JP2014235500A - 文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 成果物として作成すべき文書ファイルを規定することにより、作成すべき文書ファイルが実際に保管されているか否かを提示することで、成果物作成の進捗確認を容易にする。
【解決手段】 文書管理サーバにおいて、特定のプロジェクトなどの成果物としての文書ファイルを一括保管する指定フォルダ（階層下可能）の配下に、如何なる文書ファイルが保管されるべきかを規定文書名として記憶させ、クライアントからユーザの操作により、文書ファイルの保管状況を確認するための指定フォルダを受け付け、規定文書名と保管されている文書ファイルの名称を比較することにより、保管されている文書とされていない文書を、ユーザに識別可能な形式で保管文書状況確認ファイルに出力させる。
【選択図】図１５

Description

本発明は、文書ファイル群を成果物として一覧することで、プロジェクトなどの進捗状況を確認するための技術に関する。

近年、情報処理装置の記憶媒体（ハードディスク）の容量拡大に伴い、大量かつ多様なファイルを格納（保管）することが可能になった。それに伴い、これらの大量のファイルの中から必要なファイルが保管されているか否かを短時間で確認可能な技術が要求されている。

特許文献１においては、電子ファイルに対するアクセスの履歴を取得し、アクセス履歴に基づき、最近アクセスされた順に電子ファイルを時系列に一覧表示する電子ファイル一覧表示の技術であって、アクセス順が時間的に連続する複数の電子ファイルが所定の関連性を有する場合、これら複数の電子ファイルを１つの選択肢としてグループ化して一覧上に配置する技術が提供されている。

さらに、グループ化するための所定の関連性として、電子ファイルの属性が属性であること、アクセス間隔が一定時間内であること、同じディレクトリ内に保管されていること、などを条件として判定することが記載されている。

特開２０１１−００８５２３号公報

特許文献１に記載の技術では、前述した関連性を条件として、電子ファイルをグループ化して一覧表示するものである。すなわち所定の関連性がある電子ファイルであれば、ユーザの業務上、あわせて閲覧あるいは編集対象となる電子ファイルである、ということを判定する技術である。すなわち、記憶媒体（例えばハードディスク）上に保管される電子ファイルであって、所定の関連性を満たせば、実際には何ら関係のない電子ファイルであってもグループ化して一覧させる技術である。

すなわち、例えばあるプロジェクトを進めるに当たって、保管すべき電子ファイルをプロジェクトという観点で管理し、本来成果物として作成されるべき電子ファイル（本発明では、以下文書ファイル、あるいは文書以外のファイルも包含するものとして単にファイルと呼ぶ）がまだ作成されていない、ということを確認することはできない。

本発明は、上記問題を解決するためのものであり、成果物として作成すべき文書ファイルを規定することにより、作成すべき文書ファイルが実際に保管されているか否かを提示することで、成果物作成の進捗確認を容易にすることが可能な技術を提供することである。

本発明は、クライアント装置と、ネットワークを介して接続可能な文書管理サーバであって、フォルダに如何なる名称の文書ファイルが保管されるべきであるかを規定する規定文書名を記憶させるカテゴリ情報記憶手段と、前記クライアント装置を操作するユーザにより、前記文書管理サーバにおいて文書ファイルの保管の状況を確認するためのルートフォルダとして指定された指定フォルダを受け付けるための指定フォルダ受付手段と、前記指定フォルダの配下に前記カテゴリ情報記憶手段に記憶された前記規定文書名に対応する名称の文書ファイルが保管されているか否かを判定する文書保管判定手段と、保管文書状況確認ファイルを生成して、前記文書保管判定手段により、前記指定フォルダの配下に保管されていると判定された前記規定文書名に対応する文書ファイルと、保管されていないと判定された前記規定文書名と、を識別可能に当該保管文書状況確認ファイルに出力する保管文書状況確認ファイル生成手段と、を備えることを特徴とする。

本発明により、成果物として作成すべき文書ファイルを規定することにより、作成すべき文書ファイルが実際に保管されているか否かを提示することで、成果物作成の進捗確認を容易にすることが可能となる。

本発明の実施形態に係わるシステム構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わるクライアント装置、文書管理サーバ、ワークフローサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 文書管理サーバに含まれるフォルダ階層に手動でファイルを登録し、更に必要なファイルが既に保管されているかを確認するイメージを示す図である。 本発明の実施形態に係わる保管文書状況確認ファイルの生成結果を示す一例である。 本発明の実施形態に係わる各フォルダに保管されるべき文書を規定するフォルダ属性（カテゴリ情報）の登録／確認画面を示す一例である。 本発明の実施形態に係わる保管（登録済み）文書を確認する画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わるワークフローのプロセスと申請時などにファイルを添付する画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わる文書管理サーバにおいての保管文書に関する情報を格納するデータ構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わるワークフローサーバにおいてのワークフロー、業務プロセス、添付ファイルの保管情報のデータ構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わる保管文書状況確認ファイルの生成結果を示す一例である。 本発明の実施形態に係わる保管文書状況確認ファイルの生成結果を生成する際のユーザインタフェースの一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わる保管文書状況確認ファイルを生成するための全体の流れの処理の一例を示すメインフローチャートである。 本発明の実施形態に係わる指定フォルダ以下の各フォルダを繰り返して処理する流れの一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係わる指定フォルダ以下の各フォルダ情報（フォルダの状態）を保管文書状況確認ファイルに出力する処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係わるフォルダ以下に保管されている全ての文書（ファイル）と保管されるべき文書（規定文書）の比較により各文書の文書情報を出力する処理の一例を示すフローチャートの一例である。

以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施形態に係わるシステム構成の一例を示す図である。

本発明のクライアント装置１０３は、例えば、パーソナルコンピュータであり、ネットワーク通信機能を備え、ネットワーク１０４（ＬＡＮ、ＷＡＮなど）を介して文書管理サーバ１０１（情報処理装置）、ワークフローサーバ１０２とデータ通信が可能（接続可能）である。

文書管理サーバ１０１は、クライアント装置１０３からの操作に基づき、フォルダの階層を作成することが可能である。さらに、各々のフォルダには、属性情報を設定することが可能である。本発明においては、１つのフォルダを、開発、営業などの組織活動としてのプロジェクトに関連する成果物（文書ファイル）を保管（または格納、登録）するための指定フォルダとして作成する。実際には、指定フォルダの配下に、さらに階層的に複数のフォルダを作成し、各々のフォルダの属性情報として当該フォルダに保管すべきファイルを特定する情報を設定する。本発明では、前述の属性情報を、カテゴリ情報と呼ぶ。

文書管理サーバ１０１は、クライアント装置１０３からの操作に基づき、各々のフォルダに１または複数の文書ファイルを保管し、あるいはクライアント装置１０３からの要求により、フォルダ階層の提示、フォルダ階層における各々のフォルダに保管された文書一覧の提示、閲覧などをさせることが可能である。

さらに、文書管理サーバ１０１は、ワークフローサーバ１０２から、ワークフローの業務プロセスの各アクティビティに対応付けられた指示に基づくフォルダに、当該ワークフローの業務プロセスに添付された文書ファイルの保管要求を受け付けて、文書ファイルを保管することが可能である。例えば、ワークフローの業務プロセスで、最終承認された文書ファイルを登録する、などとして構成する。

ワークフローサーバ１０２は、文書管理サーバ１０１の外部機能（外部ワークフローシステム）として説明したが、後述するとおり、文書管理サーバ１０１における文書管理アプリケーション自体がワークフロー機能部を実装（内蔵）している場合もあり、前述のワークフローサーバ１０２に対する説明は、当該ワークフロー機能部を用いて実装しても良い。

文書管理サーバ１０１と、ワークフローサーバ１０２は、同一筐体に構成されていても良い。また、図１においては、ワークフロー機能は、ワークフローサーバ１０２の構成であるワークフローアプリケーションとして示されているが、実際には文書管理サーバ１０１における文書管理アプリケーションと同一のアプリケーションであっても良い。すなわち、文書管理アプリケーションに、ワークフロー機能が含まれている構成であっても良い。いずれの場合も、本発明における「ワークフロー機能部」と呼ぶことにする。

従って、「ワークフロー機能部」は、文書管理サーバ１０１とは別のシステムであるワークフローシステムとして文書管理サーバ１０１と連携して動作（後述する文書ファイルの承認、保管）しても良いし、文書管理サーバ１０１における文書管理アプリケーションの一部であるワークフロー機能として、文書管理の機能と連携して動作してもよい。これらの説明を「ワークフロー機能部により承認された文書ファイルが所定のフォルダに保管される」などの記載により記載が、いずれの場合をも含むものとする。

また、前述の説明で、文書管理サーバ１０１において、文書管理アプリケーションが文書ファイルを管理する構成として説明したが、文書管理サーバ１０１は、単にＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）上のファイルシステムを用いたファイル共有サーバ（企業のある部門などの組織体で共有するファイルを保管するサーバ）としてもよい。

この場合、前述のフォルダは、ＯＳにおけるフォルダである。また、フォルダに付与される属性の定義（カテゴリ情報）は、組織活動としてのプロジェクトの成果物を保管するルートフォルダとして指定された指定フォルダに１つのファイルを用意して、指定フォルダ配下の各々のフォルダのカテゴリ情報を記憶しても良いし、あるいは配下の各々のフォルダが、当該フォルダのカテゴリ情報を記憶しても良い。

さらに、ワークフローサーバ１０２は、最終承認された文書ファイルを、指定フォルダ配下の対応するフォルダに保管する処理を実行することで、前述の構成を実現することが可能となる。

図２は、文書管理サーバ１０１、ワークフローサーバ１０２、クライアント装置１０３に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。

図２に示すように、文書管理サーバ１０１、ワークフローサーバ１０２、クライアント装置１０３は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８等が接続された構成を採る。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や、各サーバあるいは各ＰＣが実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。また、本発明を実施するために必要な情報が記憶されている。なお外部メモリはデータベースであってもよい。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。

また、入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。

ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。尚、表示器は液晶ディスプレイ等の表示器でもよい。これらは、必要に応じて管理者が使用する。

メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、あるいは、ＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｍｅｍｏｒｙ Ｃａｒｄ Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク１０４を介して外部機器と接続・通信し、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いた通信等が可能である。

尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上に表示することが可能である。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上のマウスカーソル（図示しない）等によるユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイルおよび各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明についても後述する。

図３は、文書管理サーバ１０１に含まれるフォルダ階層に手動でファイルを登録し、更に必要なファイルが既に保管されているかを確認するイメージを示す図である。

前述の通り、文書管理サーバ１０１は、指定フォルダ（例では「○○商品開発プロジェクト」）の配下において、プロジェクトに関連する成果物である文書ファイルを保管する。文書ファイルは、内容などに応じて分類され、指定フォルダの配下のフォルダに保管されるが、指定フォルダの配下は分類を分かりやすくするため複数階層から構成することができる。

クライアント装置１０３を操作するユーザは、必要な文書ファイルが保管するか否か確認するため、指定フォルダから分類に対応するフォルダ階層をたどる必要がある。すなわち、プロジェクトの成果物として作成されるべき各々の文書ファイルが、既に指定フォルダは以下に保管されていることを確認するため、全てのフォルダを階層的にたどり、さらに各々のフォルダに如何なるファイルが保管されるべきかという情報と、実際の保管場所を比較する必要がある。

図４は、本発明の実施形態に係わる保管文書状況確認ファイルの生成結果を示す一例である。図３では、ユーザがクライアント装置１０３を操作することにより、文書管理サーバ１０１の指定フォルダの配下の階層を１つ１つたどり確認すると説明したが、図４のように本発明の実施形態で説明するファイルを生成することにより、指定フォルダ配下のフォルダのいずれの位置に（階層構造のうちのいずれのフォルダに）、いずれのファイル（対応するファイル名称の文書ファイル）が保管されているべきであって、そのうち確認時点では、いずれのファイルが保管済みであるかを一目で確認可能であるという効果を得ることができる。図４のファイルを生成するための詳細の処理については後述する。

図４のファイルは、表形式となっているがあくまで例であり、一覧に適した形式であればいずれの構造であっても構わない。以下の実施形態においては、ファイルは表形式で生成されるとして説明する。

指定フォルダ４０１には、プロジェクトの成果物としてまとめて管理される文書ファイルを保管するルートフォルダである「指定フォルダ」の名称が設定される。

下位情報４０２には、指定フォルダ配下に位置するフォルダの名称が、当該フォルダの階層に応じて設定される（例では「下位１」〜「下位５」。下位１に「１．○○納品資料」など）。また、各フォルダに保管されるファイルの名称が、当該フォルダの１つ下の階層（表形式では１つ右の列）に設定される（例では下位３に「○○説明書（基本編）＿２０１３０２２０．ｄｏｃｘ」など）。図４では、「下位５」まで設定可能な列があるが、あらかじめ想定される階層の最大値に十分な列を用意したファイルを生成する（あるいはテンプレートを用意しておきコピーして使用する）、また、保管文書状況確認ファイルの生成時に、指定フォルダ配下の階層とファイルの名称を設定するために、何列必要かを指定フォルダからたどって算出し、必要な数の列を設定しても良い。

保管確認対象４０３には、図５で説明する「規定文書数」に基づき、各々のフォルダに保管されるべき文書ファイルの数が設定される。例えば「１−２．要件定義書」フォルダの下には、１つの文書ファイルが保管されるものと設定されている（４１２）。また、「２−１．市場調査」フォルダの下には、２つの文書ファイルが保管されると設定されている（４１４）。

例として「２−１．市場調査」フォルダには、１つもファイルが保管されない（下位３に設定されている保管されるべきファイルの名称がグレーアウトされるなど、表示形態が保管されている場合とは変更される）。その場合、保管確認対象４０３の対応する欄（４１４）の数値（例では「２」）も表示形態が変更されている（例では、背景がグレーになっている。その他、フォントの変更、斜体や太字にするなどでも良い）。

一方、「１−２．要件定義書」フォルダの下には、１つの文書ファイルが保管されるものと設定されており（４１２）、実際に規定の名称のファイルが１つ保管されている（４１１）ため、保管確認対象４０３の対応する欄（４１２）の数値（例では「１」）の表示形態は変更されない（デフォルトで背景色がなし、など）。あくまで上記の説明は例であり、保管されている場合に表示形態を変える、などでもよい。いずれにしても、必要な文書名が必要な数だけ保管されている場合と保管されていない場合で、異なる表示形態で、確認するユーザに分かりやすく提示されるものであればよい。

以下、各フォルダ、各ファイルに関連する情報として、作成者４０４、作成日４０５、登録日／改訂日４０６、登録予定／改訂予定４０７などの情報が設定される。

ＷＦ保管対象４０８には、対応するフォルダに保管される文書ファイルが、ワークフロー機能部の業務プロセスに対する添付ファイルとして保管（保管予定を含む）される場合に「○」が付与される。ワークフロー機能部および「○」が付与される処理については、後述する。また「○」についてもあくまで例であり、何らかの識別可能な情報が付与されればよい。

なお、保管文書状況確認ファイルには、ＷＦ保管対象４０８以降（さらに右の列）についてもワークフロー関連の情報が設定される列があるが、それらの列については、図１０で説明する。

また、図４で説明した保管文書状況確認ファイルは、図８で説明する文書管理サーバのデータベースと、図９で説明するワークフローサーバ１０２のデータベースに基づき、図１２から図１５のフローチャートで説明される処理によって生成される。

図５は、本発明の実施形態に係わる各フォルダに保管されるべき文書を規定するフォルダ属性（カテゴリ情報）の登録／確認画面を示す一例である。前述の例で、フォルダを文書ファイルの何らかの種類（分類）に対応して作成する、と説明したので、本実施形態では、図５により各フォルダに設定される情報を、カテゴリ（分類）情報と呼ぶことにする。例を用いて画面の説明をする。図５で説明する情報が、図８の文書管理サーバ１０１におけるデータベースのうちのカテゴリ情報として定義され、保管文書状況確認ファイルの生成の際に、保管されるべき文書ファイルの情報として参照される。

カテゴリ情報登録／確認画面５００ａでは、「○○商品開発プロジェクト／０１．○○納品資料／０１−０１．マニュアル類」フォルダの配下に、２つの文書ファイルが成果物として保管されるべきことを規定文書数（５０１ａ）として入力している。また、それら２つの文書ファイルの名称が、「操作説明書（基本編）」、「操作説明書（応用編）」であることを規定文書名（５０２ａ）として入力している。

前述の図４と対応付けて説明すると、「○○商品開発プロジェクト／０１．○○納品資料／０１−０１．マニュアル類」フォルダに、確認時点で「○○説明書（基本編）＿２０１３０２２０．ｄｏｃｘ」が保管していることが分かる（ファイル名称の表示形態より）。規定文書数（５０１ａ）で規定された２つの文書のうち、規定文書名（５０２ａ）で規定された文書名「操作説明書（基本編）」と対応付けられるファイル名称の文書ファイル「○○説明書（基本編）＿２０１３０２２０．ｄｏｃｘ」が保管されている。本発明の実施形態では、保管されるべき文書ファイルのファイル名称は、規定文書名で設定されたファイル名称と部分一致すればよい、としている。これはあくまで例であり、前方一致、後方一致、完全一致などでもよいし、あるいは規定文書名（５０２）において、正規表現などの規則によりパターンを記載することにより、当該パターンとマッチするか否かで判断されるようにしても良い（パターンマッチング）。またいずれの方法により判断されるかをユーザが選択可能なように、カテゴリ情報登録／確認画面５００にチェックボックスなどによる選択肢（不図示）を用意しても良い。

また、ＷＦ文書保管対象５０３ａにおいて「ｔｒｕｅ」が入力されているため、当該フォルダには、ワークフローの業務プロセスに添付のファイルが、当該業務プロセスの承認が完了した時点で保管される文書ファイルがあることを示している（全ての文書ファイルが業務プロセスの添付ファイルでなくともよい。１つでもあればよい）。

カテゴリ情報登録／確認画面５００ｂでは、「○○商品開発プロジェクト／０２．参考資料／０２−０１．市場調査」フォルダの配下に、２つの文書ファイルが成果物として保管されるべきことを規定文書数（５０１ｂ）として入力している。また、それら２つの文書ファイルの名称が、「市場調査報告書」、「市場調査データ一覧」であることを規定文書名（５０２ｂ）として入力している。

また、ＷＦ文書保管対象５０３ｂにおいて「ｆａｌｓｅ」が入力されているため、当該フォルダは、ＷＦ保管対象ではない。

前述の図４と対応付けて説明すると、「○○商品開発プロジェクト／０２．参考資料／０２−０１．市場調査」フォルダに、確認時点でファイルが規定文書名（５０２ｂ）で規定された文書ファイルが保管されていないことが確認できる（２つのファイルの表示形態が変わっていることより（４１３））。

図５で説明したとおり、各々のフォルダに保管されるべき文書ファイルの数、文書ファイルの名称をあらかじめカテゴリ情報として規定することで、実際に保管されている文書ファイルのファイル名称とマッチングすることにより保管されている文書ファイル／保管されていない文書ファイルを容易に確認することが可能になるという効果が得られる。

図６は、本発明の実施形態に係わる保管（登録済み）文書を確認する画面の一例を示す図である。すなわち、クライアント装置１０３を操作して、文書管理サーバ１０１で管理されているフォルダを直接開くことにより、当該フォルダに保管された文書ファイルを確認することができる。

ファイル閲覧画面６００ａにおいては、閲覧したフォルダに１つの文書ファイル（保管文書６０１）が保管されている。一方、ファイル閲覧画面６００ｂでは、閲覧したフォルダに文書ファイルが１つも保管されていないことが分かる。

図７は、本発明の実施形態に係わるワークフローのプロセスと申請時などにファイルを添付する画面の一例を示す図である。

文書ファイルの文書管理サーバ１０１への保管には、ワークフローの業務プロセスに添付された文書ファイルを対象とすることが可能であってもよく、図７を用いて、文書ファイルの保管処理を説明するための一例を説明する。

図７で例示されるワークフロー経路７０１（業務プロセス）においては、「申請」、「Ｇ長承認」（プロジェクトのグループ長の承認）、「承認者」（最終承認）の３つのアクティビティがある。

ワークフロー経路７０１で示される業務プロセスには、申請時点でファイルを添付することが可能である。ファイル添付画面７０２において、１つのファイル「○○基本設計書．ｘｌｓ」を添付ファイル７０３として添付するクライアント装置１０３のＧＵＩ（グラフィカル・ユーザ・インタフェース）の例を示す。

例えば、申請時に業務プロセスに対応する申請画面にて、別画面あるいは申請画面内の一部としてファイル添付画面７０２がユーザに表示され、ユーザは必要な文書ファイルを添付する。添付ファイル７０３が「Ｇ長承認」、「承認者」のアクティビティを経て最終承認されると、添付保管される（添付文書保管記憶部）。

実際には、ワークフローの添付ファイル保管用に用意された特定のフォルダに保管しても良いし、前述の指定フォルダ配下のいずれかのフォルダに保管しても良い。

いずれの場合も、ワークフローを申請する際に、添付ファイル毎に業務プロセスが異なる、あるいは同じ業務プロセスを用いても、申請の際にユーザが当該添付ファイルを指定フォルダのいずれのフォルダに最終的に保管されるべきものか指定する、などの方法により保管するフォルダがわかるようにする。あるいは、実際にはワークフローの添付ファイル用の保管フォルダは１つであるが、前述と同じように、選択した業務プロセスや申請の際のユーザの指定により、本来保管されるべきフォルダとの対応付けがなされるようにする。

前述の添付ファイルと、ワークフローの添付ファイル保管フォルダ（添付フォルダ）と、プロジェクトに対応する指定フォルダ配下の本来保管されるべきフォルダとの対応付けについての詳細は図８、図９の各種テーブルを用いて説明する。

図８は、本発明の実施形態に係わる文書管理サーバにおいての文書保管状況のデータ構成の一例を示す図である。文書管理サーバ１０１において、保管文書の情報を管理する文書管理データベースは、４つのテーブル（記憶部）から構成される。これはあくまで例であって、他の構成であっても良い。

４つのテーブルとは、フォルダ階層情報記憶部８０００、カテゴリ情報記憶部８１００、文書情報記憶部８２００、文書バージョン情報記憶部８３００である。以下、異なるテーブルであっても同一の名称が付与されるデータ項目であって、他のテーブルの同一の名称のデータ項目と関連付けられるものには同一の番号を付与して説明する。そのため、以下の記載において、同一の名称および番号が付与されたデータ項目については説明を省略する場合がある。

フォルダ階層情報記憶部８０００は、文書管理サーバ１０１におけるフォルダの情報を構成するテーブルである。具体的には、フォルダＩＤ８０１、親フォルダＩＤ８０２、フォルダ名８０３などのデータ項目から構成される。

フォルダＩＤ８０１は、フォルダに一意的に付与される番号であり、他のテーブルでも同一の番号をレコードに設定することで、どのフォルダに関する情報であるかを特定可能となる。

親フォルダＩＤ８０２は、フォルダＩＤ８０１を直接の配下に置くフォルダのＩＤである。

フォルダ名８０３は、フォルダの名称であり、１つのフォルダの直接の配下には同一の名称のフォルダはないように配置することで、例えばクライアント装置１０３からユーザの操作によりフォルダの階層をたどるときなどに各々のフォルダを特定可能とする。

カテゴリ情報記憶部８１００は、フォルダ毎に保管されるべき文書ファイルに関する情報が記載される。具体的には、フォルダＩＤ８０１、属性項目８０４、項目枝番８０５、属性値（数値）８０６、属性値（文字）８０７等から構成される。

属性項目８０４は、対応するデータベースのレコードが、フォルダＩＤ８０１に対応するフォルダについていかなる属性を定義するのかを指定するデータ項目である。本発明の例では、図５のカテゴリ情報登録／確認画面５００で説明したユーザ入力項目に対応する文書種別、規定文書数、規定文書名、ＷＦ保管対象等が値となる。

特に、「規定文書数」とは、当該レコードが、対応するフォルダＩＤ８０１のフォルダに、いくつの文書ファイルが保管されるべきかを定義するレコードであることを示すものであり、属性値（数値）８０６でその数値を示すことになる。

また、「規定文書名」とは、当該レコードが、対応するフォルダＩＤ８０１のフォルダに、いかなる名称の文書ファイルが保管されるべきかを定義するレコードであることを示すものであり、属性値（文字）８０７でそのファイル名称（あるいはその一部）を示すことになる。この場合、１つのフォルダに対して複数の「規定文書名」を対応付けることが出来るようにするため、項目枝番８０５により、同一のフォルダＩＤ８０１の属性項目８０４（＝規定文書名）の中で一意的な番号が付与される。

また、「ＷＦ保管対象」である場合には、属性値（数値）８０６において、当該フォルダが、ＷＦ保管対象であるか否かを示す。「１」である場合にはＷＦ保管対象、「０」である場合には、ＷＦ保管対象ではない。

文書情報記憶部８２００は、文書ファイル毎の情報が記載される。具体的には、文書ＩＤ８０８、フォルダＩＤ８０１、文書名８０９等のデータ項目から構成される。

文書ＩＤ８０８は、文書を特定するために文書ファイルに一意的に付与される番号である。またフォルダＩＤ８０１により、当該文書ファイルが保管されるフォルダを特定する。

文書名８０９は、フォルダＩＤ８０１で示されたフォルダに実際に保管されている文書ファイルの名称である。

文書バージョン情報記憶部８３００は、文書情報記憶部８２００で保管されていることが示されている文書ファイルに対してのバージョン情報が記載される。具体的には、文書ＩＤ８０８、バージョンＩＤ８１０、文書名８０９等のデータ項目から構成される。

例えば、文書バージョン情報記憶部８３００ａでは、文書ＩＤ８０８ａが「２１１１」である文書（文書情報記憶部８２００との関連で「○○基本設計書．ｘｌｓ」と特定される）に対して、バージョンＩＤ８１０ａ「１」との記載があり、バージョン「１」の文書ファイルが保管されていることになる。また、文書バージョン情報記憶部８３００ｂでは、同一の文書ＩＤ８０８ｂ「２１１１」を示す２つのレコードがあるが、バージョンＩＤ８１０ｂにおいて「１」の他に「２」が追加されていることがわかる。すなわち、当該文書ファイルが保管された後に、一度、更新されていることを示している。

図９は、本発明の実施形態に係わるワークフローサーバにおいてのワークフロー、業務プロセス、添付ファイルの保管情報のデータ構成の一例を示す図である。ワークフローシステム及びワークフローシステムにおける業務プロセス、業務プロセス中のアクティビティ等の定義については周知の技術であるため説明を省略する。

図９においては、本発明の実施形態のうち、業務プロセスが承認されることによって当該業務プロセスに添付された文書ファイルが、文書管理サーバ１０１の指定フォルダ配下における保管文書となる処理を説明するために必要なワークフローデータベースのテーブル構成について説明する。

また、ワークフローシステムにおいて、業務プロセスを起票し（「申請」のステータス）、文書ファイルを添付した場合には、その添付する文書ファイルが業務プロセスの完了後（最終承認後）、文書管理サーバ１０１の指定フォルダ配下のいずれのフォルダに保管されるべき文書ファイルであるかを、ユーザの操作により指定されることになる。

図９のワークフローデータベースは、５つのテーブル（記憶部）から構成される。これはあくまで例であって、他の構成であっても良い。

５つの記憶部とは、ワークフロー情報記憶部９０００、（ワークフロー）ステップ情報記憶部９１００、（ワークフロー）添付保管先（リンク）情報記憶部９２００、（ワークフロー）添付文書情報記憶部９３００、文書バージョン（ワークフロー）リンク情報記憶部９４００である。以下、図９および図８を含め、異なるテーブルであっても同一の名称が付与されるデータ項目であって、他のテーブルの同一の名称のデータ項目と関連付けられるものには同一の番号を付与して説明する。そのため、以下の記載において、同一の名称および番号が付与されたデータ項目については説明を省略する場合がある。

ワークフロー情報記憶部９０００は、ワークフローの処理中および処理済みの業務プロセスに関する情報を記憶するテーブルである。具体的にはワークフローＩＤ９０１、ステータス９０４等のデータ項目から構成される。

ワークフローＩＤ９０１は、ワークフローの業務プロセスに一意的に付与される番号であり、他のテーブルにおける情報と関連付ける際に参照される。

ステータス９０４は、対応する業務プロセスの状態を示す。具体例としては、「完了」、「実行中」がある。例えば、文書管理サーバ１０１に保管すべき文書ファイルが添付されている業務プロセスについて「完了」した場合には、当該文書ファイルは最終承認され、保管すべきフォルダに保管された状態にある。また、「実行中」である場合には、最終承認されていないため当該文書ファイルは、仮のフォルダに保管された状態にある。

ステップ情報記憶部９１００は、業務プロセスがいずれのステップにあるかを示す情報を格納するテーブルである。具体的には、ワークフローＩＤ９０１、ステップＩＤ９０７、ステップ名９０８、担当者ＩＤ９０９等のデータ項目から構成される。

ステップＩＤ９０７とステップ名９０８は、ワークフローＩＤ９０１で示される業務プロセスの中で、処理待ち状態のステップを示す。図９のステップ情報記憶部９１００では、「Ｇ長承認」（９０８）で示されたステップ（アクティビティ）において処理待ち状態（実行中）であることを示している。

担当者ＩＤ９０９は、処理待ち状態のステップにおいて、承認すべき担当者を特定するＩＤ（社員ＩＤ、ワークフローシステムのユーザアカウントなど）が示される。

添付保管先情報記憶部９２００は、業務プロセスの最終承認後に、当該業務プロセスに添付された文書ファイルがいずれのフォルダに保管されるかを関連付けるテーブルである。

すなわち、ワークフローＩＤ９０１で特定される業務プロセスに添付されている文書ファイルは、当該業務プロセスの完了（最終承認）の後、当該文書ファイルが保管されるフォルダをフォルダＩＤ８０１で示す。

さらに、添付フォルダＩＤ９１２は、前記業務プロセスが申請されてから完了する前の間に、一時的に保管されるフォルダを示すものである。実際には、業務プロセスの完了後、添付フォルダＩＤ９１２に一時保管された文書ファイルを、フォルダＩＤ８０１で示されるフォルダに移動してもよいし、添付フォルダＩＤ９１２に残して、添付保管先情報記憶部９２００に対応関係で参照してもよい。

保管文書状況確認ファイルの生成時には、図１０で説明するように、業務プロセスの完了前に添付保管先情報記憶部９２００の対応関係を参照することで、保管文書状況確認ファイルの生成処理が可能となる。

添付文書情報記憶部９３００は、文書ＩＤが付与された文書ファイルと、業務プロセスの最終承認前（実行中）に保管される添付フォルダＩＤ９１２とを対応付ける。従って、添付保管先情報記憶部９２００をも参照することで、文書ファイルと文書管理サーバ１０１において保管される文書とが対応付けられることになる。

業務プロセスに添付された文書ファイルの場合、文書ＩＤ８０８は、文書ファイルの添付時（あるいは業務プロセスの申請時）に決定する。この文書ＩＤ８０８の設定は、ワークフローシステムから文書管理サーバ１０１に問い合わせをすることで自動的に設定する。あるいは、業務プロセスの起票し添付する際などに、クライアント装置１０３の操作をするユーザが、文書管理サーバ１０１を閲覧して、図７のファイル添付画面７０２の文書ＩＤ入力欄（不図示）に入力してもよい。

文書バージョンリンク情報記憶部９４００は、業務プロセスに添付する文書ファイルのバージョンを示すテーブルである。

前述の通り、業務プロセスに文書ファイルが添付される場合に、文書管理サーバ１０１の指定フォルダ配下のいずれのフォルダに、当該文書ファイルが保管されるべきかが決定される。その際に、図８の文書情報記憶部８２００に同一の文書ファイルが保管されていない場合には、バージョン「１」として保管する（例として、文書バージョン情報記憶部８３００ａの文書ＩＤ「２１１１」に対応）。既にある場合には、既存の最新バージョンの次のバージョンとして、バージョンの値を１つ増やし保管する（例として、文書バージョン情報記憶部８３００ｂの文書ＩＤ「２１１１」の２つめ「２」に対応）。

以上の情報をワークフローシステムから関連付けるため、ワークフローＩＤ９０１と、添付ファイルの文書ＩＤ８０８に対応させて、バージョンＩＤ８１０を示す情報を格納する。

図１０は、本発明の実施形態に係わる保管文書状況確認ファイルの生成結果を示す一例である。図４で説明した保管文書状況確認ファイルの例に対して、さらにＷＦ保管対象のフォルダに保管された文書ファイルについて詳細の説明を行う。

保管文書状況確認ファイル（１０００ａ前半部）は、図４で説明したとおりである。文書ファイル名称がグレーアウトで示されている（１００１ａ）のは、当該文書ファイルは、保管文書状況確認ファイルの生成時点で、ワークフローにて申請され承認待ちの状態にあることを示している。文書ファイル名称の前に「ワークフロー中」と示されていることでユーザに識別可能としている。なお、グレーアウトするのはあくまで例であり、表示形態を変更する（斜体にする、フォントを変える、など）により識別可能としても良い。また、実際には、１０００ａ後半部で説明するデータ項目により、文書ファイル名で識別可能としなくとも、実質的に同様の情報を示してもよい。図１０の提示方法はあくまで一例であり、その他識別可能であればよい。

１００２ａでは、対応するフォルダの規定文書数（例では「１」）と、規定文書名の文書ファイルが規定文書数だけ保管されているか（例では「○○基本設計書」が「１」つ）により、背景が変わるようにしてもよい（図４の４１２、４１４で説明している）。

また、１００３により、対応するフォルダに保管された文書（例では「○○基本設計書」で特定される名称の文書ファイル）が、ワークフローの業務プロセスにおいて添付され、承認後保管対象となることを示す（図４の４０８で説明している）。

１０００ａ（後半部）においては、文書ファイルがワークフローの業務プロセスにおいて添付されたものである場合に、対応する業務プロセスに関する詳細の情報を記載するデータ項目の例である。１００４ａで例示されるように、文書ファイルの添付対象となっている業務プロセス（対象ＷＦ名）、完了ステップ（例では図７のワークフロー経路７０１で定義した「Ｇ長承認」が完了）、ＷＦステータス（業務プロセスが実行中、など）が記載される。

一方、他の例における保管文書状況確認ファイル（１０００ｂ前半部）は、文書ファイル名称がグレーアウトではなく、規定文書名の文書ファイルが保管されている状態として示されている（１００１ｂの文字の表示形態などから）。そして文書ファイル名称の前の「ワークフロー中」という文字もなくなっていることでワークフローが完了して、文書ファイルが最終的な保管状態になっていることがユーザに識別可能となっている。

また、１００２ｂでは、対応するフォルダの規定文書数（例では「１」）と、規定文書名の文書ファイルが規定文書数だけ保管されているか（例では「○○基本設計書」が「１」つ）により、背景が変わるようにしてもよい（図４の４１２、４１４で説明している）。

１０００ｂ（後半部）においては、１００４ｂで例示されるように、１００１ｂの文書ファイルを添付した業務プロセスの「ＷＦステータス」は「完了」となっており、進捗（完了ステップ）も「添付保管」となっている。これにより、前述したように１００１ｂの文書ファイルが最終的な保管状態となる。

一方で、１００６によると、新たにワークフローの業務プロセスが申請されており、確認時点で「Ｇ長承認」が完了しているが、最終確認には至っていない（ＷＦステータスが「実行中」である）ことがわかる。対応する文書ファイルの名称では、「↑［改訂ワークフロー中］○○基本設計書．ｘｌｓ」が業務プロセスに添付されていることがわかる。既に保管状態（承認完了）である「○○基本設計書．ｘｌｓ」と同一名称の添付ファイルが、ワークフローの業務プロセスにより承認処理中であることがわかる。これらの状態は、図９で説明したものに対応している。

図１１は、本発明の実施形態に係わる保管文書状況確認ファイルの生成結果を生成する際のユーザインタフェースの一例を示す図である。図１１の図は、クライアント装置１０３にて、ユーザの操作により保管文書状況確認ファイルに情報を生成したい指定フォルダの名称を指定させ、更に操作開始の指示をさせるためのＧＵＩ（１１００）を例示するものである。

「フォルダ指定」欄（１１０１）において、ユーザに指定フォルダを入力させる。また、ユーザは、参照ボタン１１０２により、フォルダ一覧画面（不図示）を表示させ、その中から指定フォルダとして「フォルダ指定」欄（１１０１）に入力したいフォルダを選択しても良い。

「フォルダ指定」欄（１１０１）に入力した後、出力ボタン１１０３をユーザが押下することで、保管文書状況確認ファイルの生成を受け付け、文書管理サーバ１０１において処理が開始される。生成処理の詳細は、図１２から図１５のフローチャートにより説明する。

図１２は、本発明の実施形態に係わる保管文書状況確認ファイルを生成するための全体の流れの処理の一例を示すメインフローチャートである。図１２のフローチャートの各ステップは、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により実行される。

Ｓ１２０１においては、クライアント装置１０３におけるユーザの操作により入力された指定フォルダ（図１１のＧＵＩにおける１１０１への入力）を受け付ける（指定フォルダ受付部）。

Ｓ１２０２においては、Ｓ１２０１で受け付けた指定フォルダに対して、ユーザの参照権限（保管文書状況確認ファイルの生成が可能な権限）があるか否かを判定する。参照権限がない場合（ＮＯの場合）、Ｓ１２０５に進みクライアント装置１０３にエラー表示をさせるべく通知して、図１２のフローチャートを完了する。参照権限がある場合（ＹＥＳの場合）、Ｓ１２０３に進む。

Ｓ１２０３においては、指定フォルダ配下の階層数を決定する。具体的には、保管文書状況確認ファイルを生成するため、図４の４０２（指定フォルダ配下のフォルダとファイル）に値を設定可能とするため、指定フォルダ配下のフォルダ階層の最大数およびファイル（１つ）に対応する列を用意するための数を決定する。当該数が決定された後、図４または図１０で説明した情報を記載可能とする保管文書状況確認ファイルを生成する（保管文書状況確認ファイル生成部）。

前述の通り、保管文書状況確認ファイルは予め作成されていてもよい。この場合は想定可能な階層数を記載可能なように十分な数の列を作成しておく。あるいは、階層数毎に異なる保管文書状況確認ファイルのテンプレートとして用意しておき、決定された階層数に応じてテンプレートを選択し、コピーして用いてもよい。

Ｓ１２０４においては、生成された保管文書状況確認ファイルに、指定フォルダ以下の情報を記載する。詳細の処理は、図１３において説明する。以上で、図１２のフローチャートの説明を完了する。

図１３は、本発明の実施形態に係わる指定フォルダ以下の各フォルダを繰り返して処理する流れの一例を示すフローチャートである。図１３のフローチャートの各ステップは、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により実行される。

Ｓ１３０１においては、指定フォルダ配下のフォルダ階層を再帰的にたどることにより、１つのフォルダを取得し、以降の処理で着目するフォルダとする。

Ｓ１３０２においては、Ｓ１３０１において、指定フォルダ配下の階層でたどることが可能なフォルダが終わりであるか否かを判定する。終わりでない場合（ＮＯの場合）には、当該フォルダに対する文書ファイル情報出力のため、Ｓ１３０３に進む。終わりである場合（ＹＥＳの場合）には、全ての処理が完了したとして、Ｓ１３０８に進み、生成した保管文書状況確認ファイルを閉じて図１３のフローチャートの処理を完了する。

Ｓ１３０３においては、着目中のフォルダ名称を、指定フォルダからの階層数に応じた位置に記載する。ここで、記載するとは、前述で生成された表形式である保管文書状況確認ファイルの行に記載してもよい。この場合は、フォルダが連続した行に記載されていたり、また後述するファイルの情報を記載したりする場合に、当該連続した行の間に１行挿入する。あるいは、実際にはこの段階で保管文書状況確認ファイルには記載せず、指定フォルダ以下の情報をツリー構造などでＲＡＭ２０３上に保持し、全ての処理が終わった後で、一気に出力してもよい。また、両者が混在した処理であってもよい。また、以下の説明の中で、何らかの情報を「記載する」といった場合には、記載する位置は明確に述べるが、具体的な場所は、保管文書状況確認ファイルに直接記載する方法、ＲＡＭ２０３上のツリー構造などに記載する方法のいずれをも含むものとする。

Ｓ１３０４においては、現在着目中のフォルダＩＤに基づいて、カテゴリ情報記憶部８１００を検索し、「規定文書数」および「規定文書名」を取得する。これらは後述の処理で実際に保管されている文書ファイルと比較するため、ＲＡＭ２０３上に記憶する。

Ｓ１３０５においては、図９で説明した添付保管先情報記憶部９２００を着目中のフォルダＩＤで検索し、対応するレコードが含まれているか否かを判定する。含まれていない場合には、何もせずにＳ１３０５に進む。含まれている場合には、着目中のフォルダに保管されるべき文書ファイルで、業務プロセスに添付された文書ファイルがあることを示している（ワークフローの業務プロセスが処理中である、または既に完了している、のいずれの場合もあり）。この場合、ワークフローの業務プロセスに関する情報を、ＲＡＭ２０３上において、当該着目中のフォルダに対応して記憶させる。具体的には、ワークフローＩＤ９０１、ワークフロー名９０２、現在のステータス、起票日、完了予定日などである。

Ｓ１３０６においては、着目中のフォルダに関する情報について、ＲＡＭ２０３上に保持している場合には、保管文書状況確認ファイルに出力する。詳細は、図１４にて説明する。

Ｓ１３０７においては、着目中のフォルダの直下に保管された文書ファイルに関する情報を、保管文書状況確認ファイルに出力する。ワークフロープロセスの業務プロセスに添付された文書ファイルである場合には、業務プロセスに関する情報もあわせて出力する。詳細は、図１５にて説明する。

以上で、図１３のフローチャートを用いた、着目中のフォルダとその直下にある文書ファイルに関する情報の出力の説明を完了する。

図１４は、本発明の実施形態に係わる指定フォルダ以下の各フォルダ情報（フォルダの状態）を保管文書状況確認ファイルに出力する処理の一例を示すフローチャートである。図１４のフローチャートの各ステップは、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により実行される。図１４のフローチャートは、図１３のフローチャートにおいて、１つのフォルダに着目したままで処理が進められる。

Ｓ１４０１においては、着目中のフォルダの直下にある文書ファイルのうち、図１３の説明で取得した規定文書名として指定された名称を持つ文書ファイルが幾つあるかをカウントする。

Ｓ１４０２においては、Ｓ１４０１でカウントした規定文書名を持つ文書ファイルの数が、規定文書数よりも少ないか否かを判定する。少ない場合（ＹＥＳの場合）には、Ｓ１４０４に進む。そうでない場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１４０３に進む。

Ｓ１４０３においては、規定文書名として指定された文書ファイルが全て保管済みであることになるので、保管確認対象（図４の４０３）に「規定文書」を記載する。

Ｓ１４０４においては、規定文書名として指定された文書ファイルのうち、保管済みである文書ファイルが不足することになるので、保管確認対象（図４の４０３）に「規定文書数」を記載する。ここで、Ｓ１４０４の場合（文書ファイル数が規定文書数に達していない場合）には、規定文書数に達している場合と識別可能に表示することとする。Ｓ１４０３およびＳ１４０４の記載がＲＡＭ２０３上である場合には、フラグなどにより区別し、後述する保管文書状況確認ファイルへ出力する際に、例えば色を変える、フォントを変える、斜体にするなどにより識別可能とする。また、当該ステップで保管文書状況確認ファイルに直接出力する場合にも、同様に識別可能として出力する。

Ｓ１４０５においては、着目中のフォルダがワークフローの業務プロセスに対応したものであるか否かを判定する。具体的には、図８で説明したカテゴリ情報記憶部８１００を着目中のフォルダのフォルダＩＤであって、属性項目が「ＷＦ保管対象」であるレコードを検索し、対応するレコードが含まれているか否か、また含まれているとすれば値が「１」であるか（ｔｒｕｅ：ＷＦ保管対象である）、「０」であるか（ｆａｌｓｅ：ＷＦ保管対象ではない）を判定する。

対応する検索結果のレコードがない場合、または存在しても「ｆａｌｓｅ」の場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１４０７に進む。対応するレコードがあり「ｔｒｕｅ」の場合（ＹＥＳの場合）には、Ｓ１４０６に進む。

Ｓ１４０６においては、着目中のフォルダが、業務プロセスに対応したフォルダであるので、ＷＦ保管対象のフォルダ欄（図４の４０８）に「○」を記載する。記載情報をＲＡＭ２０３上に記憶しておき、後で出力する場合には、着目中のフォルダに対応するＲＡＭ２０３上のデータに、フラグなどをたてておき、出力時に「○」を記載できるようにする。

Ｓ１４０７においては、前述のＲＡＭ２０３上に記憶した着目中のフォルダに関する情報を、図４のフォルダに対応する行に示すように出力する。

以上で、図１４のフローチャートを用いて、着目中の（１つの）フォルダに関する情報を保管文書状況確認ファイルへ出力する処理の説明を完了する。

図１５は、本発明の実施形態に係わるフォルダ以下に保管されている全ての文書（ファイル）と保管されるべき文書（規定文書）の比較により各文書の文書情報を出力する処理の一例を示すフローチャートの一例である。図１５のフローチャートの各ステップは、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により実行される。図１５のフローチャートは、図１３のフローチャートにおいて、１つのフォルダに着目したままで処理が進められる。着目中のフォルダに関する情報は、図１４の処理において、保管文書状況確認ファイルに出力されている。あるいは、ＲＡＭ２０３上に記憶しておき、フォルダは以下の文書ファイル情報が全て構成された後、あるいは、指定フォルダ配下のフォルダ、文書ファイルについて全ての情報が構成された後に、保管文書状況確認ファイルに出力するようにしてもよい。

Ｓ１５０１においては、着目中のフォルダに対して、当該フォルダの直下に保管された文書ファイル名の一覧（保管文書一覧）をＲＡＭ２０３上に作成する（不図示）。さらに、当該フォルダのフォルダＩＤによりカテゴリ情報記憶部８１００（図８）を検索し、「規定文書名」として取得した文書ファイル名称の一覧（規定文書一覧）をＲＡＭ２０３上に作成する（不図示）。後者の処理は、図１３のＳ１３０４で行われていてもよい。

Ｓ１５０２においては、着目中のフォルダがワークフローの業務プロセスと関連付けられている場合、すなわち、当該フォルダのフォルダＩＤにより、添付保管先情報記憶部９２００（図９）を検索し、対応するレコードが存在した場合に、さらに添付フォルダＩＤ９１２と、前述の規定文書名に基づき添付文書情報記憶部９３００を検索し、着目中のフォルダの直下に格納されるべき文書ファイルの文書ＩＤを取得する。取得した文書ファイルを、ＷＦ添付文書一覧としてＲＡＭ２０３上に記憶する（不図示）。

以下、前述の保管文書一覧から１つの保管文書に着目しＳ１５０３からＳ１５１５に記載の処理を繰り返すことになる。

Ｓ１５０３においては、保管文書一覧から１つの保管文書名に着目する。

Ｓ１５０４においては、保管文書一覧について全ての処理が完了したか否かを判定する。完了している場合（ＹＥＳの場合）には、Ｓ１５１６に進む。完了していない場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１５０５に進む。

Ｓ１５０５においては、着目中の保管文書と同一名称の規定文書が、規定文書一覧に存在するか否かを判定する（文書保管判定部）。存在する場合（ＹＥＳの場合）には、Ｓ１５０６に進む。存在しない場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１５０７に進む。

Ｓ１５０６からＳ１５０７の処理は、保管文書名と同一の文書ファイルが既に保管されている場合の処理である。

Ｓ１５０６においては、着目中の保管文書が規定文書一覧に存在することが確認されたため、規定文書一覧における規定文書名に対して、チェック済みである旨の記載（ＲＡＭ２０３上の対応する情報のフラグ（不図示）を立てる、など）を行う。すなわち、存在すべき文書ファイルが、実際に保管済みであるということが確認されたことを分かるようにする。

Ｓ１５０７においては、着目中の保管文書に対応し、保管文書状況確認ファイルに出力をする。具体的には、文書ファイルの名称、属性情報（図４の登録日／改訂日４０６など）を、当該文書ファイルを直下に持つフォルダの情報の１つ下の階層に対応する欄に記載する。すなわち、表形式のファイルにおいて、行としてはフォルダの下（文書ファイルが既に記載されている場合には、その次の行）の１つ下の列に文書名を記載し、同一行の属性を記載する欄に、属性情報を記載する。

Ｓ１５０８からＳ１５１０の処理は、着目中の保管文書がワークフローを使って保管された場合のワークフロー情報出力に関する処理である。

Ｓ１５０８において、着目中の保管文書をもとに、添付保管先情報記憶部９４００を用いて、対応するワークフロー情報を取得する。

Ｓ１５０９においては、Ｓ１５０８の処理で対応するワークフローが取得できたか否かを判定する。ワークフローが取得できなかった場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１５１１に進む。対応するワークフローが取得できた場合（ＹＥＳの場合）には、Ｓ１５１０に進む。

Ｓ１５１０においては、着目中の保管文書に対して、ワークフローの対応する業務プロセスの情報を出力するためＲＡＭ２０３上に記憶する。例えば、承認者、承認日、対象となるＷＦ名、ステータスなど、図４の保管文書状況確認ファイルにおいて、当該文書ファイルと同一の行に出力するための情報を記憶する。

Ｓ１５１１においては、当該文書ファイル（名称や属性）と、Ｓ１５１０において取得した業務プロセスの情報と、を保管文書状況確認ファイルにおいて、同一を行に出力する。

Ｓ１５１２においては、着目中の保管文書名が、Ｓ１５０２で取得したＷＦ添付文書一覧の文書名に存在するかを確認する。

Ｓ１５１３においては、前述の保管文書ファイルに対応する「実行中の」業務プロセス（ワークフロー添付ファイル）が存在するか否かを判定する。判断条件は、ファイル名の全てが同一かを確認する。存在する場合（ＹＥＳの場合）には、Ｓ１５１４に進む。存在しない場合（ＮＯの場合）には、着目中の文書ファイルに対する処理を終了し、次の文書ファイルに対応するためＳ１５０３に戻る。

Ｓ１５１４においては、着目中の保管文書ファイルに対応するＷＦ添付文書が存在した場合、、改訂版の文書ファイルが業務プロセスに添付されていると判断でき、承認待ちなど、未完了の状態にあることになる。そこで、先に保管文書状況確認ファイルに出力した文書ファイル名の一行下に、接頭辞などに、「↑改訂ワークフロー中」などの文字列を付け、もとのバージョンの文書ファイルの改訂中のものが業務プロセスで承認待ちであることを分かるように表示形態を変えて出力する。例えば図１０の出力例である１０００ｂの保管済みの文書ファイル名（１００１ｂ）に対して、表示形態を変えた（例ではグレートなり、さらに前述の「↑改訂ワークフロー中」の文字を付けた）文書ファイル名称が設定される（図１０の１００５）。
さらに上記改訂として出力したＷＦ添付文書名に対応するフラグを立て、チェック済みであることを示すようにする（すなわち、この段階で改訂版である文書ファイル（バージョンアップ予定のＷＦ添付文書ファイル）はチェック済みとなる）。

Ｓ１５１５においては、前述の文書ファイルの記載がＲＡＭ２０３上でなされていた場合に、保管文書状況確認ファイルに出力するものである。Ｓ１５１５が完了すると、着目中の文書ファイルに対する処理を終了し、次の文書ファイルに対応するためＳ１５０３に戻る。

以上で、規定文書名と同一の文書ファイルが既に保管されている場合の処理、また既に保管済みである文書ファイルを業務プロセスに添付して承認中（改訂中）である場合の説明を完了する。

次に、規定文書一覧にあるものの保管されていない文書ファイルに関する処理を説明する。

Ｓ１５１６において、規定文書名に対応する文書が全て保管済みであるか否かを判定する。具体的には、前述の規定文書一覧において全ての規定文書に（Ｓ１５０６で付与されるべきフラグに）未チェックの規定文書（未チェックのフラグに対応する規定文書）があるか否かを判定する。未チェックの規定文書がない場合（ＮＯの場合）には、Ｓ１５１９に進む。

Ｓ１５１７において、未チェックの規定文書名を識別可能な表示形態で保管文書状況確認ファイルに出力すべく設定する。

Ｓ１５１８においては、前記未チェックの規定文書名を識別可能な表示形態で保管文書状況確認ファイルに出力する。

以上で、規定文書にあるものの未チェック（未だに保管されていない）文書ファイルに関する情報を、保管文書状況確認ファイルに出力する処理の説明を完了する。例として図４の４１３（規定文書名）、４１４（規定文書数）の表示形態が変更されて出力されている。

Ｓ１５１９からＳ１５２１は、ＷＦ保管文書一覧において未チェックの添付文書ファイルが、初めて文書管理サーバ１０１に保管される文書ファイルである場合の処理である。

Ｓ１５１９においては、ＷＦ保管文書一覧において未チェックの添付文書ファイルが存在するか否かを判定する。存在しない場合（ＮＯの場合）には、図１５のフローチャートの処理を完了する。存在する場合（ＹＥＳの場合）には、Ｓ１５２０に進む。

Ｓ１５２０においては、未チェックの当該添付文書ファイルの名称に、「ワークフロー中」（承認中）などの文字列を連結し、識別可能に出力するよう設定する。

Ｓ１５２１においては、前記「ワークフロー中」の文字列を連結された文書ファイル名を、識別可能に保管文書状況確認ファイルに出力する。

以上で、ワークフローの業務プロセスに添付された文書ファイルが最初のバージョンとして補完される場合の説明を完了する。以上により、図１５のフローチャートによる処理の説明を完了する。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、図１２〜図１５に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図１２〜図１５の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図１２〜図１５の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１０１ 文書管理サーバ
１０２ ワークフローサーバ
１０３ クライアント装置
１０４ ネットワーク

Claims (11)

1. クライアント装置と、ネットワークを介して接続可能な文書管理サーバであって、
   フォルダに如何なる名称の文書ファイルが保管されるべきであるかを規定する規定文書名を記憶させるカテゴリ情報記憶手段と、
   前記クライアント装置を操作するユーザにより、前記文書管理サーバにおいて文書ファイルの保管の状況を確認するためのルートフォルダとして指定された指定フォルダを受け付けるための指定フォルダ受付手段と、
   前記指定フォルダの配下に前記カテゴリ情報記憶手段に記憶された前記規定文書名に対応する名称の文書ファイルが保管されているか否かを判定する文書保管判定手段と、
   保管文書状況確認ファイルを生成して、前記文書保管判定手段により、前記指定フォルダの配下に保管されていると判定された前記規定文書名に対応する文書ファイルと、保管されていないと判定された前記規定文書名と、を識別可能に当該保管文書状況確認ファイルに出力する保管文書状況確認ファイル生成手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
2. 前記指定フォルダの配下には、さらに階層的にフォルダを配置し、各々の当該フォルダの直下に文書ファイルを保管することが可能であって、
   前記カテゴリ情報記憶手段は、更に、
   前記指定フォルダの配下に配置された各々の前記フォルダに対応付けて前記規定文書名を記憶させることが可能であって、
   前記保管文書状況確認ファイル生成手段は、更に、
   前記指定フォルダの配下に配置された各々の前記フォルダの階層が識別可能であり、また各々の文書ファイルの名称と前記規定文書名が、いずれの当該フォルダに対応するものかを識別可能に、前記保管文書状況確認ファイルに出力すること、
   を特徴とする請求項１に記載の文書管理サーバ。
3. 前記保管文書状況確認ファイル生成手段は、更に、
   前記カテゴリ情報記憶手段において、前記フォルダに対応付けられた前記規定文書名の数である規定文書数を、当該フォルダに対応付けて出力するものであって、当該規定文書名に対応する文書ファイルが全て当該フォルダに保管されているか否かが、当該規定文書数の表示により識別可能に、前記保管文書状況確認ファイルに出力すること、
   を特徴とする請求項２に記載の文書管理サーバ。
4. 前記カテゴリ情報記憶手段に記憶された前記規定文書名は、保管されるべき文書ファイル名の文字列としての一部であることが可能であって、
   前記文書保管判定手段は、前記規定文書名が前記文書ファイル名の文字列の一部に含まれる場合に、前記カテゴリ情報記憶手段に記憶された当該規定文書名に対応する名称の文書ファイルが保管されていると判定すること、
   を特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
5. 前記規定文書名は、文字列とパターンマッチングさせることが可能な規則により定義されるものであって、
   前記文書保管判定手段は、前記文書ファイルの名称と前記規定文書名がパターンマッチングする場合には、当該規定文書名に対応する文書ファイルが存在する場合には保管されていると判定し、パターンマッチングする文書ファイルが存在しない場合には保管されていないと判定すること、
   を特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
6. 前記文書管理サーバは、文書ファイルを添付する業務プロセスが最終承認された場合に、前記指定フォルダの配下に、添付された当該文書ファイルを保管させるためのワークフロー機能部を内蔵するものであることを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
7. 前記文書管理サーバは、外部ワークフローシステムのワークフロー機能部と連携するものであって、当該ワークフロー機能部の業務プロセスに添付された文書ファイルが、当該業務プロセスが最終承認された場合に、前記指定フォルダの配下に、添付された当該文書ファイルを保管させるべく前記ワークフロー機能部と連携することが可能であることを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
8. 前記保管文書状況確認ファイル生成手段は、更に、
   前記業務プロセスに添付された文書ファイルに対して、当該業務プロセスが最終承認される前にあっては、当該文書ファイルに対する申請がなされているが最終承認されていない旨を識別可能に、当該文書ファイルの名称を前記保管文書状況確認ファイルに出力すること、
   を特徴とする請求項６または請求項７のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
9. 前記保管文書状況確認ファイル生成手段は、更に、
   前記業務プロセスに添付された文書ファイルに対して、当該業務プロセスが最終承認される前にあって、且つ既に対応する文書ファイルが保管されている場合には、保管されている当該文書ファイルに対するバージョンアップである文書ファイルを添付した処理中の当該業務プロセスが存在する旨を識別可能に、当該文書ファイルの名称を前記保管文書状況確認ファイルに出力すること、
   を特徴とする請求項６乃至請求項８のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
10. クライアント装置と、ネットワークを介して接続可能な文書管理サーバの制御方法であって、
    カテゴリ情報記憶登録手段が、フォルダに如何なる名称の文書ファイルが保管されるべきであるかを規定する規定文書名をカテゴリ情報記憶手段に記憶させるカテゴリ情報登録ステップと、
    指定フォルダ受付手段が、前記クライアント装置を操作するユーザにより、前記文書管理サーバにおいて文書ファイルの保管の状況を確認するためのルートフォルダとして指定された指定フォルダを受け付けるための指定フォルダ受付ステップと、
    文書保管判定手段が、前記指定フォルダの配下に前記カテゴリ情報記憶手段に記憶された前記規定文書名に対応する名称の文書ファイルが保管されているか否かを判定する文書保管判定ステップと、
    保管文書状況確認ファイル生成手段が、保管文書状況確認ファイルを生成して、前記文書保管判定ステップにより、前記指定フォルダの配下に保管されていると判定された前記規定文書名に対応する文書ファイルと、保管されていないと判定された前記規定文書名と、を識別可能に当該保管文書状況確認ファイルに出力する保管文書状況確認ファイル生成ステップと、
    を含むことを特徴とする文書管理サーバの制御方法。
11. コンピュータを、クライアント装置とネットワークを介して接続可能な文書管理サーバとして実行させるためのプログラムであって、
    前記文書管理サーバを、
    フォルダに如何なる名称の文書ファイルが保管されるべきであるかを規定する規定文書名を記憶させるカテゴリ情報記憶手段、
    前記クライアント装置を操作するユーザにより、前記文書管理サーバにおいて文書ファイルの保管の状況を確認するためのルートフォルダとして指定された指定フォルダを受け付けるための指定フォルダ受付手段、
    前記指定フォルダの配下に前記カテゴリ情報記憶手段に記憶された前記規定文書名に対応する名称の文書ファイルが保管されているか否かを判定する文書保管判定手段、
    保管文書状況確認ファイルを生成して、前記文書保管判定手段により、前記指定フォルダの配下に保管されていると判定された前記規定文書名に対応する文書ファイルと、保管されていないと判定された前記規定文書名と、を識別可能に当該保管文書状況確認ファイルに出力する保管文書状況確認ファイル生成手段、
    として機能させるためのプログラム。
    
    
    

Images