以下に、本発明の第一の実施形態に係る情報入力システムについて、図面を参照しつつ説明する。
本発明の第一の実施形態に係る情報入力システムは、複数の入力者のそれぞれに対して、入力情報を入力するための情報入力欄を表示する情報入力欄表示手段と、前記複数の入力者とは異なる指摘者に対して、前記入力情報に対する指摘事項を示す文字列を入力するための指摘事項入力欄を表示する指摘事項入力欄表示手段と、前記指摘者から前記文字列の入力を受け付ける場合、前記情報入力欄と関連付けて該文字列情報を記録する記録手段と、前記複数の入力者のうちいずれかから、前記情報入力欄の表示要求を受け付ける場合、前記記録手段によって記録されている少なくとも一の文字列情報を、前記情報入力欄とともに入力ガイドとして表示するガイド表示手段と、を含む。
本発明の一実施の形態に係る情報入力システムは、企業活動等において使用される業務システム(例えば、財務・管理会計システム、人事給与システム、営業・販売システム、生産管理システム、物流・在庫管理システム、内部統制システム)等、各種マネージメントシステムに適用されることとしてもよい。
例えば、複数の入力者のうちの一の入力者である入力者Aがコンピュータ端末等を用いて少なくとも一以上の情報入力欄に入力情報を入力する場合、該入力をする間隔が空くと具体的な入力内容を忘れてしまうことも少なくない。この様な場合、入力者Aは、その都度入力マニュアル等を確認することを強いられることとなるので、入力操作の効率が低下することが懸念される。また、日常的に利用される業務システムにおいても、入力すべき内容が複雑な場合には、その都度入力マニュアルを参照して入力操作を行うことも少なくなく、入力操作の効率が低下することが懸念される。
また、入力者がコンピュータ端末等を用いて少なくとも一以上の情報入力欄に入力情報を入力する場合、該入力において過去に行った誤った入力情報の入力を繰り返し行ってしまうことも少なくない。また、一の入力者が行ってしまいがちな誤った入力情報の入力は、他の入力者も同様に行ってしまいがちであることも少なくない。
本発明の一実施の形態に係る情報入力システムは、入力者が情報入力欄に入力情報を入力する際、該情報入力欄に入力された入力情報に対して指摘をした指摘者(例えば、承認及び/又は差し戻し等の処理を行った承認者、又は監査指摘等を行った監査者)からの情報を用いて、該入力者の入力情報の入力を支援する。
また、本発明の一実施の形態に係る情報入力システムは、入力者が情報入力欄に入力情報を入力する際、該情報入力欄に入力された入力情報に対して指摘者から入力された、指摘事項を示す文字列を入力ガイドとして参照させる。
これによって例えば、入力者は情報入力欄への入力毎に該情報入力欄に対する指摘者からの指摘事項を参照することとなるので、入力者は同様の指摘を受けないように同様の誤りを繰り返さないような入力情報の入力を行うこととなる。
ここで、入力者に対して入力ガイドとして参照させる指摘事項を示す文字列とは、1以上の文字を並べたものであり、英数字やかな文字、各種記号などの文字で構成されるものである。すなわち、文字列情報とは、1以上の文字を並べたものであり、英数字やかな文字、各種記号などの文字で構成されるものを表す情報である。
このように、情報入力システムは、入力者に対して指摘事項を示す文字列を入力ガイドとして参照させることとなり、結果、過去に情報入力欄に入力された誤った入力情報についてより詳細に、あるいはより具体的に参照させることとなる。
また、本発明における指摘者とは、上述のように、入力者が情報入力欄に入力した入力情報に対して、該入力情報に対する指摘事項を示す文字列を入力する者であり、該入力情報が適切か否かを確認し入力情報の承認及び/又は差し戻しする承認者や、該入力情報が予め定められた規則に照らして問題が無いものか否かを監査する監査者が例として挙げられる。なお、本発明における指摘者とは、上述の承認者、監査者に限られるものではない。
以下、本発明の第一の実施形態に係る情報入力システムを用いて、複数の入力者のうちの一の入力者である入力者Aが交通費精算の操作のために所定の情報入力欄に入力情報を入力し、次いで、交通費精算の承認を行う承認者である指摘者Bが入力者Aの交通費精算の承認、あるいは差し戻しをする場合を例にとり、本発明の第一の実施形態に係る情報入力システムについて具体的に説明することとする。
はじめに、本発明の第一の実施形態に係る情報入力システムを用いて、入力者Aが交通費精算の操作のために所定の情報入力欄に入力情報を入力する業務フローの一例について説明する。
入力者Aから、交通費精算において入力情報を入力するための情報入力欄の表示要求は、例えば図1Aに示される操作選択画面を入力者Aが使用するコンピュータ端末のディスプレイ上に表示させ、該操作選択画面において入力者Aからの一の操作である“交通費精算”の選択を受け付けることによって行われることとしてもよい。
このように、情報入力システムは、入力者から交通費精算等の一の操作を構成する、少なくとも一以上の情報入力欄の表示要求を受け付ける、例えば図1Aに示される操作選択画面を表示する、操作選択画面表示部を備えることとしてもよい。
図1Aは操作選択画面表示部によって表示される、入力者から一の操作を構成する情報入力欄の表示要求を受け付ける画面である操作選択画面の一例を示す図である。
図1Aには、“経費精算”、“交通費精算”、“一時金申請”及び“仮払い申請”、いずれかの操作の選択を受け付ける画面(操作選択画面20)が示されている。そして、入力者Aは、図1Aにおいて示される複数の操作候補(操作21A〜21D)のうちから“交通費精算”の操作21Bを選択する(すなわち、図1Aにおいて示される画面上において“交通費精算”にチェックを入れOKボタン22を押下する)。
入力者Aからの交通費精算の操作の選択がなされ、交通費精算を構成する情報入力欄の表示要求を受け付けると、情報入力システムの情報入力欄表示部は、例えば図2Aに示される、入力者Aが“交通費精算”の操作において入力情報を入力するための情報入力欄を、例えば入力者Aが使用するコンピュータ端末のディスプレイ上に表示させる。
図2Aは、情報入力欄表示部によって表示された、“交通費精算”に係る入力情報を入力するための情報入力欄を表示する、情報入力画面の一例を示す図である。
図2Aに示される情報入力画面30には、交通費精算に際し入力者Aが入力情報を入力することができる情報入力欄31として、“訪問先”(情報入力欄31A)、“訪問目的”(情報入力欄31B)、“訪問日”(情報入力欄31C)、“利用交通機関”(情報入力欄31D)、及び“交通費”(情報入力欄31E)が表示されている。
入力者Aは、情報入力画面30上の各情報入力欄31に入力情報を入力することによって、交通費精算を行う。
ここで、図2Aに示される情報入力画面30には、“NG ヒント(差し戻しヒント)”を参照する“NG ヒント(差し戻しヒント)”ボタン33が各情報入力欄31とともに備えられている。また、図2Aに示されるように、情報入力欄31とともに、“OK ヒント”を参照するための“OK ヒント”ボタン32、“Aud ヒント(監査ヒント)”を参照するための“Aud ヒント(監査ヒント)”34が備えられていることとしてもよい。
入力者Aが情報入力画面30にて“NG ヒント”33ボタンを押下すると、情報入力システムのガイド表示部は、対応する情報入力欄31に関し過去に入力者Aが入力した入力情報に対して指摘者Bが入力した指摘事項を示す文字列(差し戻し指摘事項)を入力ガイドとして表示し、入力者Aが過去の操作において指摘者Bから指摘された差し戻しされた入力を再度行うことがないように入力を支援する。
また、図2Aに示される情報入力画面30にて“OK ヒント” ボタン32を入力者Aが押下すると、情報入力システムは対応する情報入力欄31に関し過去に入力者Aが入力した入力情報であって指摘者Bにより該入力情報に不備がないと判断され承認された入力情報を入力ガイドとして表示させる。
また、図2Aに示される情報入力画面30にて“Aud ヒント” ボタン34を入力者Aが押下すると、情報入力システムは、対応する情報入力欄31に関し過去に入力者Aが入力した入力情報に対して監査者である指摘者Cが入力した指摘事項を示す文字列(監査指摘事項)を入力ガイドとして表示し、入力者Aが監査において指摘者Cから指摘された入力を再度行うことがないように入力を支援する。
図2Bは、入力者Aに対して指摘者Bが入力した入力情報(差し戻し指摘事項)を一の情報入力欄とともに入力ガイドとして表示する状態を示す図である。
入力者Aが図2Aに示される情報入力画面30の“訪問先”の情報入力欄31Aとともに表示されている“NG ヒント”ボタン33Aを押下した場合、情報入力システムは、図2Aに示されるように、過去に入力者Aが“訪問先”の情報入力欄31Aの入力した入力情報に対して指摘者Bが入力した入力情報(差し戻し指摘事項36)を、入力者Aに参照させる。
図2Bにおいては、情報入力システムが、過去に入力者Aが指摘者Bから“訪問先”の情報入力欄31Aの入力に際し指摘がなされた“訪問した個人を特定して記載すること”という指摘事項を入力者Aに参照させ、同じような誤った入力がなされないように、入力者Aの入力を支援する様子が示されている。
図2Cは、入力者Aが図2Aに示される画面上の各情報入力欄に入力すべき内容を入力した状態を示す図である。
図2Cには、入力者Aが、“訪問先”を入力する情報入力欄31Aに“特許庁 ○○審査官”、“訪問目的”を入力する情報入力欄31Bは空欄のままであるので“Null”、“訪問日”を入力する情報入力欄31Cに“H25/01/07”、“利用交通機関”を入力する情報入力欄31Dに“地下鉄”、及び“交通費”を入力する情報入力欄31Eに“190(円)”が入力情報としてそれぞれ入力されたことが示されている。
入力者Aは、ガイド表示部によって表示された“訪問した個人を特定して記載すること”という指摘事項を参照した上で、“訪問先”を入力する情報入力欄31Aに“特許庁 ○○審査官”と訪問した個人を特定して入力情報を入力したため、“訪問先”を入力する情報入力欄31Aに係る入力に関しては指摘者より再度の同様の指摘を受けることを回避したこととなる。
入力者Aの交通費精算を構成する情報入力欄31に対する入力を受け付けた情報入力システムの指摘事項入力欄表示部は、次いで、指摘者Bに対して、前記入力情報に対する指摘事項を示す文字列を入力するための指摘事項入力欄を、例えば指摘者Bが使用するコンピュータ端末のディスプレイ上に表示する。
図3Aは、指摘事項入力欄表示部によって表示された、指摘者Bに入力者Aが行った入力情報に対する指摘事項を示す文字列を入力するための指摘事項入力欄を表示する、指摘事項入力画面の一例を示す図である。
図3Aに示される指摘事項入力画面40には、入力者Aが各情報入力欄に入力した入力内容とともに、指摘者Bの該入力情報に対する指摘事項を示す文字列を受け付ける指摘事項入力欄41が表示されている。
ここで、指摘者Bに指摘事項入力欄を表示する画面(指摘事項入力画面40)において、指摘者Bが指摘事項入力欄の何等かに指摘事項を示す文字列の入力を行った場合、それは指摘者Bが入力者Aの入力した入力情報を承認せず差し戻したことを意味する。
一方、指摘事項入力画面40において、指摘者Bが入力者Aの入力した入力情報に対し指摘事項を示す文字列の入力を行わなかった場合、それは指摘者Bが入力者Aの入力した入力情報を承認したことを意味する。
図3Bは、指摘者Bが図3Aに示される指摘事項入力画面上の指摘事項入力欄に指摘事項を示す文字列を入力した状態を示す図である。
図3Bを参照すると、入力者Aが情報入力画面30上で入力した情報入力欄31B“訪問目的”に対して行った“Null(空欄)”の入力情報について、指摘者Bは、“訪問目的”を入力する情報入力欄31Bには、何らかの目的を入力することが必須であることについて指摘するために、“Null”と入力された入力情報に対し“必須情報入力欄です”との指摘事項を示す文字列が指摘事項入力欄41Bに入力されている。
また、入力者Aが情報入力画面30上で入力した情報入力欄31C“訪問日”に対して“H25/01/07”と元号を用いて入力情報が入力されていることについて、指摘者Bは、“訪問日”を入力する情報入力欄31Cには、西暦を用いて入力することが社内ルールであることを指摘するために“西暦で記載すること” との指摘事項を示す文字列が指摘事項入力欄41Cに入力されている。
すなわち、入力者Aが入力した交通費精算に係る入力情報に対し、指摘者Bは不備があると判断し、指摘事項入力欄に指摘事項を示す文字列が指摘者Bによって入力され、入力者Aの“交通費精算”の操作は指摘者Bによって承認されず差し戻されたこととなる。
指摘者Bによって“交通費精算”の差し戻しがされた入力者Aは、再度“交通費精算”を行うために、情報入力システムに対し、再度“交通費精算”を構成する情報入力欄の表示要求をすることとなる。
そして、情報入力システムは、入力者Aからの該要求を受け付けると、再度“交通費精算”の操作に係る情報入力欄を表示する(情報入力画面30を表示する)こととなるが、この際、情報入力システムのガイド表示手段は、入力者Aによって情報入力欄31B“訪問目的”及び情報入力欄31C“訪問日”に入力された入力情報に対して、指摘者Bが指摘事項として入力した“必須情報入力欄です”及び“西暦で記載すること”という文字列情報のそれぞれを、情報入力欄31B“訪問目的”及び情報入力欄31C“訪問日”のそれぞれとともに入力ガイドとして表示することとなる。
図2Dは、入力者Aに対して指摘者Bが入力した指摘事項を示す文字列(差し戻し指摘事項)を一の情報入力欄とともに入力ガイドとして表示する状態を示す図である。
このように、情報入力システムは、入力者Aの新たな“交通費精算”を構成する情報入力欄の表示要求を受け付けた場合、図2Dに示されるように、入力者Aが“訪問目的”の情報入力欄の入力した入力情報に対して指摘者Bが新たに入力した“必須情報入力欄です”という指摘事項を示す文字列を、差し戻し指摘事項36Bとして新たに入力者Aに参照させる。
このように、本発明の一実施の形態に係る情報入力システムは、入力者Aの業務フローによって蓄積される入力者A自身の過去の入力情報の入力に対する指摘事項を示す文字列を活用することによって、入力者Aの入力情報の入力を支援することとなる。
また、後に詳細に説明するが、入力者Aに対する入力情報の入力支援は、入力者A自身の過去の入力情報の入力に対する指摘事項を示す文字列に限らず、例えば、入力者Aが特定のグループに所属している場合、該グループの他の入力者の過去の入力情報の入力に対する指摘事項を示す文字列を活用することとしてもよい。
次に、本発明の一実施の形態に係る情報入力システムの構成例について詳細に説明をすることとする。
図4は、本発明の一実施の形態に係る情報入力システムの主な構成例を示すブロック図である。図4に示すように、情報入力システム10は、情報入力欄表示部11と、指摘事項入力欄表示部12と、記録部14と、ガイド表示部13と、を含んで構成されている。
また、図4に示される記憶部17は、後に詳細に説明を行うが情報入力システム10に備えることとしてもよいし、外部に備えることとしてもよい。
本発明の一実施の形態に係る情報入力システム10は、例えばインターネット300を介して複数のコンピュータ端末(入力者端末100、指摘者端末200)と接続されて構成されていることとしてもよい。また、上述の記憶部17が情報入力システム10の外部に備えられる場合、該記憶部17も情報入力システム10とインターネット300を介して接続されることとしてもよい。
また、情報入力システム10は、入力者に対し、一の操作を構成する少なくとも一以上の情報入力欄の表示要求を受け付ける操作選択画面を表示する場合、操作選択画面表示部15を備えることとしてもよい。
また、図4に示される送受信部16は、例えばインターネット300を介して各コンピュータ端末(入力者端末100、指摘者端末200)に備えられた例えばディスプレイ等の表示機器に、情報入力欄、指摘事項入力欄、ガイド表示等を表示する制御を行う信号を送信し、あるいは、各端末(100、200)から入力された各種情報を受信するものである。
なお、情報入力システム10の主な構成部である、情報入力欄表示部11、指摘事項入力欄表示部12、ガイド表示部13が別個に外部との情報の送受信を行う機能を備えることとしてもよい。
また、情報入力システム10に備えられる上記各部の機能は、CPU等の制御手段、メモリ等の記憶手段、外部デバイスとデータを送受信する入出力手段等を備えたコンピュータが、コンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納されたプログラムを読み込み実行することで実現されるものとしてよい。
なお、プログラムは光ディスク、磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、フラッシュメモリ等の情報記憶媒体によってコンピュータたる情報入力システム10に供給されることとしてもよいし、インターネット等のデータ通信網を介して情報入力システム10に供給されることとしてもよい。
以下に、本発明の一実施の形態に係る情報入力システム10の主な構成について個々に説明する。
なお、下記説明においては、入力者Aが交通費精算を構成する各情報入力欄への入力情報の入力をし、該入力情報について指摘者Bが承認及び/又は差し戻し等の処理を行う例を用いて説明する。また、具体例として上述した図1A、図2A〜図2D、図3A及び図3Bを参照しつつ以下の説明をすることとする。
[記憶部]
記憶部17は、記録部14によって記録される情報を格納する。また、記憶部17は、情報入力システム10に備えることとしてもよいし、外部に備えることとしてもよい。
記憶部17は、RAM(Random Access Memory)や、ROM(Read Only Memory)等のメモリ素子、並びにハードディスク等によって実現できる。なお、記憶部17は、情報入力システム10が実行するプログラム(ソフトウェア)を格納していることとしてもよい。
また、記憶部17は、情報入力システム10が行う処理の過程で利用される種々のデータを格納するワークメモリとしても動作する。情報入力システム10が行う処理の過程で利用される種々の情報とは、例えば、記録部14によって記録される情報等である。
また、記憶部17は情報入力システム10が行う処理の過程で利用される情報として、記録部14によって記録される情報以外に、下記に説明する情報を格納することとしてもよい。
ここで、情報入力システム10を使用する各入力者にはそれぞれには入力者各人を特定するための入力者IDが予め定められていることとしてもよい。
また、上述した図1Aに示されるような一の入力者からの少なくとも一以上の情報入力欄に入力をする一の操作の選択を受け付ける画面である操作選択画面20が複数存在する場合、該画面を特定するための操作選択画面IDが予め定められていることとしてもよい。また、入力者が操作選択画面20において選択する各種操作のそれぞれについても、操作ごとに該操作を特定するための操作IDが予め定められていることとしてもよい。
また、上述した図2Aに示されるような、操作を構成する情報入力欄31のそれぞれについても、情報入力欄31ごとに該情報入力欄31を特定するための情報入力欄IDが予め定められていることとしてもよい。
そして例えば、情報入力欄ID、操作選択画面ID、操作ID、情報入力システム10を使用する入力者それぞれを特定する入力者IDは、記憶部17に予め格納されていることとしてもよい。
また、記憶部17に格納される、情報入力システム10を使用する入力者それぞれの入力者IDは、各入力者が所属するグループを特定するグループIDと関連付けて格納されることとしてもよい。また、記憶部17に格納される、情報入力システム10を使用する入力者それぞれの入力者IDは、各入力者が所属するグループを特定するグループIDと、該グループに所属した期間と、に関連付けて格納されることとしてもよい。
以下の説明においては、入力者Aには、入力者ID:U0001が予め定められていることとする。また、“交通費精算”の操作を特定するための操作IDとしてW0002が予め定められていることとする。また、上述した図2Aに示される“交通費精算”の操作を構成する情報入力欄のうち、“訪問先”を入力する情報入力欄31Aには情報入力欄ID:I1201が、“訪問目的”を入力する情報入力欄31Bには情報入力欄ID:I1202が、“訪問日”を入力する情報入力欄31Cには情報入力欄ID:I1203が、“利用交通機関”を入力する情報入力欄31Dには情報入力欄ID:I1204が、“交通費”を入力する情報入力欄31Eには情報入力欄ID:I1205が、それぞれ予め定められていることとする。
図5は、情報入力システム10を使用する入力者それぞれを特定する入力者IDと、各入力者が所属するグループを特定するグループIDと、を関連付けて記録した入力者テーブルの一例を示す図である。
図5を参照すると、記憶部17は、情報入力システム10を使用する入力者である入力者Aの入力者IDである入力者ID:U0001と、入力者Aの所属するグループを特定するグループIDであるグループID:O011と、を関連付けて記録した入力者テーブル90を格納している。
このように、記憶部17は、図5に示されるような、情報入力システム10を使用する入力者それぞれを特定する入力者IDと、各入力者が所属するグループを特定するグループIDと、を関連付けて記録した入力者テーブル90を格納することとしてもよい。
なお、図5では、指摘者A、B、Cのそれぞれが入力者でもある場合を想定しているため、それぞれに入力者IDが付与されている。また、入力者IDと指摘者IDが異なるものとしているが、同じIDとしてもよい。
更に、図5では図示していないが、各入力者に対応付けて所属するグループへの所属期間を関連付けて格納する場合は、現在所属するグループへの所属期間だけでなく、過去に所属したグループを特定するグループIDと、該グループに所属した期間とを、入力者の入力者IDに関連付けて格納することとしてもよい。
また、図6は、情報入力システム10を使用する各入力者が所属するグループそれぞれの親子関係を示す組織の階層構造を有していることを示す図である。また、図7は、情報入力システム10を使用する入力者のそれぞれが所属するグループを特定するグループIDと、該グループの親グループを特定する親グループIDとを関連付けて記録した組織テーブルの一例を示す図である。
情報入力システム10を使用する各入力者が所属するグループのそれぞれが図6に示されるような、階層構造を有している場合、記憶部17は、図7に示される、情報入力システム10を使用する入力者のそれぞれが所属するグループと、グループを特定するグループIDと、該グループの親グループを特定する親グループIDとを関連付けて記録した組織テーブル100を格納することとしてもよい。
ここで、情報入力システム10は上述の入力者テーブル90と、組織テーブル100と、を参照することによって、グループIDによって特定されるグループに所属する各入力者を特定するそれぞれの入力者IDを抽出することができる。これによって、情報入力システム10は、情報入力システム10を使用する各入力者のそれぞれをグループごとに分類する情報を取得することとなる。
例えば、入力者Aは、図5を参照すると、グループID:O011で示される“知財第1グループ”に属する。そして、図7の組織テーブル100を参照すると、“知財第1グループ”の親グループ(一段階層が上位のグループ)はグループID:O010で示される“知財部”であり、更に、“知財部”の親グループはグループID:O001で示される“法務部”である。
よって、入力者Aは、 “法務部(グループID:O001)”に含まれる“知財部(グループID:O010)”の、“知財第1グループ(グループID:O011)”に属する入力者であることが、図5の入力者テーブル90、図7の組織テーブル100から判明することとなる。
そして、情報入力システム10は、グループID:O011で示される“知財第1グループ”に属する入力者Aを含む各入力者で構成されるグループメンバーを、入力者テーブル90を用いて抽出することができる。
また、組織テーブル100を参照すると、グループID:O010で示される“知財部”は、知財第1グループ(グループID:O011)と、知財第2グループ(グループID:O012)と、で構成されるので、情報入力システム10は、グループID:O010で示される“知財部”に属する入力者Aを含む各入力者で構成されるメンバーを、知財第1グループ(組織ID:O011)及び知財第2グループ(組織ID:O012)とに関連付けて記録される入力者を抽出することにより実現できる。
また、図8は、少なくとも一以上の情報入力欄に入力情報を入力する操作を特定する操作IDと、該操作を構成する少なくとも1以上の情報入力欄のそれぞれを特定する情報入力欄IDと、を関連付けて記録した操作テーブルの一例を示す図である。
具体的に説明すると図8には、交通費精算の操作を特定する操作IDであるW1002と、交通費精算の操作を構成する情報入力欄のそれぞれを特定する情報入力欄IDである、情報入力欄ID:I1201(訪問先)、情報入力欄ID:I1202(訪問目的)、情報入力欄ID:I1203(訪問日)、情報入力欄ID:I1204(利用交通機関)、及び情報入力欄ID:I1205(交通費)と、を関連付けて記録した操作テーブル110が示されている。
記憶部17は、図8に示されるような、少なくとも一以上の情報入力欄に入力情報を入力する操作を特定する操作IDと、該操作を構成する少なくとも1以上の情報入力欄のそれぞれを特定する情報入力欄IDと、を関連付けて記録した操作テーブル110を格納することとしてもよい。
また、図9は、入力者からの一の操作の選択を受け付ける操作選択画面を特定する操作選択画面IDと、操作選択画面を構成する少なくとも一以上の操作それぞれの操作IDと、を関連付けて記録した操作選択画面テーブルの一例を示す図である。
具体的に説明すると図9には、経理申請関係の操作群から一の操作の選択を受け付ける操作選択画面の操作選択画面IDであるS0001と、操作選択画面IDS0001で特定される操作選択画面を構成する操作IDである、操作選択ID:W1001(経費申請)、操作選択ID:W1002(交通費精算)、操作選択ID:W1003(一時金申請)、及び操作選択ID:W1004(仮払い申請)と、を関連付けて記録した操作選択画面テーブル120が示されている。
記憶部17は、図9に示されるような、入力者からの一の操作の選択を受け付ける操作選択画面を特定する操作選択画面IDと、操作選択画面を構成する少なくとも一以上の操作それぞれの操作IDと、を関連付けて記録した操作選択画面テーブル120を格納することとしてもよい。
[操作選択画面表示部]
操作選択画面表示部15は、図1Aに示されるような、入力者からの少なくとも一以上の情報入力欄に入力をする一の操作の選択を受け付ける操作選択画面20を表示する。
例えば、操作選択画面表示部15は、入力者から情報入力システム10へのアクセスを受け付けると、操作選択画面20を表示することとしてもよいし、また、複数種の操作選択画面が存在する場合は、入力者からの一の操作選択画面の選択を受け付けると、該入力者から選択された所定の操作選択画面20を表示することとしてもよい。
また、操作選択画面表示部15は、入力者から情報入力システム10へのアクセスを受け付けると、入力者からの少なくとも一以上の情報入力欄に入力をする一の操作の選択を受け付ける操作選択画面20を、例えば記憶部17に格納された、操作選択画面を特定する操作選択画面IDと、前記操作選択画面を構成する少なくとも一以上の操作それぞれの操作IDと、を関連付けて記録した操作選択画面テーブルに基づいて、表示することとしてもよい。
具体的に説明すると、例えば記憶部17に図9に示される、操作選択画面20を特定する操作選択画面IDと、前記操作選択画面を構成する少なくとも一以上の各操作のそれぞれの操作IDと、を関連付けて記録した操作選択画面テーブル120が格納されているとする。
操作選択画面表示部15は、入力者から“経理申請”に係る操作選択画面(操作選択画面ID:S0001)の選択を受け付けると、記憶部17に格納された“経理申請”に係る操作選択画面20を特定する操作選択画面ID:S0001と、“経理申請”に係る操作選択画面を構成する少なくとも一以上の操作それぞれの操作ID(操作ID:W1001〜1004)と、を関連付けて記録した操作選択画面テーブル120に基づいて、図1Aに示される経理申請に係る操作選択画面を表示する。
また、後述の記録部14は、一の入力者が操作選択画面表示部15によって表示された操作選択画面20において何れの操作を選択したかを、該一の入力者を識別する入力者IDと関連付けて記録することとしてもよい。
この場合、操作選択画面表示部15は、入力者から一の操作選択画面の表示要求を受け付けた場合、一の操作選択画面を特定する操作選択画面IDと、該一の操作選択画面を構成する少なくとも一以上の操作それぞれの操作IDと、を関連付けて記録した操作選択画面テーブルと、入力者が一の操作選択画面において何れの操作を選択したかを、該入力者を識別する入力者IDと関連付けて記録した操作選択履歴テーブルと、に基づいて一の操作選択画面を表示することとしてもよい。
図10は、記録部14が記録する、各入力者が各操作選択画面20において選択した操作の履歴情報を示す操作選択履歴テーブル60の一例を示す図である。以下、記憶部17に図10に示される操作選択履歴テーブル60が格納されている場合、操作選択画面表示部15が操作選択画面を表示する例について具体的に説明する。
まず、操作選択画面表示部15は、入力者Aから経理申請に係る操作選択画面(S0001)の表示の要求を受け付けた場合、“経理申請”に係る操作選択画面を特定する操作選択画面ID:S0001と、“経理申請”に係る操作選択画面を構成する少なくとも一以上の操作それぞれの操作ID(操作ID:W1001〜1004)と、を関連付けて記録した操作選択画面テーブル120に基づいて、経理申請に係る操作選択画面(S0001)を構成する操作を決定する。
次に、操作選択画面表示部15は、入力者Aが経理申請に係る操作選択画面(S0001)においていずれの操作の選択頻度が高いかを、選択履歴テーブル60に基づいて統計解析する。
図10に示される操作選択履歴テーブル60を参照すると、入力者A(入力者ID:U0001)が“経理申請”に係る操作選択画面(操作選択画面ID:S0001)において選択した操作は、“交通費精算”(操作ID:W1002)、“経費申請”(操作ID:W1001)の順に選択頻度が高いことが示されている。
したがって、操作選択画面表示部15は、入力者Aが“経理申請”に係る操作選択画面(において選択した操作は、“交通費精算”(操作ID:W1002)、“経費申請”(操作ID:W1001)の順に選択頻度が高いことを解析する。
次いで、操作選択画面表示部15は上記解析結果に基づいて、入力者Aに対し、経理申請に係る操作選択画面(S0001)を構成する操作を選択頻度の高い順に並べて、操作の選択を受け付ける操作選択画面20の表示をする。
図1Bは、操作選択画面表示部によって表示された、入力者Aからの少なくとも一以上の情報入力欄に入力をする一の操作の選択を受け付ける操作選択画面の他の一例を示す図である。
図1Bには、入力者Aが“経理申請”に係る操作選択画面の表示要求をした場合、操作選択画面表示部15は、入力者Aに対して、過去に選択された頻度が高い順に、“経理申請”に係る操作選択画面を構成する操作(操作21A〜21D)を並べ替えて“経理申請”に係る操作選択画面20Bを表示したことが示されている。
また、入力者Aが“経理申請”に係る操作選択画面の表示要求をした場合、操作選択画面表示部15は、“経理申請”に係る操作選択画面を構成する操作のうち一度も入力者Aによって選択されていない操作を表示しないこととしてもよい。
[情報入力欄表示部]
複数の入力者のうちいずれかから、情報入力欄の表示要求を受け付けた場合、情報入力欄表示部11は、複数の入力者のそれぞれに対して、入力情報を入力するための情報入力欄を表示する。
ここで、入力者からの情報入力欄の表示要求は、例えば上述した操作選択画面20において、入力者からの一の操作の選択を受け付けることによって行われることとしてもよい。
また、情報入力欄表示部11は、入力者から操作選択画面20を介して情報入力欄の表示要求を受け付けると、記憶部17に格納された一の操作を特定する操作IDと、一の操作を構成する少なくとも1以上の情報入力欄のそれぞれを特定する情報入力欄IDと、を関連付けて記録した操作テーブルに基づいて、情報入力画面30を表示することとしてもよい。
以下、記憶部17に図8に示される操作テーブル110が格納されている場合を例に具体的に説明する。入力者から交通費精算の操作(操作ID:W1002)の選択を受け付けると、情報入力欄表示部11は、記憶部17に格納された交通費精算の操作(操作ID:W1002)と、各交通費精算の操作を構成する少なくとも1以上の情報入力欄のそれぞれを特定する情報入力欄ID(情報入力欄ID:I1201〜1205)と、を関連付けて記録した操作テーブル110に基づいて、図2Aに示される“交通費精算”の操作を構成する情報入力欄を表示する画面である情報入力画面30を表示する。
また、後述の記録部14は、入力情報と、該入力情報の入力がされた情報入力欄31を特定する情報入力欄IDのそれぞれとを関連付けて記録することとしてもよい。
この場合、情報入力欄表示部11は、入力者から情報入力画面30の表示要求を受け付けた場合、一の操作を特定する操作IDと、一の操作を構成する少なくとも1以上の情報入力欄のそれぞれを特定する情報入力欄IDと、を関連付けて記録した操作テーブル110と、該入力者が情報入力画面30を構成する各情報入力欄において過去に何れの入力情報を入力したかを、該入力者を識別する入力者IDと関連付けて記録した入力情報記録テーブル50と、に基づいて情報入力画面30を表示することとしてもよい。
図11は、記録部が、入力情報と、該入力情報の入力がされた情報入力欄を特定する情報入力欄IDのそれぞれとを関連付けて記録する入力情報記録テーブルの一例を示す図である。なお、図11における業務IDは、各入力者が一の操作において情報入力欄に入力情報を入力したごとに、順次自動的に付される識別IDである。
以下、記憶部17に図11に示される入力情報記録テーブル50が格納されている場合、情報入力欄表示部11が情報入力画面を表示する例について具体的に説明する。
例えば、図11を参照すると、入力者A(入力者ID:U0001)は、“交通費精算”を行うための情報入力画面において、過去に“訪問目的”(情報入力欄ID:I1201)に入力情報として“Null(空欄)”を入力したことが示されている。
ところで、ある特定の入力者が特定の操作(情報入力欄への入力情報の入力)を行う場合において、例えば該特定の入力者が所属する組織等の属性に基づいて、“Null”の入力(空欄の入力)が許容される情報入力欄が存在することがある。
このような場合、情報入力欄表示部11が該特定の入力者に該特定の操作を行うための情報入力画面を表示するに際し、該情報入力画面上に、“Null”の入力が許容される情報入力欄を表示させないことが、入力ミスを回避する上で好ましいものである。
したがって、情報入力欄表示部11は、情報入力欄の表示要求を行った入力者Aが、該情報入力画面において過去に何れの入力情報を入力したかを入力情報記録テーブルに基づいて取得し、そのうち入力者Aが、入力情報としてNullを入力した一の情報入力欄を抽出した場合、入力者Aに対し該一の情報入力欄を表示させない該一の操作を行うための情報入力画面を表示することとしてもよい。
より具体的に説明すると、入力者Aから情報入力欄の表示要求を受け付ける場合、情報入力欄表示部11は、入力者Aを識別する入力者IDと関連付けて、入力者Aが、過去に入力者Aが情報入力欄の表示要求をした情報入力欄において“Null”を入力した情報入力欄があるか否かを検索する。そして、入力者Aが過去に“Null”を入力した情報入力欄を抽出した場合には、情報入力欄表示部11は、入力者Aに対し該情報入力欄を表示しないこととしてもよい。
このように、入力者から情報入力欄の表示要求に対し、該入力者が行った過去の情報入力履歴を利用して、例えば、該入力者に対して入力する必要がないと考えられる情報入力欄を表示しないことによって、該入力者に対する入力操作の支援が更に高まることとなる。
[指摘事項入力欄表示部]
指摘事項入力欄表示部12は、複数の入力者とは異なる指摘者に対して、入力情報に対する指摘事項を示す文字列を入力するための指摘事項入力欄を表示する。
前述のように、図3Aは、指摘事項入力欄表示部12によって表示された、指摘者Bに入力者Aが行った入力情報に対する指摘事項を示す文字列を入力するための指摘事項入力欄を表示する、指摘事項入力画面の一例を示す図である。
上述の指摘者Bは、入力者Aが情報入力欄に入力した入力情報を承認する承認者であるが、指摘事項入力欄表示部12は、承認者である指摘者の他に、入力者Aが情報入力欄に入力した入力情報を監査する監査者Cに対しても同様の入力情報に対する指摘事項を示す文字列を入力するための指摘事項入力欄を表示する。
また、入力情報に対する指摘事項を示す文字列を入力するための指摘事項入力欄の表示は、該指摘者より指摘事項入力欄の表示要求を受け付ける場合に、該指摘者に対して行うこととしてもよいし、入力者より情報入力欄に対する入力情報の入力を受け付けた場合に、該指摘者に対して行うこととしてもよい。
[ガイド表示部]
情報入力欄に入力された入力情報に対する、指摘事項を示す文字列の入力を受け付ける場合、後述の記録部14は該情報入力欄と関連付けて該文字列情報を記録する。
図12は、記録部が、指摘事項を示す文字列情報と、該指摘事項を示す文字列の入力がされた情報入力欄のそれぞれとを関連付けて記録する文字列情報記録テーブルの一例を示す図である。
そして、ガイド表示部13は、複数の入力者のうちいずれかから、情報入力欄の表示要求を受け付ける場合、記録部14によって記録されている少なくとも一の文字列情報を、前記情報入力欄とともに入力ガイドとして表示する。
ここで、指摘者に対して該指摘者の属性を特定する属性情報が付与されている場合、記録部14は、文字列情報を、更に属性情報と関連付けて記録し、ガイド表示部13は、記録部14によって記録されている文字列情報のうち、予め定められた属性情報と関連付けて記録されている少なくとも一の文字列情報を、情報入力欄とともに入力ガイドとして表示することとしてもよい。
例えば、指摘者のそれぞれが、承認者(入力者の入力した入力情報に対して承認/差し戻しを行う承認権限を有している者)、監査者(入力者の入力した入力情報を監査する監査権原を有している者)といった属性を特定する属性情報が付与されている場合、ガイド表示部13は、属性情報と関連付けて記録されている少なくとも一の文字列情報を、情報入力欄とともに入力ガイドとして表示する。
具体的には、図2Aに示される入力情報を入力するための情報入力欄を表示する情報入力画面30には、“NG ヒント(差し戻しヒント)”が各情報入力欄31とともに表示される。また、情報入力欄のうちの幾つかについては、“NG ヒント”とともに“OK ヒント”、“Aud ヒント(監査ヒント)”が表示される。
そして、図2Aに示される “NG ヒント”ボタンを入力者Aが押下すると、押下された“NG ヒント”ボタンに対応する情報入力欄において過去に入力者が入力した入力情報に対して、承認者である指摘者Bが入力した指摘事項を示す文字列(差し戻し指摘事項)を表示させることとしてもよい。
そして、“Aud ヒント”ボタンを入力者Aが押下すると、押下された“Aud ヒント”ボタンに対応する情報入力欄において過去に入力者が入力した入力情報に対して、監査者である指摘者Cが入力した指摘事項を示す文字列(監査指摘事項)を表示させることとしてもよい。
なお、ガイド表示部13が入力者に対して指摘事項を示す文字列を情報入力欄とともに表示する方法は、図2Aに示される態様に限られず、例えば、情報入力画面の一の情報入力欄と隣り合う位置に指摘事項を示す文字列を列挙して表示する方法を採ってもよい。
以下に、入力者Aから交通費精算(操作ID:1002)を行うための情報入力欄の表示要求に対し、ガイド表示部13が、入力者Aに対して指摘事項を示す文字列を情報入力欄とともに入力ガイドとして表示する方法について説明する。
はじめに、入力者Aに対して、図2Aに示される情報入力画面の情報入力欄31B“訪問目的”とともに表示される指摘事項を示す文字列である“NG ヒント”について説明する。
例えば、後述の記録部14は、指摘者が行った処理(例えば承認、差し戻し、監査等)の結果を、処理IDあるいは業務IDと、操作IDと、関連付けて結果フラグを用いて記録することとしてもよい。
図13は、記録部が記録する、各指摘者行った処理の結果を記録する処理履歴テーブルの一例を示す図である。後に詳細に説明するが、図13に示される処理履歴テーブル80において各処理(承認、差し戻し、監査)に対する結果フラグが“1”である場合には、当該処理が行われたことを示し、結果フラグが“0”である場合には、当該処理が行われていないことを示している。
入力者Aから交通費精算(操作ID:1002)を行うための情報入力欄の表示要求を情報入力システム10が受け付けた場合、ガイド表示部13は、例えば後述の記憶部17に格納されている図13に示されるような、記録部12が記録する各指摘者が行った処理の結果を記録する処理履歴テーブル80を取得する。
そして、ガイド表示部13は、処理履歴テーブル80において、入力者A(入力者ID:U0001)の入力情報の入力に対する処理の結果フラグが差し戻しである処理を特定する処理IDを抽出する。
図13に示される処理履歴テーブル80を参照すると、処理ID:R0001で特定される処理が、条件に合致するものであるので、ガイド表示部13は、入力者A(入力者ID:U0001)の交通費精算(操作ID:1002)操作に対する処理の結果フラグが差し戻しである処理である処理ID:R0001を抽出することとなる。
次に、ガイド表示部13は、図12に示されるような、記録部14が、処理IDと、指摘事項を示す文字列情報と、該文字列の入力がされた情報入力欄のそれぞれとを関連付けて記録する文字列情報記録テーブル70を取得する。
そして、ガイド表示部13は、処理ID:R0001と関連付けて記録されている指摘事項を示す文字列情報が、何れの情報入力欄に対して入力されたものかを検索する。
図12を参照すると、処理ID:R0001と関連付けて記録されている指摘事項を示す文字列情報は、情報入力欄ID:I1202にて特定される情報入力欄“訪問目的”に対して入力された指摘事項を示す文字列である。この場合、ガイド表示部13は、入力者Aを特定する入力者ID:U0001と、交通費精算の操作における情報入力欄ID:I1202にて特定される情報入力欄“訪問目的”の情報入力欄IDと、関連付けて記録されている指摘事項を示す文字列情報として“必須情報入力欄です”というテキスト情報を抽出する。
そして、ガイド表示部13は、入力者Aに対して“必須情報入力欄です”という指摘事項を示す文字列を情報入力欄31B“訪問目的”とともに入力ガイドとして表示する。
上記同様に、ガイド表示部13は、入力者Aに対して“西暦で記載すること”という指摘事項を示す文字列を情報入力欄31C“訪問日”とともに入力ガイドとして表示する。
このように、ガイド表示部13は、入力者から情報入力画面の表示の要求を受け付けた場合、該入力者が該一の情報入力欄に過去に入力した入力情報に対して、該入力者とは異なる指摘者(承認者、監査者等)が入力した指摘事項を示す文字列情報を記憶部17から抽出し、該指摘事項を示す文字列を該一の情報入力欄とともに入力ガイドとして表示する。
また、記憶部17が、情報入力システム10を使用する入力者のそれぞれが所属するグループを特定するグループIDと、該グループの親グループを特定する親グループIDとを関連付けて記録した情報を有する場合、ガイド表示部13は、一の入力者から、情報入力欄の表示要求を受け付ける場合、該一の入力者に対して、該一の入力者の情報入力欄表示要求時に所属するグループの他の入力者が該情報入力欄において入力した入力情報に対して入力された指摘事項を示す文字列を、前記一の情報入力欄とともに入力ガイドとして表示することとしてもよい。
また、ガイド表示部13は、一の入力者から、情報入力欄の表示要求を受け付ける場合、該一の入力者に対して、該一の入力者の情報入力欄表示要求時に所属するグループの親グループに所属する他の入力者が該情報入力欄において入力した入力情報に対して入力された指摘事項を示す文字列を、前記一の情報入力欄とともに入力ガイドとして表示することとしてもよい。
更に、ガイド表示部13は、一の入力者から、情報入力欄の表示要求を受け付ける場合、該一の入力者に対して、該一の入力者が情報入力欄表示要求時に所属するグループの親グループの更に親グループに所属する他の入力者が該情報入力欄において入力した入力情報に対して入力された指摘事項を示す文字列を、該情報入力欄とともに入力ガイドとして表示することとしてもよい。
次に、入力者Aに対して、図2Aに示される情報入力画面の情報入力欄31D“利用交通機関”とともに表示される指摘事項を示す文字列である“Aud ヒント”について説明する。
入力者Aから交通費精算を行うための情報入力欄の表示要求を情報入力システム10が受け付けた場合、ガイド表示部13は、例えば記憶部17に格納されている図13に示されるような、記録部12が記録する各指摘者が行った処理の結果を記録する処理履歴テーブル80を取得する。
そして、ガイド表示部13は、処理履歴テーブル80において、入力者A(入力者ID:U0001)の入力情報の入力に対する処理の結果フラグが監査である処理を特定する処理IDを抽出する。
図13に示される処理履歴テーブル80を参照すると、処理ID:R0007で特定される処理が、条件に合致するものであるので、ガイド表示部13は、入力者A(入力者ID:U0001)の操作に対する処理の結果フラグが監査である処理である処理ID:R0007を抽出することとなる。
次に、ガイド表示部13は、図12に示されるような、記録部14が、処理IDと、指摘事項を示す文字列情報と、該文字列の入力がされた情報入力欄のそれぞれとを関連付けて記録する文字列情報記録テーブル70を取得する。
そして、ガイド表示部13は、処理ID:R0007と関連付けて記録されている指摘事項を示す文字列情報が、何れの情報入力欄に対して入力されたものかを検索する。
図12を参照すると、処理ID:R0007と関連付けて記録されている指摘事項を示す文字列情報は、情報入力欄ID:I1204にて特定される情報入力欄“利用交通機関”に対して入力された指摘事項を示す文字列である。この場合、ガイド表示部13は、入力者Aを特定する入力者ID:U0001と、交通費精算の操作における情報入力欄ID:I1204にて特定される情報入力欄“利用交通機関”の情報入力欄IDと、関連付けて記録されている指摘事項を示す文字列情報として“交通機関名と共に区間の記載を行うこと”というテキスト情報を抽出する。
そして、ガイド表示部13は、入力者Aに対して“交通機関名と共に区間の記載を行うこと”という指摘事項を示す文字列を情報入力欄31D“利用交通機関”とともに入力ガイドとして表示する。
このように、ガイド表示部13は、入力者から情報入力画面の表示の要求を受け付けた場合、該入力者が該一の情報入力欄に過去に入力した入力情報に対して、該入力者とは異なる指摘者(承認者、監査者等)が入力した指摘事項を示す文字列情報を記憶部17から抽出し、該指摘事項を示す文字列を該一の情報入力欄とともに入力ガイドとして表示することとしてもよい。
以上のように、ガイド表示部13は、指摘者(例えば、承認者、監査者)が、入力者の入力した入力情報に対して入力した指摘事項を示す文字列を、該入力者の情報入力欄に対する入力毎に入力ガイドとして表示することとなる。
なお、ガイド表示部13は、一の入力者からから情報入力画面の表示の要求を受け付けた場合、該一の入力者に対して、“該一の入力者の情報入力欄表示要求時に所属するグループの他の入力者”、“該一の入力者の情報入力欄表示要求時に所属するグループの親グループに所属する他の入力者”、あるいは“該一の入力者が情報入力欄表示要求時に所属するグループの親グループの更に親グループに所属する他の入力者”が情報入力欄において入力した入力情報に対して入力された監査者が入力した指摘事項を示す文字列を、該情報入力欄とともに入力ガイドとして表示することとしてもよい。
[記録部]
記録部14は、情報入力欄表示部11によって表示される情報入力欄に入力された入力情報を、該入力がされた情報入力欄のそれぞれと関連付けて、入力情報を記録することとしてもよい。
例えば、図2Aに示される情報入力画面30において入力者Aは、図2Cに示されるように、“訪問先”を入力する情報入力欄31Aに“特許庁 ○○審査官”を、“訪問目的”を入力する情報入力欄31Bは空欄のままであるので“Null値”を、“訪問日”を入力する情報入力欄31Cに“H25/01/07”を、“利用交通機関”を入力する情報入力欄31Dに“地下鉄”を、及び“交通費”を入力する情報入力欄31Eに“190円”を、それぞれ入力したこととする。
図11は、記録部が、入力情報と、該入力情報の入力がされた情報入力欄を特定する情報入力欄IDのそれぞれとを関連付けて記録する入力情報記録テーブルの一例を示す図である。
図11に示される入力情報記録テーブル50を参照すると、記録部14は、入力者Aが“交通費精算”の操作を行った日付を示す操作年月日と、入力者Aが一の操作を行うごとに付される業務IDと、入力者Aを特定するための入力者IDと、入力者Aの操作選択画面において選択した操作が“交通費精算”であることを特定するための操作IDと、“交通費精算”の操作を構成する情報入力欄のそれぞれを特定するための情報入力欄IDと、をそれぞれ関連付けて記録している。
なお、図11における業務IDは、各入力者が一の操作において情報入力欄に入力情報を入力したごとに、順次自動的に付される識別IDである。そして、記録部14は、情報入力欄IDによって特定される情報入力欄に入力された、入力情報を情報入力欄IDと関連付けて記録する。
また、記録部14は、入力情報を記録するほかに、各入力者からの少なくとも一以上の情報入力欄に入力情報を入力する一の操作を行うための情報入力画面30の表示要求を、例えば図1Aに示されるような操作選択画面20を用いて、各入力者からの一の操作の選択を受け付けることによって行われる場合、各入力者が操作選択画面20において何れの操作を選択したか示す情報を格納することとしてもよい。
図10は、記録部が記録する、各入力者が各操作選択画面において選択した操作の履歴情報を示す操作選択履歴テーブルの一例を示す図である。
また、図10に示されるように、記録部14は、一の入力者が操作選択画面表示部15によって表示された操作選択画面20において何れの操作を選択したかを、該一の入力者を識別する入力者IDと関連付けて記録することとしてもよい。
具体的には図10に示されるように、記録部14は入力者Aが“交通費精算”等の操作を行った日付を示す操作年月日と、入力者Aを特定するための入力者IDと、入力者Aが操作選択画面において選択した“交通費精算”等の操作を特定するための操作IDと、をそれぞれ関連付けて記録する。
また、記録部14は、指摘事項入力欄表示部12によって指摘者に表示する指摘事項入力欄への、該指摘者から文字列の入力を受け付ける場合、情報入力欄と関連付けて該文字列情報を記録する。
例えば、図3Aに示される指摘事項入力画面40において指摘者Bは、図3Bに示されるように、入力者Aが入力した情報入力欄31B“訪問目的”に対して行った“Null”と入力された入力情報に対し“必須情報入力欄です”と、また、入力者Aが入力した情報入力欄31C“訪問日”に対して行った“H25/01/07”と入力された入力情報に対し“西暦で記載すること”とそれぞれ入力したこととする。
情報入力システム10が指摘者Bの指摘事項を示す文字列の入力を受け付けると、記録部14は、指摘者Bが入力した指摘事項を示す文字列情報を記録する。
なお、承認者である指摘者Bには指摘者ID:U1002が、また、監査者である指摘者Cには指摘者ID:U2003が予め定められていることとする。
図12は、記録部が、指摘事項を示す文字列情報と、該指摘事項を示す文字列の入力がされた情報入力欄のそれぞれとを関連付けて記録する文字列情報記録テーブルの一例を示す図である。
図12に示される文字列情報記録テーブル70を参照すると、記録部14は、指摘者Bが入力者Aの“交通費精算”の操作に対して処理(承認/差し戻し)を行った日付を示す処理年月日と、指摘者Bが処理を行うごとに付される処理IDと、指摘者Bを特定するための指摘者IDと、指摘者Bが行った処理対象を特定する業務IDと、業務IDで特定される操作(交通費精算)を行った入力者が入力者Aであることを特定する入力者IDと、指摘者Bが入力者Aの入力した情報入力欄31のうち、具体的に指摘した情報入力欄が、情報入力欄31B“訪問目的”(情報入力欄ID1202)及び、情報入力欄31C“訪問日”(情報入力欄ID1203)であることと、をそれぞれ関連付けて記録する。
そして、図12に示されるように、記録部14は、業務ID:T0001、及び情報入力欄ID:I1202に関連付けて、指摘者Bが入力した“必須情報入力欄です”という指摘事項を示す文字列情報と、業務ID:T0001、及び情報入力欄ID:I1203に関連付けて、指摘者Bが入力した“西暦で記載すること”という指摘事項を示す文字列情報と、を関連付けて記録する。
なお、図12に示される文字列情報記録テーブル70における処理IDは、各入力者が一の操作において情報入力欄に入力情報を入力した操作に対し、各指摘者が行った処理(例えば承認、差し戻しあるいは監査)ごとに、順次自動的に付される識別IDである。
また、図12を参照すると、記録部14は、業務ID:T0007、及び情報入力欄ID:I1204と、監査者である指摘者Cが入力した“交通機関名と共に区間の記載を行うこと”という指摘事項を示す文字列情報と、を関連付けて記録されていることがわかる。
このように、記録部14は、指摘者のうちの承認者が入力した指摘事項を示す文字列情報のみならず、同じく指摘者である監査者が入力した指摘事項を示す文字列情報を、業務ID及び情報入力欄IDと関連付けて記録する。
そして、指摘者に対して該指摘者の属性を特定する属性情報が付与されており、該属性情報が記憶部17に格納されている場合、記録部14は、文字列情報を、更に属性情報と関連付けて記録することとしてもよい。また、指摘者の属性が指摘者IDによって特定される場合、文字列情報を、該文字列情報を入力した指摘者を特定する指摘者IDと関連付けて記録することによって、文字列情報を、更に属性情報と関連付けて記録することを実現することとしてもよい。
また、記録部14は、情報入力欄表示部11によって表示される情報入力欄31に入力情報を入力した入力者の該入力時に所属するグループを特定するグループ情報を、更に関連付けて該文字列情報を記録することとしてもよい。
このように、情報入力欄31に入力情報を入力した一の入力者の該入力時に所属する一のグループを特定するグループ情報を、文字列情報と関連付けて記録することによって、仮に該一の入力者が他のグループに異動した場合であっても、適切な指摘事項である文字列を入力ガイドとして表示することとなる。
図13は、記録部が記録する、各指摘者行った処理の結果を記録する処理履歴テーブルの一例を示す図である。
そして、図13に示される処理履歴テーブル80のように、例えば、記録部14は、指摘者が行った処理の結果を、処理IDあるいは業務IDと、操作IDと、関連付けて結果フラグを用いて記録することとしてもよい。
具体的に説明すると、記録部14は、処理IDによって特定される処理の結果が“承認”された場合には、結果フラグの“承認”のフラグに“1”と、処理IDと関連付けて記録することとしてもよい。そして、処理IDによって特定される処理の結果が“承認”されていない場合には、記録部14は、結果フラグの“承認”のフラグに“0”と、処理IDと関連付けて記録する。
また、記録部14は、処理IDによって特定される処理の結果が“差し戻し”された場合には、結果フラグの“差し戻し”のフラグに“1”と、処理IDと関連付けて記録することとしてもよい。そして、処理IDによって特定される処理の結果が“差し戻し”されていない場合には、記録部14は、結果フラグの“差し戻し”のフラグに“0”と、処理IDと関連付けて記録する。
また、記録部14は、業務IDによって特定される業務に対し監査が行われた場合には、結果フラグの“監査”のフラグに“1”と、業務IDと関連付けて記録することとしてもよい。そして、業務IDによって特定される業務に対し監査が行われていない場合には、結果フラグの“監査”のフラグに“0”と、業務IDと関連付けて記録する。
[送受信部]
本発明の一実施の形態に係る情報入力システム10は、上記構成の他に、入力者、指摘者(例えば承認者、監査者等)の利用する端末のディスプレイ等の表示機器に、情報入力欄、指摘事項入力欄、ガイド表示等を表示する制御を行う信号を送信し、あるいは、各端末(100、200)から入力された各種情報を受信する、送受信部16を備えることとしてもよい。
また、上述の記憶部17を情報入力システム10の外部に備える場合、送受信部16は、情報入力システム10からの記憶部17に格納される各種情報の取得要求に対して、記憶部17から送信される各種情報の受け付けをすることとしてもよい。また、送受信部16は、上述の記録部14で記録される文字列情報、入力情報等を記憶部17に送信することとしてもよい。
以上、本発明の一実施の形態に係る情報入力システム10が備える各構成について説明した。次に、本発明の一実施の形態に係る情報入力システム10が行う各種処理について、フローチャートを用いて説明する。
はじめに、情報入力システム10が操作選択画面表示部15を備える場合、本発明の一実施の形態に係る情報入力システム10が操作選択画面を表示する処理について説明する。
図14は、本発明の一実施の形態に係る情報入力システムが操作選択画面を表示する処理の一例を示すフローチャートである。
情報入力システム10が、インターネット300等を介し一の入力者から情報入力システム10へのアクセスを受け付けると操作選択画面の表示を開始する。
情報入力システム10は、一の入力者から要求を受けた操作選択画面における操作選択の履歴情報である、図10に示されるような操作選択履歴テーブルを取得する(S−1)。
次いで、取得した操作選択履歴テーブルから、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作選択画面ID、条件(2):該一の入力者の入力者ID、条件(3):グループIDがNull、の条件に合致する一の入力者から要求を受けた操作選択画面において過去に一の操作の選択を行った履歴の有無を検索する(S−2)。
S−2工程での検索の結果、一つも条件に合致する履歴を見つけることができなかった場合には、条件(3)グループIDがNullか否かを判定(S−3)し、そして、条件(3)グループIDがNullである場合には、情報入力システム10は、図5に示されるような情報入力システム10を利用する入力者の情報を記録した入力者テーブルを参照し、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作選択画面ID、条件(2):該一の入力者の入力者IDがNull、条件(3):該一の入力者の入力者IDのグループを特定するグループID、の条件で検索を行う(S−4)こととしてもよい。
すなわち情報入力システム10は、該一の入力者の入力者IDのグループを特定するグループIDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者が、一の入力者から要求を受けた操作選択画面において過去に一の操作の選択を行った履歴の有無を検索することとしてもよい。
また、条件(3)グループIDがNullでなかった場合には、情報入力システム10は、図5に示されるような情報入力システム10を利用する入力者の情報を記録した入力者テーブルを参照し、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作選択画面ID、条件(2):該一の入力者が所属するグループのグループIDがNull、条件(3):該一の入力者の入力者IDのグループの親グループを特定するグループIDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者ID、の条件で検索を行う(S−5)こととしてもよい。
すなわち、該一の入力者の入力者IDのグループの親グループを特定するグループIDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者が、一の入力者から要求を受けた操作選択画面において過去に一の操作の選択を行った履歴の有無を検索することとしてもよい。
情報入力システム10は、上記のS−2工程〜S−5工程を、繰り返し行い、検索条件に合致する履歴を見つけることができた場合には、操作ID別に統計処理を行う(S−6)こととしてもよい。この統計処理は、例えば一の入力者から要求を受けた操作選択画面において、いずれの操作の選択頻度が高いかを統計処理する。
そして、情報入力システム10は、S−5工程で得られた統計処理の結果と、図9に示されるような、一の入力者から要求を受けた操作選択画面を特定する操作選択画面IDと、該操作選択画面を構成する少なくとも一以上の操作それぞれの操作IDと、を関連付けて記録した情報と、に基づいて一の入力者から要求を受けた操作選択画面を表示する(S−7)こととしてもよい。
次に、複数の入力者のうちいずれかから、前記情報入力欄の表示要求を受け付ける場合、本発明の一実施の形態に係る情報入力システム10が情報入力画面を表示する処理について説明する。
図15は、本発明の一実施の形態に係る情報入力システムが情報入力欄及び該情報入力欄とともに入力ガイドを表示する処理の一例を示すフローチャートである。図16は、図15に示されるS−22工程の詳細について説明するサブフローチャートである。
情報入力システム10は、図13に示されるような処理履歴テーブル、及び図12に示されるような文字列情報記録テーブルを取得する(S−21)。
次いで、処理履歴テーブルから、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2):該一の入力者の入力者ID、条件(3):該一の入力者が所属するグループのグループID、条件(4)差し戻しの結果フラグが“1”の条件にて、一の入力者が要求した操作において過去に該処理履歴(差し戻し履歴)の有無を検索する(S−22、S−22A)。
S−22A工程での検索の結果、一つも条件に合致する履歴を見つけることができなかった場合には、条件(3)がNullか否かを判定し(S−31)、条件(3)がNullである場合には、情報入力システム10は、図5に示されるような情報入力システム10を利用する入力者の情報を記録した入力者テーブルを参照し、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2):該一の入力者の入力者IDがNull、条件(3):該一の入力者の入力者IDのグループを特定するグループID、条件(4)差し戻しの結果フラグが“1”の条件にて、検索を行う(S−32)こととしてもよい。
すなわち、情報入力システム10は、該一の入力者の入力者IDのグループを特定するグループIDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者の、一の入力者が要求した操作において過去に差し戻し履歴の有無を検索することとしてもよい。
また、条件(3)がNullでなかった場合には、情報入力システム10は、図5に示されるような情報入力システム10を利用する入力者の情報を記録した入力者テーブルを参照し、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2):該一の入力者の入力者IDがNull、条件(3):該一の入力者の入力者IDのグループの親グループを特定するグループIDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者ID、条件(4)差し戻しの結果フラグが“1”の条件にて検索を行う(S−33)こととしてもよい。
すなわち、情報入力システム10は、一の入力者が要求した操作について、該一の入力者の所属するグループの親グループを構成する他の入力者に対して、過去に差し戻しされた結果が存在するか否かを検索することとしてもよい。
情報入力システム10は、上記のS−22工程、S−31、32、33工程を、繰り返し行い、検索条件に合致する履歴を見つけることができた場合には、差し戻しがされた処理IDと関連付けて記録される情報入力欄IDに対して入力された指摘事項を示す文字列情報を抽出し(S−23、23A)、抽出した入力情報を該情報入力欄IDによって特定される情報入力欄とともに、“NG ヒント”として表示する(S−24、24A)。
次いで、処理履歴テーブルから、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2):該一の入力者の入力者ID、条件(3):該一の入力者の入力者IDがNull、条件(4)監査の結果フラグが“1”の条件にて、一の入力者が要求した操作において過去に監査処理がなされた履歴の有無を検索する(S−22、S−22B)。
S−22B工程での検索の結果、一つも条件に合致する履歴を見つけることができなかった場合には、条件(3)がNullか否かを判定し(S−31)、条件(3)該一の入力者が所属するグループのグループIDがNullである場合には、情報入力システム10は、図5に示されるような情報入力システム10を利用する入力者の情報を記録した入力者テーブルを参照し、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2):該一の入力者の入力者IDがNull、条件(3):該一の入力者の入力者IDのグループを特定するグループID、条件(4)監査の結果フラグが“1”の条件にて、検索を行う(S−32)こととしてもよい。
すなわち、情報入力システム10は、該一の入力者の入力者IDのグループを特定するグループIDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者の、一の入力者が要求した操作において過去に監査処理がなされた履歴の有無を検索することとしてもよい。
また、条件(3)該一の入力者が所属するグループのグループIDがNullでなかった場合には、情報入力システム10は、図5に示されるような情報入力システム10を利用する入力者の情報を記録した入力者テーブルを参照し、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2):該一の入力者の入力者IDがNull、条件(3):該一の入力者の入力者IDのグループの親グループを特定するグループIDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者ID、条件(4)監査の結果フラグが“1”の条件にて検索を行う(S−33)こととしてもよい。
すなわち、情報入力システム10は、一の入力者が要求した操作について、該一の入力者の所属するグループの親グループを構成する他の入力者に対して、過去に監査処理がなされた結果が存在するか否かを検索することとしてもよい。
情報入力システム10は、上記のS−22工程、S−31、32、33工程を、繰り返し行い、検索条件に合致する履歴を見つけることができた場合には、監査がされた処理IDと関連付けて記録される情報入力欄IDに対して入力された指摘事項を示す文字列情報を抽出し(S−23、23B)、該情報入力欄IDによって特定される情報入力欄とともに、“Aud ヒント”を表示する(S−24、24B)。
次いで、処理履歴テーブルから、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2):該一の入力者の入力者ID、条件(3):該一の入力者が所属するグループのグループIDがNull、条件(4)承認の結果フラグが“1”かつ監査の結果フラグが“0”の条件にて、一の入力者が要求した操作において過去に承認処理がなされた履歴の有無を検索する(S−22、S−22C)こととしてもよい。
ここで、情報入力システム10は、S−22、22C工程に先立って、入力情報記録テーブルを取得することとしてもよい(S−25)。
S−22C工程での検索の結果、一つも条件に合致する履歴を見つけることができなかった場合には、条件(3)該一の入力者が所属するグループのグループIDがNullか否かを判定し(S−31)、条件(3)該一の入力者が所属するグループのグループIDがNullである場合には、情報入力システム10は、図5に示されるような情報入力システム10を利用する入力者の情報を記録した入力者テーブルを参照し、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2):該一の入力者の入力者IDがNull、条件(3):該一の入力者の入力者IDのグループを特定するグループID、条件(4)承認の結果フラグが“1”の条件にて、検索を行う(S−32)こととしてもよい。
すなわち、情報入力システム10は、該一の入力者の入力者IDの組織を特定する組織IDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者の、一の入力者が要求した操作において過去に承認処理がなされた履歴の有無を検索することとしてもよい。
また、条件(3)該一の入力者が所属するグループのグループIDがNullでなかった場合には、情報入力システム10は、図5に示されるような情報入力システム10を利用する入力者の情報を記録した入力者テーブルを参照し、条件(1):一の入力者から要求を受けた操作を特定する操作ID、条件(2)::該一の入力者の入力者IDがNull、条件(3):該一の入力者の入力者IDの組織の親組織を特定する組織IDと関連付けて記録された入力者を特定する入力者ID、条件(4)承認の結果フラグが“1”の条件にて検索を行う(S−33)こととしてもよい。
すなわち、情報入力システム10は、一の入力者が要求した操作について、該一の入力者の所属するグループの親グループを構成する他の入力者に対して、過去に承認処理がなされた結果が存在するか否かを検索することとしてもよい。
情報入力システム10は、上記のS−22工程、S−31、32、33工程を、繰り返し行い、検索条件に合致する履歴を見つけることができた場合には、図11に示されるような、記録部14が、入力情報と、該入力情報の入力がされた情報入力欄のそれぞれとを関連付けて記録する入力情報記録テーブルを参照し、承認がされた処理IDと関連付けて記録される情報入力欄IDに対して入力された入力情報を抽出し(S−26)、該情報入力欄IDによって特定される情報入力欄とともに、“OK ヒント”を表示する(S−24、24C)こととしてもよい。
また、情報入力システム10は、図11に示されるような、記録部14が、入力情報と、該入力情報の入力がされた情報入力欄のそれぞれとを関連付けて記録する入力情報記録テーブルを参照し、一の入力者から要求を受けた情報入力画面において、いずれの操作の選択頻度が低いかを統計処理することとしてもよい。
そして、情報入力システム10は、S−24工程で得られた統計処理の結果、過去の一の入力者の操作において一度も入力情報が入力されておらず、承認の結果フラグに“1”が記録されている特定の情報入力欄を検索した場合、情報入力画面において、該特定の情報入力欄については情報入力画面に表示を行わない判断を行うこととしてもよい(S−24)。
上記説明した、情報入力システム10は、入力者が情報入力欄に入力情報を入力する際、該情報入力欄に入力された入力情報に対して指摘をした指摘者からの情報を用いて、該入力者の入力情報の入力を支援する情報入力システムである。