JP2019125301A - データ保存装置 - Google Patents

Abstract

【課題】保存したファイルが意図せず編集不可になる状態を防止することができるデータ保存装置を提供する。【解決手段】データを取得すると共に、ファイル名、ファイル形式及び保存フォルダー（共有フォルダー４１、１１１）の設定を取得するデータ取得部１１と、データ取得部によって取得されたデータをファイル名及びファイル形式のファイルに生成するファファイル生成部１２と、生成されたファイルを保存フォルダーに保存するファイル保存部１３と、ファイル形式が編集対象と編集不可とのいずれに設定されているかを判断し、ファイル形式が編集対象と設定されている場合、ファイルを保存した保存フォルダーへのパスとファイル名とを通知先に通知し、ファイル形式が編集不可と設定されている場合、保存フォルダーに保存したファイルへのパスを通知先に通知する保存通知部１４とを備えている。【選択図】図１

Description

本発明は、データをネットワーク上の記憶領域に保存するデータ保存装置に関する。

複写機、複合機（ＭＦＰ；Multifunction Peripheral）等の原稿読取部を備えた画像形成装置において、原稿をスキャンした画像データや文書データ等のファイルをネットワーク上のフォルダーに保存し、ファイルへのパス（URL等）をユーザーに通知するシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。これにより、ファイルへのパスを通知されたユーザーは、ファイルへのパスをクリックすると、フォルダーに保存されたファイルをネットワーク経由で確認することができる。自分以外の他ユーザーにも通知することで、保存したファイルを複数の人に知らせることが可能になり、データの共有や、データの通知に使うと便利な機能である。

特開２０１６-３５６４９号公報

しかしながら、従来技術では、通知されたファイルへのパスをクリックすると、保存されたファイルが開かれる。このとき、ファイルが編集対象な状態で開かれる文書データの場合、開いている間は他の人がファイルを編集できなくなってしまう。クリックしただけで編集不可になるので、意図せず他の人の編集を妨げてしまう虞があるという問題点があった。

本発明は、上記問題点を鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、保存したファイルが意図せず編集不可になる状態を防止することができるデータ保存装置を提供することを目的とする。

本発明のデータ保存装置は、ネットワーク上の記憶領域に設けられたフォルダーに保存するデータ保存装置であって、前記データを取得すると共に、ファイル名、ファイルデータを形式及び保存フォルダーの設定を取得するデータ取得部と、前記データ取得部によって取得された前記データを前記ファイル名及び前記ファイル形式のファイルに生成するファイル生成部と、前記ファイル生成部によって生成された前記ファイルを前記保存フォルダーに保存するファイル保存部と、前記ファイル形式が編集対象に設定されているか編集不可に設定されているかを判断し、前記ファイル形式が編集対象として設定されている場合、前記ファイルを保存した前記保存フォルダーへのパスと前記ファイル名とを通知先に通知し、前記ファイル形式が編集不可として設定されている場合、前記保存フォルダーに保存した前記ファイルへのパスを前記通知先に通知する保存通知部とを具備することを特徴とする。

本発明によれば、保存したファイルが編集対象である場合、通知したパスをクリックしただけでは保存フォルダーが開かれるだけなので、意図せずに保存したファイルが開かれ、保存したファイルが意図せず他のユーザーにとって編集不可になる状態を防止することができるという効果を奏する。

本発明に係るデータ保存装置の実施の形態の概略構成を示すブロック図である。 図１に示す通知先情報例及び編集可否情報例を示す図である。 図１に示す保存通知部による通知例を示す図である。

以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
本実施の形態のデータ保存装置１は、複写機、複合機（ＭＦＰ；Multifunction Peripheral）等の画像形成装置であり、図１を参照すると、インターネットやＬＡＮ等のネットワーク１００に接続され、ネットワーク１００を介して、パーソナルコンピューター等の端末装置１２０Ａ、１２０Ｂ、１２０Ｃと、端末装置１２０Ａ、１２０Ｂ、１２０Ｃからアクセス可能な共有フォルダー１１１が設けられている外部記憶装置１１０と、の間でデータを送受信する機能を備えている。

データ保存装置１は、機能ブロックとして、制御部１０と、操作部２０と、原稿読取部３０と、内部記憶装置４０と、印字部５０と、通信部６０とを備え、各機能ブロックがシステムバス７０によって接続されている。

操作部２０は、キーボード等の入力手段であり、原稿読取部３０による原稿の読み取り動作に係る各種指示入力、印字部５０による印字動作に係る各種指示入力等が行われる。また、データ保存動作に際し、操作部２０は、ファイル名、ファイル形式及び保存フォルダーの設定を受け付ける。なお、ファイル名、ファイル形式及び保存フォルダーの設定は、その都度受け付けるのではなく、予めデフォルトを設定しておくようにしても良い。

原稿読取部３０は、原稿をスキャンして画像データを読み取るスキャナー装置である。データ保存装置１によるデータ保存動作では、画像データは、設定されたファイル名及びファイル形式でファイル化され、設定された保存フォルダーに保存される。なお、画像データは、原稿読取部３０によって読み取るのではなく、インターネット等のネットワークと接続可能な通信部６０経由で取得しても良く、フラッシュメモリやＤＶＤ等の各種記録媒体経由で取得しても良い。

内部記憶装置４０は、半導体メモリーやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶手段である。内部記憶装置４０は、端末装置１２０Ａ、１２０Ｂ、１２０Ｃからアクセス可能な共有フォルダー４１が設けられていると共に、通知先情報４２と、編集可否情報４３とが記憶されている。

通知先情報４２には、複数の保存フォルダーにそれぞれ対応して、ファイルの保存を通知する通知先が設定されている。本実施の形態では、内部記憶装置４０の共有フォルダー４１と、外部記憶装置１１０の共有フォルダー１１１とがファイルの保存フォルダーとして設定可能に構成され、図２（ａ）に示すように、共有フォルダー４１と共有フォルダー１１１とに対応して異なる通知先情報４２が登録されている。図２（ａ）に示す通知先情報４２の例では、ファイルが共有フォルダー４１に保存された場合の通知先として端末装置１２０Ａ、１２０Ｂが、ファイルが共有フォルダー１１１に保存された場合の通知先として端末装置１２０Ｂ、１２０Ｃがそれぞれ設定されている。

編集可否情報４３には、編集対象として取り扱うファイル形式と、編集不可として取り扱うファイル形式とが設定されている。編集可否情報４３は、フォルダー毎に登録することができる。本実施の形態では、図２（ｂ）に示すように、共有フォルダー４１と共有フォルダー１１１とに対応して異なる編集可否情報４３が登録されている。図２（ｂ）に示す編集可否情報４３の例では、ファイルが共有フォルダー４１に保存された場合、マイクロソフト社製のＷｏｒｄ（登録商標、以下省略）形式及びＥｘｃｅｌ（登録商標、以下省略）形式が編集対象、アドビシステムズ社製のＰＤＦ（Portable Document Format）形式が編集不可にそれぞれ設定されていると共に、ファイルが共有フォルダー１１１に保存された場合、Ｗｏｒｄ形式が編集対象に、Ｅｘｃｅｌ形式及びＰＤＦ形式が編集不可にそれぞれ設定されている。

印字部５０は、画像データを記録紙に画像形成して出力するプリンタ等の出力手段である。

通信部６０は、モデムやＩ／Ｏコントローラ等から構成され、制御部１０の指示に基づいて所定のプロトコルを実行し、ネットワーク１００を介して端末装置１２０Ａ、１２０Ｂ、１２０Ｃ及び外部記憶装置１１０との間でデータの送受信を行う機能を有している。

制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を備えたマイクロコンピュータ等の情報処理部である。ＲＯＭにはデータ保存装置１の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。そして、制御部１０のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させることで、データ保存装置１全体の動作を制御する。

また、制御部１０は、データ取得部１１、ファイル生成部１２、ファイル保存部１３、保存通知部１４として機能する。

データ取得部１１は、保存する画像データや文書データを取得すると共に、ファイル名、ファイル形式及び保存フォルダーの設定を取得する。

ファイル生成部１２は、データ取得部１１によって取得された画像データや文書データを、設定されたファイル名及びファイル形式のファイルに生成する。なお、ファイル生成部１２は、光学文字認識（ＯＣＲ；Optical Character Recognition）機能を備え、画像データを文書データとしてファイル化する場合には、画像データにＯＣＲ処理を施して文書データに変換する。

ファイル保存部１３は、ファイル生成部１２によって生成されたファイルを、設定された保存フォルダーに保存する。

保存通知部１４は、保存フォルダーに基づいて編集可否情報４３を参照することで、保存したファイルのファイル形式が編集対象に設定されているか編集不可に設定されているかを判断する。そして、保存通知部１４は、保存したファイルのファイル形式が編集対象として設定されている場合、ファイルを保存したフォルダーへのパスと、保存したファイルのファイル名とを通知先情報４２に登録された通知先に通知する。また、保存通知部１４は、保存したファイルのファイル形式が編集不可として設定されている場合、保存したファイルへのパスを通知先情報４２に登録された通知先に通知する。なお、保存通知部１４による通知方法には限定がなく、例えば、電子メールや、各種グループウェア等によって行うことができる。

図３には、保存通知部１４による通知例が示されている。
図３（ａ）は、ファイル名がdocument1に、ファイル形式がＷｏｒｄ形式に、保存フォルダーが共有フォルダー１１１にそれぞれ設定された場合の通知例である。図２（ｂ）に示す編集可否情報４３では、ファイルが共有フォルダー４１と共有フォルダー１１１とのいずれに保存された場合も、Ｗｏｒｄ形式は編集対象に設定されているため、ファイルを保存した共有フォルダー１１１へのパスと、保存したファイルのファイル名であるdocument1.docxとを通知先情報４２に登録された通知先（端末装置１２０Ｂ、１２０Ｃ）に通知する。なお、共有フォルダー１１１へのパスにおいて「gaibu」は、外部記憶装置１１０の装置名であり、「folder」は、共有フォルダー１１１のフォルダー名である。

これにより、ファイルを保存した共有フォルダー１１１へのパスをクリックしただけでは共有フォルダー１１１が開かれるだけなので、意図せずに保存したファイル：document1.docxが開かれ、他のユーザーにとって編集不可の状態になることがない。そして、本当にファイルを参照（閲覧・編集）したい場合に、共有フォルダー１１１内のファイル：document1.docxを選択してクリックして、ファイルを開くことになる。

図３（ｂ）は、ファイル名がdocument1に、ファイル形式がＰＤＦ形式に、保存フォルダーが共有フォルダー１１１にそれぞれ設定された場合の通知例である。図２（ｂ）に示す編集可否情報４３では、ファイルが共有フォルダー４１と共有フォルダー１１１とのいずれに保存された場合も、ＰＤＦ形式は編集不可に設定されているため、共有フォルダー４１に保存したファイル：document1.pdfへのパスを通知先情報４２に登録された通知先（端末装置１２０Ｂ、１２０Ｃ）に通知する。

これにより、共有フォルダー４１に保存したファイル：document1.pdfへのパスをクリックすることで、保存されたファイルをさがす手間もなくファイルを開くことができる。この場合、他のユーザーは、読み取り専用でファイルを開くことになるが、document1.pdfは、編集不可に設定されたファイルであるため、閲覧のみで支障はない。

図３（ｃ）は、ファイル名がdocument1に、ファイル形式がＥｘｃｅｌ形式に、保存フォルダーが共有フォルダー４１にそれぞれ設定された場合の通知例である。図２（ｂ）に示す編集可否情報４３では、ファイルが共有フォルダー４１に保存された場合、Ｅｘｃｅｌ形式は編集対象に設定されているため、ファイルを保存した共有フォルダー１１１へのパスと、保存したファイルのファイル名であるdocument1.xlsとを通知先情報４２に登録された通知先（端末装置１２０Ａ、１２０Ｂ）に通知する。なお、共有フォルダー４１へのパスにおいて「naibu」は、内部記憶装置４０の装置名であり、「folder」は、共有フォルダー４１のフォルダー名である。

図３（ｄ）は、ファイル名がdocument1に、ファイル形式がＥｘｃｅｌ形式に、保存フォルダーが共有フォルダー１１１にそれぞれ設定された場合の通知例である。図２（ｂ）に示す編集可否情報４３では、ファイルが共有フォルダー１１１に保存された場合、Ｅｘｃｅｌ形式は編集不可に設定されているため、共有フォルダー１１１に保存したファイル：document1.xlsへのパスを通知先情報４２に登録された通知先（端末装置１２０Ｂ、１２０Ｃ）に通知する。

このように、Ｅｘｃｅｌ形式は、共有フォルダー４１では編集対象に、共有フォルダー１１１では編集不可に設定されている。従って、同じファイル形式でも保存フォルダーによって編集可否を変更することができる。

また、保存通知部１４による通知において、図３に示すように、保存したファイルが編集対象であるか編集不可であるかを表記すると、通知を受けたユーザーは保存されたファイルの取り扱いを簡単に把握することができ、好適である。

以上説明したように、本実施の形態によれば、ネットワーク上の記憶領域に設けられたフォルダー（共有フォルダー４１、１１１）にデータを保存するデータ保存装置１であって、データを取得すると共に、ファイル名、ファイル形式及び保存フォルダー（共有フォルダー４１、１１１）の設定を取得するデータ取得部１１と、データ取得部によって取得されたデータをファイル名及びファイル形式のファイルに生成するファイル生成部１２と、ファイル生成部１２によって生成されたファイルを保存フォルダーに保存するファイル保存部１３と、ファイル形式が編集対象に設定されているか編集不可に設定されているかを判断し、ファイル形式が編集対象として設定されている場合、ファイルを保存した保存フォルダーへのパスとファイル名とを通知先に通知し、ファイル形式が編集不可として設定されている場合、保存フォルダーに保存したファイルへのパスを通知先に通知する保存通知部１４とを備えている。
この構成により、保存したファイルが編集対象である場合、通知したパスをクリックしただけでは保存フォルダーが開かれるだけなので、意図せずに保存したファイルが開かれ、保存したファイルが意図せず他のユーザーにとって編集不可になる状態を防止することができる。そして、本当にファイルを参照（閲覧・編集）したい場合に、保存フォルダー内のファイルを選択してクリックして、ファイルを開くことになる。また、保存したファイルが編集対象である場合、通知したパスをクリックすることで、保存されたファイルをさがす手間もなくファイルを開くことができる。

さらに、本実施の形態において、複数のフォルダーのそれぞれに対応して、編集対象として取り扱うファイル形式と、編集不可として取り扱うファイル形式とが設定された編集可否情報４３を記憶する編集可否情報記憶部（内部記憶装置４０）を具備し、保存通知部１４は、保存フォルダーに基づいて編集可否情報４３を参照することで、ファイル形式が編集対象に設定されているか編集不可に設定されているかを判断する。
この構成により、同じファイル形式でも保存フォルダーによって編集可否を変更することができる。

さらに、本実施の形態において、複数のフォルダーのそれぞれに対応して通知先が設定された通知先情報４２を記憶する通知先情報記憶部（内部記憶装置４０）を具備し、保存通知部１４は、保存フォルダーに通知先を決定する。
この構成により、保存フォルダー毎に異なる通知先を登録することができる。

さらに、本実施の形態において、保存通知部１４による通知には、保存したファイルが編集対象であるか編集不可であるかが表記されている。
この構成により、通知を受けたユーザーは保存されたファイルの取り扱いを簡単に把握することができる。

なお、本発明が上記各実施の形態に限定されず、本発明の技術思想の範囲内において、各実施の形態は適宜変更され得ることは明らかである。また、上記構成部材の数、位置、形状等は上記実施の形態に限定されず、本発明を実施する上で好適な数、位置、形状等にすることができる。なお、各図において、同一構成要素には同一符号を付している。

１ データ保存装置
１０ 制御部
１１ データ取得部
１２ ファイル生成部
１３ ファイル保存部
１４ 保存通知部
２０ 操作部
３０ 原稿読取部
４０ 内部記憶装置
４１ 共有フォルダー
４２ 通知先情報
４３ 編集可否情報
５０ 印字部
６０ 通信部
７０ システムバス
１００ ネットワーク
１１０ 外部記憶装置
１１１ 共有フォルダー
１２０Ａ、１２０Ｂ、１２０Ｃ 端末装置

Claims (4)

1. ネットワーク上の記憶領域に設けられたフォルダーにデータを保存するデータ保存装置であって、
   前記データを取得すると共に、ファイル名、ファイル形式及び保存フォルダーの設定を取得するデータ取得部と、
   前記データ取得部によって取得された前記データを前記ファイル名及び前記ファイル形式のファイルに生成するファイル生成部と、
   前記ファイル生成部によって生成された前記ファイルを前記保存フォルダーに保存するファイル保存部と、
   前記ファイル形式が編集対象に設定されているか編集不可に設定されているかを判断し、前記ファイル形式が編集対象として設定されている場合、前記ファイルを保存した前記保存フォルダーへのパスと前記ファイル名とを通知先に通知し、前記ファイル形式が編集不可として設定されている場合、前記保存フォルダーに保存した前記ファイルへのパスを前記通知先に通知する保存通知部とを具備することを特徴とするデータ保存装置。
2. 複数の前記フォルダーのそれぞれに対応して、編集対象として取り扱う前記ファイル形式と、編集不可として取り扱う前記ファイル形式とが設定された編集可否情報を記憶する編集可否情報記憶部を具備し、
   前記保存通知部は、前記保存フォルダーに基づいて前記編集可否情報を参照することで、前記ファイル形式が編集対象に設定されているか編集不可に設定されているかを判断することを特徴とする請求項１記載のデータ保存装置。
3. 複数の前記フォルダーのそれぞれに対応して前記通知先が設定された通知先情報を記憶する通知先情報記憶部を具備し、前記保存通知部は、前記保存フォルダーに前記通知先を決定することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ保存装置。
4. 前記保存通知部による通知には、保存した前記ファイルが編集対象であるか編集不可であるかが表記されていることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか記載のデータ保存装置。

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