JP2018132904A

JP2018132904A - 医療用の書類管理システム

Info

Publication number: JP2018132904A
Application number: JP2017025449A
Authority: JP
Inventors: 美矢子中村; Miyako Nakamura
Original assignee: Nakamura Man Office Co Ltd; Nakamura Management Office Co Ltd
Current assignee: Nakamura Man Office Co Ltd; Nakamura Management Office Co Ltd
Priority date: 2017-02-14
Filing date: 2017-02-14
Publication date: 2018-08-23
Anticipated expiration: 2037-02-14
Also published as: JP6274467B1

Abstract

【課題】書類に印字または貼付された１以上の二次元コードを二次元コードリーダで読み取ることで情報ごとに分別し患者データベースに保存できることを特徴とする医療用の書類管理システムを提供すること。【解決手段】患者情報をコード化した二次元コード及び書類情報をコード化した二次元コードをそれぞれ書類に印字または貼付、場合によっては前記患者情報と前記書類情報が組み合わさって一つになった二次元コードを書類に印字または貼付し、書類に印字または貼付された１以上の二次元コードを二次元コードリーダで読み取ることで情報ごとに分別し患者データベースに保存できることを特徴とする医療用の書類管理システムとする。【選択図】図３

Description

本発明は、患者情報をコード化した二次元コード及び書類情報をコード化した二次元コードをそれぞれ書類に印字または貼付し、場合によっては前記患者情報と前記書類情報が合成されて一つになった二次元コードを書類に印字または貼付し、書類に印字または貼付された１以上の二次元コードを二次元コードリーダで読み取ることで情報毎に分別し患者データベースに保存できることを特徴とする医療用の書類管理システムに関する。

病院で診察を受ける場合に、初診の場合は健康保険証と必要事項を記入した問診票を提出する必要がある。
問診票には、現在の症状に加えて、体温や体重といった生体情報、喫煙や飲酒の有無などの生活習慣に関する情報、既往症、持病など病気の情報等を記入する。
問診票に基づいてカルテが作成され、カルテには患者の氏名、血圧や体温などの生体情報、投薬や血液検査などの処置内容、検査結果などが記載される。
診察後ドクターは処方箋を作成し、患者は処方箋に基づいて薬を処方される。

病院で手術や治療を受ける場合に、手術や治療の内容によっては予め患者に手術内容、治療内容、手術または治療に伴うリスクを説明し同意を得たうえで手術や治療を行う必要がある。
その際、手術内容や治療内容を説明する書類や同意書といった書類が作成される。

上記したこれらの書類は紙での保存に加えて電子データ化してデータベース内で患者毎に分けて保存される。
しかし患者毎に分けて保存したとしても書類毎に分けて保存はされていないため、同意書の有無を確認する必要がある場合に一瞥して探し出すことができず、ドクターが同意書が必要な手術や治療に進めない問題があった。

例えば特許文献１には、手書きのカルテをスキャンし、患者コード、患者名で分類してファイリングし手書き電子カルテとして電子カルテデータベースに保存する方法が記載されている。
しかしこの方法では書類毎に分けて保存することがなされていないため、特定書類を確認する必要がある場合に患者の個人情報の大量のデータの中から探す必要があった。

特開２００５−１８２２３９号公報

本発明は、患者情報をコード化した二次元コード及び書類情報をコード化した二次元コードをそれぞれ書類に印字または貼付し、場合によっては前記患者情報と前記書類情報が合成されて一つになった二次元コードを書類に印字または貼付し、書類に印字または貼付された１以上の二次元コードを二次元コードリーダで読み取ることで書類情報毎に分別し患者データベースに保存できることを特徴とする医療用の書類管理システムを提供するものである。

請求項１に係る発明は、医療用の書類管理システムであって、該システムは
複数の患者データベースが記憶されている記憶手段を備えたサーバーと、
前記サーバーに接続された表示手段を有する端末と、
患者情報をコード化した二次元コード及び書類情報をコード化した二次元コードがそれぞれ印字または貼付されている書類、場合によっては前記患者情報と前記書類情報が合成されて一つになった二次元コードが印字または貼付された書類と、
二次元コードを読み取るための１以上の二次元コードリーダと、から構成され、
書類に印字または貼付された１以上の二次元コードは、二次元コードリーダで読み取られるとともに無線または有線によってサーバーに送信され、情報毎に分別し患者データベースに保存されることを特徴とする医療用の書類管理システムに関する。

請求項２に係る発明は、前記医療用の書類管理システムは同意書をスキャンし取り込むための１以上のスキャナーをさらに備え、前記スキャナーは同意書を電子情報に変換しかつ前記書類に印字または貼付された１以上の二次元コードを読み取り、読み取られた二次元コードは同意書の電子情報と共に無線または有線でサーバーに送信され、保存されると共に患者データベース内に保存されている電子カルテの同意書欄にマーキングすることを特徴とする請求項１に記載の医療用の書類管理システムに関する。

請求項１に係る発明によれば、書類に患者情報をコード化した二次元コード及び書類情報をコード化した二次元コードをそれぞれ印字または貼付し、場合によっては書類に前記患者情報と前記書類情報が合成されて一つになった二次元コードを印字または貼付し、前記二次元コードを読みとることでコード化されている患者情報及び書類情報を基に自動的に分別してデータベースに保存でき、人の手で書類毎に分けて保存する手間や必要な特定書類を探す時間が省ける。

請求項２に係る発明によれば、同意書をスキャナーでスキャンすることで二次元コードを読み取り、データベース内の電子カルテの同意書の欄にマーキングされる。
加えて電子カルテの同意書の欄にマーキングされることで、ドクターは特定の患者から同意書を取得しているか否かが一瞥して確認でき、ドクターが同意書の必要な手術、治療が行える段階に進める。

本発明の医療用の書類管理システムに用いる二次元コードを書類に貼付または印字した一例を示す図である。本発明の医療用の書類管理システムに用いる二次元コードを書類に貼付または印字した他の例を示す図である。本発明の医療用の書類管理システムの第一の実施形態の流れを示す図である。本発明の医療用の書類管理システムの第二の実施形態の流れを示す図である。本発明の医療用の書類管理システムに用いる電子カルテの一例を示す図である。

以下、本発明に係る医療用の書類管理システムについて説明するが、本発明の内容はこれに限定されない。

本発明に係る医療用の書類管理システムに用いるサーバーは、患者毎に作成された患者データベースが記憶されている記憶手段を備えている。
患者データベースには、患者の氏名、年齢、生年月日といった生体情報のほか、電子カルテや同意書、問診票、紹介状、申込書など治療や手術に必要な書類の電子情報が保存されている。
電子カルテとは、パソコン上で作成されたカルテやスキャンした紙カルテを含む。
サーバーには表示部を有する端末が接続されており、サーバー内の電子情報を閲覧することが可能となる。
端末は有線または無線でサーバーに接続されており、例えばパソコンやスマートフォンといったものが挙げられるがこれに限定されない。
有線の場合はＬＡＮケーブル、光ファイバー、ＵＳＢ接続など一般的に用いられているものであってもよく、無線の場合はＷｉｆｉ、Ｚｉｇｂｅｅなど一般的に用いられているものであってもよい。

本発明に係る医療用の書類管理システムで用いる二次元コードは情報をコード化したものであり、例えばＱＲコード（登録商標）、バーコード、データマトリクスがあげられるがこれに限定されない。
本発明に係る医療用の書類管理システムでは二次元コードのうち１種類を用いてもよく、複数を組み合わせて用いてもよい。
本発明に係る医療用の書類管理システムにおいて二次元コードにコード化する情報は患者情報や書類情報である。
患者情報とは、患者の氏名のほか患者毎の患者ＩＤ情報、病院番号情報といった情報が含まれる。
患者ＩＤ情報とは、病院が患者を識別するために便宜的に付す番号を指し、病院番号情報とはその患者が複数の病院で診察を受けた場合に、各病院を識別するために便宜的に付す番号を指す。
患者情報は患者の氏名以外にこれらの情報を組み合わせてコード化することで、同姓同名の患者がいた場合に誤った患者のデータベースに情報が保存されることを防ぐことが可能となり好ましい。
書類情報とは、その二次元コードが付された書類の種類を区別する情報である。
書類とは診察、手術または治療に必要となる書類であり例えば問診票、受付票、カルテ、同意書、紹介状、申込書といったものを指す。

本発明に係る医療用の書類管理システムに用いる二次元コードは患者情報をコード化した二次元コード、書類情報をコード化した二次元コード、場合によっては患者情報と書類情報が合成されて一つになった二次元コードがある。
図１は問診票３に患者情報をコード化した二次元コード１と書類情報をコード化した二次元コード２をそれぞれ印字または貼付した例を示し、図２は同意書５に患者情報と書類情報が合成されて一つになった二次元コード４を印字または貼付した様子を示す。
図１では患者情報をコード化した二次元コード１を問診票３の左上に印字または貼付し、書類情報をコード化した二次元コード２を問診票３の右上に印字または貼付しているが、患者情報をコード化した二次元コード１、「書類情報をコード化した二次元コード２を印字または貼付する箇所は書類の余白であれば特に限定されない。
また図２では患者情報と前記書類情報が合成されて一つになった二次元コード４を同意書５の右上に印字または貼付しているが、患者情報と書類情報が合成されて一つになった二次元コード４を印字または貼付する箇所は書類の余白であれば特に限定されない。

二次元コードを書類に印字する場合は例えばプリンターやタイプライターなどを用いる。
二次元コードを書類に貼付する場合はラベルプリンター等を用いて作成したラベルや、二次元コードを印刷した紙を用いてもよい。
貼付する場合に、ラベルや紙に粘着剤層を設け粘着剤層を介して書類に貼付してもよく、粘着剤層を設けない場合は糊などの接着剤を介して書類に貼付してもよい。

書類情報をコード化した二次元コードと患者情報をコード化した二次元コードを書類に夫々印字または貼付する例としては、例えば問診票のように予め用意可能な書類の場合は書類情報を示す二次元コードをあらかじめ印字しておき、患者情報をコード化した二次元コードは後から貼付してもよい。
紹介状のように他の病院で作成される書面の場合は書類情報をコード化した二次元コード及び患者情報をコード化した二次元コードをそれぞれ貼付してもよい。
書類によっては患者情報と書類情報が合成されて一つになった二次元コードを印字または貼付してもよい。

本発明の医療用の書類管理システムに用いる二次元コードリーダはバーコードリーダのようなハンディータイプ、またはスマートフォンのようなタブレット型であってもよい。
加えて二次元コードリーダは、例えば二次元コードに光を照射し乱反射させることで二次元コードを読み取る仕組みのリーダを用いる。

本発明の医療用の書類管理システムに用いる二次元コードリーダは複数設置されていてもよい。
例えば病院の受付、診察室、検査室など複数の箇所に設置してもよい。
二次元コードリーダを複数設置することで問診票は事務員、カルテは診察したドクターがそれぞれの書類に印字または貼付された二次元コードを二次元コードリーダで読み取ることができ、事務員があとでまとめて読み取る手間が省ける。

本発明の医療用の書類管理システムに用いる二次元コードリーダは、サーバーと有線または無線で接続されている。
有線の場合はＬＡＮケーブル、光ファイバー、ＵＳＢ接続など一般的に用いられているものでもよく、無線の場合はＷｉｆｉ、Ｚｉｇｂｅｅなど一般的に用いられているものであってもよい。

本発明の第一の実施形態について図３をもとに説明する。
まずドクター、看護師、事務員等の医療従事者が書類に付された二次元コードを二次元コードリーダで読み取ると、読み取られた二次元コードは有線または無線によってサーバーに送信される。
サーバーに送信された二次元コードは、ＣＰＵによってサーバー内の患者情報と照合され、適切な患者のデータベースに分けられる。
患者のデータベースに分けられた二次元コードは、患者のデータベース内でさらに書類情報に基づいて細かく分けられ適切な書類データベースに分けられる。
例えば書類情報のコードがカルテを表している場合はカルテのデータベースに、問診票を表している場合は問診票のデータベースに分けられる。
読み取られた二次元コードは書類データベース内に分けられた後、更に時系列に並べられ保存される。時系列に並べることで、必要な時に素早く必要な書類情報を取り出すことが可能となる。

本発明の第一の実施形態の医療用の書類管理システムを用いた例を説明する。
例えばドクターが通院患者の病気の治癒具合の判断や治療方針、手術内容を決定するために過去のカルテを参照する際に、サーバー内のその患者のデータベースに保存されているカルテのデータベースを検索することで「１６年１月２０日のカルテ」、「１６年２月２０日のカルテ」、「１６年３月２０日のカルテ」と順を追って閲覧できる。

本発明の医療用の書類管理システムの第二の実施形態ではさらにスキャナーを備えていてもよい。
スキャナーはハンディータイプであってもよく、複合コピー機のような機器であってもよい。
スキャナーは例えば病院の受付、診察室、検査室など複数の箇所に設置してもよい。
本発明の医療用の書類管理システムに用いるスキャナーはスキャンした情報を電子データに変換しＰＤＦやＪＰＥＧの形式で保存できる基本的な機能と、二次元コードを読み取るための二次元コードリーダのような機能を併せ持っている。
本発明の医療用の書類管理システムに用いるスキャナーは二次元コードリーダの機能を併せ持っているため、二次元コードが付された書類をスキャンすることでスキャナーによって二次元コードが読みとられ、有線または無線によってサーバーに送信される。サーバーに送信された二次元コードはＣＰＵによってサーバー内の患者情報と照合され、適切な患者のデータベースに分けられる。
患者のデータベースに分けられた二次元コードは書類情報に基づいてさらに細かく分けられ、適切な書類データベースに保存が可能である。
この時に同意書５には、図２に示す通り患者情報と書類情報が合成されて一つになった二次元コード４を印字または貼付することで患者情報がコード化された二次元コードと書類情報がコード化された二次元コードを同時に読み取ることが可能となる。

図４を基に本発明の医療用の書類管理システムの第二の実施形態を説明する。
医療従事者が同意書をスキャナーでスキャンを行うと、スキャナーは同意書を電子情報に変換すると共に同意書に付された二次元コードを読み取る。
変換された同意書の電子情報と読み取られた二次元コードは有線または無線によってサーバーに送信される。
有線の場合はＬＡＮケーブル、光ファイバー、ＵＳＢ接続など一般的に用いられているものでもよく、無線の場合はＷｉｆｉ、Ｚｉｇｂｅｅなど一般的に用いられているものであってもよい。
サーバーに送信された二次元コードは、ＣＰＵによってサーバー内の患者情報と照合され、適切な患者のデータベースに分けられる。
患者のデータベースに分けられた二次元コードは、患者のデータベース内でさらに書類情報に基づいて細かく分けられ適切な書類データベースに分けられる。
それによって電子カルテの同意書の欄がマーキングされる。

電子カルテは図５に示す通り病院ＩＤ、患者の氏名、生年月日及び年齢が記載され、加えて同意書の欄、渡し済の薬剤の欄、検査の内容や結果を記入する記入欄等が設けられる。
電子カルテの同意書欄には項目としては「同意書名」、「状態」、「預かり日」、「画像」といった項目が設けられる。
項目「同意書名」にはどういった治療に対する同意書かが分かるように、同意書の種類が表示される。
本発明の第二の実施形態では読み取られた二次元コードがサーバーに送信されると同意書の種類を判別し、「同意書名」の項目に記入されてもよく、手入力可能に構成され医療従事者が任意の名前で保存可能に構成されてもよい。

電子カルテの同意書欄の項目「状態」には同意書を取得したか否かが表示される。
表示の内容は同意書を未だ取得していない場合は「未取得」や「印刷済み」、取得している場合は「取得済」、取得しているが不備がある場合は「保留」と表示するように構成されてもよい。
本発明の医療用の書類管理システムの他の実施形態において「状態」の欄は、同意書を作成し印刷した場合に「印刷済み」と表示し、スキャナーで読み取られた二次元コードがサーバーに送信されると自動的に「取得済」と表示されてもよく、医療従事者が手入力可能に構成されていてもよい。
医療従事者が手入力可能なように構成することで、同意書に不備がある場合に表示を「保留」に切り替えることができる。
同意書に不備がある場合とは例えば署名が不鮮明である場合や押印がなされていない場合である。

本発明の医療用の書類管理システムに用いる電子カルテの同意書欄の項目「預かり日」には同意書を取得した日が表示される。
「預かり日」の項目は例えばスキャナーで読み取られた二次元コードがサーバーに送信されると自動的に預かり日が表示されるように構成されてもよく、あるいは医療従事者が手入力可能に構成されてもよい。
医療従事者が手入力可能に構成することで、例えば保留状態の同意書の不備が解消された日を預かり日として手入力してもよい。

本発明の第二の実施形態の医療用の書類管理システムを用いた例を説明する。
ドクターがサーバー内にアクセスし、患者データベースから治療または手術に必要な同意書を印刷する。
印刷された同意書には患者情報および同意書の書類情報を合成した二次元コードが自動的に印字される。
ドクターは患者に印刷した同意書を渡し、患者は同意書に署名、捺印をしたのち事務員に渡す。
同意書を受け取った事務員はスキャナーで同意書をスキャンすることで、スキャナーはスキャンした同意書を電子データに変換し、同意書にあらかじめ印字されている患者情報と同意書の書類情報が合成されて一つになった二次元コードを自動的に読み取る。
スキャンした同意書の電子データと共に読み取られた二次元コードがサーバーに送られ、当該患者の電子カルテの同意書の欄がマーキングされる。
その結果同意書を渡したドクターが治療または手術の前にその患者の電子カルテを閲覧することで同意書の有無の最終確認を容易に行え、治療または手術を進めることができる。
または同意書を渡したドクター以外のドクターが治療または手術を担当する場合、担当ドクターはその患者の電子カルテを確認することで同意書を取得していることが容易に分かり治療または手術を進めることができる。

本発明の医療用の書類管理システムは、さらにサーバー内で読み取った患者情報とデータベースの患者情報を照合し、患者情報が一致か不一致かを判定する仕組みを備えていてもよい。

本発明の医療用の書類管理システムは患者毎にかつ書類毎に時系列に分類して保存ができるため、特定患者の特定日時の特定書類等の必要な書類をデータベースから容易に検索でき取り出すことが可能である。
さらに同意書をスキャンした際に自動的に電子カルテの同意書の欄にマーキングされ、同意書の有無についての管理がし易くなり紙で保存する場合と比べて手間が省け、ドクターは電子カルテを一瞥するだけで同意書の有無が分かり、同意書が必要な手術や治療を進めることができる。

１患者情報をコード化した二次元コード
２書類情報をコード化した二次元コード
３問診票
４患者情報と前記書類情報が合成されて一つになった二次元コード
５同意書

請求項１に係る発明は、医療用の書類管理システムであって、該システムは
複数の患者データベースが記憶されている記憶手段を備えたサーバーと、
前記サーバーに接続された表示手段を有する端末と、
患者情報をコード化した二次元コード及び書類情報をコード化した二次元コードがそれぞれ印字または貼付されている書類、場合によっては前記患者情報と前記書類情報が合成されて一つになった二次元コードが印字または貼付された書類と、
二次元コードを読み取るための１以上の二次元コードリーダと、
同意書をスキャンし取り込むための１以上のスキャナーと、
から構成され、
書類に印字または貼付された１以上の二次元コードは、二次元コードリーダで読み取られるとともに無線または有線によってサーバーに送信され、情報毎に分別し患者データベースに保存され、
前記スキャナーは同意書を電子情報に変換しかつ前記書類に印字または貼付された１以上の二次元コードを読み取り、
前記スキャナによって読み取られた二次元コードは同意書の電子情報と共に無線または有線でサーバーに送信され、保存されると共に患者データベース内に保存されている電子カルテの同意書欄にマーキングする
ことを特徴とする医療用の書類管理システムに関する。

また、請求項１に係る発明によれば、同意書をスキャナーでスキャンすることで二次元コードを読み取り、データベース内の電子カルテの同意書の欄にマーキングされる。
加えて電子カルテの同意書の欄にマーキングされることで、ドクターは特定の患者から同意書を取得しているか否かが一瞥して確認でき、ドクターが同意書の必要な手術、治療が行える段階に進める。

Claims

医療用の書類管理システムであって、該システムは
複数の患者データベースが記憶されている記憶手段を備えたサーバーと、
前記サーバーに接続された表示手段を有する端末と、
患者情報をコード化した二次元コード及び書類情報をコード化した二次元コードがそれぞれ印字または貼付されている書類、場合によっては前記患者情報と前記書類情報が合成されて一つになった二次元コードが印字または貼付された書類と、
二次元コードを読み取るための１以上の二次元コードリーダと、から構成され、
書類に印字または貼付された１以上の二次元コードは、二次元コードリーダで読み取られるとともに無線または有線によってサーバーに送信され、情報ごとに分別し患者データベースに保存されることを特徴とする医療用の書類管理システム。
前記医療用の書類管理システムは同意書をスキャンし取り込むための１以上のスキャナーをさらに備え、
前記スキャナーは同意書を電子情報に変換しかつ前記書類に印字または貼付された１以上の二次元コードを読み取り、
読み取られた二次元コードは同意書の電子情報と共に無線または有線でサーバーに送信され、保存されると共に患者データベース内に保存されている電子カルテの同意書欄にマーキングすることを特徴とする請求項１に記載の医療用の書類管理システム。