JP2014056444A - 文書管理システム、文書管理サーバ及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】セキュリティを高めることができる文書管理システム、文書管理サーバ及びプログラムを提供する。
【解決手段】ユーザにより追加可能な複数の要素によって構成され、当該複数の要素それぞれに参照可能なユーザが指定された文書を記憶する文書記憶部１４１と、文書の配信を要求するユーザの認証情報を受け付ける受付部１５１と、文書の配信を要求したユーザの認証情報を用いて当該ユーザの認証を行う認証部１５５と、認証に成功した場合、複数の要素のうち認証されたユーザが指定されている要素を選択する選択部１５７と、文書として、選択された要素を配信する配信部１５９と、を備える。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理サーバ及びプログラムに関する。

会議等で使用される電子化された文書に対し、ユーザによるメモなどの書き込みも当該文書に追加された要素として管理する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。

しかしながら、上述した従来技術では、文書を閲覧可能な者は、当該文書だけでなく、当該文書に追加された要素も無条件に閲覧できてしまうため、セキュリティ上好ましくない。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、セキュリティを高めることができる文書管理システム、文書管理サーバ及びプログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明の一態様にかかる文書管理システムは、ユーザにより追加可能な複数の要素によって構成され、当該複数の要素それぞれに参照可能なユーザが指定された文書を記憶する文書記憶部と、前記文書の配信を要求するユーザの認証情報を受け付ける受付部と、前記文書の配信を要求した前記ユーザの認証情報を用いて当該ユーザの認証を行う認証部と、認証に成功した場合、前記複数の要素のうち認証された前記ユーザが指定されている要素を選択する選択部と、前記文書として、選択された前記要素を配信する配信部と、を備える。

また、本発明の別の態様にかかる文書管理サーバは、ユーザにより追加可能な複数の要素によって構成され、当該複数の要素それぞれに参照可能なユーザが指定された文書の配信を要求するユーザの認証情報を受け付ける受付部と、前記文書の配信を要求した前記ユーザの認証情報を用いて当該ユーザの認証を行う認証部と、認証に成功した場合、前記複数の要素のうち認証された前記ユーザが指定されている要素を選択する選択部と、前記文書として、選択された前記要素を配信する配信部と、を備える。

また、本発明の別の態様にかかるプログラムは、ユーザにより追加可能な複数の要素によって構成され、当該複数の要素それぞれに参照可能なユーザが指定された文書の配信を要求するユーザの認証情報を受け付ける受付ステップと、前記文書の配信を要求した前記ユーザの認証情報を用いて当該ユーザの認証を行う認証ステップと、認証に成功した場合、前記複数の要素のうち認証された前記ユーザが指定されている要素を選択する選択ステップと、前記文書として、選択された前記要素を配信する配信ステップと、をコンピュータに実行させるためのものである。

本発明によれば、セキュリティを高めることができるという効果を奏する。

図１は、第１実施形態の文書管理システムの構成の一例を示すブロック図である。 図２は、第１実施形態の文書管理サーバの構成の一例を示すブロック図である。 図３は、第１実施形態の文書の一例を示す図である。 図４は、第１実施形態の端末装置の構成の一例を示すブロック図である。 図５は、第１実施形態の文書管理システムで実行される新規文書のアップロード処理の一例を示すフローチャート図である。 図６は、第１実施形態の文書管理システムで実行される文書の配信処理の一例を示すフローチャート図である。 図７は、第１実施形態の文書管理システムで実行される既存文書のアップロード処理の一例を示すフローチャート図である。 図８は、第２実施形態の文書管理サーバの構成の一例を示すブロック図である。 図９は、第２実施形態の文書の一例を示す図である。 図１０は、第２実施形態の範囲テーブルの一例を示す図である。 図１１は、第２実施形態の端末装置の構成の一例を示すブロック図である。 図１２は、第２実施形態の文書管理システムで実行される文書の配信処理の一例を示すフローチャート図である。 図１３は、第２実施形態の文書管理システムで実行される文書の閲覧制御処理の一例を示すフローチャート図である。 図１４は、各実施形態の文書管理サーバ及び端末装置のハードウェア構成の一例を示す図である。

以下、添付図面を参照しながら、本発明にかかる文書管理システム、文書管理サーバ及びプログラムの実施形態を詳細に説明する。

（第１実施形態）
まず、本実施形態の文書管理システムの構成について説明する。

図１は、第１実施形態の文書管理システム１の構成の一例を示すブロック図である。図１に示すように、文書管理システム１は、文書管理サーバ１００と、端末装置２００−１〜２００−ｍ（ｍは自然数）とを、備える。文書管理サーバ１００と複数の端末装置２００−１〜２００−ｍとは、ネットワーク２を介して接続されている。ネットワーク２は、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットなどにより実現できる。

文書管理サーバ１００は、端末装置２００−１〜２００−ｍによって作成や編集（書き込み）された電子化された文書（以下、単に「文書」と称する）を管理し、端末装置２００−１〜２００−ｍによる当該文書へのアクセスを制御するものである。文書管理サーバ１００は、例えば、サーバ用の文書管理プログラムがインストールされたＰＣ（Personal Computer）などにより実現できる。

端末装置２００−１〜２００−ｍは、文書管理サーバ１００で管理されている文書にアクセスするものであり、例えば、クライアント用の文書アクセスプログラムがインストールされたノートＰＣ（Personal Computer）やタブレットなどの端末により実現できる。端末装置２００−１〜２００−ｍは、持ち運び可能な端末であることが好ましい。

なお、以下の説明では、端末装置２００−１〜２００−ｍを各々区別する必要がない場合は、単に端末装置２００と称する場合がある。

図２は、第１実施形態の文書管理サーバ１００の構成の一例を示すブロック図である。図２に示すように、文書管理サーバ１００は、通信部１１０と、操作部１２０と、表示部１３０と、記憶部１４０と、制御部１５０とを、備える。

通信部１１０は、ネットワーク２を介して端末装置２００などの外部機器と通信するものであり、ＮＩＣ（Network Interface Card）などの通信装置により実現できる。

操作部１２０は、各種操作の入力を行うものであり、キーボード、マウス、タッチパッド、及びタッチパネルなどの入力装置により実現できる。

表示部１３０は、各種画面を表示するものであり、液晶ディスプレイやタッチパネル式ディスプレイなどの表示装置により実現できる。

記憶部１４０は、文書管理サーバ１００で実行されるサーバ用の文書管理プログラムなどの各種プログラムや文書管理サーバ１００で行われる各種処理に使用されるデータなどを記憶する。記憶部１４０は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、メモリカード、光ディスク、ＲＯＭ（Read Only Memory）、及びＲＡＭ（Random Access Memory）などの磁気的、光学的、又は電気的に記憶可能な記憶装置により実現できる。記憶部１４０は、文書記憶部１４１を含む。

文書記憶部１４１は、端末装置２００によって作成や編集（書き込み）された電子化された文書を、当該文書を識別する文書識別情報と対応付けて記憶する。第１実施形態の文書は、ユーザにより追加可能な複数のフィールド（要素の一例）によって構成され、当該複数のフィールドそれぞれに参照可能なユーザが指定されている。

図３は、第１実施形態の文書の一例を示す図である。図３に示す例では、文書は、フィールド１〜フィールド３によって構成されており、各フィールドは、当該フィールドの識別子（Ｆｉｅｌｄ０など）であるフィールド識別情報、当該フィールドを作成したユーザである所有者を示す所有者情報、当該フィールドに記載されている内容、及び当該フィールドを参照可能なユーザである参照可能者情報を含んでいる。

制御部１５０は、文書管理サーバ１００の各部を制御するものであり、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などの制御装置により実現できる。制御部１５０は、受付部１５１と、変換部１５３と、認証部１５５と、選択部１５７と、配信部１５９と、更新部１６１とを、含む。ここで、制御部１５０は、記憶部１４０に記憶されているサーバ用の文書管理プログラムを起動（実行）することにより、受付部１５１、変換部１５３、認証部１５５、選択部１５７、配信部１５９、及び更新部１６１をソフトウェアとして実現する。

受付部１５１は、文書記憶部１４１に記憶されている文書の配信を要求するユーザの認証情報を受け付ける。具体的には、受付部１５１は、端末装置２００から送信される文書配信要求を受け付ける。文書配信要求には、配信を要求する文書の文書識別情報、及び端末装置２００を使用しているユーザの認証情報などが含まれている。ユーザの認証情報は、ユーザの認証に用いられる情報であればどのような情報であってもよいが、本実施形態では、ＩＣタグ等に記憶されている情報を用いるものとする。

また受付部１５１は、端末装置２００から送信される文書アップロード要求を受け付ける。文書アップロード要求には、アップロード対象の文書、及び文書の更新の場合には、アップロードを要求する文書の文書識別情報などが含まれている。

変換部１５３は、受付部１５１により新規文書の文書アップロード要求が受け付けられた場合、当該新規文書のフォーマットを、フィールドを追加可能な汎用フォーマットに変換し、文書記憶部１４１に登録（記憶）する。これにより、文書記憶部１４１に記憶されている文書のフォーマットは汎用フォーマットとなるため、当該文書をダウンロードしたユーザは、当該文書にフィールドを追加することができる。ここで、汎用フォーマットとは、例えば、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）形式などが該当する。

認証部１５５は、文書の配信を要求したユーザの認証情報を用いて当該ユーザの認証を行う。具体的には、認証部１５５は、受付部１５１により文書配信要求が受け付けられた場合、当該文書配信要求に含まれている認証情報を用いてユーザの認証を行う。ユーザの認証手法は、ＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）を用いた認証など公知の認証手法を用いればよい。また、ユーザの認証は、認証部１５５（文書管理サーバ１００）単独で行ってもよいし、図示せぬ外部サーバ（例えば、ＬＤＡＰサーバ）と連携して行ってもよい。なお、ユーザの認証を認証部１５５（文書管理サーバ１００）単独で行う場合、認証情報以外に必要な情報は、記憶部１４０に記憶しておけばよい。

選択部１５７は、認証部１５５による認証に成功した場合、配信が要求された文書（文書識別情報で指定された文書）を構成する複数のフィールドのうち認証されたユーザが指定されているフィールドを選択する。具体的には、選択部１５７は、配信が要求された文書を構成する複数のフィールドのうち認証されたユーザ（認証情報で特定されるユーザ）が参照可能者に指定されているフィールドを選択する。例えば、図３に示す例において、認証されたユーザが「Ｂ」である場合、選択部１５７は、「Ｂ」が指定されているフィールド１及びフィールド２を選択する。

配信部１５９は、配信が要求された文書（文書識別情報で指定された文書）として、選択部１５７により選択されたフィールドを、文書配信要求を送信した端末装置２００に配信する。

更新部１６１は、受付部１５１により既存文書を更新するための文書アップロード要求が受け付けられた場合、文書記憶部１４１に記憶されているアップロードが要求された文書（文書識別情報で指定された文書）を、アップロード対象の文書で更新して記憶する。これにより、更新された文書には、新たなフィールドが付加される。

なお、文書管理サーバ１００は、上述した各部の全てを必須の構成とする必要はなく、その一部を省略した構成としてもよい。

図４は、第１実施形態の端末装置２００の構成の一例を示すブロック図である。図４に示すように、端末装置２００は、通信部２１０と、操作部２２０と、表示部２３０と、認証情報入力部２４０と、記憶部２５０と、制御部２６０とを、備える。

通信部２１０は、ネットワーク２を介して文書管理サーバ１００などの外部機器と通信するものであり、ＮＩＣなどの通信装置により実現できる。

操作部２２０は、各種操作の入力を行うものであり、キーボード、マウス、タッチパッド、及びタッチパネルなどの入力装置により実現できる。

表示部２３０は、各種画面を表示するものであり、液晶ディスプレイやタッチパネル式ディスプレイなどの表示装置により実現できる。

認証情報入力部２４０は、端末装置２００を使用するユーザの認証情報を入力するものであり、例えば、ＮＦＣ（Near Field Communication）デバイスなど近距離無線通信が可能な通信装置により実現できる。なお本実施形態では、認証情報入力部２４０をＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）リーダで実現し、端末装置２００を使用するユーザが保持するＩＣタグから当該ユーザの認証情報を入力する（読み出す）ものとするが、これに限定されるものではない。

記憶部２５０は、端末装置２００で実行されるクライアント用の文書アクセスプログラムなどの各種プログラムや端末装置２００で行われる各種処理に使用されるデータなどを記憶する。記憶部２５０は、例えば、ＨＤＤ、ＳＳＤ、メモリカード、光ディスク、ＲＯＭ、及びＲＡＭなどの磁気的、光学的、又は電気的に記憶可能な記憶装置により実現できる。

制御部２６０は、端末装置２００の各部を制御するものであり、ＣＰＵなどの制御装置により実現できる。制御部２６０は、要求部２６１と、受付部２６３と、文書制御部２６５とを、含む。ここで、制御部２６０は、記憶部２５０に記憶されているクライアント用の文書アクセスプログラムを起動（実行）することにより、要求部２６１、受付部２６３、及び文書制御部２６５をソフトウェアとして実現する。

要求部２６１は、文書管理サーバ１００に対し、配信を要求する文書の文書識別情報、及び認証情報入力部２４０により入力された認証情報などを含む文書配信要求を行ったり、アップロード対象の文書、及び文書の更新の場合には、アップロードを要求する文書の文書識別情報などを含む文書アップロード要求を行ったりする。

受付部２６３は、要求部２６１により文書配信要求が行われた場合、文書管理サーバ１００から配信された文書を受け付ける。

文書制御部２６５は、受付部２６３により受け付けられた文書を制御する。具体的には、文書制御部２６５は、受付部２６３により受け付けられた文書を表示部２３０に表示させたり、操作部２２０からの入力に基づいて受付部２６３により受け付けられた文書にフィールドを追加して書き込みを行ったりする。具体的には、文書制御部２６５は、フィールドが追加されると、フィールド識別情報及び所有者情報を自動的に書き込み、操作部２２０からの入力に基づいて、記載内容及び参照可能者情報などを書き込む。また文書制御部２６５は、新規文書を作成したりもする。

なお、端末装置２００は、上述した各部の全てを必須の構成とする必要はなく、その一部を省略した構成としてもよい。

次に、本実施形態の会議システムの動作について説明する。

図５は、第１実施形態の文書管理システム１で実行される新規文書のアップロード処理の一例を示すフローチャート図である。

まず、端末装置２００の文書制御部２６５は、新規文書を作成する（ステップＳ１０１）。なお、新規文書のフォーマットは、文書管理サーバ１００で汎用フォーマットに変換可能なフォーマットであればどのようなフォーマットであってもよい。

続いて、端末装置２００の要求部２６１は、文書管理サーバ１００に対して、文書制御部２６５により作成された新規文書などを含む文書アップロード要求を行い、新規文書をアップロードする（ステップＳ１０３）。

続いて、文書管理サーバ１００の受付部１５１は、端末装置２００から文書アップロード要求を受け付け、新規文書を受信する（ステップＳ１０５）。

続いて、文書管理サーバ１００の変換部１５３は、受付部１５１により受け付けられた文書アップロード要求に含まれる新規文書のフォーマットを、フィールドを追加可能な汎用フォーマットに変換し（ステップＳ１０７）、当該新規文書を識別する文書識別情報を対応付けて文書記憶部１４１に登録する（ステップＳ１０９）。

図６は、第１実施形態の文書管理システム１で実行される文書の配信処理の一例を示すフローチャート図である。

まず、文書管理サーバ１００の受付部１５１は、端末装置２００から、配信を要求する文書の文書識別情報及び端末装置２００を使用しているユーザの認証情報などを含む文書配信要求を受け付ける（ステップＳ２０１）。

続いて、文書管理サーバ１００の認証部１５５は、受付部１５１により受け付けられた文書配信要求に含まれる端末装置２００を使用するユーザの認証情報を用いてユーザの認証を行う（ステップＳ２０３）。

なお、ユーザの認証に失敗した場合（ステップＳ２０５でＮｏ）、処理は終了となる。

一方、ユーザの認証に成功した場合（ステップＳ２０５でＹｅｓ）、文書管理サーバ１００の選択部１５７は、変数ｎを０に初期化する（ステップＳ２０７）。

続いて、選択部１５７は、認証部１５５により認証されたユーザ（認証情報で特定されるユーザ）が、配信が要求された文書（文書配信要求に含まれる文書識別情報で指定された文書）を構成するフィールドｎの参照可能者に指定されているか否かを確認する（ステップＳ２０９）。

フィールドｎの参照可能者に指定されている場合（ステップＳ２０９でＹｅｓ）、選択部１５７は、当該フィールドｎを配信対象に追加する（ステップＳ２１１）。

一方、フィールドｎの参照可能者に指定されていない場合（ステップＳ２０９でＮｏ）、ステップＳ２１１の処理は行われない。

続いて、選択部１５７は、配信が要求された文書を構成する全てのフィールドを確認していなければ（ステップＳ２１３でＮｏ）、変数ｎをインクリメントし（ステップＳ２１５）、ステップＳ２０９へ戻る。

一方、選択部１５７が、配信が要求された文書を構成する全てのフィールドを確認していれば（ステップＳ２１３でＹｅｓ）、文書管理サーバ１００の配信部１５９は、配信が要求された文書として、配信対象のフィールドを端末装置２００に配信する（ステップＳ２１７）。

図７は、第１実施形態の文書管理システム１で実行される既存文書のアップロード処理の一例を示すフローチャート図である。

まず、端末装置２００の受付部２６３は、文書管理サーバ１００から配信された文書を受け付ける（ステップＳ３０１）。

続いて、端末装置２００の文書制御部２６５は、受付部２６３により受け付けられた文書を表示部２３０に表示させ、操作部２２０からの入力に基づいて、当該文書にフィールドを追加して書き込みを行う（ステップＳ３０３）。

続いて、端末装置２００の要求部２６１は、文書管理サーバ１００に対して、文書制御部２６５によりフィールドが追加された文書、及び当該文書の文書識別情報などを含む文書アップロード要求を行い、当該文書をアップロードする（ステップＳ３０５）。

続いて、文書管理サーバ１００の受付部１５１は、端末装置２００から文書アップロード要求を受け付け、フィールドが追加された文書を受信する（ステップＳ３０７）。

続いて、文書管理サーバ１００の更新部１６１は、文書記憶部１４１に登録（記憶）されているアップロードが要求された文書（文書識別情報で指定された文書）を、受付部１５１により受け付けられたフィールドが追加された文書で更新して記憶する（ステップＳ３０９）。

以上のように第１実施形態によれば、文書の配信要求が行われた場合、当該文書を構成する各フィールドのうち配信要求を行ったユーザが参照可能者に指定されているフィールドのみ配信が行われる。このため第１実施形態によれば、参照可能者に指定されていないユーザが当該フィールドを閲覧することを防止できるため、文書のセキュリティを高めることができる。

（第２実施形態）
第２実施形態では、ユーザ（端末装置）の位置を考慮して文書の配信を制御する例について説明する。以下では、第１実施形態との相違点の説明を主に行い、第１実施形態と同様の機能を有する構成要素については、第１実施形態と同様の名称・符号を付し、その説明を省略する。

図８は、第２実施形態の文書管理サーバ３００の構成の一例を示すブロック図である。図８に示すように、文書管理サーバ３００は、記憶部３４０が範囲テーブル記憶部３４３を更に含む点、並びに制御部３５０の受付部３５１及び選択部３５７の処理内容が第１実施形態と相違する。

また第２実施形態では、文書を構成するフィールドの内容も第１実施形態と相違する。

図９は、第２実施形態の文書の一例を示す図である。図９に示す例では、各フィールドは、フィールド識別情報、所有者情報、内容、及び参照可能者情報に加え、当該フィールドを参照可能な範囲を示す参照可能範囲情報、及び当該フィールドの機密レベルを示す機密情報を含んでいる。

範囲テーブル記憶部３４３は、参照可能範囲を示す参照可能範囲情報と、参照可能範囲の具体的な位置を特定する位置情報と、機密レベルを示す機密情報とを、対応付けた範囲テーブルを記憶する。

図１０は、第２実施形態の範囲テーブルの一例を示す図である。図１０に示す例では、参照可能範囲としてＸ社の本社、営業所、及び事業所が記載されており、それぞれ、位置情報として測位された具体的な位置、機密情報として機密レベルが記載されている。なお、機密レベルは、極秘＞秘＞社外秘の順で高いものとする。つまり、極秘は、秘及び社外秘も満足し、秘は、社外秘も満足するものとする。

受付部３５１は、文書記憶部１４１に記憶されている文書の配信を要求するユーザの位置を示す位置情報を更に受け付ける。なお第２実施形態では、文書配信要求には、文書識別情報及び認証情報に加え、端末装置４００を使用しているユーザ（端末装置４００）の位置を示す位置情報が含まれている。

選択部３５７は、認証部１５５による認証に成功した場合、配信が要求された文書（文書識別情報で指定された文書）を構成する複数のフィールドのうち、認証されたユーザが指定され、文書配信要求に含まれる位置情報が示す位置が指定された参照可能範囲に含まれているフィールドを選択する。

より詳細には、選択部３５７は、認証部１５５による認証に成功した場合、配信が要求された文書（文書識別情報で指定された文書）を構成する複数のフィールドのうち、認証されたユーザが指定され、文書配信要求に含まれる位置情報が示す位置が指定され、かつ当該位置の機密レベルが指定された機密レベルを満足するフィールドを選択する。

例えば、図９及び図１０に示す例において、認証されたユーザが「Ｂ」であり、文書配信要求に含まれる位置情報が示す位置が[（北緯ＯＯＯ，東経ＰＰＰ），（北緯ＱＱＱ，東経ＲＲＲ）]に含まれる位置であるとする。この場合、「Ｂ」が参照可能者として指定されているフィールドは、フィールド０及びフィールド１である（図９参照）。また、端末装置４００を使用しているユーザの位置（文書配信要求に含まれる位置情報が示す位置）は本社であり（図１０参照）、本社が参照可能範囲として指定されているフィールドは、フィールド０及びフィールド１である（図９参照）。更に、本社の機密レベルは極秘であり（図１０参照）、極秘の機密レベルを満足するフィールドは、フィールド０〜フィールド２である（図９参照）。このため、選択部１５７は、全ての条件を満足するフィールド０及びフィールド１を選択する。

図１１は、第２実施形態の端末装置４００の構成の一例を示すブロック図である。図１１に示すように、端末装置４００は、測位部４７０を更に含む点、記憶部４５０が範囲テーブル記憶部４５１を更に含む点、並びに制御部４６０の要求部４６１及び文書制御部４６５の処理内容が第１実施形態と相違する。

測位部４７０は、端末装置４００（端末装置４００を使用するユーザ）の位置を測位するものであり、例えば、ＧＰＳ衛星からの電波を受信するＧＰＳ受信機などにより実現できる。

範囲テーブル記憶部４５１は、参照可能範囲を示す参照可能範囲情報と、参照可能範囲の具体的な位置を特定する位置情報と、機密レベルを示す機密情報とを、対応付けた範囲テーブルを記憶する。範囲テーブル記憶部４５１が記憶する範囲テーブルは、文書管理サーバ３００の範囲テーブル記憶部３４３が記憶する範囲テーブルと同一であるものとするが、これに限定されず、例えば、機密情報を削除したテーブルであってもよい。つまり、範囲テーブル記憶部４５１は、図１０に示す範囲テーブルを記憶する。

要求部４６１は、文書管理サーバ３００に対し、配信を要求する文書の文書識別情報、認証情報入力部２４０により入力された認証情報、及び測位部４７０により測位された位置を示す位置情報などを含む文書配信要求を行う。

文書制御部４６５は、受付部２６３により受け付けられた文書を表示部２３０に表示させ、位置情報が示す位置が当該文書を構成するフィールドで指定された範囲に含まれなくなった場合、配信された文書を閲覧不可能にする。

例えば、端末装置４００を使用するユーザが「Ｂ」であり、文書管理サーバ３００から、文書として、図９に示す文書のフィールド０及びフィールド１が配信されており、測位部４７０により測位された位置が[（北緯ＯＯＯ，東経ＰＰＰ），（北緯ＱＱＱ，東経ＲＲＲ）]に含まれる位置であるとする。この場合、端末装置４００を使用しているユーザの位置（測位部４７０により測位された位置）は本社であり（図１０参照）、フィールド０及びフィールド１は、本社が参照可能範囲として指定されている（図９参照）。このため、文書制御部４６５は、受付部２６３により受け付けられた文書を表示部２３０に表示し続ける。

一方、測位部４７０により測位された位置が[（北緯ＯＯＯ，東経ＰＰＰ），（北緯ＱＱＱ，東経ＲＲＲ）]に含まれない位置に変化したとする。この場合、端末装置４００を使用しているユーザの位置（測位部４７０により測位された位置）は本社外であり（図１０参照）、フィールド０及びフィールド１は、本社外が参照可能範囲として指定されていない（図９参照）。このため、文書制御部４６５は、受付部２６３により受け付けられた文書を表示部２３０への表示を終了し、文書を閲覧不可能にする。

図１２は、第２実施形態の文書管理システムで実行される文書の配信処理の一例を示すフローチャート図である。

まず、文書管理サーバ３００の受付部３５１は、端末装置４００から、配信を要求する文書の文書識別情報、端末装置４００を使用しているユーザの認証情報、及び端末装置４００（端末装置４００を使用するユーザ）の位置を示す位置情報などを含む文書配信要求を受け付ける（ステップＳ４０１）。

続いて、ステップＳ４０３〜ステップＳ４０９までの処理は、図６に示すフローチャートのステップＳ２０３〜ステップＳ２０９までの処理と同様である。

フィールドｎの参照可能者に指定されている場合（ステップＳ４０９でＹｅｓ）、選択部３５７は、図１０に示す範囲テーブルを参照して、文書配信要求に含まれる位置情報が示す位置に対応する参照可能範囲情報及び機密情報を取得する。そして選択部３５７は、取得した参照可能範囲情報が示す参照可能範囲がフィールドｎの参照可能範囲に指定され、かつ取得した機密情報が示す機密レベルがフィールドｎの機密レベルに指定されているか否かを確認する（ステップＳ４１０）。

フィールドｎの参照可能範囲及び機密レベルに指定されている場合（ステップＳ４１０でＹｅｓ）、ステップＳ４１１へ進み、フィールドｎの参照可能範囲及び機密レベルに指定されていない場合（ステップＳ４１０でＮｏ）、ステップＳ４１３へ進む。

以降の、ステップＳ４１１〜ステップＳ４１７までの処理は、図６に示すフローチャートのステップＳ２１１〜ステップＳ２１７までの処理と同様である。

図１３は、第２実施形態の文書管理システムで実行される文書の閲覧制御処理の一例を示すフローチャート図である。なお、図１３に示す処理は定期的に行われる。

まず、端末装置４００の文書制御部４６５は、受付部２６３により受け付けられた文書を表示部２３０に表示させると、測位部４７０が測位した端末装置４００を使用しているユーザの位置を取得する。そして、文書制御部４６５は、図１０に示す範囲テーブルを参照して、ユーザの位置に対応する参照可能範囲情報を取得し、取得した参照可能範囲情報が示す参照可能範囲が表示部２３０に表示中の文書を構成するフィールドの参照可能範囲に指定されているか否かを確認する（ステップＳ５０１）。

フィールドの参照可能範囲に指定されている場合（ステップＳ５０１でＹｅｓ）、文書制御部４６５は、受付部２６３により受け付けられた文書の表示部２３０への表示を継続する。

一方、フィールドの参照可能範囲に指定されていない場合（ステップＳ５０１でＮｏ）、文書制御部４６５は、受付部２６３により受け付けられた文書の表示部２３０への表示を終了し、文書を閲覧不可能にする（ステップＳ５０３）。

以上のように第２実施形態によれば、文書の配信要求が行われた場合、当該文書を構成する各フィールドのうち、配信要求を行ったユーザが参照可能者に指定され、かつ配信要求を行ったユーザの位置が参照可能範囲に含まれているフィールドのみ配信が行われる。このため第２実施形態によれば、参照可能者に指定されていないユーザが当該フィールドを閲覧することを防止するだけでなく、参照可能範囲外での当該フィールドの閲覧を防止できるため、文書のセキュリティをより高めることができる。また第２実施形態によれば、当初は参照可能範囲内であってもその後参照可能範囲外にユーザが移動した場合にも、当該フィールドの閲覧を防止できるため、文書のセキュリティをより高めることができる。

また第２実施形態によれば、機密レベルによる閲覧制限も行っているためより細かな閲覧制限をかけることも可能である。

（変形例）
なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、種々の変形が可能である。

（ハードウェア構成）
図１４は、各実施形態の文書管理サーバ及び端末装置のハードウェア構成の一例を示す図である。各実施形態の各装置は、ＣＰＵなどの制御装置８１０と、ＲＯＭやＲＡＭなどの記憶装置８２０と、ＨＤＤなどの外部記憶装置８３０と、ディスプレイなどの表示装置８４０と、キーボードやマウスなどの入力装置８５０と、通信インタフェース８６０と、を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

各実施形態の各装置で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、メモリカード、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、フレキシブルディスク（ＦＤ）等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体に記憶されて提供される。

また、各実施形態の各装置を、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するようにしてもよい。また、各実施形態の各装置で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するようにしてもよい。また、各実施形態の各装置で実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するようにしてもよい。

各実施形態の各装置で実行されるプログラムは、上述した各部をコンピュータ上で実現させるためのモジュール構成となっている。実際のハードウェアとしては、ＣＰＵがＨＤＤからプログラムをＲＡＭ上に読み出して実行することにより、上記各部がコンピュータ上で実現されるようになっている。

１ 文書管理システム
２ ネットワーク
１００、３００ 文書管理サーバ
１１０ 通信部
１２０ 操作部
１３０ 表示部
１４０、３４０ 記憶部
１４１ 文書記憶部
１５０、３５０ 制御部
１５１、３５１ 受付部
１５３ 変換部
１５５ 認証部
１５７、３５７ 選択部
１５９ 配信部
１６１ 更新部
２００−１〜２００−ｍ（２００）、４００ 端末装置
２１０ 通信部
２２０ 操作部
２３０ 表示部
２４０ 認証情報入力部
２５０、４５０ 記憶部
２６０、４６０ 制御部
２６１、４６１ 要求部
２６３ 受付部
２６５、４６５ 文書制御部
３４３ 範囲テーブル記憶部
４５１ 範囲テーブル記憶部
４７０ 測位部
８１０ 制御装置
８２０ 記憶装置
８３０ 外部記憶装置
８４０ 表示装置
８５０ 入力装置
８６０ 通信インタフェース

特開２００６−１４６４１５号公報

Claims (6)

1. ユーザにより追加可能な複数の要素によって構成され、当該複数の要素それぞれに参照可能なユーザが指定された文書を記憶する文書記憶部と、
   前記文書の配信を要求するユーザの認証情報を受け付ける受付部と、
   前記文書の配信を要求した前記ユーザの認証情報を用いて当該ユーザの認証を行う認証部と、
   認証に成功した場合、前記複数の要素のうち認証された前記ユーザが指定されている要素を選択する選択部と、
   前記文書として、選択された前記要素を配信する配信部と、
   を備える文書管理システム。
2. 前記文書は、前記複数の要素それぞれに参照可能な範囲が指定され、
   前記受付部は、前記文書の配信を要求する前記ユーザの位置を示す位置情報を更に受け付け、
   前記選択部は、前記複数の要素のうち、認証された前記ユーザが指定され、かつ前記位置情報が示す位置が指定された前記範囲に含まれる要素を選択する請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記文書は、前記複数の要素それぞれに機密レベルが指定され、
   前記選択部は、前記複数の要素のうち、認証された前記ユーザが指定され、前記位置情報が示す位置が指定された前記範囲に含まれ、かつ前記位置情報が示す位置の機密レベルが指定された前記機密レベルを満足する要素を選択する請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記位置情報が示す位置が指定された前記範囲に含まれなくなった場合、配信された前記文書を閲覧不可能にする文書制御部を更に備える請求項２又は３に記載の文書管理システム。
5. ユーザにより追加可能な複数の要素によって構成され、当該複数の要素それぞれに参照可能なユーザが指定された文書の配信を要求するユーザの認証情報を受け付ける受付部と、
   前記文書の配信を要求した前記ユーザの認証情報を用いて当該ユーザの認証を行う認証部と、
   認証に成功した場合、前記複数の要素のうち認証された前記ユーザが指定されている要素を選択する選択部と、
   前記文書として、選択された前記要素を配信する配信部と、
   を備える文書管理サーバ。
6. ユーザにより追加可能な複数の要素によって構成され、当該複数の要素それぞれに参照可能なユーザが指定された文書の配信を要求するユーザの認証情報を受け付ける受付ステップと、
   前記文書の配信を要求した前記ユーザの認証情報を用いて当該ユーザの認証を行う認証ステップと、
   認証に成功した場合、前記複数の要素のうち認証された前記ユーザが指定されている要素を選択する選択ステップと、
   前記文書として、選択された前記要素を配信する配信ステップと、
   をコンピュータに実行させるためのプログラム。

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