JP2013077311A - 文書管理装置。 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】クライアント端末と文書管理サーバで構成された文書管理システムにおいて、文書管理サーバが、クライアント端末から機密文書に付与する為にユーザ所望の機密レベルを受け付けると、受け付けた機密レベルと機密文書を対応づけて登録し、受け付けた機密情報が一致する予め設定済みのユーザをデータベースから参照し、機密文書と対応づけて登録する。
【選択図】 図5
Description
更に文書管理サーバ100はクライアント端末200からの文書の閲覧要求に応じて、
フォルダ内部に登録した文書データを、クライアント端末に送信する。
図2は文書管理サーバ100及びクライアント端末200のハードウエア構成図を示す図である。
図3は、文書管理システムの機能ブロック図である。
記憶部は、文書情報管理テーブル、フォルダ情報管理テーブル、ユーザ情報管理テーブルを外部メモリ411に記憶する。
受付部は、クライアント端末200の表示部に表示された画面の操作により、クライアント端末200から要求を受け付ける。
登録部は、外部メモリ411が記憶する文書情報管理テーブル、フォルダ情報管理テーブルに各種情報を登録する。
検索部は、外部メモリ411が記憶する文書情報管理テーブル、フォルダ情報管理テーブル、ユーザ情報管理テーブルから各種情報を検索する。
生成部は、クライアント端末に送信する操作画面の表示情報を生成する。
表示指示部は、クライアント端末の表示部(モニター)に文書管理サーバが送信する操作画面(表示情報)を表示するように、文書管理サーバが表示指示する。
判定部と判断部は各種情報を判定する。
作成部は、クライアント端末に送信する操作画面に含む情報を作成する。
本発明の文書管理システムで実行される各フローチャートについて説明する。
図4は文書管理サーバ100及びクライアント端末200が実行する機密文書登録フォルダの作成処理のフローチャートを示す図である。
図4のS401〜S428は、クライアント端末200のCPU401または文書管理サーバ100のCPU401の制御の元で実行する処理である。
S421へ処理を進める。
ユーザIDとパスワードとが一致した場合、文書管理サーバ100から図示しないログイン許可メッセージをクライアント端末200に送信する。
送信後、S402へ処理を進める。
S402では、クライアント端末200はログイン許可メッセージ受信する。
受信後、S403に進める。
文書管理サーバ100は、クライアント端末200にフォルダ一覧表示画面(図7の701)の表示指示をし、画面情報(図7の701)を送信する。
クライアント端末200は、文書管理サーバ100から受信した画面情報を用いて表示されるフォルダ一覧表示画面(図7の701)を表示する。 ここで、図7の701はクライアント端末200が表示するフォルダ一覧表示画面である。
送信後、S404へ処理を進める。
S404では、文書管理サーバ100は、クライアント端末200からフォルダ作成要求指示を受信する(受け付ける)。
送信後、S405へ処理を進める。 S405では、クライアント端末200は、文書管理サーバ100からフォルダ機密区分設定画面(図7の703)情報を受信する。 クライアント端末200はフォルダ機密区分設定画面(図7の703)を表示部に表示する。 ここで、図7の703はクライアント端末200が表示するフォルダ機密区分設定画面である。 ここで、図7の704は文書管理サーバ100に作成するフォルダに設定するフォルダ名称であり、ユーザ所望の名称を入力可能である。
更にユーザ名入力領域(図7の708)に入力されたユーザ名とログイン情報を文書管理サーバ100に送信する。 図7の707の場合は、ユーザ制がプルダウンメニューから選択され、ユーザ名入力領域に「観音」と文字入力された後に、検索ボタンが押下される。 送信後、S425へ処理を進める。
作成後、S426へ処理を進める。
機密フォルダ一覧表示画面(図8の713)の表示指示をした場合に、画面情報(図8の714)も同時にクライアント端末200に送信する。
送信後、S408に進む。
以上で図4の説明を終わる。
図5は文書管理サーバ100及びクライアント端末200が実行する機密文書または一般文書の登録処理のフローチャートを示す図である。
図5のS501〜S530は、クライアント端末200のCPU401または文書管理サーバ100のCPU401の制御の元で実行する処理である。
送信後、S521へ処理を進める。
ユーザIDとパスワードとが一致した場合、文書管理サーバ100から図示しないログイン許可メッセージをクライアント端末200に送信する。
送信後、S502へ処理を進める。
S502では、クライアント端末200はログイン許可メッセージ受信する。
受信後、S503に進める。
文書管理サーバ100は、クライアント端末200にフォルダ一覧表示画面(図9の901)の表示指示をし、画面情報(図9の901)を送信する。
クライアント端末200は、文書管理サーバ100から受信した画面情報を用いて表示されるフォルダ一覧表示画面(図9の901)を表示する。 ここで、図9の901はクライアント端末200が表示するフォルダ一覧表示画面である。
一覧リストから所望のフォルダをダブルクリックし、一覧リストから所望のフォルダを選択する。選択したフォルダ情報を文書管理サーバに送信する。
送信後、S522へ処理を進める。
S504では、文書管理サーバ100は機密フォルダ内の閲覧要求であると判断し、
ログインユーザIDと一致するユーザIDを組織データ(図19)から検索するので、
送信後、S505に進む。
S505では、クライアント端末200は、機密文書一覧表示画面(図9の903)画面の画面情報を受信する。
クライアント端末200は、機密文書一覧表示画面(図9の903)画面を表示部に表示する。
ここで、図9の903はクライアント端末200が表示する文書の閲覧が可能なユーザに表示される機密文書一覧表示画面である。 ここで、図9の904は文書の登録が可能なユーザに表示されるドキュメントの追加ボタン(登録文書設定要求)である。
ドキュメントの追加ボタン(図9の904)が押下される(登録文書設定要求の指示)。
クライアント端末200は登録文書設定要求とフォルダ情報とユーザ情報を文書管理サーバ100に送信する。
送信後、S523に進む。
S523では、文書管理サーバ100は、クライアント端末200からフォルダ情報とユーザ情報を含む登録文書設定要求を受け付け(第2の受付手段)、
文書管理サーバ100は、ユーザに開示範囲の単位を指定させるために開示範囲指定画面(図16)をクライアント端末に表示指示する。
の3つの中からいずれか1つを受け付ける。
更に、作成したユーザ情報の一覧リストのユーザ毎に対応づけたユーザ機密レベル情報を、フォルダ情報管理データを参照し、抽出する。
更に、作成したユーザ情報の一覧リスト及び抽出したユーザ機密レベル情報を含む画面情報を生成する。
S523で受け付ける登録文書設定要求にはユーザ情報をさらに含んでいる。
送信後、S506に進む。
S506では、クライアント端末200は機密文書設定画面(図9の905)を表示部に表示する。
ここで、図9の905はクライアント端末200が表示する機密文書設定画面である。 ここで、図9の907は、文書管理サーバ100に文書登録要求(送信)をする文書をクライアント端末200から参照するボタンである。 ここで、図9の906は、図4の処理にて予め登録された、文書登録要求する文書を閲覧可能なユーザの候補であるユーザ情報の一覧である。
参照ボタン(図9の907)が押下される(文書選択画面表示要求の指示)。
文書選択画面表示要求を文書管理サーバ100に送信する。
クライアント端末200は文書選択画面(図10の908)を表示部に表示する。
ここで、図10の908はクライアント端末200が表示する文書選択画面である。登録したい文書を選択し、開くボタン(図10の909)を押す。
機密文書として登録する文書として、クライアント端末200が管理する文書(図9の仕様書.xls)が選択される。
開くボタン(図10の909)が押下される(文書確定要求の指示)。
クライアント端末200は開くボタン(図10の909)が押下されたと判断した場合に文書確定要求を送信する。
文書管理サーバ100に選択した文書が登録されるパス情報として保存場所情報(図10の911)の表示情報を作成する。
クライアント端末200は文書機密レベル選択画面(図10の910)を表示部に表示する。
ここで、図10の910はクライアント端末200が表示する文書機密レベル選択画面である。
表示後、S507に進む。
S507では、ログインしたユーザにより、文書機密レベル情報(「R1」)が選択される。
クライアント端末200は、文書機密レベル情報(「R1」)を送信する。
クライアント端末200は、更新された、受信した文書機密レベル確定画面(図10の914)を表示部に表示する。
ここで、図10の914はクライアント端末200が表示する文書機密レベル確定画面である。
ユーザにより追加ボタン(図10の916)が押下される(文書登録要求の指示)。
送信後、S525に進む。
第1の受付手段は、登録要求に含まれる機密文書のファイルデータ(仕様書.xls)をクライアント端末からさらに受信する。
文書機密レベル情報が識別可能な表示情報は機密文書一覧画面(図11の917)に含まれる。
S528では、文書管理サーバ100はRAM403のワークエリアに記憶した暗号化文書の復号化処理を行う。
復号化処理後に、S529に進む。
S529では、文書管理サーバ100は復号化された文書にRAM403のワークエリアに記憶された機密管理区分レベルのラベルを付加する。
S530では、復号化された文書を所定のフォルダに移動する。同じ名前の文書が既に所定のフォルダに存在する場合は上書きする。
S509では、クライアント端末200は操作画面でドキュメントを選択し、選択したドキュメントを文書管理サーバ100へ送信し、S526へ進める。
以上で図5の説明を終わる。
図6は文書管理サーバ100及びクライアント端末200が実行する機密文書または一般文書の閲覧処理のフローチャートを示す図である。
図6のS601〜S625は、クライアント端末200のCPU401または文書管理サーバ100のCPU401の制御の元で実行する処理である。
送信後、S621へ処理を進める。
ユーザIDとパスワードとが一致した場合、文書管理サーバ100から図示しないログイン許可メッセージをクライアント端末200に送信する。
送信後、S602へ処理を進める。
S602では、クライアント端末200はログイン許可メッセージ受信する。
受信後、S603に進める。
文書管理サーバ100は、クライアント端末200にフォルダ一覧表示画面(図12の1201)の表示指示をし、画面情報(図12の1201)を送信する。
クライアント端末200は、文書管理サーバ100から受信した画面情報を用いて表示されるフォルダ一覧表示画面(図12の1201)を表示する。 クライアント端末200は、機密フォルダ(図12の1202)がダブルクリックされる(フォルダ内閲覧要求の指示)。
一覧リストから所望のフォルダをダブルクリックし、一覧リストから所望のフォルダを選択する。選択したフォルダ情報を文書管理サーバに送信する。
送信後、S622へ処理を進める。
S623では、文書管理サーバ100は機密フォルダ内の閲覧要求であると判断し、
フォルダ管理テーブルを参照し、受信したフォルダ情報(フォルダID)と一致する機密フォルダを検索する。
検索した機密フォルダとS621で受信したユーザ情報(ユーザID)に基づいて機密文書を登録可能なユーザであるかを判定する。
送信後、S604に進む。
S604では、クライアント端末200は文書管理サーバ100から受信した画面情報を用いて表示される操作画面(図12の1204)を表示する。
以上で図6の説明を終わる。
図7は、図4の処理の場合にクライアント端末200が表示部に表示する画面である。
図8は、図4の処理の場合にクライアント端末200が表示部に表示する画面である。
図9は、図5の処理の場合にクライアント端末200が表示部に表示する画面である。
図10は、図5の処理の場合にクライアント端末200が表示部に表示する画面である。
図11は、図5の処理の場合にクライアント端末200が表示部に表示する画面である。
図12は、図6の処理の場合にクライアント端末200が表示部に表示する画面である。
図13は、図6の処理の場合にクライアント端末200が表示部に表示する画面である。
図14は、文書管理サーバ100の記憶部(外部メモリ411)が記憶するデータテーブルである。
1401はフォルダ情報管理テーブルである。
1402は文書情報管理テーブルである。
1403はユーザ情報管理テーブルである。
図15を説明する。
図16を説明する。
図16は、文書管理サーバが表示指示する閲覧権限を付与する範囲を選択する画面(ポップアップ画面)である。
図17を説明する。
図17は文書管理サーバ100が予め外部メモリに記憶するフォルダデータのテーブル(フォルダデータベース)である。
図18を説明する。
図19を説明する。
本願発明の文書管理システムにログイン可能なユーザ情報を記憶し、管理している。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
200 クライアント端末
401 CPU
402 ROM
403 RAM(記憶部)
411 外部メモリ(記憶部)
Claims (7)
- クライアント端末と通信可能に接続された機密文書を登録する文書管理サーバであって、
ユーザを識別する識別情報とユーザ毎に機密レベルを区分したユーザ機密区分とを対応付けて記憶する第1の記憶手段と、
前記クライアント端末において選択された、前記文書管理サーバに登録する機密文書のレベルを区分する文書機密区分を受け付け、前記受け付けた文書機密区分に相当しユーザ機密区分に対応づけられているユーザを識別する識別情報を前記第1の記憶手段から検索する第1の検索手段と、
前記第1の検索手段により前記機密文書を閲覧可能なユーザとして前記検索されたユーザの一覧と、前記文書管理サーバに前記受け付けた文書機密区分での登録を要求するための登録要求指示部とを含む機密文書レベル確定画面を、前記クライアント端末に表示すべく出力する表示出力手段と、
を備えることを特徴とする文書管理サーバ。 - 登録された機密文書と、当該登録された機密文書の文書機密区分と、当該登録された機密文書を閲覧可能なユーザとを対応付けて記憶する第2の記憶手段と、
前記クライアント端末に表示される前記機密文書レベル確定画面の登録要求指示部により出力される、前記文書管理サーバに登録を要求する機密文書の文書機密区分と、前記機密文書を閲覧可能なユーザとを、確定するための登録要求を受け付ける第1の受付手段と、
前記第2の記憶手段に前記第1の受付手段が受け付けた機密文書の文書機密区分及びユーザを対応づけて登録する登録手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載の文書管理サーバ。 - 前記第1の受付手段は、前記登録要求に含まれる機密文書のファイルデータを前記クライアント端末からさらに受信し、
前記受信したファイルデータに、前記登録要求に含まれる文書機密区分およびユーザを追加する追加手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項2に記載の文書管理サーバ。 - 前記文書機密区分は前記ユーザ機密区分と同じレベルで区分されており、
前記第1の検索手段が、前記受け付けた文書機密区分と区分が一致するレベルである、ユーザ機密区分に対応づけられているユーザを検索することを特徴とする請求項1乃至請求項3のいずれか1項に記載の文書管理サーバ。 - グループとグループ毎に機密レベルを区分したグループ機密区分とを対応づけて記憶する第3の記憶手段をさらに備え、
前記第1の検索手段が、前記文書管理サーバに登録する機密文書のレベルを区分する文書機密区分を受け付けた場合に、前記受け付けた文書機密区分に相当しグループ機密区分に対応づけられているグループを前記第3の記憶手段から検索する第2の検索手段と、
前記表示出力手段が、前記受け付けた文書機密区分にて登録が要求された場合に前記要求された文書機密区分が登録された機密文書を閲覧可能なグループとして前記検索されたグループを、前記クライアント端末にさらに表示出力することを特徴とする請求項1乃至請求項4のいずれか1項に記載の文書管理サーバ。 - クライアント端末と通信可能に接続された機密文書を登録する、ユーザを識別する識別情報とユーザ毎に機密レベルを区分したユーザ機密区分とを対応付けて記憶する第1の記憶手段を備える文書管理サーバの制御方法であって、
前記文書管理サーバの第1の検索手段が、前記クライアント端末において選択された、前記文書管理サーバに登録する機密文書のレベルを区分する文書機密区分を受け付け、前記受け付けた文書機密区分に相当しユーザ機密区分に対応づけられているユーザを識別する識別情報を前記第1の記憶手段から検索する第1の検索工程と、
前記文書管理サーバの表示出力手段が、前記第1の検索工程により前記機密文書を閲覧可能なユーザとして前記検索されたユーザの一覧と、前記文書管理サーバに前記受け付けた文書機密区分での登録を要求するための登録要求指示部とを含む機密文書レベル確定画面を、前記クライアント端末に表示すべく出力する表示出力工程と、
を含むことを特徴とする制御方法。 - クライアント端末と通信可能に接続された機密文書を登録する文書管理サーバで読み取り実行可能なプログラムであって、
前記文書管理サーバを、
ユーザを識別する識別情報とユーザ毎に機密レベルを区分したユーザ機密区分とを対応付けて記憶する第1の記憶手段と、
前記クライアント端末において選択された、前記文書管理サーバに登録する機密文書のレベルを区分する文書機密区分を受け付け、前記受け付けた文書機密区分に相当しユーザ機密区分に対応づけられているユーザを識別する識別情報を前記第1の記憶手段から検索する第1の検索手段と、
前記第1の検索手段により前記機密文書を閲覧可能なユーザとして前記検索されたユーザの一覧と、前記文書管理サーバに前記受け付けた文書機密区分での登録を要求するための登録要求指示部とを含む機密文書レベル確定画面を、前記クライアント端末に表示すべく出力する表示出力手段と、
して機能することを特徴とするプログラム。
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