JP2022056845A - 情報処理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書データを通信回線経由で利用する場合に、正当な権限を有するユーザがその文書データを利用するときにはそのユーザの操作負担を軽減する。【解決手段】ユーザが文書データを任意の画像形成装置２から出力する際には、サーバ装置１に対して予約番号を指定する。つまり予約番号は、文書データを指定する情報であるとともに、正当なユーザであることを確認するための情報となっている。このとき、予約番号があまりに短い文字列である場合には、正当なユーザ以外の第３者に文書データが漏洩するリスクが高まる。一方、予約番号が非常に長い文字列である場合には、そもそもユーザ登録を不要にしてまで実現したい、ユーザの利便性を損いかねない。そこで、本実施形態では、或る決められた条件を満たす場合に、ユーザがより簡易な予約番号を入力することによって文書データを利用できるようにしている。【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。

ユーザがパーソナルコンピュータ等のユーザ端末を用いてネットワーク上のデータ格納装置に登録した文書データを、例えばコンビニエンスストア等に設置されたプリンタにおいてユーザ認証を経たのちにその文書データをネットワーク経由で取得してプリントアウトするサービスが知られている。特許文献１においては、文書データと文書データを登録したユーザの識別情報とを関連付けておき、文書データの取り出し時に入力するパスワードを簡単にすることが記載されている。

特開２０１１－１９９３３７号公報

本発明は、文書データを通信回線経由で利用するための操作を行う場合において、特定の条件を満たすか否かに関わらず所定の操作を行なわなければならない場合に比べて、ユーザの操作負担を軽減することが可能な仕組みを提供することを目的とする。

本発明の請求項１に係る情報処理装置は、プロセッサを有し、前記プロセッサは、文書データと、第１の文字列と、ユーザが前記第１の文字列を入力するときの操作と比べて手順が少ない操作で入力可能な第２の文字列とを対応付けて記憶し、決められた条件を満たす場合において前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力し、前記条件を満たさない場合において、前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力せず、前記第１の文字列を取得したときには、当該第１の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力する情報処理装置である。

本発明の請求項２に係る情報処理装置は、請求項１に記載の構成において、前記条件は、前記文書データを出力する日又は時に関する条件である。

本発明の請求項３に係る情報処理装置は、請求項１又は２に記載の構成において、前記条件は、前記文書データの要求元に関する条件である。

本発明の請求項４に係る情報処理装置は、請求項１～３のいずれか１項に記載の構成において、前記条件は、前記第２の文字列を入力するユーザの操作に関する条件である。

本発明の請求項５に係る情報処理装置は、請求項１～４のいずれか１項に記載の構成において、前記条件は、前記文書データの出力回数又は出力頻度に関する条件である。

本発明の請求項６に係る情報処理装置は、請求項１～５のいずれか１項に記載の構成において、入力するときの手順の数が異なる複数の前記第２の文字列があり、前記条件は、各々の前記第２の文字列に対応した複数の条件を含む。

本発明の請求項７に係る情報処理装置は、請求項１～６のいずれか１項に記載の構成において、前記プロセッサは、前記条件を生成する。

本発明の請求項８に係る情報処理装置は、請求項７に記載の構成において、前記プロセッサは、前記文書データに基づいて前記条件を生成する。

本発明の請求項９に係る情報処理装置は、請求項７又は８に記載の構成において、前記プロセッサは、前記文書データの登録者の属性に基づいて前記条件を生成する。

本発明の請求項１０に係る情報処理装置は、請求項７～９のいずれか１項に記載の構成において、前記プロセッサは、機械学習により前記条件を生成する。

本発明の請求項１１に係る情報処理装置は、プログラムは、コンピュータに、文書データと、第１の文字列と、ユーザが前記第１の文字列を入力するときの操作と比べて手順が少ない操作で入力可能な第２の文字列とを対応付けて記憶するステップと、決められた条件を満たす場合において前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力するステップと、前記条件を満たさない場合において、前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力せず、前記第１の文字列を取得したときには、当該第１の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力するステップとを実行させるためのプログラムである。

請求項１、１１に係る発明によれば、文書データを通信回線経由で利用する場合に、正当な権限を有するユーザがその文書データを利用するときにはそのユーザの操作負担が軽減される。
請求項２に係る発明によれば、文書データを出力する日又は時に関する条件を満たすときにユーザの操作負担が軽減される。
請求項３に係る発明によれば、文書データの要求元に関する条件を満たすときにユーザの操作負担が軽減される。
請求項４に係る発明によれば、第１の文字列又は第２の文字列を入力するユーザの操作に関する条件を満たすときにユーザの操作負担が軽減される。
請求項５に係る発明によれば、文書データの出力回数又は出力頻度に関する条件を満たすときにユーザの操作負担が軽減される。
請求項６に係る発明によれば、入力するときの手順の数が異なる複数の第２の文字列があり、各々の第２の文字列に対応した複数の条件のいずれかを満たすときにユーザの操作負担が軽減される。
請求項７に係る発明によれば、プロセッサが条件を生成することができる。
請求項８に係る発明によれば、文書データに基づいて条件を生成することができる。
請求項９に係る発明によれば、文書データの登録者の属性に基づいて条件を生成することができる。
請求項１０に係る発明によれば、機械学習により条件を生成することができる。

情報処理システム９の全体構成の例を示す図。 サーバ装置１のハードウェア構成の例を示す図。 画像形成装置２のハードウェア構成の例を示す図。 管理テーブル１２３の例を示す図。 サーバ装置１の機能構成の例を示す図。 情報処理システム９の動作例を示すシーケンス図。 サーバ装置１の動作例を示すフローチャート。 情報処理システム９の動作例を示すシーケンス図。 サーバ装置１の動作例を示すフローチャート。

＜実施形態＞
＜情報処理システムの構成＞
図１は、情報処理システム９の全体構成の例を示す図である。図１に示す情報処理システム９は、文字又は図形などを含む文書の画像をスキャンした文書データを通信回線上に格納し、その文書データを通信回線経由で利用するためのシステムである。情報処理システム９は、図１に示す通り、サーバ装置１、画像形成装置２、ユーザ端末３及び通信回線４を有する。

サーバ装置１は、本発明の情報処理装置の一例に相当する装置であり、文書データの格納及び出力を行うコンピュータである。

画像形成装置２は、本発明の画像形成装置の一例に相当する装置であり、文書データに応じた画像を紙等の媒体に形成する。画像形成装置２は、プリンタと呼ばれるものであってもよいし、画像読取装置、画像形成装置、ファクシミリ及び複写機等が一体となった、いわゆる複合機と呼ばれるものであってもよい。

ユーザ端末３は、本発明のユーザ端末の一例に相当する装置であり、ユーザが文書データを生成してサーバ装置１に登録するために利用するコンピュータである。ユーザ端末３は、例えば、パーソナルコンピュータやスマートフォン或いはタブレット等である。

通信回線４は、サーバ装置１、画像形成装置２及びユーザ端末３を通信可能に接続する回線である。通信回線４は、例えばＬＡＮ（Local Area Network）のほか、ＷＡＮ（Wide Area Network）であってもよいし、インターネットであってもよいし、これらの組合せであってもよい。また、通信回線４は、公衆交換通信網（ＰＳＴＮ：Public Switched Telephone Networks）やサービス統合デジタル網（ＩＳＤＮ：Integrated Services Digital Network）等を含むものでもよい。

なお、情報処理システム９におけるサーバ装置１、画像形成装置２、ユーザ端末３及び通信回線４の、それぞれの数は図１に示したものに限られない。また、例えばサーバ装置１は、複数台の装置が機能を分担するクラスタシステムにより構成されてもよい。

ユーザがユーザ端末を用いてサーバ装置に登録した文書データを任意の画像形成装置から出力するシステムにおいては、画像形成装置の利用時にサーバ装置がユーザを認証するのが一般的である。一方で、ユーザの利便性をより高めるため、最近ではユーザ認証を要しないシステムも登場している。このようなシステムでは、サーバ装置が、文書データの登録時に文書データに紐づけて予約番号と呼ばれる識別子を発行し、発行した予約番号をユーザ本人しか知り得ない方法でそのユーザに通知する。そのユーザが文書データを任意の画像形成装置から出力する際には、サーバ装置に対してこの予約番号を指定する。つまり予約番号は、文書データを指定する情報であるとともに、正当なユーザであることを確認するための情報となっている。このとき、予約番号があまりに短い文字列である場合には、正当なユーザ以外の第３者に文書データが漏洩するリスクが高まる。一方、予約番号が非常に長い文字列である場合には、そもそもユーザ登録を不要にしてまで実現したい、ユーザの利便性を損いかねない。そこで、本実施形態では、或る決められた条件を満たす場合に、ユーザがより簡易な予約番号を入力することによって文書データを利用できるようにしている。

＜サーバ装置１のハードウェア構成＞
図２は、サーバ装置１の構成の例を示す図である。図２に示すサーバ装置１は、プロセッサ１１、メモリ１２、及びインタフェース１３を有する。つまり、このサーバ装置１は、メモリとプロセッサとを有する情報処理装置の例である。これらの構成は、例えばバスで、互いに通信可能に接続されている。

プロセッサ１１は、メモリ１２に記憶されているプログラムを読出して実行することによりサーバ装置１の各部を制御する。プロセッサ１１は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）である。

インタフェース１３は、有線又は無線により通信回線４を介して、サーバ装置１を画像形成装置２又はユーザ端末３に通信可能に接続する通信回路である。

メモリ１２は、プロセッサ１１に読み込まれるオペレーティングシステム、各種のプログラム、データ等を記憶する記憶手段である。メモリ１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read Only Memory）を有する。なお、メモリ１２は、ソリッドステートドライブ、ハードディスクドライブ等を有してもよい。また、メモリ１２は、文書データ１２１、予約番号生成アルゴリズム１２２、及び管理テーブル１２３を記憶する。

文書データ１２１は、ユーザ端末３によって生成され、ユーザ端末３から通信網4経由でサーバ装置１に登録される。予約番号生成アルゴリズム１２２は、例えば所定数のランダムな文字列を生成するためのアルゴリズムである。メモリ１２においては、予約番号生成アルゴリズム１２２によって生成された文字列が予約番号として対応付けられた文書データ１２１が記憶される。

ここで、図４は、管理テーブル１２３の例を示す図である。図４に示す管理テーブル１２３は、予約番号（本発明における第１の文字列の一例）が記述されるレコード、文書データ名などの文書データの識別子である文書データＩＤが記述されるレコード、文書データの登録日時が記述されるレコード、ユーザが予約番号を入力するときの操作と比べて手順が少ない操作で入力可能な簡易予約番号（本発明における第２の文字列の一例）を入力したときに文書データが出力される条件である簡易出力条件が記述されるレコード、予約番号から簡易予約番号を生成するときの規則である簡易規則が記述されるレコード、及び簡易規則に従って生成された簡易予約番号が記述されるレコードを有する。図４に例では、文書データＩＤ「f001」の文書データに対応する予約番号が「jiosa545sij2k」である場合、簡易規則はその予約番号の下４桁であるから、その簡易予約番号は「ij2k」である。同様に、文書データＩＤ「f002」の文書データに対応する予約番号は「dslojkjdlr5d3」である場合、簡易規則はその予約番号の下４桁であるから、簡易予約番号は「r5d3」である。

簡易出力条件は、本発明において決められた条件の一例であり、様々なものが考えられるが、本実施形態ではその一例として、文書データを出力する日又は時に関する条件を用いる。例えば図４の例では、文書データＩＤ「f001」の文書データに対応する簡易出力条件は、「登録日の10:00-13:00」であるから、ユーザがユーザ端末３を用いて登録日「2020/5/1」の「10:00-13:00」の間に文書データの出力を要求した場合には、簡易予約番号「ij2k」の入力によって文書データが出力される。一方、ユーザがユーザ端末３を用いて登録日「2020/5/1」の「10:00-13:00」以外のタイミングで文書データの出力を要求した場合には、簡易予約番号「ij2k」の入力によっては文書データが出力されず、予約番号「jiosa545sij2k」の入力によって文書データが出力されることになる。また、文書データＩＤ「f002」の文書データに対応する簡易出力条件は、「登録から30分以内」であるから、ユーザがユーザ端末３を用いて登録日時「2020/5/1 11:42」から30分以内に文書データの出力を要求した場合には、簡易予約番号「r5d3」の入力によって文書データが出力される。一方、ユーザがユーザ端末３を用いて登録日時「2020/5/1 11:42」から30分を経過してから文書データの出力を要求した場合には、簡易予約番号「r5d3」の入力によっては文書データが出力されず、予約番号「dslojkjdlr5d3」の入力によって文書データが出力されることになる。このように特定の日又は時であれば簡易予約番号の入力を受け付けて文書データを出力する、というように日又は時を条件とする形態が一例として考えられる。

＜画像形成装置２のハードウェア構成＞
図３は、画像形成装置２の構成の例を示す図である。図３に示す画像形成装置２は、プロセッサ２１、メモリ２２、インタフェース２３、操作部２４、表示部２５及び画像形成部２６を有する。これらの構成は、例えばバスで、互いに通信可能に接続されている。

プロセッサ２１は、メモリ２２に記憶されているプログラムを読出して実行することにより画像形成装置２の各部を制御する。プロセッサ２１は、例えばＣＰＵである。

メモリ２２は、プロセッサ２１に読み込まれるオペレーティングシステム、各種のプログラム、データ等を記憶する記憶手段である。メモリ２２は、ＲＡＭやＲＯＭを有する。

インタフェース２３は、有線又は無線により通信回線４を介して、画像形成装置２とサーバ装置１又はその他の装置とを通信可能に接続する通信回路である。

操作部２４は、各種の指示をするための操作ボタン、キーボード、タッチパネル、マウス等の操作子を備えており、操作を受け付けてその操作内容に応じた信号をプロセッサ２１に送る。

表示部２５は、液晶ディスプレイ等の表示画面を有しており、プロセッサ２１の制御の下、画像を表示する。表示画面の上には、操作部２４の透明のタッチパネルが重ねて配置されてもよい。

画像形成部２６は、例えば電子写真方式を用いて媒体に画像を形成する。

なお、ユーザ端末３の構成は、サーバ装置１及び画像形成装置２と同様に、プロセッサ、メモリ、インタフェース、操作部及び表示部を備えた構成となる。

＜サーバ装置１の機能構成＞
図５は、サーバ装置１の機能構成の例を示す図である。サーバ装置１のプロセッサ１１は、メモリ１２に記憶されたプログラムを実行することにより、文書データを記憶する文書データ記憶部１１０、予約番号を生成する予約番号生成部１１１、簡易出力条件を生成する簡易出力条件生成部１１２、簡易規則を生成する簡易規則生成部１１３、簡易予約番号を生成する簡易予約番号生成部１１４、管理テーブルを記憶する管理テーブル記憶部１１５、各種の判定を行う判定部１１６、及び、各種データを通信回線４経由で入力又は出力する入出力部１１７として機能する。

＜動作＞
次に、図６～図９を参照して、情報処理システム９の動作を説明する。
＜文書データ登録動作＞
ユーザが文書データをサーバ装置１に登録する場合に、図６に例示する処理が実行される。ユーザ端末３において、ユーザの操作に従い、プロセッサによって例えば文書作成プログラムが実行され、文書データが生成される。ユーザが簡易出力条件及び簡易規則を指定して、この文書データをサーバ装置１に登録する操作を行うと、ユーザ端末３のプロセッサは、サーバ装置１に対して、文書データの登録を要求する（図６ステップＳ１１）。この文書データ登録要求には、文書データＩＤ、文書データ、簡易出力条件及び簡易規則が含まれている。サーバ装置１のプロセッサ１１は、インタフェース１３を介してユーザ端末３から文書データ登録要求を取得すると、これを記憶して、図７に例示する文書データ登録処理を実行する（図６ステップＳ１２）。

図７において、プロセッサ１１は、予約番号生成アルゴリズムを用いて、例えば１３桁のランダムな文字列からなる予約番号を生成する（図７ステップＳ１２１）。

次に、プロセッサ１１は、文書データ登録要求の内容に従って簡易出力条件及び簡易規則を生成する。この動作例では、プロセッサ１１は、文書データ登録要求に含まれている簡易出力条件及び簡易規則をそのまま用いている（図７ステップＳ１２２）。

次に、プロセッサ１１は、生成した予約番号から簡易規則に従い、例えば予約番号の下４桁に相当する文字列である簡易予約番号を生成する（図７ステップＳ１２３）。

そして、プロセッサ１１は、これらの予約番号及び簡易予約番号のほか、文書データＩＤ、登録日時、簡易出力条件、及び簡易規則を対応付けて、管理テーブルに記述して記憶する（図７ステップＳ１２４）。なお、この動作例では、

図６の説明に戻り、サーバ装置１のプロセッサ１１は、インタフェース１３を介してユーザ端末３に文書データ登録結果を送信する（図６ステップＳ１３）。この文書データ登録結果には、管理テーブルに記述された簡易出力条件、予約番号及び簡易予約番号が含まれている。ユーザはユーザ端末３に表示された簡易出力条件、予約番号及び簡易予約番号を見ることで、その内容を確認する。

＜文書データ出力動作＞
ユーザが文書データを出力する場合に、図８に例示する処理が実行される。ユーザは自身が任意に選んだ画像形成装置２の場所まで赴き、画像形成装置２に対して予約番号又は簡易予約番号を入力する。画像形成装置２のプロセッサ２１は、ユーザによる予約番号又は簡易予約番号の入力操作を受け付ける（図８ステップＳ２１）。

画像形成装置２は、サーバ装置１に対して、文書データを要求する（図８ステップＳ２２）。この文書データ要求には、ユーザにより入力された予約番号又は簡易予約番号が含まれている。

サーバ装置１のプロセッサ１１は、インタフェース１３を介して画像形成装置２から文書データ要求を取得すると、図９に例示する文書データ出力処理を実行する（図８ステップＳ２３）。

図９において、プロセッサ１１は、文書データ要求に、４桁の文字列である簡易予約番号が含まれている場合には、その４桁の文字列が管理テーブル内の簡易予約番号群のいずれかに一致するか否かを判定する（図９ステップＳ２３１）。

一致する簡易予約番号がある場合（図９ステップＳ２３１；ＹＥＳ）、プロセッサ１１は、その簡易予約番号に対応する簡易出力条件を満たすか否かを判定する（図９ステップＳ２３２）。

簡易出力条件が満たされる場合（図９ステップＳ２３２；ＹＥＳ）、プロセッサ１１は、上記簡易予約番号に対応する文書データＩＤの文書データをメモリ１２から読み出し、当該文書データの要求元である画像形成装置２に通信回線４経由で出力する（図９ステップＳ２３３及び図８ステップＳ２４）。

一方、簡易出力条件が満たされない場合（図９ステップＳ２３２；ＮＯ）、プロセッサ１１は、例えば「簡易予約番号で出力する条件外の要求です」といったようなメッセージを、文書データの要求元である画像形成装置２に通信回線４経由で出力するなどの、所定のエラー処理を行う（図９ステップＳ２３４）。

プロセッサ１１は、文書データ要求に、４桁の文字列である簡易予約番号が含まれていない場合、つまり、文書データ要求に管理テーブル内の簡易予約番号群と一致するものが無い場合には（図９ステップＳ２３１；ＮＯ）、文書データ要求に含まれている１２桁の文字列である予約番号が管理テーブル内の予約番号群のいずれかに一致するか否かを判定する（図９ステップＳ２３５）。

一致する予約番号がある場合（図９ステップＳ２３５；ＹＥＳ）、プロセッサ１１は、その予約番号に対応する文書データＩＤの文書データをメモリ１２から読み出し、当該文書データの要求元である画像形成装置２に通信回線４経由で出力する（図９ステップＳ２３３及び図８ステップＳ２４）。

なお、文書データ要求に管理テーブル内の簡易予約番号及び予約番号群と一致するものが無い場合には（図９ステップＳ２３５；ＮＯ）、プロセッサ１１は、例えば「要求された文書が見当たりません」といったようなメッセージを、文書データの要求元である画像形成装置２に通信回線４経由で出力するなどの、所定のエラー処理を行う（図９ステップＳ２３６）。

図８の説明に戻り、サーバ装置１のプロセッサ１１がインタフェース１３を介して画像形成装置２に文書データを送信すると（図８ステップＳ２４）と、画像形成装置２のプロセッサ２１は、この文書データに応じた画像を媒体に形成する画像形成処理を行う（図８ステップＳ２５）。

上述した構成によれば、簡易出力条件が満たされる場合に簡易予約番号の入力で済むので、そのような簡易出力条件を満たすか否かに関わらず所定の入力操作を行なわなければならない場合に比べて、ユーザの操作負担が軽減される。また、簡易出力条件が満たされない場合には、ユーザは予約番号を入力しなければならないので、文書データが漏洩するリスクは小さくなる。

＜変形例＞
以上が実施形態の説明であるが、この実施形態の内容は以下のように変形し得る。また、以下の変形例は、互いに組合されてもよい。

＜変形例１＞
上述した実施形態において、サーバ装置１は、ＣＰＵで構成されるプロセッサ１１を有していたが、サーバ装置１を制御する制御手段は他の構成であってもよい。例えば、サーバ装置１は、ＣＰＵ以外にも各種のプロセッサ等を有してもよい。

ここでプロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えば上述したＣＰＵ等）や、専用のプロセッサ（例えばＧＰＵ： Graphics Processing Unit、ＡＳＩＣ： Application Specific Integrated Circuit、ＦＰＧＡ： Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

＜変形例２＞
上述した実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は、上述した実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更されてもよい。

＜変形例３＞
簡易出力条件は、様々なものが考えられる。簡易出力条件は、文書データの要求元に関する条件であってもよい。文書データの要求元に関する条件とは、例えばその要求元に相当するユーザ端末の属性又は位置である。プロセッサ１１は、各画像形成装置２のＩＤと属性又は位置とを対応付けて記憶しておき、文書データを要求する画像形成装置２のＩＤを文書データ要求とともに取得して、そのＩＤに対応する属性又は位置が簡易出力条件（例えば或る部署や或る店舗に設置された画像形成装置２であるとか、その画像形成装置２の位置が或る範囲に含まれる等）を満たす場合には、簡易予約番号の入力に応じて文書データを出力する。

＜変形例４＞
簡易出力条件は、簡易予約番号を入力するユーザの操作に関する条件であってもよい。ユーザの操作に関する条件とは、例えば画像形成装置２に表示された、予約番号を入力する画面で、その画面の四隅をユーザが時計回りにタッチするなどの、簡易予約番号の入力前後においてユーザが特定の操作を行うことである。プロセッサ１１は、文書データ要求とともにその操作内容を取得し、その操作内容が簡易出力条件を満たす場合には、簡易予約番号の入力に応じて文書データを出力する。ユーザの操作に関する条件は、通常の操作では発生しえない操作である方が、偶然に操作が一致をすることを避けるために望ましい。

＜変形例５＞
簡易出力条件は、文書データの出力回数又は出力頻度に関する条件であってもよい。文書データの出力回数又は出力頻度に関する条件とは、例えば文書データを１回のみ出力するとか、文書データをＸ時間にＹ回のみ出力するといった条件である。プロセッサ１１は、文書データの出力回数又は出力頻度が簡易出力条件を満たす場合には、簡易予約番号の入力に応じて文書データを出力する。

＜変形例６＞
簡易出力条件は、サーバ装置１が生成した複数の簡易出力条件の選択肢の中からユーザが選択して決めてもよい。また、「登録日時から３０分以内」に「特定の画像形成装置」から出力する、というように複数の内容を含む簡易出力条件を使用してもよい。

＜変形例７＞
入力するときの手順の数が異なる複数の簡易予約番号を用意し、簡易出力条件は、各々の簡易予約番号に対応して複数あってもよい。例えば或る文書データについて、「登録日時から５分以内」という簡易出力条件についての簡易予約番号は「予約番号の下２桁」であり、「登録日時から３０分以内」という簡易出力条件についての簡易予約番号は「予約番号の下４桁」であり、「登録日時から１時間以内」という簡易出力条件についての簡易予約番号は「予約番号の下８桁」であるというように、簡易出力条件による制限が大きいほど簡易予約番号の入力に要する手順を少なくする。

＜変形例８＞
簡易規則は、ユーザ又は管理者が任意に指定し得る。例えば実施形態で例示した予約番号の「下４桁」以外に、「下Ｘ桁」や「上Ｙ桁」が考えられるし、サーバ装置やユーザ又は管理者が任意に指定した任意の文字列であってもよい。また、簡易規則は、サーバ装置１が生成した複数の簡易規則の選択肢の中からユーザが選択して決めてもよい。選ぶ形式でもよい。

＜変形例９＞
上記実施形態において、プロセッサ１１は、文書データ登録要求に含まれている簡易出力条件及び簡易規則をそのまま用いていたが（図７ステップＳ１２２）、ユーザの指定に依らずに簡易出力条件又は簡易規則を生成してもよい。例えば、プロセッサ１１は、文書データのＩＤや内容について意味解析を行い、機密性が高いという条件を満たす場合には、機密性が低いという条件を満たす場合に比べて、簡易出力条件による制限を大きくしたり、簡易予約番号の入力に要する手順を大きくしたりするような簡易規則を生成する。

また、プロセッサ１１は、文書データの登録者の属性について解析を行い、機密性が高い文書を扱う登録者（ユーザ）であるという条件を満たす場合には、機密性が高い文書を扱う登録者であるという条件を満たさない場合に比べて、簡易出力条件による制限を大きくしたり、簡易予約番号の入力に要する手順を大きくするような簡易規則を生成する。

また、プロセッサ１１は、文書データのＩＤや内容又は文書データの登録者（ユーザ）の属性と、ユーザにより指定された簡易出力条件又は簡易規則との関係を蓄積し、その蓄積結果に含まれる文書データのＩＤや内容又は文書データの登録者（ユーザ）の属性を説明変数とし、ユーザにより指定された簡易出力条件又は簡易規則を目的変数とした機械学習を行って、文書データのＩＤや内容又は文書データの登録者（ユーザ）の属性から簡易出力条件又は簡易規則を導出するアルゴリズムを生成してもよい。

＜変形例１０＞
上述した実施形態において、サーバ装置１のプロセッサ１１によって実行されるプログラムは、プロセッサを有するコンピュータに、文書データと、第１の文字列と、ユーザが第１の文字列を入力するときの操作と比べて手順が少ない操作で入力可能な第２の文字列とを対応付けて記憶するステップと、決められた条件を満たす場合において前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力するステップと、前記条件を満たさない場合において、前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力せず、前記第１の文字列を取得したときには、当該第１の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力するステップとを実行させるプログラムの例である。このプログラムは、磁気テープ及び磁気ディスク等の磁気記録媒体、光ディスク等の光記録媒体、光磁気記録媒体、半導体メモリ等の、コンピュータ装置が読取り可能な記録媒体に記憶された状態で提供し得る。また、このプログラムは、インターネット等の通信回線経由でダウンロードされてもよい。

１…サーバ装置、１１…プロセッサ、１１０…文書データ記憶部、１１１…予約番号生成部、１１２…簡易出力条件生成部、１１３…簡易規則生成部、１１４…簡易予約番号生成部、１１５…管理テーブル記憶部、１１６…判定部、１１７…入出力部、１２…メモリ、１２１…文書データ、１２２…予約番号生成アルゴリズム、１２３…管理テーブル、１３…インタフェース、２…画像形成装置、２１…プロセッサ、２２…メモリ、２３…インタフェース、２４…操作部、２５…表示部、２６…画像形成部、３…ユーザ端末、４…通信回線、９…情報処理システム

Claims (11)

1. プロセッサを有し、
   前記プロセッサは、
   文書データと、第１の文字列と、ユーザが前記第１の文字列を入力するときの操作と比べて手順が少ない操作で入力可能な第２の文字列とを対応付けて記憶し、
   決められた条件を満たす場合において前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力し、
   前記条件を満たさない場合において、前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力せず、前記第１の文字列を取得したときには、当該第１の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力する
   情報処理装置。
2. 前記条件は、前記文書データを出力する日又は時に関する条件である
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記条件は、前記文書データの要求元に関する条件である
   請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記条件は、前記第２の文字列を入力するユーザの操作に関する条件である
   請求項１～３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記条件は、前記文書データの出力回数又は出力頻度に関する条件である
   請求項１～４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. 入力するときの手順の数が異なる複数の前記第２の文字列があり、
   前記条件は、各々の前記第２の文字列に対応した複数の条件を含む
   請求項１～５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
7. 前記プロセッサは、前記条件を生成する
   請求項１～６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
8. 前記プロセッサは、
   前記文書データに基づいて前記条件を生成する
   請求項７に記載の情報処理装置。
9. 前記プロセッサは、
   前記文書データの登録者の属性に基づいて前記条件を生成する
   請求項７又は８に記載の情報処理装置。
10. 前記プロセッサは、
    機械学習により前記条件を生成する
    請求項７～９のいずれか１項に記載の情報処理装置。
11. コンピュータに、
    文書データと、第１の文字列と、ユーザが前記第１の文字列を入力するときの操作と比べて手順が少ない操作で入力可能な第２の文字列とを対応付けて記憶するステップと、
    決められた条件を満たす場合において前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力するステップと、
    前記条件を満たさない場合において、前記第２の文字列を取得したときには、当該第２の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力せず、前記第１の文字列を取得したときには、当該第１の文字列に対応する前記文書データを、当該文書データの要求元に出力するステップと
    を実行させるためのプログラム。

Images