JP2019053691A - セルフアセスメント支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】セルフアセスメントの実施に際しての管理者等の負担を低減できる技術を提供する。【解決手段】セルフアセスメント支援システムは、企業内の各グループが実施すべき事項を規定した複数のアセスメント項目のそれぞれに対する評価を保持するアセスメント情報保持部１１２と、所定の情報に基づいて少なくとも一部のアセスメント項目を自動で評価し、その評価結果をアセスメント情報保持部に記録する自動評価部１０４と、を備える。【選択図】図３

Description

本発明は、データ処理技術に関し、特に、業務に関するセルフアセスメントの実施を支援する技術に関する。

企業内の各グループ（例えば各部署、また例えば各部署の各チーム）が的確に運営、管理されているかを、各グループの業務に責任を持つ管理者や担当者（以下、管理者等と呼ぶ）が自ら評価するセルフアセスメントが知られている。セルフアセスメントによれば、自ら評価を行い課題を発見するため、マネジメント意識が高まり、また是正改善にスムーズにつながるという利点がある。

本発明のある態様の例示的な目的のひとつは、セルフアセスメントの実施に際しての管理者等の負担を低減できる技術を提供することにある。

上記課題を解決するために、本発明のある態様のセルフアセスメント支援システムは、企業内の各グループが実施すべき事項を規定した複数のアセスメント項目のそれぞれに対する評価を保持するアセスメント情報保持部と、所定の情報に基づいて少なくとも一部のアセスメント項目を自動で評価し、その評価結果をアセスメント情報保持部に記録する自動評価部と、を備える。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現をコンピュータプログラム、コンピュータプログラムを格納した記録媒体などの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、セルフアセスメントの実施に際しての管理者等の負担を低減できる。

実施の形態に係るセルフアセスメント支援システムにおいて用いられるセルフアセスメント項目一覧の一例を示す図である。 実施の形態に係るセルフアセスメント支援システムを示す模式図である。 図１のセルフアセスメント支援装置の機能および構成を示すブロック図である。 アセスメント関連情報画面を示す図である。 アセスメント項目ごと、グループごとのセルフアセスメント結果を示す図である。 グループごとの合計の点数、分類別の点数を示す図である。

以下、本発明を好適な実施の形態をもとに図面を参照しながら説明する。各図面に示される同一または同等の構成要素、部材、処理には、同一の符号を付するものとし、適宜重複した説明は省略する。

図１は、実施の形態に係るセルフアセスメント支援システムにおいて用いられるアセスメント項目一覧の一例を示す。複数のアセスメント項目のそれぞれは、グループをより的確に運営、管理するために、そのグループが実施すべき事項を規定したものである。図１に示すように、アセスメント項目は、質問文の形式で記載される。管理者等は、自身が所属するグループが各アセスメント項目を実施できているか否か評価する。実施の形態に係るセルフアセスメント支援システムでは、アセスメント項目のうちの少なくとも一部は、所定のデータを参照することにより、自動で評価される。これにより、管理者等の負担が軽減される。各グループは、実施できていないアセスメント項目を課題とし、解決するための対策を立て、それを実行する。こうして各グループの運営、管理はより的確なものとなる。以下、セルフアセスメント支援システムについて具体的に説明する。

図２は、実施の形態に係るセルフアセスメント支援システム１を示す模式図である。セルフアセスメント支援システム１は、企業２００における業務に関するセルフアセスメントの実施を支援する。セルフアセスメントは、例えば半期に一度の頻度で実施される。企業２００は、本実施の形態では、資産運用事業および保険・銀行等の金融事業における業務アウトソースを提供する企業である。

セルフアセスメント支援システム１は、セルフアセスメント支援装置１００と、企業２００のグループリーダ端末２０２と、品質監査部端末２０４と、を備える。セルフアセスメント支援システム１は、ネットワークを介して、事故管理ＤＢ４、業務時間ＤＢ６と接続される。

事故管理ＤＢ４は、企業２００の業務における事故であって、ミスによる納品物の誤りや納品遅延などの事故についてのデータ情報を保持する。業務時間ＤＢは、企業２００の社員の日別の業務時間を保持する。

グループリーダ端末２０２は、企業２００の各グループ（本実施の形態では各部署の各チーム）の管理者等により操作される情報処理端末であり、アセスメントに関する情報の入力を管理者等から受け付ける。アセスメントに関する情報（以下、アセスメント関連情報と呼ぶ）は例えば、アセスメント項目に対する評価、実施できていないと評価されたアセスメント項目（すなわち課題）を解決するための対策、その対策の実施結果である。グループリーダ端末２０２は、受け付けた情報をセルフアセスメント支援装置１００に送信する。

品質監査部端末２０４は、企業２００の各グループの運営、管理等を監査する品質監査部の担当者により操作される情報処理端末である。品質監査部端末２０４は、アセスメント関連情報に対する監査結果等の情報の入力を品質監査部の担当者から受け付ける。そして、その情報をセルフアセスメント支援装置１００に送信する。

セルフアセスメント支援装置１００は、グループリーダ端末２０２から受信したアセスメント関連情報や、事故管理ＤＢ４や業務時間ＤＢ６に保持される情報に基づいて自動生成されたアセスメント関連情報を管理する。なお、セルフアセスメント支援装置１００は、企業２００とは異なる主体により管理されてもよい。

図３は、セルフアセスメント支援装置１００の機能および構成を示すブロック図である。ここに示す各ブロックは、ハードウエア的には、コンピュータのＣＰＵ（central processing unit）をはじめとする素子や機械装置で実現でき、ソフトウエア的にはコンピュータプログラム等によって実現されるが、ここでは、それらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウエア、ソフトウエアの組合せによっていろいろなかたちで実現できることは、本明細書に触れた当業者には理解されるところである。

セルフアセスメント支援装置１００は、アセスメント情報取得部１０２と、自動評価部１０４と、集計部１０６と、レポート作成部１０８と、アセスメント項目保持部１１０と、アセスメント情報保持部１１２と、を含む。

アセスメント項目保持部１１０は、図１で示したセルフアセスメント項目一覧を保持する。すなわち、アセスメント項目保持部１１０は、セルフアセスメント項目を一意に識別するセルフアセスメントＩＤと、セルフアセスメントの分類と、セルフアセスメント項目と、を対応付けて保持する。

アセスメント情報保持部１１２は、セルフアセスメントに関する属性情報を保持する。この属性情報は、図４で後述するアセスメント関連情報画面５００の各情報項目であり、例えば、部署名、チーム名、セルフアセスメントＩＤ、評価等を含む。

アセスメント情報取得部１０２は、アセスメント項目保持部１１０に保持されるアセスメント項目一覧に基づいてアセスメント関連情報画面５００（図４で後述）の画面データを生成し、その画面データをグループリーダ端末２０２や品質監査部端末２０４へ提供して表示させる。アセスメント情報取得部１０２は、アセスメント関連情報画面５００に入力された各種情報をグループリーダ端末２０２や品質監査部端末２０４から取得してアセスメント情報保持部１１２へ格納する。

図４は、アセスメント関連情報画面５００を示す。アセスメント関連情報画面５００は、アセスメント項目ごとに、評価領域５１０と、対策予定領域５２０と、対策結果領域５３０と、を含む。

評価領域５１０は、評価欄５１１と、評価説明欄５１２と、評価証憑欄５１３と、を含む。各グループリーダは、アセスメント項目ごとに、評価領域５１０の各欄を入力する。

評価欄５１１には、アセスメント項目に対する評価が入力される。本実施の形態では、評価欄５１１には、「○：できている」、「△：一部できている」、「×：できていない」または「−：対象外」が選択形式で入力される。評価説明欄５１２には、評価欄５１１に入力した評価について、何をもってそのように評価したかの説明を入力する。評価証憑欄５１３では、評価欄５１１に入力した評価の証拠となる資料を選択する。

品質監査部の担当者は、各グループの各アセスメント項目について、評価説明欄５１２に入力された説明や評価証憑欄５１３で選択された資料に基づいて、評価欄５１１に入力された評価の妥当性を確認する。品質監査部の担当者は、評価が妥当でないと判断した場合、評価を修正するあるいは評価を修正するようそのグループリーダに指示する。品質監査部の担当者が評価の妥当性を確認することで、グループリーダによる評価の客観性が担保される。

各グループは、今回のセルフアセスメントで「△：一部できている」または「×：できていない」と評価されたアセスメント項目を次回のセルフアセスメントでは「○：できている」とするために、すなわちセルフアセスメントの実施により抽出された課題を解決するために、何かしらの対策を実行することが求められる。対策予定領域５２０には、そうした対策に関する情報が入力される。対策予定領域５２０は、担当者欄５２１と、対策完了予定日欄５２２と、対策内容欄５２３と、品監結果確認欄５２４と、品監コメント欄５２５と、を含む。管理者等が担当者欄５２１と対策完了予定日欄５２２と対策内容欄５２３とを入力し、品質監査部の担当者が品監結果確認欄５２４と品監コメント欄５２５とを入力する。

担当者欄５２１には、対策の主担当者の名前が入力される。対策完了予定日欄５２２には、対策の完了予定日が入力される。対策内容欄５２３には、対策内容が入力される。品監結果確認欄５２４には、対策内容が妥当（十分）であるか否かについて、品質監査部による判断結果が入力される。品監コメント欄５２５には、対策に関するコメントが入力される。

対策結果領域５３０は、対策状況欄５３１と、対策完了日欄５３２と、実施証憑欄５３３と、品監完了確認欄５３４と、品監備考欄５３５と、を含む。管理者等が対策状況欄５３１と、対策完了日欄５３２と、実施証憑欄５３３とを入力し、品質監査部の担当者が品監完了確認欄５３４と、品監備考欄５３５とを入力する。

対策状況欄５３１には、対策予定領域５２０の対策内容欄５２３に入力した対策の実施状況が入力される。対策完了日欄５３２には、対策が完了日が入力される。実施証憑欄５３３では、対策を実施した証拠となる資料が選択される。

図３に戻り、自動評価部１０４は、アセスメント項目のうちの少なくとも一部を自動で評価する。本実施の形態では、自動評価部１０４は、セルフアセスメントＩＤがＤ１１、Ｄ１２、Ｅ０１およびＦ０４のアセスメント項目を自動で評価する。自動評価部１０４は、アセスメント項目を自動で評価するのに必要な情報を取得し、取得した情報に基づき、アセスメント項目ごとの評価方法にしたがって、アセスメント項目を自動で評価する。自動評価部１０４は、自動で評価したアセスメント項目について、部署名、チーム名、セルフアセスメントＩＤ、評価等をアセスメント情報保持部１１２に記録する。

自動評価部１０４による自動評価について、Ｄ１１とＥ０１のアセスメント項目を例に説明する。

・Ｄ１１の自動評価
自動評価部１０４は、業務時間ＤＢ６から、暑休休暇と、リフレッシュ休暇に日数を取得する。評価部は、対象のグループについて、対象の期間にグループのメンバーそれぞれが取得した暑休休暇の日数と、リフレッシュ休暇の日数と、を取得する。自動評価部１０４は、メンバーの全員が暑休休暇を３日以上、リフレッシュ休暇を５日以上取得できていればＤ１１が実施できていると評価し、一部のメンバーが取得できていればＤ１１が一部実施できていると評価し、取得できているメンバーがいなかれば実施できていないと評価する。

・Ｅ０１の自動評価
自動評価部１０４は、事故管理ＤＢ４から、対象のグループについて対象の期間に発生した事故のそれぞれについて、事故を認識した認識日時と、その事故に対する暫定対策の完了日時と、その事故に対する本格対策の完了日時と、を取得する。自動評価部１０４は、事故のそれぞれについて、認識日時から暫定対策の完了日時までが１日（２４時間）以内であれば暫定対策ができていると判断する。また、自動評価部１０４は、認識日時から本格対策の完了日時まで６ヶ月以内であれば本格対策ができていると判断する。そして、自動評価部１０４は、すべての事故について暫定対策と本格対策の両方が実施できていればＥ０１が実施できていると評価し、一部の事故についてのみ暫定対策と本格対策の両方が実施できていればＥ０１が一部実施できていると評価し、暫定対策と本格対策の両方が実施できている事件がなければＥ０１が実施できていないと評価し、対象の期間に事故が発生してなければＥ０１は対象外と評価する。

集計部１０６は、アセスメント情報保持部１１２を参照し、後述する図５、６の項目ごとに各種情報を集計する。

図５は、アセスメント項目ごと、グループごとのセルフアセスメント結果を示す。図５では、一例として、規定書／ドキュメント管理のセルフアセスメント結果を示す。

図５には、各アセスメント項目についての各グループ（すなわち各チーム）の評価５４０が表示される。評価について、「○」、「△」、「×」、「−」はそれぞれ、アセスメント項目が「できている」、「一部できている」、「できていない」、「対象外」であることを示す。また、図５には、企業２００として各アセスメント項目が実施できているかを示すアセスメント項目別の点数５４２が表示される。この点数５４２は、本実施の形態では、次式で算出される。
点数＝（○の数）／（○の数＋△の数＋×の数）×１００ ・・・（１）
また、図５には、企業２００としての分類別の点数５４４も表示される。分類別の点数５４４は、アセスメント項目別の点数５４２と同様に、式（１）により算出される。

図５を参照することにより、各グループが各アセスメント項目を実施できているかひと目で把握できる。また、アクセス項目別の点数を確認することにより、企業２００として各アセスメント項目を実施できているか把握できる。

図６は、集計部１０６により集計された、グループごとの合計の点数、分類別の点数を示す図である。図６の合計の点数、分類ごとの点数は、アセスメント項目別の点数と同様に、式（１）により算出される。図６では、合計の点数が高いグループほど上に位置するように、また企業２００として点数が高い分類ほど左側に位置するように表示される。これにより、できのよいグループ、できのよい分類をひと目で把握できる。

図４に戻り、レポート作成部１０８は、集計部１０６が集計した各種情報を含むレポートを作成する。

以上のように構成されたセルフアセスメント支援システム１の動作を説明する。
各グループの管理者等は、アセスメント関連情報画面５００にアセスメント関連情報を入力する。アセスメント情報取得部１０２は、それを取得し、アセスメント情報保持部１１２に記録する。品質監査部の担当者は、各グループの管理者等による評価が妥当性を確認する。評価が妥当でないと判断した場合は、評価を修正するあるいは評価を修正するようそのグループリーダに指示する。また、自動評価部１０４は、事故管理ＤＢ４や業務時間ＤＢ６から取得したデータに基づいて一部のアセスメント項目を自動評価し、その結果をアセスメント情報保持部１１２に記録する。

集計部１０６は、アセスメント情報保持部１１２を参照し、図５、６に示したようにアセスメント関連情報を集計する。レポート作成部１０８は、集計部１０６による集計結果を含むレポートを作成する。

また、各グループの管理者等は、アセスメント関連情報画面５００に、「一部できている」または「できていない」と評価されたアセスメント項目についての対策を入力する。アセスメント情報取得部１０２は、それらを取得し、アセスメント情報保持部１１２に記録する。対策を実施した場合、そのグループの管理者等は、アセスメント関連情報画面５００に対策を実施結果を入力する。アセスメント情報取得部１０２は、それを取得し、アセスメント情報保持部１１２に記録する。

以上説明した実施の形態に係るセルフアセスメント支援システム１によると、複数のアセスメント項目のうちの少なくとも一部は、自動評価部１０４により自動で評価される。これにより、セルフアセスメントの実施に際しての管理者等の負担を低減できる。

また、実施の形態に係るセルフアセスメント支援システム１によると、図５、６に示したように、グループごとのセルフアセスメント結果が並べて表示される。言い換えると、グループごとのセルフアセスメント結果が比較される。これにより、各グループには他のグループよりも良いアセスメント結果を実現したいという対抗意識が生まれ、セルフアセスメントの実施により抽出された課題の解決に対する各グループの意欲が向上する。その結果、企業２００全体としての運営、管理のレベルが向上する。

以上、実施の形態に係るセルフアセスメント支援システムの構成と動作について説明した。これらの実施の形態は例示であり、それらの各構成要素の組み合わせにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。

（変形例１）
実施の形態では特に言及しなかったが、企業２００のグループには、外部委託先のグループ、例えば企業２００の子会社の各部署、または子会社の各部署の各チームが含まれてもよい。この場合、図１のＦ０１〜Ｆ０５のアセスメント項目に対する外部委託先のグループの管理者等による評価は、「対象外」となる。

上述した実施の形態および変形例の任意の組み合わせもまた本発明の実施の形態として有用である。組み合わせによって生じる新たな実施の形態は、組み合わされる実施の形態および変形例それぞれの効果をあわせもつ。また、請求項に記載の各構成要件が果たすべき機能は、実施の形態および変形例において示された各構成要素の単体もしくはそれらの連携によって実現されることも当業者には理解されるところである。

１ セルフアセスメント支援システム、 １００ セルフアセスメント支援装置、 １０２ アセスメント情報取得部、 １０４ 自動評価部、 １１２ アセスメント情報保持部、 ２０２ グループリーダ端末。

Claims (1)

1. 企業内の各グループが実施すべき事項を規定した複数のアセスメント項目のそれぞれに対する評価を保持するアセスメント情報保持部と、
   所定の情報に基づいて少なくとも一部のアセスメント項目を自動で評価し、その評価結果を前記アセスメント情報保持部に記録する自動評価部と、を備えることを特徴とするセルフアセスメント支援システム。

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