JP2018173718A - 雇用契約管理システム、雇用契約管理装置、雇用契約管理方法、及び雇用契約管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】個人識別情報に対する秘密管理性を確保しつつ、新規の被雇用者との雇用契約を容易に締結することのできる雇用契約管理システム、雇用契約管理装置、雇用契約管理方法、及び雇用契約管理プログラムを提供すること。【解決手段】雇用契約管理システム１は、雇用主側の情報端末５と、被雇用者側の情報端末４と、被雇用者を登録する被雇用者登録部１０と、雇用契約の内容を提示して被雇用者からの雇用契約の内容に対する入力を受け付けて雇用契約書を作成する契約書作成部１２と、この雇用契約書を記憶する契約書ＤＢ１３と、被雇用者のマイナンバー情報を含む個人識別情報を取得するマイナンバー取得部１４と、このマイナンバーを記憶するマイナンバーＤＢ１５と、被雇用者のマイナンバーに対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を雇用契約書と関連付けて管理する管理制御部１６と、を備える。【選択図】図１

Description

本発明は雇用主と被雇用者との間で締結される雇用契約を管理する雇用契約管理システム、雇用契約管理装置、雇用契約管理方法、及び雇用契約管理プログラムに関する。

雇用主が被雇用者を雇用する際には雇用契約を締結する必要があり、一般的にはお互いに書面を交わして雇用契約を締結している。しかし、被雇用者が増えてくると、このような契約作業は煩雑となってくるため、雇用契約を管理するシステムが望まれている。

例えば、出退勤の管理だけでなく、派遣社員、契約社員、又はパートタイマやアルバイトのような非常勤社員等の、期間が定められた有期社員に対する雇用契約更新も管理可能な出退勤管理システムが開発されている（特許文献１参照）。

特開２００６−１０７１０１号公報

上記特許文献１では、有期社員の雇用契約の更新の管理を行うことはできるが、新規の被雇用者に対する雇用契約には対応していない。新規の被雇用者に対しては、新たに被雇用者の情報を入力した上で契約を結ぶ必要があるため、契約更新よりも作業は複雑となる。その上、昨今、日本においては、社会保障・税番号制度（いわゆるマイナンバー制度）が始まり、雇用主は被雇用者のマイナンバー（個人番号）の管理も必要となっている。特にマイナンバーの管理は高い秘密管理性を要求されることから、これを含めた雇用契約の管理はより高度で複雑になるという問題がある。

本発明はこのような問題点を解決するためになされたもので、その目的とするところは
個人識別情報に対する秘密管理性を確保しつつ、新規の被雇用者との雇用契約を容易に締結することのできる雇用契約管理システム、雇用契約管理装置、雇用契約管理方法、及び雇用契約管理プログラムを提供することにある。

上記した目的を達成するために、本発明に係る雇用契約管理システムでは、ネットワークを介して雇用主と被雇用者との間での雇用契約を管理する雇用契約管理システムであって、前記ネットワークに接続され、前記被雇用者側で使用可能な被雇用者側端末と、前記被雇用者側端末から前記雇用主との雇用契約の内容に対する入力を受け付け、雇用契約書を作成する契約書作成部と、前記被雇用者側端末を介して、少なくとも前記被雇用者の個人番号情報を含む前記被雇用者の個人識別情報を取得する個人識別情報取得部と、前記被雇用者の個人識別情報に対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を前記雇用契約書と関連付けて管理する管理制御部と、を備える。

また、雇用契約管理システムにおいて、前記被雇用者側端末は、画像を撮影可能な撮影部を有し、前記個人識別情報取得部は、前記個人識別情報として、さらに前記個人番号を証明する証明書の画像情報を取得可能としてもよい。

特にこの雇用契約管理システムにおいて、前記個人識別情報取得部は、前記証明書の画像情報を解析して、証明書に記載の個人番号を抽出し、当該抽出した個人番号と、前記被雇用者側端末を介して取得した個人番号情報とを照合し、一致する場合にのみ前記個人識別情報を前記雇用契約書と関連付けて管理することとしてもよい。

また、上述の雇用契約管理システムにおいて、前記管理制御部は、前記被雇用者の個人識別情報及びこれに対応する管理番号を含む個人識別情報テーブルを作成し、前記雇用契約書との関連付けには、当該個人識別情報テーブルの管理番号を用いてもよい。

また、上記した目的を達成するために、本発明に係る雇用契約管理装置では、ネットワークを介して雇用主と被雇用者との間での雇用契約を管理する雇用契約管理システムであって、前記被雇用者から前記雇用主との雇用契約の内容に対する入力を受け付け、雇用契約書を作成する契約書作成部と、前記被雇用者側の端末を介して、少なくとも前記被雇用者の個人番号情報を含む前記被雇用者の個人識別情報を取得する個人識別情報取得部と、前記被雇用者の個人識別情報に対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を前記雇用契約書と関連付けて管理する管理制御部と、を備える。

また、上記した目的を達成するために、本発明に係る雇用契約管理方法では、ネットワークを介して雇用主と被雇用者との間での雇用契約を管理する雇用契約管理方法であって、前記被雇用者から前記雇用主との雇用契約の内容に対する入力を受け付け、雇用契約書を作成する契約書作成工程と、前記被雇用者側の端末を介して、少なくとも前記被雇用者の個人番号情報を含む前記被雇用者の個人識別情報を取得する個人識別情報取得工程と、前記被雇用者の個人識別情報に対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を前記雇用契約書と関連付けて管理する管理制御工程と、を備える。

また、上記した目的を達成するために、本発明に係る雇用契約管理プログラムでは、コンピュータにネットワークを介して雇用主と被雇用者との間での雇用契約を管理させる雇用契約管理プログラムであって、前記被雇用者から前記雇用主との内容に対する入力を受け付け、雇用契約書を作成する契約書作成工程と、前記被雇用者側の端末を介して、少なくとも前記被雇用者の個人番号情報を含む前記被雇用者の個人識別情報を取得する個人識別情報取得工程と、前記被雇用者の個人識別情報に対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を前記雇用契約書と関連付けて管理する管理制御工程と、をコンピュータに実行させる。

上記手段を用いる本発明によれば、個人識別情報に対する秘密管理性を確保しつつ、新規の被雇用者との雇用契約を容易に締結することができる。

本発明の一実施形態に係る雇用契約管理システムのシステム構成図。 個人識別テーブル例及び雇用契約テーブル例を示す説明図である。 本発明の一実施形態に係る雇用契約締結ルーチンを示すフローチャートである。

以下、本発明の一実施形態を図面に基づき説明する。

図１には本発明の一実施形態に係る雇用契約管理システムのシステム構成図が、図２には個人識別テーブル例及び雇用契約テーブル例を示す説明図が示されており、以下これらの図に基づき、雇用契約管理システムの構成について説明する。

図１に示すように、本実施形態に係る雇用契約管理システム１は、インターネット、ＶＰＮ（Virtual Private Network）等の通信網２、３を介して、被雇用者側の情報端末４（被雇用者側端末）及び雇用主側の情報端末５（雇用主側端末）が雇用契約管理装置６に接続されて構成されている。なお、説明の簡略化のため図１では被雇用者側及び雇用主側にそれぞれ１つの情報端末４、５のみを示しているが、雇用契約管理装置６は通信網２、３を介して複数の被雇用者側及び雇用主側の情報端末と接続可能である。

被雇用者は、例えば期間の定めのない正社員、又は、契約社員、派遣社員、パートタイマ、及びアルバイトのような期間の定めのある有期社員として雇われる個人であり、雇用主は、雇う側である個人事業主、法人等である。

各情報端末４、５は、例えばパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）のような据置型の端末や、スマートフォン、ノートＰＣ、タブレットＰＣ、及び携帯電話のような携帯端末であり、少なくともｗｅｂ情報を表示可能な端末である。詳しくは、当該情報端末４、５は、キーボード、マウス等のように情報を入力可能な入力部４ａ、５ａと、ディスプレイ等のように情報を表示可能な表示部４ｂ、５ｂを有している。なお、タッチパネルのように入力部と表示部が一体をなした構成でもよい。また、特に被雇用者側の情報端末には、画像を撮影可能なカメラ４ｃが搭載されている。

情報端末４、５は、入力部４ａ、５ａにて入力した情報を、通信網２、３を介して雇用契約管理装置６に送信可能であるとともに、雇用契約管理装置６からの情報を受信して表示部４ｂ、５ｂに表示可能である。また、被雇用者側の情報端末４はカメラ４ｃにより撮影した画像を雇用契約管理装置６に送信することも可能である。

雇用契約管理装置６は、例えば、いわゆるクラウドコンピューティングにより雇用管理支援サービスを提供する事業者等が管理する１又は複数のサーバ（コンピュータ）により構成されている。

詳しくは、雇用契約管理装置６は、被雇用者登録部１０、被雇用者データベース１１、契約書作成部１２、契約書データベース１３、マイナンバー取得部１４、マイナンバーデータベース１５、管理制御部１６を有している。なお、以下においてデータベースはＤＢと称する。

被雇用者登録部１０は、雇用主が採用を決めた被雇用者の情報を登録する機能を有している。そして、被雇用者登録部１０と通信可能に接続されている被雇用者ＤＢ１１は、この被雇用者登録部１０にて登録された被雇用者情報を記憶する。

契約書作成部１２は、被雇用者登録部１０と通信可能に接続されており、当該被雇用者登録部１０にて登録された被雇用者の情報を取得する。また、契約書作成部１２は、被雇用者側の情報端末４に対して雇用主からの雇用契約の内容を提示し、それに対する被雇用者からの当該契約内容に対する入力を受け付けて、雇用契約書を作成する機能を有している。そして、契約書作成部１２と通信可能に接続されている契約書ＤＢ１３は、この契約書作成部１２にて作成された雇用契約書を記憶する。

マイナンバー取得部１４は、被雇用者側の情報端末４を介して、少なくとも被雇用者のマイナンバー（個人番号）情報を含む個人識別情報を取得する機能を有する。個人識別情報としては、被雇用者側の情報端末４を介して入力されたマイナンバーそのものの番号情報の他にも、当該マイナンバーを証明する証明書であるマイナンバー通知書又はマイナンバーカードをカメラ４ｃにより撮影した画像情報、及び被雇用者の運転免許証等の身分証明書の画像情報が含まれる。なお、雇用契約に必要となる個人識別情報は、法律に依存するものであり、これに限られるものではない。

そして、マイナンバー取得部１４と通信可能に接続されているマイナンバーＤＢ１５は、マイナンバー取得部１４にて取得したマイナンバーを含む個人識別情報を記憶する。特にこのマイナンバーＤＢ１５は、上述の被雇用者ＤＢ１１、契約書ＤＢ１３を含む他のＤＢとは、独立して設けられている。具体的には、マイナンバーＤＢ１５を他のＤＢとは別のサーバに構築して物理的に独立させたり、同一のサーバ内に他のＤＢがあるとしても、マイナンバーＤＢ１５に対しては他よりも厳しいアクセス制限等を施したりする。

なお、マイナンバー取得部１４は、画像解析機能を有していてもよく、この場合マイナンバーを証明する証明書の画像情報を解析して、当該証明書に記載のマイナンバー情報を抽出する。そして、マイナンバー取得部１４は、抽出したマイナンバー情報と被雇用者側の情報端末４を介して入力されたマイナンバー情報とを照合し、一致する場合にのみ取得した個人識別情報をマイナンバーＤＢ１５に記憶することとしてもよい。なお、一致しなかった場合は、例えば被雇用者側の情報端末４に対して再度のマイナンバー入力及び画像情報を促す警告を行うこととする。

管理制御部１６は、上述の被雇用者ＤＢ１１、契約書ＤＢ１３、マイナンバーＤＢ１５に記憶された情報を管理する機能を有しており、例えば契約書ＤＢ１３に記憶された雇用契約書を当事者である被雇用者及び雇用主の情報端末４、５に対し表示させたり、ダウンロードさせたり等の出力が可能である。

また、管理制御部１６は、被雇用者のマイナンバーに対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を契約書ＤＢ１３に記憶された雇用契約書と関連付ける機能を有する。

詳しくは、図２に示すように、管理制御部１６は、マイナンバーと管理番号とが対となって記憶された個人識別情報テーブルを作成し、この個人識別情報テーブルをマイナンバーＤＢ１５に記憶する。一方で管理制御部１６は、雇用契約書を管理するための雇用契約テーブルを作成し、契約書ＤＢ１３に記憶する。

雇用契約テーブル内では被雇用者に対応するマイナンバーの欄に管理番号が付与されている。したがって、雇用契約テーブルには直接マイナンバーの情報が記憶されることはなく、例えば、図２に示す契約書ナンバー４の雇用契約書では、当事者である被雇用者ｄのマイナンバー欄には管理番号100000000003が記載されているだけであり、当該雇用契約テーブルのみでは当該被雇用者ｄのマイナンバーは取得できない。当該被雇用者ｄのマイナンバーは、マイナンバーＤＢ１５に記憶された個人識別情報テーブルを参照して初めて管理番号100000000003に対応するマイナンバー112233445566と把握することが可能となる。

なお、管理制御部１６は、雇用契約テーブルにおける被雇用者の詳しい情報について、被雇用者ＤＢ１１に記憶されている被雇用者情報と関連付けてもよい。

続いて図３を参照すると、このように構成された雇用契約管理システムにおける雇用契約管理ルーチン（雇用契約管理方法）を表したフローチャートが示されており、以下同フローチャートに沿って雇用契約管理の手順について説明する。

まず、雇用契約管理のステップＳ１として、雇用主が情報端末５を介して、採用を決めた被雇用者を登録する。例えばこの被雇用者の登録は、雇用主が初めから入力してもよいし、求職者の情報を記憶した図示しない求職者ＤＢ等と連携し、当該求職者ＤＢの情報を援用してもよい。

次のステップＳ２では、契約書作成部１２がステップＳ１にて登録された被雇用者の情報端末４に対し雇用契約の内容を提示し、これに対して被雇用者が内容を確認して、雇用契約に必要な事項を入力した内容に基づき契約書を作成する（契約書作成工程）。

そして、ステップＳ３にて、契約書作成部１２が作成した契約書を、契約書ＤＢ１３が記憶する。

また、ステップＳ４にて、被雇用者は情報端末４を介して雇用契約管理装置６に対してマイナンバーを入力し、入力されたマイナンバー情報をマイナンバー取得部１４が取得する（個人識別情報取得工程）。このとき必要があれば情報端末４のカメラ４ｃによりマイナンバーの証明書及び身分証明書の撮影を行い、その画像データもマイナンバー取得部１４が取得する。

ステップＳ５にて、マイナンバー取得部１４が取得した被雇用者からの個人識別情報をマイナンバーＤＢ１５に記憶する。

ステップＳ６では、管理制御部１６がマイナンバーＤＢ１５に記憶されたマイナンバーに対応する管理番号を作成し、ステップＳ３にて記憶した雇用契約書に関連付ける（管理制御工程）。

そして、ステップＳ７において、管理制御部１６は完成した雇用契約書を当事者である被雇用者及び雇用主に提示して、各自に内容の確認を促す。また各情報端末４、５で雇用契約書をダウンロード可能とする。このステップＳ７で契約が締結されたものとし、当該ルーチンを終了する。

以上のように、本実施形態における雇用契約管理システム１では、雇用契約管理装置６を介することで、雇用主と被雇用者との間で直接書面のやり取りを必要とせず容易に新規の被雇用者との雇用契約を締結することができる。また、雇用契約の際に、被雇用者からマイナンバーに係る情報を取得し、このマインナンバーに関しては管理番号を作成して、当該管理番号を用いて雇用契約書と関連付けることで、雇用契約締結に際しての個人識別情報の秘密管理性を確保することができる。

これにより、個人識別情報に対する秘密管理性を確保しつつ、新規の被雇用者との雇用契約を容易に締結することができる。

また、マイナンバー取得部１４では、個人識別情報の取得について、被雇用者側の情報端末４のカメラ４ｃを用いた画像情報も取得可能であることで、マイナンバーを証明する証明書や身分証明書を必要とする契約についても対応することができる。

特にマイナンバー取得部１４において、画像情報を解析し、証明書からマインナンバー情報を抽出し、この抽出したマイナンバー情報と被雇用者が入力したマイナンバー情報とを照合して、一致する場合にのみマイナンバーＤＢ１５への記憶を行うこととすることで、マイナンバーのチェック機能を果たし、誤ったマイナンバーの登録等がない、より確実な雇用契約を締結することができる。

また、図２で示したような個人識別情報テーブルを作成してマイナンバーと管理番号とを管理することで、容易且つ確実な雇用契約管理を実現することができる。

以上で本発明の実施形態の説明を終えるが、本発明の態様はこの実施形態に限定されるものではない。

上記実施形態では、個人識別情報として、日本のマイナンバー制度に基づくマイナンバーを用いているが、個人識別情報はこれに限られるものではなく、個人を識別可能な情報であればよい。

また、図２に示した個人識別情報テーブル及び雇用契約テーブルは一例であり、他の形式で管理してもよい。

１ 雇用契約管理システム
２、３ 通信網
４、５ 情報端末（被雇用者側端末）
６ 雇用契約管理装置
１０ 被雇用者登録部
１１ 被雇用者ＤＢ
１２ 契約書作成部
１３ 契約書ＤＢ
１４ マイナンバー取得部（個人識別情報取得部）
１５ マイナンバーＤＢ
１６ 管理制御部

Claims (7)

1. ネットワークを介して雇用主と被雇用者との間での雇用契約を管理する雇用契約管理システムであって、
   前記ネットワークに接続され、前記被雇用者側で使用可能な被雇用者側端末と、
   前記被雇用者側端末から前記雇用主との雇用契約の内容に対する入力を受け付け、雇用契約書を作成する契約書作成部と、
   前記被雇用者側端末を介して、少なくとも前記被雇用者の個人番号情報を含む前記被雇用者の個人識別情報を取得する個人識別情報取得部と、
   前記被雇用者の個人識別情報に対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を前記雇用契約書と関連付けて管理する管理制御部と、
   を備える雇用契約管理システム。
2. 前記被雇用者側端末は、画像を撮影可能な撮影部を有し、
   前記個人識別情報取得部は、前記個人識別情報として、さらに前記個人番号を証明する証明書の画像情報を取得可能である請求項１記載の雇用契約管理システム。
3. 前記個人識別情報取得部は、前記証明書の画像情報を解析して、証明書に記載の個人番号を抽出し、当該抽出した個人番号と、前記被雇用者側端末を介して取得した個人番号情報とを照合し、一致する場合にのみ前記個人識別情報を前記雇用契約書と関連付けて管理する請求項２記載の雇用契約管理システム。
4. 前記管理制御部は、前記被雇用者の個人識別情報及びこれに対応する管理番号を含む個人識別情報テーブルを作成し、前記雇用契約書との関連付けには、当該個人識別情報テーブルの管理番号を用いる請求項１から３のいずれか一項に記載の雇用契約管理システム。
5. ネットワークを介して雇用主と被雇用者との間での雇用契約を管理する雇用契約管理装置であって、
   前記被雇用者から前記雇用主との雇用契約の内容に対する入力を受け付け、雇用契約書を作成する契約書作成部と、
   前記被雇用者側の端末を介して、少なくとも前記被雇用者の個人番号情報を含む前記被雇用者の個人識別情報を取得する個人識別情報取得部と、
   前記被雇用者の個人識別情報に対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を前記雇用契約書と関連付けて管理する管理制御部と、
   を備える雇用契約管理装置。
6. ネットワークを介して雇用主と被雇用者との間での雇用契約を管理する雇用契約管理方法であって、
   前記被雇用者から前記雇用主との雇用契約の内容に対する入力を受け付け、雇用契約書を作成する契約書作成工程と、
   前記被雇用者側の端末を介して、少なくとも前記被雇用者の個人番号情報を含む前記被雇用者の個人識別情報を取得する個人識別情報取得工程と、
   前記被雇用者の個人識別情報に対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を前記雇用契約書と関連付けて管理する管理制御工程と、
   を備える雇用契約管理方法。
7. コンピュータにネットワークを介して雇用主と被雇用者との間での雇用契約を管理させる雇用契約管理プログラムであって、
   前記被雇用者から前記雇用主との雇用契約の内容に対する入力を受け付け、雇用契約書を作成する契約書作成工程と、
   前記被雇用者側の端末を介して、少なくとも前記被雇用者の個人番号情報を含む前記被雇用者の個人識別情報を取得する個人識別情報取得工程と、
   前記被雇用者の個人識別情報に対応付けされた管理番号を作成し、当該管理番号を前記雇用契約書と関連付けて管理する管理制御工程と、
   をコンピュータに実行させる雇用契約管理プログラム。
   

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