JP2019144738A - 情報処理装置、及び情報処理装置の制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】共有ファイルの利便性を向上させる。【解決手段】登録情報としての利用者ＩＤ、パスワードと、付加データとしての利用者名、メールアドレス、部署名、役職、社員番号とが登録された利用者情報管理テーブル２２Ｂと、複数の利用者により共有される共有ファイルを記憶する共有ファイル管理テーブル２２Ｄと、共有ファイルの印刷要求を受信する通信部２１と、印刷要求により指定された共有ファイルに、認証された利用者に対応する付加データを付加し、付加データを付加した共有ファイルの印刷データを、印刷要求の送信元に送信させる制御部２３と、を備える印刷制御サーバー２０。【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置、及び情報処理装置の制御方法に関する。

従来、ファイルを複数の利用者により共有する仕組みが知られている（例えば、特許文献１参照）。
引用文献１は、ジョブリストに登録された共有ジョブのうち、画像処理装置での実行を許可された共有ジョブのジョブデータを、ジョブ実行時に指定された出力形式に従って出力する画像処理装置を開示する。

特開２０１２−１７４１７０号公報

しかしながら、複数の利用者により共有される共有ファイルは、利用者に関わらず同一の印刷内容で印刷される。このため、利用者は、共有ファイルを印刷した用紙に必要な事項を書き加えなければならず、利用者にとって煩わしい作業であり不便であった。
本発明は、共有ファイルの利便性を向上させることを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明は、利用者の登録情報を記憶した登録情報記憶部と、前記登録情報を用いて利用者を認証する認証部と、複数の利用者により共有される共有ファイルを記憶する共有ファイル記憶部と、共有ファイルの印刷要求を受信する通信部と、前記印刷要求により指定された前記共有ファイルに、前記認証部により認証された利用者に対応する付加データを付加し、前記付加データを付加した前記共有ファイルの印刷データを、前記印刷要求の送信元に送信させる制御部とを備える。
この構成によれば、認証された利用者に対応する付加データを付加した共有ファイルを印刷することができる。このため、共有ファイルを印刷した用紙に利用者が書き加える事項を減らし、利便性を向上させることができる。

また、本発明は、前記制御部は、前記通信部が共有ファイルとして登録するファイルを含む登録要求を受信した場合、前記登録要求に含まれる前記ファイルから、前記認証部により認証された利用者に対応する付加データを消去し、前記付加データを消去した前記ファイルを共有ファイルとして前記共有ファイル記憶部に記憶させる。
この構成によれば、利用者の付加データを消去して共有ファイル記憶部に共有ファイルとして記憶させることができる。このため、他の利用者が共有ファイルを利用する場合に、共有ファイルから利用者の付加データを消去する手間を省くことができる。

また、本発明は、前記登録情報記憶部は、登録された利用者ごとに前記共有ファイルに付加すべき付加データを記憶し、前記制御部は、前記認証部により認証された利用者に対応する付加データを前記登録情報記憶部から取得し、前記印刷要求により指定された前記共有ファイルに付加する。
この構成によれば、認証された利用者に対応する付加データを共有ファイルに付加して、印刷することができる。

また、本発明は、前記登録情報記憶部は、利用者ごとに複数の付加データを記憶し、前記制御部は、前記印刷要求に含まれる設定により選択された付加データを前記共有ファイルに付加し、前記付加データを付加した前記共有ファイルの印刷データを、前記印刷要求の送信元に送信させる。
この構成によれば、印刷要求に含まれる設定により選択された付加データを共有ファイルに付加して印刷することができる。従って、共有ファイルに付加する付加データを印刷要求により設定することができる。

上記課題を解決するため、本発明の情報処理装置の制御方法は、利用者の登録情報を用いて利用者を認証するステップと、複数の利用者により共有される共有ファイルの印刷要求を受信するステップと、前記印刷要求により指定された前記共有ファイルに、前記認証するステップにより認証された利用者に対応する付加データを付加するステップと、前記付加データを付加した前記共有ファイルの印刷データを、前記印刷要求の送信元に送信させるステップと、を備える。
この構成によれば、認証された利用者に対応する付加データを付加した共有ファイルを印刷することができる。このため、共有ファイルを印刷した用紙に利用者が書き加える事項を減らし、利便性を向上させることができる。

システム構成を示す図。 利用者情報管理テーブルの構成を示す図。 ファイル管理テーブルの構成を示す図。 共有ファイル管理テーブルの構成を示す図。 プリンター情報管理テーブルの構成を示す図。 利用者端末の動作を示すフローチャート。 印刷設定画面を示す図。 印刷制御サーバーの動作を示すフローチャート。 処理前のファイルを示す図。 処理後のファイルを示す図。 印刷制御サーバーの動作を示すフローチャート。 利用者画面を示す図。 共有ファイルの一例を示す図。 詳細設定画面を示す図。

以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。

図１は、本発明を適用した実施形態のシステム構成を示す図である。
本実施形態は、利用者端末１０と、印刷制御サーバー２０と、複数のプリンター３０とを備える。これら各装置は、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク３を介して相互にデータ通信可能に接続される。なお、本実施形態では、ＬＡＮを介して通信するシステムを例にして説明するが、ＷＡＮ（Wide Area Network）、インターネット等のネットワークを介するシステムとしてもよい。印刷制御サーバー２０は、本発明の「情報処理装置」に対応した動作を行う。

図１には、１台の利用者端末１０を示したが、利用者端末１０の台数は任意であり、例えば、印刷制御サーバー２０の提供するプリントサービスに利用者登録した利用者の数に応じた台数の利用者端末１０が存在する。また、プリンター３０の台数も任意である。

利用者端末１０は、例えば、スマートフォンやタブレットＰＣ（コンピューター）等の携帯端末や、ノートＰＣ等のコンピューターを用いることができる。利用者端末１０は、印刷制御サーバー２０に登録要求を送信するクライアント端末として動作する。登録要求とは、プリンター３０に印刷させる対象とするファイル（ジョブデータ）を印刷制御サーバー２０に登録する要求、すなわちジョブを登録する要求である。

印刷制御サーバー２０は、プリントサービスを提供するサーバーである。プリントサービスとは、利用者端末１０から受信したファイルを登録し、プリンター３０からの要求により、登録したファイルを印刷データに変換して該当のプリンター３０に送信し、プリンター３０で印刷する処理である。なお、印刷制御サーバー２０は１つのサーバーにより構成されていてもよいし、複数のサーバーにより構成されていてもよい。

印刷制御サーバー２０は、利用者端末１０から受信した登録要求に含まれるファイルを所定の記憶領域に記憶する登録処理、ファイルを印刷データに変換する処理、プリンター３０のユーザーを認証する処理、認証に成功した場合に認証ユーザーに対応するファイルの一覧データをプリンター３０に送信する処理、ユーザーが選択したファイルを印刷データに変換して印刷データをプリンター３０に送信して印刷を行わせる処理等を行う。

印刷制御サーバー２０には、例えば、文書作成ソフトウェアや、表計算ソフトウェア、プレゼンテーションソフトウェア等により作成されたドキュメントファイルや、画像ファイル、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）等で記述されたＷｅｂページのデータが、所定の画像フォーマット（例えば、ＰＮＧ（Portable Network Graphics））に変換されたファイルとして登録される。また、ファイルには、伝票や帳簿等の帳票が含まれる。

プリンター３０は、利用者が所有するＩＣカードの読み取りや、利用者の入力操作により利用者の認証情報の入力を受けて、利用者の認証情報を印刷制御サーバー２０に送信する。なお、認証情報としてはこれらに限られることなく、指紋認証や虹彩認証等の生体認証の認証情報を用いるようにしてもよい。また、印刷制御サーバー２０による認証に成功した場合、認証した利用者に対応するファイルの一覧データを印刷制御サーバー２０から受信し、ファイルの一覧を表示する処理、一覧のうち利用者により選択されたファイルの印刷データを印刷制御サーバー２０に要求する処理等を行う。こうして、プリンター３０は、印刷制御サーバー２０から印刷データを取得すると、取得した印刷データを印刷媒体に印刷する。

次に、利用者端末１０の構成について説明する。
利用者端末１０は、通信部１１、操作部１２、表示部１３、記憶部１４及び制御部１５を備える。

通信部１１は、印刷制御サーバー２０等の外部装置とネットワーク３経由で通信を行うインターフェイスである。通信部１１は、例えば、イーサネット（登録商標）等の通信規格に従って、有線ＬＡＮ等のローカル通信ネットワークを通じて信号の送受信を行う。また、通信部１１は、ネットワーク３に無線通信より接続する構成であってもよい。例えば、通信部１１は、Ｗｉ−Ｆｉ（登録商標）に準拠した通信方式により無線通信を行い、不図示の無線ＬＡＮルーター等を介してネットワーク３に接続する構成であってもよい。また、無線通信の場合の通信部１１の通信方式は、Ｗｉ−Ｆｉに限定されず、例えば、携帯電話回線網を利用したモバイル通信や、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）であってもよい。

操作部１２は、利用者による種々の操作を受け付ける入力デバイスである。表示部１３は、例えば、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の表示デバイスである。

記憶部１４は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）や光ディスクドライブ等の記憶装置である。記憶部１４は、制御プログラム１４Ａを記憶する。制御プログラム１４Ａは、印刷制御サーバー２０を介した印刷を行うための印刷制御プログラムである。

制御部１５は、ハードウェアとしてＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random access memory）、不揮発性メモリー等の記憶部を含むその他周辺回路（いずれも不図示）を備える。ＣＰＵは、記憶部１４に記憶された制御プログラムをＲＡＭにロードして実行することにより様々な処理を実行する。ＣＰＵの数は１つに限らず、利用者端末１０が複数のＣＰＵを備える構成であってもよい。ＲＯＭは、制御プログラムを記憶する。ＲＡＭは、ＣＰＵが演算を行う際に演算結果等を記憶するワーキングメモリーとして使用される。

次に、印刷制御サーバー２０の構成について説明する。
印刷制御サーバー２０は、通信部２１、記憶部２２及び制御部２３を備える。制御部２３は、本発明の「認証部」及び「制御部」として動作する。

通信部２１は、利用者端末１０やプリンター３０等の外部装置とネットワーク３経由で通信を行うインターフェイスである。通信部２１は、例えば、イーサネット等の通信規格に従って、有線ＬＡＮ等のローカル通信ネットワークを通じて信号の送受信を行う。

記憶部２２は、例えば、ＨＤＤや光ディスク装置等の記憶装置である。記憶部２２は、制御プログラム２２Ａ、利用者情報管理テーブル２２Ｂ、ファイル管理テーブル２２Ｃ、共有ファイル管理テーブル２２Ｄ及びプリンター情報管理テーブル２２Ｅを記憶する。

制御プログラム２２Ａは、制御部２３が実行するプログラムである。制御部２３が制御プログラム２２Ａを実行し、制御プログラム２２Ａに従って印刷制御サーバー２０の各部を制御することで、印刷制御サーバー２０が備える機能が実現される。

図２は、利用者情報管理テーブル２２Ｂの構成を示す図である。利用者情報管理テーブル２２Ｂは、本発明の「登録情報記憶部」に相当する。
利用者情報管理テーブル２２Ｂには、利用者の情報が利用者ごとに登録される。利用者情報管理テーブル２２Ｂは、利用者名、パスワード、メールアドレス、部署名、役職、社員番号等の情報が利用者ＩＤに対応付けて登録される。利用者名は、利用者ＩＤに対応した利用者（以下、簡単に利用者という）のメールアドレスである。部門名は、利用者の所属部門を示す情報である。役職は、利用者の役職を示す情報である。社員番号は、利用者の社員番号である。以下では、利用者名や、メールアドレス、部署名、役職、社員番号等を総称して、個人情報という。個人情報は、本発明の「付加データ」に相当するが、付加データは、利用者に紐付けられた情報であればよく、個人データ以外であってもよい。また、利用者情報管理テーブル２２Ｂは、印刷制御サーバー２０の内部にあってもよいし、印刷制御サーバー２０の外部サーバーに記憶されていて、印刷制御サーバー２０が外部サーバーの利用者情報管理テーブル２２Ｂにアクセスする構成としてもよい。

図３は、ファイル管理テーブル２２Ｃの構成を示す図である。
ファイル管理テーブル２２Ｃは、利用者端末１０からの登録要求により登録されたファイルを管理するテーブルである。ファイル管理テーブル２２Ｃは、ファイルの識別情報としてのファイル名と、実データであるファイルとが利用者ＩＤに対応付けて登録される。利用者ＩＤは、ファイルを登録した利用者を示すＩＤである。

図４は、共有ファイル管理テーブル２２Ｄの構成を示す図である。
共有ファイル管理テーブル２２Ｄは、共有ファイルを管理するテーブルである。共有ファイルとは、複数の利用者による共有が許可されたファイルである。共有ファイル管理テーブル２２Ｄは、利用者ＩＤと、ページ数と、印刷設定と、実データであるファイルとがファイル名に対応付けて登録される。利用者ＩＤは、ファイルを作成し、印刷制御サーバー２０に共有ファイルとして登録した利用者を示すＩＤである。印刷設定は、利用者ＩＤの利用者が印刷制御サーバー２０にファイルを登録したときの印刷の設定であり、デフォルトの印刷設定である。なお、登録された共有ファイルを記憶する記憶部２２が、本発明の「共有ファイル記憶部」に相当する。

図５は、プリンター情報管理テーブル２２Ｅの構成を示す図である。
プリンター情報管理テーブル２２Ｅは、利用者情報管理テーブル２２Ｂに登録された利用者が使用可能なプリンター３０を登録したテーブルである。
プリンター情報管理テーブル２２Ｅには、プリンター３０の名称と、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等のプリンター３０の識別情報とが登録される。プリンターの識別情報は、印刷制御サーバー２０が生成した印刷データの送信先等として使用される。

制御部２３は、制御プログラム２２Ａを実行して、印刷制御サーバー２０の各部を制御する。制御部２３は、利用者端末１０から登録要求を受信して、登録要求に含まれるファイルをファイル管理テーブル２２Ｃ又は共有ファイル管理テーブル２２Ｄに登録する。また、制御部２３は、プリンター３０から取得要求を受信し、取得要求により要求されたファイルを印刷データに変換し、変換した印刷データを取得要求の送信元のプリンター３０に送信する。制御部２３の動作の詳細は、後述するフローチャートを参照しながら説明する。

図１に戻り、プリンター３０の構成について説明する。
プリンター３０は、通信部３１、表示部３２、操作部３３、制御部３４及び印刷部３５を備える。

通信部３１は、印刷制御サーバー２０等の外部装置とネットワーク３経由で通信を行うインターフェイスである。通信部３１は、例えば、イーサネット等の通信規格に従って、有線ＬＡＮ等の有線通信ネットワークを通じて信号の送受信を行うインターフェイス回路を備える。

表示部３２は、例えば、ＬＣＤ等の表示デバイスである。操作部３３は、利用者による種々の操作を受け付ける入力デバイスである。制御部３４は、印刷部３５を制御して、通信部３１が受信した印刷データに基づく画像を印刷媒体に印刷させる。印刷部３５の印刷方式は、インクジェット方式、電子写真方式、熱昇華方式等、どのような方式でもよい。

図６は、利用者端末１０の動作を示すフローチャートである。特に、図６は、印刷制御サーバー２０にファイルを登録するときの利用者端末１０の動作を示すフローチャートである。
まず、制御部１５は、操作部１２により操作を受け付け、受け付けた操作が印刷制御サーバー２０にジョブを登録する登録要求の操作であった場合（ステップＳ１）、印刷対象とするファイルの選択を受け付ける（ステップＳ２）。ここでは、利用者は、操作部１２を操作して、ドキュメントファイルや画像ファイル等の中から、所望のファイルを印刷対象として選択する。

次に、制御部１５は、ファイルの選択を受け付けると、選択されたファイルの印刷設定を受け付ける（ステップＳ３）。図７は、利用者端末１０の表示部１３に表示された印刷設定画面４０を示す図である。印刷設定画面４０には、設定項目として、用紙サイズの設定欄４１、印刷方向を設定するラジオボタン４２、用紙種類の設定欄４３、印刷品質の設定欄４４が表示される。また、印刷設定画面４０には、設定項目として、カラー印刷又は白黒印刷の印刷設定を行うラジオボタン４５、両面印刷の設定欄４６、割り付け印刷の設定欄４７、印刷部数の設定欄４８が表示される。また、印刷設定画面４０には、設定項目として、ステップＳ２で受け付けたファイルを共有ファイルに設定するか否かを設定するチェックボックス４９と、印刷ボタン５０とが表示される。チェックボックス４９にチェックが入力された場合、ステップＳ２で受け付けたファイルが共有ファイルに設定される。また、印刷ボタン５０が押下された場合、制御部１５は、登録要求を生成して印刷制御サーバー３０に送信する。

利用者は、操作部１２を操作して、印刷設定画面４０に表示された各設定項目に設定を入力する。制御部１５は、各設定項目に対する設定が入力され、印刷ボタン５０の押下操作を受け付けると、登録要求を生成する。ここで、制御部１５は、ステップＳ２で選択されたファイルを、印刷設定画面４０で設定された各設定項目の設定値に対応する所定のフォーマットの画像ファイルに変換する処理を行い（ステップＳ５）、変換後の画像ファイルを含む登録要求を生成する。特に、チェックボックス４９にチェックが入力された場合、制御部１５は、変換後の画像ファイルを共有ファイルとして登録することを示す設定値を含む登録要求を生成する。登録要求には、少なくとも利用者ＩＤや、設定値、所定のフォーマットの画像ファイルが含まれる。制御部１５は、生成した登録要求を印刷制御サーバー２０に送信する（ステップＳ６）。

図８は、印刷制御サーバー２０の動作を示すフローチャートである。特に、図８は、利用者端末１０から登録要求を受信した場合の印刷制御サーバー２０の動作を示すフローチャートである。

制御部２３は、利用者端末１０から登録要求を受信した場合（ステップＴ１）、登録要求に含まれる利用者の利用者ＩＤを取得し、取得した登録要求に、共有ファイルとして登録することを示す設定値があるか否かを判定する（ステップＴ２）。

制御部２３は、共有ファイルとして登録することを示す設定値が含まれる場合（ステップＴ２／ＹＥＳ）、登録要求から取得した利用者ＩＤに対応付けられた個人情報を示すデータを利用者情報管理テーブル２２Ｂから取得する（ステップＴ３）。

制御部２３は、個人情報を示すデータを取得すると、受信した登録要求からファイルを取得し、取得したファイルに、個人情報に対応した情報が含まれるか否かを判定する（ステップＴ４）。例えば、制御部２３は、受信したファイルに、個人情報を示すデータと同一の氏名や、部署名、役職、メールアドレスのデータが含まれるか否かを判定する（ステップＴ４）。制御部２３は、個人情報を示すデータと同一のデータがファイルに含まれる場合（ステップＴ４／ＹＥＳ）、このデータをファイルから消去する（ステップＴ５）。また、制御部２３は、データを消去したファイルの領域を含む領域を挿入領域に設定する（ステップＴ６）。

図９は、制御部２３による処理前のファイル６０を示す図である。図９に示すファイル６０は、休暇届を示すファイルであり、提出日を示す日付や、部署名、社員番号、氏名等のデータが含まれる。
制御部２３は、取得した個人情報のデータに対応するデータをファイル６０から消去する。すなわち、制御部２３は、部署名や、社員番号、氏名等のデータをファイル６０から消去する。また、制御部２３は、日付等を示すデータをファイルから消去してもよい。図１０は、データを消去後のファイル６０を示す図である。制御部２３は、データを消去すると、データを消去した領域を含む所定範囲の領域を挿入領域に設定する。図１０に矩形の破線で示す領域６１〜６６が挿入領域に設定された領域である。

制御部２３は、データを消去して挿入領域６１〜６６を設定すると（ステップＴ６）、挿入領域６１〜６６に挿入するデータの属性値を挿入領域６１〜６６ごとに設定する。例えば、挿入領域６１は、属性値として日付が設定され、挿入領域６２は、属性値として部署名が設定され、挿入領域６３は、属性値として社員番号が設定され、挿入領域６４は、属性値として氏名が設定される。

また、制御部２３は、受信したファイル６０が加工や編集ができない形式のファイルである場合、ファイル６０の背景色と同一色の画像を、ファイル６０の個人情報を示すデータが表示された領域に重畳してもよい。

制御部２３は、受信したファイルを共有ファイルとして共有ファイル管理テーブル２２Ｄに登録する（ステップＴ７）。このとき、制御部２３は、挿入領域６１〜６６ごとに設定した属性値を共有ファイルに対応付けて共有ファイル管理テーブル２２Ｄに登録する。

また、制御部２３は、ステップＴ４において、個人情報のデータに対応するデータが含まれないと判定した場合（ステップＴ４／ＮＯ）、受信したファイルを共有ファイルとして共有ファイル管理テーブル２２Ｄに登録する（ステップＴ７）。

また、制御部２３は、ステップＴ２において、共有ファイルとして登録することを示す設定値が含まれていない場合、受信したファイルを、処理要求に含まれる利用者ＩＤに対応付けてファイル管理テーブル２２Ｃに登録する（ステップＴ８）。

図１１は、印刷制御サーバー２０の動作を示すフローチャートである。特に、図１１は、印刷データの取得要求を受信した場合の印刷制御サーバー２０の動作を示すフローチャートである。
利用者は、印刷制御サーバー２０に登録したファイルを印刷する場合、印刷を行うプリンター３０の前に行き、利用者の利用者ＩＤやパスワード等の認証情報を操作部３３により入力する。また、プリンター１０がＩＣカードリーダー等の機能を備える場合、利用者は、ＩＣカードリーダーにＩＣカードをかざして、ＩＣカードに記録された認証情報をプリンター１０に入力する。プリンター３０は、入力された認証情報を印刷制御サーバー２０に送信する。

印刷制御サーバー２０の制御部２３は、認証情報を受信すると（ステップＴ１１／ＹＥＳ）、受信した認証情報により認証処理を実行する（ステップＴ１２）。制御部２３は、認証処理に失敗した場合（ステップＴ１３／ＮＯ）、認証に失敗した旨の情報を、プリンター３０に送信する。また、制御部２３は、認証処理に成功した場合（ステップＴ１３／ＹＥＳ）、プリンター３０にページデータを送信して、プリンター３０の表示部３２に利用者画面を表示させる。この利用者画面には、利用者により登録されたファイルと、共有ファイルとが一覧表示される（ステップＴ１４）。図１２は、利用者により登録されたファイルと、共有ファイルとが一覧表示された利用者画面を示す図である。

プリンター３０の表示部３２に利用者画面が表示されると、利用者は、操作部３３を操作して、一覧表示されたファイルの中から印刷したいファイルを選択する。図１２に示す利用者画面では、印刷したいファイルに対応したチェックボックにチェックを入力する。制御部３４は、選択されたファイルを指定するファイル指定（ファイル名）を印刷制御サーバー２０に送信する。

制御部２３は、プリンター３０からファイル指定を含む印刷要求を受信したか否かを判定する（ステップＴ１５）。制御部２３は、ファイル指定を含む印刷要求を受信していない場合（ステップＴ１５／ＮＯ）、印刷要求を受信するまで処理の開始を待機する。また、制御部２３は、ファイル指定を含む印刷要求を受信した場合（ステップＴ１５／ＹＥＳ）、印刷要求に含まれるファイル指定により指定されたファイルが共有ファイルであるか否かを判定する（ステップＴ１６）。制御部２３は、指定されたファイルが共有ファイルではない場合（ステップＴ１６／ＮＯ）、ステップＴ２０の処理に移行する。

また、制御部２３は、指定されたファイルが共有ファイルである場合（ステップＴ１６／ＹＥＳ）、ログイン中の利用者の利用者ＩＤに対応付けられた個人情報を示すデータを利用者情報管理テーブル２２Ｂから取得する（ステップＴ１７）。制御部２３は、取得したデータを画像化する（ステップＴ１８）。例えば、取得したデータが氏名を示すデータであった場合、制御部２３は、氏名が表示された画像を生成する。このとき、制御部２３は、属性値を参照して、データが挿入される挿入領域６１〜６６を特定し、特定した挿入領域６１〜６６のサイズに対応したサイズの画像を生成する。

次に、制御部２３は、生成した画像を、共有ファイルの対応する挿入領域６１〜６６に挿入する（ステップＴ１９）。次に、制御部２３は、共有ファイルを印刷データに変換する（ステップＴ２０）。ここで、ステップＴ１６の判定が否定判定の場合、ステップＴ１５で受信した印刷要求に含まれるファイル指定により指定されたファイルが印刷データに変換される。

次に、制御部２３は、変換した印刷データを、該当のプリンター３０に送信する（ステップＴ２１）。プリンター３０は、印刷制御サーバー２０から受信した印刷データを印刷媒体に印刷する。

上述の説明では、共有ファイルに、利用者の個人情報を挿入してプリンター３０により印刷する場合を説明したが、利用者端末１０の表示部１３に共有ファイルを表示させ、利用者が共有ファイルに挿入する個人情報を操作部１２により設定してもよい。また、プリンター３０の表示部３２に共有ファイルを表示させ、利用者がプリンター３０の操作部３３を操作して共有ファイルに挿入する個人情報を設定してもよい。

図１３は、利用者端末１０の表示部１３に表示された共有ファイル７０の一例を示す図である。
共有ファイル７０には挿入領域７１〜７７が設定されており、各挿入領域７１〜７７はそれぞれ異なる色で表示される。図１３に示す例では、挿入領域７１は赤色で表示され、挿入領域７２は青色で表示され、挿入領域７３は緑色で表示され、挿入領域７４は黒色で表示され、挿入領域７５は茶色で表示され、挿入領域７６は黄色で表示され、挿入領域７７は紫色で表示される。

例えば、利用者が操作部１２を操作して、図１３に示す挿入領域７１〜７７のいずれかを選択する操作が入力されると、図１４に示す詳細設定画面８０が表示される。
図１４に示す詳細設定画面８０には、印刷の詳細を設定する印刷設定８１と、挿入領域７１〜７７に挿入する画像の詳細を設定した挿入設定９１とが含まれる。
図１４に示す詳細設定画面８０の例では、印刷設定８１の設定項目として、用紙サイズの設定欄８２と、カラー／白黒印刷の設定欄８３と、片面／両面印刷の設定欄８４と、割り付け印刷の設定欄８５とが表示される。
また、挿入設定９１には、各挿入領域７１〜７７の色を示す表示が含まれる。また、挿入設定９１には、挿入領域７１〜７７の色を示す表示に対応させて、挿入領域７１〜７４に挿入する文字列の属性値が表示される。挿入領域７１〜７４は、固定された文字列が挿入される領域であるため、各挿入領域７１〜７４に挿入する文字列の属性値が表示される。図１４に示す例では、挿入領域７１の属性値として「日付」が表示され、挿入領域７２の属性値として「部署名」が表示され、挿入領域７３の属性値として「社員番号」が表示され、挿入領域７４の属性値として「氏名」が表示される。また、挿入領域７５〜７７に挿入される文字列は、利用者ごとに異なるため、文字列の入力欄９３、９５、９７が表示される。利用者は、入力欄９３、９５、９７に挿入したい文字列を入力する。また、挿入領域７１〜７７の色を示す表示に対応させて、文字列を挿入するか否かを設定するチェックボックス１０１〜１０７が表示される。利用者は、操作部１２を操作して、挿入領域７１〜７７のうち文字列を挿入する挿入領域に対応したチェックボックス１０１〜１０７にチェックを入力する。

利用者端末１０の制御部１５は、詳細設定画面８０が設定されると、共有ファイルの識別情報（ファイル名）と、詳細設定画面８０で設定された各設定項目の設定値とを印刷制御サーバー２０に送信する。印刷制御サーバー２０は、利用者端末１０から共有ファイルの識別情報と、各設定項目の設定値とを受信すると、受信した識別情報及び各設定項目の設定値とを、ログイン中の利用者の利用者ＩＤに対応付けてファイル管理テーブル２２Ｃに登録する。

また、印刷制御サーバー２０は、プリンター３０から共有ファイルの識別情報と、各設定項目の設定値とを含む印刷要求を受信した場合、各設定項目の設定値に従って個人情報を示すデータを利用者情報管理テーブル２２Ｂから取得し、取得したデータを画像化する。設定項目の設定値が、本発明の「印刷要求に含まれる設定」に相当する。印刷制御サーバー２０は、受信した識別情報に対応した共有ファイルを取得し、取得した共有ファイルに画像化したデータを挿入する。印刷制御サーバー２０は、画像化したデータを挿入した共有ファイルを印刷データに変換してプリンター３０に送信する。

以上説明したように本実施形態の印刷制御サーバー２０は、利用者情報管理テーブル２２Ｂと、共有ファイル管理テーブル２２Ｄと、通信部２１と、認証部及び制御部として動作する制御部２３とを備える。
利用者情報管理テーブル２２Ｂには、利用者ＩＤやパスワードが利用者の登録情報として登録される。利用者情報管理テーブル２２Ｂには、利用者名や、メールアドレス、部署名、役職、社員番号等が付加データとして登録される。
制御部２３は、通信部２１が印刷要求を受信すると、認証した利用者に対応した付加データを利用者情報管理テーブル２２Ｂから取得する。また、制御部２３は、印刷要求により指定された共有ファイルに取得した付加データを付加して、付加データを付加した共有ファイルを印刷データに変換する。そして、制御部２３は、変換した印刷データを通信部２１により印刷要求の送信元のプリンター３０に送信する。
このため、共有ファイルを印刷した用紙に利用者が書き加える事項を減らし、利便性を向上させることができる。

また、制御部２３は、通信部２１が共有ファイルとして登録するファイルを含む登録要求を受信した場合、登録要求に含まれるファイルから、認証した利用者に対応する付加データを消去する。また、制御部２３は、付加データを消去したファイルを共有ファイルとして共有ファイル管理テーブル２２Ｄに記憶させる。
従って、共有ファイルとして登録するファイルに付加データに対応したデータが含まれていても、このデータを消去して共有ファイルとして共有ファイル管理テーブル２２Ｄに記憶させることができる。従って、共有ファイルを登録する場合は、利用者の名前や、部署名、社員番号を消去する手間を省くことができる。また、共有ファイルを利用する他の利用者は、共有ファイルを利用する場合に、共有ファイルから利用者の名前や、部署名、社員番号を消去する手間を省くことができる。

また、利用者情報管理テーブル２２Ｂは、登録された利用者ごとに共有ファイルに付加すべき付加データを記憶する。制御部２３は、認証した利用者に対応する付加データを利用者情報管理テーブル２２Ｂから取得して、印刷要求により指定された共有ファイルに付加する。
このため、認証された利用者に対応する付加データを共有ファイルに付加して、印刷することができる。

また、利用者情報管理テーブル２２Ｂは、利用者名や、メールアドレス、部署名、役職、社員番号の複数の付加データを利用者ごとに記憶する。
制御部２３は、印刷要求に含まれる設定により選択された付加データを共有ファイルに付加して、印刷データを生成する。
従って、共有ファイルに選択的に付加データを付加することができる。

上述した実施形態は、本発明の好適な実施の形態である。ただし、上述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形実施が可能である。
例えば、上述した実施形態では、登録された利用者であればすべての共有ファイルを利用できる場合について説明したが、共有ファイルごとに、共有ファイルの利用を許可する範囲を設定してもよい。例えば、共有ファイルの利用を許可する範囲として、課長以上とったように役職により利用を許可する範囲を設定してもよい。また、会議の参加者の利用者ＩＤを記憶部２２に記憶させて、会議の参加者だけが共有ファイルを利用できるようにしてもよい。
また、上述した実施形態では、利用者名、メールアドレス、部署名、役職、社員番号等の付加データを印刷制御サーバー３０に記憶させる場合を説明したが、これらの付加データを印刷制御サーバー３０以外のサーバーに記憶させておく構成であってもよい。例えば、利用者情報管理テーブル２２Ｂを記憶するサーバーと、ファイル管理テーブル２２Ｃや、共有ファイル管理テーブル２２Ｄ、プリンター情報管理テーブル２２Ｅを記憶するサーバーとを別々のサーバーにより構成してもよい。

また、上述の実施形態では、印刷制御サーバー２０を本発明の情報処理装置として動作させる場合を説明したが、プリンター３０を本発明の情報処理装置として動作させることも可能である。この場合、プリンター３０の記憶部に、印刷制御サーバー２０の記憶部２２に記憶させた利用者情報管理テーブル２２Ｂ、ファイル管理テーブル２２Ｃ、共有ファイル管理テーブル２２Ｄ、プリンター情報管理テーブル２２Ｅを記憶させる。また、プリンター３０の制御部２３は、図８及び図１１に示すフローチャートに従って動作を行う。

また、図１に示す印刷制御サーバー２０や、利用者端末１０、プリンター３０の各機能部は、ハードウェアとソフトウェアとの協働により実現される機能的構成を示すものであって、具体的な実装形態は特に制限されない。従って、必ずしも各機能部に個別に対応するハードウェアが実装される必要はなく、一つのプロセッサーがプログラムを実行することで複数の機能部の機能を実現する構成とすることも勿論可能である。また、上記実施形態においてソフトウェアで実現されている機能の一部をハードウェアで実現してもよく、また、ハードウェアで実現されている機能の一部をソフトウェアで実現してもよい。

また、上述した情報処理装置の制御方法が、印刷制御サーバー２０が備えるコンピューターを用いて実現される場合、本発明を、上記制御方法を実現するためにコンピューターが実行するプログラムにより構成することも可能である。また、コンピューターが実行するプログラムをコンピューターで読み取り可能に記録した記録媒体、或いは、このプログラムを伝送する伝送媒体の態様で構成することも可能である。上記記録媒体としては、磁気的、光学的記録媒体又は半導体メモリーデバイスを用いることができる。具体的には、フレキシブルディスク、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、Ｂｌｕ−ｒａｙ（登録商標） Ｄｉｓｃ、光磁気ディスク、フラッシュメモリー、カード型記録媒体等の可搬型、或いは固定式の記録媒体が挙げられる。また、上記記録媒体は、画像表示装置が備える内部記憶装置であるＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＨＤＤ等の不揮発性記憶装置であってもよい。

また、図８及び図１１に示すフローチャートの処理単位は、印刷制御サーバー２０の制御部２３の処理を理解容易にするために、主な処理内容に応じて分割したものである。図８及び図１１のフローチャートに示す処理単位の分割の仕方や名称によって本発明が制限されることはない。また、制御部２３の処理は、処理内容に応じて、さらに多くの処理単位に分割することもできるし、１つの処理単位がさらに多くの処理を含むように分割することもできる。また、上記のフローチャートの処理順序も、図示した例に限られるものではない。

１…プリンター、３…ネットワーク、１０…利用者端末、１１…通信部、１２…操作部、１４…記憶部、１４Ａ…制御プログラム、１５…制御部、２０…印刷制御サーバー、２１…通信部、２２…記憶部、２２Ａ…制御プログラム、２２Ｂ…利用者情報管理テーブル、２２Ｃ…ファイル管理テーブル、２２Ｄ…共有ファイル管理テーブル、２２Ｅ…プリンター情報管理テーブル、２３…制御部、３０…プリンター、３１…通信部、３３…操作部、３４…制御部、３５…印刷部、４０…印刷設定画面、４１、４３、４４、４６、４７、４８…設定欄、４２、４５…ラジオボタン、４９…チェックボックス、５０…印刷ボタン、５９…チェックボックス、６０…ファイル、６１〜６６…挿入領域、７０…共有ファイル、７１〜７７…挿入領域、８０…詳細設定画面、８１…印刷設定、８２〜８５…設定欄、９１…挿入設定、９３、９５、９７…入力欄、１０１〜１０７…チェックボックス。

Claims (5)

1. 利用者の登録情報を記憶した登録情報記憶部と、
   前記登録情報を用いて利用者を認証する認証部と、
   複数の利用者により共有される共有ファイルを記憶する共有ファイル記憶部と、
   共有ファイルの印刷要求を受信する通信部と、
   前記印刷要求により指定された前記共有ファイルに、前記認証部により認証された利用者に対応する付加データを付加し、前記付加データを付加した前記共有ファイルの印刷データを、前記印刷要求の送信元に送信させる制御部と、
   を備える情報処理装置。
2. 前記制御部は、前記通信部が共有ファイルとして登録するファイルを含む登録要求を受信した場合、前記登録要求に含まれる前記ファイルから、前記認証部により認証された利用者に対応する付加データを消去し、前記付加データを消去した前記ファイルを共有ファイルとして前記共有ファイル記憶部に記憶させる、請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記登録情報記憶部は、登録された利用者ごとに前記共有ファイルに付加すべき付加データを記憶し、
   前記制御部は、前記認証部により認証された利用者に対応する付加データを前記登録情報記憶部から取得し、前記印刷要求により指定された前記共有ファイルに付加する、請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記登録情報記憶部は、利用者ごとに複数の付加データを記憶し、
   前記制御部は、前記印刷要求に含まれる設定により選択された付加データを前記共有ファイルに付加し、前記付加データを付加した前記共有ファイルの印刷データを、前記印刷要求の送信元に送信させる、請求項１又は２記載の情報処理装置。
5. 利用者の登録情報を用いて利用者を認証するステップと、
   複数の利用者により共有される共有ファイルの印刷要求を受信するステップと、
   前記印刷要求により指定された前記共有ファイルに、前記認証するステップにより認証された利用者に対応する付加データを付加するステップと、
   前記付加データを付加した前記共有ファイルの印刷データを、前記印刷要求の送信元に送信させるステップと、
   を備える情報処理装置の制御方法。
   

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