JP2011070272A

JP2011070272A - 組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラム

Info

Publication number: JP2011070272A
Application number: JP2009218801A
Authority: JP
Inventors: Nobuhiro Yamazaki; 伸宏山崎; Keiichi Nemoto; 啓一根本; Yuichi Ueno; 裕一上野; Masakazu Fujimoto; 正和藤本; Manabu Ueda; 学植田; Junichi Osumi; 淳一大住
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2009-09-24
Filing date: 2009-09-24
Publication date: 2011-04-07

Abstract

【課題】組織間及び組織内における情報伝達を定量的に評価することができる組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラムを提供する。
【解決手段】組織間コミュニケーション分析サーバ装置１は、指定された期間において、指定された組織間のメンバーの情報伝達の履歴情報であるメール履歴情報２０を取得する組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂと、取得したメール履歴情報２０のうち、指定された組織のうち一方の組織の上司が発信者となるメール履歴の割合に関する情報から上司の組織に対する関与度を算出する組織間関与度算出手段１０Ｃとを有する。
【選択図】図２

Description

本発明は、組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラムに関する。

従来の組織間情報伝達分析装置として、組織に属する部署間の情報伝達の頻度を取得して組織構造の効率を定量的に評価するものが知られている（例えば、特許文献１参照）。

この特許文献１に記載された組織間情報伝達分析装置は、組織に属する複数の部署の各々の間で情報が伝達される頻度を示す部署間情報伝達頻度を取得する伝達頻度取得部と、１以上の部署を含むグループを規定するグループ規定データを取得する規定データ取得部と、部署間情報伝達頻度に基づいて、複数のグループのそれぞれの間で情報が伝達される頻度を示すグループ間情報伝達頻度を算出する伝達頻度算出部と、グループ間情報伝達頻度に基づいて、グループ規定データにより規定された組織構造の効率を算出する組織効率算出部とを有する。

特開２００６−４８１４２号公報

本発明の目的は、組織間及び組織内における情報伝達を定量的に評価することができる組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために本発明の一態様は、以下の組織間情報伝達分析装置及び組織間情報伝達分析プログラムを提供する。

［１］指定された期間において、指定された一対の組織間のそれぞれの構成員の情報伝達の履歴情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記履歴情報のうち、前記一対の組織のうち一方の組織の特定の構成員が発信者となる履歴情報と、前記一対の組織間の前記履歴情報とに基づいて、前記特定の構成員の前記一対の組織又はこれらいずれかの組織に対する関与度を算出する算出手段とを有する組織間情報伝達分析装置。

［２］前記取得手段は、前記情報伝達の履歴情報と、前記情報伝達の内容に基づいた後発の情報伝達の履歴情報とを関連付けて取得し、前記算出手段は、前記履歴情報と前記後発の履歴情報とから形成される情報伝達の経路ごとに、前記履歴情報をカウントして前記特定の構成員の関与度を算出する前記［１］に記載の組織間情報伝達分析装置。

［３］コンピュータを、指定された期間において、指定された一対の組織間のそれぞれの構成員の情報伝達の履歴情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記履歴情報のうち、前記一対の組織のうち一方の組織の特定の構成員が発信者となる履歴情報と、前記一対の組織間の前記履歴情報とに基づいて、前記特定の構成員の前記一対の組織又はこれらいずれかの組織に対する関与度を算出する算出手段として機能させるための組織間情報伝達分析プログラム。

請求項１又は３に係る発明によれば、組織間及び組織内における情報伝達を定量的に評価することができる。

請求項２に係る発明によれば、組織間及び組織内における情報伝達をその経路ごとに定量的に評価することができる。

図１は、本発明の第１の実施の形態に係る組織間コミュニケーション分析システムの構成例を示す概略図である。図２は、組織間コミュニケーション分析サーバ装置の構成例を示す概略図である。図３は、メール履歴ＤＢが記憶するメール履歴情報の構成例を示す概略図である。図４は、組織情報ＤＢが記憶する組織情報の構成例を示す概略図である。図５は、記憶部が記憶する組織間関与度情報の構成例を示す概略図である。図６は、組織間のメール送信の動作例を示す概略図である。図７は、組織間コミュニケーション分析サーバ装置の動作例を示すフローチャートである。図８は、本発明の第２の実施の形態に係るメール履歴ＤＢが記憶するメール履歴情報の構成例を示す概略図である図９は、記憶部が記憶する組織間関与度情報の構成例を示す概略図である。図１０（ａ）〜（ｄ）は、組織間コミュニケーション取得手段の動作例を示す概略図である。図１１は、組織間コミュニケーション分析サーバ装置の動作例を示すフローチャートである。

［第１の実施の形態］
（組織間コミュニケーション分析システムの構成）
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る組織間コミュニケーション分析システムの構成例を示す概略図である。

この組織間コミュニケーション分析システム７は、組織間情報伝達分析装置の一例である組織間コミュニケーション分析サーバ装置（以下、単に「分析サーバ装置」という。）１と、メール履歴データベース（以下、「ＤＢ」という。）２と、メールサーバ装置３と、組織情報ＤＢ４と、複数の端末装置５と、組織間コミュニケーション分析システムの各装置を通信可能に接続するネットワーク６とを有する。

分析サーバ装置１は、ある組織に属する利用者と他の組織に属する利用者との間において送信された電子メール（以下、単に「メール」という。）の履歴に基づいてある組織と他の組織とのコミュニケーションを分析する機能を備え、ＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）やＨＤＤ（ＨａｒｄＤｉｓｋＤｒｉｖｅ）等の電子部品を内部に有する情報処理装置であり、サーバ装置の他、例えば、パーソナルコンピュータ等を用いることができる。ここで、組織とは、複数の利用者が属する集団をいい、それらの利用者によって組織内で部署、グループ、プロジェクト等を構成してもよい。

メール履歴ＤＢ２は、利用者が端末装置５を用いて作成したメールをメールサーバ装置３を介して送信した履歴であるメール履歴情報を格納する。

メールサーバ装置３は、ある利用者が端末装置５において作成したメールを他の利用者に対して送信するサーバ装置であり、ＣＰＵやＨＤＤ等の電子部品を有する。また、メールサーバ装置３において送信されたメールの履歴は、メール履歴ＤＢ２に格納される。

組織情報ＤＢ４は、利用者の所属する組織やその利用者の上司にあたる利用者等を示す組織情報を格納する。

端末装置５は、画像等を表示する表示部及びキーボードやマウス等からなる操作部等を有し、本体にＣＰＵやＨＤＤ等の電子部品を備える情報処理装置であって、例えば、パーソナルコンピュータやＰＤＡ、携帯電話機等を用いることができる。

ネットワーク６は、ＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークであり、有線、無線は問わない。

図２は、分析サーバ装置１の構成例を示す概略図である。

分析サーバ装置１は、ＣＰＵ等から構成され各部を制御するとともに各種のプログラムを実行する制御部１０と、ＨＤＤやフラッシュメモリ等の記憶装置から構成され情報を記憶する記憶部１１と、ＬＡＮ等のネットワーク６を介して外部と通信する通信部１２とを有する。

制御部１０は、後述する組織間コミュニケーション分析プログラム１１Ａを実行することで、分析条件受付手段１０Ａと、組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂと、組織間関与度算出手段１０Ｃと、組織間関与度情報出力手段１０Ｄ等として機能する。

分析条件受付手段１０Ａは、組織間コミュニケーションの分析を所望する管理者等が端末装置５等において設定する分析条件を受け付ける。分析条件とは、例えば、分析対象となる利用者、例えば、組織間で行われる共同プロジェクト等に参加するメンバーや、その共同プロジェクトが行われる期間等である。ここでプロジェクトとは、一定の目的を達成するための複数のメンバーから構成される集団をいい、メンバーは複数の組織から任意に抽出して決定される（図６参照）。

組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂは、分析条件受付手段１０Ａが受け付けた分析条件に該当する組織間コミュニケーションに関する情報、例えば、メール履歴情報をメール履歴ＤＢ２から取得する。

組織間関与度算出手段１０Ｃは、組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂが取得したメール履歴情報等に基づいて組織に対する特定の利用者、例えば、組織の上司にあたる利用者の関与度を算出する。

組織間関与度情報出力手段１０Ｄは、組織間関与度算出手段１０Ｃによって算出された組織に対する特定の利用者の関与度を組織間関与度情報１１Ｂとして出力する。

記憶部１１は、制御部１０を上述した各手段として機能させる組織間コミュニケーション分析プログラム１１Ａと、組織間関与度情報出力手段１０Ｄによって出力された組織間関与度情報１１Ｂとを記憶する。

図３は、メール履歴ＤＢ２が記憶するメール履歴情報の構成例を示す概略図である。

メール履歴情報２０は、メールの送信者を示す送信者ＩＤ欄２００と、メールの受信者を示す受信者ＩＤ欄２０１と、メールの送信時刻を示す送信時刻欄２０２とを有する。

図４は、組織情報ＤＢ４が記憶する組織情報の構成例を示す概略図である。

組織情報４０は、組織に属する利用者の識別子を示すユーザＩＤ欄４００と、利用者の名前を示す名前欄４０１と、利用者が所属する組織名を示す所属組織欄４０２と、組織内における利用者の上司の識別子を示す上司のユーザＩＤ欄４０３とを有する。

図５は、記憶部１１が記憶する組織間関与度情報の構成例を示す概略図である。

組織間関与度情報１１Ｂは、分析対象期間の開始日を示す開始日欄１１０と、終了日を示す終了日欄１１１と、分析対象の組織を示す組織１欄１１２と、分析対象の他の組織を示す組織２欄１１３と、組織１から組織２に対するメールの数を示す情報伝達頻度欄１１４と、組織２から組織１に対するメールの数を示す情報伝達頻度欄１１５と、組織１の上司の組織２に対する関与度を示す組織１関与度欄１１６と、組織２の上司の組織１に対する関与度を示す組織２関与度欄１１７とを有する。

（組織間コミュニケーション分析システムの動作）
以下に、本発明の第１の実施の形態における組織間コミュニケーション分析システム７の動作を各図を参照しつつ説明する。

まず、利用者は、端末装置５を用いてメールを作成し、メールサーバ装置３を介して他の利用者にメールを送信する。ここで、メールを作成する利用者は、メールの宛先として、組織情報ＤＢ４に格納される組織情報に登録された他の利用者を指定する。

メールサーバ装置３は、送信の処理を実行したメールの情報をメール履歴情報２０としてメール履歴ＤＢ２に格納する。

次に、組織間コミュニケーションの分析を所望する管理者は、端末装置５を用いて分析サーバ装置１にアクセスし、組織間コミュニケーションの分析を要求する。

分析サーバ装置１は、分析の要求に応じて各手段を動作させて、組織間コミュニケーションの分析を実行する。以下に、組織間コミュニケーションの分析動作の内容を説明する。

図７は、分析サーバ装置１の動作例を示すフローチャートである。

まず、分析条件受付手段１０Ａは、端末装置５から管理者が指定した分析対象の組織メンバー、期間等の分析条件を受け付ける（Ｓ１）。次に、組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂは、組織情報ＤＢ４の組織情報４０から指定されたメンバーの利用者情報を取得する（Ｓ２）。

次に、組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂは、メール履歴ＤＢ２のメール履歴情報２０からメンバー間、つまりメンバーが送信者及び受信者に含まれるメール履歴を抽出する（Ｓ３）。次に、ステップＳ３において抽出したメール履歴から、上司が送信者となるメール履歴を抽出する（Ｓ４）。

図６は、組織間のメール送信の動作例を示す概略図である。

組織１から組織２に対して送信されたメール履歴には、例えば、組織１の上司から組織２の上司に対して送信されたメールａと、組織１の上司から組織２の部下に対して送信されたメールｂ１、ｂ２とが存在する。なお、組織２の部下１〜３、及び組織１の部下１〜４は、組織１及び組織２で実行される共同プロジェクトのメンバーであり、組織１の部下５及び６、並びに組織２の部下４は、プロジェクトに属さない利用者である。また、組織１の部下から組織２の部下へ送信されるメール、組織１の部下から組織２の部下へ送信されたメール、及び組織２の利用者から組織１の利用者へ送信されたメールの履歴も同様に存在する。組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂは、以上のメール履歴の種類を区別して取得する。

次に、組織間関与度算出手段１０Ｃは、上司の関与度を算出する（Ｓ５）。上司の関与度は、相手の組織の上司とのコミュニケーションの発生状況（図６のメールａの存在）をｄ（ただし、ｄ＝０又は１）、上司同士のコミュニケーションの重みを示す定数をｃ（ただし、０≦ｃ≦１）、相手の組織のプロジェクトに参加しているメンバー数をｎ、上司がコミュニケーションしたメンバーの数（図６のメールｂ１、ｂ２を送ったメンバーの数）をｍとすると、

から求められる。

次に、組織間関与度情報出力手段１０Ｄは、図５に示す組織間関与度情報１１Ｂを出力し記憶部１１に格納する。なお、図５に示す例では、組織１関与度欄１１６の値「０．４８」に対し、組織２関与度欄１１７の値「０．０５」が比較的小さいため、組織２の上司は、分析対象のプロジェクトに対する関与が小さいことがわかる。

［第２の実施の形態］
第２の実施の形態は、組織間関与度算出手段１０Ｃが、メールの転送や、メールのメッセージの引用を伴う他のメール送信等のように、メール間に参照関係があるものを考慮して組織間関与度を算出する点で、第１の実施の形態と異なる。

図８は、本発明の第２の実施の形態に係るメール履歴ＤＢ２が記憶するメール履歴情報の構成例を示す概略図である。

メール履歴情報２１は、メールの識別子を示すメールＩＤ２１０と、メールの送信者を示す送信者ＩＤ欄２１１と、メールの受信者を示す受信者ＩＤ欄２１２と、メールの送信時刻を示す送信時刻欄２１３と、メールの転送やメッセージを引用したメール送信等の際に参照されたメールの識別子を示す参照メールＩＤ欄２１４とを有する。

図９は、記憶部１１が記憶する組織間関与度情報の構成例を示す概略図である。

組織間関与度表示５０は、組織間関与度情報１１Ｂに基づいて端末装置５に表示されるグラフ図であり、横軸は分析対象期間を、横軸はメールの回数を示す。なお、凡例のメール連鎖パターンｉ〜ｌは、関連する２つのメールが連鎖してそれぞれ異なる経路を経て送信されたメール履歴の回数であり、連鎖経路については図１０において詳しく説明する。

（組織間コミュニケーション分析システムの動作）
以下に、本発明の第２の実施の形態における組織間コミュニケーション分析システム７の動作を各図を参照しつつ説明する。

図１０（ａ）〜（ｄ）は、組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂの動作例を示す概略図である。

組織１から組織２に対して送信されたメール履歴は、以下に説明するパターンで組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂによって認識され、取得される。例えば、図１０（ａ）に示すように、組織１の部下から組織２の部下に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織２の部下から組織２の上司に対して転送されたメールの連鎖パターンｉと、組織１の上司から組織２の上司に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織２の上司から組織２の部下に対して転送されたメールの連鎖パターンｊとして取得される。

また、例えば、図１０（ｂ）に示すように、組織１の部下から組織１の上司に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織１の上司から組織２の上司に対して転送されたメールの連鎖パターンｋと、組織１の上司から組織１の部下に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織１の部下から組織２の部下に対して転送されたメールの連鎖パターンｌとして取得される。

また、例えば、図１０（ｃ）に示すように、組織１の上司から組織２の部下に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織２の部下から組織２の上司に対して転送されたメールの連鎖パターンｍと、組織１の部下から組織２の上司に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織２の上司から組織２の部下に対して転送されたメールの連鎖パターンｎとして取得される。

また、例えば、図１０（ｄ）に示すように、組織１の部下から組織１の上司に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織１の上司から組織２の部下に対して転送されたメールの連鎖パターンｏと、組織１の上司から組織１の部下に対して送信されたメールと、そのメールを参照して組織１の部下から組織２の上司に対して転送されたメールの連鎖パターンｐとして取得される。

まず、組織間コミュニケーションの分析を所望する管理者は、端末装置５を用いて分析サーバ装置１にアクセスし、組織間コミュニケーションの分析を要求する。

図１１は、分析サーバ装置１の動作例を示すフローチャートである。

まず、分析条件受付手段１０Ａは、端末装置５から管理者が指定した分析対象の組織メンバー、期間等の分析条件を受け付ける（Ｓ１１）。次に、組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂは、組織情報ＤＢ４の組織情報４０から指定されたメンバーの利用者情報を取得する（Ｓ１２）。

次に、組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂは、メール履歴ＤＢ２のメール履歴情報２０からメンバー間、つまりメンバーが送信者及び受信者に含まれるメール履歴を抽出する（Ｓ１３）。

次に、組織間関与度算出手段１０Ｃは、図１０に示すメール連鎖経路をパターンごとにカウントする組織間関与度算出手段１０Ｃ内に備えられた図示しない仮想的なカウンタを初期化する（Ｓ１４）。

次に、組織間関与度算出手段１０Ｃは、ステップＳ１３において抽出したメール履歴からメール履歴（Ｍ）を１つ抽出し（Ｓ１５）、そのメールの本文中に参照メールや参照メッセージがあるとき（Ｓ１６；Ｙｅｓ）、その参照メール又は参照メッセージに該当するメールの履歴（Ｒ）を抽出する（Ｓ１７）。

参照メール履歴（Ｒ）の受信者がメール履歴（Ｍ）の送信者と同一であるとき（Ｓ１８；Ｙｅｓ）、組織間関与度算出手段１０Ｃは、参照メール（Ｒ）とメール履歴（Ｍ）との関係において図１０に示すメール連鎖経路のいずれのパターンに属するか判断し、対応する仮想的なカウンタにおいて１カウントする（Ｓ１９）。

なお、ステップＳ１５〜Ｓ１９はステップＳ１３において抽出されたメール履歴のすべてについて実行され（Ｓ２０）、組織間関与度情報出力手段１０Ｄは、カウンタの数値を組織間関与度情報１１Ｂとして記憶部１１に保存し、例えば、図９に示す組織間関与度表示５０等のように加工して端末装置５にその情報を出力する（Ｓ２１）。

［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。

例えば、本発明の組織間関与度算出手段１０Ｃは、上司に限らず特定の利用者の関与度を算出するものであってもよい。また、上司、部下間のメール履歴の区別に限らず、社長、部長、課長、部下のように、複数の組織の階層間のメール履歴を区別してもよい。

また、上記実施の形態で使用される分析条件受付手段１０Ａと、組織間コミュニケーション取得手段１０Ｂと、組織間関与度算出手段１０Ｃと、組織間関与度情報出力手段１０Ｄとは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体から装置内の記憶部に読み込んでも良く、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ装置等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。また、上記実施の形態で使用される手段の一部または全部をＡＳＩＣ等のハードウェアによって実現してもよい。

１…組織間コミュニケーション分析サーバ装置、２…メール履歴ＤＢ、３…メールサーバ装置、４…組織情報ＤＢ、５…端末装置、６…ネットワーク、７…組織間コミュニケーション分析システム、１０…制御部、１０Ａ…分析条件受付手段、１０Ｂ…組織間コミュニケーション取得手段、１０Ｃ…組織間関与度算出手段、１０Ｄ…組織間関与度情報出力手段、１１…記憶部、１１Ａ…組織間コミュニケーション分析プログラム、１１Ｂ…組織間関与度情報、１２…通信部、２０…メール履歴情報、２１…メール履歴情報、４０…組織情報、５０…組織間関与度表示、１１０…開始日欄、１１１…終了日欄、１１２…組織１欄、１１３…組織２欄、１１４…情報伝達頻度欄、１１５…情報伝達頻度欄、１１６…関与度欄、１１７…関与度欄、２００…送信者ＩＤ欄、２０１…受信者ＩＤ欄、２０２…送信時刻欄、２１０メールＩＤ欄、２１１…送信者ＩＤ欄、２１２…受信者ＩＤ欄、２１３…送信時刻欄、２１４…参照メールＩＤ欄、４００…ユーザＩＤ欄、４０１…名前欄、４０２…所属組織欄、４０３…上司のユーザＩＤ欄

Claims

指定された期間において、指定された一対の組織間のそれぞれの構成員の情報伝達の履歴情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記履歴情報のうち、前記一対の組織のうち一方の組織の特定の構成員が発信者となる履歴情報と、前記一対の組織間の前記履歴情報とに基づいて、前記特定の構成員の前記一対の組織又はこれらいずれかの組織に対する関与度を算出する算出手段とを有する組織間情報伝達分析装置。
前記取得手段は、前記情報伝達の履歴情報と、前記情報伝達の内容に基づいた後発の情報伝達の履歴情報とを関連付けて取得し、
前記算出手段は、前記履歴情報と前記後発の履歴情報とから形成される情報伝達の経路ごとに、前記履歴情報をカウントして前記特定の構成員の関与度を算出する請求項１に記載の組織間情報伝達分析装置。
コンピュータを、
指定された期間において、指定された一対の組織間のそれぞれの構成員の情報伝達の履歴情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記履歴情報のうち、前記一対の組織のうち一方の組織の特定の構成員が発信者となる履歴情報と、前記一対の組織間の前記履歴情報とに基づいて、前記特定の構成員の前記一対の組織又はこれらいずれかの組織に対する関与度を算出する算出手段として機能させるための組織間情報伝達分析プログラム。