JP2014010758A - ファイル管理装置、ファイル管理方法、及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】本発明によるシステムは、検索に使用された文字列を記憶する機能と、メタデータに含まれるキーワードとその頻度を抽出する機能と、このキーワードと同じメタデータに出現する別のキーワードとその頻度を抽出する機能と、検索履歴に含まれる文字列とその頻度を抽出する機能と、抽出した各キーワードと頻度に基づいて仮想フォルダを生成する機能を有している。メタデータからキーワードを抽出する際には、キーワードと考えられる文字列を網羅的に抽出する。また、仮想フォルダを生成する際には、仮想上位フォルダと仮想下位フォルダの少なくとも2階層の階層構造を持つようにする。仮想下位フォルダを生成する際には、頻度が同等の仮想下位フォルダ候補が存在した場合は、より長い文字列の候補を採用する。
【選択図】図17
Description
図1は、本発明の実施形態による仮想分類装置(ファイル管理装置や文書処理装置ということもできる)の概略構成を示す機能ブロック図である。この仮想分類装置は、必要な演算処理及び制御処理等を行う中央処理装置(プロセッサ)100と、データの入出力を行うための入出力装置110と、中央処理装置100での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ120と、中央処理装置100での処理後のデータを格納する記憶装置130と、中央処理装置100での処理対象となるデータを格納するデータメモリ140と、を有している。
図2は、記憶装置130内のメタデータファイル131の一例を示す図である。本発明の実施形態では、メタデータファイル131に登録された各ファイル(ファイル001、002、003、・・・・)は、メタデータ202と共にメタデータファイル131内で管理されるものとする。従って、メタデータ202が未登録のファイルはここには登録されていないものとする。
図3は、記憶装置130内の検索ログデータ132の一例を示す図である。検索ログデータ132は、ユーザから入力された検索クエリとその日時303が記載されたデータである。検索クエリは、複数のデータを保持する。図3は、二種類のデータ(検索クエリA301、検索クエリB302)を保持している場合の例を示す。これはユーザが検索クエリA301と検索クエリB302でAND検索を行ったログであることを示す。図3の例において、一行目のデータは、「契約書」と「文書管理システム」がAND検索されたログであることを示す。検索クエリB302が空欄の場合は、検索クエリA301のみで検索を行ったログであることを示す。
図4は、記憶装置130内の仮想フォルダデータ133の一例を示す図である。この仮想フォルダデータは最終的に生成された仮想フォルダの情報を示している。
図5は、データメモリ140内の抽出キーワードデータ141の一例を示す図である。抽出キーワードデータ141は、メタデータファイル131における文字列情報(例えば、ファイルパス203、文書種別204、顧客名205等)を基に、特徴的な単語(抽出キーワード)501と、その頻度502が記載されたデータである。頻度502は、記憶装置130におけるメタデータファイル131において、当該キーワードを含むファイルの件数を表している。図5の例では、メタデータファイル131に登録されているファイルには、「検収」というキーワードを含むファイルが292件存在することを表している。
図6は、データメモリ140内の検索キーワード管理データ142の一例を示す図である。検索キーワード管理データ142は、記憶装置130における検索ログデータ132をもとに生成されるデータである。検索クエリA601及び検索クエリB602は、検索ログデータ132の検索クエリA301及び検索クエリB302の組み合わせを表す。組み合わせを表すため、検索クエリA301と検索クエリB302の文字列が入れ替わっていた場合も同一データとなる。この際、文字コードでソートされ、検索クエリA601と検索クエリB602の順番は統一される。例えば、検索クエリA301と検索クエリB302が、「契約, 書類」の場合と、「書類, 契約」の場合は、検索クエリA601と検索クエリB602は、「契約, 書類」のように統一される。出現頻度603は、検索ログデータ132において、検索クエリA301と検索クエリB302の組み合わせが出現した件数を表す。検索クエリA301とB302のいずれか一方が空欄の場合は、検索クエリB602は空欄となる。
図7は、データメモリ140内の共起キーワードデータ143の一例を示す図である。共起キーワードデータ143は、データメモリ140内の抽出キーワードデータ141から得られる抽出キーワード701と、記憶装置130内のメタデータファイル131において、抽出キーワード701の文字列と共に出現する別のキーワードである共起キーワード702と、抽出キーワード701と共起キーワード702の組み合わせの頻度703が記載されたデータである。頻度703は、メタデータファイル131において、当該キーワードの組み合わせを含むファイルの件数を表している。図7の例では、メタデータファイル131に登録されているファイルには、「納品書」というキーワードと、「検収」というキーワードを共に含むファイルが80件存在することを表している。別の例を挙げると、図2における文書011や文書008の文書種別204は、「納品書兼検収依頼書」や「契約書等審査票」となっている。このように独立した文言(キーワード)が「兼」や「等」、さらには「/」「+」等の記号によって区切られている場合、この独立したキーワードは同一メタデータ内に一緒に出現する可能性が高く、共起キーワードとなる。
図8は、データメモリ140内の仮想上位フォルダデータ144の一例を示す図である。仮想上位フォルダデータ144は、仮想上位フォルダの検索条件となる文字列の候補であり、検索キーワード管理データ142から抽出されたキーワード801と、抽出キーワードデータ141において、当該キーワードの頻度を表す抽出キーワード頻度802と、検索キーワード管理データ142において、当該キーワードの頻度を表す検索頻度803と、抽出キーワード頻度802及び検索頻度803に基づいて算出されるスコア804が記載されたデータである。スコア804は、当該キーワードの仮想上位フォルダとしての適合の度合いを表している。仮想フォルダ生成プログラム123は、スコア804に基づいて仮想上位フォルダを決定する。
図9は、データメモリ140内の仮想下位フォルダデータ145の一例を示す図である。仮想下位フォルダデータ145は、仮想下位フォルダの検索条件の文字列の組み合わせとなる、キーワードA901及びキーワードB902と、抽出キーワードデータ141において、当該キーワードの件数を表す抽出キーワード頻度903と、検索キーワード管理データ142において、当該キーワードの組み合わせを含むデータの件数を表す検索頻度904と、共起キーワードデータ143において、当該キーワードの組み合わせを含むデータの件数を表す共起頻度905と、抽出キーワード頻度903及び検索頻度904及び共起頻度905に基づいて算出されるスコア906が記載されたデータである。
図17は、仮想分類プログラム124が生成する仮想分類の表示画面(GUI)の一例を示す図である。図17に示されるように、GUIのウインドウでは、左側のペインに、ファイルを検索するための検索機能1701と、仮想フォルダによるツリー表示1702が表示され、右側のペインに、検索機能、あるいは仮想フォルダを選択されることによって、該当するファイルの検索結果1703が表示される。
上述の構成を有する文書処理装置において行われる処理(図17のGUI上での操作に対応する処理)の概要についてまず説明する。この際の動作主体は、特に断らない限りは中央処理装置100であり、中央処理装置100が各種プログラムを読み込み、実行する。
図10は、キーワード登録プログラム122が実行するキーワード登録処理を説明するためのフローチャートである。ここでは、動作主体がキーワード登録プログラム122であるとして説明する。
図11は、キーワード登録プログラムが実行する、抽出キーワード登録処理を説明するためのフローチャートである。ここでは、動作主体がキーワード登録プログラム122であるとして説明する。
図12は、キーワード登録プログラムが実行する、検索キーワード登録処理を説明するためのフローチャートである。ここでは、動作主体がキーワード登録プログラム122であるとして説明する。
図13は、キーワード登録プログラムが実行する、共起キーワード登録処理を説明するためのフローチャートである。ここでは、動作主体がキーワード登録プログラム122であるとして説明する。
図14は、仮想フォルダ生成プログラム123が実行する仮想フォルダ生成処理を説明するためのフローチャートである。仮想フォルダ生成処理では、データメモリ140における抽出キーワードデータ141、検索キーワード管理データ142、共起キーワードデータ143を基に、仮想上位フォルダデータ144と仮想下位フォルダデータ145を生成し、さらにそのデータを基に、記憶装置130における仮想フォルダデータ133を生成する。
図15は、仮想フォルダ生成プログラム123が実行する仮想下位フォルダ生成処理を説明するためのフローチャートである。仮想下位フォルダ生成処理では、仮想上位フォルダに指定されたキーワードを基に仮想下位フォルダとなるキーワードを選定する。ここでは、動作主体が仮想フォルダ生成プログラム123であるとして説明する。
以上説明したように、本実施の形態によれば、メタデータファイル上で管理されている複数の物理的なファイル(物理ファイル)のメタデータ(特に、各属性情報)を構成する文字列から形態素解析等を用いて複数のキーワードを抽出し、また、ユーザが検索時に使用した検索クエリのログデータから検索クエリのキーワードを抽出し、また、メタデータから抽出したキーワードと共に出現することが多いキーワードを、メタデータから抽出し、それらのキーワードから、仮想フォルダとしての適合の度合いを示すスコアを算出する。そして、スコアが所定値以上のキーワードを用いて規定数分の仮想上位フォルダを生成し、さらに、仮想上位フォルダのキーワードを含む別のキーワードを用いて、その仮想上位フォルダと関連付けられる仮想下位フォルダを生成する。また、生成した仮想上位フォルダと仮想下位フォルダとの関係、及び仮想上位フォルダ及び仮想下位フォルダの内容を表示する仮想分類表示(図17)を画面上にGUIとして表示する。このようにすることにより、ファイルを自動的に仮想分類すことが容易になり、仮想フォルダを使用したファイル管理を効率的に実現できる。一般に、人間が仮想フォルダを生成する場合、出現頻度が多い文字列や、検索に頻繁に使用する文字列や、出現頻度が多い文字列と共に出現することが多い文字列で仮想フォルダを定義する傾向があると考えられる。そのため、本発明は、人間の思考に沿った処理を行っていると考えられ、人間の分類方針に近い分類が可能になる。また、仮想上位フォルダは様々な文字列を包括するように生成されるため、類似した仮想上位フォルダが生成されることが少なく、洗練された処理結果となる。さらに、仮想上位フォルダに含まれるファイルの中で、頻出するキーワードや検索に頻繁に使用されるキーワードを基に仮想下位フォルダを生成するため、より細かい粒度でも効率良くファイルを検索することが可能である。
110・・・入出力装置
111・・・表示装置
112・・・キーボード
113・・・ポインティングデバイス(マウス)
120・・・プログラムメモリ
121・・・検索プログラム
122・・・キーワード登録プログラム
123・・・仮想フォルダ生成プログラム
124・・・仮想分類プログラム
130・・・記憶装置
131・・・メタデータファイル
132・・・検索ログデータ
133・・・仮想フォルダデータ
140・・・データメモリ
141・・・抽出キーワードデータ
142・・・検索キーワード管理データ
143・・・共起キーワードデータ
144・・・仮想上位フォルダデータ
145・・・仮想下位フォルダデータ
Claims (10)
- 複数の物理ファイルを分類し、管理するファイル管理装置であって、
前記複数の物理ファイルを分類するための仮想フォルダを生成するプログラムを実行するプロセッサと、
前記複数の物理ファイルのメタデータを管理するためのメタデータ管理情報と、検索履歴を管理するための検索ログ情報とを格納する記憶装置と、を有し、
前記仮想フォルダは、前記複数の物理ファイル或いはそれらを格納する複数の物理フォルダが存在する場所とは無関係に、前記複数の物理ファイル及び物理フォルダのリンク情報を管理するための非実体的なフォルダであり、
前記プロセッサは、
前記メタデータ管理情報の前記複数のファイルのメタデータを構成する各構成文字列から複数のメタデータキーワードを抽出し、当該抽出した各メタデータキーワードの出現頻度を示す第1の出現頻度情報を取得し、
前記検索ログ情報の前記複数の検索履歴を構成する各検索文字列から複数の検索キーワードを抽出し、当該抽出した各検索キーワードの出現頻度を示す第2の出現頻度情報を取得し、
前記第1及び第2の出現頻度情報で示される各キーワードの頻度を重み付け加算することにより、前記各キーワードのスコアである第1のスコアを算出し、
前記第1のスコアが所定値以上のキーワードを用いて規定数分の仮想上位フォルダを生成し、
前記作成した仮想上位フォルダを、表示画面上に表示する、
ことを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1において、
前記プロセッサは、
前記仮想上位フォルダの生成に用いたキーワードを含む別のキーワードである包含キーワード、前記仮想上位フォルダの生成に用いたキーワードと同一メタデータ内に含まれる別のキーワードである併用キーワード、及び前記仮想上位フォルダの生成に用いたキーワードと同時に検索される別のキーワードである共起キーワードの少なくとも1つを用いて、前記仮想上位フォルダに関連付けられる仮想下位フォルダを生成し、
前記生成した仮想上位フォルダと仮想下位フォルダとの関係、及び前記仮想上位フォルダ及び仮想下位フォルダの内容を表示する仮想分類表示を前記表示画面上に行う、
ことを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項2において、
前記プロセッサは、
前記仮想上位フォルダの生成に用いたキーワードと前記共起キーワードの組み合わせが検索の際に用いられた出現頻度を示す第3の出現頻度情報を取得し、
前記包含キーワードについての前記第1及び第2の出現頻度情報、及び前記併用キーワード及び前記共起キーワードについての前記第2及び第3の出現頻度情報で示される、仮想下位フォルダ生成に用いる各キーワードの頻度を重み付け加算することにより、前記仮想下位フォルダ生成に用いる各キーワードのスコアである第2のスコアを算出し、
前記第2のスコアが所定値以上のキーワードを用いて、規定数分の前記仮想下位フォルダを生成する、
ことを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項3において、
前記プロセッサは、所定長さ以上の文字列を有するキーワードで前記仮想下位フォルダを生成することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項3において、
前記プロセッサは、前記仮想下位フォルダの生成処理の対象となっている対象キーワードを含む、より長い文字列で構成される下位概念キーワードがあるとき、当該下位概念キーワードの前記第2のスコアが(前記対象キーワードの前記第2のスコア−所定値)以上である場合には、前記元キーワードを用いずに前記下位概念キーワードで前記仮想下位フォルダを生成することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1において、
前記プロセッサは、既存の仮想上位フォルダを構成する文字列を含む下位概念キーワードについて仮想上位フォルダを生成するか否か判断する場合、前記既存の仮想上位フォルダを構成する文字列の前記第1のスコアと前記下位概念キーワードの前記第1のスコアとを比較し、大きい方を用いて仮想上位フォルダを構成することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項6において、
前記プロセッサは、前記既存の仮想上位フォルダを構成する文字列の前記第1のスコアと前記下位概念キーワードの前記第1のスコアとの比較の結果、前記下位概念キーワードの前記第1のスコアが前記既存の仮想上位フォルダを構成する文字列の前記第1のスコアよりも大きい場合、前記既存の仮想上位フォルダを削除し、前記下位概念キーワードで仮想上位フォルダを構成することを特徴とするファイル管理装置。 - 複数の物理ファイルを仮想フォルダに分類し、管理するファイル管理方法であって、
前記仮想フォルダは、前記複数の物理ファイル或いはそれらを格納する複数の物理フォルダが存在する場所とは無関係に、前記複数の物理ファイル及び物理フォルダのリンク情報を管理するための非実体的なフォルダであり、
前記仮想フォルダを生成する処理を実行するプロセッサが、記憶装置から前記複数の物理ファイルのメタデータを管理するためのメタデータ管理情報を読み出して、当該メタデータ管理情報の前記複数のファイルのメタデータを構成する各構成文字列から複数のメタデータキーワードを抽出し、当該抽出した各メタデータキーワードの出現頻度を示す第1の出現頻度情報を取得するステップと、
前記プロセッサが、前記記憶装置から検索履歴を管理するための検索ログ情報を読み出して、当該検索ログ情報の前記複数の検索履歴を構成する各検索文字列から複数の検索キーワードを抽出し、当該抽出した各検索キーワードの出現頻度を示す第2の出現頻度情報を取得するステップと、
前記プロセッサが、前記第1及び第2の出現頻度情報で示される各キーワードの頻度を重み付け加算することにより、前記各キーワードのスコアである第1のスコアを算出するステップと、
前記プロセッサが、前記第1のスコアが所定値以上のキーワードを用いて規定数分の仮想上位フォルダを生成するステップと、
前記プロセッサが、前記作成した仮想上位フォルダを、表示画面上に表示するステップと、
を有することを特徴とするファイル管理方法。 - 請求項8において、さらに、
前記プロセッサが、前記仮想上位フォルダの生成に用いたキーワードを含む別のキーワードである包含キーワード、前記仮想上位フォルダの生成に用いたキーワードと同一メタデータ内に含まれる別のキーワードである併用キーワード、及び前記仮想上位フォルダの生成に用いたキーワードと同時に検索される別のキーワードである共起キーワードの少なくとも1つを用いて、前記仮想上位フォルダに関連付けられる仮想下位フォルダを生成するステップと、
前記プロセッサが、前記生成した仮想上位フォルダと仮想下位フォルダとの関係、及び前記仮想上位フォルダ及び仮想下位フォルダの内容を表示する仮想分類表示を前記表示画面上に行うステップと、
を有することを特徴とするファイル管理方法。 - 複数の物理ファイルを仮想フォルダに分類し、管理するためのプログラムであって、
前記仮想フォルダは、前記複数の物理ファイル或いはそれらを格納する複数の物理フォルダが存在する場所とは無関係に、前記複数の物理ファイル及び物理フォルダのリンク情報を管理するための非実体的なフォルダであり、
前記仮想フォルダを生成する処理を実行するプロセッサに、
記憶装置から前記複数の物理ファイルのメタデータを管理するためのメタデータ管理情報を読み出して、当該メタデータ管理情報の前記複数のファイルのメタデータを構成する各構成文字列から複数のメタデータキーワードを抽出し、当該抽出した各メタデータキーワードの出現頻度を示す第1の出現頻度情報を取得する処理と、
前記記憶装置から検索履歴を管理するための検索ログ情報を読み出して、当該検索ログ情報の前記複数の検索履歴を構成する各検索文字列から複数の検索キーワードを抽出し、当該抽出した各検索キーワードの出現頻度を示す第2の出現頻度情報を取得する処理と、
前記第1及び第2の出現頻度情報で示される各キーワードの頻度を重み付け加算することにより、前記各キーワードのスコアである第1のスコアを算出する処理と、
前記第1のスコアが所定値以上のキーワードを用いて規定数分の仮想上位フォルダを生成する処理と、
前記作成した仮想上位フォルダを、表示画面上に表示する処理と、
を実行させることを特徴とするプログラム。
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