JP2018200538A - サーバー、画像形成システム、及び管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】消耗品の管理を適切に行うことが可能な画像形成システムを提供する。【解決手段】画像形成システムＸは、画像形成装置２と、画像形成装置２を管理するサーバーとを含む。サーバー１は、記憶部に、管理情報３１０を格納する。管理情報３１０は、組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、組織の部門に所属するユーザー及び画像形成装置２がグループに関連付けられ、グループ毎に、画像形成装置２の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む。管理部１１０は、ユーザーと画像形成装置２とを、記憶部に記憶された管理情報３１０に含まれるグループのポリシーに対応して管理する。【選択図】図３

Description

本発明は、サーバー、画像形成システム、及び管理方法に係り、特に、画像形成装置を遠隔管理するサーバー、画像形成システム、及び管理方法に関する。

従来から、文書や画像を印刷可能な複合機（Multifunctional Peripheral, MFP）等の画像形成装置が存在する。
また、ユーザーの顧客環境に設置された画像形成装置は、複数のユーザーによって利用されることがある。このような場合、画像形成装置には多数の機能が搭載されているものの、実際にユーザーが利用する機能は、そのユーザーの役割や権限等によって異なっていることがある。

ここで、特許文献１を参照すると、ネットワークに接続された画像形成装置と、ネットワークに接続され、画像形成装置のログインユーザーのユーザー認証を行い、ユーザー認証に成功したログインユーザーの属する部門の部門ＩＤ、及びユーザー認証に成功したログインユーザーによる使用が許可される機能を特定する認可情報を、その画像形成装置に提供するユーザーマネージャサーバー装置とを備える画像形成システムが開示されている。
この画像形成システムにおいて、画像形成装置は、部門に属するユーザーによる使用が許可される機能を特定する機能認可設定データを部門ごとに記憶する記憶装置と、ユーザーマネージャサーバー装置から受信された認可情報により使用が許可されており、かつユーザーマネージャサーバー装置から受信された部門ＩＤに関連付けられている機能認可設定データにより使用が許可されている機能のみ、ログインユーザーに対して使用を許可する使用制限部とを有することを特徴としている。
特許文献１の技術は、サーバー装置から認可情報を取得する画像形成装置に機能認可設定が存在する場合でも、ログインユーザーによる使用を適切に制限することができる。

特開２０１１−１９２１２１号公報

しかしながら、特許文献１の技術は、どの画像形成装置に対しても、ユーザーの許可情報に許可された同じ機能を利用させていた。このため、例えば、部門内のユーザーについて白黒印刷のみ許可しているような画像形成装置であっても、部門外のユーザーがカラー印刷等をすることができてしまい、トナーや用紙等の消耗品の管理等が適切にできなかった。

本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであって、上述の問題点を解消する画像形成装置を提供することを課題とする。

本発明のサーバーは、画像形成装置を管理するサーバーであって、組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、前記組織の部門に所属するユーザー及び前記画像形成装置がグループに関連付けられ、前記グループ毎に、前記画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む管理情報を格納する記憶部と、前記ユーザーと前記画像形成装置とを、前記記憶部に記憶された前記管理情報に含まれる前記グループの前記ポリシーに対応して管理する管理部とを備えることを特徴とする。
本発明のサーバーは、前記管理情報は、前記ユーザーの所属する部門の前記グループに所属する前記画像形成装置に対する利用権限を含み、前記管理部は、前記利用権限のある前記画像形成装置に対して設定された前記ポリシーにおいて許可された機能を前記ユーザーに利用させることを特徴とする。
本発明のサーバーは、前記管理情報は、前記ユーザーの所属する部門以外の前記グループに所属する前記画像形成装置に対する利用権限を含み、前記管理部は、自部門とは異なる条件の前記ポリシーに従って、前記画像形成装置の機能を前記ユーザーに利用させることを特徴とする。
本発明のサーバーは、前記管理情報は、前記ユーザーが所属する以外の前記グループが複数存在する場合には、各前記グループに対する異なる条件の前記ポリシーが設定されてもよいことを特徴とする。
本発明のサーバーは、前記ユーザーが前記画像形成装置を利用する際に行ったユーザー認証の認証情報を取得する認証情報取得部を更に備え、前記管理部は、前記認証情報に対応した前記ユーザーの所属する前記グループに対する前記利用権限及び前記ポリシーに従って、認証を行った前記画像形成装置の機能を利用させることを特徴とする。
本発明の画像形成システムは、画像形成装置と、該画像形成装置を管理するサーバーとを含む画像形成システムであって、前記サーバーは、組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、前記組織の部門に所属するユーザー及び前記画像形成装置がグループに関連付けられ、前記グループ毎に、前記画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む管理情報を格納する記憶部と、前記ユーザーと前記画像形成装置とを、前記記憶部に記憶された前記管理情報に含まれる前記グループの前記ポリシーに対応して管理する管理部とを備え、前記画像形成装置は、前記サーバーの前記管理部により管理された前記ポリシーの機能を前記ユーザーに利用させる機能実行部を備えることを特徴とする。
本発明の管理方法は、画像形成装置を管理するサーバーにより実行される管理方法であって、前記サーバーは、組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、前記組織の部門に属するユーザー及び前記画像形成装置がグループに関連付けられ、前記グループ毎に、前記画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む管理情報を格納し、前記ユーザーと前記画像形成装置とを前記グループの前記ポリシーに対応して管理することを特徴とする。

本発明によれば、組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、所属するユーザー及び画像形成装置がグループに関連付けられ、グループ毎に、画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む管理情報を用いて、ユーザーと画像形成装置とを管理することで、ユーザーとグループとに対応した機能を許可することができ、消耗品の管理を適切に行うことが可能な画像形成システムを提供することができる。

本発明の実施の形態に係る画像形成システムのシステム構成図である。 図１に示すサーバーの制御構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態に係る画像形成システムの機能構成を示すブロック図である。 図３に示す管理情報の概念図である。 本発明の実施の形態に係る機器利用処理のフローチャートである。 図５に示す機器利用処理の概念図である。

＜実施の形態＞
〔画像形成システムＸのシステム構成〕
まず、図１を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成システムＸのシステム構成について説明する。
画像形成システムＸは、顧客環境に設置された画像形成装置２−１、……、２−ｎが、ネットワーク５を介して、遠隔管理を行うサーバー１に接続されて構成される。図１の例では、画像形成装置２−１、２−２、２−３、２−４、２−５が、部門Ａ〜Ｃにそれぞれ配置されている例を示している。
なお、以下において、画像形成装置２−１、……、２−ｎのいずれかを示す場合、単に「画像形成装置２」と称する。

サーバー１は、ＰＣ（Personal Computer）や汎用機等のサーバーである。サーバー１は、各画像形成装置２を遠隔管理し、主に課金、保守、サービス対応を行う。サーバー１は、いわゆる「クラウド」上のサーバーであってもよい。また、サーバー１は、画像処理、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理、分類処理、及び、Ｅメールや共有フォルダー（文書ボックス、保存フォルダー）や業務若しくは事務用のＤＭＳ（Document Management System）等への送信処理を実行してもよい。
なお、サーバー１は、イントラネット内のサーバーであってもよい。

画像形成装置２は、ＭＦＰ、ネットワークスキャナー、ドキュメントスキャナー、ネットワークＦＡＸ、スキャナー機能付きのプリンター等のドキュメント機器である。また、画像形成装置２は、アプリケーションソフトウェア（Application Software、以下、単に「アプリ」という。）を実行することが可能であってもよい。
また、画像形成装置２は、カラー又は白黒印刷、ファクシミリ送受信、ネットワークファクシミリ送受信、複写、スキャンによる電子文書化、ネットワークスキャン、電子文書を格納する文書ボックス等の各種の機能を備えていてもよい。また、画像形成装置２は、印刷機能を有するＭＦＰやプリンター等の場合、感光体ドラム、露光部、現像部、転写部、及び定着部等を備えている。これにより、画像形成装置２は、帯電、露光、現像、転写、定着からなる画像形成プロセスを実行することで、記録紙にトナー像を記録し、印刷することが可能である。

ネットワーク５は、ＬＡＮ（Local Area Network）等のイントラネット（Intranet）、インターネットや携帯電話網等のＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワークである。
サーバー１及び各画像形成装置２は、ルーター（Router）やゲートウェイ（Gateway）等を介して、ネットワーク５に接続されていてもよい。また、ネットワーク５は、ＶＰＮ（Virtual Private Network）を構成していてもよい。

次に、図２により、サーバー１の構成について説明する。
サーバー１は、制御部１０、ネットワーク送受信部１５、及び記憶部１９を含んでいる。

制御部１０は、ＧＰＰ（General Purpose Processor）、ＣＰＵ（Central Processing Unit、中央処理装置）、ＭＰＵ（Micro Processing Unit）、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、ＡＳＩＣ（Application Specific Processor、特定用途向けプロセッサー）等の情報処理手段である。
制御部１０は、記憶部１９のＲＯＭやＳＳＤやＨＤＤに記憶されている制御プログラムを読み出して、この制御プログラムをＲＡＭに展開させて実行することで、後述する機能ブロックの各手段として動作させられる。

ネットワーク送受信部１５は、ネットワーク５に接続するためのＬＡＮボードや無線送受信機等を含むネットワーク接続手段である。

記憶部１９は、一時的でない記録媒体を用いた記憶手段である。記憶部１９は、主記憶部として、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を含んでいてもよい。また、記憶部１９は、補助記憶部として、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ｅＭＭＣ（embedded Multi Media Card）、ＳＳＤ（Solid State Drive）等のフラッシュメモリー、及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）等含んでいてもよい。この場合、記憶部１９の補助記憶部には、サーバー１の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されていてもよい。

なお、制御部１０は、ＲＡＭやＲＯＭやフラッシュメモリー等を内蔵していてもよい。

〔画像形成システムＸの機能構成〕
ここで、図３、図４を参照し、本発明の実施の形態に係る画像形成システムＸの機能構成について説明する。
サーバー１の制御部１０は、認証情報取得部１００及び管理部１１０を備えている。
記憶部１９は、ユーザー情報３００及び管理情報３１０を記憶している。
また、画像形成装置２は、認証部２００及び機能実行部２１０を備えている。

認証情報取得部１００は、ユーザーが画像形成装置を利用する際に行ったユーザー認証の認証情報を取得する。この認証情報は、ユーザーが利用する画像形成装置２の認証部２００によりユーザー認証された際に、当該画像形成装置２から送信されたものであってもよい。

管理部１１０は、ユーザーと画像形成装置２とを、記憶部に記憶された管理情報３１０に含まれるグループのポリシーに対応して管理する。この際、管理部１１０は、ユーザーが自ら所属するグループ（以下、「自グループ」という。）と、ユーザーが所属するのとは異なるグループ（以下、「他グループ」という。）とでは異なる条件のポリシーに従って、画像形成装置の機能をユーザーに利用させてもよい。
また、認証情報に対応したユーザーの所属するグループに対する利用権限及びポリシーに従って、認証を行った画像形成装置の機能を利用させてもよい。

認証部２００は、画像形成装置２を利用するユーザーに対して、ユーザー認証を行う。このため、認証部２００は、例えば、操作パネル部のボタンやタッチパネル等から入力されたユーザーのＩＤ（Identification）やパスワード等を認証情報として取得してもよい。また、認証部２００は、磁気カードやＩＣカード等のＩＤカードの認証情報を取得してもよい。顔認証や指紋認証や光彩認証や静脈パターン認証等の生体情報を認証情報として取得してもよい。このような構成の場合、別途、画像形成装置２にＩＤカードリーダーや生体情報のセンサー等が備えられていてもよい。
なお、この認証部２００は、ユーザーの携帯端末等に備えられ、利用する画像形成装置２を指定してユーザー認証するような構成であってもよい。

機能実行部２１０は、サーバー１の管理部１１０により管理されたポリシーの機能をユーザーに利用させる。この際、機能実行部２１０は、サーバー１の管理部１１０から、どの機能の利用を許可するのかを示す許可情報を取得して、この許可情報をユーザーに閲覧させてから実行させてもよい。

ユーザー情報３００は、認証情報によりユーザー認証を行うためのアカウント設定、連絡先、所属する部門等のユーザーの情報を含むデータベースである。このうち、アカウント設定は、ユーザーのＩＤと認証情報とを含んでいてもよい。

図４により説明すると、管理情報３１０は、組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、組織の部門に所属するユーザー及び画像形成装置がグループに関連付けられ、グループ毎に、画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含むデータベースである。具体的には、管理情報３１０は、各「部門」に所属するユーザー及び画像形成装置２を「グループ」として紐づけた（対応づけた）グループ体系により管理する。
また、管理情報３１０は、ユーザーの所属する部門に関連する関連グループ及び該関連グループに所属する画像形成装置に対する利用権限を含んでいてもよい。この際、各画像形成装置２はグループ体系に対応してサーバー１に登録されており、ユーザーは自グループの画像形成装置２に対して、機能毎の利用権限が与えられてもよい。また、部門内でもさらに細かくグループが設定され、各ユーザーについて、一部の機能のみに利用権限が与えられてもよい。
また、管理情報３１０は、ユーザーが所属する以外のグループが複数存在する場合には、各グループに対する異なる条件のポリシーが設定されてもよい。つまり、ユーザーは自グループ以外に対しても利用権限を与えられ、別途ポリシーが定義されていてもよい。たとえば、後述するように、グループＡの画像形成装置においては、白黒印刷、カラー印刷の機能が利用できるものの、グループＢでは白黒印刷のみ利用可能といった制限をかけてもよい。なお、機能の利用に関して差異を付ける必要がない場合は、ユーザーが所属する自グループと同じ条件のポリシーで、他グループの画像形成装置２の機能を利用できるようなポリシーを設定してもよい。

図４の例では、組織である会社には東京ブランチ及び大阪ブランチがあり、東京ブランチの部門Ａの下部の組織であるチームＡ１に画像形成装置２−１が所属し、チームＡ２に画像形成装置２−２が所属している。また、部門Ｂには、画像形成装置２−３、画像形成装置２−４が所属している。また、部門Ｃには、画像形成装置２−５が所属している。この上で、ユーザーＰが部門Ａに所属し、部門Ａ及び部門Ｂの画像形成装置２に利用権限をもっている。この場合、ユーザーＰは、後述するように、所属する部門Ａの画像形成装置２−１、画像形成装置２−２と、所属していない部門Ｂの画像形成装置２−３、画像形成装置２−４とでは、異なるポリシーにより、利用可能な機能が異なってもよい。
なお、管理情報３１０において、一人のユーザー又は一つの画像形成装置２を複数のグループに所属させることも可能である。また、管理情報３１０において、複数のユーザー及び／又は画像形成装置２を、同一のグループに所属させることも可能である。
また、管理情報３１０には、この他にも機器情報を含んでいてもよい。この機器情報としては、各画像形成装置２の課金に係る情報、白黒又はカラーでの印刷枚数、各トナーの残量、エラーログ、メンテナンスが必要な消耗品や部品の情報等を含んでいてもよい。

ここで、画像形成装置２の制御部１０は、記憶部１９に記憶された制御プログラムを実行することで、認証情報取得部１００及び管理部１１０として機能させられる。
また、画像形成装置２の制御部は、記憶部に記憶された制御プログラムを実行することで、認証部２００及び機能実行部２１０として機能させられる。
また、上述のサーバー１及び画像形成装置２の各部は、本発明の画像形成方法を実行するハードウェア資源となる。
なお、上述の機能構成の一部又は任意の組み合わせをＩＣやプログラマブルロジック等でハードウェア的に構成してもよい。

〔画像形成システムＸによる機器利用処理〕
次に、図５〜図６を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成システムＸによる機器利用処理の説明を行う。
本実施形態の機器利用処理では、格納された管理情報３１０から、ユーザーと画像形成装置２とをグループのポリシーに対応して管理する。この管理情報３１０は、組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、組織の部門に属するユーザー及び画像形成装置２がグループに関連付けられ、グループ毎に、画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む。
本実施形態の機器利用処理は、主にサーバー１の制御部１０が、記憶部１９に記憶されたプログラムを、各部と協働し、ハードウェア資源を用いて実行する。
以下で、図５のフローチャートを参照して、本実施形態の機器利用処理の詳細をステップ毎に説明する。

（ステップＳ２０１）
まず、画像形成装置２の認証部２００が、認証情報入力処理を行う。
ユーザーは、利用したい画像形成装置２に対して、ユーザー認証を実行させる。
これにより、認証部２００は、操作パネル部のＩＤやパスワードの入力、ＩＤカードの読み取り、又は、生体認証等により、認証情報を取得する。
認証部２００は、取得した認証情報を、サーバー１に送信する。この際、認証部２００は、認証情報に、認証された画像形成装置２の機器設定を含めて送信してもよい。この機器設定は、当該画像形成装置２のＩＰアドレス、シリアル番号、使用可能な機能等の情報を含んでいてもよい。

（ステップＳ１０１）
ここで、サーバー１の認証情報取得部１００及び管理部１１０が、ユーザー認証処理を行う。
認証情報取得部１００は、画像形成装置２からユーザーの認証情報を取得する。
管理部１１０は、取得された認証情報と、ユーザー情報３００とを照合する。そして、管理部１１０は、認証情報が照合できた場合には、認証成功と判断する。

（ステップＳ１０２）
次に、管理部１１０が、ユーザー機器グループ判断処理を行う。
管理部１１０は、管理情報３１０を参照して、ユーザーの所属するグループを特定する。また、管理部１１０は、管理情報３１０を参照して、ユーザー認証されたユーザーが利用したい画像形成装置２がどのグループに所属しているのかと、ユーザーがこの画像形成装置２に対して利用権限を持っているか否かを特定する。

（ステップＳ１０３）
次に、管理部１１０が、ユーザーが利用したい画像形成装置２の利用権限があるか否かを判定する。管理部１１０は、利用権限があった場合に、Ｙｅｓと判定する。管理部１１０は、利用権限がなかったかユーザー認証に失敗した場合には、Ｎｏと判定する。
Ｙｅｓの場合、管理部１１０は、処理をステップＳ１０４に進める。
Ｎｏの場合、管理部１１０は、機器利用処理を終了する。このように構成することで、管理部１１０は、ユーザーが該当する画像形成装置２に対して利用権限を有しない場合、認証不成功の場合と同様に、当該画像形成装置２へログインさせなくてもよい。

（ステップＳ１０４）
ユーザーに利用権限があった場合、管理部１１０が、ポリシー参照処理を行う。
管理部１１０は、管理情報３１０を参照して、ユーザー認証された画像形成装置２に対するユーザーのポリシーを取得する。具体的には、管理部１１０は、ユーザーの所属部門、自グループの画像形成装置２のポリシー（以下、「自ポリシー」という。）、利用したい他グループの画像形成装置２の利用に関するポリシー（以下、「他ポリシー」という。）、及び利用したい画像形成装置２のグループに関する情報を取得する。これにより、管理部１１０は、管理情報３１０から、ユーザーが対象機器で利用できる機能を確認する。
ここで、管理部１１０は、自ポリシーとして、ツリー上でユーザーが所属するグループのもっとも下位のチーム等に所属する画像形成装置２に対するポリシーを参照して取得してもよい。

（ステップＳ１０５）
次に、管理部１１０が、ユーザーが利用したい画像形成装置２は、自グループに所属しているのか否かを判定する。管理部１１０は、自グループであった場合に、Ｙｅｓと判定する。管理部１１０は、他グループであった場合には、Ｎｏと判定する。
Ｙｅｓの場合、管理部１１０は、処理をステップＳ１０８に進める。
Ｎｏの場合、管理部１１０は、処理をステップＳ１０６に進める。

（ステップＳ１０６）
他グループであった場合、管理部１１０が、自ポリシーと、他ポリシーとを比較して、他ポリシーがより厳しいか否かを判断する。具体的には、管理部１１０は、自ポリシーで利用可能な機能と他ポリシーで利用可能な機能とが異なり、他ポリシーの方が少ない又は制限がある等の場合、Ｙｅｓと判断する。管理部１１０は、それ以外の場合には、Ｎｏと判断する。
Ｙｅｓの場合、管理部１１０は、処理をステップＳ１０７に進める。
Ｎｏの場合、管理部１１０は、処理をステップＳ１０８に進める。

（ステップＳ１０７）
他ポリシーの方が厳しかった場合、管理部１１０が、他ポリシー設定処理を行う。
管理部１１０は、取得した他ポリシーに対応する機能についてのみ、ユーザーが利用したい画像形成装置２に対して利用を許可するように設定する。
すなわち、管理部１１０は、使える機器について自ポリシーより他ポリシーの方が厳しかった場合には、そちらを優先させる。

図６（ａ）によると、例えば、管理部１１０は、自グループであるグループＡの画像形成装置２−１について、ユーザーＰの自ポリシーにおいてカラー印刷及び白黒印刷のどちらも許可されている場合、この自ポリシーを適用する。
また、図６（ｂ）によると、例えば、管理部１１０は、他グループであるグループＢの画像形成装置２−３について、ユーザーＰの他ポリシーにおいて白黒印刷のみ許可されている場合、自ポリシーではなく他ポリシーを適用する。

（ステップＳ１０８）
ここで、管理部１１０が、利用許可送信処理を行う。
ユーザーは、自ポリシーで設定された機能についての利用の許可、又は上述のステップＳ１０７で設定された他ポリシーに対応する機能についての利用の許可を含む許可情報を、ユーザーの利用したい画像形成装置２へ送信する。
これにより、サーバー１による機器利用処理の処理を終了する。

（ステップＳ２０２）
ここで、画像形成装置２の機能実行部２１０が、許可機能表示処理を行う。
機能実行部２１０は、サーバー１から、利用許可情報を取得し、実際に使用の許可のある機能を操作パネル部の表示部等に表示させることで提示し、ユーザーに選択させる。ここで、利用許可のない機能については、グレーアウトさせたり、そもそも表示しなかったりすることも可能である。
なお、機能実行部２１０は、ユーザーが使えない機能の箇所を選択しようとした場合、この機能が使用可能な画像形成装置２をサーバー１へ問い合わせて表示してもよい。

（ステップＳ２０３）
次に、機能実行部２１０が、機能実行処理を行う。
ユーザーが提示された範囲の機能を操作パネル部等から選択した場合、機能実行部２１０は、これを実行する。
以上により、本発明の実施の形態に係る機器利用処理を終了する。

以上のように構成することで、以下のような効果を得ることができる。
従来、特許文献１に記載された技術のように、ネットワークに接続された画像形成装置をリモート（遠隔）で一括に管理する画像形成システムが存在した。このような画像形成システムにおいては、例えば、地理的に離れた拠点の機器を一括で管理することも可能であった。また、従来の画像形成システムは、ユーザー一人一人の機能利用に対する認証をサーバーで一括管理し、同じネットワーク上の機器にログインした際に反映して、該当ユーザーが利用可能な機能のみを提示していた。
ここで、これらのユーザーの環境においては、同じネットワークに接続された機器であっても部門等のグループ毎に管理され、トナーや用紙等の消耗品の経費は、各グループにおいて担当している場合があった。
しかしながら、従来の画像形成システムでは、ユーザーについては使用できる機能に制限をかけても、画像形成装置の方は部門に対応したポリシーを設定できず、どの画像形成装置に対しても同じポリシーが反映されていた。このため、部門内のユーザーには白黒印刷のみが許可されていても、部門外のユーザーによるカラー印刷等ができてしまい、トナーや用紙等の消耗品の管理等が適切にできなかった。

これに対して、本発明の実施の形態に係る画像形成システムＸは、画像形成装置２と、画像形成装置２を管理するサーバー１とを含む画像形成ステムであって、サーバー１は、組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、組織の部門に所属するユーザー及び画像形成装置２がグループに関連付けられ、グループ毎に、画像形成装置２の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む管理情報３１０を格納する記憶部と、ユーザーと画像形成装置２とを、記憶部に記憶された管理情報３１０に含まれるグループのポリシーに対応して管理する管理部１１０とを備え、画像形成装置２は、サーバー１の管理部１１０により管理されたポリシーの機能をユーザーに利用させる機能実行部２１０を備えることを特徴とする。
このように構成することで、ユーザー情報３００に含まれる所属部門のグループを含む管理情報３１０を基に、グループのポリシー等により許可された機能を優先してユーザーに利用させることが可能となる。つまり、ネットワーク上で一括管理されている画像形成装置２を実際の組織構造に似せたグループ体系で管理することで、各グループで管理している画像形成装置２の利用状況や消耗品の情報を把握しやすくする。これにより、画像形成装置２の消耗品等にかかるコストをグループで適切に管理することが可能となる。
また、ネットワーク５に接続された画像形成装置２を実際の組織構造に似せたグループ体系で管理することで、各々の部門が管理する画像形成装置２を明確にすることができる。
また、ユーザーの所属部門に対応して、ユーザーを画像形成装置２と同じグループ体系で管理することで、各ユーザーの各グループの画像形成装置２に対しての利用権限を、グループ単位で一括に管理することが可能となる。

また、本発明の実施の形態に係るサーバー１は、管理情報３１０は、ユーザーの所属する部門等の自グループに所属する画像形成装置２に対する利用権限を含み、管理部１１０は、利用権限のある画像形成装置２に対して設定されたポリシーにおいて許可された機能をユーザーに利用させることを特徴とする。
このように構成することで、ユーザーは自らが所属する部門に紐づくグループに所属する画像形成装置２に対して利用権限を与えられ、設定されたポリシーに従って画像形成装置２の機能を利用することが可能となる。

また、本発明の実施の形態に係るサーバー１は、管理情報３１０は、ユーザーの所属する部門以外の他グループに所属する画像形成装置２に対する利用権限を含み、管理部１１０は、自部門とは異なる条件のポリシーに従って、画像形成装置２の機能をユーザーに利用させることを特徴とする。
このように構成することで、ユーザーの所属する自グループとは異なる他グループに対して別途利用権限を与え、別グループの画像形成装置２を利用させることができる。

また、本発明の実施の形態に係るサーバー１は、管理情報３１０は、ユーザーが所属する以外のグループが複数存在する場合には、各グループに対する異なる条件のポリシーが設定されてもよいことを特徴とする。
このように構成し、他グループの画像形成装置２に対してユーザーが利用できる機能のポリシーを別途設定することで、ユーザーは自グループとは異なる制限で他グループの画像形成装置２の機能を利用することができる。つまり、ユーザーは自らが所属する自グループの画像形成装置２と、他グループの画像形成装置２に対して、異なる権限でアクセスすることが可能となる。
このように、ユーザーの所属する自グループと、他グループとに対する利用権限を別々に設定することで、同じネットワーク５上に存在する画像形成装置２であっても、利用可能な機能に差異をつけることが可能となる。これにより、自部門のユーザーと他部門のユーザーとで画像形成装置２において利用できる機能を差別化できる。つまり、例えば、カラーコピーは自部門のユーザーのみ許可する等の制限をすることが可能になる。結果として、部門ごとのコスト削減に貢献することが可能となる。
また、他グループや共有場所において大量印刷されるといったコスト管理に大きな影響を与えるような不利益な利用を防ぐことができる。
また、重要書類を、まったく異なる部門や、だれでも利用できるような共有場所で印刷するといった情報漏洩の危険性を減じることが可能となる。

また、本発明の実施の形態に係るサーバー１は、ユーザーが画像形成装置２を利用する際に行ったユーザー認証の認証情報を取得する認証情報取得部１００を更に備え、管理部１１０は、認証情報に対応したユーザーの所属するグループに対する利用権限及びポリシーに従って、認証を行った画像形成装置２の機能を利用させることを特徴とする。
このように構成することで、認証された画像形成装置２でユーザーが利用した機能についてのログをサーバー１側で保存するのが容易となり、コストの削減に資することが可能となる。

〔他の実施の形態〕
なお、従来、共有スペースや展示スペース等の特定の部門に属さない画像形成装置が同じネットワーク上で管理されている場合、セキュリティー的な問題等を考慮して、ユーザーの利用を制限する必要があった。
しかしながら、従来の画像形成システムでは、同じサーバー内に存在するどの画像形成装置に対しても同じポリシーが反映されるため、仮に制限度合いが異なる画像形成装置があった場合でも、対応できなかった。
これに対して、本発明の他の実施の形態として、特定の部門に属さない共有スペースや展示スペースの画像形成装置２についてのグループを設定し、ユーザー毎にポリシーを設定してもよい。
このように構成することで、特定の部門に属さない画像形成装置２についても、ユーザー毎に適切な機能を利用させることができる。

また、上述の実施の形態においては、管理情報３１０においてユーザーと画像形成装置２との対応付けを行うように記載した。
しかしながら、ユーザー情報３００もツリー構造で、グループへの関連付けやポリシーを含んでいるような構成であってもよい。すなわち、ユーザー情報３００は、ユーザー認証に必要なアカウント設定を含んでおり、このアカウント設定上から管理情報３１０の各グループの所属と画像形成装置２のポリシーとの対応付けをリンク等で設定してもよい。この場合、管理情報３１０には、画像形成装置２を管理するグループに関する情報を含ませてもよい。
このように構成することで、既存のユーザー情報３００と、管理情報３１０とのデータベース上での設定が容易となり、コストを削減できる。

また、本発明は、画像形成装置以外の情報処理装置にも適用できる。つまり、ネットワークスキャナー、スキャナーをＵＳＢ等で別途接続したサーバー等を用いる構成であってもよい。
また、本発明は、サーバー１を用いずに、画像形成装置２にサーバー１の機能を含ませるような構成であってもよい。

また、上記実施の形態の構成及び動作は例であって、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更して実行することができることは言うまでもない。

１ サーバー
２、２−１、２−２、２−３、２−４、２−５ 画像形成装置
５ ネットワーク
１０ 制御部
１５ ネットワーク送受信部
１９ 記憶部
１００ 認証情報取得部
１１０ 管理部
２００ 認証部
２１０ 機能実行部
３００ ユーザー情報
３１０ 管理情報
Ｐ ユーザー
Ｘ 画像形成システム

Claims (7)

1. 画像形成装置を管理するサーバーであって、
   組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、前記組織の部門に所属するユーザー及び前記画像形成装置がグループに関連付けられ、前記グループ毎に、前記画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む管理情報を格納する記憶部と、
   前記ユーザーと前記画像形成装置とを、前記記憶部に記憶された前記管理情報に含まれる前記グループの前記ポリシーに対応して管理する管理部とを備える
   ことを特徴とするサーバー。
2. 前記管理情報は、
   前記ユーザーの所属する部門の前記グループに所属する前記画像形成装置に対する利用権限を含み、
   前記管理部は、
   前記利用権限のある前記画像形成装置に対して設定された前記ポリシーにおいて許可された機能を前記ユーザーに利用させる
   ことを特徴とする請求項１に記載のサーバー。
3. 前記管理情報は、
   前記ユーザーの所属する部門以外の前記グループに所属する前記画像形成装置に対する利用権限を含み、
   前記管理部は、
   自部門とは異なる条件の前記ポリシーに従って、前記画像形成装置の機能を前記ユーザーに利用させる
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載のサーバー。
4. 前記管理情報は、
   前記ユーザーが所属する以外の前記グループが複数存在する場合には、各前記グループに対する異なる条件の前記ポリシーが設定されてもよい
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のサーバー。
5. 前記ユーザーが前記画像形成装置を利用する際に行ったユーザー認証の認証情報を取得する認証情報取得部を更に備え、
   前記管理部は、
   前記認証情報に対応した前記ユーザーの所属する前記グループに対する前記利用権限及び前記ポリシーに従って、認証を行った前記画像形成装置の機能を利用させる
   ことを特徴とする請求項２乃至４のいずれか１項に記載のサーバー。
6. 画像形成装置と、該画像形成装置を管理するサーバーとを含む画像形成システムであって、
   前記サーバーは、
   組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、前記組織の部門に所属するユーザー及び前記画像形成装置がグループに関連付けられ、前記グループ毎に、前記画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む管理情報を格納する記憶部と、
   前記ユーザーと前記画像形成装置とを、前記記憶部に記憶された前記管理情報に含まれる前記グループの前記ポリシーに対応して管理する管理部とを備え、
   前記画像形成装置は、
   前記サーバーの前記管理部により管理された前記ポリシーの機能を前記ユーザーに利用させる機能実行部を備える
   ことを特徴とする画像形成システム。
7. 画像形成装置を管理するサーバーにより実行される管理方法であって、
   前記サーバーは、
   組織の部門の体制に対応したツリー構造であり、前記組織の部門に属するユーザー及び前記画像形成装置がグループに関連付けられ、前記グループ毎に、前記画像形成装置の機能を利用する許可を定義したポリシーを含む管理情報を格納し、
   前記ユーザーと前記画像形成装置とを前記グループの前記ポリシーに対応して管理する
   ことを特徴とする管理方法。

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