JP2022076667A - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、ユーザから得られる情報を考慮せずに装置に設定可能な宛先の更新処理を行う構成に比べて、誤送信の発生を抑制することを目的とする。
【解決手段】プロセッサを備え、前記プロセッサは、通信手段を介して接続されている複数の装置の各々に設定可能な宛先の中から、２以上の前記装置に各々設定可能な前記宛先を複数組み合わせた宛先グループを複数設定し、認証情報の入力により認証されたユーザから得られる取得情報を用いて、前記宛先グループに含まれる前記宛先の更新処理を行う優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定する。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。

特許文献１には、ユーザが望むユーザ情報へのアクセス速度を低下させることなく、メモリ容量の増大を抑制できる画像形成装置が記載されている。

特開２０１２－０４９９７０号公報

拠点Ａ及び拠点Ｂ等の複数の拠点で構成されたシェアオフィスには、各拠点に一台又は複数台の画像形成装置が設置されていることが多い。また、シェアオフィスに設置された画像形成装置には、各拠点の画像形成装置に設定可能な宛先の中から、２以上の拠点の画像形成装置に各々設定可能な宛先を複数組み合わせた宛先グループを設定可能なものが存在する。そして、当該画像形成装置には、宛先グループに含まれる宛先の追加又は削除等を行う更新処理がユーザの操作に基づき実行されるものが存在する。当該更新処理は、一例として、宛先グループが設定された全ての拠点の画像形成装置を対象にすることができる。

ここで、シェアオフィスに設置された画像形成装置を対象に更新処理を実行する場合には、各拠点に画像形成装置が設置されている点、複数の拠点間の距離が離れている点、及び、多数のユーザが使用するために登録される宛先の数が多くなる点等により、当該更新処理の完了までに多くの時間を要することが想定される。そのため、更新処理を行う優先度を考慮しない場合には、一例として、送信対象の宛先グループに対する更新処理が完了せず、既に宛先グループから削除された宛先に情報が送付されてしまう等の誤送信が発生するおそれがある。

そこで、本発明は、ユーザから得られる情報を考慮せずに装置に設定可能な宛先の更新処理を行う構成に比べて、誤送信の発生を抑制することを目的とする。

第１の態様の情報処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、通信手段を介して接続されている複数の装置の各々に設定可能な宛先の中から、２以上の前記装置に各々設定可能な前記宛先を複数組み合わせた宛先グループを複数設定し、認証情報の入力により認証されたユーザから得られる取得情報を用いて、前記宛先グループに含まれる前記宛先の更新処理を行う優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定する。

第２の態様の情報処理装置は、第１の態様の情報処理装置であって、前記取得情報は、複数の前記宛先グループの各々が主催した催し物の単位時間あたりの開催頻度、複数の前記宛先グループの各々に含まれる前記宛先の数、複数の前記宛先グループの各々が単位時間あたりに発信した情報の発信頻度、及び、複数の前記宛先グループの各々が単位時間あたりに受信した情報の受信頻度の少なくとも１つの構成情報から構成される。

第３の態様の情報処理装置は、第２の態様の情報処理装置であって、前記プロセッサは、前記取得情報が複数の前記構成情報から構成される場合、個々の前記構成情報に応じた重み付けをした演算結果を用いて前記優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定する。

第４の態様の情報処理装置は、第２又は第３の態様の情報処理装置であって、前記プロセッサは、複数の前記宛先グループにおいて、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する前記宛先が含まれる前記宛先グループの数が予め定めた閾値を上回る場合、複数の前記装置の中の一部の前記装置を対象に前記更新処理を行う。

第５の態様の情報処理装置は、第２の態様の情報処理装置であって、前記プロセッサは、複数の前記宛先グループにおいて、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する前記宛先が含まれる前記宛先グループの数が予め定めた閾値を下回る場合、当該ユーザに対応する前記宛先が含まれる前記宛先グループのみを対象に前記更新処理を行う。

第６の態様の情報処理装置は、第１から第５の何れかの態様の情報処理装置であって、前記プロセッサは、前記宛先グループに含まれる前記宛先に対応する対応ユーザに対してのみ、当該宛先グループに含まれる前記宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及び当該宛先グループに含まれる前記宛先の編集を可能とする編集権限の少なくとも１つを付与するか否かの権限設定を受付ける。

第７の態様の情報処理装置は、第６の態様の情報処理装置であって、前記プロセッサは、前記宛先グループが主催した催し物の種類に応じて、前記対応ユーザに対してのみ前記閲覧権限及び前記編集権限の少なくとも１つを付与するか否かを決定する。

第８の態様の情報処理装置は、第６又は第７の態様の情報処理装置であって、前記対応ユーザには、認証情報の入力により認証可能な認証可能ユーザと、前記認証可能ユーザとなり得ない認証不能ユーザと、が含まれ、前記プロセッサは、前記対応ユーザに前記認証可能ユーザ及び前記認証不能ユーザが含まれる場合、前記認証可能ユーザに対してのみ前記閲覧権限及び前記編集権限の少なくとも１つを付与する。

第９の態様の情報処理装置は、第１から第８の何れかの態様の情報処理装置であって、前記プロセッサは、前記優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定した後、認証情報の入力により認証されたユーザにより選択された前記宛先グループに含まれる前記宛先の前記更新処理を直近に行った更新日を表示させる。

第１０の態様の情報処理プログラムは、コンピュータに、通信手段を介して接続されている複数の装置の各々に設定可能な宛先の中から、２以上の前記装置に各々設定可能な前記宛先を複数組み合わせた宛先グループを複数設定し、認証情報の入力により認証されたユーザから得られる取得情報を用いて、前記宛先グループに含まれる前記宛先の更新処理を行う優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定する、処理を実行させる。

第１の態様によれば、ユーザから得られる情報を考慮せずに装置に設定可能な宛先の更新処理を行う構成に比べて、誤送信の発生が抑制される。

第２の態様によれば、少なくとも１つの構成情報を用いて、優先度が複数の宛先グループの各々に設定される。

第３の態様によれば、取得情報が複数の構成情報から構成される場合に、各構成情報の重要度が考慮された優先度が複数の宛先グループの各々に設定される。

第４の態様によれば、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する宛先が含まれる宛先グループの数が予め定めた閾値を上回る場合に複数の装置全てを対象に更新処理を行う構成に比べて、更新処理に要する時間が短縮される。

第５の態様によれば、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する宛先が含まれる宛先グループの数が予め定めた閾値を下回る場合に全ての宛先グループを対象に更新処理を行う構成に比べて、更新処理に要する時間が短縮される。

第６の態様によれば、情報処理装置を使用可能なユーザ全てに対して閲覧権限及び編集権限の少なくとも１つを付与する構成に比べて、情報処理装置から取得可能な情報の秘匿性を高められる。

第７の態様によれば、宛先グループが主催した催し物の種類に応じて、情報処理装置から取得可能な情報の公開範囲が制限される。

第８の態様によれば、対応ユーザに認証可能ユーザ及び認証不能ユーザが含まれる場合に対応ユーザ全てに対して閲覧権限及び編集権限の少なくとも１つを付与する構成に比べて、情報処理装置から取得可能な情報の秘匿性を高められる。

第９の態様によれば、更新処理を直近に行った更新日をユーザに認知させられる。

第１０の態様によれば、ユーザから得られる情報を考慮せずに装置に設定可能な宛先の更新処理を行う構成に比べて、誤送信の発生が抑制される。

宛先共有システムの概略構成を示す図である 画像形成装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 画像形成装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 設定処理の流れを示すフローチャートである。 画像形成装置に設定された宛先を示す表示例である。 拠点間宛先グループを示す第１の表示例である。 更新処理の流れを示すフローチャートである。 取得情報を示す表示例である。 最新の宛先表Ａ及び宛先表Ｂを示す表示例である。 拠点間宛先グループを示す第２の表示例である。 送信処理の流れを示すフローチャートである。 確認画面を示す表示例である。 拠点間宛先グループを示す第３の表示例である。 ユーザの利用頻度を示した説明図である。 拠点間宛先グループを示す第４の表示例である。 権限設定の設定画面を示す第１の表示例である。 権限設定の設定画面を示す第２の表示例である。 イベント公開情報を示す表示例である。 拠点間宛先グループを示す第５の表示例である。

（第１の実施形態）
以下、本実施の形態に係る宛先共有システムについて説明する。
図１は、宛先共有システムの概略構成を示す図である。

図１に示すように、宛先共有システムは、画像形成装置１０と、画像形成装置５０と、管理サーバ９０と、クラウドストレージ９２とを含む。

画像形成装置１０及び画像形成装置５０は、一例として、複数の企業がオフィススペースを共同利用するシェアオフィス内に設置されている。第１の実施形態では、当該シェアオフィスは、拠点Ａ及び拠点Ｂ等の物理的に離れた複数の拠点で構成されている。そして、画像形成装置１０は、複数の拠点の中の「拠点Ａ」に設置され、画像形成装置５０は、複数の拠点の中の「拠点Ｂ」に設置されている。画像形成装置１０及び画像形成装置５０は情報処理装置の一例である。

管理サーバ９０は、シェアオフィスの管理者が管理するコンピュータであり、後述するイベントの開催頻度を少なくとも記憶する。

クラウドストレージ９２は、種々のデータを記憶する記憶装置である。このクラウドストレージ９２は、後述する取得情報を少なくとも記憶する。

画像形成装置１０、画像形成装置５０、管理サーバ９０、及びクラウドストレージ９２は、ネットワークＮを介して接続され、互いに通信可能となっている。このネットワークＮには、例えば、インターネット、ＬＡＮ（＝Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＷＡＮ（＝Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等が適用される。ネットワークＮは「通信手段」の一例である。

図２は、画像形成装置１０のハードウェア構成を示すブロック図である。
図２に示すように、画像形成装置１０は、画像形成装置１０の動作を制御する制御部２０を備えている。この制御部２０は、ＣＰＵ２２（＝Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）、ＲＯＭ２４（＝Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ２６（＝Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、及び入出力インターフェース（＝Ｉ／Ｏ）２８がバスを介して相互に通信可能に接続されている。ＣＰＵ２２は「プロセッサ」の一例である。

ＣＰＵ２２は、中央演算処理ユニットであり、各種プログラムを実行したり、各部を制御したりする。すなわち、ＣＰＵ２２は、ＲＯＭ２４又は後述する記憶部３０からプログラムを読み出し、ＲＡＭ２６を作業領域としてプログラムを実行する。ＣＰＵ２２は、ＲＯＭ２４又は記憶部３０に記録されているプログラムにしたがって、上記各構成の制御及び各種の演算処理を行う。第１の実施形態では、ＲＯＭ２４又は記憶部３０には、少なくとも後述する設定処理、更新処理、及び送信処理を実行するための情報処理プログラムが格納されている。なお、情報処理プログラムは、画像形成装置１０に予めインストールされていてもよいし、不揮発性の記憶媒体に記憶したり、又は、ネットワークＮを介して配布したりして、画像形成装置１０に適宜インストールしてもよい。不揮発性の記憶媒体の例としては、ＣＤ-ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＨＤＤ（＝Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、ＤＶＤ-ＲＯＭ、フラッシュメモリ、メモリカード等が想定される。

ＲＯＭ２４は、各種プログラム及び各種データを格納する。ＲＡＭ２６は、作業領域として一時的にプログラム又はデータを記憶する。

Ｉ／Ｏ２８には、記憶部３０、表示部３２、操作部３４、画像形成部３６、原稿読取部３８、及び通信部４０が接続されている。これらの各部は、Ｉ／Ｏ２８を介して、ＣＰＵ２２と相互に通信可能とされている。

記憶部３０は、ＨＤＤ、ＳＳＤ（＝Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）又はフラッシュメモリ等の記憶装置により構成され、各種プログラム、及び各種データを格納する。

表示部３２には、例えば、液晶ディスプレイ（＝ＬＣＤ:Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）又は有機ＥＬ（＝Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）ディスプレイ等が用いられる。表示部３２は、タッチパネルを一体的に有している。

操作部３４には、テンキー又はスタートキー等の各種の操作キーが設けられている。

表示部３２及び操作部３４は、画像形成装置１０のユーザから各種の指示を受け付ける。この各種の指示には、例えば、原稿の読み取りを開始させる指示、及び原稿のコピーを開始させる指示等が含まれる。表示部３２は、ユーザから受け付けた指示に応じて実行された処理の結果、及び処理に対する通知等の各種の情報を表示する。

原稿読取部３８は、画像形成装置１０の上部に設けられた図示しない自動原稿送り装置の給紙台に置かれた原稿を１枚ずつ取り込み、取り込んだ原稿を光学的に読み取って画像情報を得る。あるいは、原稿読取部３８は、プラテンガラス等の原稿台に置かれた原稿を光学的に読み取って画像情報を得る。

画像形成部３６は、原稿読取部３８による読み取りによって得られた画像情報、又は、ネットワークＮを介して接続された外部のＰＣ等から得られた画像情報に基づく画像を、紙等の記録媒体に形成する。

通信部４０は、画像形成装置１０が外部のＰＣ及び画像形成装置５０等と通信するためのインターフェースである。当該通信には、たとえば、イーサネット（登録商標）若しくはＦＤＤＩ等の有線通信の規格、又は、４Ｇ、５Ｇ、若しくはＷｉ－Ｆｉ（登録商標）等の無線通信の規格が用いられる。

上記の情報処理プログラムを実行する際に、画像形成装置１０は、上記のハードウェア資源を用いて、当該情報処理プログラムに基づく処理を実行する。

図３は、画像形成装置５０のハードウェア構成を示すブロック図である。
図３に示すように、画像形成装置５０は、画像形成装置５０の動作を制御する制御部６０を備えている。この制御部６０は、ＣＰＵ６２、ＲＯＭ６４、ＲＡＭ６６、及びＩ／Ｏ６８がバスを介して相互に通信可能に接続されている。ＣＰＵ６２は「プロセッサ」の一例である。

ＣＰＵ６２は、中央演算処理ユニットであり、各種プログラムを実行したり、各部を制御したりする。すなわち、ＣＰＵ６２は、ＲＯＭ６４又は後述する記憶部７０からプログラムを読み出し、ＲＡＭ６６を作業領域としてプログラムを実行する。ＣＰＵ６２は、ＲＯＭ６４又は記憶部７０に記録されているプログラムにしたがって、上記各構成の制御及び各種の演算処理を行う。第１の実施形態では、ＲＯＭ６４又は記憶部７０には、少なくとも後述する設定処理、更新処理、及び送信処理を実行するための情報処理プログラムが格納されている。なお、情報処理プログラムは、画像形成装置５０に予めインストールされていてもよいし、不揮発性の記憶媒体に記憶したり、又は、ネットワークＮを介して配布したりして、画像形成装置５０に適宜インストールしてもよい。不揮発性の記憶媒体の例としては、ＣＤ-ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＨＤＤ、ＤＶＤ-ＲＯＭ、フラッシュメモリ、メモリカード等が想定される。

ＲＯＭ６４は、各種プログラム及び各種データを格納する。ＲＡＭ６６は、作業領域として一時的にプログラム又はデータを記憶する。

Ｉ／Ｏ６８には、記憶部７０、表示部７２、操作部７４、画像形成部７６、原稿読取部７８、及び通信部８０が接続されている。これらの各部は、Ｉ／Ｏ６８を介して、ＣＰＵ６２と相互に通信可能とされている。

記憶部７０は、ＨＤＤ、ＳＳＤ又はフラッシュメモリ等の記憶装置により構成され、各種プログラム、及び各種データを格納する。

表示部７２には、例えば、液晶ディスプレイ又は有機ＥＬディスプレイ等が用いられる。表示部７２は、タッチパネルを一体的に有している。
操作部７４には、テンキー又はスタートキー等の各種の操作キーが設けられている。

表示部７２及び操作部７４は、画像形成装置５０のユーザから各種の指示を受け付ける。この各種の指示には、例えば、原稿の読み取りを開始させる指示、及び原稿のコピーを開始させる指示等が含まれる。表示部７２は、ユーザから受け付けた指示に応じて実行された処理の結果、及び処理に対する通知等の各種の情報を表示する。

原稿読取部７８は、画像形成装置５０の上部に設けられた図示しない自動原稿送り装置の給紙台に置かれた原稿を１枚ずつ取り込み、取り込んだ原稿を光学的に読み取って画像情報を得る。あるいは、原稿読取部７８は、プラテンガラス等の原稿台に置かれた原稿を光学的に読み取って画像情報を得る。

画像形成部７６は、原稿読取部７８による読み取りによって得られた画像情報、又は、ネットワークＮを介して接続された外部のＰＣ等から得られた画像情報に基づく画像を、紙等の記録媒体に形成する。

通信部８０は、画像形成装置５０が外部のＰＣ及び画像形成装置１０等と通信するためのインターフェースである。当該通信には、たとえば、イーサネット（登録商標）若しくはＦＤＤＩ等の有線通信の規格、又は、４Ｇ、５Ｇ、若しくはＷｉ－Ｆｉ（登録商標）等の無線通信の規格が用いられる。

上記の情報処理プログラムを実行する際に、画像形成装置５０は、上記のハードウェア資源を用いて、当該情報処理プログラムに基づく処理を実行する。

図４は、拠点間宛先グループを設定する設定処理の流れを示すフローチャートである。
拠点間宛先グループとは、複数の画像形成装置（例：画像形成装置１０及び画像形成装置５０）の各々に設定可能な宛先の中から、画像形成装置１０及び画像形成装置５０に各々設定可能な宛先を複数組み合わせたものである。拠点間宛先グループは「宛先グループ」の一例である。また、第１の実施形態は、上記の宛先として、メールアドレスと、当該メールアドレスに対応するユーザ名と、が設定されている。

なお、以下では、画像形成装置１０のＣＰＵ２２が設定処理を行う場合について説明する。ＣＰＵ２２がＲＯＭ２４又は記憶部３０から情報処理プログラムを読み出して、ＲＡＭ２６に展開して実行することにより、画像形成装置１０による設定処理が行われる。

図４に示すステップＳ１０において、ＣＰＵ２２は、ＲＯＭ２４又は記憶部３０から、拠点Ａに設置された画像形成装置１０に設定された宛先表Ａを取得する。そして、ステップＳ１１に進む。

ここで、宛先表Ａは、上記のように、画像形成装置１０のＲＯＭ２４又は記憶部３０に記憶されている。この宛先表Ａには、画像形成装置１０に設定された全ての宛先が含まれている。第１の実施形態では、シェアオフィスを利用可能な全てのユーザに対して、宛先表Ａを閲覧可能とする閲覧権限が付与されている。

ステップＳ１１において、ＣＰＵ２２は、通信部４０を介して、拠点Ｂに設置された画像形成装置５０に設定された宛先表Ｂを取得する。そして、ステップＳ１２に進む。

ここで、宛先表Ｂは、画像形成装置５０のＲＯＭ６４又は記憶部７０に記憶されている。この宛先表Ｂには、画像形成装置５０に設定された全ての宛先が含まれている。第１の実施形態では、シェアオフィスを利用可能な全てのユーザに対して、宛先表Ｂを閲覧可能とする閲覧権限が付与されている。

ステップＳ１２において、ＣＰＵ２２は、画像形成装置１０及び画像形成装置５０の各々に設定可能な宛先の中から、画像形成装置１０及び画像形成装置５０に各々設定可能な宛先を複数組み合わせて、拠点間宛先グループを生成する。そして、当該処理を終了する。

図５は、画像形成装置１０及び画像形成装置５０のそれぞれに設定された全ての宛先を示す表示例である。具体的には、図５（Ａ）は、宛先表Ａに含まれる全ての宛先を示し、図５（Ｂ）は、宛先表Ｂに含まれる全ての宛先を示している。

図５（Ａ）に示すように、画像形成装置１０の宛先表Ａには、ユーザ１及びユーザ２で構成された「Ａグループ」、ユーザ３及びユーザ４で構成された「Ｂグループ」、及びユーザ５及びユーザ６で構成された「Ｃグループ」の３グループが含まれている。

図５（Ｂ）に示すように、画像形成装置５０の宛先表Ｂには、ユーザ７及びユーザ８で構成された「Ａグループ」、ユーザ９及びユーザ１０で構成された「Ｂグループ」、及びユーザ１１及びユーザ１２で構成された「Ｄグループ」の３グループが含まれている。

なお、図５では、宛先表Ａ及び宛先表Ｂのそれぞれに複数の宛先が組み合わされたグループが設定されている例を示したが、これに限らず、宛先表Ａ及び宛先表Ｂは個々の宛先が列挙された形式であってもよい。

図６は、拠点間宛先グループを示す第１の表示例である。なお、図６では、当該拠点間宛先グループが画像形成装置１０の表示部３２に表示された状態を示している。

図６に示すように、当該拠点間宛先グループには、ユーザ１、ユーザ２、ユーザ７、及びユーザ８で構成された「Ａグループ」、ユーザ３、ユーザ４、ユーザ９、及びユーザ１０で構成された「Ｂグループ」、ユーザ５及びユーザ６で構成された「Ｃグループ」、及びユーザ１１及びユーザ１２で構成された「Ｄグループ」の４グループが含まれている。

このように、ＣＰＵ２２は、図４に示すステップＳ１２において、宛先表Ａ及び宛先表Ｂで共通するグループ（例：Ａグループ及びＢグループ）については、当該グループに含まれる宛先を組み合わせた一の拠点間宛先グループ（例：Ａグループ及びＢグループ）を生成する。また、ＣＰＵ２２は、図４に示すステップＳ１２において、宛先表Ａ又は宛先表Ｂに単独で存在するグループ（例：Ｃグループ及びＤグループ）については、当該グループに含まれる宛先を維持した拠点間宛先グループ（例：Ｃグループ及びＤグループ）を生成する。

第１の実施形態では、図４に示すステップＳ１２で生成された拠点間宛先グループが、シェアオフィスの各拠点に設置された画像形成装置に共有され、各画像形成装置に記憶される。例えば、図４に示すステップＳ１２で生成された拠点間宛先グループ（図６参照）は、画像形成装置１０のＲＯＭ２４又は記憶部３０、及び、画像形成装置５０のＲＯＭ６４又は記憶部７０に記憶される。

図７は、拠点間宛先グループを更新する更新処理の流れを示すフローチャートである。なお、以下では、画像形成装置１０で更新処理が行われる場合について説明する。ＣＰＵ２２がＲＯＭ２４又は記憶部３０から情報処理プログラムを読み出して、ＲＡＭ２６に展開して実行することにより、画像形成装置１０による更新処理が行われる。

図７に示すステップＳ２０において、ＣＰＵ２２は、画像形成装置１０に対するユーザ認証を行う。そして、ステップＳ２１に進む。一例として、ＣＰＵ２２は、予め登録されたユーザの「ユーザ名」及び「パスワード」と、入力された「ユーザ名」及び「パスワード」とが一致した場合、当該ユーザによる画像形成装置１０へのログインを許可する。このように、第１の実施形態では、「認証情報」として「ユーザ名」及び「パスワード」を入力させるパスワード認証でユーザ認証を行っている。

ステップＳ２１において、ＣＰＵ２２は、通信部４０を介して、認証情報の入力により認証されたユーザから得られる取得情報をクラウドストレージ９２から取得する。そして、ステップＳ２２に進む。なお、取得情報の詳細については後述する。

ステップＳ２２において、ＣＰＵ２２は、拠点間宛先グループに含まれる宛先の更新処理を行う更新優先度を複数の拠点間宛先グループの各々に設定する。そして、ステップＳ２３に進む。更新優先度は「優先度」の一例である。

図８は、クラウドストレージ９２に記憶された取得情報を示す表示例である。
図８に示すように、クラウドストレージ９２には、取得情報として、拠点間宛先グループの各々に対応する「イベントの開催頻度」、「グループ規模」、「発信頻度」、「受信頻度」、「評価値」、及び「更新優先度」が記憶されている。

イベントの開催頻度とは、各拠点間宛先グループが直近３ヶ月以内に主催した展示会、セミナー、研修会、及び製品発表会等のイベントの開催回数である。イベントは「催し物」の一例であり、直近３ヶ月以内は「単位時間あたり」の一例である。このイベントの開催頻度の元データは、管理サーバ９０に記憶されており、予め定めた頻度で管理サーバ９０の最新データがクラウドストレージ９２に書き込まれる。なお、第１の実施形態では、イベントの開催頻度が高くなるほど、後述する更新優先度が高くなる。

グループ規模とは、各拠点間宛先グループに含まれる宛先に対応するグループ内ユーザの人数である。グループ内ユーザは「対応ユーザ」の一例である。なお、第１の実施形態では、グループ規模が大きくなるほど、後述する更新優先度が高くなる。

発信頻度とは、各拠点間宛先グループのグループ内ユーザにより直近３ヶ月以内に発信された情報の発信回数である。上記の「発信された情報」としては、スキャンデータをメールで送信した送信回数、及びＦＡＸを送信した送信回数等が想定される。直近３ヶ月以内は「単位時間あたり」の一例である。なお、第１の実施形態では、発信頻度が多くなるほど、後述する更新優先度が高くなる。

受信頻度とは、各拠点間宛先グループを送信先として直近３ヶ月以内に受信された情報の受信回数である。上記の「受信された情報」としては、スキャンデータをメールで受信した受信回数、及びＦＡＸを受信した受信回数等が想定される。直近３ヶ月以内は「単位時間あたり」の一例である。なお、第１の実施形態では、受信頻度が多くなるほど、後述する更新優先度が高くなる。

上記の「グループ規模」、「発信頻度」、及び「受信頻度」は、シェアオフィスの各拠点に設置された画像形成装置で管理されるデータであり、当該画像形成装置でデータの更新が行われた場合に最新データがクラウドストレージ９２に書き込まれる。

評価値とは、イベントの開催頻度、グループ規模、発信頻度、及び受信頻度の各々に応じた重み付けをした演算結果である。第１の実施形態では、一例として、イベントの開催頻度の重みを「×１」、グループ規模の重みを「×２」、発信頻度の重みを「×３」、受信頻度の重みを「×４」としている。

更新優先度とは、後述する更新処理が実行される順序である。この更新優先度は、評価値の値が大きい順に優先度が高くなっている。

例えば、図８では、Ａグループの評価値が「３×１＋４×２＋５×３＋２×４＝３４」、Ｂグループの評価値が「４×１＋４×２＋１０×３＋９×４＝７８」、Ｃグループの評価値が「１×１＋２×２＋４×３＋３×４＝２９」、Ｄグループの評価値が「７×１＋２×２＋２×３＋１×４＝２１」となっている。この結果、図８に示す更新優先度は、更新優先度が「１」のＢグループが最も高く、その後はＡグループ、Ｃグループ、Ｄグループの順となっている。

ここで、図８では、更新優先度として「１以上の数値」を設定していたが、これに加え、更新優先度として「０」又は「なし」等を設定することにより、更新処理が実行されない拠点間宛先グループを示すことができる。例えば、一部の拠点間宛先グループを対象に更新処理を実行する場合は、更新処理を実行する拠点間宛先グループの更新優先度には図８に示すような「１以上の数値」を設定し、更新処理を実行しない拠点間宛先グループの更新優先度には「０」を設定することが想定される。

図７に戻って、ステップＳ２３において、ＣＰＵ２２は、ステップＳ２２で設定された更新優先度に応じた順序で拠点間宛先グループに含まれる宛先の更新処理を行う。そして、当該処理を終了する。

なお、ステップＳ２３の処理は以下の流れで行われる。
ステップＳ２３において、ＣＰＵ２２は、ＲＯＭ２４又は記憶部３０及び画像形成装置５０のＲＯＭ６４又は記憶部７０から、最新の宛先表Ａ及び宛先表Ｂを取得する。

図９は、最新の宛先表Ａ及び宛先表Ｂを示す表示例である。図９（Ａ）に示す最新の宛先表Ａは、図４に示すステップＳ１０で取得した宛先表Ａ（図５（Ａ）参照）とは、Ａグループに「ユーザ１３」が追加されている点で相違している。また、図９（Ｂ）に示す最新の宛先表Ｂは、図４に示すステップＳ１１で取得した宛先表Ｂ（図５（Ｂ）参照）とは、Ｂグループから「ユーザ１０」が削除されている点で相違している。

続いて、ＣＰＵ２２は、上記で取得した最新の宛先表Ａ及び宛先表Ｂを基に拠点間宛先グループに含まれる宛先を更新する。

図１０は、拠点間宛先グループを示す第２の表示例である。図１０に示す拠点間宛先グループは、図４に示すステップＳ１２で生成した拠点間宛先グループ（図６参照）に対して、Ａグループに「ユーザ１３」を追加する更新、及びＢグループから「ユーザ１０」を削除する更新が行われた後の状態を示している。なお、図１０に示す拠点間宛先グループのうち、Ｃグループ及びＤグループは、図４に示すステップＳ１２で生成した拠点間宛先グループ（図６参照）から変化していない。このように、第１の実施形態では、実際の宛先の更新の有無に関わらず、全ての拠点間宛先グループを対象に更新処理が実行される。

ここで、第１の実施形態では、画像形成装置１０で図７に示すステップＳ２３が行われたことに基づいて、シェアオフィスの拠点Ｂに設置された画像形成装置５０についても上記と同様の更新処理が行われる。その結果、画像形成装置５０のＲＯＭ６４又は記憶部７０に記憶された拠点間宛先グループについても、図１０に示す拠点間宛先グループと同内容に更新される。

図１１は、特定の拠点間宛先グループにスキャンデータをメールで送信する送信処理の流れを示すフローチャートである。なお、以下では、画像形成装置１０で送信処理が行われる場合について説明する。ＣＰＵ２２がＲＯＭ２４又は記憶部３０から情報処理プログラムを読み出して、ＲＡＭ２６に展開して実行することにより、画像形成装置１０による送信処理が行われる。

図１１に示すステップＳ３０において、ＣＰＵ２２は、画像形成装置１０に対するユーザ認証を行う。そして、ステップＳ３１に進む。なお、このステップＳ３０では、図７に示すステップＳ２０と同様に、パスワード認証でユーザ認証が行われる。

ステップＳ３１において、ＣＰＵ２２は、スキャンデータをメールで送信する送信先を受付ける。そして、ステップＳ３２に進む。例えば、ステップＳ３１では、図１０に示す拠点間宛先グループが表示部３２に表示され、当該拠点間宛先グループの中から選択された特定の拠点間宛先グループ（例：Ｂグループ）が送信先として設定される。

ステップＳ３２において、ＣＰＵ２２は、ステップＳ３１で送信先として受付けた特定の拠点間宛先グループ（例：Ｂグループ）に含まれる宛先の更新処理を直近に行った更新日を表示部３２に表示させる。そして、ステップＳ３３に進む。

図１２は、スキャンデータをメールで送信する前に表示部３２に表示される確認画面を示す表示例である。

図１２に示すように、確認画面には、送信先を示す送信先情報３１、更新処理を直近に行った更新日を示す更新日情報３３、送信するボタン３５、及び送信しないボタン３７が表示されている。例えば、図１２では、送信先情報３１が「Ｂグループ」、更新日情報３３が「２０２０年１１月１１日」と表示されている。また、第１の実施形態では、確認画面の表示中にユーザによる送信するボタン３５の操作があった場合には、スキャンデータがメールで送信される（図１１に示すステップＳ３３参照）。一方、第１の実施形態では、確認画面の表示中にユーザによる送信しないボタン３７の操作があった場合は、図１１に示す送信処理が中止されて表示部３２の画面が予め定めた内容へと変化する。

図１１に戻って、ステップＳ３３において、ＣＰＵ２２は、ステップＳ３１で送信先として受付けた特定の拠点間宛先グループ（例：Ｂグループ）に含まれる宛先に対してスキャンデータをメールで送信する。そして、当該処理を終了する。なお、上記のように、ステップＳ３３は、図１２に示す確認画面の表示中にユーザによる送信するボタン３５の操作があった場合に実行される。

ここで、第１の実施形態では、画像形成装置１０に対するユーザ認証が行われた後（図７に示すステップＳ２０参照）に、拠点間宛先グループに含まれる宛先が更新される（図７に示すステップＳ２３参照）。このように、第１の実施形態では、シェアオフィス内に設置された画像形成装置にユーザがログインしている間に拠点間宛先グループに含まれる宛先が更新されることとなっている。

ＣＰＵ２２は、画像形成装置１０にユーザがログイン（図７に示すステップＳ２０及び図１１に示すステップＳ３０参照）した後、ステップＳ２１からステップＳ２３までの処理及びステップＳ３１からステップＳ３３までの処理を実行可能となる。そして、第１の実施形態では、ＣＰＵ２２による並列処理が実行可能となっており、ステップＳ２１からステップＳ２３までの処理及びステップＳ３１からステップＳ３３までの処理は並列して実行される。

そのため、上記の図１１に示すステップＳ３１の説明では、図１０に示す拠点間宛先グループが表示部３２に表示されると記載したが、処理の進行状況によっては、当該ステップＳ３１において図６に示す拠点間宛先グループが表示部３２に表示されることもある。このように、更新前の拠点間宛先グループが表示部３２に表示されると、当該更新前の拠点間宛先グループの何れかが送信先として設定され、例えば、既に拠点間宛先グループから削除された宛先に情報が送付されてしまう等の誤送信が発生するおそれがある。なお、当該「誤送信」には、上記のような間違った宛先に届くことに加え、宛先エラーで何れの宛先にも届かないこと、及び、新規に拠点間宛先グループに追加された宛先に情報が送付されないことも含まれる。

上記の問題点は、拠点Ａ及び拠点Ｂ等の複数の拠点で構成されたシェアオフィスに設置された画像形成装置において顕著に発生する。具体的には、シェアオフィスで画像形成装置を使用する場合には、各拠点に画像形成装置が設置されている点、複数の拠点間の距離が離れている点、及び、多数のユーザが使用するために登録される宛先の数が多くなる点等により、更新処理の完了までに多くの時間を要することで、更新処理の完了前に送信処理が完了することがあり得るためである。

そこで、第１の実施形態では、ＣＰＵ２２が、拠点間宛先グループを複数設定し、認証情報の入力により認証されたユーザから得られる取得情報を用いて、拠点間宛先グループに含まれる宛先の更新処理を行う更新優先度を複数の拠点間宛先グループの各々に設定する。このように、第１の実施形態では、更新優先度を複数の拠点間宛先グループの各々に設定することで、少なくとも更新優先度の高い拠点間宛先グループについて、送信処理の完了前に更新処理が完了する可能性を高められる。

以上の構成により、第１の実施形態によれば、ユーザから得られる情報を考慮せずに画像形成装置に設定可能な宛先の更新処理を行う構成に比べて、誤送信の発生が抑制される。

また、第１の実施形態における取得情報は、上記した、イベントの開催頻度、グループ規模、発信頻度、及び受信頻度の構成情報から構成されている。そのため、第１の実施形態によれば、上記の構成情報を用いて、更新優先度が複数の拠点間宛先グループの各々に設定される。なお、当該構成情報には、必ずしも、イベントの開催頻度、グループ規模、発信頻度、及び受信頻度の全てを含む必要はなく、イベントの開催頻度、グループ規模、発信頻度、及び受信頻度の少なくとも１つを含めばよい。

また、第１の実施形態では、ＣＰＵ２２が、個々の構成情報に応じた重み付けをした演算結果を用いて更新優先度を複数の拠点間宛先グループの各々に設定する。そのため、第１の実施形態によれば、各構成情報の重要度が考慮された更新優先度が複数の拠点間宛先グループの各々に設定される。

また、第１の実施形態では、ＣＰＵ２２が、更新優先度を複数の拠点間宛先グループの各々に設定した後、認証情報の入力により認証されたユーザにより選択された特定の拠点間宛先グループに含まれる宛先の更新処理を直近に行った更新日を表示させる（図１１に示すステップＳ３２参照）。そのため、第１の実施形態によれば、更新処理を直近に行った更新日をユーザに認知させられる。

（第２の実施形態）
次に、第２の実施形態について他の実施形態との重複部分を省略又は簡略しつつ説明する。

第２の実施形態は、一部の拠点間宛先グループを対象に更新処理を実行可能な点で、全ての拠点間宛先グループを対象に更新処理が実行される第１の実施形態と異なっている。

第２の実施形態では、複数の拠点間宛先グループにおいて、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する宛先が含まれる拠点間宛先グループの数が「３」を下回る場合、ＣＰＵ２２が、当該ユーザに対応する宛先が含まれる拠点間宛先グループのみを対象に更新処理を行う。上記の「３」は「予め定めた閾値」の一例である。

以下、図１３を用いて、認証情報の入力により認証されたユーザを「ユーザ１」とした場合について説明する。

図１３は、拠点間宛先グループを示す第３の表示例である。なお、図１３では、当該拠点間宛先グループが画像形成装置１０の表示部３２に表示された状態を示している。

図１３に示すように、当該拠点間宛先グループには、ユーザ１、ユーザ２、ユーザ７、及びユーザ８で構成された「Ａグループ」、ユーザ１、ユーザ４、ユーザ９、及びユーザ１０で構成された「Ｂグループ」、ユーザ５及びユーザ６で構成された「Ｃグループ」、及びユーザ１１及びユーザ１２で構成された「Ｄグループ」の４グループが含まれている。この例では、認証情報の入力により認証されたユーザ１は、上記の４グループの中の２つの拠点間宛先グループに自己の宛先が含まれている。

上記の場合、ＣＰＵ２２は、図７に示すステップＳ２３において、ユーザ１に対応する宛先が含まれるＡグループ及びＢグループのみを対象に更新処理を行う。そのため、第２の実施形態によれば、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する宛先が含まれる拠点間宛先グループの数が「３」を下回る場合に全ての拠点間宛先グループを対象に更新処理を行う構成に比べて、更新処理に要する時間が短縮される。

（第３の実施形態）
次に、第３の実施形態について他の実施形態との重複部分を省略又は簡略しつつ説明する。

第３の実施形態は、シェアオフィスの一部の拠点に設置された画像形成装置を対象に更新処理を実行可能な点で、シェアオフィスの全ての拠点に設置された画像形成装置を対象に更新処理が実行される第１の実施形態と異なっている。

第３の実施形態では、シェアオフィスの複数の拠点のうち、認証情報の入力により認証されたユーザの利用頻度が予め定めた閾値を下回る拠点に設置された画像形成装置について更新処理の対象から除外され、それ以外の画像形成装置を対象に更新処理が行われる。

図１４は、シェアオフィスの複数の拠点の各々に対応するユーザの利用頻度を示した説明図である。なお、以下では、当該ユーザを「ユーザ１」とし、ユーザ１の利用頻度を例に説明する。

図１４に示すように、ユーザ１の利用頻度は、拠点Ａが「５回」、拠点Ｂが「１０回」、拠点Ｃが「４回」、拠点Ｄが「２回」となっている。この「利用頻度」は、例えば、各拠点への入室回数、又は各拠点での画像形成装置の利用回数とすることができる。なお、一例として、利用頻度を「各拠点への入室回数」とした場合には、利用頻度のデータを管理サーバ９０に記憶し、図７に示す更新処理の実行前に画像形成装置に当該データを読み出すことが想定される。また、一例として、利用頻度を「各拠点での画像形成装置の利用回数」とした場合には、利用頻度のデータをクラウドストレージ９２に記憶し、図７に示す更新処理の実行前に画像形成装置に当該データを読み出すことが想定される。

ここで、第３の実施形態では、複数の拠点間宛先グループにおいて、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する宛先が含まれる拠点間宛先グループの数が「２」を上回る場合、シェアオフィスの一部の拠点に設置された画像形成装置を対象に更新処理を行う。上記の「２」は「予め定めた閾値」の一例である。この場合、ＣＰＵ２２は、更新処理の実行前に取得したユーザの利用頻度に基づいて、シェアオフィスの複数の拠点のうち、当該利用頻度が予め定めた閾値である「５」を下回る拠点に設置された画像形成装置について更新処理の対象から除外し、当該利用頻度が「５以上」の画像形成装置を対象に更新処理を行う。

図１５は、拠点間宛先グループを示す第４の表示例である。なお、図１５では、当該拠点間宛先グループが画像形成装置１０の表示部３２に表示された状態を示している。

図１５に示すように、当該拠点間宛先グループには、ユーザ１、ユーザ２、ユーザ７、及びユーザ８で構成された「Ａグループ」、ユーザ１、ユーザ４、ユーザ９、及びユーザ１０で構成された「Ｂグループ」、ユーザ１及びユーザ６で構成された「Ｃグループ」、及びユーザ１１及びユーザ１２で構成された「Ｄグループ」の４グループが含まれている。この例では、認証情報の入力により認証されたユーザ１は、上記の４グループの中の３つの拠点間宛先グループに自己の宛先が含まれている。また、図１４に示すように、ユーザ１の利用頻度が「５以上」の拠点は「拠点Ａ」及び「拠点Ｂ」である。

上記の場合、ＣＰＵ２２は、ユーザ１の利用頻度が「５以上」の拠点Ａに設置された画像形成装置１０及び拠点Ｂに設置された画像形成装置５０のみを対象に更新処理を行う。そのため、第３の実施形態によれば、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する宛先が含まれる拠点間宛先グループの数が「２」を上回る場合にシェアオフィスの全ての拠点に設置された画像形成装置を対象に更新処理を行う構成に比べて、更新処理に要する時間が短縮される。

（第４の実施形態）
次に、第４の実施形態について他の実施形態との重複部分を省略又は簡略しつつ説明する。

第４の実施形態は、シェアオフィスを利用可能な一部のユーザに対して、当該シェアオフィスに設置された画像形成装置に設定された宛先を閲覧可能とする閲覧権限を付与する点で、シェアオフィスを利用可能な全てのユーザに当該閲覧権限を付与する第１の実施形態と異なっている。

図１６は、上記の閲覧権限、及びシェアオフィスに設置された画像形成装置に設定された宛先の編集を可能とする編集権限から構成される権限設定の設定画面を示す第１の表示例である。なお、図１６では、画像形成装置１０の表示部３２に表示された設定画面を示している。

図１６に示すように、設定画面には、メッセージ情報４１、グループ情報４３、進むボタン４５、及び戻るボタン４７が表示されている。なお、図１６に示す設定画面には、一例として、設定画面へ移行するための図示しない設定ボタンが操作されることで移行する。

例えば、図１６では、メッセージ情報４１として「権限設定を行う拠点間宛先グループを選択して下さい。」と表示されている。また、図１６では、グループ情報４３として、ＡグループからＤグループまでの各グループを示すグループ名と、グループ名の上部に設けられたチェックボックスと、が表示されている。なお、当該グループ情報４３では、Ａグループのチェックボックスにのみチェックマークが付されている。

第４の実施形態では、図１６に示す設定画面の表示中にユーザによる進むボタン４５の操作があった場合には、図１７に示す設定画面へと画面の内容が変化する。一方、図１６に示す設定画面の表示中にユーザによる戻るボタン４７の操作があった場合は、権限設定が中止されて表示部３２の画面が予め定めた内容へと変化する。

図１７は、権限設定の設定画面を示す第２の表示例である。なお、図１７では、画像形成装置１０の表示部３２に表示された設定画面を示している。

図１７に示すように、設定画面には、メッセージ情報４１、進むボタン４５、戻るボタン４７、及び変更情報４９が表示されている。

例えば、図１７では、メッセージ情報４１として「Ａグループの権限設定を変更しました。」と表示されている。また、図１７では、変更情報４９として「閲覧権限：グループ内ユーザのみ、編集権限：グループ内ユーザのみ」と表示されている。

第４の実施形態では、図１７に示す設定画面の表示中にユーザによる進むボタン４５の操作があった場合には、権限設定が確定されて表示部３２の画面が予め定めた内容へと変化する。これにより、Ａグループのグループ内ユーザに対してのみ、Ａグループに含まれる宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及びＡグループに含まれる宛先の編集を可能とする編集権限が付与される。一方、図１７に示す設定画面の表示中にユーザによる戻るボタン４７の操作があった場合は、権限設定が中止されて表示部３２の画面が予め定めた内容へと変化する。

以上のように、第４の実施形態では、ＣＰＵ２２が、拠点間宛先グループに含まれる宛先に対応するグループ内ユーザに対してのみ、当該拠点間宛先グループに含まれる宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及び当該拠点間宛先グループに含まれる宛先の編集を可能とする編集権限を付与するか否かの権限設定を受付ける。そのため、第４の実施形態によれば、シェアオフィスを利用可能な全てのユーザに対して閲覧権限及び編集権限を付与する構成に比べて、シェアオフィスに設置された画像形成装置から取得可能な情報の秘匿性を高められる。なお、当該権限設定には、必ずしも、閲覧権限及び編集権限の双方を含む必要はなく、閲覧権限及び編集権限の少なくとも１つを含めばよい。

（第５の実施形態）
次に、第５の実施形態について他の実施形態との重複部分を省略又は簡略しつつ説明する。

第５の実施形態は、第４の実施形態と同様に、閲覧権限及び編集権限を付与するユーザを限定可能な形態である。

具体的には、第５の実施形態では、拠点間宛先グループが主催したイベントの種類に応じて、ＣＰＵ２２が、グループ内ユーザに対してのみ、当該拠点間宛先グループに含まれる宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及び当該拠点間宛先グループに含まれる宛先の編集を可能とする編集権限を付与するか否かを決定する。

図１８は、管理サーバ９０に記憶されたイベント公開情報を示す表示例である。なお、図１８では、拠点間宛先グループの中のＡグループにおけるイベント公開情報を示している。

図１８に示すように、管理サーバ９０には、グループ内ユーザ以外への公開可否が設定されたイベント公開情報として、イベントの種類に対応する「権限設定」が記憶されている。当該「権限設定」は、各イベントを開催する際に設定可能とされており、イベントを主催したユーザにより指示された設定が管理サーバ９０に入力される。一例として、図１８では、Ａグループが主催するイベントの権限設定として、展示会が「あり」、セミナーが「あり」、ゲーム会が「なし」に設定されている。なお、権限設定が「あり」のイベントは、グループ内ユーザのみに閲覧権限及び編集権限が付与され、権限設定が「なし」のイベントは、グループ内ユーザ以外にも閲覧権限及び編集権限が付与されることを意味する。

以上の設定により、Ａグループが主催するイベントのうち、展示会及びセミナーは、当該展示会及びセミナーの各々に関係するグループ内ユーザに対してのみ、当該展示会及びセミナーの各々に対応する拠点間宛先グループに含まれる宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及び当該拠点間宛先グループに含まれる宛先の編集を可能とする編集権限が付与される。これに対し、Ａグループが主催するイベントのうち、ゲーム会は、例えば、シェアオフィスを利用可能な全てのユーザに対して、当該ゲーム会に対応する拠点間宛先グループに含まれる宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及び当該拠点間宛先グループに含まれる宛先の編集を可能とする編集権限が付与される。

以上の構成により、第５の実施形態によれば、拠点間宛先グループが主催したイベントの種類に応じて、シェアオフィスに設置された画像形成装置から取得可能な情報の公開範囲が制限される。そのため、第５の実施形態によれば、例えば、イベントの不参加者に対応する宛先が当該イベントのために生成された拠点間宛先グループに追加されることで、当該イベントの参加者にのみ送付したい資料をイベントの不参加者が取得する事態が抑制される。

（第６の実施形態）
次に、第６の実施形態について他の実施形態との重複部分を省略又は簡略しつつ説明する。

第６の実施形態は、第４の実施形態と同様に、閲覧権限及び編集権限を付与するユーザを限定可能な形態である。

具体的には、第６の実施形態では、拠点間宛先グループに含まれる宛先に対応するグループ内ユーザにシェアオフィスを利用可能なユーザ（以下、「シェアオフィスユーザ」とする）及びシェアオフィスを利用不能なユーザ（以下、「他ユーザ」とする）が含まれる場合、ＣＰＵ２２が、シェアオフィスユーザに対してのみ閲覧権限及び編集権限を付与する。シェアオフィスユーザは「認証情報の入力により認証可能な認証可能ユーザ」の一例であり、他ユーザは「認証可能ユーザとなり得ない認証不能ユーザ」の一例である。なお、第６の実施形態では、必ずしも、閲覧権限及び編集権限の双方をシェアオフィスユーザに対してのみ付与する必要はなく、閲覧権限及び編集権限の少なくとも１つをシェアオフィスユーザに対してのみ付与すればよい。

図１９は、拠点間宛先グループを示す第５の表示例である。なお、図１９では、当該拠点間宛先グループが画像形成装置１０の表示部３２に表示された状態を示している。

図１９に示すように、当該拠点間宛先グループには、ユーザ１、ユーザ２、ユーザ７、及びユーザ８で構成された「Ａグループ」、ユーザ３、ユーザ４、ユーザ９、及びユーザ１０で構成された「Ｂグループ」、ユーザ５及びユーザ６で構成された「Ｃグループ」、及びユーザ１１及びユーザ１２で構成された「Ｄグループ」の４グループが含まれている。また、図１９に示す当該拠点間宛先グループには、ユーザ名の後に（内）又は（外）と記載されている。これは、ユーザ名の後に（内）と記載されたユーザは「シェアオフィスユーザ」であることを示し、（外）と記載されたユーザは「他ユーザ」であることを示している。

具体的には、Ａグループのうち、ユーザ１及びユーザ７が「シェアオフィスユーザ」であり、ユーザ２及びユーザ８が「他ユーザ」である。また、Ｂグループのうち、ユーザ４及びユーザ１０が「シェアオフィスユーザ」であり、ユーザ３及びユーザ９が「他ユーザ」である。なお、Ｃグループ及びＤグループのユーザは、全て「シェアオフィスユーザ」である。

以上の設定により、Ａグループに含まれる宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及びＡグループに含まれる宛先の編集を可能とする編集権限は、「シェアオフィスユーザ」であるユーザ１及びユーザ７に対してのみ付与される。また、Ｂグループに含まれる宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及びＢグループに含まれる宛先の編集を可能とする編集権限は、「シェアオフィスユーザ」であるユーザ４及びユーザ１０に対してのみ付与される。

ここで、シェアオフィスユーザは、シェアオフィスに設置された画像形成装置を操作することの他、シェアオフィスユーザの所有する端末でシェアオフィスの管理者が管理するアプリケーション（以下、「アプリ」とする）を実行することにより、拠点間宛先グループに含まれる宛先の閲覧及び編集を行える。例えば、上記のアプリから拠点間宛先グループに含まれる宛先の閲覧指示が実行された場合には、予め定めた画像形成装置（例：当該ユーザの利用頻度の多い拠点に設置された画像形成装置）から最新の拠点間宛先グループに含まれる宛先を取得し、取得された当該宛先がアプリ上で表示される。

また、他ユーザについても、資料の共有及びユーザ間のコミュニケーション等を図るべく、他ユーザの所有する端末で上記のアプリを利用可能となっている。ただし、他ユーザは、シェアオフィスに設置された画像形成装置に設定された宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及びシェアオフィスに設置された画像形成装置に設定された宛先の編集を可能とする編集権限が付与されていないため、当該アプリ上で他ユーザがグループ内ユーザに含まれる拠点間宛先グループに含まれる宛先の閲覧及び編集を行うことはできない。シェアオフィスに設置された画像形成装置に記憶された拠点間宛先グループには、上記のように、シェアオフィスユーザであるか、他ユーザであるかを示す情報が格納されている（図１９参照）。そして、シェアオフィスに設置された画像形成装置には、上記の情報を基に、他ユーザからのシェアオフィスに設置された画像形成装置に設定された宛先の閲覧要求及び編集要求には応答しない設定がなされている。そのため、当該アプリ経由で他ユーザからの上記の閲覧要求が行われたとしても、他ユーザにより実行されたアプリ上で他ユーザがグループ内ユーザに含まれる拠点間宛先グループに含まれる宛先の閲覧及び編集を行うことはできない。

以上の構成により、第６の実施形態によれば、グループ内ユーザにシェアオフィスユーザ及び他ユーザが含まれる場合にグループ内ユーザ全てに対して閲覧権限及び編集権限を付与する構成に比べて、シェアオフィスに設置された画像形成装置から取得可能な情報の秘匿性を高められる。

（その他）
上記の実施形態では、画像形成装置１０で図４に示す設定処理、図７に示す更新処理、及び図１１に示す送信処理が行われた場合について説明したが、これらの処理は画像形成装置１０に限らず、シェアオフィスに設置された画像形成装置であれば同様に行うことができる。換言すると、画像形成装置１０のＣＰＵ２２に実行可能な処理は、例えば、画像形成装置５０のＣＰＵ６２でも同様に実行可能である。

上記の実施形態では、シェアオフィスの複数の拠点が「２つ」又は「４つ」の場合について説明したが、当該拠点の数は複数（２以上）であれば特に限定されない。

上記の実施形態では、取得情報をクラウドストレージ９２に記憶させたが、これに限らず、取得情報をシェアオフィスに設置された画像形成装置の各々に記憶させる等、取得情報を記憶させる装置は特に限定されない。

上記の実施形態では、拠点間宛先グループを、画像形成装置１０及び画像形成装置５０の各々に設定可能な宛先の中から、画像形成装置１０及び画像形成装置５０に各々設定可能な宛先を複数組み合わせたものとしたが、シェアオフィスに設置された画像形成装置が３台以上ある場合にはこれに限定されない。例えば、シェアオフィスに設置された画像形成装置が４台ある場合には、拠点間宛先グループとして、当該４台の画像形成装置の各々に設定可能な宛先の中から、２以上の画像形成装置（例：画像形成装置１０及び画像形成装置５０）に各々設定可能な宛先を複数組み合わせてもよい。つまり、シェアオフィスに設置された画像形成装置が３台以上ある場合には、拠点間宛先グループとして、シェアオフィスに設置された全ての画像形成装置に各々設定可能な宛先を複数組み合わせる必要はなく、シェアオフィスに設置された２以上の画像形成装置に各々設定可能な宛先を複数組み合わせればよい。

上記の実施形態では、シェアオフィスに設置された画像形成装置でスキャンデータをメールで送信する場合を例に説明したため、宛先として、メールアドレスと、当該メールアドレスに対応するユーザ名と、を設定していた。しかし、これに限らず、上記の実施形態の構成をシェアオフィスに設置された画像形成装置でＦＡＸを送信する例に置換することは可能であり、ＦＡＸの例に置換した場合には、宛先として、ＦＡＸ番号と、当該ＦＡＸ番号に対応するユーザ名と、を設定してもよい。

上記の実施形態では、宛先表Ａ及び宛先表Ｂで共通するグループに含まれる宛先を組み合わせることで一の拠点間宛先グループを生成したが、生成方法はこれに限定されない。例えば、宛先表Ａ及び宛先表Ｂで設定されたグループ同士の宛先を組み合わせる方法ではなく、宛先表Ａ及び宛先表Ｂに含まれる宛先を個別に抽出し、当該抽出した宛先を組み合わせて一の拠点間宛先グループを生成してもよい。

上記の実施形態では、クラウドストレージ９２には、取得情報として、拠点間宛先グループの各々に対応する「イベントの開催頻度」、「グループ規模」、「発信頻度」、「受信頻度」、「評価値」、及び「更新優先度」が記憶されていた。しかし、これに限らず、取得情報として記憶する情報から「評価値」及び「更新優先度」を除外してもよい。この場合は、図７に示す更新処理が行われる都度、取得情報として記憶されている「イベントの開催頻度」、「グループ規模」、「発信頻度」、及び「受信頻度」を用いて、「評価値」、び「更新優先度」を導出すればよい。

上記の実施形態では、スキャンデータの送信先となる特定の拠点間宛先グループを拠点間宛先グループの中から選択された一のグループとした場合について説明したが、これに限らず、特定の拠点間宛先グループを拠点間宛先グループの中から選択された複数のグループとしてもよい。

なお、上記各実施形態及び（その他）に記載した内容は、適宜組み合わせることができる。

上記各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えば ＣＰＵ： Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、等）や、専用のプロセッサ（例えば ＧＰＵ： Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＡＳＩＣ： Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ、ＦＰＧＡ： Ｆｉｅｌｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

また上記各実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

１０、５０ 画像形成装置（情報処理装置の一例）
２２、６２ ＣＰＵ（プロセッサの一例）

Claims (10)

1. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、
   通信手段を介して接続されている複数の装置の各々に設定可能な宛先の中から、２以上の前記装置に各々設定可能な前記宛先を複数組み合わせた宛先グループを複数設定し、
   認証情報の入力により認証されたユーザから得られる取得情報を用いて、前記宛先グループに含まれる前記宛先の更新処理を行う優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定する情報処理装置。
2. 前記取得情報は、複数の前記宛先グループの各々が主催した催し物の単位時間あたりの開催頻度、複数の前記宛先グループの各々に含まれる前記宛先の数、複数の前記宛先グループの各々が単位時間あたりに発信した情報の発信頻度、及び、複数の前記宛先グループの各々が単位時間あたりに受信した情報の受信頻度の少なくとも１つの構成情報から構成される請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記プロセッサは、
   前記取得情報が複数の前記構成情報から構成される場合、個々の前記構成情報に応じた重み付けをした演算結果を用いて前記優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定する請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記プロセッサは、
   複数の前記宛先グループにおいて、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する前記宛先が含まれる前記宛先グループの数が予め定めた閾値を上回る場合、複数の前記装置の中の一部の前記装置を対象に前記更新処理を行う請求項２又は３に記載の情報処理装置。
5. 前記プロセッサは、
   複数の前記宛先グループにおいて、認証情報の入力により認証されたユーザに対応する前記宛先が含まれる前記宛先グループの数が予め定めた閾値を下回る場合、当該ユーザに対応する前記宛先が含まれる前記宛先グループのみを対象に前記更新処理を行う請求項２に記載の情報処理装置。
6. 前記プロセッサは、
   前記宛先グループに含まれる前記宛先に対応する対応ユーザに対してのみ、当該宛先グループに含まれる前記宛先を閲覧可能とする閲覧権限、及び当該宛先グループに含まれる前記宛先の編集を可能とする編集権限の少なくとも１つを付与するか否かの権限設定を受付ける請求項１から５の何れか１項に記載の情報処理装置。
7. 前記プロセッサは、
   前記宛先グループが主催した催し物の種類に応じて、前記対応ユーザに対してのみ前記閲覧権限及び前記編集権限の少なくとも１つを付与するか否かを決定する請求項６に記載の情報処理装置。
8. 前記対応ユーザには、認証情報の入力により認証可能な認証可能ユーザと、前記認証可能ユーザとなり得ない認証不能ユーザと、が含まれ、
   前記プロセッサは、
   前記対応ユーザに前記認証可能ユーザ及び前記認証不能ユーザが含まれる場合、前記認証可能ユーザに対してのみ前記閲覧権限及び前記編集権限の少なくとも１つを付与する請求項６又は７に記載の情報処理装置。
9. 前記プロセッサは、
   前記優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定した後、認証情報の入力により認証されたユーザにより選択された前記宛先グループに含まれる前記宛先の前記更新処理を直近に行った更新日を表示させる請求項１から８の何れか１項に記載の情報処理装置。
10. コンピュータに、
    通信手段を介して接続されている複数の装置の各々に設定可能な宛先の中から、２以上の前記装置に各々設定可能な前記宛先を複数組み合わせた宛先グループを複数設定し、
    認証情報の入力により認証されたユーザから得られる取得情報を用いて、前記宛先グループに含まれる前記宛先の更新処理を行う優先度を複数の前記宛先グループの各々に設定する、
    処理を実行させるための情報処理プログラム。

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