JP2017169245A - 送信装置、送信装置の制御方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】送信装置内のデータベースのセキュリティを維持する送信装置を提供する。【解決手段】指定された送信宛先にデータを送信する送信ジョブを実行し、実行された送信ジョブの履歴データを記憶する。記憶された履歴データを表示し、表示された履歴データから選択された送信ジョブで使用した送信宛先をアドレス帳に登録する。他のユーザの指示により実行された送信ジョブの履歴データを表示させることが可能であり、他のユーザの指示により実行された送信ジョブで使用した送信宛先をアドレス帳に登録しないよう制御する。【選択図】図９

Description

ジョブの履歴を管理する送信装置、送信装置の制御方法およびプログラムに関する。

画像形成装置の機能が多くなるにつれ、ジョブ実行時における画面上でのユーザ設定作業はますます複雑になっている。そのために、過去の設定を再利用することによってユーザ設定の利便性を向上させることが行われている。

特許文献１には、ユーザ認証に連携して、操作対象の画像形成装置やリモート画像形成装置内の操作履歴を呼び出し、画面操作に再利用する技術が記載されている。また、特許文献２には、操作対象の画像形成装置やリモート画像形成装置に記憶されたジョブ履歴のうち、１つのジョブを特定して再プリントする技術が記載されている。

特開２００５−２９７４８８号公報 特開２００７−６０１２６号公報

上記のように操作履歴を再利用することは一般的に行われているが、画像形成装置は、ＰＣや携帯電話端末等と異なり、複数のユーザによって共有される場合が多い。そのために、複数のユーザそれぞれがジョブ履歴を再利用して画像形成装置内のアドレス帳等のデータベースを任意に更新することができるとすると、そのデータベースのセキュリティを大きく低下させてしまうことになる。例えば、アドレス帳は一斉送信等に用いられる場合もあるが、無関係の送信先が登録されていたりすると、セキュリティを維持できなくなってしまう。

本発明の目的は、このような従来の問題点を解決することにある。上記の点に鑑み、本発明は、送信装置内のデータベースのセキュリティを維持する送信装置、送信装置の制御方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明に係る送信装置は、指定された送信宛先にデータを送信する送信ジョブを実行する実行手段と、前記実行手段により実行された送信ジョブの履歴データを記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された履歴データを表示する表示制御手段と、前記表示制御手段により表示された履歴データから選択された送信ジョブで使用した送信宛先をアドレス帳に登録する登録制御手段と、を有し、前記表示制御手段は、他のユーザの指示により実行された送信ジョブの履歴データを表示させることが可能であり、前記登録制御手段は、他のユーザの指示により実行された送信ジョブで使用した送信宛先を前記アドレス帳に登録しないよう制御することを特徴とする。

本発明によると、送信装置内のデータベースのセキュリティを維持することができる。

画像形成システムの構成を示す図である。 画像形成装置の構成を示す図である。 機能制限リストの一例を示す図である。 ユーザ管理テーブルの一例を示す図である。 ジョブの実行履歴が格納されるまでの処理の手順を示す図である。 ログイン画面の一例を示す図である。 機能一覧を含むメインメニュー画面の一例を示す図である。 「スキャンして送信」機能の設定画面の一例を示す図である。 ジョブの状況や履歴を示す画面の一例を示す図である。 送信宛先を登録する処理の手順を示す図である。

以下、添付図面を参照して本発明の好適な実施例を詳しく説明する。尚、以下の実施例は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施例で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。なお、同一の構成要素には同一の参照番号を付して、説明を省略する。

〔実施例１〕
［画像形成システムの構成］
図１は、画像形成装置１０を含む画像形成システム１００の構成を示す図である。画像形成システム１００において、画像形成装置１０と画像形成装置１５と画像形成装置２０と認証サーバ３０は、ＬＡＮ等のネットワーク８０を介して相互に通信可能に接続されている。また、図１に示すように、ユーザ５が画像形成装置１０にログインして画像形成装置１０の機能を利用している。認証サーバ３０にはＰＣ等の一般的な情報処理装置が用いられ、ユーザごとに機能制限情報を定義した機能制限リスト３５を内部に保持している。ここで、機能制限情報とは、画像形成システム１００内の各画像形成装置が提供可能な機能の利用をユーザごとに制限するための情報である。例えば、所定のユーザに対してコピー機能を許可するが送信機能は禁止するといった情報である。機能制限リストの詳細については後述する。

ユーザ５が画像形成装置１０の所望の機能を利用する場合の画像形成システム１００の動作の概要について説明する。画像形成装置１０は、まず、ユーザ５のログイン情報に基づいて認証サーバ３０に問い合わせし、その結果を以って当該機能の実行を許可するか否かを判定する。ここで、認証サーバ３０は、機能制限リスト３５と画像形成装置１０から通知された問い合わせ情報とに基づいて、ＡＣＴ（Ａｃｃｅｓｓ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｔｏｋｅｎ）トークン４０を画像形成装置１０に返信する。ＡＣＴトークン４０には、ユーザ５が画像形成装置１０において利用可能な若しくは利用不可能な機能制限情報が記述されている。画像形成装置１０は、ＡＣＴトークン４０を受信すると、そのＡＣＴトークン４０の内容を参照して、ユーザ５に対して機能制限を行う。ここで、画像形成装置１０は、機能制限された機能についてユーザ５に対してエラー表示や警告表示をすることもできる。

［画像形成装置の構成］
図２は、画像形成装置１０、１５、２０の構成を示す図である。以下、画像形成装置１０について説明するが、画像形成装置１５及び２０についても同様である。画像形成装置１０は、ＣＰＵ２０１と補助記憶部２０２とメモリ２０３とスキャナ部２０４とＦＡＸ送受信部２０５と印刷部２０６と操作パネル２０７と通信インタフェース２０８とを含む。上記各部は、内部バス２０９を介して相互に通信可能に接続されている。補助記憶部２０２はハードディスク等の大容量記憶装置によって構成され、大容量データを保管したり、プログラムの実行コードや各ジョブの実行履歴を保持している。ここで、ジョブの実行履歴とは、スキャナ部２０４、印刷部２０６、ＦＡＸ送受信部２０５、通信インタフェース２０８等がＣＰＵ２０１によって制御されて実行されたコピージョブ、ボックスプリントジョブ、プリントジョブ、送信ジョブ等の履歴をいう。ジョブの実行履歴は、補助記憶部２０２内のジョブ履歴記憶部２０２１に保持される。補助記憶部２０２内のアドレス帳記憶部２０２２は、送信ジョブの実行時に使用する出力先候補を保持する。その出力先候補は、ユーザが送信ジョブの宛先として指定可能である。補助記憶部２０２は、後述するメモリ２０３と比較して長時間保持する必要があるデータを記憶する。

メモリ２０３は、ＣＰＵ２０１が実行する各種プログラムを記憶するＲＯＭや、制御に必要なデータを一時的に格納するＲＡＭである。スキャナ部２０４は、原稿等の記録媒体を光学的に読み取る。ＦＡＸ送受信部２０５は電話回線に接続されており、外部とのＦＡＸ送受信を行う。印刷部２０６は、データに基づいて記録媒体に画像等を印刷する。印刷部２０６は、例えば記録ヘッドからインクを吐出することによって記録媒体に印刷を行う。操作パネル２０７は、ユーザに対してユーザインタフェース画面を表示する。また、操作パネル２０７は、そのユーザインタフェース画面を介してユーザから指示を受け付ける。通信インタフェース２０８は、ネットワーク８０を介して、電子メール送信や、ＳＭＢ送信や、認証に必要なデータ送受信を行う。

ＣＰＵ２０１は、各種プログラムを実行したり、画像形成装置１０全体を制御する。ＣＰＵ２０１は、補助記憶部２０２に格納されたプログラムをメモリ２０３に展開して実行する。その結果、ＣＰＵ２０１は、各部を指示して、スキャン、プリント、送信などの各種機能を実現する。また、ＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０を利用する各ユーザについて、各種機能の利用を許可するか否かを判定する。その判定方法については後述する。また、ＣＰＵ２０１は、その判定の基となる各ユーザについての機能制限情報を通信インタフェース２０８及びネットワーク８０を介して認証サーバ３０から取得する。ＣＰＵ２０１は、取得した機能制限情報に従って各部を指示し、各ユーザについての機能制限を実行する。

［機能制限リスト］
次に、図３〜図４を参照して、認証サーバ３０で保持されている機能制限リスト３５を説明する。図３は、機能制限リスト３５の一例を示す図である。図３に示す列３０１〜３０７はテーブルの列を示す。また、データ３０８〜３１１は、機能制限リスト３５に定義された各ユーザの属性に対応した機能制限情報を示す。ここで、機能制限情報として「Ｐｅｒｍｉｔ」が定義されている場合には、その属性を有するユーザに対して、その機能の利用が許可されていることを示す。一方、「Ｄｅｎｙ」が定義されている場合には、その属性を有するユーザに対して、その機能の利用が禁止されていることを示す。機能制限リスト３５内の「Ｃｏｌｏｒ」はカラー印刷が許可されていることを示す。「ＢＷ」は、白黒印刷のみが許可されていることを示す。また、数値が定義されている場合や、「Ｙｅｓ」又は「Ｎｏ」が定義されている場合には、列３０２の各機能詳細に定義された内容に対応した意味で解釈される。

列３０１は、各画像形成装置が提供する機能を示す。列３０２は、列３０１に示された機能の詳細を示す。列３０３〜３０７は、各ユーザの属性についての機能制限情報を示す。列３０３は「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」を属性に有するユーザの機能制限情報を示し、列３０４は「ＰｏｗｅｒＵｓｅｒ」を属性に有するユーザの機能制限情報を示す。また、列３０５は「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」を属性に有するユーザの機能制限情報を示し、列３０６は「ＬｉｍｉｔｅｄＵｓｅｒ」を属性に有するユーザの機能制限情報を示す。列３０７は「ＧｕｅｓｔＵｓｅｒ」を属性に有するユーザの機能制限情報を示す。例えば、本実施例において、「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」を属性に有するユーザには、データ３０８及び３１１に示されるように、新規に宛先を入力して送信を行う新規宛先送信機能や、アドレス帳の編集機能の使用が許可されている。また、「ＬｉｍｉｔｅｄＵｓｅｒ」を属性に有するユーザには、データ３０９及び３１０に示されるように、新規宛先送信機能やアドレス帳編集機能が禁止されている。

［ユーザ管理テーブル］
画像形成装置１０は、内部に図４に示すようなユーザ管理テーブルを保持している。画像形成装置１０は、図４に示すようなユーザ管理テーブルを参照することによって、ユーザ５の属性を認識することができる。図４は、ユーザ管理テーブル４００の一例を示す図である。管理テーブル４００は、ユーザ名４０１、ＵＩＤ４０２、グループ名４０３、ＧＩＤ４０４、パーミッショングループ４０５をそれぞれ対応付けて管理する。例えば、ユーザａについて、ＵＩＤ４０２は「００１」であり、グループ名４０３は「営業Ｎ」であり、ＧＩＤ４０４は「５０１」であり、パーミッショングループ４０５は「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」である。ここで、パーミッショングループ４０５が属性を表わしている。

［ジョブの実行］
以下、図５のフローチャートを参照しながら、ジョブを実行して、そのジョブの実行履歴が補助記憶部２０２のジョブ履歴記憶部２０２１に格納されるまでの処理について説明する。なお、本処理は、ＣＰＵ２０１が補助記憶部２０２に格納されたプログラムをメモリ２０３に展開して実行することによって実現される。まず、Ｓ５０１では、ユーザ５が画像形成装置１０にログインする。そのときに、図６に示すような画面が画像形成装置１０の操作パネル２０７に表示される。図６に示すように、操作パネル２０７内の液晶操作部６００にログイン画面６０１が表示される。ログイン画面６０１には、ユーザ名を入力するための入力フィールド６０２と、パスワードを入力するための入力フィールド６０３と、ＯＫキー６０４とが表示される。入力フィールド６０２には、例えば「ａ」などのユーザ名が入力される。入力フィールド６０３には、入力フィールド６０２に入力されたユーザ名に対応するパスワードが入力される。Ｓ５０２では、ユーザ５によりＯＫキー６０４が押下されたか否かを判定する。ここで、押下されたと判定された場合には、Ｓ５０３において、認証サーバ３０に対して、ユーザ５によるログインを許可するための認証と、機能制限情報とを問い合わせる。Ｓ５０２の処理は、ＯＫキー６０４が押下されたと判定されるまで繰り返される。ユーザ５はログイン可であると認証された場合には、Ｓ５０５で、ＣＰＵ２０１は、認証サーバ３０からＡＣＴトークン４０を取得する。一方、ユーザ５によるログインが不可であると認証されなかった場合には、認証エラー画面を表示し（Ｓ５０４）、再度Ｓ５０１に戻ってログイン画面を表示する。

Ｓ５０６において、ＣＰＵ２０１は、Ｓ５０５で取得したＡＣＴトークン４０の内容に従って、図７に示すような機能一覧を含むメインメニュー画面を表示する。図７は、メインメニュー画面７０１の一例を示す図である。図７のボタン７０２はコピー機能を実行するためのボタンであり、押下されると、スキャナ部２０４で読み取られた画像を印刷部２０６で複写するための設定画面が表示される。ボタン７０３は「スキャンして送信」機能を実行するためのボタンであり、押下されると、スキャナ部２０４で読み取られた画像をＦＡＸ送受信部２０５や通信インタフェース２０８を介して外部に送信するための設定画面が表示される。ボタン７０４は「スキャンして保存」機能を実行するためのボタンであり、押下されると、スキャナ部２０４で読み取られた画像を補助記憶部２０２に保存するための設定画面が表示される。ボタン７０５は「保存文書の利用」機能を実行するためのボタンである。ボタン７０５が押下されると、補助記憶部２０２に保存されている画像を印刷部２０６により複写したり、ＦＡＸ送受信部２０５や通信インタフェース２０８を介して外部に送信するための設定画面が表示される。ボタン７０６は、状況確認／中止ボタンであり、押下されると、現在処理中の、コピー／プリントジョブや、送信ジョブや、受信ジョブや、保存ジョブの状況を確認したり、又は、処理を中止したりするための画面が表示される。ボタン７０７はログアウトボタンであり、押下されると、ログアウトが実行される。

以下、ユーザ名が「ａ」であるユーザ５が画像形成装置１０にログインした場合を説明する。ＣＰＵ２０１は、図４に示すユーザ管理テーブルを参照し、ユーザ名「ａ」のパーミッショングループ４０５に属性として「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」が設定されていることを認識する。ＣＰＵ２０１は、図３に示すテーブルを参照し、属性が「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」であるユーザに、コピー機能と「スキャンして送信」機能と「スキャンして保存」機能と「保存文書の利用」機能とに「Ｐｅｒｍｉｔ」が設定されている（許可）ことを認識する。また、例えば、属性が「ＧｕｅｓｔＵｓｅｒ」であるユーザに対して、コピー機能以外の全ての機能について、「Ｄｅｎｙ」が設定されていること、即ち、許可されていないことを認識する。

属性が「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」であるユーザ５が、ボタン７０５の「スキャンして送信」機能を選択して押下した場合を説明する。図８は、ボタン７０５の「スキャンして送信」機能を選択して押下した場合に表示される設定画面の一例である。ここで、ユーザ５がアドレス帳記憶部２０２２に既に登録されている送信宛先を選択して送信する場合には、アドレス帳ボタン８０２を押下して設定を行う。一方、送信宛先を新規に入力して送信する場合には、「新規に入力」ボタン８０３を押下して設定を行う。ボタン８０４〜８０７は送信機能設定ボタン群であり、各ボタンが押下されると、原稿設定や送信設定等の変更を行うことができる。図３に示されるように、属性が「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」であるユーザに対しては、送信宛先を新規に入力して送信する機能について「Ｐｅｒｍｉｔ」が設定されている。従って、そのユーザは「新規に入力」ボタン８０３を押下して送信宛先を新規に入力することができる。一方、「Ｄｅｎｙ」が設定されている場合には、「新規に入力」ボタン８０３は、そのユーザにより使用できないように、網掛け等が施されて表示される。

ＣＰＵ２０１は、アドレス帳ボタン８０２の押下を検出すると、アドレス帳記憶部２０２２から登録されている送信宛先情報の一覧を取得して表示する。ユーザ５は、その一覧から所望の送信宛先を選択して送信開始を指示する。また、ＣＰＵ２０１は、「新規に入力」ボタン８０３の押下を受け付けると、送信モードを選択する画面（不図示）を操作パネル２０７に表示する。その場合には、ユーザ５により選択された送信モードに基づき、宛先入力画面が表示され、ユーザ５が所望の宛先を入力して送信開始を指示する。

ＣＰＵ２０１は送信開始指示を受け付け、ジョブの実行が開始可能か否かを判定する（Ｓ５０７）。ここで、例えばネットワークの通信状況等により実行開始できないと判定された場合には、Ｓ５０６に戻る。一方、実行開始可能であると判定された場合には、ＣＰＵ２０１は、指定された機能がユーザ５が実行可能であるか否かを判定する（Ｓ５０８）。例えば、ユーザの属性が「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」である場合には、ＦＡＸ、ＦＴＰ、ＮＣＰ、ＳＭＢ、ＷｅｂＤＡＶでの送信は許可されているが、Ｅ−ｍａｉｌ、Ｉ−ＦＡＸの送信は許可されていない。従って、宛先にＥ−ｍａｉｌやＩ−ＦＡＸが含まれている場合には、送信できないと判定し、その旨を警告表示し、Ｓ５０６に戻る（Ｓ５０９）。その場合に、警告表示とともに、使用できない機能を網掛け等で表示するようにしても良い。

Ｓ５０８でユーザ５が実行可能な機能であると判定された場合には、その機能を実行する（Ｓ５１０）。ＣＰＵ２０１は、その機能を実行するジョブが終了したか否かを判定する（Ｓ５１１）。ここで、終了していないと判定された場合には、終了したと判定されるまでＳ５１１の処理を繰り返す。一方、終了したと判定された場合には、ＣＰＵ２０１は、送信時に設定された設定内容と送信結果の情報とを補助記憶部２０２のジョブ履歴記憶部２０２１に書き込む（Ｓ５１２）。

［ジョブの実行履歴の一覧表示］
以上のようにしてジョブ履歴記憶部２０２１に書き込まれたジョブ履歴は、ユーザが状況確認／中止ボタン７０６を押下することによって一覧表示される。図９はジョブの状況や履歴表示の一覧を表示する画面の一例である。状況確認／中止画面９０１には、コピー機能ボタン９０２、プリント機能ボタン９０３、送信機能ボタン９０４、受信機能ボタン９０５の各機能ボタンが表示される。各ボタンが押下されると、各ボタンに対応する機能に関係したジョブの状況や履歴が表示される。例えば、送信機能ボタン９０４が押下された場合を説明する。また、送信機能ボタン９０４が押下されて、さらにジョブ状況ボタン９０６が押下されると、送信中の送信ジョブの状況が表示される。また、送信機能ボタン９０４が押下されて、さらにジョブ履歴ボタン９０７が押下されると、実行を完了した送信ジョブの状況が一覧表示される。以下、ジョブ履歴ボタン９０７が押下された場合を説明する。

ジョブ履歴リスト９０８は、実行を完了した送信ジョブの一覧である。「日時」は、送信が完了した日時を示し、「ジョブ種」は実行時の送信ジョブの種類を示し、「ユーザ名」は実行したユーザの名称を示す。また、「宛先」には、送信ジョブの送信宛先で名称が入っているジョブについてはアドレス帳記憶部２０２２に登録されている送信宛先が表示され、名称が入っていない送信ジョブについては新規入力で送信された送信宛先が表示される。「結果」は、送信が正常終了、又は、異常終了したかを示す。詳細情報ボタン９０９が押下されると、各送信ジョブの設定内容の詳細が表示される。宛先の登録ボタン９１０（登録指示）が押下されると、ジョブ履歴リスト９０８で選択されている送信ジョブの宛先が、補助記憶部２０２内のアドレス帳記憶部２０２２に登録される。閉じるボタン９１１が押下されると、状況確認／中止画面９０１を閉じて前画面に戻る。図９に示すように、図５のフローチャートによって実行された送信ジョブの履歴は、ジョブ履歴リスト９０８のように表示される。

［送信宛先の登録］
図１０は、送信ジョブ履歴一覧中で選択された送信ジョブの送信宛先をアドレス帳記憶部２０２２に登録する処理の手順を示すフローチャートである。なお、本処理は、補助記憶部２０２に格納されたプログラムを、ＣＰＵ２０１がメモリ２０３に展開し実行することによって実現する。まず、ＣＰＵ２０１は、ユーザ５がジョブ履歴リスト９０８を表示する際に、認証サーバ３０からＡＣＴトークン４０を再度、取得する（Ｓ１００１）。このように、ジョブ履歴リスト９０８の表示時にも、ＡＣＴトークン４０を再取得することによって、ユーザ５の操作制限が変更されていた場合でも現在の状況に合わせて適切に機能制限を行うことができる。そして、補助記憶部２０２内のジョブ履歴記憶部２０２１から、対応した機能（本例では送信機能）のジョブ履歴データを取得し（Ｓ１００２）、宛先の登録ボタン９１０以外を描画する（Ｓ１００３）。

次に、ＣＰＵ２０１は、ユーザ５についてアドレス帳記憶部２０２２への登録機能が許可されているか否かを判定する（Ｓ１００４）。例えば、ユーザ５のパーミッショングループ４０５に設定されている属性が「ＬｉｍｉｔｅｄＵｓｅｒ」や「ＧｕｅｓｔＵｓｅｒ」である場合には、アドレス帳編集機能は禁止されている。従って、その場合には、宛先の登録ボタン９１０を表示しない（Ｓ１００５）。例えば、属性が「ＧｅｎｅｒａｌＵｓｅｒ」である場合には、アドレス帳編集機能は許可されていると認識し、次の処理に進む。

次に、ＣＰＵ２０１は、ジョブ履歴リスト９０８の履歴中で、ユーザにより所望の送信ジョブの送信先が選択されているか否かを判定する（Ｓ１００６）。ここで、選択されていないと判定された場合には、宛先の登録ボタン９１０は網掛け等で指示受付不可に表示される（Ｓ１００７）。一方、所望の送信ジョブが選択されていると判定された場合には、ＣＰＵ２０１は、その選択された送信ジョブが補助記憶部２０２への登録対象ジョブ種であるか否かを判定する。ここで、登録対象ジョブ種でないと判定された場合には、宛先の登録ボタン９１０は網掛け等で指示受付不可に表示される（Ｓ１００８）。ここで、登録対象ジョブ種でないとは、例えば、調整やメンテナンスを目的とするようなジョブである。そのようなジョブは、アドレス帳記憶部２０２２に登録して管理する必要がないので、登録対象ジョブ種でないと判定される。登録対象ジョブ種であると判定された場合には、ＣＰＵ２０１は、ユーザ５について他のユーザのジョブ履歴の再設定機能が許可されているか否かを判定する（Ｓ１００９）。例えば、ユーザ５の属性が「ＧｕｅｓｔＵｓｅｒ」である場合には、図３に示すように、他のユーザのジョブ履歴の再設定機能は禁止されている。その場合には、ＣＰＵ２０１は、選択された送信ジョブがユーザ５自身のジョブであるか否かを判定する（Ｓ１０１０）。ここで、ユーザ５自身のジョブでない、即ち、他のユーザのジョブを選択していると判定された場合には、宛先の登録ボタン９１０は、網掛け等で指示受付不可に表示される（Ｓ１００７）。一方、ユーザ５自身のジョブであると判定された場合には、宛先の登録ボタン９１０を指示受付可能に表示する（Ｓ１０１１：受付表示の一例）。

次に、ＣＰＵ２０１は、宛先の登録ボタン９１０が押下されたか否かを判定する（Ｓ１０１２）。Ｓ１０１２の処理は、押下されたと判定されるまで繰り返される。ここで、押下されたと判定された場合には、選択されている送信ジョブの送信宛先はアドレス帳記憶部２０２２に既に登録済みの送信宛先であるか否かを判定する（Ｓ１０１３：登録判定の一例）。ここで、アドレス帳記憶部２０２２に既に登録済みの送信宛先であると判定された場合には、登録が重複してしまうので、その旨をユーザに警告通知して、Ｓ１０１２に戻る（Ｓ１０１４：第１警告表示の一例）。ジョブ履歴リスト９０８上でアドレス帳記憶部２０２２に既に登録済みであるかが分かるように表示するようにしても良い。

一方、アドレス帳記憶部２０２２にまだ登録されていないと判定された場合には、ＣＰＵ２０１は、アドレス帳記憶部２０２２への登録が実行開始可能か否かを判定する。例えば、他のジョブがスキャン後の送信開始待ちのような実行中である場合には、アドレス帳記憶部２０２２をその実行に際して使用している可能性があるので、登録を開始できない旨を警告表示する（Ｓ１０１６）。

一方、登録開始できると判定された場合には、その選択された送信ジョブの送信結果が正常終了で履歴に登録されたのか、又は、異常終了で履歴に登録されたのかを判定する（Ｓ１０１７：ジョブ判定の一例）。ここで、異常終了で履歴に登録されたと判定された場合には、送信宛先が間違っているおそれがあるので、その旨をユーザに警告表示する（Ｓ１０１８：第２警告表示の一例）。その警告表示においては、例えば、確認ボタン等を表示して、それが押下されることによりＳ１０１９に進むようにしても良い。一方、正常終了で履歴に登録されたと判定された場合には、その選択された送信ジョブの送信宛先をアドレス帳記憶部２０２２に登録する（Ｓ１０１９）。

以上のような処理の中で、Ｓ１０１１において宛先の登録ボタン９１０が表示された後、アドレス帳記憶部２０２２への登録が可能であるか否かを判定する工程があっても良い。その工程では、例えば、アドレス帳記憶部２０２２への登録数が上限値に達している場合には、追加登録を行うことができないと判定し、その旨を警告表示する。本実施例においては、Ｓ１０１３又はＳ１０１７において警告表示された場合には、一旦、登録を保留してユーザからの指示を待機する。

本実施例では、送信宛先を例として説明したが、送信宛先ではなく、例えば、印刷出力先であっても良い。また、画像形成装置１０、１５、２０とネットワーク８０を介して接続された認証サーバ３０が機能制限リスト３５を保持していると説明したが、画像形成装置内で機能制限リスト３５を保持するようにしても良い。

以上のように、ユーザごとに使用できる機能が制限されているシステムにおいて、操作履歴の情報を利用してアドレス帳記憶部２０２２のようなアドレス帳データベースの情報を更新する際にも、ユーザ権限に基づいて機能制限を行う。その結果、権限を持たないユーザによるデータベース情報の更新を制限することができ、データベースを不正に改ざんする等を防いでセキュリティを維持することができる。

また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施例の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又はコンピュータ読取可能な各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

１０ 画像形成装置： ２０１ ＣＰＵ： ２０２ 補助記憶部： ２０３ メモリ

Claims (17)

1. 指定された送信宛先にデータを送信する送信ジョブを実行する実行手段と、
   前記実行手段により実行された送信ジョブの履歴データを記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶された履歴データを表示する表示制御手段と、
   前記表示制御手段により表示された履歴データから選択された送信ジョブで使用した送信宛先をアドレス帳に登録する登録制御手段と、を有し、
   前記表示制御手段は、他のユーザの指示により実行された送信ジョブの履歴データを表示させることが可能であり、
   前記登録制御手段は、他のユーザの指示により実行された送信ジョブで使用した送信宛先を前記アドレス帳に登録しないよう制御することを特徴とする送信装置。
2. 前記表示制御手段により表示された履歴データから選択された送信ジョブの種類に基づいて、当該送信ジョブで使用した送信宛先を前記アドレス帳に登録するか否かを判断する判断手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の送信装置。
3. 前記表示制御手段は、前記履歴データを表示するとともに、アドレス帳に送信宛先を登録するための登録ボタンを更に表示することを特徴とする請求項１又は２に記載の送信装置。
4. 前記表示制御手段は、ログイン中のユーザが、アドレス帳に送信宛先を登録できる権限を有している場合は、前記登録ボタンを受付可能に表示することを特徴とする請求項３に記載の送信装置。
5. 前記表示制御手段は、表示された履歴データから送信ジョブが選択されたことに従って、前記登録ボタンを受付可能に表示することを特徴とする請求項３に記載の送信装置。
6. 前記表示制御手段は、表示された履歴データから選択された送信ジョブが他のユーザの指示により実行された送信ジョブである場合は、前記登録ボタンを受付可能に表示させないことを特徴とする請求項５に記載の送信装置。
7. 表示された履歴データから選択された送信ジョブで使用した送信宛先と同一の送信宛先が前記アドレス帳に登録されている場合は、当該送信宛先が前記アドレス帳に登録済みであることを通知する通知手段を更に有する請求項１乃至６のいずれか１項に記載の送信装置。
8. 表示された履歴データから選択された送信ジョブで使用した送信宛先を前記アドレス帳に登録する際に、前記アドレス帳を使用中か否かを判断し、使用中であれば、当該送信宛先を前記アドレス帳に登録できない旨を通知する通知手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の送信装置。
9. 表示された履歴データから選択された送信ジョブの実行結果が送信成功であるか送信失敗であるかに基づいて、当該送信ジョブで使用した送信宛先を前記アドレス帳に登録するか否かを判断する判断手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の送信装置。
10. 前記記憶手段に記憶される履歴データは、少なくとも送信宛先を示すデータを含むことを特徴とする請求項１乃至９の何れか１項に記載の送信装置。
11. 前記記憶手段に記憶される履歴データは、少なくとも送信ジョブの実行を指示したユーザを識別するためのデータを含むことを特徴とする請求項１乃至１０の何れか１項に記載の送信装置。
12. 前記記憶手段に記憶される履歴データは、少なくとも送信実行日時を示すデータを含むことを特徴とする請求項１乃至１１の何れか１項に記載の送信装置。
13. 前記記憶手段に記憶される履歴データは、少なくとも送信ジョブの種類を示すデータを含むことを特徴とする請求項１乃至１２の何れか１項に記載の送信装置。
14. 前記記憶手段に記憶される履歴データは、送信ジョブの実行結果として、送信成功又は送信失敗を示すデータを含むことを特徴とする請求項１乃至１３の何れか１項に記載の送信装置。
15. 前記アドレス帳から選択された送信宛先、又は前記アドレス帳を使用せずに新規に入力された送信宛先の何れかが、前記実行手段が送信ジョブを実行する際に使用する送信宛先として指定されることを特徴とする請求項１乃至１４の何れか１項に記載の送信装置。
16. 送信装置において実行される送信装置の制御方法であって、
    指定された送信宛先にデータを送信する送信ジョブを実行する実行工程と、
    前記実行工程において実行された送信ジョブの履歴データを記憶する記憶工程と、
    前記記憶工程において記憶された履歴データを表示する表示工程と、
    前記表示工程において表示された履歴データから選択された送信ジョブで使用した送信宛先をアドレス帳に登録する登録工程と、を有し、
    前記表示工程では、他のユーザの指示により実行された送信ジョブの履歴データを表示することが可能であり、
    前記登録工程では、他のユーザの指示により実行された送信ジョブで使用した送信宛先を前記アドレス帳に登録しないことを特徴とする送信装置の制御方法。
17. 請求項１乃至１５のいずれか１項に記載の送信装置の各手段としてコンピュータを機能させるコンピュータ読取可能なプログラム。

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