JP2021135688A - 情報管理システム、情報管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議の質を向上させることができるようにする。【解決手段】情報管理システムであって、会議に関連する項目の入力を受け付ける会議データ入力部と、項目の候補を決定するための項目決定情報を記憶する項目決定情報記憶部と、項目決定情報に基づいて項目の候補を決定する提案項目決定部と、決定した項目の候補を提案する提案データ生成部と、を備えることを特徴とする。【選択図】図３

Description

本発明は、情報管理システム、情報管理方法及びプログラムに関する。

一般に、無用な会議の開催を削減して、会議の効率化を図る観点からは、会議の問題点や課題を抽出する目的で、会議の参加者に会議に関するアンケートを配布して、会議に対する評価や意見を提出してもらうことが考えられる。

特許文献１には、会議やプレゼンテーションの資料の任意の部分にアンケートを配布するタイミングが関連づけられており、資料が進行してアンケートを配布するタイミングが到来したときに、会議の参加者やプレゼンテーションの聴衆にアンケートを配布する技術が提案されている。

特開２０１１−２３８１７８公報

一方で、開催される会議の充実化を図る観点からは、会議の開催に先立って、会議の趣旨や議題等を明確化する目的で、会議の目的や議論のポイント、会議のアジェンダ等を予め設定しておくことが考えられる。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、会議の質を向上させることができる技術を提供することを課題とするものである。

上記課題を解決するための本発明の主たる発明は、情報管理システムであって、会議に関連する項目の入力を受け付ける会議データ入力部と、前記項目の候補を決定するための項目決定情報を記憶する項目決定情報記憶部と、前記項目決定情報に基づいて前記項目の候補を決定する提案項目決定部と、決定した前記項目の候補を提案する提案データ生成部と、を備えることを特徴とする。

その他本願が開示する課題やその解決方法については、発明の実施形態の欄及び図面により明らかにされる。

この発明によれば、会議の質を向上させることができる。

本実施の形態に係る情報管理システムの概略を説明する図である。 情報管理サーバ２０の構成の概略を説明するブロック図である。 ストレージ２３の構成の概略を説明するブロック図である。 会議の準備を促すメッセージの一例を示す図である。 会議に関する各種の条件を入力する画面の一例を示す図である。 会議に関する各種の条件を入力する画面の一例を示す図である。 アンケートの入力インタフェース例を示す図である。 アンケートの入力インタフェース例を示す図である。 会議終了後に送信されるメッセージの一例を示す図である。 会議レポートの一例を示す図である。

＜発明の概要＞
本発明の実施形態の内容を列記して説明する。本発明は、たとえば、以下のような構成を備える。
［項目１］
会議に関連する項目の入力を受け付ける会議データ入力部と、
前記項目の候補を決定するための項目決定情報を記憶する項目決定情報記憶部と、
前記項目決定情報に基づいて前記項目の候補を決定する提案項目決定部と、
決定した前記項目の候補を提案する提案データ生成部と、
を備えることを特徴とする情報管理システム。
［項目２］
項目１に記載の情報管理システムであって、
過去に設定された前記会議データを記憶する会議データ記憶部をさらに備え、
前記提案項目決定部は、前記会議データ記憶部に記憶されている前記会議データに基づいて、前記項目の候補を決定すること、
を特徴とする情報管理システム。
［項目３］
項目２に記載の情報管理システムであって、
前記提案項目決定部は、開催しようとする前記会議の主催者に対応する過去の前記会議データに設定されていた前記項目から少なくとも１つを前記項目の候補として決定すること、
を特徴とする情報管理システム。
［項目４］
項目２に記載の情報管理システムであって、
前記提案項目決定部は、開催しようとする前記会議の主催者とは異なる主催者が設定した前記会議データに設定されていた前記項目から少なくとも１つを前記項目の候補として決定すること、
を特徴とする情報管理システム。
［項目５］
項目１に記載の情報管理システムであって、
前記項目決定情報記憶部は、時期を特定する情報に対応付けて、前記項目の候補を記憶し、
前記会議データ入力部は、前記会議の開催日時の入力を受け付け、
前記提案項目決定部は、前記開催日時に対応する前記項目の候補を前記項目決定情報記憶部から読み出すこと、
を特徴とする情報管理システム。
［項目６］
項目１に記載の情報管理システムであって、
前記項目決定情報記憶部は、前記会議の目的に対応付けて、前記項目の候補を記憶しており、
前記会議データ入力部は、前記目的の入力を受け付け、
前記提案項目決定部は、前記目的に対応する前記項目の候補を前記項目決定情報記憶部から読み出すこと、
を特徴とする情報管理システム。
［項目７］
項目１に記載の情報管理システムであって、
過去に設定された前記会議データを記憶する会議データ記憶部をさらに備え、
前記会議データには前記会議の目的が含まれ、
前記会議データ入力部は、開催しようとする前記目的の入力受け付け、
前記提案項目決定部は、受け付けた前記目的に一致又は類似する前記会議データに設定されていた前記項目の少なくとも１つを前記項目の候補として決定すること、
を特徴とする情報管理システム。
［項目８］
項目７に記載の情報管理システムであって、
前記提案項目決定部は、前記会議データの項目を教師データとし、前記目的を入力データとした機械学習により作成された学習モデルを用いて、前記目的に応じた前記項目の候補を決定すること、
を特徴とする情報管理システム。
［項目９］
項目１に記載の情報管理システムであって、
前記項目決定情報記憶部は、キーワードに対応づけて、前記項目の候補を記憶しており、
前記会議データ入力部は、前記会議の目的の入力を受け付け、
前記提案項目決定部は、前記目的に含まれる前記キーワードに対応する前記項目の候補を前記項目決定情報記憶部から読み出すこと、
を特徴とする情報管理システム。
［項目１０］
項目１に記載の情報管理システムであって、
過去に設定された前記会議データ及び前記会議に対する評価を対応付けて記憶する会議データ記憶部をさらに備え、
前記提案項目決定部は、前記評価を教師データとし、前記項目を入力データとした機械学習により作成された学習モデルを用いて、前記評価が最高値になる前記項目を推定すること、
を特徴とする情報管理システム。
［項目１１］
会議に関連する項目の入力を受け付けるステップと、
前記項目の候補を決定するための項目決定情報を記憶するステップと、
前記項目決定情報に基づいて前記項目の候補を決定するステップと、
決定した前記項目の候補を提案するステップと、
を備えることを特徴とする情報管理方法。
［項目１２］
コンピュータに、
会議に関連する項目の入力を受け付けるステップと、
前記項目の候補を決定するための項目決定情報を記憶するステップと、
前記項目決定情報に基づいて前記項目の候補を決定するステップと、
決定した前記項目の候補を提案するステップと、
を実行させるためのプログラム。

＜システムの概要＞
次に、図１〜図１０に基づいて、本発明の実施の形態に係る情報管理システムについて説明する。

図１は、本実施の形態に係る情報管理システムの概略を説明する図である。図示のように、情報管理システム１０は、管理者１が管理する情報管理サーバ２０、情報管理サーバ２０にインターネット網１００を介してアクセス可能な主催者２の主催者端末３０、及びこの主催者端末３０と情報管理サーバ２０とにインターネット網１００を介してアクセス可能な参加者３（３ａ〜３ｎ）の参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）を備える。

主催者２は、本実施の形態では、会議を企画して主催するユーザであり、参加者３は、主催者２によって会議への参加を要請されて会議に参加する、主催者２以外のユーザであるが、本実施の形態の参加者３が主催者２として会議を主催することがある一方、本実施の形態の主催者２が参加者３として会議に参加することもある。

本実施の形態の参加者３が主催者２として会議を主催する場合は、参加者端末４０が主催者端末３０として機能し、本実施の形態の主催者２が参加者３として会議に参加する場合は、主催者端末３０が参加者端末４０として機能する。

情報管理システム１０は、これら主催者２及び参加者３の間で、会議に関する情報を管理するために用いられる。

＜主催者端末３０・参加者端末４０＞
図１で示すように、主催者端末３０は、コンピュータ、タブレット型端末あるいはスマートフォンといったインターネット網１００に接続可能な機器によって構成され、同様に、参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）も、コンピュータ、タブレット型端末あるいはスマートフォンといったインターネット網１００に接続可能な機器によって構成される。

＜情報管理サーバ２０＞
図２は、情報管理サーバ２０の構成の概略を説明するブロック図である。図示のように、情報管理サーバ２０は、プロセッサ２１、メモリ２２、ストレージ２３、送受信部２４、及び入出力部２５を主要構成として備え、これらが互いにバス２６を介して電気的に接続される。

プロセッサ２１は、情報管理サーバ２０の動作を制御し、各要素間におけるデータの送受信の制御や、アプリケーションプログラムの実行に必要な処理等を行う演算装置である。

このプロセッサ２１は、本実施の形態では例えばＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）であり、後述するストレージ２３に格納されてメモリ２２に展開されたアプリケーションプログラムを実行して各処理を行う。

メモリ２２は、ＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等の揮発性記憶装置で構成される主記憶装置、及びフラッシュメモリやＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）等の不揮発性記憶装置で構成される補助記憶装置を備える。

このメモリ２２は、プロセッサ２１の作業領域として使用される一方、管理サーバ２０の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）、及び各種の設定情報等が格納される。

ストレージ２３は、プログラムや各種の処理に用いられる情報等が格納されている。このストレージ２３の構成については、後述する。

送受信部２４は、情報管理サーバ２０をインターネット網１００に接続する。この送受信部２４は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）やＢＬＥ（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ Ｌｏｗ Ｅｎｅｒｇｙ）といった近距離通信インターフェースを具備するものであってもよい。

入出力部２５には、必要に応じて、キーボードやマウスといった情報入力機器やディスプレイ等の出力機器が接続される。

バス２６は、接続したプロセッサ２１、メモリ２２、ストレージ２３、送受信部２４及び入出力部２５の間において、例えばアドレス信号、データ信号及び各種の制御信号を伝達する。

＜ストレージ２３＞
図３は、ストレージ２３の構成の概略を説明するブロック図である。図示のように、ストレージ２３は、情報管理プログラム５０、カレンダープログラム６０、ユーザデータベース７１、アンケートデータベース７２、会議データベース７３、実施データベース７４、アジェンダデータベース７５を備える。

ユーザデータベース７１は、ユーザ（主催者２及び参加者３）に関する情報（以下、ユーザデータという。）を管理する。ユーザデータは、ユーザを特定するユーザＩＤに対応づけて、ユーザの名前、メールアドレス、所属部署、肩書き、職種、ユーザが有しているスキルの一覧、ユーザが参加しているプロジェクトの一覧、ユーザの時間単価などが含まれる。時間単価は、例えば、ユーザの単位時間あたりのコストを算出するための情報とすることができる。時間単価は、例えば、月間の人件費を月勤務時間で割って算出することができる。時間単価は、例えば、ユーザの所属部署や肩書き、職種、スキル、人事グレードなどに応じて設定される単位時間あたりの標準金額としてもよい。すなわち、時間単価は、ユーザの単位時間あたりのコストを算出可能な情報であればよい。

アンケートデータベース７２は、アンケートに対して回答された回答データを記録する。回答データには、アンケートの対象となった会議を示す会議ＩＤ及びアンケートに回答した参加者３を特定するための回答者ＩＤに対応付けて、会議に対する評価、良かった点、悪かった点、コメントなどが含まれる。会議に対する評価は、本実施形態では、５段階でのスコアとすることができる。なお、評価は、１００点満点の点数など任意の数値とすることもできる。良かった点、悪かった点、及びコメントは、自由記入のテキストデータとしてもよいし、所与の選択肢から選択させるカテゴリデータとしてもよい。

会議データベース７３は、会議に関する情報（以下、会議データという。）を記録する。会議データには、会議を特定する会議ＩＤ、会議の主催者２を特定する主催者ＩＤ、開催日時（開始日時及び終了日時を含めることができる。）、アンケートを送信するタイミング、会議への参加者３を示す情報、会議が開催される場所、会議のタイトル、会議の目的、会議のアジェンダ、共有情報、資料情報などが含まれる。参加者は、複数の参加者３を特定するユーザＩＤのリストとすることができる。場所、目的及びアジェンダは、自由記入のテキストデータとしてもよいし、所与の選択肢から選択させるカテゴリデータとしてもよい。共有情報及び資料情報は、例えば、テキストデータとすることができる。

実施データベース７４は、会議の実施に関する情報（以下、実施データという。）を記録する。実施データには、会議を特定する会議ＩＤ、議事録、決定事項、補足事項などが含まれる。議事録、決定事項及び補足事項は、例えば、テキストデータとすることができる。

アジェンダデータベース７５は、会議に関連する項目の候補を含む情報（以下、アジェンダデータという。）を記憶する。会議に関連する項目とは、会議の目的、議題、必要な決議事項を含む。アジェンダデータは、時期、条件、及び項目を含む。時期は、年単位の時期（年初、期末等）であってもよいし、月単位の時期（上旬、月末等）であってもよいし、週単位の時期（曜日、週の開始日等）であってもよいし、日単位の時期（時刻、就業時等）であってもよいし、会議の開催時間におけるタイミング（会議の開始時、終了前１０分等）であってもよい。条件は、会議に関する条件を任意に指定することができる。例えば、条件は、会議のタイトルに「株主総会」が含まれていること、会議の参加者に営業部長が含まれていることなどを設定することができる。なお、条件には、会議に関する複数の事項に関する条件の組み合わせを設定することもできる。

アジェンダデータベース７５に登録されるアジェンダデータとしては、例えば、「臨時株主総会」や「新株発行」などのキーワードが会議データ（タイトルや目的、アジェンダなど）に含まれていることを条件として、会社法上必要な決議事項を項目として設定することができる。その際に、企業の決算時期前の期間をアジェンダデータの時期に設定することもできる。また、「定時株主総会」などのキーワードが会議データに含まれていることを条件として、決算承認や役員報酬決議などをアジェンダ項目として設定することができる。

＜情報管理プログラム５０＞
情報管理プログラム５０は、情報管理サーバ２０、主催者端末３０及び参加者端末４０で入出力が可能なインターフェースによって実装され、会議データ生成モジュール５１、アンケート配信モジュール５２、集計データ生成モジュール５３、提案データ生成モジュール５４、会議コスト計算モジュール５５を備える。

会議データ生成モジュール５１は、主催者２による会議の企画に基づいて会議に関する条件が入力されることによって会議データＤ１を作成するモジュールであって、本実施の形態では、主催者端末３０で入力が可能なインターフェースによって実装される。会議データ

会議データ生成モジュール５１は、本実施の形態では、会議のスケジュールである「会議の時間」、「会議の参加者」、「会議の場所」、「会議の目的」、「アジェンダ」等が条件として入力されることによって、会議データＤ１を作成する。会議データ生成モジュール５１は、作成した会議データＤ１を会議データベース７３に登録することができる。

さらに、会議データ生成モジュール５１は、本実施の形態では、後述するカレンダープログラム６０に連動されるように構成されており、カレンダープログラム６０に会議のスケジュールである「会議の時間」が入力されることによって、会議データ生成モジュール５１に「会議の時間」が条件として入力される。

加えて、会議データ生成モジュール５１は、会議が終了した際に、その議事録などを含む実施データを主催者端末３０から受信し、受信した実施データを実施データベース７４に登録することもできる。

アンケート配信モジュール５２は、本実施の形態では、会議データ生成モジュール５１で作成された会議データＤ１に基づいて開催される会議において、任意のタイミングが到来したと判断される際に、参加者３（３ａ〜３ｎ）の参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）にアンケートＤ２を配信するモジュールである。

アンケートＤ２は、例えば、会議に対する定性的な格付けによる評価や、会議の「よかった点」、あるいは会議に対する「コメント」等、種々のアンケート項目によって構成される。

アンケートＤ２を配信する任意のタイミングは、例えば「会議終了５分前」、「会議の終了と同時」、「参加者が会議室を退出した後」、「会議が終了してから１５分後」等、種々のタイミングで配信するように設定することが可能である。

集計データ生成モジュール５３は、本実施の形態では、アンケート配信モジュール５２で配信されるアンケートＤ２に対する参加者３（３ａ〜３ｎ）の回答を集計して集計データＤ３を生成するモジュールである。集計データ生成モジュール５３は、集計に先立ち、参加者端末４０から回答データを受信し、受信した回答データをアンケートデータベース７２に登録することができる。

集計データＤ３は、例えば、単位期間（例えば１週間）あたりの会議の時間を算出した「会議時間」に関する情報や、会議を経済的に評価して算出した「会議コスト」に関する情報、会議に対するコメントである「フィードバック」等、種々の集計項目によって構成される。

会議コスト計算モジュール５５は、会議を経済的に評価して算出して会議コストＤ５を算出することができる。会議コスト計算モジュール５５は、例えば、参加者３（３ａ〜３ｎ）の人件費に会議の時間を乗じて算出したり、参加者３（３ａ〜３ｎ）の人件費に参加者３（３ａ〜３ｎ）が発言した時間を乗じて算出したり、会議中に参加者３が発言や作業をしなかった時間（会議の有効性に貢献していない時間）に参加者３の人件費を乗じて算出したりする等、各種の手法によって会議コストＤ５を算出することができる。参加者３の人件費は、例えば、ユーザデータの時間単価とすることができる。また、会議コスト計算モジュール５５は、外部の人事データベースと接続し、人事データベースから参加者３の人件費を取得するようにしてもよいし、参加者３ごとの人件費（時間単価）の入力を会議データとともに受け付けるようにしてもよい。

提案データ生成モジュール５４は、会議の主催者２に対する提案を表す提案データＤ４を生成するモジュールである。提案データ生成モジュール５４は、提案データＤ４を生成するための情報（以下、提案作成情報という。）に基づいて提案データを生成することができる。

提案データ生成モジュール５４は、例えば、会議への参加が推奨される参加者３（３ａ〜３ｎ）を例えば「おすすめの参加者」として提案する第１情報、及び会議への不参加が推奨される参加者３（３ａ〜３ｎ）を例えば「参加が不要な者」として提案する第２情報を提案データＤ４に含めて生成することができる。なお、提案データ生成モジュール５４は、「おすすめの参加者」と「参加が不要な者」はいずれか一方のみを提案することとしてもよい。

上記第１情報及び第２情報は、各種の提案作成情報に基づいて作成することができる。提案データ生成モジュール５４は、例えば、提案作成情報に基づいて各ユーザについて当該会議への参加のおすすめ度合を算出し、算出したおすすめ度合に応じて第１情報及び第２情報を作成することができる。

提案データ生成モジュール５４は、例えば、集計データ生成モジュール５３で集計した集計データＤ３を提案作成情報として、集計データＤ３に基づいて第１情報及び第２情報を作成することができる。提案データ生成モジュール５４は、例えば、アンケートＤ２に対する回答数や回答内容、これまでの会議の参加率等の各種の指標に基づいて上記第１情報及び第２情報を生成することができる。また、提案データ生成モジュール５４は、例えば、過去に主催者２として開催した会議に対する評価に応じて第１情報を決定することができる。例えば、会議データの目的と同一又は類似の目的を有する会議の会議ＩＤに対応する回答データの評価を、会議の主催者２（会議ＩＤに対応する会議データの主催者ＩＤ）ごとに集計（例えば平均や合計など）し、集計値が高いユーザ、すなわち、過去に同様の目的の会議を主催してその評価が高かったユーザを、開催されようとしている会議についての知見を有したものとして、おすすめの参加者３（第１情報）として提案することができる。

また、提案データ生成モジュール５４は、例えば、ユーザデータの時間単価を提案作成情報とし、会議への参加者３の総人件費（各参加者３の時間単価の合計又は時間単価の合計に会議の時間を乗じたコスト）が所定の閾値を超えた場合に、参加者３を減らすことを検討するようにアドバイスするメッセージを提案データＤ４に含めることができる。提案データ生成モジュール５４は、また、上記総人件費が所定の閾値を超えた場合に、時間単価のマイナス値をおすすめ度合として（時間単価が高いほどおすすめ度合が低くなるようにして）、第２情報を作成することができる。例えば、参加者３のうち、時間単価の高い者から順に、所定数（例えば、総人件費が上記閾値以下となるまで）の参加者３を参加が不要な者の提案（第２情報）として提案データＤ４に含めることができる。また、提案データ生成モジュール５４は、逆に会議の総人件費が所定の閾値以下である場合に、時間単価の平均値よりも高い時間単価のユーザを参加者３の候補として提案することもできる。

また、提案データ生成モジュール５４は、例えば、ユーザデータを提案作成情報として、会議との関連度に応じた第１情報及び第２情報を作成することもできる。会議とユーザとの関連度は、例えば、会議の目的と、ユーザの属性（ユーザデータに含まれている所属部署、肩書き、職種、スキル、プロジェクトなど）との関連度を事前に定義しておくことができる。会議の目的とユーザの属性とに対応付けて関連度をストレージ２３に記憶しておくようにしてもよいし、会議の目的とユーザの属性との関連度を機械学習により学習し、学習モデルをストレージ２３に記憶しておき、提案データ生成モジュール５４は、当該学習モデルを用いて、会議データに設定された目的に対応するユーザの属性を推測し、推測したユーザの属性に該当する参加者３の候補をユーザデータベース７１から検索することができる。

また、提案データ生成モジュール５４は、例えば、各ユーザの会議への参加時間に応じて第１情報及び第２情報を作成することもできる。提案データ生成モジュール５４は、例えば、ユーザごとに、ユーザＩＤが参加者に含まれている会議データの開催時間（開催日時に含まれている開始日時から終了日時までの時間）の合計を算出し、合計時間の長い者から順に所定数又は合計時間の短い者から順に所定数のユーザを第１情報又は第２情報に含めることができる。合計を算出するにあたり、会議データの目的が、開催予定の会議の目的と同一又は類似であるものに絞り込んでもよい。これにより、同様な目的の会議に多く出ており、知見を有していると考えられるユーザを参加者３の候補として提案することもできるし、まだ同様の目的の会議にあまり出席しておらず、新鮮な意見が期待できる者を参加者３の候補として提案することもできる。

また、提案データ生成モジュール５４は、会議のアジェンダの候補の提案を提案データＤ４に含めることもできる。提案データ生成モジュール５４は、各種の情報を、上記候補を決定するための提案項目決定情報として用いて、提案するアジェンダの候補を決定することができる。

例えば、提案データ生成モジュール５４は、アジェンダデータベース７５に登録されているアジェンダデータを提案項目決定情報として用いることができる。提案データ生成モジュール５４は、例えば、会議データの開催日時がアジェンダデータの時期に対応する場合に、アジェンダデータの項目を提案データＤ４に含めることができる。この場合に、参加者の属性（ユーザデータの所属部署、肩書き、職種、スキル、プロジェクトなど）と時期とを条件としたアジェンダの候補をアジェンダデータベース７５に登録しておき、提案データ生成モジュール５４は、アジェンダデータベース７５から、主催者２及び／又は参加者３に対応するユーザデータと入力中の会議データの開催日時とに対応するアジェンダデータを検索することができる。これにより、例えば、経理部署に所属する主催者２による月初の会議について、経理の締め作業に関する確認などをアジェンダ候補として提案することができる。

また、提案データ生成モジュール５４は、時期を問わず、会議データが条件を満たす（例えば、会議データのタイトル及びアジェンダ等に所定のキーワードが含まれる場合や、会議データの目的が所定の目的である場合など）場合に、そのアジェンダデータの項目をアジェンダの候補として提案データＤ４に含めることもできる。

また、提案データ生成モジュール５４は、会議データベース７３に登録されている過去の会議データを提案項目決定情報として用いることもできる。提案生成モジュール５４は、過去の会議データのうち、会議データ生成モジュール５１が入力を受け付けている会議データに類似したものに設定されていたアジェンダを候補として提案データＤ４に含めることができる。例えば、提案データ生成モジュール５４は、主催者２が過去に開催した会議に関する会議データ（会議データベース７３に登録されている会議データのうち、主催者ＩＤが現在会議データを入力中のユーザを示しているもの）のアジェンダを候補として提案データＤ４に含めることができる。この際、提案データ生成モジュール５４は、入力中の会議データのタイトル及び／又は目的と一致又は類似する過去の会議データに絞り込んでもよい。また、提案データ生成モジュール５４は、主催者ＩＤを問わず、過去の過去の会議データのうち、入力中の会議データのタイトル及び／又は目的と一致又は類似するものに設定されていたアジェンダを候補として提案データＤ４に含めることができる。ここで提案データ生成モジュール５４は、過去の会議データに含まれるアジェンダのうち所定数又は所定割合以上の会議データに共通している内容のみを候補として提案データＤ４に含めるようにしてもよい。

また、提案データ生成モジュール５４は、過去の会議データのタイトル及び／又は目的を教師データとし、アジェンダを入力データとする機械学習により学習した学習モデルを用いて、入力されたタイトル及び／又は目的に応じたアジェンダを予測し、予測したアジェンダを候補として提案するように提案データＤ４に含めるようにしてもよい。

また、提案データ生成モジュール５４は、過去のアンケートの回答データ及び会議データを提案項目決定情報として用いることもできる。提案データ生成モジュール５４は、例えば、過去の会議について回答データの評価を集計（例えば平均）し、集計値（評価値）を教師データとし、アジェンダを入力データとする機械学習により学習した学習モデルを用いて、評価値が最大となるようなアジェンダを決定し、決定したアジェンダを候補として提案データＤ４に含めるようにしてもよい。

カレンダープログラム６０は、会議データ生成モジュール５１に連動する、カレンダー機能を有するプログラムであって、本実施の形態では、「会議名」、「会議の時間」（日時）、あるいは「会議の場所」等が入力される。

このカレンダープログラム６０は、情報管理サーバ２０、主催者端末３０及び参加者端末４０で入出力が可能なインターフェースによって実装され、本実施の形態ではストレージ２３に格納されているが、ウェブ上で起動されるいわゆるウェブアプリによって実現されるものであってもよい。

＜使用手順＞
次に、図４〜図１０に基づいて、本実施の形態に係る情報管理システム１０を使用する手順について説明する。

＜会議の企画＞
まず、主催者２が「会議名」、「会議の時間」（日時）や「会議の場所」等をカレンダープログラム６０に入力して会議を企画する。本実施の形態では、例えば「会議名」として「ＫＰＩ定例」、「会議の時間」として「２０１９年３月１日 １４時００分〜１５時００分」、「会議の場所」として「第２会議室」等を入力する。

図４は、会議の準備を促すメッセージの一例を示す図である。主催者２がカレンダープログラム６０に入力して会議を企画した後であって企画した会議が開催される例えば１週間前に、図４で示すように、会議の準備を促す内容のメッセージＭ１が主催者２の主催者端末３０に配信される。

図５は、会議に関する各種の条件を入力する画面の一例を示す図である。図６も、会議に関する各種の条件を入力する画面の一例を示す図である。図４に示すようなメッセージＭ１に表示される、主催者２が企画した会議である「（１）３月１日 ＫＰＩ定例（主催者：佐藤五郎さん）」Ｃ１を選択すると、図５で示す「会議フォーマット１」Ｆ１及び図６で示す「会議フォーマット２」Ｆ２が主催者端末３０に表示される。

主催者２は、これら「会議フォーマット１」Ｆ１及び「会議フォーマット２」Ｆ２を介して、会議に関する各種の条件を会議データ生成モジュール５１に入力して、会議の設定を行う。なお、他のアプリケーション等から必要な情報を適宜取得することにより、会議フォーマット１又は会議フォーマット２の項目を（全部又は部分的に）自動で入力することとしてもよい。

本実施の形態では、主催者２は、図５で示す「会議フォーマット１」Ｆ１において「アンケートを送るタイミング」ｔを例えば「会議終了５分前」に設定し、「（２）会議の参加者」Ｐを選択あるいは記入して設定する。

この「（２）会議の参加者」Ｐと関連づけられて、本実施の形態では、「おすすめの参加者」として提案データＤ４の第１情報ｄ１が表示され、かつ「この参加者は不要かも」として提案データＤ４の第２情報ｄ２が表示される。

したがって、主催者２は、これらの第１情報ｄ１及び第２情報ｄ２を参照しながら「（２）会議の参加者」Ｐを設定することができる。

なお、本実施の形態では、カレンダープログラム６０に入力された「会議の時間」及び「会議の場所」によって、「会議フォーマット１」Ｆ１においては、「（１）会議の時間」Ｔ及び「（３）会議の場所」Ｈが予め設定された状態となっている。

一方、主催者２は、図６で示す「会議フォーマット２」Ｆ２において、「（１）会議の目的」Ｏ、「（２）アジェンダ」Ａ１、「（３）会議前に共有する情報（開催背景、事前知識など）」Ｉ及び「（４）資料の準備と事前共有」Ｂを選択あるいは記入して会議を設定する。なお、これらの項目は全て必須のものではなく、会議の内容や会社の規模等の様々な事情に応じて変更することが可能である。

特に、会議の充実化を図る観点からは、本実施の形態では、「（１）会議の目的」Ｏ及び「（２）アジェンダ」Ａ１を明確に設定することが好ましく、例えば、「（１）会議の目的」Ｏでは、「何が決まったら（話せたら）、会議を終えるか」といった会議の終了条件を会議の目的として設定する。

同様に、「（２）アジェンダ」Ａ１では、例えば「資料確認」、「進捗について」及び「各種ＫＰＩの確認」等といった会議における主要な議題を設定する。

「会議フォーマット２」Ｆ２には、アジェンダＡ１の候補Ａ２を含めることができる。提案データ生成モジュール５４は、上述したような方法により、アジェンダの候補Ａ２を決定してＦ２に含めることができる。主催者２は、アジェンダの候補Ａ２を参考にしながら、開催予定の会議のアジェンダＡ１を設定することができる。

これら会議に関する各種の条件を、「会議フォーマット１」Ｆ１及び「会議フォーマット２」Ｆ２を介して会議データ生成モジュール５１に入力することによって、会議データＤ１が作成される（会議データ作成ステップ）。

作成された会議データＤ１は、「会議フォーマット２」Ｆ２の「送信」コマンドＳ１が入力されると、「（２）会議の参加者」Ｐで選択された参加者３（３ａ〜３ｎ）の参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）に送信される。

会議データＤ１が送信されると、本実施の形態では、参加者３（３ａ〜３ｎ）は、主催者２が企画した会議である「ＫＰＩ定例」への参加が要請されたことを認識し、参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）を介して参加の可否をメッセージとして主催者端末３０に送信する。

その後、「会議の時間」Ｔとして設定された２０１９年３月１日（１４時００分〜１５時００分）に、主催者２が企画した会議である「ＫＰＩ定例」が予定どおりに開催されると、「アンケートを送るタイミング」ｔで設定された「会議終了５分前」（１４時５５分）に、アンケートＤ２が参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）に配信される（アンケート配信ステップ）。

＜アンケート＞
図７は、アンケートの入力インタフェース例を示す図である。図８も、アンケートの入力インタフェース例を示す図である。アンケートＤ２が参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）に配信されると、図７で示すアンケート入力インターフェースＩＦ１、及びアンケート入力インターフェースＩＦ１から遷移したインターフェースである図８で示すアンケート入力インターフェースＩＦ２として、参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）に表示される。

参加者３（３ａ〜３ｎ）は、図７で示すアンケート入力インターフェースＩＦ１において、会議である「ＫＰＩ定例」に対する「会議の評価」Ｅを、例えば「要改善」、「準備不足」、「普通」、「よい」及び「Ｓｍａｒｔ！」等といった定性的な評価項目から選択して入力する。

参加者３（３ａ〜３ｎ）が「会議の評価」Ｅを選択して（例えば「Ｓｍａｒｔ！」）入力すると、図８で示すアンケート入力インターフェースＩＦ２に遷移する。

このアンケート入力インターフェースＩＦ２において、参加者３（３ａ〜３ｎ）は、会議である「ＫＰＩ定例」に対する「よかった点」Ｇ及び「コメント」Ｋを選択あるいは記入して、「送信」コマンドＳ２を入力する。

「送信」コマンドＳ２を入力すると、アンケートＤ２に対する回答が情報管理サーバ２０に送信されて、各参加者３（３ａ〜３ｎ）の回答が集計されて集計データＤ３が生成される（集計データ生成ステップ）。

＜終了後メッセージ＞
図９は、会議終了後に送信されるメッセージの一例を示す図である。主催者２は、本実施の形態では、会議である「ＫＰＩ定例」で決定した事項やなすべき事項等を記入するとともに議事録を添付して、図９で示すメッセージＭ２を「ＫＰＩ定例」に参加した参加者３（３ａ〜３ｎ）に配信して、主催者２及び各参加者３（３ａ〜３ｎ）の間で決定した事項やなすべき事項等を共有する。

＜会議レポート＞
図１０は、会議レポートの一例を示す図である。生成された集計データＤ３は、主催者端末３０に送信されて、図１０で示す会議レポートメッセージＭ３として主催者端末３０に表示される。

この会議レポートメッセージＭ３には、本実施の形態では、例えば「今週の会議アンケートサマリー」ＡＳや、「会議へのフィードバック」ＦＢといった集計項目が表示される。

特に、本実施の形態では、「今週の会議アンケートサマリー」ＡＳにおいて、「会議時間」に関する情報ｄ３及び「会議コスト」に関する情報ｄ４が表示されることから、無駄な会議の削減や会議の時間の短縮等を検討することができる。

このように、会議に関する条件が入力されることによって会議データＤ１が作成されて会議が開催されるところ、本実施の形態では、会議に関する条件として、「会議フォーマット２」Ｆ２において、「（１）会議の目的」Ｏや「（２）アジェンダ」Ａ１が入力される。

したがって、会議の開催に先立って、会議の目的やアジェンダが主催者２及び参加者３（３ａ〜３ｎ）の間で共有されることから、会議の充実化を図ることができる。

一方、会議における任意のタイミングで参加者３（３ａ〜３ｎ）にアンケートＤ２が配信され、アンケートＤ２に対する参加者３（３ａ〜３ｎ）の回答が集計された集計データＤ３が生成されることから、今後開催される会議の効率化を図る観点から、集計データＤ３に基づいて対策を講じることが可能となる。

このように、本実施形態の情報管理システム１０によれば、会議に関する条件が入力されることによって会議データが作成されて会議が開催されるところ、会議に関する条件として、会議の目的やアジェンダが入力されることから、会議の開催に先立って、会議の目的やアジェンダが会議に参加するユーザの間で共有されることから、会議の充実化を図ることができる。会議の充実化及び効率化が図られることによって、ひいては会議の質を向上させることができる。

また、本実施形態の情報管理システム１０によれば、会議における任意のタイミングでユーザにアンケートが配信され、アンケートに対するユーザの回答が集計された集計データが生成されることから、今後開催される会議の効率化を図る観点から、集計データに基づいて対策を講じることが可能となる。

なお、本発明は上記実施の形態に限定されることはなく、発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。上記実施の形態では、アンケートＤ２が、予め設定された、会議に対する定性的な格付けによる評価や、会議の「よかった点」、あるいは会議に対する「コメント」等のアンケート項目によって構成される場合を説明したが、例えば、「会議フォーマット２」Ｆ２で入力される「（１）会議の目的」Ｏや「（２）アジェンダ」Ａ１の内容によって、アンケート項目が変動するように構成してもよい。

さらには、主催者２が任意のアンケート項目を設定することができるように構成することも可能である。

２ 主催者（ユーザ）
３（３ａ〜３ｎ） 参加者（ユーザ）
１０ 情報管理システム
２０ 情報管理サーバ
３０ 主催者端末
４０（４０ａ〜４０ｎ） 参加者端末
５０ 情報管理プログラム
５１ 会議データ作成モジュール
５２ アンケート配信モジュール
５３ 集計データ生成モジュール
５４ 提案データ生成モジュール
５５ 会議コスト計算モジュール
６０ カレンダープログラム
７１ ユーザデータベース
７２ アンケートデータベース
７３ 会議データベース
７４ 実施データベース
７５ アジェンダデータベース
Ｄ１ 会議データ
Ｄ２ アンケート
Ｄ３ 集計データ
Ｄ４ 提案データ
Ｄ５ 会議コスト

Claims (12)

1. 会議に関連する項目の入力を受け付ける会議データ入力部と、
   前記項目の候補を決定するための項目決定情報を記憶する項目決定情報記憶部と、
   前記項目決定情報に基づいて前記項目の候補を決定する提案項目決定部と、
   決定した前記項目の候補を提案する提案データ生成部と、
   を備えることを特徴とする情報管理システム。
2. 請求項１に記載の情報管理システムであって、
   過去に設定された前記会議データを記憶する会議データ記憶部をさらに備え、
   前記提案項目決定部は、前記会議データ記憶部に記憶されている前記会議データに基づいて、前記項目の候補を決定すること、
   を特徴とする情報管理システム。
3. 請求項２に記載の情報管理システムであって、
   前記提案項目決定部は、開催しようとする前記会議の主催者に対応する過去の前記会議データに設定されていた前記項目から少なくとも１つを前記項目の候補として決定すること、
   を特徴とする情報管理システム。
4. 請求項２に記載の情報管理システムであって、
   前記提案項目決定部は、開催しようとする前記会議の主催者とは異なる主催者が設定した前記会議データに設定されていた前記項目から少なくとも１つを前記項目の候補として決定すること、
   を特徴とする情報管理システム。
5. 請求項１に記載の情報管理システムであって、
   前記項目決定情報記憶部は、時期を特定する情報に対応付けて、前記項目の候補を記憶し、
   前記会議データ入力部は、前記会議の開催日時の入力を受け付け、
   前記提案項目決定部は、前記開催日時に対応する前記項目の候補を前記項目決定情報記憶部から読み出すこと、
   を特徴とする情報管理システム。
6. 請求項１に記載の情報管理システムであって、
   前記項目決定情報記憶部は、前記会議の目的に対応付けて、前記項目の候補を記憶しており、
   前記会議データ入力部は、前記目的の入力を受け付け、
   前記提案項目決定部は、前記目的に対応する前記項目の候補を前記項目決定情報記憶部から読み出すこと、
   を特徴とする情報管理システム。
7. 請求項１に記載の情報管理システムであって、
   過去に設定された前記会議データを記憶する会議データ記憶部をさらに備え、
   前記会議データには前記会議の目的が含まれ、
   前記会議データ入力部は、開催しようとする前記目的の入力受け付け、
   前記提案項目決定部は、受け付けた前記目的に一致又は類似する前記会議データに設定されていた前記項目の少なくとも１つを前記項目の候補として決定すること、
   を特徴とする情報管理システム。
8. 請求項７に記載の情報管理システムであって、
   前記提案項目決定部は、前記会議データの項目を教師データとし、前記目的を入力データとした機械学習により作成された学習モデルを用いて、前記目的に応じた前記項目の候補を決定すること、
   を特徴とする情報管理システム。
9. 請求項１に記載の情報管理システムであって、
   前記項目決定情報記憶部は、キーワードに対応づけて、前記項目の候補を記憶しており、
   前記会議データ入力部は、前記会議の目的の入力を受け付け、
   前記提案項目決定部は、前記目的に含まれる前記キーワードに対応する前記項目の候補を前記項目決定情報記憶部から読み出すこと、
   を特徴とする情報管理システム。
10. 請求項１に記載の情報管理システムであって、
    過去に設定された前記会議データ及び前記会議に対する評価を対応付けて記憶する会議データ記憶部をさらに備え、
    前記提案項目決定部は、前記評価を教師データとし、前記項目を入力データとした機械学習により作成された学習モデルを用いて、前記評価が最高値になる前記項目を推定すること、
    を特徴とする情報管理システム。
11. 会議に関連する項目の入力を受け付けるステップと、
    前記項目の候補を決定するための項目決定情報を記憶するステップと、
    前記項目決定情報に基づいて前記項目の候補を決定するステップと、
    決定した前記項目の候補を提案するステップと、
    を備えることを特徴とする情報管理方法。
12. コンピュータに、
    会議に関連する項目の入力を受け付けるステップと、
    前記項目の候補を決定するための項目決定情報を記憶するステップと、
    前記項目決定情報に基づいて前記項目の候補を決定するステップと、
    決定した前記項目の候補を提案するステップと、
    を実行させるためのプログラム。
    
    
    

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