JP2019020763A - 文書管理装置及びそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】領収証の電子データを経費の勘定科目に基づいて仕分けることを可能とする。【解決手段】文書管理装置は、領収証の電子データを通知するための電子メールを受信すると、その電子メールに基づいて、当該電子メールにより電子データとして通知される領収証の金額を経費とする勘定科目を検出する。文書管理装置は、検出された勘定科目に基づいて領収証の電子データを仕分ける。【選択図】 図８

Description

本発明の実施形態は、領収証等の文書に対する文書管理装置、及びコンピュータを当該文書管理装置として機能させるためのプログラムに関する。

領収証は、例えば商品の販売またはサービスの提供に対して金銭の受け渡しがなされたときに、金銭受取り者が金銭支払い者に発行する書面である。近年の税制改正により、金銭支払い者が受け取った紙媒体の領収証をデジタルカメラ、スマートフォン等の写真機能を使って電子化し、記憶媒体に保存することが可能となった。さらに最近では、電子化された領収証を金銭支払い者が電子メールを利用して受け取る仕組みも考えられている。このため今後は、領収証を電子データで保存する企業体等が増えることが見込まれる。

ところで領収証は、税務上の経費の証拠書類となる。その一方で、経費の勘定科目には、接待交際費、福利厚生費、消耗品費、旅費交通費等のように多岐にわたる。このため領収証を電子データで保存する際には、経費の勘定科目に基づいて仕分けた方が効率的である。

特開２００５‐２７７７８６号公報

本発明の実施形態が解決しようとする課題は、領収証の電子データを経費の勘定科目に基づいて仕分けることができる文書管理装置及びコンピュータを文書管理装置として機能させるためのプログラムを提供しようとするものである。

一実施形態において、文書管理装置は、受信手段と、検出手段と、仕分け手段とを備える。受信手段は、領収証の電子データを通知するための電子メールを受信する。検出手段は、受信手段で受信した電子メールに基づいて、当該電子メールにより電子データとして通知される領収証の金額を経費とする勘定科目を検出する。仕分け手段は、検出手段により検出された勘定科目に基づいて領収証の電子データを仕分ける。

電子領収証システムの概略構成と文書管理装置の要部回路構成とを示すブロック図。 仕分けテーブルに記憶されるデータの一例を示す模式図。 レシートの一例を示す模式図。 情報端末、電子領収証サーバ及びメールサーバの動作手順を示す流れ図。 領収証コードの一体系例を示す模式図。 領収証の一例を示す模式図。 電子メールのフォーマット例を示す模式図。 一実施形態において、文書管理装置のプロセッサが実行する主要な処理手順を示す流れ図。 他の実施形態において、文書管理装置のプロセッサが実行する主要な処理手順を示す流れ図。

以下、領収証の電子データを経費の勘定科目毎に仕分けることができる文書管理装置の実施形態について、図面を用いて説明する。

（第１の実施形態）
図１は、電子メールを利用して電子化された領収証を受け取ることを可能とした電子領収証システムの概略構成と、同システムの一部として領収証を受け取る側に設けられる文書管理装置１０の要部回路構成とを示すブロック図である。

電子領収証システムは、文書管理装置１０と、電子領収証サーバ２０と、メールサーバ３０と、情報端末４０と、通信ネットワーク５０と、を含む。通信ネットワーク５０に、文書管理装置１０、電子領収証サーバ２０、メールサーバ３０、及び情報端末４０をそれぞれ接続することにより、電子領収証システムは構築される。通信ネットワーク５０は、インターネット、ＶＰＮ（virtual private network）、ＬＡＮ（local area network）、公衆通信網、移動体通信網などを、単独又は適宜に組み合わせて用いることができる。なお図１では、文書管理装置１０、電子領収証サーバ２０、メールサーバ３０、及び情報端末４０をそれぞれ１台ずつしか示していないが、これらの台数は特に制限されるものではない。

情報端末４０は、入力デバイス、表示デバイス、カメラ、無線又は有線の通信モジュール等を搭載した電子機器である。情報端末４０は、有線通信又は無線通信により通信ネットワーク５０に接続される。情報端末４０は、典型的には、商品の販売またはサービスの提供等の取引に対して金銭を支払った支払い者によって操作される。この操作により情報端末４０は、領収証の作成に必要なデータ、いわゆる領収証準備データを取得し、取得した領収証準備データを、通信ネットワーク５０を介して電子領収証サーバ２０へと送信する。この種の情報端末４０としては、スマートフォン、タブレット端末、携帯電話装置、マルチメディア端末あるいはパーソナルコンピュータなどの既存の様々な装置を適用できる。

電子領収証サーバ２０は、情報端末４０から受信した情報に基づいて領収証の電子データを作成する。そして電子領収証サーバ２０は、領収証の電子データを例えばＰＤＦのファイル形式で、例えば当該サーバ２０の記憶デバイスに保存する。なお、電子データのファイル形式は、ＰＤＦに限定されるものではない。例えばＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ等のファイル形式で領収証の電子データを保存してもよい。

メールサーバ３０は、電子領収証サーバ２０で領収証の電子データが保存されたことを通知するための電子メールを作成する。そしてメールサーバ３０は、通信ネットワーク５０を介してその電子メールを通知先に指定された文書管理装置１０宛に送信する。

文書管理装置１０は、プロセッサ１１、メインメモリ１２、補助記憶デバイス１３、通信インターフェース１４、入力デバイス１５、表示デバイス１６、ＬＡＮコントローラ１７及びシステム伝送路１８を備えている。プロセッサ１１と、メインメモリ１２、補助記憶デバイス１３、通信インターフェース１４、入力デバイス１５、表示デバイス１６及びＬＡＮコントローラ１７とは、システム伝送路１８によって接続されている。文書管理装置１０においては、プロセッサ１１、メインメモリ１２及び補助記憶デバイス１３がシステム伝送路１８によって接続されることにより、文書管理装置１０を制御するための情報処理を行うコンピュータが構成される。かかる文書管理装置１０は、典型的にはパーソナルコンピュータによって構成される。

プロセッサ１１は、上記コンピュータの中枢部分に相当する。プロセッサ１１は、オペレーティングシステム及びアプリケーションプログラムに従って、文書管理装置１０としての各種の機能を実現するべく各部を制御する。

メインメモリ１２は、上記コンピュータの主記憶部分に相当する。メインメモリ１２は、不揮発性のメモリ領域と揮発性のメモリ領域とを含む。メインメモリ１２は、不揮発性のメモリ領域ではオペレーティングシステム及びアプリケーションプログラムを記憶する。またメインメモリ１２は、プロセッサ１１が各部を制御するための処理を実行する上で必要なデータを不揮発性又は揮発性のメモリ領域で記憶する場合もある。メインメモリ１２は、揮発性のメモリ領域を、プロセッサ１１によってデータが適宜書き換えられるワークエリアとして使用する。

補助記憶デバイス１３は、上記コンピュータの補助記憶部分に相当する。補助記憶デバイス１３は、例えばＥＥＰＲＯＭ（electric erasable programmable read-only memory）、ＨＤＤ（hard disc drive）、ＳＳＤ（solid state drive）、あるいはその他の周知の各種の記憶デバイスを利用できる。補助記憶デバイス１３は、プロセッサ１１が各種の処理を行う上で使用するデータと、プロセッサ１１での処理によって生成されたデータとを保存する。補助記憶デバイス１３は、アプリケーションプログラムを記憶する場合もある。

通信インターフェース１４は、通信ネットワーク５０を介したデータ通信を行う。通信インターフェース１４としては、例えばインターネットを介したデータ通信のための周知の処理を行うように構成された周知のものを用いることができる。

入力デバイス１５は、操作者による各種の指示を入力する。入力デバイス１５としては、タッチセンサ又はキーボードなどの周知のデバイスを、単独又は組み合わせて適用できる。
表示デバイス１６は、操作者に対して各種の情報を通知するための各種画面を表示する。表示デバイス１６としては、例えば液晶表示デバイスなどの周知のデバイスを適用できる。

ＬＡＮコントローラ１７は、ＬＡＮを介して接続される他の機器との間で行われるデータの送受信を制御する。
システム伝送路１８は、アドレスバス、データバス及び制御信号線等を含み、接続されている各部の間で授受されるデータや制御信号を伝送する。

かかる構成の文書管理装置１０は、取引に対して金銭を支払う支払い者が所属する企業体等に設置される。文書管理装置１０は、メールサーバ３０から送信される電子メールを受信する受信手段としての機能を有する。また文書管理装置１０は、受信手段で受信した電子メールに基づいて、当該電子メールにより通知される領収証の金額を経費とする勘定科目を検出する検出手段としての機能と、その検出された勘定科目に基づいて領収証の電子データを仕分ける仕分け手段としての機能とを有する。

文書管理装置１０は、受信手段としての機能を実現するために、メールソフト（アプリケーションプログラム）を実装している。また文書管理装置１０は、検出手段及び仕分け手段としての機能を実現するために、領収証管理プログラム（アプリケーションプログラム）を実装している。メールソフト及び領収証管理プログラムは、メインメモリ１２又は補助記憶デバイス１３に保存されている。

文書管理装置１０は、領収証管理プログラムによって使用される記憶領域として、補助記憶デバイス１３に、複数の領収証フォルダ１３１と仕分けテーブル１３２とを形成している。複数の領収証フォルダ１３１は、それぞれ領収証の電子データを保存するための領域である。仕分けテーブル１３２は、領収証の電子データをどの領収証フォルダ１３１に保存するかを仕分けるためのデータを記憶する領域である。

図２は、仕分けテーブル１３２に記憶されるデータの一例を示す模式図である。図２に示すように、仕分けテーブル１３２は、科目区分のフィールドＦ１と、科目名称のフィールドＦ２と、保存先フォルダ名のフィールドＦ３とがある。そしてフィールドＦ１には、種々の経費の勘定科目に対して予め設定された一意の科目区分が設定される。フィールドＦ２には、対応する科目区分によって特定される勘定科目の名称が設定される。フィールドＦ３には、対応する科目区分によって特定される勘定科目の経費となる領収証の電子データを保存する領収証フォルダ１３１のフォルダ名が設定される。

図２に示される仕分けテーブル１３２の科目区分「０１」のデータは、科目区分「０１」で特定された勘定科目「接待交際費」の経費となる領収証の電子データを、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ１」の領収証フォルダ１３１に保存することを意味する。科目区分「０２」のデータは、科目区分「０２」で特定された勘定科目「福利厚生費」の経費となる領収証の電子データを、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ２」の領収証フォルダ１３１に保存することを意味する。科目区分「０３」のデータは、科目区分「０３」で特定された勘定科目「消耗品費」の経費となる領収証の電子データを、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ３」の領収証フォルダ１３１に保存することを意味する。科目区分「０４」のデータは、科目区分「０４」で特定された勘定科目「旅費交通費」の経費となる領収証の電子データを、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ４」の領収証フォルダ１３１に保存することを意味する。

なお、異なる勘定科目に対して共通のフォルダ名を設定することで、異なる勘定科目の経費となる領収証の電子データを１つの領収証フォルダ１３１にまとめて保存することも可能である。例えば、プリンタインク、コピー用紙等の消耗品に対する領収証の電子データと、筆記具、スタンプ台等の事務用品に対する領収証の電子データとを一括して管理したい場合、勘定科目「消耗品費」に対するフォルダ名と、勘定科目「事務用品費」に対するフォルダ名とを共通にすればよい。

次に、以上のように構成された電子領収証システムの動作について説明する。始めに、領収証の電子データが作成され、その領収証を受け取る側に電子メールで通知されるまでの動作について、図３乃至図７を用いて説明する。なお、以下に説明する各種の処理の内容は一例であって、同様な結果を得ることが可能な様々な処理を適宜に利用できる。

図３は、商品の販売またはサービスの提供等の取引に対して金銭の受け渡しがなされた際に、ＰＯＳ（Point Of Sales）端末等から発行されるレシート６０の一例である。図示するようにレシート６０には、取引が行われた日時、明細、合計金額等の取引内容６１とともに、電子領収証発行コード６２が印刷されている。電子領収証発行コード６２は、領収証準備データを得るための情報を二次元バーコード化したものである。電子領収証発行コード６２は、金銭支払い者が領収証を電子データで受け取ることを希望した場合に印刷される。

領収証準備データは、取引日時、合計金額、合計点数、発行元識別コード等を含む。発行元識別コードは、領収証の発行元となる例えば小売店、飲食店、宿泊施設、交通機関等を個々に識別するための一意のコードである。因みに電子領収証サーバ２０は、各種の発行元識別コードに関連付けて、それぞれそのコードで特定される店舗・施設等の発行元情報（店舗名又は施設名、住所、電話番号等）を記憶した発行元データベースを備えている。

レシート６０を受け取った金銭支払い者は、情報端末４０のカメラ機能を利用して、そのレシート６０に印刷された電子領収証発行コード６２を読取る。
図４は、電子領収証発行コード６２の読取られた情報端末４０の主要な動作手順と、この情報端末４０の動作に連動する電子領収証サーバ２０及びメールサーバ３０の主要な動作手順とを示す流れ図である。

情報端末４０は先ず、カメラ機能によって読み取られた二次元データコードが電子領収証発行コード６２であるか否かを確認する（Ａｃｔ１１）。電子領収証発行コード６２以外の二次元データコードが読み取られた場合には（Ａｃｔ１１、ＮＯ）、情報端末４０は、その二次元データコードに基づく他の処理を実行する。

電子領収証発行コード６２を示す二次元データコードが読み取られた場合には（Ａｃｔ１１、ＹＥＳ）、情報端末４０は、その電子領収証発行コード６２に基づいて領収証準備データを取得する（Ａｃｔ１２）。

例えばＰＯＳ端末が、レシート６０に印字された取引内容６１に係る領収証準備データを所定の記憶デバイスに記憶させる場合を想定する。この場合、ＰＯＳ端末は、領収証準備データの記憶先を示す情報を二次元バーコード化して電子領収証発行コード６２を作成する。そしてＰＯＳ端末は、この電子領収証発行コード６２をレシート６０に印字する。情報端末４０は、電子領収証発行コード６２から記憶先を特定し、例えば無線通信によりその記憶先にアクセスして領収証準備データを取得する。あるいはＰＯＳ端末が、領収証準備データを二次元バーコード化した電子領収証発行コード６２をレシート６０に印字する場合を想定する。この場合、ＰＯＳ端末は、領収証準備データを二次元バーコード化して電子領収証発行コード６２を作成する。そしてＰＯＳ端末は、この電子領収証発行コード６２をレシート６０に印字する。情報端末４０は、電子領収証発行コード６２を解析して領収証準備データを取得する。

領収証準備データを取得した情報端末４０は、科目区分の入力を待ち受ける（Ａｃｔ１３）。例えば情報端末４０は、表示デバイスに勘定科目の名称リストを表示させて、いずれかの勘定科目が選択されるのを待ち受ける。金銭支払い者は、例えば領収証の金額を事務用品費として計上する場合、入力デバイスを操作して、名称リストから勘定科目「事務用品費」を選択する。勘定科目「事務用品費」が選択されると、情報端末４０は、その勘定科目「事務用品費」の科目区分「０３」が入力されたと認識する。

また情報端末４０は、領収証の宛名が入力されるのを待ち受ける（Ａｃｔ１４）。例えば情報端末４０は、表示デバイスに宛名入力欄を表示させる。金銭支払い者は、入力デバイスを操作して、宛名入力欄に領収証の宛名、例えば会社名、団体名、個人名等を示すテキストを入力する。情報端末４０は、宛名入力欄にテキストデータが入力されると、そのテキストデータを宛名と認識する。

また情報端末４０は、領収証の送信先であるメールアドレスが入力されるのを待ち受ける（Ａｃｔ１５）。例えば情報端末４０は、表示デバイスにアドレス入力欄を表示させる。金銭支払い者は、入力デバイスを操作して、アドレス入力欄にメールアドレスを示すテキストを入力する。情報端末４０は、アドレス入力欄にテキストデータが入力されると、そのテキストデータをメールアドレスと認識する。

情報端末４０は、科目区分、宛名及びメールアドレスが全て入力されたと認識すると（Ａｃｔ１３，１４，１５、全てＹＥＳ）、表示デバイスに確認画面を表示させる（Ａｃｔ１６）。確認画面には、電子領収証発行コード６２から取得した領収証準備データの取引日時、合計金額、合計点数等とともに、科目区分、宛名及びメールアドレスの入力データが表示される。金銭支払い者は、確認画面の内容を確認し、確定操作を行う。なお、入力データに誤りがあった場合等は、金銭支払い者は、キャンセル操作を行う。

確認画面を表示させた情報端末４は、確定操作が行われたか否かを確認する（Ａｃｔ１７）。そして確定操作が行われた場合（Ａｃｔ１７、ＹＥＳ）、情報端末４０は、有線通信又は無線通信を利用して領収証準備データ（取引日時、合計金額、合計点数、発行元識別コード等）と入力データ（科目区分、宛名及びメールアドレス）とを含むデータ（以下、領収証基本データと称する）を電子領収証サーバ２０宛へと送信する（Ａｃｔ１８）。以上で、情報端末４０は、処理を終了する。なお、確定操作ではなくキャンセル操作が行われた場合には（Ａｃｔ１７、ＮＯ）、情報端末４０は、領収証基本データの送信を行うことなく処理を終了する。

電子領収証サーバ２０は、通信ネットワーク５０を介して情報端末４０から領収証基本データを受信するのを待ち受けている（Ａｃｔ２１）。そして、領収証基本データを受信したならば（Ａｃｔ２１、ＹＥＳ）、電子領収証サーバ２０は、その領収証基本データに基づいて領収証コードを作成する。（Ａｃｔ２２）。

図５は、領収証コード７１の一体系例を示す模式図である。本実施形態では、領収証コード７１は、図５に示すように１２桁の数字列とする。そして最上位の１桁を項目Ａの値とし、２桁目から４桁目までの３桁を項目Ｂの値とし、５桁目と６桁目の２桁を項目Ｃの値とし、７桁目と８桁目の２桁を項目Ｄの値とし、９桁目から１２桁目までの４桁を項目Ｅの値とする。項目Ａは、領収証が国税対象のものなのか地方税対象のものなのかを識別する税区分とする。項目Ｂは、領収証の税務を行う行政地域の区分とする。項目Ｃは、領収証の発行年とする。項目Ｄは、領収証基本データに含まれている科目区分とする。項目Ｅは、領収証基本データを受信する毎に更新される一連番号とする。

なお、領収証コード７１の体系は、図５に示すものに限定されるものではない。少なくとも領収証基本データに含まれる科目区分が、所定の桁位置に含まれていればよい。

電子領収証サーバ２０は、領収証コード７１を作成し終えると、領収証の画像データ（電子データ）を作成する（Ａｃｔ２３）。

図６は、領収証７０の一例を示す模式図である。領収証７０には、領収証コード７１、発行日７２、宛名７３、勘定科目７４、数量７５、金額７６、発行元情報７７等がそれぞれ所定の位置に表示されている。領収証コード７１は、Ａｃｔ２２の処理で作成されたものである。発行日７２は、領収証準備データの取引日付を転写したものである。宛名７３は、入力データに含まれるテキストデータの宛名を転写したものである。勘定科目７４は、入力データの科目区分に関連付けられて仕分けテーブル１３２に設定されている科目名称を転写したものである。数量７５及び金額７６は、領収証準備データの合計点数及び合計金額を転写したものである。発行元情報７７は、領収証準備データの発行元識別コードに関連付けられて発行元データベースに設定されている発行元情報を転写したものである。

例えば図６に示すような領収証７０の画像データを作成し終えると、電子領収証サーバ２０は、その画像データを、当該サーバ２０で管理する記憶デバイスに保存する（Ａｃｔ２４）。そして電子領収証サーバ２０は、通信ネットワーク５０を介してメールサーバ３０に、入力データに含まれるメールアドレスを宛先としてメール送信を要求する。このとき電子領収証サーバ２０は、メールサーバ３０に対し、領収証７０の画像データを保存場所からダウンロードするためのダウンロードアドレスを、当該領収証７０の領収証コード７１、発行日７２、宛名７３、金額７６及び発行元情報７７とともに通知する（Ａｃｔ２５）。ダウンロードアドレスは、例えばＵＲＬ（Uniform Resource Locator）である。

メールサーバ３０は、メール送信の要求を待ち受ける（Ａｃｔ２６）。メール送信の要求を受信すると（Ａｃｔ２６、ＹＥＳ）、メールサーバ３０は、要求に応じた電子メールを作成する（Ａｃｔ２７）。

図７は、電子メール８０のフォーマット例を示す模式図である。電子メール８０は、ヘッダデータ８１とメッセージデータ８２とで構成される。ヘッダデータ８１は、送信日時、差出人、宛先、題目の各項目を含む。送信日時は、電子メールが作成されたときの時刻である。時刻は、メールサーバ３０が備えるシステム時計から取得される。差出人は、メールサーバ３０に対して予め設定された情報である。宛先は、電子領収証サーバ２０から通知されたメールアドレスである。題目は、例えば「電子領収証」である。
メッセージデータ８２は、電子領収証サーバ２０から通知された発行元情報７７、領収証コード７１、発行日７２、宛名７３、金額７６及びダウンロードアドレスを含む。

メールサーバ３０は、通信ネットワーク５０を介して電子メール８０を送信する（Ａｃｔ２８）。この電子メール８０は、ヘッダデータ８１のメールアドレス、すなわち金銭支払い者が情報端末４０を介して入力したメールアドレスを宛先として送信される。かくして、当該メールアドレスを有する文書管理装置１０においては、電子メール８０を受信する。

そこで次に、電子メール８０の受信通知を受けた文書管理装置１０において、領収証７０の画像データを取得し保存するまでの動作について、図８を用いて説明する。なお、以下に説明する各種の処理の内容は一例であって、同様な結果を得ることが可能な様々な処理を適宜に利用できる。

図８は、領収証管理プログラムに従って、文書管理装置１０のプロセッサ１１が実行する主要な処理手順を示す流れ図である。

領収証管理プログラムが起動すると、プロセッサ１１は、通信インターフェース１４を介して、題目が「電子領収証」となっている電子メール８０（以下、領収証メール８０と称する）を受信するのを待ち受ける（Ａｃｔ３１）。そしてプロセッサ１１は、領収証メール８０を受信したことを検知すると（Ａｃｔ３１、ＹＥＳ）、その領収証メール８０を構成するメッセージデータ８２を、メインメモリ１２の所定の揮発性メモリ領域に格納する。
ここにプロセッサ１１は、通信インターフェース１４と協働してＡｃｔ３１，Ａｃｔ３２の処理を実行することにより、受信手段を実現する。

プロセッサ１１は、メッセージデータ８２から領収証コード７１を抽出する（Ａｃｔ３３）。そしてプロセッサ１１は、この領収証コード７１から項目Ｄに相当する科目区分を検出する（Ａｃｔ３４）。
ここにプロセッサ１１は、Ａｃｔ３３及びＡｃｔ３４の処理により検出手段を実現する。

プロセッサ１１は、領収証コード７１から検出した科目区分で仕分けテーブル１３２を検索して、当該科目区分に対応して設定されている保存先フォルダ名を検出する。そしてプロセッサ１１は、この保存先フォルダ名と一致するフォルダ名が設定された領収証フォルダ１３１を、領収証メール８０で通知された領収証７０の電子データ保存先として決定する（Ａｃｔ３５）。

例えば、Ａｃｔ３４の処理において科目区分「０１」が検出された場合、図２に示す仕分けテーブル１３２を参酌すると、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ１」が設定された領収証フォルダ１３１が領収証７０の電子データ保存先となる。同様に、科目区分「０２」が検出された場合、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ２」が設定された領収証フォルダ１３１が領収証７０の電子データ保存先となる。

プロセッサ１１は、メッセージデータ８２からダウンロードアドレスを抽出する（Ａｃｔ３６）。そしてプロセッサ１１は、通信インターフェース１４を介して当該ダウンロードアドレスにアクセスしてデータのダウンロードを要求する（Ａｃｔ３７）。

ダウンロードアドレスは、領収証７０の画像データを保存場所からダウンロードするためのもので、保存場所は、電子領収証サーバ２０の記憶デバイスである。すなわちダウンロードの要求を受信した電子領収証サーバ２０は、ダウンロードアドレスによって指定される記憶デバイスから領収証７０の画像データを読出し、通信ネットワーク５０を介して要求元の文書管理装置１０にダウンロードする。

ダウンロードを要求した文書管理装置１０のプロセッサ１１は、ダウンロードの有無を判断する（Ａｃｔ３８）。ダウンロードを要求してから所定時間内にダウンロードがない場合（Ａｃｔ３８、ＮＯ）、プロセッサ１１は、表示デバイス１６にダウンロード不可を告知するメッセージを表示する（Ａｃｔ３９）。

ダウンロードがあった場合には（Ａｃｔ３８、ＹＥＳ）、プロセッサ１１は、そのダウンロードされたデータすなわち領収証７０の画像データを、Ａｃｔ３５の処理で保存先に決定した領収証フォルダ１３１に保存する（Ａｃｔ４０）。

したがって、例えばＡｃｔ３５の処理においてフォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ１」の領収証フォルダ１３１が電子データ保存先に決まっていた場合、ダウンロードされた領収証７０の画像データは、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ１」の領収証フォルダ１３１に保存される。フォルダ名すなわち、領収証コード７１に含まれる科目区分が「０１」の領収証７０の画像データは、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ１」の領収証フォルダ１３１に保存される。同様に、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ２」が設定された領収証フォルダ１３１が電子データ保存先に決まっていた場合、ダウンロードされた領収証７０の画像データは、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ２」の領収証フォルダ１３１に保存される。すなわち、領収証コード７１に含まれる科目区分が「０２」の領収証７０の画像データは、フォルダ名「ＦＯＬＤＥＲ２」の領収証フォルダ１３１に保存される。
ここに、プロセッサ１１は、Ａｃｔ３５及びＡｃｔ４０の処理を実行することによって、仕分け手段を実現する。

プロセッサ１１は、ダウンロード不可を告知するメッセージを表示するか、領収証７０の画像データを領収証フォルダ１３１に保存したならば、領収証メール８０の受信処理を終了する。その後プロセッサ１１は、次の領収証メール８０を待ち受け、領収証メール８０を受信したならば、Ａｃｔ３２〜Ａｃｔ４０の各処理を再度実行する。

このように電子領収証システムにおいては、領収証７０の画像データを通知するための電子メール、いわゆる領収証メール８０が文書管理装置１０に送信される。この領収証メール８０には、メッセージデータ８２として、領収証７０の画像データを保存場所からダウンロードするためのダウンロードアドレスと領収証コード７１とが含まれる。領収証コード７１には、その領収証７０の金額を経費とする勘定科目を特定するための科目区分が含まれる。

領収証メール８０を受信した文書管理装置１０のプロセッサ１１は、ダウンロードアドレスで指定された電子領収証サーバ２０の記憶デバイスから領収証７０の画像データをダウンロードする。またプロセッサ１１は、領収証コード７１から検出した科目区分に基づいて、複数の領収証フォルダ１３１の中から領収証７０の画像データを保存するための領収証フォルダ１３１を決定する。そしてプロセッサ１１は、保存先として決定した領収証フォルダ１３１に、ダウンロードされた領収証７０の画像データを保存する。

したがって文書管理装置１０によれば、少なくとも勘定科目が共通の領収証７０の画像データは１つの領収証フォルダ１３１にまとめて保存されるので、手間なく領収証７０の画像データを経費の勘定科目に基づいて仕分けることができる。

（第２の実施形態）
第１の実施形態では、領収証メール８０のメッセージデータ８２から領収証コード７１を取得し、勘定科目を検出する場合を例示した。第２の実施形態では、領収証７０の画像データから領収証コード７１を取得し、勘定科目を検出する場合を例示する。なお、以下の説明において、第１の実施形態と共通する部分には同一の符号を付し、その詳しい説明は省略する。

第２の実施形態において、領収証７０の電子データが作成され、その領収証７０を受け取る側に電子メールで通知されるまでの動作については、第１の実施形態と同一である。第２の実施形態では、電子メール８０の受信通知を受けた文書管理装置１０において、領収証７０の画像データを取得し保存するまでの動作が第１の実施形態とは異なる。

図９は、第２の実施形態において、領収証管理プログラムに従って文書管理装置１０のプロセッサ１１が実行する主要な処理手順を示す流れ図である。なお、以下に説明する各種の処理の内容は一例であって、同様な結果を得ることが可能な様々な処理を適宜に利用できる。

領収証管理プログラムが起動すると、プロセッサ１１は、通信インターフェース１４を介して、領収証メール８０を受信するのを待ち受ける（Ａｃｔ５１）。そしてプロセッサ１１は、領収証メール８０を受信したことを検知すると（Ａｃｔ５１、ＹＥＳ）、その領収証メール８０を構成するメッセージデータ８２を、メインメモリ１２の所定の揮発性メモリ領域に格納する。
ここにプロセッサ１１は、通信インターフェース１４と協働してＡｃｔ５１，Ａｃｔ５２の処理を実行することにより、受信手段を実現する。

プロセッサ１１は、メッセージデータ８２からダウンロードアドレスを抽出する（Ａｃｔ５３）。そしてプロセッサ１１は、通信インターフェース１４を介して当該ダウンロードアドレスにアクセスしてデータのダウンロードを要求する（Ａｃｔ５４）。

ダウンロードを要求した文書管理装置１０のプロセッサ１１は、ダウンロードの有無を判断する（Ａｃｔ５５）。ダウンロードを要求してから所定時間内にダウンロードがない場合（Ａｃｔ５５、ＮＯ）、プロセッサ１１は、表示デバイス１６にダウンロード不可を告知するメッセージを表示する（Ａｃｔ５６）。

ダウンロードがあった場合には（Ａｃｔ５５、ＹＥＳ）、プロセッサ１１は、そのダウンロードされたデータすなわち領収証７０の画像データを、メインメモリ１２の所定の揮発性メモリ領域に記憶する（Ａｃｔ５７）。プロセッサ１１は、揮発性メモリ領域に記憶した画像データに対して文字認識処理を行い、領収証７０の所定位置に配置されている領収証コード７１を認識する（Ａｃｔ５８）。このように、文書管理装置１０は、プロセッサ１１において文字認識処理を行えるように、文字認識プログラムを実装している。文字認識プログラムは、メインメモリ１２又は補助記憶デバイス１３に保存されている。

プロセッサ１１は、領収証コード７１を認識し終えると、この領収証コード７１から項目Ｄに相当する科目区分を検出する（Ａｃｔ５９）。
ここにプロセッサ１１は、Ａｃｔ５７及びＡｃｔ５８の処理により検出手段を実現する。

プロセッサ１１は、領収証コード７１から検出した科目区分で仕分けテーブル１３２を検索して、当該科目区分に対応して設定されている保存先フォルダ名を検出する。そしてプロセッサ１１は、この保存先フォルダ名と一致するフォルダ名が設定された領収証フォルダ１３１を、領収証メール８０で通知された領収証７０の電子データ保存先として決定する（Ａｃｔ６０）。プロセッサ１１は、揮発性メモリ領域に記憶した領収証７０の画像データを、保存先に決定した領収証フォルダ１３１に保存する（Ａｃｔ６１）。
ここに、プロセッサ１１は、Ａｃｔ６０及びＡｃｔ６１の処理を実行することによって、仕分け手段を実現する。

このように動作する第２の実施形態においても、第１の実施形態と同様の作用効果を奏し得る。

また第２の実施形態では、領収証７０の画像データから文字認識を行うことによって領収証コードを取得している。したがって、領収証メール８０のメッセージデータから領収証コードを省略できる。

以下、実施形態の変形例について説明する。
前記各実施形態では、文書管理装置１０の補助記憶デバイス１３に複数の領収証フォルダ１３１としての記憶領域を確保した。領収証フォルダ１３１としての記憶領域は、文書管理装置１０に接続された外部機器の記憶装置であってもよい。この場合、文書管理装置１０のプロセッサは、領収証コード７１から検出した科目区分で特定される保存先フォルダ名とともに領収証７０の画像データを外部機器に出力すればよい。

前記第１の実施形態では、領収証メール８０のメッセージデータ８２から領収証コードを検出する場合を例示した。また第２の実施形態では、領収証７０の画像データに対して文字認識を行うことによって領収証コードを検出（認識）する場合を例示した。領収証コードを検出する手段は、これらに限定されるものではない。例えば、領収証メール８０のメッセージデータ８２に含まれるダウンロードアドレスに領収証コードをそのまま又は暗号化して含ませ、プロセッサ１１が、ダウンロードアドレスを解析して、領収証コードを検出してもよい。

領収証７０の電子データが作成され、その領収証７０を受け取る側に電子メールで通知されるまでの動作については、特に限定されるものではない。例えば科目区分の入力は必須ではない。金銭支払い者が領収証７０を電子データで受け取ることを希望した場合に、ＰＯＳ端末において科目区分の入力を受け付け、入力された科目区分を領収証準備データに含めることで、科目区分の入力を省略することができる。また、宛名及びメールアドレスについては文字入力しなくてもよい。金銭支払い者がポイント会員などの会員である場合、会員情報が蓄積されたデータベースから、宛名とメールアドレスとを取得してもよい。

受信した電子メールが領収証メール８０であるか否かを、ヘッダデータ８１の題目以外の項目によって判定してもよい。例えば予め領収証メール８０の差出人情報を設定しておき、受信した電子メールの差出人が該当する場合にその受信メールを領収証メール８０と判定してもよい。

なお、文書管理装置１０の譲渡は一般に、領収証管理プログラムがメインメモリ１２又は補助記憶デバイス１３に記憶された状態にて行われる。しかしこれに限らず、領収証管理プログラムがメインメモリ１２又は補助記憶デバイス１３に記憶されていない状態で譲渡されてもよい。そしてこの場合は、文書管理装置１０が備える書き込み可能な記憶デバイスに、この文書管理装置１０とは個別に譲渡された領収証管理プログラムがユーザなどの操作に応じて書き込まれてもよい。領収証管理プログラムの譲渡は、リムーバブルな記録媒体に記録して、あるいはネットワークを介した通信により行うことができる。記録媒体は、ＣＤ−ＲＯＭ，メモリカード等のようにプログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能であれば、その形態は問わない。また、プログラムのインストールやダウンロードにより得る機能は、装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。

この他、本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

１０…文書管理装置、１１…プロセッサ、１２…メインメモリ、１３…補助記憶デバイス、１４…通信インターフェース、１５…入力デバイス、１６…表示デバイス、１７…ＬＡＮコントローラ、２０…電子領収証サーバ、３０…メールサーバ、４０…情報端末、１３１…領収証フォルダ、１３２…仕分けテーブル。

Claims (6)

1. 領収証の電子データを通知するための電子メールを受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信した前記電子メールに基づいて、当該電子メールにより電子データとして通知される領収証の金額を経費とする勘定科目を検出する検出手段と、
   前記検出手段により検出された勘定科目に基づいて前記領収証の電子データを仕分ける仕分け手段と、
   を具備する文書管理装置。
2. 前記検出手段は、領収証毎に生成される一意の領収証コードから前記勘定科目を検出する、請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記検出手段は、前記受信手段で受信した前記電子メールから前記領収証コードを取得し、前記勘定科目を検出する、請求項２記載の文書管理装置。
4. 前記検出手段は、前記領収証の電子データから前記領収証コードを取得し、前記勘定科目を検出する、請求項２記載の文書管理装置。
5. 前記領収証の電子データを保存するための複数領域を有した記憶部、をさらに備え、
   前記仕分け手段は、前記複数領域のうち前記検出手段により検出された勘定科目から特定される領域に前記領収証の電子データを出力する、請求項１乃至４のうちいずれか一に記載の文書管理装置。
6. 領収証の電子データを通知するための電子メールを受信するコンピュータに、
   前記受信した前記電子メールに基づいて、当該電子メールにより電子データとして通知される領収証の金額を経費受信手段とする勘定科目を検出する機能と、
   前記検出された勘定科目に基づいて前記領収証の電子データを仕分ける機能と、
   を実現させるためのプログラム。