JP2012128518A - 印刷支援装置、印刷支援方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議の参加者及び資料ごとにコストパフォーマンスが最も優れた印刷設定を行うことができるようにする。
【解決手段】会議の参加者の情報と前記会議に用いられる会議資料の情報とを取得し、前記取得された情報に基づいて、前記参加者及び会議資料ごとの印刷設定の候補を計算する。そして、前記計算された候補から、前記参加者の属性と、前記会議資料の重要度と、前記会議資料の印刷コストとが最も反映された印刷設定を探索するようにして、会議資料の印刷作業を効率良く行うことができるようにする。
【選択図】図１

Description

本発明は、例えば、会議などの資料を印刷するために用いて好適な印刷支援装置、印刷支援方法及びプログラムに関する。

一般に、会社や学校、研究機関等で会議や集会を行う際には、会議を開始する前に会議の主催者が会議資料を参加者分一括して印刷することが行われる。このとき、経費を削減するために、あまり重要でない会議の資料については、カラーではなく白黒で印刷して済ませたり、２ページ分をまとめて１枚に印刷する２ＵＰ印刷や両面印刷で済ませたりすることもある。また、例えば社長や顧客など会議において重要な人物に対してはカラーで印刷し、一般従業員に対しては白黒で印刷するような使い分けも広く行われている。

そこで、会議の資料を作成する様々な技術が開示されている。例えば特許文献１には、会議に必要な各種設定情報が予め設定された種々のテンプレートを有し、目的とする会議に適したテンプレートを選択するだけで容易に会議を開催することができる技術が開示されている。

また、特許文献２には、資料の印刷が必要か否かについて、及び資料の印刷モードについて参加者毎に指定し、参加者毎に異なる印刷要求を印刷システムが記憶する技術が開示されている。これにより、会議の主催者による資料を印刷する業務を簡単化している。

特許第３５５４０５１号公報 特開２００６−２７７３４０号公報

しかしながら、特許文献１に記載の技術では、細かい文字を読み取れるかどうかや、会議において重要人物であるかどうかなどの参加者の属性を考慮した設定支援を行っていない。このため、会議の主催者が会議資料を一括して印刷する際には、全ての参加者に対して同じ印刷設定で印刷が行うことになり、コスト及び印刷品質の点で効率的ではない。

また、特許文献２に記載の技術では、参加者ごとに印刷設定を変更することができるが、参加者向けの個々の資料ごとに印刷設定を変更することはできない。このため、各参加者は資料の重要度にかかわらず同じ印刷設定で全資料を印刷する必要があり、コスト及び印刷品質のバランスという点で不十分である。また、会議の主催者が会議資料を一括して印刷する際に、参加者ごとに印刷設定を変更する場合は手動で設定する必要がある。このため、コスト及び印刷品質のバランスを取るために、各参加者の属性や各資料の重要度を考慮しながら個々の資料の印刷設定を毎回変更する必要があり作業が煩雑である。

本発明は前述の問題点に鑑み、会議の参加者及び資料ごとにコストパフォーマンスが最も優れた印刷設定を行うことができるようにすることを目的としている。

本発明の印刷支援装置は、会議の参加者の情報と前記会議に用いられる会議資料の情報とを取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された情報に基づいて、前記参加者及び会議資料ごとの印刷設定の候補を計算する計算手段と、前記計算手段によって計算された候補から、前記参加者の属性と、前記会議資料の重要度と、前記会議資料の印刷コストとが最も反映された印刷設定を探索する探索手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、会議資料の印刷作業を効率良く行うことができる。

第１の実施形態のシステム及び各装置の構成例を示すブロック図である。 第３の実施形態のシステム及び各装置の構成例を示すブロック図である。 印刷レシピを出力する処理手順の一例を示すフローチャートである。 印刷レシピを出力する処理手順の一例を示すフローチャートである。 印刷設定の組み合わせの一例を示す図である。 会議資料の一括印刷ダイアログの一例を示す図である。 印刷レシピの確認ダイアログの一例を示す図である。 コストパフォーマンス関数の具体的な概要の一例を示す図である。

（第１の実施形態）
以下、本発明の第１の実施形態について、図面を参照しながら説明する。なお、以下の実施形態においては会議を前提として説明しているが、会議に限定されるものではなく、学校の授業、講習会、研究発表会など資料の印刷を伴うイベント全般に適用可能である。

図１は、本実施形態に係る印刷システム及び各装置の構成例を示すブロック図である。本実施形態に係る印刷システムは、各会議参加者と各会議資料とを管理する印刷支援装置１００と、通信線４００で接続された複数のクライアント装置３００と、通信線４００で接続された印刷装置２００とにより構成されている。

印刷支援装置１００は通信ＩＦ１０１を有し、通信ＩＦ１０１を介して通信線４００に接続されている。また、印刷支援装置１００は、プログラム用記憶部１０４とデータ用記憶部１０５とを備えている。具体的には、ハードディスクやフラッシュメモリを用いてこれら記憶部は実現可能であるが、特定の記憶媒体に限定しない。

データ用記憶部１０５に記憶されている会議資料５１０は、データ用記憶部１０５に記憶されている会議情報５２０によって管理されている。会議情報５２０には、会議の参加者情報や会議の開催日時情報も格納されている。さらに、データ用記憶部１０５には、各会議資料をそれぞれ何部印刷するのか、また、それぞれどのような印刷設定で印刷するのか等の情報が格納された印刷レシピ５３０が記憶されている。

また、印刷支援装置１００はＣＰＵ１０２とＲＡＭ１０３とを備えている。プログラム用記憶部１０４からＲＡＭ１０３に読み出したプログラムをＣＰＵ１０２によって解釈・実行することによって、印刷支援装置１００内の各種制御や計算、会議資料データの受信や送信処理が可能とある。

なお、印刷支援装置１００が管理する会議資料５１０は、印刷支援装置１００自身が記憶しているものだけではなく、外部のファイル共有サーバ上のファイルを指すショートカットやリンクであってもよい。また、通信線４００の実現例としては有線ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）や無線ＬＡＮがあるが、特定の接続方法に限定しない。

印刷装置２００は通信ＩＦ２０１を有し、通信ＩＦ２０１を介して通信線４００に接続されている。また、印刷装置２００は印刷実行部２０２を備えており、通信ＩＦ２０１を介して受信した会議資料データを、同時に受信した印刷設定に基づいて印刷する。また、印刷時間算出部２０３は、通信ＩＦ２０１を介して受信した印刷レシピから、実際に印刷するのにかかる時間を見積もり、その結果を通信ＩＦ２０１を介して送信する。時間を見積もる際には、印刷装置２００の起動状態、キューイングされている印刷ジョブの数、印刷設定ごとの平均印刷時間データを基にして算出する。なお、印刷実行部２０２及び印刷時間算出部２０３は、不図示のＣＰＵにより実行される。

クライアント装置３００は通信ＩＦ３０１を有し、通信ＩＦ３０１を介して通信線４００に接続されている。また、クライアント装置３００は、プログラム用記憶部３０４を備えている。具体的には、ハードディスクやフラッシュメモリを用いて実現可能であるが、特定の記憶媒体に限定しない。

また、クライアント装置３００には、ユーザーインターフェイスであるＵＩ表示部３０５とＵＩデバイス３０６とが接続されている。具体的には、装置の状態や処理内容を表示する発光ダイオードや液晶パネル、及び装置へ動作指示を与える各種ボタン等が接続されている。さらに、クライアント装置３００は、ＣＰＵ３０２とＲＡＭ３０３とを備えている。プログラム用記憶部３０４からＲＡＭ３０３に読み出したプログラムをＣＰＵ３０２によって解釈・実行することによって、クライアント装置３００内の各種制御や計算、ＵＩの表示が可能である。

次に、事務局が会議前に一括して印刷する場合を想定して、上記の構成を有するシステムの動作について説明する。以下では説明を簡単にするために、会議の参加者は参加者Ａ及び参加者Ｂの二人とする。また、データ用記憶部１０５に格納されている会議資料５１０のデータは、会議資料１のデータと会議資料２のデータとから成るものとする。このとき、会議資料５１０や会議情報５２０は事前にシステムに登録されているものとする。

まず、主催者はクライアント装置３００を操作し、ＵＩデバイス３０６を用いて図６に示す会議資料の一括印刷ダイアログを表示させる。このダイアログは、例えば、クライアント装置３００のローカルアプリケーションや、印刷支援装置１００からダウンロードされるＷｅｂアプリケーションとして実現可能である。ここで、主催者は、会議一覧６１０から会議資料を一括印刷したい会議を選ぶ。このとき、会議資料一覧６２０に印刷対象の資料が表示されるので、主催者は資料名を確認したのち、次へボタン６３０を押す。この操作により、クライアント装置３００から通信線４００を介して印刷支援装置１００へ印刷レシピの生成指示が送信される。そして、印刷支援装置１００は、印刷レシピを出力する。

図３は、本実施形態において、印刷支援装置１００による印刷レシピを出力する処理手順の一例を示すフローチャートである。なお、図３に示す各処理はＣＰＵ１０２により行われる。
図３において、クライアント装置３００から印刷レシピの生成指示を受信すると処理を開始する。そして、ステップＳ３０１において、データ用記憶部１０５から会議情報５２０を読み出し、会議資料５１０の会議資料情報として各資料の必要度及びページ数の情報を取得する。ここで、資料の必要度とは、その資料が無いと会議が成り立たない場合は１、参考資料の場合は０．５、不要の資料の場合は０と定義する指標であり、会議資料を登録する時に登録者が入力するものとする。

次に、ステップＳ３０２において、会議情報５２０から会議参加者情報として、各参加者の時給及び年齢の情報を取得する。ここで、時給とは、各参加者の会議における重要度（属性）を表す指標として用いられるものであり、実際の給料と必ずしも一致していなくてもよいものである。また、年齢は印字された小さな文字への耐性度合いを算出するための基礎データとして用いられる。

次に、ステップＳ３０３において、会議資料情報と会議参加者情報とに基づいて印刷レシピの候補を生成する。以下では説明を簡単にするために、変動させる印刷設定を印刷コストに関わる色設定（カラー／白黒）とＵＰ数（１ＵＰ：見開き１枚に１ページ印刷／２ＵＰ：見開き１枚に２ページ印刷）とに限定する。図５（ｂ）に示すように、参加者ごとに各資料の色設定とＵＰ数とを変動させると２５６通りの印刷レシピの候補が生成される。

次に、ステップＳ３０４において、これら印刷レシピの候補から最適な印刷レシピを算出する。ここで、最適な印刷レシピとは例えば図８に示すような会議資料一式のコストパフォーマンス関数を最大化する色設定及びＵＰ数の組である。コストパフォーマンス関数の最大値を算出するためには、組合せ最適化を行う必要があり、全探索を行う以外にも遺伝的アルゴリズム等の手法が適用可能である。

図５（ａ）は、コストパフォーマンスを計算する際に入力として与えるパラメータの一例を示す図である。また、図５（ｂ）の右端列には、コストパフォーマンスの計算結果を示す。図５に示す例では、１９５番目の印刷レシピが最適である。この印刷レシピでは、「資料１」は参加者Ａ向けの資料も参加者Ｂ向けの資料も同じ印刷設定（カラー、１ＵＰ）であり、「資料２」は参加者Ａ向けの印刷設定（白黒、２ＵＰ）と参加者Ｂ向けの印刷設定（白黒、１ＵＰ）とで異なっている。

次に、ステップＳ３０５において、最適な印刷レシピを出力する。これによりクライアント装置３００では、印刷支援装置１００から出力された最適な印刷レシピを図７に示すような印刷レシピの確認ダイアログとしてＵＩ表示部３０５に出力する。印刷レシピの出力方法としては、この確認ダイアログは、クライアント装置３００のローカルアプリケーションや、印刷支援装置１００からダウンロードされるＷｅｂアプリケーションとして実現可能である。この確認ダイアログにより、会議の主催者は印刷レシピ７１０の内容を確認し、問題があれば印刷設定７２０のＵＩを用いて手動で変更することができる。そして、最後に、主催者が印刷実行ボタン７３０を押すことにより、その指示を受け取った印刷装置２００は会議資料の一括印刷を実行する。

以上のように本実施形態によれば、コストパフォーマンス関数を用いて計算することにより、参加者の属性、及び資料の重要度が反映され、コストパフォーマンスの優れた印刷設定を行うことができる。

（第２の実施形態）
本実施形態では、会議の開催時刻までに印刷を完了させることができるように印刷レシピを絞り込み、組合せの最適化を容易にする例について説明する。なお、本実施形態における印刷システム及び各装置の構成については第１の実施形態と同様であるため、説明は省略する。

図４は、本実施形態において、印刷レシピを出力する処理手順の一例を示すフローチャートである。
図４において、ステップＳ４０１〜Ｓ４０３、及びステップＳ４０７、Ｓ４０８は、それぞれ図３のステップＳ３０１〜Ｓ３０３、Ｓ３０４、Ｓ３０５と同じ処理である。そして、図４においては、ステップＳ４０４〜Ｓ４０６の処理がさらに行われる。

ステップＳ４０４においては、印刷支援装置１００のＣＰＵ１０２は、印刷装置２００に通信線４００を通して印刷レシピの候補データを送付する。このデータを受け取った印刷装置２００は、時刻計算手段として機能する印刷時間算出部２０３によって印刷レシピごとに印刷完了時刻を算出し、通信線４００を通して印刷支援装置１００に印刷完了時刻の見積結果を送信する。ここで、印刷完了時刻は印刷装置２００が既に抱えている印刷ジョブの影響や印刷装置２００の起動状態の影響も考慮して算出される。

ステップＳ４０５においては、データ用記憶部１０５に記憶された会議情報５２０を読み出し、その会議情報５２０から資料印刷の対象となっている会議の開催日時の情報を取得する。そして、ステップＳ４０６において、会議開催時刻と各印刷レシピの印刷完了時刻とを比較し、会議を開始する時点で印刷が完了できない印刷レシピを候補リストの中から除外する。これにより、ステップＳ４０７における組合せ最適化処理が容易になり、最適な印刷レシピを出力するのにかかる時間が短縮される。

（第３の実施形態）
第１及び第２の実施形態では、印刷システムが印刷支援装置１００、印刷装置２００及びクライアント装置３００から構成されている例について説明した。一方、図２に示すように、印刷支援装置１００の機能を印刷支援部２１０として含む印刷装置２２０を用いてもよい。この場合、印刷システムは、印刷装置２２０とクライアント装置３００とで構成される。本実施形態においては、図１における印刷支援装置１００と印刷装置２００との間の通信を印刷装置２２０内部で行う点のみ第１及び第２の実施形態と異なり、処理手順については同様である。

（その他の実施形態）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

１０２ ＣＰＵ
１０３ ＲＡＭ
１０５ データ用記憶部

Claims (7)

1. 会議の参加者の情報と前記会議に用いられる会議資料の情報とを取得する取得手段と、
   前記取得手段によって取得された情報に基づいて、前記参加者及び会議資料ごとの印刷設定の候補を計算する計算手段と、
   前記計算手段によって計算された候補から、前記参加者の属性と、前記会議資料の重要度と、前記会議資料の印刷コストとが最も反映された印刷設定を探索する探索手段とを有することを特徴とする印刷支援装置。
2. 前記探索手段は、コストパフォーマンス関数を用いて前記最も反映された印刷設定を探索することを特徴とする請求項１に記載の印刷支援装置。
3. 前記参加者の属性は、前記参加者の給料及び年齢を含むことを特徴とする請求項１または２に記載の印刷支援装置。
4. 前記印刷設定は、印刷する色及び１枚あたりのページ数の設定を含むことを特徴とする請求項１〜３の何れか１項に記載の印刷支援装置。
5. 前記会議の会議資料を印刷する場合の印刷完了時刻を計算する時刻計算手段をさらに有し、
   前記探索手段は、前記時刻計算手段によって計算された印刷完了時刻が前記会議の開催時刻を超える印刷設定を候補から除外することを特徴とする請求項１〜４の何れか１項に記載の印刷支援装置。
6. 会議の参加者の情報と前記会議に用いられる会議資料の情報とを取得する取得工程と、
   前記取得工程において取得された情報に基づいて、前記参加者及び会議資料ごとの印刷設定の候補を計算する計算工程と、
   前記計算工程において計算された候補から、前記参加者の属性と、前記会議資料の重要度と、前記会議資料の印刷コストとが最も反映された印刷設定を探索する探索工程とを有することを特徴とする印刷支援方法。
7. 会議の参加者の情報と前記会議に用いられる会議資料の情報とを取得する取得工程と、
   前記取得工程において取得された情報に基づいて、前記参加者及び会議資料ごとの印刷設定の候補を計算する計算工程と、
   前記計算工程において計算された候補から、前記参加者の属性と、前記会議資料の重要度と、前記会議資料の印刷コストとが最も反映された印刷設定を探索する探索工程とをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

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