JP2011186989A - 情報管理システム、情報管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】配布した情報がその後改変されても配布した情報の状況を確認する。
【解決手段】情報管理装置１０Ａが、配布する配布情報に、情報管理装置１０Ａにおいて保持される配布情報を特定する特定情報を含む付加情報を付加して配布する。情報管理装置１０Ｂは、配布された配布情報を取得し、取得した配布情報に付加された付加情報を、情報管理装置１０Ｂにおいて保持される配布情報を特定する特定情報を付加して更新し、更新した付加情報を、配布情報を保持する装置に通知する。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報管理システム、情報管理装置及びプログラムに関する。

電子文書等の情報を配布することがある。情報の配布者にとっては、一旦配布した情報がその後何処にあり、どの様に利用されているかを把握したいことがある。そこで、例えば下記の特許文献１に記載されているように、ウェブ上の情報を管理するサーバーにおいてタイトル名やキーワード等で検索した結果に基づいて、配布情報と関連する情報を取得することがある。

特開平９−３１１８６９号公報

ところで、配布した情報が配布先においてタイトルや内容の改変があった場合には、配布時の情報と同定することが困難となる。

本発明の目的の一つは、配布した情報がその後改変されても配布した情報の状況を確認できる情報管理システム、情報管理装置及びプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、複数の装置を含み、前記複数の装置のうち少なくとも１つの装置が、配布する配布情報に、前記少なくとも１つの装置において保持される前記配布情報を特定する特定情報を含む付加情報を付加して配布する配布手段を含み、前記複数の装置のうち他の少なくとも１つの装置は、前記配布手段により配布された配布情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得した配布情報に付加された付加情報を、前記他の少なくとも１つの装置において保持される前記配布情報を特定する特定情報を付加して更新する更新手段と、前記更新手段により更新した付加情報を、前記配布情報を保持する装置に通知する通知手段と、を含むことを特徴とする情報管理システムである。

また、請求項２に記載の発明は、前記更新手段は、前記取得手段により取得した配布情報が更新された場合に、当該配布情報に設定される付加情報を当該配布情報の更新内容に応じて更新することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システムである。

また、請求項３に記載の発明は、前記通知手段は、前記更新手段により前記配布情報に設定される付加情報が更新される毎に、当該更新された付加情報を、前記配布情報を保持する装置に通知することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報管理システムである。

また、請求項４に記載の発明は、前記配布情報を保持する装置は、前記通知手段により付加情報の通知を受けた場合に、当該付加情報が設定された配布情報を配布した配布先の情報を、前記付加情報を通知した装置に送信する手段を含み、前記通知手段は、前記配布先の情報に基づき特定された、前記付加情報を未通知の装置に前記付加情報を通知することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の情報管理システムである。

また、請求項５に記載の発明は、受け付けた配布情報の特定情報を含む要求に応じて、前記配布情報に設定された付加情報を提供する手段をさらに含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の情報管理システムである。

また、請求項６に記載の発明は、受け付けた配布情報の特定情報を含む要求に応じて、前記配布情報を転送する手段をさらに含むことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の情報管理システムである。

また、請求項７に記載の発明は、配布する配布情報に、保持する前記配布情報を特定する特定情報を含む付加情報を付加して配布する配布手段と、前記配布手段により配布された配布情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得した配布情報に付加された付加情報を、保持する前記配布情報を特定する特定情報を付加して更新する更新手段と、前記更新手段により更新した付加情報を、前記配布情報を保持する装置に通知する通知手段と、を含むことを特徴とする情報管理装置である。

また、請求項８に記載の発明は、配布する配布情報に、保持する前記配布情報を特定する特定情報を含む付加情報を付加して配布する配布手段と、前記配布手段により配布された配布情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得した配布情報に付加された付加情報を、保持する前記配布情報を特定する特定情報を付加して更新する更新手段と、前記更新手段により更新した付加情報を、前記配布情報を保持する装置に通知する通知手段としてコンピュータを機能させるためのプログラムである。

請求項１，７及び８に記載の発明によれば、配布した情報がその後改変されても配布した情報の状況を確認できる。

請求項２に記載の発明によれば、配布した情報の改変状況を確認できる。

請求項３に記載の発明によれば、配布した情報の最新状況を確認できる。

請求項４に記載の発明によれば、配布情報を保持する各装置において他の装置における配布情報の状況を確認できる。

請求項５に記載の発明によれば、配布情報を保持する装置にアクセスして配布情報の状況を確認できる。

請求項６に記載の発明によれば、各装置で保持される配布情報の内容を確認できる。

本実施形態に係る情報管理システムのシステム構成図である。 情報管理装置の機能ブロック図である。 情報管理テーブルの一例を示す図である。 付加情報の一例を示す図である。 付加情報が設定された配布情報の一例を示す図である。 情報管理システムにおいて行われる処理のシーケンス図を示す図である。 付加情報の一例を示す図である。 付加情報の一例を示す図である。

以下、本発明を実施するための実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。

図１には、本実施形態に係る情報管理システム１のシステム構成図を示した。図１に示されるように、情報管理システム１は、複数の情報管理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃを含み、各情報管理装置１０はネットワーク５を介して相互に通信可能に接続されている。また、情報管理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃには、ユーザーによりそれぞれ操作される端末装置５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃが接続されている。なお、情報管理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ、端末装置５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃに共通する内容について説明する場合には、それぞれ情報管理装置１０、端末装置５０と表記する。また、端末装置５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃは、ネットワーク５を介して相互に通信可能に接続された形態としてもよい。このような接続形態にする場合は、どの端末装置がどの情報管理装置によって管理されるのかを示す情報を各情報管理装置が記憶するようにすればよい。

情報管理装置１０はそれぞれ、電子文書、画像情報等の情報を管理するサーバーであり、接続する端末装置５０からデータのアップロードを受け付けたり、管理する情報を端末装置５０に転送したりする他、管理する情報の属性情報等を端末装置５０に提供したりする。以下、情報管理装置１０の詳細について説明する。

図２には、情報管理装置１０の機能ブロック図を示した。本実施形態では、情報管理装置１０はそれぞれ同じ構成を有することとする。図２に示されるように、情報管理装置１０は、情報登録部１２、情報管理部１４、配布情報取得部１６、付加情報設定部１８、付加情報管理部２０、配布情報送信部２２、配布情報受信部２４、付加情報抽出部２６、情報転送要求処理部２８、情報更新部３０、付加情報更新部３２、付加情報送信部３４、付加情報受信部３６、及び付加情報参照要求処理部３８を備える。上記の各部の機能は、ＣＰＵ等の制御手段、メモリ等の記憶手段、外部デバイスとデータを送受信する通信手段等を備えたコンピュータが、コンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納されたプログラムを読み込み実行することで実現されるものとしてよい。なお、プログラムは情報記憶媒体によってコンピュータたる情報管理装置１０に供給されることとしてもよいし、インターネット等のデータ通信手段を介して供給されることとしてもよい。

情報登録部１２は、管理対象の情報を情報管理部１４に登録するものである。例えば情報登録部１２は、情報端末や他の情報管理装置１０から転送された情報を情報管理部１４に登録することとしてもよいし、情報記録媒体に格納された情報を読み込んで情報管理部１４に登録することとしてもよい。

情報管理部１４は、管理対象の情報を格納し管理するものである。情報管理部１４により管理される情報は電子文書や画像データ等の各種の情報としてよく、それぞれの情報には識別情報が付与され管理される。

図３には、情報管理部１４により管理される情報を表す情報管理テーブルの一例を示した。図３に示されるように、情報管理テーブルには、管理する情報の識別情報に、情報の格納場所（パス、ファイル名等）、情報にアクセスするためのポート番号、情報登録日、情報更新日、情報所有者等の属性情報が関連付けられて記憶されることとしてよい。もちろん情報管理テーブルに格納される情報は上記のものに限られず、他の属性情報を含むこととしてもよい。

配布情報取得部１６は、情報管理部１４に管理される情報の中から他の情報管理装置１０に配布する配布情報を取得するものである。例えば、配布情報取得部１６は、端末装置５０から受け付けた情報に応じて、情報管理部１４で管理する情報の中から取得する配布情報と、当該配布情報の配布先を決定することとしてよい。

付加情報設定部１８は、配布情報取得部１６により取得された配布情報に対して、当該配布情報を保持する情報管理装置１０において当該配布情報を特定する特定情報を含む付加情報を設定するものである。特定情報は、例えば情報管理装置１０のホスト名（又はＩＰアドレス等のアドレス情報）、配布情報を識別する識別情報、及び配布情報にアクセスする際に用いるポート番号を含むこととしてよい。また、特定情報は上述したものに限られず、配布情報に複数の版があればその版を特定する情報をさらに含むこととしてもよい。

図４には、付加情報の一例を示した。図４に示される付加情報は、配布情報が３つの情報管理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃに配布された後の内容を示している。図４に示した例では、付加情報には、情報管理装置１０のホスト名、各情報管理装置１０における配布情報の識別情報、各情報管理装置１０において配布情報にアクセスする際に用いるポート番号がそれぞれ関連付けられている。特定情報は上記に示した例の他、例えばＵＲＬ形式等の表記（http://serverA.domain1:1099?docid=00001234）を用いてもよい。

付加情報管理部２０は、配布情報に対して付加情報設定部１８により設定された付加情報を管理するものである。付加情報管理部２０は、配布情報の識別情報に、当該配布情報に付加される付加情報の識別情報を関連付けて保持することとしてもよいし、配布情報の属性情報として付加情報を関連付けて保持することとしてもよい。

配布情報送信部２２は、付加情報設定部１８により付加情報が設定された配布情報を、指定された配布先の情報管理装置１０に送信するものである。

図５には、付加情報が設定された配布情報の一例を示した。図５に示されるように、例えば配布情報を電子文書とすると、配布情報たる電子文書自体に付加情報を埋め込んでもよいし（ａ）、電子文書と付加情報とを圧縮ファイル等の形式で両者を一体化して構成する（ｂ）こととしてもよい。

配布情報受信部２４は、他の情報管理装置１０から送信された配布情報を受信するものである。

付加情報抽出部２６は、配布情報受信部２４により受信した配布情報に設定された付加情報を抽出するものである。付加情報抽出部２６により抽出された付加情報は、付加情報管理部２０において管理し、付加情報を抽出した後の配布情報は、情報管理部１４において管理することとしてよい。

情報転送要求処理部２８は、情報管理部１４において管理する情報の転送要求をユーザーから受け付けた場合に、当該ユーザーが適切な権限を有しているか否か等に応じて、転送要求を処理するものである。情報転送要求処理部２８は、ユーザーが適切な権限を有していると判断する場合には、当該ユーザーに対して要求された情報を情報管理装置１０から取得して転送することとしてよい。

情報更新部３０は、情報管理部１４において管理する情報に更新があった場合に、当該更新された情報を情報管理部１４に登録するものである。例えば、情報転送要求処理部２８により転送された配布情報がユーザーにより編集され内容が更新された後に、ユーザーの操作する端末装置５０から当該更新された配布情報が転送された場合には、情報更新部３０は当該転送された配布情報の識別情報に対応する配布情報を検索し、当該配布情報を上書きするか又はその版情報を更新することにより情報管理部１４において管理されている情報を更新することとしてよい。

付加情報更新部３２は、情報更新部３０により情報管理部１４において管理される情報が更新された場合に、当該更新された情報に設定される付加情報を更新するものである。例えば、付加情報更新部３２は、更新された情報の更新日時、所有者、版情報等の各情報を更新することとしてよい。

付加情報送信部３４は、付加情報更新部３２により更新された付加情報を、当該付加情報が設定された配布情報を保持する情報管理装置１０に送信するものである。付加情報送信部３４は、例えば付加情報に含まれる特定情報に示される情報管理装置１０の各々を宛先として、更新された付加情報を送信することとしてよい。

付加情報受信部３６は、他の情報管理装置１０の付加情報送信部３４により送信された付加情報を受信するものである。付加情報受信部３６により受信された付加情報に基づいて、付加情報管理部２０において管理される付加情報が更新される。

情報管理装置１０では、付加情報受信部３６により受信した付加情報に含まれる特定情報のホスト名及び識別情報に基づいて、情報管理部１４において管理する情報の中から対応する情報を特定する。そして、情報管理装置１０は、上記特定した情報を配布した配布先の情報を、付加情報の送信元の情報管理装置１０に返信する。

付加情報の送信元の情報管理装置１０は、他の情報管理装置１０から返信された配布先情報を受信して、当該受信した配布先情報のうち、更新した付加情報を送信していない宛先がある場合には、その宛先に対して更新した付加情報を送信することとする。こうすることにより、対応する配布情報を保有する各情報管理装置１０において、当該配布情報について管理する付加情報が最新の状態に保たれる。また、更新された付加情報を受信した情報管理装置１０が、当該受信した付加情報を設定した配布情報の配布先のそれぞれに対して、更新された付加情報を送信するようにしても構わない。

付加情報参照要求処理部３８は、情報管理部１４において管理する情報の付加情報を参照する要求をユーザーから受け付けた場合に、当該要求に応じて付加情報をユーザーに提供するものである。付加情報参照要求処理部３８においても、ユーザーの権限に応じて付加情報のアクセスに制限をかけてもよい。ユーザーが、提供される付加情報を参照することで、各情報管理装置１０において配布情報がどのように利用されているのか、又参照した付加情報に含まれる特定情報に基づいて各情報管理装置１０にアクセスすることにより各情報管理装置１０において管理されている配布情報の内容の確認が行われる。

図６には、情報管理システム１において行われる処理のシーケンス図を示した。図６に示されるシーケンス図では、情報管理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃの３つにおける処理の流れを示している。

図６に示されるように、情報管理装置１０Ａは、情報管理装置１０Ｂ及びＣに配布する電子文書（配布電子文書）を取得し（Ｓ１０１）、当該取得した配布電子文書に情報管理装置１０Ａにおける当該配布電子文書を特定する特定情報を含む付加情報を設定する（Ｓ１０２）。そして、情報管理装置１０Ａは、上記付加情報を設定した配布電子文書を情報管理装置１０Ｂ及びＣに送信する（Ｓ１０３）。

情報管理装置１０Ｂと情報管理装置１０Ｃにおいては、情報管理装置１０Ａから受信した配布電子文書から付加情報を抽出し（Ｓ１０４）、配布電子文書と付加情報とをそれぞれ管理する（Ｓ１０５）。

ここで、情報管理装置１０Ｂにおいて、配布電子文書が更新されると（Ｓ１０６）、当該更新された配布電子文書に基づいて配布電子文書に設定される付加情報を更新する（Ｓ１０７）。そして、情報管理装置１０Ｂは、上記更新した付加情報を、当該付加情報に含まれる配布電子文書の特定情報に基づいて選択した宛先（この例では情報管理装置１０Ａ）に送信する（Ｓ１０８）。

情報管理装置１０Ａは、更新された付加情報を情報管理装置１０Ｂから受信し、受信した付加情報に基づいて、自らが管理している付加情報を更新するとともに（Ｓ１０９）、情報管理装置１０Ｂに配布電子文書の配布先を示す配布先情報を送信する（Ｓ１１０）。

情報管理装置１０Ｂは、情報管理装置１０Ａから受信した配布先情報に基づいて、更新した付加情報を未送信の宛先を取得し（Ｓ１１１）、当該取得した宛先（この例では情報管理装置１０Ｃ）に更新した付加情報を送信する（Ｓ１１２）。

情報管理装置１０Ｃは、更新された付加情報を情報管理装置１０Ｂから受信し、受信した付加情報に基づいて、自らが管理している付加情報を更新する（Ｓ１１３）。このように情報管理システム１に含まれる各情報管理装置１０が上記の処理を実行することにより、配布電子文書に付加される付加情報はいずれも最新の状態に更新され、いずれかの情報管理装置１０において管理される付加情報を参照することで、各情報管理装置１０において管理される配布電子文書の状態が確認される。

本発明は、上記の実施形態に限定されるものではなく、配布情報に付加される付加情報は上述した例に限られない。以下、付加情報の変形例について説明する。

図７には、付加情報の一例を示した。図７に示した例では、付加情報に配布情報を特定する特定情報の他に、配布情報のバージョン数（版数）、最終更新日時、所有者の情報が含まれることとする。配布情報のバージョン数は、付加情報更新部３２により更新されることとしてよく、情報更新部３０により情報が更新される毎にバージョン数を１つずつ繰り上げていくこととしてよい。最終更新日時は、情報更新部３０により最終的に更新された日時情報に基づいて設定することとしてよい。そして、所有者の情報は、配布情報の所有者を表す情報であり、配布情報へのアクセス制御（読み・書き・実行等の制御）を行う際に用いることとしてよい。

図８には、付加情報の他の例を示した。図８に示した例では、図７に示した付加情報に参照元バージョン番号の情報がさらに含まれることとする。参照元バージョン番号とは、他の情報管理装置１０に配布された配布情報がどのバージョン番号の配布情報であるかを示す情報である。図８に示された例では、情報管理装置１０Ｃにおいて管理されている配布情報には５つの版が存在し、そのうち第３版の配布情報が情報管理装置１０Ａ，Ｂに配布され、情報管理装置１０Ａでは１度改版され、情報管理装置１０Ｂでは情報管理装置１０Ｃから配布された情報がそのまま管理されている。

上記の実施形態では、配布情報を管理する各情報管理装置１０において、配布情報の付加情報が最新の情報に保たれるようにしているが、例えば配布情報の配布を開始した情報管理装置１０等の少なくとも一部の情報管理装置１０に管理される付加情報のみを最新の状態に更新するようにしてもよい。このような場合には、各情報管理装置１０において更新した付加情報を予め定めた情報管理装置１０に送信するように定めることとしてもよい。

１ 情報管理システム、５ ネットワーク、１０，１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ 情報管理装置、１２ 情報登録部、１４ 情報管理部、１６ 配布情報取得部、１８ 付加情報設定部、２０ 付加情報管理部、２２ 配布情報送信部、２４ 配布情報受信部、２６ 付加情報抽出部、２８ 情報転送要求処理部、３０ 情報更新部、３２ 付加情報更新部、３４ 付加情報送信部、３６ 付加情報受信部、３８ 付加情報参照要求処理部、５０，５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ 端末装置。

Claims (8)

1. 複数の装置を含み、
   前記複数の装置のうち少なくとも１つの装置が、
   配布する配布情報に、前記少なくとも１つの装置において保持される前記配布情報を特定する特定情報を含む付加情報を付加して配布する配布手段を含み、
   前記複数の装置のうち他の少なくとも１つの装置は、
   前記配布手段により配布された配布情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得した配布情報に付加された付加情報を、前記他の少なくとも１つの装置において保持される前記配布情報を特定する特定情報を付加して更新する更新手段と、
   前記更新手段により更新した付加情報を、前記配布情報を保持する装置に通知する通知手段と、を含む
   ことを特徴とする情報管理システム。
2. 前記更新手段は、前記取得手段により取得した配布情報が更新された場合に、当該配布情報に設定される付加情報を当該配布情報の更新内容に応じて更新する
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
3. 前記通知手段は、前記更新手段により前記配布情報に設定される付加情報が更新される毎に、当該更新された付加情報を、前記配布情報を保持する装置に通知する
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報管理システム。
4. 前記配布情報を保持する装置は、
   前記通知手段により付加情報の通知を受けた場合に、当該付加情報が設定された配布情報を配布した配布先の情報を、前記付加情報を通知した装置に送信する手段を含み、
   前記通知手段は、前記配布先の情報に基づき特定された、前記付加情報を未通知の装置に前記付加情報を通知する
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の情報管理システム。
5. 受け付けた配布情報の特定情報を含む要求に応じて、前記配布情報に設定された付加情報を提供する手段をさらに含む
   ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の情報管理システム。
6. 受け付けた配布情報の特定情報を含む要求に応じて、前記配布情報を転送する手段をさらに含む
   ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の情報管理システム。
7. 配布する配布情報に、保持する前記配布情報を特定する特定情報を含む付加情報を付加して配布する配布手段と、
   前記配布手段により配布された配布情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得した配布情報に付加された付加情報を、保持する前記配布情報を特定する特定情報を付加して更新する更新手段と、
   前記更新手段により更新した付加情報を、前記配布情報を保持する装置に通知する通知手段と、を含む
   ことを特徴とする情報管理装置。
8. 配布する配布情報に、保持する前記配布情報を特定する特定情報を含む付加情報を付加して配布する配布手段と、
   前記配布手段により配布された配布情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得した配布情報に付加された付加情報を、保持する前記配布情報を特定する特定情報を付加して更新する更新手段と、
   前記更新手段により更新した付加情報を、前記配布情報を保持する装置に通知する通知手段
   としてコンピュータを機能させるためのプログラム。

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