JP2016139230A - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書の内容に関する属性情報に基づいて文書のセキュリティを確保しつつ利用性を向上させる、文書管理システムを提供する。
【解決手段】文書管理システム１は、文書記憶部３１に、文書を、文書の内容に関する商品等の属性情報とともに記憶し、アクセス情報記憶部３２に、文書へのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を文書の内容に関する属性情報に関連付けて記憶する。文書管理システム１は、アクセス受付部３４が、文書記憶部３１の文書へのアクセス要求を受け付けると、要求者情報取得部３５が、文書へのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得し、アクセス制御部３３が、アクセスの要求者の要求者情報と文書に関するアクセス情報に基づいて、アクセス要求を制御する。
【選択図】図７

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関し、詳細には、セキュリティの要求される文書を管理する文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。

近時、パーソナルコンピュータ、複合装置、デジタル複写装置、コンピュータ等の情報処理装置の発達に伴って、画像、テキスト等の文書は、電子化されて、保存されるようになってきており、電子化された文書には、機密を要する情報もある。

そこで、電子化された文書（以下、適宜、単に、文書という。）のセキュリティをいかに確保するかが重要な問題となっている。

例えば、複合装置においては、従来、スキャナ部で読み取った文書やネットワークを介して送られてきた文書を、ハードディスク等の記憶部に保管する。複合装置は、適宜のタイミングで、複合装置の操作表示部での操作やネットワーク上のコンピュータ等からの指示に応じて、記憶部内の文書を提示して、提示した文書に対して処理要求を受け付ける。複合装置は、文書の指定と処理要求を受け付けると、指定された文書を記憶部から読み出して、要求された情報処理、例えば、プリンタ部での印刷出力、他の複合装置等の情報処理装置への転送処理、ファクシミリ送信処理、表示装置への表示出力等の情報処理を実行する。そして、複合装置は、要求された情報処理を行う際に、該情報処理に応じた情報加工処理、例えば、画像情報からプリンタ部で処理可能な描画情報への変換処理、情報転送に適した情報への情報加工処理（圧縮処理等）を行う。

そして、情報処理装置においては、記憶部に保管している文書に対するセキュリティの確保が要求される。そこで、従来の情報処理装置は、記憶部の文書にアクセスできるユーザを、ＩＤ（Identification）等の識別情報の入力等によって規制することで、セキュリティの確保を図っている（特許文書１等参照）。

例えば、従来、文書のセキュリティを維持するために、文書へのアクセス権を、閲覧者の所属部門に応じて設定することが広く行われている。このようなアクセス権の設定は、閲覧者の所属部署毎に、縦割り型に設定されることが多いため、その所属部署内で行われる各種プロジェクト（商品開発、サービス開発等）に関する文書へのアクセスについては、セキュリティを確保する上で、有効に機能する。

すなわち、従来、文書の管理を行うのに、例えば、図１２に示すように、商品Ｘに関する販売計画文書、開発計画文書及びテスト計画文書が、文書管理サーバに保管管理されている場合、販売計画文書については、企画部に、開発計画文書については、開発部に、テスト計画文書については、品質テスト部に、それぞれアクセス権を与えている。したがって、図１２に実線で示すように、企画部所属の社員Ａは、商品Ｘの販売計画文書についてはアクセスが許可されるが、同じ商品Ｘに関する文書であっても、開発計画文書、テスト計画文書については、破線で示すように、特別な閲覧申請を行わない限り、アクセスして、文書の閲覧等を行うことができない。同様に、開発部所属の社員Ｂは、商品Ｘの開発計画文書についてはアクセスが許可されるが、同じ商品Ｘに関する文書であっても、販売計画文書、テスト計画文書については、破線で示すように、特別な閲覧申請を行わない限り、アクセスして、文書の閲覧を行うことができない。さらに、品質テスト部所属の社員Ｃについても、商品Ｘのテスト計画文書についてはアクセスが許可されるが、同じ商品Ｘに関する文書であっても、販売計画文書、開発計画文書については、破線で示すように、特別な閲覧申請を行わない限り、アクセスして、文書の閲覧を行うことができない。

しかしながら、上記従来技術にあっては、文書のセキュリティを確保しつつ、利用性を向上させる上で、改良の必要があった。

すなわち、昨今、文書を取り扱う作業、例えば、対象（新商品等）に関するプロジェクト等は、組織（部署、企業、国家）を横断して行われることが増えてきている。このような組織を横断した作業は、組織の所属は異なっても同じ対象に関して、異なる角度からの作業であり、同じ対象に関する文書を共有することが、作業の効率を向上させることがある。

ところが、従来の文書に対する縦割り型のセキュリティでは、文書の閲覧等を要求する者が、要求している文書の所属組織と組織が異なると、同じ対象に関する文書であっても、他の組織に所属する文書ということで、閲覧等行うのに特別な申請を必要とし、利用性が悪いという問題があった。

また、その対象の作業に直接参加していないが、関連対象の作業に関わっていて、その対象に関する文書を必要とする者であっても、組織が異なることから、特別な申請を行わないと、その文書を閲覧等することができず、利用性が悪いという問題があった。

そこで、本発明は、文書の内容に関する属性情報に基づいて文書のセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることを目的としている。

上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理装置は、文書を、該文書の内容に関する属性情報とともに記憶する文書記憶手段と、前記文書へのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を該文書の内容に関する属性情報に関連付けて記憶するアクセス情報記憶手段と、前記文書記憶手段の前記文書へのアクセス要求を受け付けるアクセス受付手段と、前記文書へのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得する要求者情報取得手段と、前記文書へのアクセス要求があると、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書に関する前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御するアクセス制御手段と、を備えていることを特徴としている。

本発明によれば、文書の内容に関する属性情報に基づいて文書のセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

本発明の一実施例を適用した文書管理システムのブロック構成図。 アカウント管理サーバのブロック構成図。 アカウント管理サーバ及び文書管理サーバの記憶内容の一例を示す図。 商品担当者リスト及び人事情報テーブルの一例を示す図。 文書管理サーバのブロック構成図。 商品文書対応のセキュリティ権限テーブルの一例を示す図。 文書管理システムの機能ブロック図。 文書管理処理を示すフローチャート。 Ｒｅａｄ／Ｗｒｉｔｅ権限での画面例を示す図。 Ｒｅａｄ権限での画面例を示す図。 実施例における文書管理方法の説明図。 従来の文書管理方法の説明図。

以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるので、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明によって不当に限定されるものではなく、また、本実施の形態で説明される構成の全てが本発明の必須の構成要件ではない。

図１〜図１１は、本発明の文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムの一実施例を示す図であり、図１は、本発明の文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムの一実施例を適用した文書管理システム１のブロック構成図である。

図１において、文書管理システム１は、ネットワークＮＷに、アカウント管理サーバＳＶａ、複数の文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍ及び複数のクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎが接続されている。ネットワークＮＷは、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network ）、インターネット等であある。なお、アカウント管理サーバＳＶａと文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍが接続されているネットワークＮＷと、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍとクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎが接続されているネットワークＮＷとは、同じであってもよいし、異なっていてもよい。

アカウント管理サーバＳＶａは、例えば、通常のハードウェア構成及びソフトウェア構成のコンピュータ等が用いられている。さらに、アカウント管理サーバＳＶａは、アカウント管理サーバＳＶａとして必要なソフトウェア及び本発明の文書管理方法のうちアカウント管理サーバＳＶａが実行すべき部分の文書管理方法を実行するための文書管理プログラムが搭載されている。

アカウント管理サーバＳＶａは、例えば、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）１１、メモリ１２、入力部１３、出力部１４、ハードディスク１５及びネットワークボード１６等を備えている。上記各部は、バス１７により接続されている。

入力部１３は、マウス、キーボード、タッチパネル等の各種入力デバイスであり、データ入力や動作命令等が入力される。

出力部１４は、ＬＣＤ、ＣＲＴ等のディスプレイ、印刷部であり、入力部１３で入力された内容、メモリ１２、ハードディスク１５、ネットワークＮＷを介して取得した情報等を表示出力、印刷出力等の出力処理を行う。

ネットワークボード１６には、ネットワークＮＷが接続され、ネットワークボード１６は、ネットワークＮＷを介してネットワークＮＷ上の他のサーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍ、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎとコマンドやデータの授受を行う。

メモリ１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read Only Memory）等で構成され、プログラムや各種データを記憶する。

ＣＰＵ１１は、メモリ１２やハードディスク１５内のプログラム、特に、アカウント管理サーバＳＶａとしてのプログラム及び本発明の文書管理プログラムに基づいて、アカウント管理サーバＳＶａの各部を制御する。ＣＰＵ１１は、上記プログラムに基づいてアカウント管理サーバＳＶａの各部を制御することで、アカウント管理サーバＳＶａとしての処理及び本発明の文書管理方法を実行する。

ハードディスク１５は、大容量の不揮発性メモリであり、データやプログラムを保管する。特に、ハードディスク１５は、図３に示すように、商品担当者リストＳｒ及び人事情報テーブルＴｂ等を格納している。

商品担当者リストＳｒは、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍに格納される文書Ｂｊにアクセスする可能性のある者（例えば、社員等）が、該文書Ｂｊの内容（例えば、商品等）に対してどのような関連があるかの関連情報（属性情報）が登録されるリストである。商品担当者リストＳｒは、例えば、図４（ａ）に示すように、商品Ｘの担当者の氏名（社員Ａ、社員Ｂ、社員Ｃ等）、担当者の所属（企画部、開発部、品質テスト部等）、担当商品（商品Ｘ等）及び役割（企画担当、開発担当、テスト担当等）が登録される。なお、図４（ａ）は、文書Ｂｊの内容として、商品Ｘについての商品担当者リストＳｒを示しているが、他の商品や商品以外の内容についても同様である。また、人事情報テーブルＴｂは、文書Ｂｊにアクセスする可能性のある部門に属する全ての者（例えば、会社員等）の部門情報（組織情報）が登録されるテーブルである。人事情報テーブルＴｂは、例えば、図４（ｂ）に示すように、文書管理に必要な人事情報が、例えば、全社人事情報テーブルとし、社員名（社員Ａ、社員Ｂ、社員Ｃ等）、所属（企画部、開発部、品質テスト部等）及び上司（社員Ｄ、社員Ｅ、社員Ｆ等）が登録される。

各文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍは、例えば、通常のハードウェア構成及びソフトウェア構成のコンピュータ等が用いられている。文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍは、さらに、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍとして必要なソフトウェア及び本発明の文書管理方法のうち文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍが実行すべき部分の文書管理方法を実行するための文書管理プログラムが搭載されている。

文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍは、例えば、図５に示すように、ＣＰＵ２１、メモリ２２、入力部２３、出力部２４、ハードディスク２５及びネットワークボード２６等を備えている。上記各部は、バス２７により接続されている。

入力部２３は、マウス、キーボード、タッチパネル等の各種入力デバイスであり、データ入力や動作命令等が入力される。出力部２４は、ＬＣＤ、ＣＲＴ等のディスプレイ、印刷部であり、入力部２３で入力された内容、メモリ２２、ハードディスク２５、ネットワークＮＷを介して取得した情報等を表示出力、印刷出力等の出力処理を行う。

ネットワークボード２６には、ネットワークＮＷが接続され、ネットワークボード２６は、ネットワークＮＷを介してネットワークＮＷ上の他のサーバＳＶａ、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎとコマンドやデータの授受を行う。

メモリ２２は、ＲＡＭやＲＯＭ等で構成され、プログラムや各種データを記憶する。

ＣＰＵ２１は、メモリ２２やハードディスク２５内のプログラムに基づいて、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍの各部を制御する。ＣＰＵ２１は、プログラムに基づいて文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍの各部を制御することで、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍとしての処理及び本発明の文書管理方法を実行する。

ハードディスク２５は、大容量の不揮発性メモリであり、データやプログラムを保管する。特に、図３に示したように、アカウント管理サーバＳＶａは、そのハードディスク２５に、文書（文書）Ｂｊ及び該文書Ｂｊに対応するセキュリティ権限テーブルＳｔ等を格納している。

文書Ｂｊは、セキュリティの対象となる文書情報そのものであり、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ等によって作成された文書である。

セキュリティ権限テーブルＳｔは、ハードディスク２５に格納されている文書Ｂｊ毎に、その文書Ｂｊにアクセスを許可する者の範囲（アクセス者範囲）とそのアクセス者に許可するアクセスレベルが登録されるテーブルである。セキュリティ権限テーブルＳｔは、例えば、図６に示すように、アクセス者範囲としての氏名（開発部社員、商品Ｘの関係者、商品Ｘの関係者上位等）と、各氏名に対するアクセス権限（Ｒｅａｄ、Ｒｅａｄ／Ｗｒｉｔｅ、Ｒｅａｄ／Ｗｒｉｔｅ）が登録されている。

クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎは、例えば、通常のハードウェア構成及びソフトウェア構成のコンピュータ等が用いられている。

クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎは、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍへ文書Ｂｊを登録する者（例えば、社員等）によって操作され、文書Ｂｊの作成、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍへの文書Ｂｊの格納等が行われる。また、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎは、社員やその他の者等の操作によって文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍに格納されている文書Ｂｊに対するアクセス要求を行うのに使用される。

そして、上記商品担当者リストＳｒ、人事情報テーブルＴｂ及びセキュリティ権限テーブルＳｔは、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍに格納されている文書Ｂｊの属性情報及び該文書Ｂｊへのアクセスを許可する者に関するアクセス情報である。この属性情報は、文書Ｂｊの内容に直接関係する属性、例えば、商品、機器等の情報である。また、アクセス情報は、文書Ｂｊの内容に関する属性情報に基づく該文書Ｂｊへのアクセスを許可する者に関する情報である。属性情報及びアクセス情報は、例えば、商品Ｘ、商品Ｙ等に関連付けて、アカウント管理サーバＳＶａのハードディスク１５及び文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのハードディスク２５に格納されている。

なお、上記説明においては、アカウント管理サーバＳＶａと文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍが、別々の装置であるとして、説明したが、本発明の構成は、上記構成に限るものではない。例えば、アカウント管理サーバＳＶａと文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍは、それらの機能が、１つの文書管理装置として、１つの筐体内に構築されていてもよい。

そして、文書管理システム１は、そのアカウント管理サーバＳＶａ及び文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍに、本発明の文書管理方法を実行する文書管理プログラムが導入される。

すなわち、文書管理システム１は、そのアカウント管理サーバＳＶａ及び文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍが、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable Read Only Memory ）、ＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory ）、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disc Rewritable ）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ、ＳＤ（Secure Digital）カード、ＭＯ（Magneto-Optical Disc）等のコンピュータが読み取り可能な記録媒体に記録されている本発明の文書管理方法を実行する文書管理プログラムを読み込んで、アカウント管理サーバＳＶａのメモリ１２やハードディスク１５及び文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのメモリ２２やハードディスク２５に導入することで、後述する文書の内容の作業者に関する属性情報に基づいて文書のセキュリティを確保しつつ利用性を向上させる文書管理方法を実行する文書管理装置または文書管理装置を備えた文書管理システム１として構築されている。この文書管理プログラムは、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｃ＃、Ｊａｖａ（登録商標）等のレガシープログラミング言語やオブジェクト指向プログラミング言語等で記述されたコンピュータ実行可能なプログラムであり、上記記録媒体に格納して頒布することができる。

そして、文書管理システム１は、本発明の文書管理方法を実行する文書管理プログラムが、アカウント管理サーバＳＶａのメモリ１２またはハードディスク１５及び文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのメモリ２２またはハードディスク２５等に導入されて実行されることで、図７に示すような機能ブロックが構築される。すなわち、アカウント管理サーバＳＶａ及び文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍは、文書管理プログラムが導入されることで、図７に示すように、文書記憶部３１、アクセス情報記憶部３２、アクセス制御部３３、アクセス受付部３４及び要求者情報取得部３５が構築される。

文書記憶部３１は、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのハードディスク２５によって構築されている。文書記憶部３１は、上記文書（文書）Ｂｊ及び文書Ｂｊの内容に関する属性情報を記憶し、文書記憶手段として機能している。

アクセス情報記憶部３２は、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのハードディスク２５及びアカウント管理サーバＳＶａのハードディスク１５によって構築されている。アクセス情報記憶部３２は、セキュリティ権限テーブルＳｔ、商品担当者リストＳｒ及び人事情報テーブルＴｂを、文書Ｂｊへのアクセスを許可する者に関するアクセス情報として、該文書Ｂｊの内容に関する属性情報に関連付けて記憶し、アクセス情報記憶手段として機能している。

アクセス受付部３４は、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのネットワークボード２６等で構築されている。アクセス受付部３４は、ネットワークＮＷを介したクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎからの社員等からの文書Ｂｊへのアクセス要求を受け付け、アクセス受付手段として機能している。

要求者情報取得部３５は、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのネットワークボード２６及びＣＰＵ２１等で構築されている。アクセス受付部３４は、ネットワークＮＷを介してクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎから文書Ｂｊへアクセス要求を行ってきた社員等に関する要求者情報を取得し、要求者情報取得手段として機能している。要求者情報取得部３５は、要求者情報として、要求者の氏名、所属（部門）等を取得する。

アクセス制御部３３は、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのＣＰＵ１１及びアカウント管理サーバＳＶａのＣＰＵ２１によって構築されている。アクセス制御部３３は、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎから社員等によって、文書Ｂｊへのアクセス要求があると、要求者情報取得部３５に該アクセスの要求者の要求者情報を取得させ、また、アクセス情報記憶部３２から該文書Ｂｊに関するアクセス情報を取得する。アクセス制御部３３は、これらの要求者情報とアクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御し、アクセス制御手段として機能している。

次に、本実施例の文書管理システム１の作用を説明する。本実施例の文書管理システム１は、文書Ｂｊの内容に関する属性情報に基づいて文書Ｂｊのセキュリティを確保しつつ利用性を向上させる。

すなわち、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍは、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ等からの要求に応じて、文書記憶部３１に、商品Ｘ、Ｙ等に関する文書Ｂｊを格納する。このとき、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのＣＰＵ２１及びアカウント管理サーバＳＶａのＣＰＵ１１、すなわち、アクセス制御部３３は、該文書Ｂｊの内容に関する属性情報を該文書Ｂｊに関連付けて文書記憶部３１へ格納する。

例えば、図３において、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのハードディスク２５である文書記憶部３１に商品Ｘ開発計画文書Ｂｊが格納されると、該商品Ｘ開発計画文書Ｂｊの内容は、商品Ｘの開発計画であるので、アクセス制御部３３は、商品Ｘの開発計画という属性情報をも記憶する。具体的には、アクセス制御部３３は、この属性情報として、例えば、商品Ｘ、商品Ｘに関連する所属（部門）、役割等を抽出、または、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎから送られてくる情報に基づいて、取得して、文書Ｂｊに対応させて文書記憶部３１に格納する。

アクセス制御部３３は、この属性情報を、例えば、図４及び図６に示した、商品担当リストＳｒ及びセキュリティ権限テーブルＳｔとして格納する。

また、アクセス制御部３３は、文書記憶部３１に格納した文書Ｂｊに対してアクセスを許可する者に関するアクセス情報を、該文書Ｂｊを格納した者の操作するクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ等からの要求等に応じて、また、文書Ｂｊの属性から、決定してアクセス情報記憶部３２に格納する。このアクセス情報は、図４及び図６に示した商品担当者リストＳｒ、人事情報テーブルＴｂ及びセキュリティ権限テーブルＳｔからなり、文書Ｂｊの内容に応じて、部門内での縦割りだけでなく、部門間においてもアクセスを許可するアクセス権限の展開となっている。

次に、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのネットワークボード２６、すなわち、アクセス受付部３４は、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ等からネットワークＮＷを介して文書Ｂｊに対するアクセス要求を受け付ける。

ネットワークボード２６は、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ等からアクセス要求があると、ＣＰＵ２１とともに、すなわち、要求者情報取得部３５が、アクセス要求してきた者（社員等）の要求者情報を取得する。この要求者情報は、氏名、所属、役割等である。

そして、いま、図８に示すように、例えば、アクセス受付部３４が、社員Ｙからの開発計画文書Ｂｊに対するアクセス要求を受け付けると（ステップＳ１０１）、アクセス制御部３３は、要求者情報取得部３５に、社員Ｙの要求者情報を取得させる。

アクセス制御部３３は、要求者情報に基づいて、該社員Ｙが、アクセス要求してきた文書Ｂｊの内容に対応する商品Ｘ担当者リストＳｒに入っているかチェックする（ステップＳ１０２）。

ステップＳ１０２で、社員Ｙが商品Ｘ担当者リストＳｒに入っていると（ステップＳ１０２で、ＹＥＳのとき）、アクセス制御部３３は、Ｒｅａｄ／Ｗｒｉｔｅ権限、すなわち、閲覧と編集の権限を付与して、該文書Ｂｊの表示を行う（ステップＳ１０３）。アクセス制御部３３は、文書Ｂｊの表示を行うと、文書管理処理を終了する。

この場合、アクセス制御部３３は、例えば、図９に示すように、アクセス要求された商品Ｘ開発計画文書の表示を行うとともに、操作可能な「編集」ボタンＢｔを表示し、「編集」ボタンＢｔが操作されると、該文書Ｂｊの編集を可能にする。

ステップＳ１０２で、社員Ｙが商品Ｘ担当者リストＳｒに入っていないと（ステップＳ１０２で、ＮＯのとき）、アクセス制御部３３は、人事情報テーブルＴｂを参照して、社員Ｙが商品Ｘ担当者の上司であるかチェックする（ステップＳ１０４）。すなわち、アクセス制御部３３は、アクセス要求されている文書Ｂｊの属性である商品Ｘに基づいて、商品担当者リストＳｒを参照して、商品Ｘの担当者を取得し、次に、人事情報テーブルＴｂを参照して、該商品Ｘ担当者の上司がアクセス要求してきた社員Ｙであるか判断する。

ステップＳ１０４で、社員Ｙが商品Ｘ担当者の上司であると（ステップＳ１０４で、ＹＥＳのとき）、アクセス制御部３３は、Ｒｅａｄ／Ｗｒｉｔｅ権限、すなわち、閲覧と編集の権限を付与して、該文書Ｂｊの表示を行う（ステップＳ１０３）。アクセス制御部３３は、文書Ｂｊの表示を行うと、文書管理処理を終了する。

ステップＳ１０４で、社員Ｙが商品Ｘ担当者の上司でないとき（ステップＳ１０４で、ＮＯのとき）、アクセス制御部３３は、社員Ｙが開発部社員であるかチェックする（ステップＳ１０５）。すなわち、アクセス制御部３３は、社員Ｙがアクセス要求している文書Ｂｊの内容である商品Ｘの関連部門としての商品Ｘの開発部の社員であるかチェックする。

ステップＳ１０５で、社員Ｙが開発部社員であると（ステップＳ１０５で、ＹＥＳのとき）、アクセス制御部３３は、Ｒｅａｄ権限、すなわち、閲覧のみを許可する権限を付与して、該文書Ｂｊの表示を行う（ステップＳ１０６）。アクセス制御部３３は、文書Ｂｊの表示を行うと、文書管理処理を終了する。

この場合、アクセス制御部３３は、例えば、図１０に示すように、アクセス要求された商品Ｘ開発計画文書の表示を行うとともに、操作が不可能な「編集」ボタンＢｔを表示し、該文書Ｂｊの閲覧のみを可能にする。

ステップＳ１０５で、社員Ｙが開発部社員でないとき（ステップＳ１０５で、ＮＯのとき）、アクセス制御部３３は、該文書Ｂｊへのアクセスを拒否して、文書管理処理を終了する（ステップＳ１０７）。すなわち、この場合、アクセス制御部３３は、文書Ｂｊへのアクセス要求してきた社員Ｙが、縦方向（部門内）及び横方向（部門外）において、文書Ｂｊの内容とは無関係であると判断して、該文書Ｂｊへのアクセスを拒否する。

すなわち、いま、図１１に示すように、商品Ｘに関する文書Ｂｊとして、商品Ｘ販売計画文書、商品Ｘ開発計画文書、商品Ｘテスト計画文書が、文書記憶部３１に格納されているものとする。商品Ｘ販売計画文書には、アクセス情報として、企画部社員と商品Ｘ担当者に閲覧権限が、商品Ｘ開発計画文書に、開発部社員と商品Ｘ担当者に閲覧権限が、さらに、商品Ｘテスト計画文書に、品質テスト部社員と商品Ｘ担当者に閲覧権限が、それぞれ付与されている。この場合、図１１に、企画部所属で商品Ｘ企画担当の社員Ａ、開発部所属で商品Ｘ開発担当の社員Ｂ及び品質テスト部所属で商品Ｘテスト担当の社員Ｃが、それぞれ、商品Ｘ販売計画文書、商品Ｘ開発計画文書、商品Ｘテスト計画文書にアクセス要求を行う場合、矢印で示すように、特別な閲覧申請を行うことなく、文書の閲覧を行うことができる。したがって、予め設定されている文書Ｂｊの内容に関する属性情報に応じた範囲で、アクセスを許可することができ、無駄な申請作業を省いて、利用性を向上させることができる。

なお、上記説明においては、文書Ｂｊの内容として、商品を取り上げているが、文書Ｂｊの内容としては、上述のように、商品に限るものではない。

このように、本実施例の文書管理システム１は、文書Ｂｊを、該文書Ｂｊの内容に関する商品等の属性情報とともに記憶する文書記憶部（文書記憶手段）３１と、前記文書Ｂｊへのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を該文書Ｂｊの内容に関する属性情報に関連付けて記憶するアクセス情報記憶部（アクセス情報記憶手段）３２と、前記文書記憶部３１の前記文書Ｂｊへのアクセス要求を受け付けるアクセス受付部（アクセス受付手段）３４と、前記文書Ｂｊへのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得する要求者情報取得部（要求者情報取得手段）３５と、前記文書Ｂｊへのアクセス要求があると、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書Ｂｊに関する前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御するアクセス制御部（アクセス制御手段）３３と、を備えている。

したがって、文書Ｂｊへのアクセスを該文書の登録を行った部門以外のものに対しても、特別な申請等を行うことなく、該文書Ｂｊの内容に関する属性に応じて、文書のアクセスを制御することができる。その結果、文書Ｂｊの内容に関する属性情報に基づいて文書Ｂｊのセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

また、本実施例の文書管理システム１は、文書Ｂｊを文書記憶部（文書記憶手段）３１へ記憶する文書記憶処理ステップと、前記文書Ｂｊへのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を該文書Ｂｊの内容に関する属性情報に関連付けてアクセス情報記憶部（アクセス情報記憶手段）３２へ記憶するアクセス情報記憶処理ステップと、前記文書記憶部３１の前記文書Ｂｊへのアクセス要求を受け付けるアクセス受付処理ステップと、前記文書Ｂｊへのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得する要求者情報取得処理ステップと、前記文書Ｂｊへのアクセス要求があると、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書Ｂｊに関する前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御する制御処理ステップと、を有する文書管理方法を実行している。

したがって、文書Ｂｊへのアクセスを該文書の登録を行った部門以外のものに対しても、特別な申請等を行うことなく、該文書Ｂｊの内容に関する属性に応じて、文書のアクセスを制御することができる。その結果、文書Ｂｊの内容に関する属性情報に基づいて文書Ｂｊのセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

さらに、本実施例の文書管理システム１は、文書管理サーバＳＶｂ１〜ＳＶｂｍのＣＰＵ２１やアカウント管理サーバＳＶａのＣＰＵ１１等の制御プロセッサに、文書Ｂｊを文書記憶部（文書記憶手段）３１へ記憶する文書記憶処理と、前記文書Ｂｊへのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を該文書Ｂｊの内容に関する属性情報に関連付けてアクセス情報記憶部（アクセス情報記憶手段）３２へ記憶するアクセス情報記憶処理と、前記文書記憶部３１の前記文書Ｂｊへのアクセス要求を受け付けるアクセス受付処理と、前記文書Ｂｊへのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得する要求者情報取得処理と、前記文書Ｂｊへのアクセス要求があると、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書Ｂｊに関する前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御する制御処理と、を実行させる文書管理プログラムを搭載している。

したがって、文書Ｂｊへのアクセスを該文書の登録を行った部門以外のものに対しても、特別な申請等を行うことなく、該文書Ｂｊの内容に関する属性に応じて、文書のアクセスを制御することができる。その結果、文書Ｂｊの内容に関する属性情報に基づいて文書Ｂｊのセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

また、本実施例の文書管理システム１は、前記アクセス情報記憶部３２が、前記アクセス情報として、前記文書Ｂｊの内容に直接関与する担当者（直接関与者）またはその担当者を指導する上司（指導者）を記憶し、前記アクセス制御部３３が、前記アクセスの要求者が前記担当者またはその上司であると、該アクセス要求に対して、該アクセスの対象の前記文書Ｂｊの閲覧及び編集を許可する。

したがって、文書Ｂｊの内容に関する属性情報に基づいて、該文書Ｂｊの内容の担当者及びその上司に対して、閲覧と編集を許可することができ、文書Ｂｊのセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

さらに、本実施例の文書管理システム１は、前記アクセス情報記憶部３２が、前記アクセス情報として、前記文書Ｂｊの内容に間接的に関与する他部門の担当者（間接関与者）またはその他部門の担当者を指導する他部門の上司（間接指導者）を記憶し、前記アクセス制御部３３が、前記アクセスの要求者が、前記他部門の担当者またはその他部門の担当者の上司であると、該アクセス要求に対して、該アクセスの対象の前記文書Ｂｊの閲覧のみを許可する。

したがって、文書Ｂｊの内容に関する属性情報に基づいて、該文書の内容の他部門の担当者及びその上司に対して、閲覧のみを許可することができ、文書Ｂｊのセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

また、本実施例の文書管理システム１は、前記アクセス情報記憶部３２が、前記アクセス情報として、前記担当者（直接関与者）または該担当者の所属する部門あるいは前記他の部門の担当者（間接関与者）または該他の部門の担当者の所属する部門をも記憶し、前記アクセス制御部３３が、前記アクセスの要求者が、前記担当者あるいは前記他の部門の担当者のいずれにも非該当であっても、前記部門に所属していると、該アクセスの対象の前記文書Ｂｊの閲覧のみを許可する。

したがって、文書Ｂｊの内容に関する属性情報に基づいて、該文書Ｂｊの内容の担当者や他の部門の担当者でなくても、その部門に所属する者に対して、閲覧のみを許可することができ、文書Ｂｊのセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

さらに、本実施例の文書管理システム１は、前記文書記憶部３１が、前記文書Ｂｊとして、商品に関する文書Ｂｊを記憶し、前記アクセス情報記憶部３２が、前記商品に関連付けて前記アクセス情報を記憶し、前記アクセス制御部３３が、前記アクセス要求のあった前記文書Ｂｊが関連する前記商品に関して、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書Ｂｊの前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御する。

したがって、商品に関する文書Ｂｊのセキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記実施例で説明したものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

１ 文書管理システム
ＮＷ ネットワーク
ＳＶａ アカウント管理サーバ
ＳＶｂ１〜ＳＶｂｍ 文書管理サーバ
ＣＬ１〜ＣＬｎ クライアント端末
１１ ＣＰＵ
１２ メモリ
１３ 入力部
１４ 出力部
１５ ハードディスク
１６ ネットワークボード
１７ バス
Ｓｒ 商品担当者リスト
Ｔｂ 人事情報テーブル
２１ ＣＰＵ
２２ メモリ
２３ 入力部
２４ 出力部
２５ ハードディスク
２６ ネットワークボード
２７ バス
Ｓｔ セキュリティ権限テーブル
３１ 文書記憶部
３２ アクセス情報記憶部
３３ アクセス制御部
３４ アクセス受付部
３５ 要求者情報取得部

特開２００７−２３３６１７号公報

Claims (8)

1. 文書を、該文書の内容に関する属性情報とともに記憶する文書記憶手段と、
   前記文書へのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を該文書の内容に関する属性情報に関連付けて記憶するアクセス情報記憶手段と、
   前記文書記憶手段の前記文書へのアクセス要求を受け付けるアクセス受付手段と、
   前記文書へのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得する要求者情報取得手段と、
   前記文書へのアクセス要求があると、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書に関する前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御するアクセス制御手段と、
   を備えていることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記アクセス情報記憶手段は、
   前記アクセス情報として、前記文書の内容に直接関与する直接関与者またはその直接関与者を指導する指導者を記憶し、
   前記アクセス制御手段は、
   前記アクセスの要求者が前記直接関与者またはその指導者であると、該アクセス要求に対して、該アクセスの対象の前記文書の閲覧及び編集を許可することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記アクセス情報記憶手段は、
   前記アクセス情報として、前記文書の内容に間接的に関与する間接関与者またはその間接関与者を指導する間接指導者を記憶し、
   前記アクセス制御手段は、
   前記アクセスの要求者が、前記間接関与者またはその間接指導者であると、該アクセス要求に対して、該アクセスの対象の前記文書の閲覧のみを許可することを特徴とする請求項１または請求項２記載の文書管理装置。
4. 前記アクセス情報記憶手段は、
   前記アクセス情報として、前記直接関与者または該直接関与者の所属する部門あるいは前記間接関与者または該間接関与者の所属する部門をも記憶し、
   前記アクセス制御手段は、
   前記アクセスの要求者が、前記直接関与者あるいは前記間接関与者のいずれにも非該当であっても、前記部門に所属していると、該アクセスの対象の前記文書の閲覧のみを許可することを特徴とする請求項２または請求項３記載の文書管理装置。
5. 前記文書記憶手段は、
   前記文書として、商品に関する文書を記憶し、
   前記アクセス情報記憶手段は、
   前記商品に関連付けて前記アクセス情報を記憶し、
   前記アクセス制御手段は、
   前記アクセス要求のあった前記文書が関連する前記商品に関して、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書の前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の文書管理装置。
6. ネットワークを介して接続された端末からの文書へのアクセス要求を制御する文書管理システムであって、
   文書を記憶する文書記憶手段と、
   前記文書へのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を該文書の内容に関する属性情報に関連付けて記憶するアクセス情報記憶手段と、
   前記文書記憶手段の前記文書へのアクセス要求を受け付けるアクセス受付手段と、
   前記文書へのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得する要求者情報取得手段と、
   前記文書へのアクセス要求があると、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書に関する前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御するアクセス制御手段と、
   を備えていることを特徴とする文書管理システム。
7. 文書を文書記憶手段へ記憶する文書記憶処理ステップと、
   前記文書へのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を該文書の内容に関する属性情報に関連付けてアクセス情報記憶手段へ記憶するアクセス情報記憶処理ステップと、
   前記文書記憶手段の前記文書へのアクセス要求を受け付けるアクセス受付処理ステップと、
   前記文書へのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得する要求者情報取得処理ステップと、
   前記文書へのアクセス要求があると、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書に関する前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御する制御処理ステップと、
   を有していることを特徴とする文書管理方法。
8. 制御プロセッサに、
   文書を文書記憶手段へ記憶する文書記憶処理と、
   前記文書へのアクセスを許可する者に関するアクセス情報を該文書の内容に関する属性情報に関連付けてアクセス情報記憶手段へ記憶するアクセス情報記憶処理と、
   前記文書記憶手段の前記文書へのアクセス要求を受け付けるアクセス受付処理と、
   前記文書へのアクセスの要求者に関する要求者情報を取得する要求者情報取得処理と、
   前記文書へのアクセス要求があると、該アクセスの要求者の前記要求者情報と該文書に関する前記アクセス情報に基づいて、該アクセス要求を制御するアクセス制御処理と、
   を実行させることを特徴とする文書管理プログラム。

Images