数の証憑の金額を合算した「合算請求書」の場合、人手による突合せが必要である。ところが、複数の証憑との突合せは、1つの証憑を突き合わせる場合よりも作業の負担が大きい。
本発明は、1枚の請求書に複数枚の証憑が関係する場合における突合せ作業の負担を軽減することを目的とする。
請求項1に記載の発明は、コンピュータに、1枚の請求書に対する証憑の候補として、複数枚の帳票の組み合わせを抽出する機能と、各候補の合計金額と前記請求書の金額とを照合し、各候補を照合の結果とともにユーザに提示する機能と、を実現させるためのプログラムである。
請求項2に記載の発明は、前記コンピュータは、合計金額が前記請求書の金額と一致する組み合わせが見つかった場合、見つかった組み合わせを証憑の候補として優先的に提示する、請求項1に記載のプログラムである。
請求項3に記載の発明は、前記コンピュータは、合計金額が前記請求書の金額と一致する組み合わせが見つからなかった場合、合計金額が当該請求書の金額と一致しない組み合わせの中から当該請求書の金額との差額が少ない組み合わせを証憑の候補として提示する、請求項2に記載のプログラムである。
請求項4に記載の発明は、前記コンピュータは、前記候補に対応する複数枚の帳票を提示する、請求項2又は3に記載のプログラムである。
請求項5に記載の発明は、前記コンピュータは、照合の結果が同じ組み合わせが複数ある場合、結果が同じ他の組み合わせに切り替えるためのボタンを画面上に表示する、請求項2又は3に記載のプログラムである。
請求項6に記載の発明は、前記コンピュータは、照合の結果が同じ組み合わせが複数ある場合、複数の組み合わせを同じ画面上に対比的に表示する、請求項2又は3に記載のプログラムである。
請求項7に記載の発明は、前記コンピュータは、組み合わせの抽出に使用した条件に関する情報を提示する、請求項2又は3に記載のプログラムである。
請求項8に記載の発明は、前記コンピュータは、前記情報として、初期の条件に対する変更点を提示する、請求項7に記載のプログラムである。
請求項9に記載の発明は、前記コンピュータは、消し込みが記録されていない帳票を対象として組み合わせを抽出する、請求項1に記載のプログラムである。
請求項10に記載の発明は、前記コンピュータは、合計金額が前記請求書の金額と一致する組み合わせが見つからなかった場合、照合済みの組み合わせを修正して新たな組み合わせを生成する、請求項9に記載のプログラムである。
請求項11に記載の発明は、前記コンピュータは、合計金額が前記請求書の金額よりも多い組み合わせに、合計金額と当該請求書の金額との差分に相当する額面の帳票が含まれる場合、該当する帳票を除いた新たな組み合わせを生成する、請求項10に記載のプログラムである。
請求項12に記載の発明は、前記コンピュータは、合計金額が前記請求書の金額よりも多い組み合わせのいずれにも、合計金額と当該請求書の金額との差分に相当する額面の帳票が見つからなかった場合、抽出の条件を変更して新たな組み合わせを抽出する、請求項10又は11に記載のプログラムである。
請求項13に記載の発明は、前記コンピュータは、合計金額が前記請求書の金額よりも少ない組み合わせについては、抽出の条件を変更して新たな組み合わせを抽出する、請求項10に記載のプログラムである。
請求項14に記載の発明は、プロセッサを有し、前記プロセッサは、1枚の請求書に対する証憑の候補として、複数枚の帳票の組み合わせを抽出し、各候補の合計金額と前記請求書の金額とを照合し、各候補を照合の結果とともにユーザに提示する、情報処理装置である。
請求項1記載の発明によれば、1枚の請求書に複数枚の証憑が関係する場合における突合せ作業の負担を軽減できる。
請求項2記載の発明によれば、証憑の可能性が高い候補を優先的に確認できる。
請求項3記載の発明によれば、合計金額が一致する組み合わせが見つからない場合でも、証憑の可能性が高い組み合わせを提示できる。
請求項4記載の発明によれば、提示された候補の検証を可能にできる。
請求項5記載の発明によれば、同じ分類に属する他の組み合わせを順番に提示できる。
請求項6記載の発明によれば、組み合わせの対比により証憑の発見を容易にできる。
請求項7記載の発明によれば、候補として提示された理由の推測が可能にできる。
請求項8記載の発明によれば、候補として提示された理由を確認できる。
請求項9記載の発明によれば、抽出される組み合わせの精度を高めることができる。
請求項10記載の発明によれば、最初から組み合わせの抽出をやり直す場合に比して作業を効率化できる。
請求項11記載の発明によれば、効率的に金額が一致する組み合わせを生成できる。
請求項12記載の発明によれば、証憑の可能性が高い候補を提示することができる。
請求項13記載の発明によれば、証憑の可能性が高い候補を提示することができる。
請求項14記載の発明によれば、1枚の請求書に複数枚の証憑が関係する場合における突合せ作業の負担を軽減できる。
実施の形態1で想定する会計処理システムの使用例を説明する図である。 実施の形態1で使用する画像処理装置のハードウェア構成の一例を説明する図である。 実施の形態1で使用する発注書DBのデータ構造の一例を説明する図である。(A)は発注書DBに記憶されている帳票のデータ構造の例を示し、(B)~(D)は各帳票の金額の明細を記録したテーブルの例を示す。 実施の形態1で使用する証憑候補抽出装置のハードウェア構成の一例を説明する図である。 処理の対象とする請求書の一例を示す図である。 処理の対象とする請求書の画像データの取り込みから属性の抽出までの処理を説明する図である。 証憑候補抽出装置で実行される処理動作例の一部を説明する図である。 証憑候補抽出装置で実行される処理動作例の残りを説明する図である。 1枚のみで、請求書の金額と一致する証憑の候補が見つかった場合に担当者が操作するユーザ端末に表示されるユーザインタフェース画面の一例を説明する図である。 合算請求書の金額と一致する証憑の候補の組み合わせが見つかった場合に表示されるユーザインタフェース画面の一例を説明する図である。 合算請求書の金額と一致する証憑の候補の組み合わせが見つかった場合に表示されるユーザインタフェース画面の一例を説明する図である。 合算請求書の金額と一致する証憑の候補の組み合わせが見つからない場合に表示されるユーザインタフェース画面の一例を説明する図である。 ステップ13で否定結果が得られた場合に、証憑候補抽出装置で実行される他の処理動作例を説明する図である。 証憑候補抽出装置で実行される処理動作例の他の一例を説明する図である。 ステップ41で否定結果が得られた場合における証憑候補抽出装置の処理動作の一例を説明する図である。
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
<実施の形態1>
<システムの全体構成>
図1は、実施の形態1で想定する会計処理システム1の使用例を説明する図である。
図1に示す会計処理システム1は、サービスを利用するユーザが操作するユーザ端末10と、紙に印刷された請求書の画像データの取り込むスキャナを備える画像形成装置20と、画像データから予め定めた情報を抽出するOCR(=Optical Character Recognition)装置30と、発注書の情報が記録される発注書DB(=DataBase)40と、請求書に関連する証憑の候補を抽出する証憑候補抽出装置50と、通信路60とを有している。
本実施の形態では、処理の対象である請求書に対する証憑の可能性がある帳票を「証憑の候補」という。すなわち、証憑の候補とは、証憑としては未だ確定していない状態の帳票をいう。
ユーザ端末10は、例えばデスクトップ型のコンピュータ、ノート型のコンピュータ、タブレット型のコンピュータである。
図1では、請求書の処理を担当する担当者が操作するユーザ端末10をユーザ端末10Aと表記し、担当者からの申請を承認する承認者が操作するユーザ端末10をユーザ端末10Bと表記する。
画像形成装置20は、用紙にテキストや画像を印刷する機能、原稿の画像データを取り込む機能、原稿の複製物を生成する機能、ファクシミリを送受信する機能等を備える。
図1に示す画像形成装置20の本体上部には、画像データの取り込み位置に原稿を1枚ずつ搬送する機構が備え付けられている。この種の機構は、例えばADF(=Auto Document Feeder)と呼ばれる。
原稿の複製物の生成時には、原稿の画像データを取り込む機能と、用紙にテキストや画像を印刷する機能が組み合わされる。
原稿の画像データは、画像形成装置20により光学的に取り込む場合に限らず、本体に接続された記録媒体や外部の情報端末から取得してもよい。
画像形成装置20に設ける機能は、前述した機能に限らない。もっとも、本実施の形態の場合、原稿の画像データを光学的に取り込む機能が必須であり、他の機能は任意である。
本実施の形態における原稿は、印刷物の他、手書きで文字が記入された文書でもよい。手書きによる文字の記入は、文書の一部分で構わない。すなわち、文書内の文字は、全てが手書きである必要はない。
本実施の形態では、原稿として請求書を想定する。
本実施の形態における画像形成装置20には、原稿から取り込んだ画像データからノイズや地紋等を除去する機能も用意されている。本実施の形態の場合、ノイズ等を除去した後の画像データがOCR装置30に送信される。
図1には画像形成装置20を1台のみ表しているが、会計処理システム1を構成する画像形成装置20は複数台でもよい。
OCR装置30は、画像形成装置20から与えられる画像データをOCR処理し、処理の対象である請求書の属性を抽出する装置である。OCR装置30は、例えばコンピュータであり、プログラムの実行を通じ、画像データに含まれるテキストの画像を文字コードに変換する。OCR処理を実行するコンピュータは、例えばサーバ、デスクトップ型のコンピュータ、ノート型のコンピュータである。
本実施の形態の場合、属性は、証憑の候補の抽出に使用される。このため、本実施の形態では、予め定めた属性のみを選択的に抽出する。
本実施の形態の場合、属性として、例えば企業名、日付、商品名、商品番号、役務名、役務番号、請求番号、金額を使用する。
OCR装置30は、抽出された属性を証憑候補抽出装置50に出力する。
図1の場合、OCR装置30は、画像形成装置20とは別に設けられているが、OCR装置30は、画像形成装置20の機能の一部として設けてもよい。
図1の場合、OCR装置30は1台であるが、会計処理システム1を構成するOCR装置30は複数台でもよい。複数台のOCR装置30が1つの画像データを分散的に処理してもよい。
発注書DB40は、発注書のデータが記憶されているデータベースである。本実施の形態の場合、発注書のデータとして、管理番号、発行日、差出人、タイトル、帳票番号、金額、消込の有無その他の情報が記憶されている。
本実施の形態では、「発注書」との用語を採用するが「注文書」等、他の呼び名でもよい。発注書や注文書は、帳票の一例である。
発注書DB40は、専用の装置である必要はなく、OCR装置30や証憑候補抽出装置50内に配置されてもよい。
証憑候補抽出装置50は、OCR装置30で抽出された属性を用いて発注書DB40を検索し、処理の対象である請求書の証憑の候補を抽出する装置である。証憑候補抽出装置50は、例えばコンピュータであり、プログラムの実行を通じて証憑の候補を抽出する処理と、抽出された証憑の候補を担当者等に提示する処理とを実行する。証憑の候補の抽出等を実行するコンピュータは、例えばサーバ、デスクトップ型のコンピュータ、ノート型のコンピュータである。
ここでの証憑候補抽出装置50は、情報処理装置の一例である。
本実施の形態における通信路60には、LAN(=Local Area Network)を使用する。もっとも、通信路60は、インターネットやクラウドネットワーク、4Gや5G等の移動通信システムでもよい。
通信路60にインターネット等を使用する場合、OCR装置30、発注書DB40、証憑候補抽出装置50の全部又は一部は、インターネットやクラウドネットワーク上のサービスとして提供される。
<装置の構成>
<画像形成装置の構成>
図2は、実施の形態1で使用する画像形成装置20のハードウェア構成の一例を説明する図である。
図2に示す画像形成装置20は、装置の全体を制御する制御ユニット21と、画像データ等を記憶するハードディスクドライブ(すなわちHDD)22と、原稿の画像データを光学的に取り込むスキャナ23と、階調を変換する処理や色を補正する処理等を画像データに加える画像処理ユニット24と、画像データに応じた画像を用紙上に形成する画像形成ユニット25と、ユーザの操作を受け付ける操作受付ユニット26と、ユーザの操作に使用する画面等が表示されるディスプレイ27と、外部との通信に用いられる通信モジュール28とを有している。
制御ユニット21と各部は、バス29や不図示の信号線を通じて接続されている。
制御ユニット21は、プロセッサ21Aと、BIOS(=Basic Input Output System)等が記憶されたROM(=Read Only Memory)21Bと、ワークエリアとして用いられるRAM(=Random Access Memory)21Cとを有している。
制御ユニット21は、いわゆるコンピュータとして機能する。
ハードディスクドライブ22には、例えばファームウェア、ファームウェア上で動作するアプリケーションプログラム、画像データが記憶される。本実施の形態では、ファームウェアやアプリケーションプログラムを総称して「プログラム」という。
スキャナ23は、例えばCIS(=Contact Image Sensor)センサを備える。CISセンサは、照明光を射出するLED(=Light Emitting Diode)と、原稿で反射された光を受光するフォトセンサと、原稿で反射した光をフォトセンサに集光する光学系を含んでいる。
ADFにより原稿を読み取り位置に搬送しながら画像を読み取るモードの場合、CISセンサは、画像データの取り込み位置に固定された状態で使用される。光が透過するガラス面に原稿を配置した状態で画像を読み取るモードの場合、CISセンサは、原稿に対して相対的に移動するよう制御される。
画像処理ユニット24は、階調を変換する処理や色を補正する処理等を実行するGPU(=Graphics Processing Unit)やFPGA(=Field Programmable Gate Array)等で構成される。
画像形成ユニット25は、用紙に転写されたトナーを熱で定着することにより画像データに応じた画像を用紙上に形成する電子写真方式や液滴を用紙に射出することにより画像データに応じた画像を用紙上に形成するインクジェット方式に応じた機構を有している。
操作受付ユニット26は、ディスプレイ27の表示面に配置されるタッチセンサ、物理的なスイッチやボタン等で構成される。
ディスプレイ27は、例えば液晶ディスプレイや有機ELディスプレイで構成される。
操作受付ユニット26とディスプレイ27とを一体化したデバイスは、タッチパネルとも呼ばれる。タッチパネルは、ソフトウェア的に表示されたキー(以下「ソフトキー」とも呼ぶ)に対するユーザの操作の受け付けに使用される。
通信モジュール28は、有線や無線による通信規格に準拠したモジュールで構成される。通信モジュール28には、例えばイーサネット(登録商標)モジュール、USB(=Universal Serial Bus)、無線LAN、ファクシミリ用のモデムその他が用いられる。
<発注書DBの構成>
図3は、実施の形態1で使用する発注書DB40のデータ構造の一例を説明する図である。(A)は発注書DB40に記憶されている帳票のデータ構造の例を示し、(B)~(D)は各帳票の金額の明細を記録したテーブル(以下「明細テーブル」という)の例を示す。
図3に示す発注書DB40は、帳票の管理に使用する番号(以下「帳票管理番号」という)と、発行日と、差出人と、帳票のタイトルと、帳票に付されている番号(以下「帳票番号」という)と、消込の有無を示すフラグ(以下「消込フラグ」という)とで構成されている。
図3の場合、発注書DB40には、4つの帳票のデータが記録されている。図3では、帳票管理番号として「0001」、「0002」、「0003」、「0004」を例示している。
これら4つの帳票のうち、「0001」で管理される帳票の発行日だけが1月であり、他の3つの帳票の発行日は2月である。
また、これら4つの帳票のうち「0002」で管理される帳票だけ消込が完了している。
図3(B)に示す明細テーブルは、「0001」で管理される帳票の明細を記録する。図3(B)の場合、項目が「物品A」であり、単価が「¥10」であり、数量が「1000」であり、金額が「¥10000」である。
図3(C)に示す明細テーブルは、「0003」で管理される帳票の明細を記録する。図3(C)の場合、明細テーブルには、3つの物品が記録される。
「物品A1」の単価は「¥1」であり、数量は「1000」である。このため、「物品A1」の金額は「¥1000」である。また、「物品B」の単価は「¥2」であり、数量は「2000」である。このため、「物品B」の金額は「¥4000」である。「物品C」の単価は「¥3」であり、数量は「3000」である。このため、「物品C」の金額は「¥9000」である。
図3(D)に示す明細テーブルは、「0004」で管理される帳票の明細を記録する。図3(D)の場合、明細テーブルには、2つの物品が記録される。
「物品C1」の単価は「¥5」であり、数量は「3000」である。このため、「物品C1」の金額は「¥15000」である。また、「物品D」の単価は「¥6」であり、数量は「5000」である。このため、「物品D」の金額は「¥30000」である。
<証憑候補抽出装置の構成>
図4は、実施の形態1で使用する証憑候補抽出装置50のハードウェア構成の一例を説明する図である。
図4に示す証憑候補抽出装置50は、制御ユニット51と、ハードディスクドライブ(すなわちHDD)52と、通信モジュール53とを有している。
制御ユニット51は、プロセッサ51Aと、ROM51Bと、RAM51Cとを有している。
プロセッサ51Aは、例えばCPUで構成される。プロセッサ51Aは、プログラムの実行を通じて各種の機能を実現する。
ROM51Bには、BIOS等が記憶される。また、RAM51Cは、実行領域として使用される。
ハードディスクドライブ52は、補助記憶装置であり、ファームウェアやプログラムが記憶される。証憑の候補を抽出する機能や抽出された証憑の候補を担当者等に提示する機能は、プログラムの実行を通じて実現される。
ハードディスクドライブ52の代わりに、半導体メモリを使用してもよい。
通信モジュール53は、他の装置との通信に使用される。
<請求書の例>
図5は、処理の対象とする請求書の一例を示す図である。図5に示す請求書は、複数の帳票の金額の合計額を請求の金額とする合算請求書の一例である。
図5に示す請求書は、「ABC株式会社」を宛先とし、その発行元は「株式会社 XXX」である。
図5に示す請求書の場合、属性として、「株式会社 XXX」、「発行日:2020年2月27日」、「請求番号:ABC-2020-02-001」、「ご請求金額 ¥75,000 (税込)」、「AAA装置」、「1式」、「¥10,000」、「CCC業務(設計図面)」、「7時間」、「¥2,000」、「¥14,000」、「DDD部品」、「45個」、「¥1,000」、「¥45,000」等が抽出される。
<処理動作>
図6及び図7を用いて、会計処理システム1で実行される処理動作を説明する。
図6は、処理の対象とする請求書の画像データの取り込みから属性の抽出までの処理を説明する図である。図6では、個々のステップを記号のSで示す。
まず、担当者の操作に応じ、画像形成装置20が、請求書の画像データを取得する(ステップ1)。画像データの取得には、スキャナ23(図2参照)による請求書の読み取りの他、インタフェースに装着された半導体メモリからの読み取り、ユーザ端末10からの読み取りがある。
本実施の形態では、図5に例示した請求書の画像データが取得される。
次に、画像形成装置20は、取得した画像データをOCR装置30へ転送する(ステップ2)。
画像形成装置20から画像データを受け付けたOCR装置30は、画像データをOCR処理して属性を抽出する(ステップ3)。
本実施の形態の場合、属性として、例えば企業名、日付、商品名、商品番号、役務名、役務番号、請求番号、金額が抽出される。
抽出された属性は、OCR装置30から証憑候補抽出装置50に与えられる。
図7は、証憑候補抽出装置50で実行される処理動作例の一部を説明する図である。図7には、ステップ11~ステップ15までの処理動作を描いている。
証憑候補抽出装置50は、抽出された属性を用いて証憑の候補を全て抽出する(ステップ11)。具体的には、証憑候補抽出装置50は、ステップ3(図6参照)で抽出された属性のうち特定の属性を含む帳票を、証憑の候補として発注書DB40から抽出する。
特定の属性には、例えば差出人の会社名、請求番号、品番、品名、役務名、請求書の発行日から割り出された月の情報がある。
請求書の発行日が例えば3月の場合、帳票の発行日は3月又は3月以前が抽出の範囲となる。
この段階では、処理の対象である請求書に現れる属性を含むだけの帳票も含まれている。
なお、他の請求書の証憑として消込済みの帳票を含める必要はない。このため、証憑の候補の抽出に際しては、消込されていない帳票に限定する。もっとも、消込済みの帳票の除外は、運用の開始後に選択可能としてもよい。
消込フラグによる絞り込みにより、証憑の候補として抽出される帳票の絞り込みの精度が高くなる。
ステップ11における抽出が完了すると、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補毎に請求書の金額と比較する(ステップ12)。すなわち、証憑の候補として抽出された1枚の帳票の金額と、請求書の金額とが比較される。
次に、証憑候補抽出装置50は、金額が一致する証憑の候補があるか否かを判定する(ステップ13)。換言すると、請求書の金額と単独で一致する帳票の有無が判定される。
肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、候補の全てを比較したか否かを判定する(ステップ14)。
ステップ14で否定結果が得られている間、証憑候補抽出装置50は、ステップ13に戻る。
やがて、ステップ14で肯定結果が得られると、証憑候補抽出装置50は、抽出された帳票を、証憑の候補としてユーザ端末10に通知する(ステップ15)。ステップ14で肯定結果が得られた場合とは、証憑の候補として抽出された1枚の帳票の金額が、請求書の金額と一致することを意味する。すなわち、処理の対象である請求書は、合算請求書ではないことを意味する。以下では、合算請求書に該当しない請求書を「非合算請求書」ともいう。
なお、単独では金額が一致する証憑の候補が見つからなかった場合、証憑候補抽出装置50は、ステップ13で否定結果を得、ステップ16(図8参照)に移行する。ステップ13で否定結果が得られる場合は、処理の対象である請求書が合算請求書の可能性があることを意味する。
合算請求書の可能性があると表現するのは、証憑の候補が見つからない可能性もあるためである。
図8は、証憑候補抽出装置50で実行される処理動作例の残りを説明する図である。図8には、ステップ16~ステップ26までの処理動作を描いている。
ステップ13で否定結果を得た場合、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補の組み合わせを抽出する(ステップ16)。組み合わせは、ステップ11で抽出された証憑の候補を対象とする。
続いて、証憑候補抽出装置50は、全ての組み合わせを抽出したか否かを判定する(ステップ17)。ステップ17で否定結果が得られている間、証憑候補抽出装置50は、ステップ17の判定を繰り返す。
ステップ17で肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、組み合わせ毎に、証憑の候補の合計金額を計算する(ステップ18)。
次に、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補の合計金額と請求書の金額とを比較する(ステップ19)。
続いて、証憑候補抽出装置50は、合計金額が一致する組み合わせがあるか否かを判定する(ステップ20)。
ステップ20で肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、組み合わせの全てを比較したか否かを判定する(ステップ21)。
ステップ21で否定結果が得られている間、証憑候補抽出装置50は、ステップ20に戻る。
やがて、ステップ21で肯定結果が得られると、証憑候補抽出装置50は、抽出された組み合わせを、証憑の候補としてユーザ端末10に通知する(ステップ22)。ステップ21で肯定結果が得られた場合とは、組み合わせを構成する複数枚の証憑の候補の合計金額が、請求書の金額と一致することを意味する。すなわち、処理の対象である請求書は、合算請求書であることを意味する。
なお、ステップ20で否定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、過不足分に相当する証憑の候補を発見する可能性があるか否かを判定する(ステップ23)。
本実施の形態の場合、証憑候補抽出装置50は、過不足分に相当する証憑の候補の発見の可能性を示すフラグ(以下「発見可能性フラグ」という)が「あり」になっているか、「なし」になっているかを確認する。
因みに、発見可能性フラグは、証憑候補抽出装置50の起動時における初期化により「あり」に設定されている。
発見可能性フラグが「あり」であることで、少なくとも1回は、過不足分に相当する証憑の候補を抽出の可能性を試す機会が確保される。
本実施の形態の場合、処理の対象である請求書に対するステップ23への移行が2回目の場合、証憑候補抽出装置50は、発見可能性フラグを「なし」に変更する。もっとも、ステップ24で実行する抽出の条件について変更が可能な条件が残っている間は、発見可能性フラグを「あり」の状態のまま維持してもよい。
ステップ23で肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補を抽出する条件を変更する(ステップ24)。
本実施の形態の場合、抽出の条件の変更は、例えば発行日の範囲の拡大、差出人の表記揺れ又は曖昧検索の許容、当初抽出では用いられていない属性の値の追加がある。換言すると、証憑候補抽出装置50は、ステップ23において、抽出の条件をステップ11で用いた条件よりも緩和する。
次に、証憑候補抽出装置50は、変更後の条件で証憑の候補を全て抽出する(ステップ25)。処理の内容は、ステップ11と同じである。すなわち、抽出された属性を含む証憑の候補が抽出される。
ステップ25の場合も、消込フラグの確認により消し込み済みの帳票が除外される。
ステップ25の実行後、証憑候補抽出装置50は、ステップ16に戻る。
ステップ16に戻った証憑候補抽出装置50は、新たに加わった証憑の候補を含めて新しい組み合わせを抽出する。
証憑の候補が増えることで、ステップ20において肯定結果が得られる可能性が増加する。
もっとも、証憑の候補を抽出する条件を変更してもステップ20で否定結果が得られる場合もある。
この場合、証憑候補抽出装置50は、ステップ23に移行し、発見可能性フラグが「あり」であるか、「なし」であるかを判定する。
発見可能性フラグが「なし」の場合、証憑候補抽出装置50は、ステップ23で否定結果を得る。
この場合、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補が見つからない旨をユーザ端末10に通知する(ステップ26)。証憑の候補が見つからない旨の通知は、例えば発注書DB40へのデータの登録漏れの確認、請求書の発行元に対する問い合わせの検討の契機となる。
もっとも、証憑の候補が見つからない場合でも、請求書の金額と差額が最も少ない帳票又は複数枚の帳票の組み合わせを証憑の候補としてユーザ端末10に通知してもよい。
証憑の候補が見つからない場合でも、可能性がある証憑の候補が通知されることにより、誤入力や誤請求の可能性を、担当者等が個別に判断することが可能になる。
<ユーザインタレースの例>
以下では、図9~図12を使用して、ユーザ端末10のディスプレイに表示されるユーザインタフェースの一例を説明する。
<画面例1>
図9は、1枚のみで、請求書の金額と一致する証憑の候補が見つかった場合に表示されるユーザインタフェース画面100の一例を説明する図である。
本実施の形態の場合、図9に示すユーザインタフェース画面100は、担当者が操作するユーザ端末10Aに表示される。
図9に示すユーザインタフェース画面100は、処理の対象である請求書を特定する情報の表示欄101と、証憑の候補の表示欄102と、担当者に求める作業の表示欄103と、「請求書のイメージを表示」するためのボタン104と、「支払い処理を完了」するためのボタン105と、「他の候補を確認」するためのボタン106と、前画面に「戻る」ためのボタン107とを有している。
図9の場合、表示欄101には、2020年4月20日に発行された「XXX株式会社」の請求書が対象であり、合計の請求額が税抜で15,000円であることが示されている。
また、表示欄102には、請求額がそれぞれ15,000円の帳票が、証憑の候補として表示されている。
表示欄102の場合、証憑の候補の情報を表す項目として、「管理番号」、「発行日」、「差出人」、「タイトル」、「帳票番号」、「金額」、「消込」が表示されている。
なお、これらの項目は一例である。3枚の帳票の発行元は、いずれも「XXX株式会社」であるが、発行日がそれぞれ異なっている。また、3枚の帳票には消し込みの履歴がない。このため、各行には「未」と表示されている。
表示欄103には、担当者に求める作業として「消込対象の帳票にチェックを付して「支払い処理を完了」のボタンを押して下さい。」と表示されている。勿論、この文面は一例である。
表示欄102には、証憑の候補である帳票毎にチェックボックスが配置されている。このチェックボックスにカーソルを合わせてクリック操作を行うと、選択の状態を示すチェックが付与される。
なお、ボタン104が操作されると、請求書のイメージが表示するウインドウが、ユーザインタフェース画面100に重ねて配置される。
ボタン105が操作されると、チェックボックスにチェックが付された帳票を証憑とする請求書に対する支払いの「承認」が承認者に対して申請される。申請に対して承認者が承認を与えると、請求書に対する支払いが確定され、支払い処理が完了する。この場合、「消込」の項目には「済」が記録される。
ボタン106は、ユーザインタフェース画面100に表示されていない証憑の候補が存在する場合に、証憑の候補の表示の切り替えに用いられる。
ボタン107が操作されると、表示中のユーザインタフェース画面100に切り替わる前の画面が表示される。
<画面例2>
図10は、合算請求書の金額と一致する証憑の候補の組み合わせが見つかった場合に表示されるユーザインタフェース画面110の一例を説明する図である。
図10には、図9との対応部分に対応する符号を付して示す。
図10に示すユーザインタフェース画面110も、担当者が操作するユーザ端末10Aに表示される。
図10の場合、処理の対象とする請求書の金額は、69,000円である。図10に示すユーザインタフェース画面110の表示欄102Aには、請求書の証憑の候補として3枚の帳票の情報が示されている。具体的には、10,000円と、14,000円と、53,000円の3枚である。
表示欄102Aにも、帳票毎のチェックボックスが設けられている。ただし、合算請求書の場合には、証憑として確定する場合、全てのチェックボックスにチェックを入れる必要がある。
図10の場合であれば、3つのチェックボックスにチェックを入れる必要がある。個々のチェックボックスに1つずつチェックを入れることも可能であるが、3回の操作が必要である。そこで、表示欄102Aには、1回の操作で全てのチェックボックスにチェックを入れるための専用のチェックボックスが用意されている。
図10に示す表示欄103には、抽出の条件の変更の事実、他の組み合わせの存在、担当者に求める作業等が記載される。
例えば抽出の条件の変更の事実が、「管理番号0001は2月度発行の帳票ではありませんが、請求書の細目と納品書の内容を対比した結果、対象請求書と関係する帳票と考えられます。」として表示されている。勿論、この文面は一例である。
抽出の条件の変更に関する文面は、ステップ24(図8参照)が実行された場合に限り表示される。
また、他の組み合わせの存在が、「合計金額が合致する他の組み合わせの候補が存在します。」として表示されている。この文面も一例である。
他の組み合わせの存在を示す文面は、他の組み合わせが存在する場合に限り表示される。
なお、表示欄103では、担当者に求める作業として2つの事項が表示されている。
1つ目の事項は、「確認する場合には、「他の候補を確認」のボタンを押して下さい。」である。勿論、この文面も一例である。
なお、ボタン106が操作されると、表示欄102Aに表示される帳票の組み合わせの内容が切り替えられる。図10では、他の組み合わせの候補の数が示されていないが、該当する数を数値やスクロールバーその他を用いて表示してもよい。
2つ目の事項は、「この組み合わせでよろしければ、消込対象の帳票にチェックを付して「支払い処理を完了」のボタンを押して下さい。」である。勿論、この文面も一例である。
文面に従い、担当者がボタン105を操作すると、チェックボックスにチェックが付された帳票を証憑とする請求書に対する支払いの「承認」が承認者に対して申請される。申請に対して承認者が承認を与えると、請求書に対する支払いが確定され、支払い処理が完了する。この場合、「消込」の項目には「済」が記録される。
<画面例3>
図11は、合算請求書の金額と一致する証憑の候補の組み合わせが見つかった場合に表示されるユーザインタフェース画面120の一例を説明する図である。
図11には、図10との対応部分に対応する符号を付して示す。
図11に示すユーザインタフェース画面120は、承認者が操作するユーザ端末10Bに表示される。
図11に示すユーザインタフェース画面120は、担当者が「支払い処理を完了」するボタン105(図9、図10参照)を操作した場合に、承認者が操作するユーザ端末10Bに表示される。
図11に示すユーザインタフェース画面120の場合も、基本的なレイアウトは、担当者の画面と同様である。ただし、承認者は、担当者から申請された内容を確認するのが職務であるので、表示欄102Bにはチェックボックスは表示されていない。
また、表示欄103には、抽出の条件の変更の事実、他の組み合わせの存在、承認者に求める作業等が記載される。
例えば抽出の条件の変更の事実が、「管理番号0001は2月度発行の帳票ではありませんが、請求書の細目と納品書の内容を対比した結果、対象請求書と関係する帳票と考えられます。」として表示されている。勿論、この文面は一例である。
また、他の組み合わせの存在が、「合計金額が合致する他の組み合わせの候補が存在します。」として表示されている。この文面も一例である。
なお、表示欄103では、承認者に求める作業として2つの事項が表示されている。
1つ目の事項は、「確認する場合には、「他の候補を確認」のボタンを押して下さい。」である。勿論、この文面も一例である。
2つ目の事項は、「この組み合わせでよろしければ、「承認」のボタンを押して下さい。」である。勿論、この文面も一例である。
文面に従い、申請者が「承認」のボタン121を操作すると、表示されている帳票の組み合わせが処理の対象である請求書の証憑として確定する。
なお、ユーザインタフェース画面120には、「支払い処理を完了」のボタン105(図10参照)の代わりに、「承認」のボタン121が設けられている。
同様に、ユーザインタフェース画面120には、前画面に「戻る」ためのボタン107(図10参照)の代わりに、「担当者に差し戻し」するためのボタン122が用意されている。ボタン122が申請者により操作されると、担当者に申請が差し戻される。
<画面例4>
図12は、合算請求書の金額と一致する証憑の候補の組み合わせが見つからない場合に担当者が操作するユーザ端末10Aに表示されるユーザインタフェース画面130の一例を説明する図である。
図12には、図10との対応部分に対応する符号を付して示す。
図12の場合、処理の対象である請求書を特定する情報の表示欄101と証憑の候補の表示欄102Aとの間の空間に、証憑の候補が見つからなかった旨と、表示された帳票の組み合わせに対する説明とが表示される表示欄131が配置される。
表示欄131には、例えば証憑の候補が見つからなかった旨として、「合計金額に合致する証憑が抽出できませんでした」が表示される。
また、表示欄131には、例えば表示された帳票の組み合わせに対する説明として、「合計金額に最も近い証憑の組み合わせは次の通りです」が表示される。
なお、図12に示す請求書の金額は100,000円であり、見つかった帳票の組み合わせとの差額は4,000円である。この旨が、表示欄102Aに表示される。
また、図12の場合、担当者に求める作業の表示欄103には、「XXX株式会社の他の証憑の候補を確認する場合には「他の候補を確認」のボタンを押して下さい」が表示されている。
ユーザインタフェース画面130には、「支払い処理を完了」のボタン105(図10参照)の代わりに、「処理を保留して終了」のボタン132が設けられている。
<実施の形態2>
本実施の形態では、請求書の金額と1枚だけで一致する帳票が見つからない場合における他の処理動作例について説明する。
図13は、ステップ13(図7参照)で否定結果が得られた場合に、証憑候補抽出装置50で実行される他の処理動作例を説明する図である。
図13には、図8との対応部分に対応する符号を付して示している。
図13の場合、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補の組み合わせを1つ抽出する(ステップ31)。
本実施の形態の場合、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補の組み合わせの1つを抽出する(ステップ31)。組み合わせは、ステップ11で抽出された証憑の候補を対象とする。この点が、全ての組み合わせを抽出した実施の形態1との違いである。
次に、証憑候補抽出装置50は、組み合わせを構成する証憑の候補の合計金額を計算する(ステップ32)。ここでも、計算される合計金額は1つである。
続いて、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補の合計金額と請求書の金額を比較する(ステップ19)。
その後、証憑候補抽出装置50は、合計金額が一致する組み合わせがあるか否かを判定する(ステップ20)。
肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、全ての組み合わせの比較が終了したか否かを判定する(ステップ33)。
ステップ33で否定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、ステップ31に戻る。
やがて、ステップ33で肯定結果が得られると、証憑候補抽出装置50は、抽出された組み合わせを、証憑の候補としてユーザ端末に通知する(ステップ22)。
一方、ステップ20で否定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、過不足分に相当する証憑の候補を発見する可能性があるか否かを判定する(ステップ23)。本実施の形態の場合も、証憑候補抽出装置50は、発見可能性フラグが「あり」の間、ステップ23で肯定結果を得、発見可能性フラグが「なし」の場合、ステップ23で否定結果を得る。ただし、発見可能性フラグが「あり」から「なし」に切り替わる条件が実施の形態1と相違する。切り替わる条件の詳細については後述する。
ステップ23で肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、差額に合致する金額の証憑の候補の有無を確認する(ステップ34)。このステップは、実施の形態2に特有の処理である。
差額には、証憑の候補の組み合わせの合計金額の方が請求書の金額よりも多い場合と、証憑の候補の組み合わせの合計金額の方が請求書の金額よりも少ない場合がある。
例えばステップ31で抽出された証憑の組み合わせについて算出された合計金額が、請求書の金額を4,000円超過する場合、証憑候補抽出装置50は、組み合わせを構成する証憑の候補の中に4,000円に一致する証憑の候補があるかを確認する。
他方、ステップ31で抽出された証憑の組み合わせについて算出された合計金額が、請求書の金額に4,000円不足する場合、証憑候補抽出装置50は、組み合わせを構成していない証憑の候補の中に4,000円に一致する証憑の候補があるかを確認する。
該当する証憑の候補がある場合、証憑候補抽出装置50は、ステップ35で肯定結果を得、修正後の組み合わせを構成する証憑の合計金額を計算する(ステップ36)。
因みに、修正後の組み合わせは、ステップ31で抽出された組み合わせについて計算された合計金額が請求書の金額を超過していた場合と不足していた場合とで内容が異なる。
合計金額が請求書の金額を超過していた場合、修正後の組み合わせは、ステップ31で抽出された組み合わせからステップ34で確認された証憑の候補を除いた内容になる。
合計金額が請求書の金額に不足していた場合、修正後の組み合わせは、ステップ31で抽出された組み合わせにステップ34で確認された証憑の候補を加えた内容になる。
ステップ36における計算後、証憑候補抽出装置50は、ステップ19に戻る。当然ながら、今回の比較では、修正後の組み合わせについて計算された合計金額と請求書の金額とが一致する。
なお、ステップ35で否定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、全ての組み合わせの比較が終了したか否かを判定する(ステップ37)。全ての組み合わせとは、ステップ15で抽出された証憑の候補の組み合わせの全てである。
ステップ37で否定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、ステップ31に戻り、他の組み合わせを1つ抽出する。
一方、ステップ37で肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補を抽出する条件を変更し(ステップ24)、変更後の条件で証憑の候補を全て抽出する(ステップ25)。
ステップ25の実行後、証憑候補抽出装置50は、ステップ31に戻り、新たに抽出された証憑の候補の組み合わせを1つ抽出する。
本実施の形態の場合、ステップ24で実行する変更の条件が尽きた場合、証憑候補抽出装置50は、発見可能性フラグを「なし」に変更する。
<実施の形態3>
本実施の形態では、処理の対象である請求書が合算請求書であることを、請求書から読み取り可能な情報から判定する場合について説明する。
図14は、証憑候補抽出装置50で実行される処理動作例の他の一例を説明する図である。図14には、図8との対応部分に対応する符号を付して示す。
図14に示す証憑候補抽出装置50は、OCR装置30から属性の通知を受けることで処理動作を開始する。
まず、証憑候補抽出装置50は、合算請求書か否かを判定する(ステップ41)。証憑候補抽出装置50は、例えば請求書に商品名や役務名が複数含まれる場合、合算請求書と判定し、請求書に商品名や役務名が1つだけ含まれる場合、1枚の帳票だけが対応する請求書と判定する。
例えば図5に示す請求書の場合、「品番・品名」の欄に「AAA装置」、「CCC業務(設計図書)」、「DDD部品」の3つが記載されているので合算請求書と判定される。
「品番・品名」は、商品名や役務名の一例である。
なお、合算請求書と判定する基準には、商品名や役務名の数に限らない。請求金額が複数の金額の合計値か否か、数量の欄に紐付けられている記載が複数か否か、単価の欄に紐付けられている記載が複数か否か、金額の欄に紐付けられている記載が複数か否か等を採用してもよい。
ステップ41で肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補の組み合わせを抽出する(ステップ16)。
以下、証憑候補抽出装置50は、ステップ17~ステップ26(図8参照)を実行する。
一方、ステップ41で否定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、ステップ42(図15参照)に移行する。
図15は、ステップ41で否定結果が得られた場合における証憑候補抽出装置50の処理動作の一例を説明する図である。
図15には、図7及び図8との対応部分に対応する符号を付して示す。
証憑候補抽出装置50は、証憑の候補となる1枚の帳票を抽出する(ステップ42)。ステップ41で否定結果が得られた場合は、非合算請求書であるためである。
次に、ステップ42における抽出が完了すると、証憑候補抽出装置50は、証憑の候補毎に請求書の金額と比較する(ステップ12)。
次に、証憑候補抽出装置50は、金額が一致する証憑の候補があるか否かを判定する(ステップ13)。換言すると、請求書の金額と単独で一致する帳票の有無が判定される。
肯定結果が得られた場合、証憑候補抽出装置50は、候補の全てを比較したか否かを判定する(ステップ14)。
ステップ14で否定結果が得られている間、証憑候補抽出装置50は、ステップ13に戻る。
やがて、ステップ14で肯定結果が得られると、証憑候補抽出装置50は、抽出された帳票を、証憑の候補としてユーザ端末10Aに通知する(ステップ15)。
金額が一致する証憑の候補が見つからなかった場合、証憑候補抽出装置50は、ステップ13で否定結果を得、過不足分に相当する証憑の候補を発見する可能性があるか否かを判定する(ステップ23)。
以下、証憑候補抽出装置50は、ステップ23~ステップ26を実行する。なお、ステップ25を実行した証憑候補抽出装置50は、ステップ42に戻る。
<他の実施の形態>
(1)以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は前述した実施の形態に記載の範囲に限定されない。前述した実施の形態に、種々の変更又は改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。
(2)前述した実施の形態3では、処理の対象である請求書が合算請求書の場合に証憑の候補の組み合わせを全て抽出する場合について説明したが、実施の形態2の場合のように、証憑の候補の組み合わせを1つ抽出する手法を採用してもよい。
(3)前述の実施の形態1の説明では、合算請求書の証憑の候補を表示するユーザインタフェース画面110(図10参照)等において、1つの画面上に1つの組み合わせのみを表示しているが、複数の組み合わせを対比的に表示してもよい。
(4)前述の実施の形態2においては、証憑の候補の組み合わせについて計算された合計金額が請求書の金額に不足する場合も超過する場合も、差額に合致する金額の証憑の候補の有無を確認しているが、証憑の候補の組み合わせについて計算された合計金額が請求書の金額に不足する場合には、即座に抽出の条件を変更して新たな組み合わせを抽出してもよい。
(5)前述の実施の形態では、請求書の画像データの取り込みにスキャナを備える画像形成装置20を用いているが、請求書の画像データの取り込みには単独の装置としてのスキャナを用いてもよい。
(6)前述の実施の形態においては、例えばステップ20(図8参照)において否定結果が得られた場合にステップ23(図8参照)に移行し、過不足分に相当する証憑の候補を発見する可能性があるか否かを判定する例を説明したが、ステップ23を実行することなく、証憑の候補が見つからない旨をユーザに通知してもよい。
(7)前述した各実施の形態におけるプロセッサは、広義的な意味でのプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ(例えばCPU等)の他、専用的なプロセッサ(例えばGPU(=Graphical Processing Unit)、ASIC(=Application Specific Integrated Circuit)、FPGA(=Field Programmable Gate Array)、プログラム論理デバイス等)を含む。
また、前述した各実施の形態におけるプロセッサの動作は、1つのプロセッサが単独で実行してもよいが、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して実行してもよい。また、プロセッサにおける各動作の実行の順序は、前述した各実施の形態に記載した順序のみに限定されるものでなく、個別に変更してもよい。
1…会計処理システム、10、10A、10B…ユーザ端末、20…画像形成装置、30…OCR装置、40…発注書DB、50…証憑候補抽出装置、60…通信路

Claims (14)

  1. コンピュータに、
    1枚の請求書に対する証憑の候補として、複数枚の帳票の組み合わせを抽出する機能と、
    各候補の合計金額と前記請求書の金額とを照合し、各候補を照合の結果とともにユーザに提示する機能と、
    を実現させるためのプログラム。
  2. 前記コンピュータは、
    合計金額が前記請求書の金額と一致する組み合わせが見つかった場合、見つかった組み合わせを証憑の候補として優先的に提示する、
    請求項1に記載のプログラム。
  3. 前記コンピュータは、
    合計金額が前記請求書の金額と一致する組み合わせが見つからなかった場合、合計金額が当該請求書の金額と一致しない組み合わせの中から当該請求書の金額との差額が少ない組み合わせを証憑の候補として提示する、
    請求項2に記載のプログラム。
  4. 前記コンピュータは、
    前記候補に対応する複数枚の帳票を提示する、
    請求項2又は3に記載のプログラム。
  5. 前記コンピュータは、
    照合の結果が同じ組み合わせが複数ある場合、結果が同じ他の組み合わせに切り替えるためのボタンを画面上に表示する、
    請求項2又は3に記載のプログラム。
  6. 前記コンピュータは、
    照合の結果が同じ組み合わせが複数ある場合、複数の組み合わせを同じ画面上に対比的に表示する、
    請求項2又は3に記載のプログラム。
  7. 前記コンピュータは、
    組み合わせの抽出に使用した条件に関する情報を提示する、
    請求項2又は3に記載のプログラム。
  8. 前記コンピュータは、
    前記情報として、初期の条件に対する変更点を提示する、
    請求項7に記載のプログラム。
  9. 前記コンピュータは、
    消し込みが記録されていない帳票を対象として組み合わせを抽出する、
    請求項1に記載のプログラム。
  10. 前記コンピュータは、
    合計金額が前記請求書の金額と一致する組み合わせが見つからなかった場合、照合済みの組み合わせを修正して新たな組み合わせを生成する、
    請求項9に記載のプログラム。
  11. 前記コンピュータは、
    合計金額が前記請求書の金額よりも多い組み合わせに、合計金額と当該請求書の金額との差分に相当する額面の帳票が含まれる場合、該当する帳票を除いた新たな組み合わせを生成する、
    請求項10に記載のプログラム。
  12. 前記コンピュータは、
    合計金額が前記請求書の金額よりも多い組み合わせのいずれにも、合計金額と当該請求書の金額との差分に相当する額面の帳票が見つからなかった場合、抽出の条件を変更して新たな組み合わせを抽出する、
    請求項10又は11に記載のプログラム。
  13. 前記コンピュータは、
    合計金額が前記請求書の金額よりも少ない組み合わせについては、抽出の条件を変更して新たな組み合わせを抽出する、
    請求項10に記載のプログラム。
  14. プロセッサを有し、
    前記プロセッサは、
    1枚の請求書に対する証憑の候補として、複数枚の帳票の組み合わせを抽出し、
    各候補の合計金額と前記請求書の金額とを照合し、各候補を照合の結果とともにユーザに提示する、
    情報処理装置。
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