JP2011070272A - 組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】組織間及び組織内における情報伝達を定量的に評価することができる組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラムを提供する。
【解決手段】組織間コミュニケーション分析サーバ装置1は、指定された期間において、指定された組織間のメンバーの情報伝達の履歴情報であるメール履歴情報20を取得する組織間コミュニケーション取得手段10Bと、取得したメール履歴情報20のうち、指定された組織のうち一方の組織の上司が発信者となるメール履歴の割合に関する情報から上司の組織に対する関与度を算出する組織間関与度算出手段10Cとを有する。
【選択図】図2
【解決手段】組織間コミュニケーション分析サーバ装置1は、指定された期間において、指定された組織間のメンバーの情報伝達の履歴情報であるメール履歴情報20を取得する組織間コミュニケーション取得手段10Bと、取得したメール履歴情報20のうち、指定された組織のうち一方の組織の上司が発信者となるメール履歴の割合に関する情報から上司の組織に対する関与度を算出する組織間関与度算出手段10Cとを有する。
【選択図】図2
Description
本発明は、組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラムに関する。
従来の組織間情報伝達分析装置として、組織に属する部署間の情報伝達の頻度を取得して組織構造の効率を定量的に評価するものが知られている(例えば、特許文献1参照)。
この特許文献1に記載された組織間情報伝達分析装置は、組織に属する複数の部署の各々の間で情報が伝達される頻度を示す部署間情報伝達頻度を取得する伝達頻度取得部と、1以上の部署を含むグループを規定するグループ規定データを取得する規定データ取得部と、部署間情報伝達頻度に基づいて、複数のグループのそれぞれの間で情報が伝達される頻度を示すグループ間情報伝達頻度を算出する伝達頻度算出部と、グループ間情報伝達頻度に基づいて、グループ規定データにより規定された組織構造の効率を算出する組織効率算出部とを有する。
本発明の目的は、組織間及び組織内における情報伝達を定量的に評価することができる組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラムを提供することにある。
上記目的を達成するために本発明の一態様は、以下の組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラムを提供する。
[1]指定された期間において、指定された一対の組織間のそれぞれの構成員の情報伝達の履歴情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記履歴情報のうち、前記一対の組織のうち一方の組織の特定の構成員が発信者となる履歴情報と、前記一対の組織間の前記履歴情報とに基づいて、前記特定の構成員の前記一対の組織又はこれらいずれかの組織に対する関与度を算出する算出手段とを有する組織間情報伝達分析装置。
[2]前記取得手段は、前記情報伝達の履歴情報と、前記情報伝達の内容に基づいた後発の情報伝達の履歴情報とを関連付けて取得し、前記算出手段は、前記履歴情報と前記後発の履歴情報とから形成される情報伝達の経路ごとに、前記履歴情報をカウントして前記特定の構成員の関与度を算出する前記[1]に記載の組織間情報伝達分析装置。
[3]コンピュータを、指定された期間において、指定された一対の組織間のそれぞれの構成員の情報伝達の履歴情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記履歴情報のうち、前記一対の組織のうち一方の組織の特定の構成員が発信者となる履歴情報と、前記一対の組織間の前記履歴情報とに基づいて、前記特定の構成員の前記一対の組織又はこれらいずれかの組織に対する関与度を算出する算出手段として機能させるための組織間情報伝達分析プログラム。
請求項1又は3に係る発明によれば、組織間及び組織内における情報伝達を定量的に評価することができる。
請求項2に係る発明によれば、組織間及び組織内における情報伝達をその経路ごとに定量的に評価することができる。
[第1の実施の形態]
(組織間コミュニケーション分析システムの構成)
図1は、本発明の第1の実施の形態に係る組織間コミュニケーション分析システムの構成例を示す概略図である。
(組織間コミュニケーション分析システムの構成)
図1は、本発明の第1の実施の形態に係る組織間コミュニケーション分析システムの構成例を示す概略図である。
この組織間コミュニケーション分析システム7は、組織間情報伝達分析装置の一例である組織間コミュニケーション分析サーバ装置(以下、単に「分析サーバ装置」という。)1と、メール履歴データベース(以下、「DB」という。)2と、メールサーバ装置3と、組織情報DB4と、複数の端末装置5と、組織間コミュニケーション分析システムの各装置を通信可能に接続するネットワーク6とを有する。
分析サーバ装置1は、ある組織に属する利用者と他の組織に属する利用者との間において送信された電子メール(以下、単に「メール」という。)の履歴に基づいてある組織と他の組織とのコミュニケーションを分析する機能を備え、CPU(Central Processing Unit)やHDD(Hard Disk Drive)等の電子部品を内部に有する情報処理装置であり、サーバ装置の他、例えば、パーソナルコンピュータ等を用いることができる。ここで、組織とは、複数の利用者が属する集団をいい、それらの利用者によって組織内で部署、グループ、プロジェクト等を構成してもよい。
メール履歴DB2は、利用者が端末装置5を用いて作成したメールをメールサーバ装置3を介して送信した履歴であるメール履歴情報を格納する。
メールサーバ装置3は、ある利用者が端末装置5において作成したメールを他の利用者に対して送信するサーバ装置であり、CPUやHDD等の電子部品を有する。また、メールサーバ装置3において送信されたメールの履歴は、メール履歴DB2に格納される。
組織情報DB4は、利用者の所属する組織やその利用者の上司にあたる利用者等を示す組織情報を格納する。
端末装置5は、画像等を表示する表示部及びキーボードやマウス等からなる操作部等を有し、本体にCPUやHDD等の電子部品を備える情報処理装置であって、例えば、パーソナルコンピュータやPDA、携帯電話機等を用いることができる。
ネットワーク6は、LAN(Local Area Network)等のネットワークであり、有線、無線は問わない。
図2は、分析サーバ装置1の構成例を示す概略図である。
分析サーバ装置1は、CPU等から構成され各部を制御するとともに各種のプログラムを実行する制御部10と、HDDやフラッシュメモリ等の記憶装置から構成され情報を記憶する記憶部11と、LAN等のネットワーク6を介して外部と通信する通信部12とを有する。
制御部10は、後述する組織間コミュニケーション分析プログラム11Aを実行することで、分析条件受付手段10Aと、組織間コミュニケーション取得手段10Bと、組織間関与度算出手段10Cと、組織間関与度情報出力手段10D等として機能する。
分析条件受付手段10Aは、組織間コミュニケーションの分析を所望する管理者等が端末装置5等において設定する分析条件を受け付ける。分析条件とは、例えば、分析対象となる利用者、例えば、組織間で行われる共同プロジェクト等に参加するメンバーや、その共同プロジェクトが行われる期間等である。ここでプロジェクトとは、一定の目的を達成するための複数のメンバーから構成される集団をいい、メンバーは複数の組織から任意に抽出して決定される(図6参照)。
組織間コミュニケーション取得手段10Bは、分析条件受付手段10Aが受け付けた分析条件に該当する組織間コミュニケーションに関する情報、例えば、メール履歴情報をメール履歴DB2から取得する。
組織間関与度算出手段10Cは、組織間コミュニケーション取得手段10Bが取得したメール履歴情報等に基づいて組織に対する特定の利用者、例えば、組織の上司にあたる利用者の関与度を算出する。
組織間関与度情報出力手段10Dは、組織間関与度算出手段10Cによって算出された組織に対する特定の利用者の関与度を組織間関与度情報11Bとして出力する。
記憶部11は、制御部10を上述した各手段として機能させる組織間コミュニケーション分析プログラム11Aと、組織間関与度情報出力手段10Dによって出力された組織間関与度情報11Bとを記憶する。
図3は、メール履歴DB2が記憶するメール履歴情報の構成例を示す概略図である。
メール履歴情報20は、メールの送信者を示す送信者ID欄200と、メールの受信者を示す受信者ID欄201と、メールの送信時刻を示す送信時刻欄202とを有する。
図4は、組織情報DB4が記憶する組織情報の構成例を示す概略図である。
組織情報40は、組織に属する利用者の識別子を示すユーザID欄400と、利用者の名前を示す名前欄401と、利用者が所属する組織名を示す所属組織欄402と、組織内における利用者の上司の識別子を示す上司のユーザID欄403とを有する。
図5は、記憶部11が記憶する組織間関与度情報の構成例を示す概略図である。
組織間関与度情報11Bは、分析対象期間の開始日を示す開始日欄110と、終了日を示す終了日欄111と、分析対象の組織を示す組織1欄112と、分析対象の他の組織を示す組織2欄113と、組織1から組織2に対するメールの数を示す情報伝達頻度欄114と、組織2から組織1に対するメールの数を示す情報伝達頻度欄115と、組織1の上司の組織2に対する関与度を示す組織1関与度欄116と、組織2の上司の組織1に対する関与度を示す組織2関与度欄117とを有する。
(組織間コミュニケーション分析システムの動作)
以下に、本発明の第1の実施の形態における組織間コミュニケーション分析システム7の動作を各図を参照しつつ説明する。
以下に、本発明の第1の実施の形態における組織間コミュニケーション分析システム7の動作を各図を参照しつつ説明する。
まず、利用者は、端末装置5を用いてメールを作成し、メールサーバ装置3を介して他の利用者にメールを送信する。ここで、メールを作成する利用者は、メールの宛先として、組織情報DB4に格納される組織情報に登録された他の利用者を指定する。
メールサーバ装置3は、送信の処理を実行したメールの情報をメール履歴情報20としてメール履歴DB2に格納する。
次に、組織間コミュニケーションの分析を所望する管理者は、端末装置5を用いて分析サーバ装置1にアクセスし、組織間コミュニケーションの分析を要求する。
分析サーバ装置1は、分析の要求に応じて各手段を動作させて、組織間コミュニケーションの分析を実行する。以下に、組織間コミュニケーションの分析動作の内容を説明する。
図7は、分析サーバ装置1の動作例を示すフローチャートである。
まず、分析条件受付手段10Aは、端末装置5から管理者が指定した分析対象の組織メンバー、期間等の分析条件を受け付ける(S1)。次に、組織間コミュニケーション取得手段10Bは、組織情報DB4の組織情報40から指定されたメンバーの利用者情報を取得する(S2)。
次に、組織間コミュニケーション取得手段10Bは、メール履歴DB2のメール履歴情報20からメンバー間、つまりメンバーが送信者及び受信者に含まれるメール履歴を抽出する(S3)。次に、ステップS3において抽出したメール履歴から、上司が送信者となるメール履歴を抽出する(S4)。
図6は、組織間のメール送信の動作例を示す概略図である。
組織1から組織2に対して送信されたメール履歴には、例えば、組織1の上司から組織2の上司に対して送信されたメールaと、組織1の上司から組織2の部下に対して送信されたメールb1、b2とが存在する。なお、組織2の部下1〜3、及び組織1の部下1〜4は、組織1及び組織2で実行される共同プロジェクトのメンバーであり、組織1の部下5及び6、並びに組織2の部下4は、プロジェクトに属さない利用者である。また、組織1の部下から組織2の部下へ送信されるメール、組織1の部下から組織2の部下へ送信されたメール、及び組織2の利用者から組織1の利用者へ送信されたメールの履歴も同様に存在する。組織間コミュニケーション取得手段10Bは、以上のメール履歴の種類を区別して取得する。
次に、組織間関与度算出手段10Cは、上司の関与度を算出する(S5)。上司の関与度は、相手の組織の上司とのコミュニケーションの発生状況(図6のメールaの存在)をd(ただし、d=0又は1)、上司同士のコミュニケーションの重みを示す定数をc(ただし、0≦c≦1)、相手の組織のプロジェクトに参加しているメンバー数をn、上司がコミュニケーションしたメンバーの数(図6のメールb1、b2を送ったメンバーの数)をmとすると、
から求められる。
次に、組織間関与度情報出力手段10Dは、図5に示す組織間関与度情報11Bを出力し記憶部11に格納する。なお、図5に示す例では、組織1関与度欄116の値「0.48」に対し、組織2関与度欄117の値「0.05」が比較的小さいため、組織2の上司は、分析対象のプロジェクトに対する関与が小さいことがわかる。
[第2の実施の形態]
第2の実施の形態は、組織間関与度算出手段10Cが、メールの転送や、メールのメッセージの引用を伴う他のメール送信等のように、メール間に参照関係があるものを考慮して組織間関与度を算出する点で、第1の実施の形態と異なる。
第2の実施の形態は、組織間関与度算出手段10Cが、メールの転送や、メールのメッセージの引用を伴う他のメール送信等のように、メール間に参照関係があるものを考慮して組織間関与度を算出する点で、第1の実施の形態と異なる。
図8は、本発明の第2の実施の形態に係るメール履歴DB2が記憶するメール履歴情報の構成例を示す概略図である。
メール履歴情報21は、メールの識別子を示すメールID210と、メールの送信者を示す送信者ID欄211と、メールの受信者を示す受信者ID欄212と、メールの送信時刻を示す送信時刻欄213と、メールの転送やメッセージを引用したメール送信等の際に参照されたメールの識別子を示す参照メールID欄214とを有する。
図9は、記憶部11が記憶する組織間関与度情報の構成例を示す概略図である。
組織間関与度表示50は、組織間関与度情報11Bに基づいて端末装置5に表示されるグラフ図であり、横軸は分析対象期間を、横軸はメールの回数を示す。なお、凡例のメール連鎖パターンi〜lは、関連する2つのメールが連鎖してそれぞれ異なる経路を経て送信されたメール履歴の回数であり、連鎖経路については図10において詳しく説明する。
(組織間コミュニケーション分析システムの動作)
以下に、本発明の第2の実施の形態における組織間コミュニケーション分析システム7の動作を各図を参照しつつ説明する。
以下に、本発明の第2の実施の形態における組織間コミュニケーション分析システム7の動作を各図を参照しつつ説明する。
図10(a)〜(d)は、組織間コミュニケーション取得手段10Bの動作例を示す概略図である。
組織1から組織2に対して送信されたメール履歴は、以下に説明するパターンで組織間コミュニケーション取得手段10Bによって認識され、取得される。例えば、図10(a)に示すように、組織1の部下から組織2の部下に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織2の部下から組織2の上司に対して転送されたメールの連鎖パターンiと、組織1の上司から組織2の上司に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織2の上司から組織2の部下に対して転送されたメールの連鎖パターンjとして取得される。
また、例えば、図10(b)に示すように、組織1の部下から組織1の上司に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織1の上司から組織2の上司に対して転送されたメールの連鎖パターンkと、組織1の上司から組織1の部下に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織1の部下から組織2の部下に対して転送されたメールの連鎖パターンlとして取得される。
また、例えば、図10(c)に示すように、組織1の上司から組織2の部下に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織2の部下から組織2の上司に対して転送されたメールの連鎖パターンmと、組織1の部下から組織2の上司に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織2の上司から組織2の部下に対して転送されたメールの連鎖パターンnとして取得される。
また、例えば、図10(d)に示すように、組織1の部下から組織1の上司に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織1の上司から組織2の部下に対して転送されたメールの連鎖パターンoと、組織1の上司から組織1の部下に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織1の部下から組織2の上司に対して転送されたメールの連鎖パターンpとして取得される。
まず、組織間コミュニケーションの分析を所望する管理者は、端末装置5を用いて分析サーバ装置1にアクセスし、組織間コミュニケーションの分析を要求する。
分析サーバ装置1は、分析の要求に応じて各手段を動作させて、組織間コミュニケーションの分析を実行する。以下に、組織間コミュニケーションの分析動作の内容を説明する。
図11は、分析サーバ装置1の動作例を示すフローチャートである。
まず、分析条件受付手段10Aは、端末装置5から管理者が指定した分析対象の組織メンバー、期間等の分析条件を受け付ける(S11)。次に、組織間コミュニケーション取得手段10Bは、組織情報DB4の組織情報40から指定されたメンバーの利用者情報を取得する(S12)。
次に、組織間コミュニケーション取得手段10Bは、メール履歴DB2のメール履歴情報20からメンバー間、つまりメンバーが送信者及び受信者に含まれるメール履歴を抽出する(S13)。
次に、組織間関与度算出手段10Cは、図10に示すメール連鎖経路をパターンごとにカウントする組織間関与度算出手段10C内に備えられた図示しない仮想的なカウンタを初期化する(S14)。
次に、組織間関与度算出手段10Cは、ステップS13において抽出したメール履歴からメール履歴(M)を1つ抽出し(S15)、そのメールの本文中に参照メールや参照メッセージがあるとき(S16;Yes)、その参照メール又は参照メッセージに該当するメールの履歴(R)を抽出する(S17)。
参照メール履歴(R)の受信者がメール履歴(M)の送信者と同一であるとき(S18;Yes)、組織間関与度算出手段10Cは、参照メール(R)とメール履歴(M)との関係において図10に示すメール連鎖経路のいずれのパターンに属するか判断し、対応する仮想的なカウンタにおいて1カウントする(S19)。
なお、ステップS15〜S19はステップS13において抽出されたメール履歴のすべてについて実行され(S20)、組織間関与度情報出力手段10Dは、カウンタの数値を組織間関与度情報11Bとして記憶部11に保存し、例えば、図9に示す組織間関与度表示50等のように加工して端末装置5にその情報を出力する(S21)。
[他の実施の形態]
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。
例えば、本発明の組織間関与度算出手段10Cは、上司に限らず特定の利用者の関与度を算出するものであってもよい。また、上司、部下間のメール履歴の区別に限らず、社長、部長、課長、部下のように、複数の組織の階層間のメール履歴を区別してもよい。
また、上記実施の形態で使用される分析条件受付手段10Aと、組織間コミュニケーション取得手段10Bと、組織間関与度算出手段10Cと、組織間関与度情報出力手段10Dとは、CD−ROM等の記憶媒体から装置内の記憶部に読み込んでも良く、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ装置等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。また、上記実施の形態で使用される手段の一部または全部をASIC等のハードウェアによって実現してもよい。
1…組織間コミュニケーション分析サーバ装置、2…メール履歴DB、3…メールサーバ装置、4…組織情報DB、5…端末装置、6…ネットワーク、7…組織間コミュニケーション分析システム、10…制御部、10A…分析条件受付手段、10B…組織間コミュニケーション取得手段、10C…組織間関与度算出手段、10D…組織間関与度情報出力手段、11…記憶部、11A…組織間コミュニケーション分析プログラム、11B…組織間関与度情報、12…通信部、20…メール履歴情報、21…メール履歴情報、40…組織情報、50…組織間関与度表示、110…開始日欄、111…終了日欄、112…組織1欄、113…組織2欄、114…情報伝達頻度欄、115…情報伝達頻度欄、116…関与度欄、117…関与度欄、200…送信者ID欄、201…受信者ID欄、202…送信時刻欄、210メールID欄、211…送信者ID欄、212…受信者ID欄、213…送信時刻欄、214…参照メールID欄、400…ユーザID欄、401…名前欄、402…所属組織欄、403…上司のユーザID欄
Claims (3)
- 指定された期間において、指定された一対の組織間のそれぞれの構成員の情報伝達の履歴情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記履歴情報のうち、前記一対の組織のうち一方の組織の特定の構成員が発信者となる履歴情報と、前記一対の組織間の前記履歴情報とに基づいて、前記特定の構成員の前記一対の組織又はこれらいずれかの組織に対する関与度を算出する算出手段とを有する組織間情報伝達分析装置。 - 前記取得手段は、前記情報伝達の履歴情報と、前記情報伝達の内容に基づいた後発の情報伝達の履歴情報とを関連付けて取得し、
前記算出手段は、前記履歴情報と前記後発の履歴情報とから形成される情報伝達の経路ごとに、前記履歴情報をカウントして前記特定の構成員の関与度を算出する請求項1に記載の組織間情報伝達分析装置。 - コンピュータを、
指定された期間において、指定された一対の組織間のそれぞれの構成員の情報伝達の履歴情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記履歴情報のうち、前記一対の組織のうち一方の組織の特定の構成員が発信者となる履歴情報と、前記一対の組織間の前記履歴情報とに基づいて、前記特定の構成員の前記一対の組織又はこれらいずれかの組織に対する関与度を算出する算出手段として機能させるための組織間情報伝達分析プログラム。
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Cited By (2)
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JP2013080429A (ja) * | 2011-10-05 | 2013-05-02 | Hitachi Ltd | 行動評価装置および行動評価方法 |
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