JP2012173824A

JP2012173824A - 契約書作成支援システム

Info

Publication number: JP2012173824A
Application number: JP2011032733A
Authority: JP
Inventors: Takuji Kanayama; 卓嗣金山
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2011-02-18
Filing date: 2011-02-18
Publication date: 2012-09-10

Abstract

【課題】
電子的に契約書作成する場合ににおいて、過去の作成において、通常どの部分の変更が多いか、もしくはどの部分が変更が少ないかを把握し、効率的な契約書作成業務を実施することを課題とする。
【解決手段】
過去の改変履歴から、契約書の最終版が出来るまでに何回改訂が行われたかを条項毎にカウントし、平均で一定数以上の改訂が行われた条項を明示することにより、雛形となる条項のうちどの部分が議論のポイントになる可能性が高いか把握する。改訂の多い条項については過去の条項データを参照することができるようにし、改訂の内容、特徴を分析し、適切と思われる過去の条項を引用することが出来るようにする。
【選択図】図１

Description

本発明は、データベースに契約書の雛形及び改変履歴を蓄積し、サーバ上で稼動する契約書作成支援プログラムにより、クライアントのWebブラウザから操作するシステムに適用される。

契約書作成においては法務部門等が管理する雛形データ、もしくは過去の契約条項データをベースに個別に改変して作成するのが一般的である。また「特開2002-352355」(特許文献１)のように、条項データから契約の強度に合わせ最適な条項の組み合わせを抽出し効率化を図る方式も存在する。

特開2002-352355号公報

上述した特許文献１など従来技術では、最初のたたき台としての雛形は準備できるものの、その後の契約内容の精査、契約相手との交渉において、どの部分が検討・議論のポイントとなりそうかについては明示されない。そのため、特に契約に関する業務経験が少ない担当者にとっては、契約書条項のうち、通常どの部分の変更が多いか、もしくはどの部分が変更が少ないかを把握することが出来ず、効率的な契約内容の検討・交渉が出来ない場合がある。本発明の目的は上記課題を解決することにある。

上記目的を達成するために、本発明では、以下の構成を採用した。まず、契約書のデータを条項毎に分割し、改変履歴を保存する。また契約書の最終版が出来るまでに何回改訂が行われたかを条項毎にカウントし、平均で一定数以上の改訂が行われた条項を明示することにより、雛形となる条項のうちどの部分が議論のポイントになる可能性が高いか把握することが出来る。また改訂の多い条項については過去の条項データを参照することができるようにし、改訂の内容、特徴を分析し、また適切と思われる過去の条項を引用することが出来るようにする。これらにより過去の履歴から契約書の作成においてポイントとなりそうな条項に絞り込んで内容を検討することができ、より効率的な契約書作成が可能となる。

本発明によれば、契約書作成において過去の実績から自動的に変更可能性が高い条項が明示されるため、契約書作成者がポイントを絞り内容検討することが出来、作業を効率化できる。また変更の多い部分の過去の事例が参照できるため、契約相手との交渉の参考とすることで、契約交渉相手に対し有利に交渉を進め、より良い契約条件での契約締結につながる。

本発明の一実施形態における全体のシステム概要図である。本発明の一実施形態の全体処理フローを示す図である（その１）。本発明の一実施形態の全体処理フローを示す図である（その２）。本発明の一実施形態で用いるデータベースのテーブルを示す図（その１）である。本発明の一実施形態で用いるデータベースのテーブルを示す図（その２）である。本発明の一実施形態における「契約書作成画面」の画面イメージを示す図である。

以下、本発明の一実施形態について、図面を用いて説明する。
図1は本実施形態におけるの全体図であり、ユーザ101は契約書の作成を行なう者で、クライアント102のWebブラウザを経由して契約書作成サーバ103にアクセスし業務を行う。サーバ103内で契約書作成支援プログラム104が稼動し、クライアント102への画面表示、クライアント102からのデータ入力受付を行い、過去の契約書データが記録された契約書DB105に対してデータの呼び出し及び書き込みを行う。なお、本図に記載した各装置についてはいわゆるコンピュータで実現されるものであり、後述する各処理は、これらの装置がプログラムに従ってＣＰＵの如き演算装置で実行されるものである。

図2（１）および（２）は本実施形態における全体処理フローを示しており、図3（１）および（２）はテーブル構成、図4は契約書作成画面を示している。

図２（１）（２）で示す全体処理フロー、すなわち、本実施形態の処理内容は以下のとおりとなる。各処理は、契約書作成サーバ103の処理になる。
ステップ201で、クライアント102からのリクエストにより、契約書雛形の一覧を表示させる。これは、契約書ＤＢ105に格納されたものを、クライアント102に出力させるものである。

ステップ202で、ユーザ101が一覧に対する選択をクライアント102が受付け、選択した雛形を契約書ＤＢから呼び出す。雛形となる条項は契約条項テーブル301に「確定版Ver」が「0」として保存しておき、該当の契約書名のデータのうち「確定版Ver」が「0」のデータを抽出する。

ステップ203で、該当の契約書名のデータのうちステップ202で抽出した「確定版Ver」が「0」の条項について、各条項毎に「平均改訂回数」を算出する。平均改訂回数は「確定までの改訂回数」／「確定版の数」で計算する。「確定までの改訂回数」は、契約条項テーブル301の「改訂回数」にVer毎に登録しておき、個々の契約条項毎に「改訂回数」を合計し、「確定までの改訂回数」を算出する。「確定版の数」は、同じ契約条項のうち、1から連番で採番している「確定版Ver」の最大の数値を呼び出す。この呼び出し処理では、契約条項テーブル301を各条項毎に「確定版Ver」で降順にソートしておき、各条項の最初の行の「確定版Ver」を読み込むように指定する。これにより処理の効率化を図る。その後「確定までの改訂回数」／「確定版の数」を計算する。

ステップ204で、「平均改訂回数」が閾値の「5」以上の条項は、ステップ203で計算されたその条項の「確定版の数」「平均改訂回数」を赤枠など区別した形で表示し、「確定版の内容表示」ボタンに対する入力、すなわち選択を受付ける。

ステップ205で、ステップ204において選択された契約書のそれぞれの条項と、「確定版数」「平均改訂回数」を条項No順に「契約書作成画面」に表示する。「平均改訂回数」が閾値の「5」以上の条項はステップ204で指示されたとおりに表示する。「契約書作成画面」の画面イメージは、図4で示すとおりである。次に下記ステップ206の事前処理として、「平均改訂回数」が閾値をこえたもののうち、「平均改訂回数」の上位30%の確定版の内容を、メモリ等に読み込む。これにより下記ステップ206の一覧表示にかかる時間を短縮することが可能になる。

ステップ206で、ユーザ101がステップ205において表示された「変更版の内容表示」ボタンを押下したら、すなわち、クライアント102に対して入力された場合、選択した条項のそれぞれの確定版の内容を、ステップ203で読出した「確定Ver」（の最大の数値）順に一覧表示させる。

ステップ207で、ユーザ101が一覧の中から「引用する」ボタンを押下した場合は、「契約書作成画面」の同じ条項Noの条項内容欄に表示し、「契約書作成画面」に戻る。
ステップ208で、ユーザが「契約書作成画面に戻る」ボタンを押下した時は、「契約書作成画面」に戻る。

ステップ209で、ユーザ101が「契約書作成画面」で条項内容を修正、加筆した場合は、その内容をクライアント102に表示させる。

ステップ210で、ユーザ101が作成途中の場合などで「1.一時保存」を選択した場合には、データを一時保存テーブル303に記録する。

ステップ211で、ユーザ101が自社の契約条項案として契約相手に提示し、相手との交渉を実施する場合など、改訂版として保存するために「2.改訂版」を選択した場合には、データを改訂版保存テーブル302に記録する。また、1から連番で「改訂Ver」を改訂版保存テーブル302に記録する。すなわち、本処理の前に格納されていた「改訂Ver」に１を加えた数を上書きで記録する。

ステップ212で、改訂を重ねた後、最終的に相手と合意できた内容を保存する場合に、「3.確定版（最終）」を選択した場合には、データを契約条項テーブル301に記録する。また、１から連番で「確定Ver」をデータを契約条項テーブル301に記録する。すなわち、本処理の前に格納されていた「確定Ver」に１を加えた数を上書きで記録する。
ステップ213で、改訂版保存テーブル302の該当する条項の確定までの改訂回数、つまり、ステップ211で改訂版保存テーブル302に最後に記録された「改訂Ver」を、契約条項テーブル301の「改訂回数」欄に記録する。

102…クライアント、103…契約書作成サーバ、105…契約書ＤＢ

Claims

電子的に契約書の作成を支援するための契約書作成支援システムにおいて、
契約書に関して契約書の種別毎に雛形及び過去に作成した契約書の改訂履歴を、当該条項毎に蓄積する記憶手段と、
新規契約書を作成する際、当該新規契約書に対応する契約書の雛形を前記記憶手段から特定し、特定された雛形に対応する改訂履歴から前記雛型の契約書種別における一回の作成あたりの平均改訂回数を計算し、当該平均改訂回数のうち、予め定めた閾値を超えた条項についてハイライト表示する表示手段とを有することを特徴とする契約書作成支援システム。