JP2013152678A - ファイル検索方法及び記録媒体並びにプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファイル検索の際にターゲットとするファイルの絞り込みを簡便化する。
【解決手段】ファイル検索画面２０の第１の表示領域２２には、登録された分類名（カテゴリー名）を表示する複数の窓３０を有し、この分類名表示窓３０に表示されている登録カテゴリー名は変更可能であり、このカテゴリー名を変更することにより登録した分類の優先順位を変更できる。第２の表示領域２４には、ユーザが登録した分類及びキーワード１６がツリー構造で表示される。第３の表示領域２６には、ユーザが選択したキーワード１６に関連したコピーファイル４２が表示される。
【選択図】図５

Description

本発明はコンピュータに保存されている電子ファイルを検索するためのファイル検索方法、コンピュータが読取可能な記録媒体並びにコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。

コンピュータが普及した今日、コンピュータに保存した電子ファイルの管理が重要となっている。電子ファイルの管理は、データーベースソフトウエアによるデータベース管理と、ファイルを階層化して管理する分類管理とが知られている。

データベース管理は、ファイルの属性や項目を「紐付け」することで管理され、例えば一つのホルダに無秩序に数多くのファイルを格納してもデーターベースソフトウエアに登録することで、ターゲットとするファイルを検索してこれを抽出することが可能である（例えば特許文献１）。

分類管理は、ユーザ又は管理者が設定した分類に従ってユーザが自ら適当な階層のホルダにファイルを格納するため、ユーザが自分の記憶に基づいてファイルを検索してこれを抽出することが可能である。

ファイルの検索は、ユーザが命名したファイル名、ファイル形式、日付情報などの識別情報に基づいて行われるため、コンピュータに格納されている電子ファイルの抽出を容易にするためにコンピュータ上で表示されるホルダの名称や電子ファイルの名称に意味のある文字を設定し使用しているのが現状である。

特開２００１−１８８６９７号公報（段落００１３、００１４）

データベース管理は、特許文献１にその問題点が記載されている通り、データベースがクラッシュして「紐付け」が破壊したときにファイルの検索が困難になるという問題を有している。このことから「紐付け」の情報を含むデータベースの情報のバックアップ作業がデータベース管理では必須である。

分類管理は、どの階層のどのファイルに格納したかがユーザに記憶に依存するため、ユーザの記憶が曖昧の場合にはファイルの検索に手間取るという問題を有している。

本発明は、ファイルの検索に関してユーザの記憶に依存する度合いを低め、ターゲットとするファイルの絞り込みを簡便化することのできるファイル検索方法及び記録媒体並びにプログラムを提供することにある。

上記の技術的課題は、本発明によれば、基本的には、
コンピュータで電子コンテンツに関連付けられた実ファイルを検索するファイル検索方法であって、
優先順位を付与した複数の分類の各分類に属する単数又は複数のキーワードを用意し、
ユーザの操作に基づいて前記実ファイルをコピーしたコピーファイルを、指定された単数又は複数のキーワードに関連付けた状態で登録ホルダに格納する工程と、
前記単数又は複数のキーワードから選択されたキーワードに基づいて、当該キーワードに関連した前記コピーファイルを前記コンピュータのディスプレイに表示する工程とを有することを特徴とするファイル検索方法を提供することにより達成される。

本発明の他の目的、作用効果は以下の実施例の詳細な説明から明らかになろう。

実施例のファイル検索プログラムをイントールしたＰＣの全体構成図である。 実施例のファイル検索方法の概念に含まれる登録ホルダを説明するための図である。 実施例のファイル検索方法の概念を説明するための図である。 実施例のファイル検索方法で実行可能な階層変更を説明するための図である。 実施例のファイル検索方法を実行する際にＰＣのディスプレイに表示されるファイル検索画面を示す図であり、「Ｘ社」「Ａさん」「見積り」及び最下位階層の分類「年度」のキーワード「２０１１上半期」を選択したときの表示態様を示す。 図５に関連した図であり、最上位階層の分類「会社名」のキーワード「Ｘ社」「Ｙ社」を選択したときの表示態様を示す。 図５に関連した図であり、「Ｘ社」及び第２階層の分類「氏名」のキーワード「Ａさん」を選択したときの表示態様を示す。 図５に関連した図であり、「Ｘ社」、「Ａさん」及び第３階層の分類「作業内容」のキーワード「見積り」を選択したときの表示態様を示す。 ファイル検索画面の表示態様を詳細表示に切り替えたときの表示態様を示す図である。 「未分類ファイル」の項目を選択することで行うことのできるファイル登録方法を説明するための図である。 実施例の全体概要を説明するための図である。

以下に、添付の図面に基づいて本発明の好ましい実施例を説明する。

図１はパーソナルコンピュータを示す。パーソナルコンピュータ（PC）１は、従来と同様に、CPU、メモリなどを搭載したコンピュータ本体２に接続されたキーボード４、マウス６の入力手段、コンピュータ本体２に接続された表示手段としてディスプレイ８などを含み、コンピュータ本体（PC本体）２にDVD、USBメモリなどの携帯メモリを挿入することで所望のソフトウエアをインストールすることができる。図１には、デスクトップ形式のＰＣ１を例示的に図示してあるが、ラップトップ形式、ノートパソコン形式、携帯電話などの携帯端末であってもよい。また、ＰＣ１はスタンドアロンの使用形態であってもよいし、サーバ（図示せず）に有線又は無線で接続した使用形態であってもよい。

ＰＣ１のメモリには、従来と同様に、ユーザが作成又は取り込んだ電子コンテンツが保存され、これに関連したファイルには検索のためのキーワード（ファイル名称など）がユーザ又はＰＣ１によって付与される。ＰＣ１のディスプレイ８には一般的にアイコンがファイル名称と共に表示され、ユーザは、このアイコンをクリックすることで電子コンテンツをＰＣ１のディスプレイに表示させることができる。

実施例のファイル検索プログラムは、DVD、UDBメモリ又はインターネット配信によりコンピュータ本体２にインストールされ、ＰＣ１を使って実施例のファイル検索方法を実行することができる。

図２〜図１１を参照して実施例のファイル検索方法を説明する。図１１は、実施例の全体概要を示すフロー図である。実施例のファイル検索方法は、これを実行するためのファイル検索プログラムをインストールすることにより、ＰＣ１のメモリにホルダが生成される。この生成したホルダを「登録ホルダ」と呼ぶと、図２に示すように、登録ホルダ１０には、当該ファイル検索方法を適用して検索するファイルが登録され、この登録はユーザの操作に基づいて実行される。登録したファイルは一般的にはアイコン１２の形式でディスプレイ８に表示される。

実施例のファイル検索方法は「分類」という概念を含む。図３を参照して、分類１４はユーザによって単数又は複数設定されたカテゴリーで構成され、各カテゴリーにはユーザによって単数又は複数のキーワード１６が設定される。図３に図示の例では、第１分類から第４分類の４つの分類１４にカテゴリー名がユーザによって登録されている。すなわち、第１の分類１４-１には「会社名」のカテゴリー名が登録され、第２分類１４-２には「氏名」のカテゴリー名が登録され、第３分類１４-３には「作業内容」のカテゴリー名が登録され、第４分類１４-４には「年度」のカテゴリー名が登録されている。

そして、各分類１４-１〜１４-４には単数又は複数のキーワードがユーザによって登録されている。具体的には、第１分類の「会社名」１４-１にはＸ社、Ｙ社、Ｚ社の３つのキーワード１６が登録されている。次の第２分類の「氏名」１４-２には、Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんの４つのキーワード１６が登録されている。次の第３分類の「作業内容」１４-３には、見積り、報告、レターの３つのキーワード１６が登録されている。次の第４分類の「年度」には、２０１０上半期（西暦２０１０年上半期の意味である）、２０１０下半期（西暦２０１０年下半期の意味である）、２０１１上半期（西暦２０１１年上半期の意味である）、２０１１下半期（西暦２０１１年下半期の意味である）、２０１２上半期（西暦２０１２年上半期の意味である）の５つのキーワード１６が登録されている。分類１４の数及び各分類１４に設定されるキーワード１６の数は任意であり、単数であってもよいし、複数であってもよい。

第１分類１４-１〜第４分類１４-４は上位下位の優先順位が設定される。説明の都合上、この優先順位を階層という言葉を使って説明すると、図３に図示した例で説明すれば、第１分類１４-１が最上位階層であり、第４分類１４-４が最下位階層である。この上位下位の関係は、ユーザによって任意に設定可能であり、また変更することができる。

図４を参照して、図４の（イ）は、最上位階層に会社名（図３の第１分類１４-１）、次の階層に氏名（図３の第２分類１４-２）、次の階層に作業内容（図３の第３分類１４-３）、最下位階層に年度（図３の第４分類１４-４）を設定した例を示してある。図４の（ロ）は、最上位階層に氏名（図３の第２分類１４-２）、次の階層に年度（図３の第４分類１４-４）、次の階層に作業内容（図３の第３分類１４-３）、最下位階層に会社名（図３の第１分類１４-１）を設定した例を示してある。図４の（ハ）は、最上位階層に作業内容（図３の第３分類１４-３）、次の階層に会社名（図３の第１分類１４-１）、次の階層に氏名（図３の第２分類１４-２）、最下位階層に年度（図３の第４分類１４-４）を設定した例を示してある。

図５は、実施例のファイル検索プログラムを起動させたときにディスプレイ８に表示されるファイル検索画面２０を示す。ファイル検索画面２０は、３つの表示領域２２、２４、２６に区分されている。第１の表示領域２２は検索画面２０の上端部に配置され、この第１の表示領域２２は、分類を入力及び設定した分類を表示する窓３０を有し、この分類表示窓３０は横方向に並んで複数用意されている。実施例では左から右に向けて優先順位（階層）が低位になるように設定されている。分類表示窓３０はこの窓３０に表示するカテゴリー名は後に説明する第２の表示領域２４で登録することができる。この登録は第１の表示領域２２の分類表示窓３０に文字入力することで行うようにしてもよい。図５の例では、最も左に位置する最上位階層のカテゴリーとして「会社名」が登録され、その右隣に位置する第２階層のカテゴリーとして「氏名」が登録され、その右隣に位置する第３階層のカテゴリーとして「作業内容」が登録され、最も右側に位置する最下位階層のカテゴリーとして「年度」が登録されている。

登録したカテゴリー名の優先順位を変更したいときには、分類表示窓３０の右隣に配置されたスクリーン表示ボタン３２を押し下げることで出現するスクリーン３４を使って当該分類表示窓３０に登録されているカテゴリーの優先順位を変更することができる。具体的に説明すると、ユーザが、この第２階層の「氏名」を「会社名」に変更したいときには、スクリーン３４に列挙されている「会社名」を選択することで分類表示窓３０の表示が「氏名」から「会社名」に切り替わる。そして、既に「会社名」のカテゴリーを表示している最も左の分類表示窓３０の表示が「会社名」から「氏名」に切り替わる。

登録したカテゴリーの優先順位の変更に関する変形例として、第１の表示領域２２に横並びに配置されている分類表示窓３０を例えばユーザのドラッグ操作に基づいて、その配置位置を変更することで当該分類表示窓３０に表示されているカテゴリー名の優先順位（階層）を変更するようにしてもよい。例えば、図５に例示されている「会社名」の位置に「作業内容」をドラッグして移動させることにより、「会社名」と「作業内容」の優先順位（階層）を逆転させるようにしてもよい。

第２の表示領域２４は左側に配置され、この第２の表示領域２４には、ユーザによってカテゴリー名をツリー構造で登録することができる。また、各カテゴリーに属するキーワード１６を登録することができる。この第２の表示領域２４において、後に詳しく説明するように、ユーザが所望のキーワードを単数又は複数、選択することができる。ユーザが選択したキーワードに関連したファイルが、この第２の表示領域２４の右隣の第３の表示領域２６に表示される。この第３の表示領域２６の表示は、アイコン表示、一覧表示、詳細表示などユーザによって任意に設定することができる。図５はユーザがアイコン表示を選択した場合の表示を図示してある。

第２の表示領域２４に表示されたツリー構造から所望の階層を選択すると、この選択した階層に属するキーワード１６が展開され、当該階層に属する全てのキーワード１６が出現する。図５の例では、第２の表示領域２４に表示されているツリー構造において最下位階層の「年度」が選択されて、この「年度」に属する全てのキーワードが出現している。また、この図５は、「Ｘ社」「Ａさん」「見積り」「２０１１上半期」をユーザが選択した例を示している。

「Ｘ社」「Ａさん」「見積り」「２０１１上半期」を選択した状態において、第３の表示領域２６に、ＰＣ１のメモリに記憶されている電子コンテンツに関連付けられた実ファイル４０を第３の表示領域２６にドラッグ＆ドロップすることで、この実ファイル４０のコピー４２が生成され、このコピーファイル４２が第３の表示領域２６に表示される。また、このＰＣ１のメモリに記憶されている実ファイル４０を、ユーザが第３の表示領域２６にドラッグ＆ドロップすることによりコピーファイル４２が前述した登録ホルダ１０（図２）に格納される。ここに、コピーファイル４２は、実ファイル４０と同様に電子コンテンツと関連付けられていると共に、当該最下位階層のキーワード「２０１１上半期」及びその上位の階層の「Ｘ社」「Ａさん」「見積り」の各キーワード１６とも関連付けられる。

図６は第２の表示領域２４に表示されているツリー構造の最上位階層に属する「Ｘ社」と「Ｙ社」の２つのキーワード１６を指定した例を示す。最上位階層の「Ｘ社」、「Ｙ社」を選択したときには、第３の表示領域２６にはＸ社及びＹ社に関連したコピーファイル４２の全てが表示される。また、この第３の表示領域２６に実ファイル４０をドラッグ＆ドロップすることにより、そのコピーファイル４２が第３の表示領域２６に追加されると共に、コピーファイル４２の情報が前述した登録ホルダ１０（図２）に格納される。ここに、コピーファイル４２は、実ファイル４０と同様に電子コンテンツと関連付けられていると共に、当該最上位階層のキーワード「Ｘ社」及び「Ｙ社」とも関連付けられる。換言すれば、その下位に位置する階層の「Ａさん」「見積り」「２０１１上半期」には関連付けられない。

図７は第２の表示領域２４に表示されているツリー構造の最上位階層の「Ｘ社」と第２階層の「Ａさん」を指定した例を示す。「Ｘ社」、「Ａさん」を選択したときには、第３の表示領域２６には、Ｘ社及びＡさんに関連したコピーファイル４２の全てが表示される。また、この第３の表示領域２６に実ファイル４０をドラッグ＆ドロップすることにより、そのコピーファイル４２が第３の表示領域２６に追加されると共に、コピーファイル４２の情報が前述した登録ホルダ１０（図２）に格納される。ここに、コピーファイル４２は、実ファイル４０と同様に電子コンテンツと関連付けられていると共に、第２階層の「Ａさん」及び最上位階層のキーワード「Ｘ社」とも関連付けられる。換言すれば、その下位に位置する階層の「見積り」「２０１１上半期」には関連付けられない。

図８は第２の表示領域２４に表示されているツリー構造の「Ｘ社」「Ａさん」及び第３階層の「見積り」を指定した例を示す。「Ｘ社」「Ａさん」「見積り」を選択したときには、第３の表示領域２６には、「Ｘ社」「Ａさん」「見積り」に関連したコピーファイル４２の全てが表示される。また、この第３の表示領域２６に実ファイル４０をドラッグ＆ドロップすることにより、そのコピーファイル４２が第３の表示領域２６に追加されると共に、コピーファイル４２の情報が前述した登録ホルダ１０（図２）に格納される。ここに、コピーファイル４２は、実ファイル４０と同様に電子コンテンツと関連付けられていると共に、第３階層の「見積り」及びその上位に位置する最上位階層のキーワード「Ｘ社」、第２階層の「Ａさん」とも関連付けられる。換言すれば、その下位に位置する階層の「２０１１上半期」には関連付けられない。

図５から図８を参照した上記の説明から容易に理解できるように、第２の表示領域２４に表示されているツリー構造の任意のカテゴリーのキーワード１６を単数又は複数、選択することにより、これに関連したコピーファイル４２を第３の表示領域２６に表示させることができ、この第３の表示領域２６に表示されているコピーファイル４２を絞り込みたいときには、第２の表示領域２４に表示されているツリー構造の下位に位置している階層のキーワードを選択することで第３の表示領域２６に表示のコピーファイル４２の数を少なくすることができる。つまり、ユーザは任意のカテゴリー及びキーワードを選択することでコピーファイル４２の数を絞り込むことができる。そして、絞り込んだコピーファイル４２が例えば２つ表示されているときに、そのファイル名を見てもどちらが所望の電子コンテンツか判断がつかないときには、コピーファイル４２をクリックして、これに関連付けられている電子コンテンツをディスプレイ８に表示させることで所望のファイルを抽出すればよい。

なお、図５〜図８ではアイコンを図示してあるが、第３の表示領域２６の表示設定をアイコン表示から詳細表示に切り替える操作を行うことで図９に示すように、ファイル名、サイズ、ファイル作成の日時などの項目を横並びの状態で表示させることができる。また、図９に図示のファイル検索画面２０に注目すると、第２の表示領域２４に表示されているツリー構造には、好ましくは「未分類ファイル」の項目５０が追加される。この「未分類ファイル」の項目５０は、実施例のファイル検索プログラムをインストールしたときにＰＣ１のメモリに前述した登録ホルダ１０とは別に生成される未分類ホルダ（図示せず）に関連付けられる。

図５〜図８を参照して前述したファイルの登録方法の他に、実施例のファイル検索プログラムは、実ファイル４０をインポートする登録方法を含んでいる。このインポートの方法を使って登録するときには、このコピーファイルは未分類ホルダに格納され、第２の表示領域２４の「未分類ファイル」の項目を選択することにより、未分類ホルダに格納されているコピーファイルを第３の表示領域２６に表示させることができる。そして、この未分類コピーファイル５２を、第２の表示領域２４に表示されているツリー構造の所望のキーワード１６にドラッグ＆ドロップすることで、この未分類コピーファイル５２は当該キーワード１６に関連付けられる。なお、図１０に図示の例では、第３階層のキーワード１６つまり「見積り」にドラッグ＆ドロップした例が示されており、このドラッグ＆ドロップにより、未分類のコピーファイル５２は第３階層のキーワード１６に関連付けられると共に最上位階層、第２階層が指定されているときには、この指定された「Ｘ社」、「Ａさん」にも関連付けられた状態で登録ホルダ１０（図２）に格納される。この登録が完了すると、未分類のコピーファイル５２は第３の表示領域２６から消失する。このような未分類ホルダの機能により複数のファイルを一括して登録する作業性を向上させることができる。

ファイル検索方法及び記録媒体並びにプログラムは工業生産及び販売が可能であり、本方法を用いて、業務及び個人用として電子データ管理に利用が可能である。

１ ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
２ コンピュータ本体
８ ディスプレイ
１０ 登録ホルダ
１２ 登録ファイル
１４ 分類（カテゴリー）
１６ キーワード
２０ 検索画面
２２ 第１の表示領域
２４ 第２の表示領域
２６ 第３の表示領域
３０ 分類名表示窓
３２ ボタン
３４ スクリーン
４０ 実ファイル
４２ コピーファイル
５０ 未分類ファイルの項目
５２ 未分類コピーファイル

Claims (6)

1. コンピュータで電子コンテンツに関連付けられた実ファイルを検索するファイル検索方法であって、
   優先順位を付与した複数の分類の各分類に属する単数又は複数のキーワードを用意し、
   ユーザの操作に基づいて前記実ファイルをコピーしたコピーファイルを、指定された単数又は複数のキーワードに関連付けた状態で登録ホルダに格納する工程と、
   前記単数又は複数のキーワードから選択されたキーワードに基づいて、当該キーワードに関連した前記コピーファイルを前記コンピュータのディスプレイに表示する工程とを有することを特徴とするファイル検索方法。
2. 前記複数の分類の優先順位がユーザの操作によって変更可能である、請求項１に記載のファイル検索方法。
3. コンピュータに、
   登録ホルダを生成する機能と、
   電子コンテンツに関連付けられた実ファイルをコピーしたコピーファイルを生成する機能と、
   登録された複数の分類に優先順位を付与する機能と
   各分類に属するキーワードの登録を受け付ける機能と、
   前記コピーファイルを、指定された前記キーワードに関連付けて前記登録ホルダに格納する機能と、
   前記指定されたキーワードに関連付けられている前記コピーファイルをディスプレイに表示する機能とを実現させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
4. 前記複数の分類の優先順位の変更を受け付けて、当該優先順位の設定を変更する機能を更に有する、請求項３に記載の記録媒体。
5. 前記コピーファイルを前記キーワードにドラッグ＆ドロップすることにより当該キーワードに前記コピーファイルを関連付けて前記登録ホルダに格納する機能を更に有する、請求項３又は４に記載の記録媒体。
6. コンピュータに、
   登録ホルダを生成する手順と、
   電子コンテンツに関連付けられた実ファイルをコピーしたコピーファイルを生成する手順と、
   登録された複数の分類に優先順位を付与する手順と
   各分類に属するキーワードの登録を受け付ける手順と、
   前記コピーファイルを、指定された前記キーワードに関連付けて前記登録ホルダに格納する手順と、
   前記指定されたキーワードに関連付けられている前記コピーファイルをディスプレイに表示する手順とを実行させるためのプログラム。

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