JP2021043895A - 情報処理装置、履歴情報管理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】処理に関する履歴情報と処理に係る業務や組織との関係を明確にする情報処理装置、履歴情報管理システム及びプログラムを提供する。【解決手段】履歴情報管理システムにおいて、画像処理装置の制御部４４０は、データ処理を実行するデータ処理実行部４４２と、データ処理実行部４４２による処理の対象データおよびこの対象データに関する権限を有する組織の情報を取得する取得部４４３と、データ処理実行部４４２による処理の実行に応じて履歴情報を生成すると共に、履歴情報と対象データに関する権限を有する組織とを関連付ける履歴情報生成部４４４と、を備える。【選択図】図４

Description

本発明は、情報処理装置、履歴情報管理システムおよびプログラムに関する。

クラウド環境に設けられたサーバを複数の組織（企業等）が利用する場合に、かかる複数の組織の利用に基づく履歴情報がサーバにおいて一元的に管理されることがある。また、企業間協力に係る業務等では、一の企業の社員が他の企業のサーバへのアクセスが許可されてデータを取得し処理を実行するような業務が発生し得る。また、副業や兼業を有する業務者は、自身の情報処理装置から複数の組織のサーバへアクセスしてデータを取得し処理を実行することがあり得る。これらの場合、何れの組織の管理下で業務が行われたかを明確にすることが望まれる。

特許文献１には、社内のプリンタの社内ログ情報及び社外のプリンタの社外ログ情報を収集する収集手段と、各プリンタが印刷した文書の提出先を表す提出先情報を取得する取得手段と、社内ログ情報及び社外ログ情報各々に含まれる利用者毎に、取得された提出先情報に基づいて、利用者による社内外の印刷実行場所と提供先との関係を示す分析情報を生成する生成手段と、生成された分析情報を出力する出力手段と、を有する情報提供装置が開示されている。

特許第５６３０５５１号公報

従来、処理に関する履歴情報は、処理が行われた装置や装置を使用したユーザに関連付けられ、処理に係る業務や組織との関連付けが曖昧であった。

本発明は、処理に関する履歴情報を、処理が行われた装置やかかる装置を使用したユーザに関連付ける構成と比較して、処理に係る業務や組織との関係を明確にすることを目的とする。

請求項１に係る本発明は、
データ処理を実行するデータ処理手段と、
前記データ処理手段による処理の対象データおよび当該対象データに関する権限を有する組織の情報を取得する取得手段と、
前記データ処理手段による処理の実行に応じて履歴情報を生成する履歴情報生成手段と、
前記履歴情報と前記対象データに関する権限を有する組織とを関連付ける関連付け処理手段と、
を備えることを特徴とする、情報処理装置である。
請求項２に係る本発明は、
ユーザを認証する認証手段をさらに備え、
前記データ処理手段が前記ユーザの権限に基づいて取得された前記対象データを処理し、当該ユーザが所属する所属組織と当該対象データに関する権限を有する組織とが異なる場合、前記関連付け処理手段は、前記履歴情報を当該ユーザの所属組織にも関連付けることを特徴とする、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に係る本発明は、
前記関連付け処理手段は、前記対象データに関する権限を有する組織に対し、前記データ処理手段による処理後のデータを含む履歴情報を関連付け、前記ユーザの所属組織に対し、前記データ処理手段による処理後のデータを除いた履歴情報を関連付けることを特徴とする、請求項２に記載の情報処理装置である。
請求項４に係る本発明は、
前記履歴情報生成手段により生成された履歴情報を前記関連付け処理手段により関連付けられた組織の管理サーバへ送信する送信手段と、
前記履歴情報生成手段により生成された前記履歴情報を保持する保持手段と、をさらに備え、
前記履歴情報生成手段は、処理後のデータを含む履歴情報を生成し、
自装置を管理する管理組織と前記対象データに関する権限を有する組織とが異なる場合、前記送信手段は、前記データ処理手段による処理後のデータを含む履歴情報を送信し、前記保持手段は、前記データ処理手段による処理後のデータを除いた履歴情報を保持することを特徴とする、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項５に係る本発明は、
前記送信手段による前記履歴情報の送信後、当該履歴情報に含まれる前記処理後のデータは消去されることを特徴とする、請求項４に記載の情報処理装置である。
請求項６に係る本発明は、
処理対象のデータを当該データが帰属する組織に関連付けて管理するデータ管理手段と、
前記データ管理手段により管理された前記データを処理する権限を有するユーザの情報を管理するユーザ情報管理手段と、
前記ユーザの権限に基づいて実行された前記データに対する処理の履歴情報を取得する履歴情報取得手段と、
前記履歴情報を処理対象のデータが帰属する組織に関連付けて管理する履歴情報管理手段と、
を備えることを特徴とする、履歴情報管理システムである。
請求項７に係る本発明は、
前記ユーザが所属する所属組織と前記処理対象のデータが帰属する組織とが異なる場合、前記履歴情報管理手段は、前記履歴情報を当該ユーザの所属組織にも関連付けて管理することを特徴とする、請求項６に記載の履歴情報管理システムである。
請求項８に係る本発明は、
前記履歴情報管理手段は、前記処理対象のデータが帰属する組織に関連付けられた履歴情報として、処理後の当該データを含む履歴情報を管理し、前記ユーザの所属組織に関連付けられた履歴情報として、処理後の当該データを含まない履歴情報を管理することを特徴とする、請求項７に記載の履歴情報管理システムである。
請求項９に係る本発明は、
コンピュータを、
データ処理を実行するデータ処理手段と、
前記データ処理手段による処理の対象データおよび当該対象データに関する権限を有する組織の情報を取得する取得手段と、
前記データ処理手段による処理の実行に応じて履歴情報を生成する履歴情報生成手段と、
前記履歴情報と前記対象データに関する権限を有する組織とを関連付ける関連付け処理手段として、
機能させることを特徴とする、プログラムである。

請求項１の発明によれば、処理に関する履歴情報を、処理が行われた装置やかかる装置を使用したユーザに関連付ける構成と比較して、処理に係る業務や組織との関係を明確にすることができる。
請求項２の発明によれば、処理に関する履歴情報を、処理対象のデータが帰属する組織にのみ関連付ける構成と比較して、ユーザの業務を履歴情報にて記録することができる。
請求項３の発明によれば、関連付ける組織に関わらず、履歴情報に処理後のデータを含む場合と比較して、データの不用意な流出を防止することができる。
請求項４の発明によれば、関連付ける組織に関わらず、履歴情報に処理後のデータを含む場合と比較して、保持手段に残った履歴情報からデータが流出することを防止することができる。
請求項５の発明によれば、保持手段が処理後のデータを含む履歴情報を保持する場合と比較して、セキュリティの向上を図ることができる。
請求項６の発明によれば、処理に関する履歴情報を、処理が行われた装置やかかる装置を使用したユーザに関連付ける構成と比較して、処理に係る業務や組織との関係を明確にすることができる。
請求項７の発明によれば、処理に関する履歴情報を、処理対象のデータが帰属する組織にのみ関連付ける構成と比較して、ユーザの業務を履歴情報にて記録することができる。
請求項８の発明によれば、関連付ける組織に関わらず、履歴情報に処理後のデータを含む場合と比較して、データの不用意な流出を防止することができる。
請求項９の発明によれば、本発明のプログラムを実行するコンピュータにおいて、処理に関する履歴情報を、処理が行われた装置やかかる装置を使用したユーザに関連付ける構成と比較して、処理に係る業務や組織との関係を明確にすることができる。

本実施形態が適用される履歴情報管理システムの全体構成を示す図である。 画像処理装置の機能構成を示す図である。 制御部のハードウェア構成例を示す図である。 制御部の機能構成を示す図である。 本実施形態による履歴情報管理システムの運用例を示す図であり、図５（Ａ）は、ユーザの所属組織、文書ファイルの帰属組織、画像処理装置の管理組織が同一である場合の運用例を示す図、図５（Ｂ）は、文書ファイルの帰属組織が異なる場合の運用例を示す図、図５（Ｃ）は、画像処理装置の管理組織が異なる場合の運用例を示す図、図５（Ｄ）は、ユーザの所属組織と文書ファイルの帰属組織および画像処理装置の管理組織とが異なる場合の運用例を示す図である。

以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
＜システム構成＞
図１は、本実施形態が適用される履歴情報管理システムの全体構成を示す図である。以下では、本実施形態の履歴情報管理システムを文書ファイルの管理システムに適用した例について説明する。したがって、データ処理を実行して履歴情報を生成する情報処理装置として、文書ファイルを画像処理して印刷出力したり、画像を読み取ったりする画像処理装置を用いる構成とする。本実施形態の履歴情報管理システムは、ファイル管理サーバ１００と、ログ管理サーバ２１０、２２０と、ユーザ情報管理サーバ３１０、３２０と、画像処理装置４００とを備える。

本実施形態では、複数の組織がサーバを共用するシステム構成について説明する。図１に示す例では、ファイル管理サーバ１００は、二つの組織（組織Ａおよび組織Ｂ）により共用されるサーバである。一方、ログ管理サーバ２１０、２２０およびユーザ情報管理サーバ３１０および３２０は、各組織Ａ、Ｂに個別に設けられたサーバである。ログ管理サーバ２１０およびユーザ情報管理サーバ３１０は組織Ａに属し、ログ管理サーバ２２０およびユーザ情報管理サーバ３２０は組織Ｂに属する。

ファイル管理サーバ１００は、処理対象のデータを、そのデータが帰属する組織に関連付けて管理するサーバである。データが帰属する組織とは、そのデータに関する処理の実行や開示等の権限を有する組織である。データに対してどのような権限を有するかは、データの種類やシステムの運用等に応じて個別に定められる。上述したように、本実施形態のファイル管理サーバ１００は、処理対象のデータとして文書ファイルを管理する。したがって、データが帰属する組織は、文書ファイルの文書が帰属する（文書に関する権限を有する）組織である。また、後述するように文書画像を読み取って得られるイメージデータの場合、元の文書画像が帰属する組織である。ファイル管理サーバ１００は、データ管理手段の一例である。

ログ管理サーバ２１０、２２０は、画像処理装置４００により実行された処理の履歴情報を画像処理装置４００から取得して管理するサーバである。ログ管理サーバ２１０、２２０が画像処理装置４００から取得する履歴情報の内容は、処理の実行を指示したユーザが組織Ａ、Ｂのどちらに所属するか、処理対象の文書ファイルが組織Ａ、Ｂのどちらに帰属するか、処理を実行した画像処理装置４００が組織Ａ、Ｂのどちらに帰属するか、に応じて異なる。これらの処理態様に基づく履歴情報の内容の詳細については後述する。ログ管理サーバ２１０、２２０は、履歴情報管理手段の一例である。

ユーザ情報管理サーバ３１０、３２０は、ファイル管理サーバ１００により管理されている文書ファイルに対して処理を行う権限を有するユーザの情報を管理するサーバである。ユーザの情報は、そのユーザが所属している組織に帰属するユーザ情報管理サーバ３１０、３２０に管理される。ただし、ユーザは、組織Ａ、Ｂの両方に所属する場合もある。この場合は、各組織Ａ、Ｂのユーザ情報管理サーバ３１０、３２０に、このユーザの情報がそれぞれ管理される。また、ユーザは、一方の組織に所属するが、他方の組織に帰属する文書ファイルに対する処理を行う権限を有する場合がある。この場合は、他方の組織のユーザ情報管理サーバ３２０、３１０においても、そのような立場のユーザとして情報を管理しても良い。ユーザ情報管理サーバ３１０、３２０は、ユーザ情報管理手段の一例である。

図１に示した構成において、ファイル管理サーバ１００、ログ管理サーバ２１０、２２０およびユーザ情報管理サーバ３１０、３２０は、例えば、ネットワーク上に構築されたサーバとして実現される。ファイル管理サーバ１００、ログ管理サーバ２１０、２２０およびユーザ情報管理サーバ３１０、３２０は、単一のハードウェア（サーバマシン等）による構成に限定されず、複数のハードウェアや仮想マシンに分散して構成しても良い。ファイル管理サーバ１００は、組織Ａ、Ｂにより共用されるサーバであるので、インターネット上のクラウドサービスにより実現しても良い。ログ管理サーバ２１０、２２０およびユーザ情報管理サーバ３１０、３２０は、組織ごとに設けられるサーバであるので、ローカルなシステムとして実現しても良いし、ＶＰＮ（Virtual Private Network）等で組織ごとに分離されていれば、クラウドサービス等で実現しても良い。

画像処理装置４００は、ファイル管理サーバ１００から文書ファイルを取得し、画像処理して印刷出力したり、用紙等の媒体に印刷された画像を読み取って処理し、文書ファイルとしてファイル管理サーバ１００に格納したりする装置である。また、画像処理装置４００は、処理の実行に基づき、実行した処理に関する履歴情報を生成し、ログ管理サーバ２１０、２２０へ送信する。画像処理装置４００は、データ処理手段の一例であり、履歴情報取得手段の一例である。

ファイル管理サーバ１００、ログ管理サーバ２１０、２２０およびユーザ情報管理サーバ３１０、３２０は、例えば、コンピュータにより実現され、ハードウェアとして、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）と、記憶手段である主記憶装置（メイン・メモリ）および外部記憶装置を備える。ＣＰＵは、外部記憶装置に格納されたプログラムを主記憶装置に読み込んで、実行する。主記憶装置としては、例えばＲＡＭ（Random Access Memory）が用いられる。外部記憶装置としては、例えば磁気ディスク装置やＳＳＤ（Solid State Drive）等が用いられる。

＜画像処理装置４００の機能構成＞
図２は、画像処理装置４００の機能構成を示す図である。画像処理装置４００は、通信部４１０と、画像形成部４２０と、画像読み取り部４３０と、制御部４４０と、画像処理部４５０と、記憶部４６０と、ユーザ・インターフェイス（ＵＩ）部４７０とを備える。

通信部４１０は、ネットワークを介してファイル管理サーバ１００、ログ管理サーバ２１０、２２０およびユーザ情報管理サーバ３１０、３２０と接続し、データ交換を行うためのネットワーク・インターフェイスである。通信部４１０におけるネットワークの接続手段は特に限定されず、通信回線は有線であっても無線であっても良い。

画像形成部４２０は、ＩＯＴ（Image Output Terminal）である。画像形成部４２０は、いわゆるプリンタ装置により構成され、記録材の一例である用紙に対して、画像形成材を用いて画像データに基づく画像を形成する。記録材に画像を形成する方式としては、例えば、感光体に付着させたトナーを記録材に転写して像を形成する電子写真方式や、インクを記録材上に吐出して像を形成するインクジェット方式等が用いられる。

画像読み取り部４３０は、ＩＩＴ（Image Input Terminal）である。画像読み取り部４３０は、いわゆるスキャナ装置により構成され、セットされた原稿上の画像を光学的に読み取り、読み取り画像（画像データ）を生成する。画像の読み取り方式としては、例えば、光源から原稿に照射した光に対する反射光をレンズで縮小してＣＣＤ（Charge Coupled Devices）で受光するＣＣＤ方式や、ＬＥＤ（Light Emitting Diode）光源から原稿に順に照射した光に対する反射光をＣＩＳ（Contact Image Sensor）で受光するＣＩＳ方式が用いられる。

制御部４４０は、画像処理装置４００の動作を制御する。具体的には、制御部４４０は、例えば、通信部４１０を用いた外部装置との通信、画像形成部４２０や画像読み取り部４３０を用いて行われる処理の実行、ＵＩ部４７０を用いたユーザへの情報提示およびユーザの操作の受け付け等の動作を制御する。

画像処理部４５０は、画像形成部４２０や画像読み取り部４３０により実行される処理に関して、処理対象である画像に対して、色補正や階調補正等の画像処理を実行する。

記憶部４６０は、各種のデータやプログラムを記憶する。具体的には、記憶部４６０は、処理対象の画像等のデータ、画像形成部４２０や画像読み取り部４３０による処理の履歴情報、画像処理装置４００の動作を制御するプログラム等が記憶される。記憶部４６０としては、例えば、磁気ディスク装置やＳＳＤ等の不揮発性の記憶手段が用いられる。

ＵＩ部４７０は、操作画面や情報提示画面等の画面を表示する表示手段と、操作者による入力操作が行われる入力手段とを備える。表示手段に表示された操作画面にしたがって入力手段による入力操作が行われることにより、各種の制御命令や制御データが入力される。表示手段としては、例えば液晶ディスプレイが用いられる。入力手段としては、例えばハードウェア・キーやタッチセンサが用いられる。一例として、表示手段である液晶ディスプレイと入力手段であるタッチセンサとを組み合わせたタッチ・パネルを用いてＵＩ部４７０を構成しても良い。

＜制御部４４０の構成＞
図３は、制御部４４０のハードウェア構成例を示す図である。制御部４４０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）４０１と、記憶手段であるＲＡＭ（Random Access Memory）４０２およびＲＯＭ（Read Only Memory）４０３とを備える。ＲＡＭ４０２は、主記憶装置（メイン・メモリ）であり、ＣＰＵ４０１が演算処理を行う際の作業用メモリとして用いられる。ＲＯＭ４０３にはプログラムや予め用意された設定値等のデータが保持されており、ＣＰＵ４０１はＲＯＭ４０３から直接プログラムやデータを読み込んで処理を実行することができる。画像処理装置４００の記憶部４６０にはプログラムが記憶されており、ＣＰＵ４０１は記憶部４６０に格納されたプログラムをＲＡＭ４０２に読み込んで実行する。

図４は、制御部４４０の機能構成を示す図である。制御部４４０は、図３に示したＣＰＵ４０１がプログラムを読み込んで実行することにより、次の各機能を実現する。制御部４４０は、認証部４４１と、データ処理実行部４４２と、取得部４４３と、履歴情報生成部４４４と、送信制御部４４５とを備える。また、制御部４４０は、履歴情報保持部４４６を備える。

認証部４４１は、画像処理装置４００に処理を実行させるユーザの認証を行う。認証部４４１は、認証手段の一例である。なお、認証部４４１は、ユーザの認証結果を得られれば良く、ＩＤ等の認証情報を用いた認証処理自体は、制御部４４０とは別に認証用プロセッサを設けて実行しても良い。また、外部の認証サーバに接続して認証処理を依頼しても良い。

データ処理実行部４４２は、認証されたユーザの実行指示に基づき、データ処理を実行する。具体的には、実行指示を受け付けて、処理対象の文書ファイルを取得し、画像形成部４２０を制御して文書ファイルに基づく画像を出力したり、画像読み取り部４３０を制御して画像を読み取り、読み取った画像を文書ファイルに変換したりする。データ処理実行部４４２は、データ処理手段の一例である。

取得部４４３は、通信部４１０を介して、データ処理実行部４４２による処理の対象である文書ファイルおよびその文書ファイルが帰属する組織（文書ファイルに関する権限を有する組織）の情報を取得する。また、取得部４４３は、認証部４４１の認証結果に基づき、通信部４１０を介して、ユーザ情報管理サーバ３１０、３２０からユーザ情報を取得する。取得部４４３は、取得手段の一例である。取得した情報は、ＲＡＭ４０２や記憶部４６０に保持される。

履歴情報生成部４４４は、データ処理実行部４４２による処理の実行に応じて履歴情報を生成する。生成される履歴情報には、処理に関する情報と、処理の実行結果である処理後のデータとが含まれる。処理に関する情報は、実行された処理の種類、時刻、処理を実行した装置、対象データの特定情報、処理の指示を行ったユーザの識別情報などである。ただし、処理に関する情報にどのような情報を含むかは、運用等に応じて個別に定められる。処理の実行結果である処理後のデータは、文書ファイルを印刷出力した出力イメージや、画像を読み取って得られた読み取りイメージ等である。履歴情報生成部４４４は、履歴情報生成手段の一例である。

また、履歴情報生成部４４４は、処理を実行して得られた履歴情報と処理対象の文書ファイルが帰属する組織とを関連付ける。履歴情報生成部４４４は、関連付け処理手段の一例である。履歴情報生成部４４４は、データ処理実行部４４２がユーザの権限に基づいて取得された文書ファイルを処理した場合であって、そのユーザが所属する所属組織と文書ファイルが帰属する組織とが異なる場合、履歴情報をユーザの所属組織にも関連付ける。ユーザの権限に基づいて取得された文書ファイルの帰属組織がユーザの所属組織と異なる場合とは、例えば、組織Ａに所属するユーザが、特に権限を与えられて組織Ｂに帰属する文書ファイルの処理を実行した場合等である。

上記の場合、履歴情報生成部４４４は、対象データが帰属する組織に対し、データ処理実行部４４２による処理後のデータを含む履歴情報を関連付ける。一方、履歴情報生成部４４４は、処理後のデータとは、処理が文書ファイルの印刷出力である場合、出力された文書ファイルの出力イメージ等である。また、処理が文書画像の読み取りである場合、読み取りイメージ等である。ユーザの所属組織に対し、データ処理実行部４４２による処理後のデータを除いた履歴情報を関連付ける。

送信制御部４４５は、履歴情報生成部４４４により生成された履歴情報を、その履歴情報が関連付けられた組織のログ管理サーバ２１０、２２０へ、通信部４１０を介して送信する。送信制御部４４５は、送信手段の一例である。

履歴情報保持部４４６は、履歴情報生成手段により生成された履歴情報を、関連付け処理手段により関連付けた情報と共に保持する。履歴情報保持部４４６は、保持手段の一例である。履歴情報保持部４４６の格納領域は、送信制御部４４５により履歴情報がログ管理サーバ２１０、２２０へ送信されるまでは、例えば、ＲＡＭ４０２または記憶部４６０に設定される。そして、送信制御部４４５により履歴情報がログ管理サーバ２１０、２２０へ送信された後は、記憶部４６０に設定される。

ここで、画像処理装置４００を管理する管理組織と文書ファイルが帰属する組織とが異なる場合、送信制御部４４５は、データ処理実行部４４２による処理後のデータを含む履歴情報を、文書ファイルが帰属する組織のログ管理サーバ２１０、２２０へ送信する。一方、履歴情報保持部４４６は、データ処理実行部４４２による処理後のデータを除いた履歴情報を保持する。具体的には、履歴情報保持部４４６は、送信制御部４４５が履歴情報をログ管理サーバ２１０、２２０へ送信した後、保持されている履歴情報に含まれる処理後のデータを消去する。

＜運用例＞
図５は、本実施形態による履歴情報管理システムの運用例を示す図である。図５（Ａ）は、ユーザの所属組織、文書ファイルの帰属組織、画像処理装置４００の管理組織が同一である場合の運用例を示す図、図５（Ｂ）は、文書ファイルの帰属組織が異なる場合の運用例を示す図、図５（Ｃ）は、画像処理装置４００の管理組織が異なる場合の運用例を示す図、図５（Ｄ）は、ユーザの所属組織と文書ファイルの帰属組織および画像処理装置４００の管理組織とが異なる場合の運用例を示す図である。図５（Ａ）〜（Ｄ）において、組織Ａ、Ｂの別は、括弧内のＡまたはＢの記載で示す。例えば、ユーザ（Ａ）とあるのは、組織Ａに所属するユーザであることを示す。また、文書（Ｂ）とあるのは、組織Ｂに帰属する文書ファイルであることを示す。

ここで、データ処理実行部４４２による処理が実行されると、履歴情報生成部４４４により、処理の種類（図では「種類」と記載）、処理が実行された時刻（図では「時刻」と記載）、処理が実行された画像処理装置４００を特定する装置特定情報（図では「装置ＩＤ」と記載）、処理対象の文書ファイルを特定する文書特定情報（図では「文書ＩＤ」と記載）、処理の実行を指示したユーザを特定するユーザ特定情報（図では「ユーザＩＤ」と記載）、処理後のデータ（図では「処理結果」と記載）の各情報を含む履歴情報が生成されるものとする。また、各図に示す処理の実行を指示するユーザは、組織Ａに所属するが、組織Ｂの文書ファイルを対象として処理を実行する権限、組織Ｂに属する画像処理装置４００を使用する権限を有しているものとする。

図５（Ａ）に示す例では、ユーザの所属組織、文書ファイルの帰属組織、画像処理装置４００の管理組織が何れも組織Ａである（図では、ユーザ（Ａ）、文書（Ａ）、装置（Ａ）と記載）。すなわち、組織Ａに所属するユーザが、組織Ａに管理される画像処理装置４００を用い、組織Ａに帰属する文書ファイルの印刷出力を行った例について示している。この場合、組織Ａのログ管理サーバ２１０には、処理の種類、処理が実行された時刻、処理が実行された画像処理装置４００の装置ＩＤ、処理対象の文書ファイルの文書ＩＤ、処理の実行を指示したユーザのユーザＩＤ、処理後のデータの全てを含む履歴情報が送信される。組織Ａのログ管理サーバ２１０は、この履歴情報を取得して保存し、管理する。

また、図５（Ａ）に示す例では、ユーザ、文書ファイル、画像処理装置４００の何れも組織Ｂに属さないので、組織Ｂのログ管理サーバ２２０には、履歴情報は送信されない。また、画像処理装置４００では、履歴情報がログ管理サーバ２１０に送られた後に、処理後のデータが消去される。そのため、処理の種類、実行時刻、文書ＩＤ、ユーザＩＤという処理に関する情報のみが履歴情報保持部４４６に保存される。なお、図５（Ａ）では、画像処理装置４００が保存する履歴情報に自装置の特定情報（装置ＩＤ）が含まれていないが、これを履歴情報に含めても良い。

図５（Ｂ）に示す例では、ユーザの所属組織および画像処理装置４００の管理組織が組織Ａであり、文書ファイルの帰属組織が組織Ｂである（図では、ユーザ（Ａ）、文書（Ｂ）、装置（Ａ）と記載）。すなわち、組織Ａに所属するユーザが、組織Ａに管理される画像処理装置４００を用い、組織Ｂに帰属する文書ファイルの印刷出力を行った例について示している。この場合、組織Ａのログ管理サーバ２１０には、処理の種類、実行時刻、装置ＩＤ、文書ＩＤ、ユーザＩＤという処理に関する情報を含む履歴情報が送信される。この履歴情報には、組織Ａに帰属しない文書ファイルに基づく処理後のデータは含まれない。また、文書の種類や運用によっては、文書ＩＤも履歴情報から除いても良い（図では「文書ＩＤ」を括弧で括って記載している）。

また、図５（Ｂ）に示す例において、組織Ｂのログ管理サーバ２２０には、処理の種類、実行時刻、装置ＩＤ、文書ＩＤ、ユーザＩＤと、処理後のデータとを含む履歴情報が送信される。ただし、処理後のデータは、組織Ａに所属するユーザにより、組織Ａが管理する画像処理装置４００で実行された処理の結果であるため、データの種類や運用によっては、処理後のデータや装置ＩＤを、組織Ｂのログ管理サーバ２２０へ送信される履歴情報から除いても良い。組織Ｂのログ管理サーバ２２０は、この履歴情報を取得して保存し、管理する。

また、図５（Ｂ）に示す例においても、履歴情報の送信後、画像処理装置４００に保存される履歴情報から処理後のデータが消去される。さらに、図５（Ｂ）に示す例では、文書ファイルの帰属組織と画像処理装置４００の管理組織とが異なっているため、画像処理装置４００に保存される履歴情報から文書ＩＤを除いても良い。

図５（Ｃ）に示す例では、ユーザの所属組織および文書ファイルの帰属組織が組織Ａであり、画像処理装置４００の管理組織が組織Ｂである（図では、ユーザ（Ａ）、文書（Ａ）、装置（Ｂ）と記載）。すなわち、組織Ａに所属するユーザが、組織Ｂに管理される画像処理装置４００を用い、組織Ａに帰属する文書ファイルの印刷出力を行った例について示している。この場合、組織Ａのログ管理サーバ２１０には、処理の種類、実行時刻、装置ＩＤ、文書ＩＤ、ユーザＩＤと、処理後のデータの全てを含む履歴情報が送信される。ただし、組織Ｂにより管理される（すなわち、組織Ａが管理しない）画像処理装置４００を使用して処理が実行されたため、装置ＩＤを履歴情報から除いても良い。

また、図５（Ｃ）に示す例において、組織Ｂのログ管理サーバ２２０には、処理の種類、実行時刻、装置ＩＤ、文書ＩＤ、ユーザＩＤという処理に関する情報を含む履歴情報が送信される。この履歴情報には、組織Ｂに帰属しない文書ファイルに基づく処理後のデータは含まれない。また、文書の種類や運用によっては、文書ＩＤも履歴情報から除いても良い。

また、図５（Ｃ）に示す例においても、履歴情報の送信後、画像処理装置４００に保存される履歴情報から処理後のデータが消去される。さらに、図５（Ｃ）に示す例では、文書ファイルの帰属組織と画像処理装置４００の管理組織とが異なっているため、画像処理装置４００に保存される履歴情報から文書ＩＤを除いても良い。

図５（Ｄ）に示す例では、ユーザの所属組織が組織Ａであり、文書ファイルの帰属組織および画像処理装置４００の管理組織が組織Ｂである（図では、ユーザ（Ａ）、文書（Ｂ）、装置（Ｂ）と記載）。すなわち、組織Ａに所属するユーザが、組織Ｂに管理される画像処理装置４００を用い、組織Ｂに帰属する文書ファイルの印刷出力を行った例について示している。この場合、組織Ａのログ管理サーバ２１０には、履歴情報は送信されない、ただし、組織Ａと組織Ｂとの関係およびユーザと各組織Ａ、Ｂとの関係によっては、ユーザが何らかの処理を行ったことを示すため、処理の実行時刻およびユーザＩＤを含む履歴情報を組織Ａのログ管理サーバ２１０に送信しても良い。

また、図５（Ｄ）に示す例において、組織Ｂのログ管理サーバ２２０には、処理の種類、処理が実行された時刻、処理が実行された画像処理装置４００の装置ＩＤ、処理対象の文書ファイルの文書ＩＤ、処理の実行を指示したユーザのユーザＩＤ、処理後のデータの全てを含む履歴情報が送信される。また、図５（Ｄ）に示す例においても、履歴情報の送信後、画像処理装置４００に保存される履歴情報から処理後のデータが消去される。

なお、以上の運用例では、ユーザが組織Ａに所属する場合について説明したが、ユーザが組織Ａおよび組織Ｂの両方に所属する場合もある。この場合、文書ファイルの帰属組織および画像処理装置４００の管理組織が組織Ａ、Ｂのどちらであっても、ユーザにとっては、自身が所属する組織に帰属する文書ファイルを、自身が所属する組織に管理される画像処理装置４００で処理することとなる。したがって、ログ管理サーバ２１０、２２０に送信される履歴情報の内容は、文書ファイルの帰属組織と、画像処理装置４００の管理組織との関係に基づいて特定される。

以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態には限定されない。例えば、上記の実施形態では、ログ管理サーバ２１０、２２０およびユーザ情報管理サーバ３１０、３２０は、各組織Ａ、Ｂに個別に設けられたサーバとした。これに対し、組織Ａ、Ｂの関係によっては、ユーザ、文書ファイルおよび画像処理装置４００の各々が何れの組織に属するかが明確であれば、これらのサーバを組織Ａ、Ｂが共用するサーバとして設けても良い。この場合、ユーザ、文書ファイルおよび画像処理装置４００の各々が属する組織を示す情報を別途管理しても良い。

また、本実施形態では、本実施形態を文書ファイルの管理システムに適用した例を示したが、本実施形態は、文書ファイルに限定されず、複数の組織間にまたがって、データ処理を実行し、履歴情報を管理するような種々のシステムに適用し得る。また、本実施形態では、ユーザ、文書ファイルおよび画像処理装置４００が属する組織として、組織Ａ、Ｂを想定したが、３つ以上の組織を想定しても良い。その他、本発明の技術思想の範囲から逸脱しない様々な変更や構成の代替は、本発明に含まれる。

１００…ファイル管理サーバ、２１０、２２０…ログ管理サーバ、３１０、３２０…ユーザ情報管理サーバ、４００…画像処理装置、４１０…通信部、４２０…画像形成部、４３０…画像読み取り部、４４０…制御部、４４１…認証部、４４２…データ処理実行部、４４３…取得部、４４４…履歴情報生成部、４４５…送信制御部、４４６…履歴情報保持部、４５０…画像処理部、４６０…記憶部、４７０…ユーザ・インターフェイス（ＵＩ）部

Claims (9)

1. データ処理を実行するデータ処理手段と、
   前記データ処理手段による処理の対象データおよび当該対象データに関する権限を有する組織の情報を取得する取得手段と、
   前記データ処理手段による処理の実行に応じて履歴情報を生成する履歴情報生成手段と、
   前記履歴情報と前記対象データに関する権限を有する組織とを関連付ける関連付け処理手段と、
   を備えることを特徴とする、情報処理装置。
2. ユーザを認証する認証手段をさらに備え、
   前記データ処理手段が前記ユーザの権限に基づいて取得された前記対象データを処理し、当該ユーザが所属する所属組織と当該対象データに関する権限を有する組織とが異なる場合、前記関連付け処理手段は、前記履歴情報を当該ユーザの所属組織にも関連付けることを特徴とする、請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記関連付け処理手段は、前記対象データに関する権限を有する組織に対し、前記データ処理手段による処理後のデータを含む履歴情報を関連付け、前記ユーザの所属組織に対し、前記データ処理手段による処理後のデータを除いた履歴情報を関連付けることを特徴とする、請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記履歴情報生成手段により生成された履歴情報を前記関連付け処理手段により関連付けられた組織の管理サーバへ送信する送信手段と、
   前記履歴情報生成手段により生成された前記履歴情報を保持する保持手段と、をさらに備え、
   前記履歴情報生成手段は、処理後のデータを含む履歴情報を生成し、
   自装置を管理する管理組織と前記対象データに関する権限を有する組織とが異なる場合、前記送信手段は、前記データ処理手段による処理後のデータを含む履歴情報を送信し、前記保持手段は、前記データ処理手段による処理後のデータを除いた履歴情報を保持することを特徴とする、請求項１に記載の情報処理装置。
5. 前記送信手段による前記履歴情報の送信後、当該履歴情報に含まれる前記処理後のデータは消去されることを特徴とする、請求項４に記載の情報処理装置。
6. 処理対象のデータを当該データが帰属する組織に関連付けて管理するデータ管理手段と、
   前記データ管理手段により管理された前記データを処理する権限を有するユーザの情報を管理するユーザ情報管理手段と、
   前記ユーザの権限に基づいて実行された前記データに対する処理の履歴情報を取得する履歴情報取得手段と、
   前記履歴情報を処理対象のデータが帰属する組織に関連付けて管理する履歴情報管理手段と、
   を備えることを特徴とする、履歴情報管理システム。
7. 前記ユーザが所属する所属組織と前記処理対象のデータが帰属する組織とが異なる場合、前記履歴情報管理手段は、前記履歴情報を当該ユーザの所属組織にも関連付けて管理することを特徴とする、請求項６に記載の履歴情報管理システム。
8. 前記履歴情報管理手段は、前記処理対象のデータが帰属する組織に関連付けられた履歴情報として、処理後の当該データを含む履歴情報を管理し、前記ユーザの所属組織に関連付けられた履歴情報として、処理後の当該データを含まない履歴情報を管理することを特徴とする、請求項７に記載の履歴情報管理システム。
9. コンピュータを、
   データ処理を実行するデータ処理手段と、
   前記データ処理手段による処理の対象データおよび当該対象データに関する権限を有する組織の情報を取得する取得手段と、
   前記データ処理手段による処理の実行に応じて履歴情報を生成する履歴情報生成手段と、
   前記履歴情報と前記対象データに関する権限を有する組織とを関連付ける関連付け処理手段として、
   機能させることを特徴とする、プログラム。

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