JP2011018249A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】不適切なタイミングでの誤動作や、文書作成支援機能を必要としない利用者からの誤動作を防ぐ文書管理システムを提供する。
【解決手段】ワークフロー画面２０５を備えるクライアント装置が、ワークフロー操作中の文書２０４の文書作成支援機能２０３を用いて文書管理データベース２０２へアクセスし当該文書のワークフロー操作を行い、当該文書のワークフローを完了させると、サーバ領域２１２では、登録プログラム２０９を実行することにより、当該文書の文書作成支援機能２０３を実行不可状態に変更して、文書２０４’を文書管理データベース２０２へ登録する。文書管理画面２１１を備えるクライアント装置は、文書管理データベース２０２に登録された文書２０４’を閲覧やダウンロードすることができるが、当該文書の文書作成支援機能２０３が実行不可状態であることにより、当該文書の文書作成支援機能２０３は動作しない。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書管理システムに関し、特に、文書管理システムでの文書の起案・改訂・廃棄のライフサイクルにおいて、文書作成者が文書を作成する上で利用する、文書に付随した文書作成支援機能を、必要な時だけ実行可能とし、不必要なときには実行不可能とする技術に関するものである。文書作成支援機能とは、マクロなどで実装される検索・入力支援などの機能を指す。

従来のワークフロー機能を含む文書管理システム（例えば、特許文献１）では、承認権限データベース、発行条件データベース、パスワードファイル、番号管理ファイルを管理サーバに登録し、担当者がログインパスワードを管理サーバに送って認証されると、原案文書ファイルを仮登録し、承認権限データベースを参照して承認権限者に告知し、承認権限者がログインパスワードを送って認証されると承認した旨を送り、発行条件データベースを参照して発行条件を満足していれば、番号管理ファイルを参照して文書番号を付与して原案文書ファイルを発行する方法が知られている。

特開平１０−３４０３０２号公報

入力チェックや参考文献の検索などの文書作成支援機能が備わっている文書がある。文書作成支援機能は、マクロなどで実装されている。

上述の通り、文書管理システムのライフサイクル管理では、文書の起案・改訂手続きが行われる際には、文書の原本ファイルについてワークフローが起案され、承認後は最新の版として文書管理データベースへ登録される。原本ファイルがマクロ付き文書であった場合、登録後もマクロが動作可能となり、作成者以外の一般利用者が、意図せずして文書作成支援機能を利用できてしまう課題、または不適切な一般利用者が作成支援機能を利用してしまう、という課題があった。

また、一般利用者によって原本ファイルがダウンロードされ、文書作成支援機能が利用できない環境に持ち出された際、環境不適応のため動作エラーを起こす課題があった。

本発明は上記問題を解決し、文書作成・改定手続きが行われている間、またはワークフローが起案されている間は、文書作成支援機能を実行可能とし、それ以外の場合は実行不可能とすることで、不適切なタイミングでの誤動作や、機能を必要としない利用者からの誤動作を防ぐことを目的とするものである。

上記目的を達成するために、本発明においては、電子化された文書と、ワークフロー操作を行う第１のクライアント装置と、文書の閲覧および／またはダウンロードを行う第２のクライアント装置と、前記文書の保管を行うサーバ装置とからなる文書管理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記文書の保管を行う文書管理データベースと、ワークフローが完了した文書を前記文書管理データベースへ登録する処理を行う登録プログラムを備え、前記文書は、前記サーバ装置にアクセスし、当該文書に関連した他の文書を検索する文書作成支援機能を備え、前記第１のクライアント装置が、ワークフロー操作中の文書の文書作成支援機能を用いて前記文書管理データベースへアクセスし当該文書のワークフロー操作を行い、当該文書のワークフローを完了させると、前記サーバ装置は、前記登録プログラムを実行することにより、当該文書の文書作成支援機能を実行不可状態に変更して、当該文書を前記文書管理データベースへ登録し、前記第２のクライアント装置は、前記文書管理データベースに登録された文書を閲覧および／またはダウンロードすることができるが、当該文書の文書作成支援機能が実行不可状態であることにより、当該文書の文書作成支援機能は動作しないことを特徴とする。

また、前記サーバ装置は、ワークフローを開始する処理を行う起案プログラムを備え、前記サーバ装置は、前記第１のクライアント装置から要求を受けると、前記起案プログラムを実行することにより、前記文書管理データベースに登録されている文書を、当該文書の文書作成支援機能を実行可能状態に変更して、当該第１のクライアント装置に送信し、当該第１のクライアント装置は、当該文書の文書作成支援機能が実行可能状態であることにより、当該文書の文書作成支援機能を用いて前記文書管理データベースへアクセスし当該文書のワークフロー操作を行うことを特徴とする。

本発明によれば、文書のライフサイクル管理における起案・改訂・廃棄のワークフローが開始される時や終了するタイミングに合わせて、文書作成支援機能の実行可否を切り替えることができ、文書作成支援機能を使う必要がない一般ユーザが当機能を動作させることを防ぐことが可能となる。また、一般ユーザがマクロ付き文書をダウンロードし持ち出した後、文書管理データベースへアクセスできない環境から文書作成支援機能を動作させることにより起こるエラーを防止することが可能となる。

さらに、文書作成時にのみ文書作成支援機能を使い、文書作成後ワークフローに起案する際は、当機能を手動で実行不可状態に変更するか、または当機能自体を文書から取り払って起案していた手間を省くことができ、文書作成時に使っていたマクロ付き文書そのものをワークフローへ起案することが可能となる。

また文書作成支援機能の実行可否を、文書管理データベースからの起案のタイミングで起案プログラムにより実行可能に切り替え、登録のタイミングで登録プログラムにより実行不可能に切り替えることで、文書の運用に応じて、文書作成支援機能の実行権限付与をメンテナンスすることが安易となる。

本発明の実施の形態の起案業務における全体概要図である。 本発明の実施の形態の改訂業務における全体概要図である。 文書を起案処理する起案プログラムの処理図である。 文書支援機能を実行するマクロ実行プログラムの処理図および処理フローである。 文書を文書管理データベースへ登録する登録プログラムの処理図である。

本発明の実施の形態の文書管理システムは、文書のライフサイクルにおいて、起案・改訂などの各タイミングと連動して、文書に備わった文書作成支援機能の実行可能・実行不可を切り替えることができる文書管理システムである。

以下、本発明の実施の形態の文書管理システムを図面に基づいて説明する。

図１は、本発明の起案業務における全体概要図である。図１において、１０１は電子化された文書を起案する文書起案者である。１０２は文書が登録される文書管理データベースである。文書起案者１０１が作成する文書には、作成を支援するための機能として、文書管理データベース１０２へアクセスし、関連文書を検索する機能が実装されている。１０３は上述の文書作成支援機能である。文書作成支援機能１０３はマクロなどで実装されており、実行可能な状態と実行不可能な状態をとることができる。１０４はマクロが実行可能な状態の文書（文書（マクロ実行可））である。１０４’はマクロが実行不可能な状態の文書（文書（マクロ実行不可））である。１０５は起案操作や承認操作を行うワークフロー画面、１０６はワークフローにおいて文書（マクロ実行可）１０４を確認し、承認するワークフロー承認者群、１０７は文書（マクロ実行可）１０４のマクロを実行するマクロ実行プログラムを示す。マクロ実行プログラム１０７の仕組みは、後述の図４に示す。１０８は文書（マクロ実行可）１０４を文書管理データベース１０２へ登録する登録プログラムを示す。この登録プログラム１０８により、文書（マクロ実行可）１０４は、文書（マクロ実行不可）１０４’へと変更される。登録プログラム１０８の仕組みは、後述の図５に示す。１０９は文書管理データベース１０２内の文書（マクロ実行不可）１０４’を利用する一般利用者、１１０は文書管理データベース１０２内の文書（マクロ実行不可）１０４’の閲覧やダウンロード操作を行う文書管理画面を示す。１１１は文書の保管や文書のワークフロー情報の記録や文書の検索処理を行う文書管理データベース１０２を有するサーバ領域、１１２は文書起案者１０１による文書の作成（起案・改訂など）や、ワークフロー承認者群１０６がワークフロー画面を使った操作（審査・承認など）を行うクライアント領域を示す。

次に、図１を使って文書（マクロ実行可）１０４を起案し文書管理データベース１０２に登録するまでの流れを説明する。文書起案者１０１は、文書（マクロ実行可）１０４を作成する。文書起案者１０１はワークフロー画面１０５を操作し、文書（マクロ実行可）１０４をワークフロー承認者群１０６へ起案する。ワークフロー承認者群１０６は、文書（マクロ実行可）１０４を確認する際に、文書作成支援機能１０３を使い文書管理データベース１０２へアクセスし、参考となる文書を検索しながら承認を行う。ワークフロー承認者群１０６のすべての承認が終わったら、登録プログラム１０８が実行され、文書（マクロ実行可）１０４を文書管理データベース１０２へ登録する。その際、登録プログラム１０８は文書（マクロ実行可）１０４を文書（マクロ実行不可）１０４’に変更し登録する。

次に、図１を使って一般利用者１０９が文書管理データベース１０２へアクセスし、文書（マクロ実行不可）１０４’を閲覧・ダウンロード利用する方法を説明する。一般利用者１０９は、文書管理画面１１０を操作し、文書管理データベース１０２内の文書（マクロ実行不可）１０４’の閲覧やダウンロードを行う。閲覧・ダウンロードした際、文書（マクロ実行不可）１０４’から文書作成支援機能を動作させようとしても、マクロ動作不可能な状態のため動作させることはできない。

図２は、本実施の形態の改訂業務における全体概要図である。図２において、２０１は文書を改訂する文書改訂者である。２０２は文書が登録されている文書管理データベースである。文書改訂者２０１が改訂する文書には、作成を支援するための機能として、文書管理データベース２０２へアクセスし、関連文書を検索する機能が実装されている。２０３は上述の文書作成支援機能である。文書作成支援機能２０３はマクロなどで実装されており、実行可能な状態と実行不可能な状態をとることができる。２０４はマクロが実行可能な状態の文書（文書（マクロ実行可））である。２０４’はマクロが実行不可能な状態の文書（文書（マクロ実行不可））である。改訂対象となる文書は文書管理データベース２０２に保管されており、文書（マクロ実行不可）２０４’を指す。２０５は起案操作や承認操作を行うワークフロー画面、２０６は文書管理データベース２０２内の文書（マクロ実行不可）２０４’を起案処理する起案プログラムを示す。この起案プログラム２０６により、文書（マクロ実行不可）２０４’は、文書（マクロ実行可）２０４へと変更される。起案プログラム２０６の仕組みは、後述の図３に示す。２０７はワークフローにおいて文書（マクロ実行可）２０４を確認し、承認するワークフロー承認者群、２０８は文書（マクロ実行可）２０４のマクロを実行するマクロ実行プログラムを示す。マクロ実行プログラム２０８の仕組みは、後述の図４に示す。２０９は文書（マクロ実行可）２０４を文書管理データベース２０２へ登録する登録プログラムを示す。この登録プログラム２０９により、文書（マクロ実行可）２０４は、文書（マクロ実行不可）２０４’へと変更される。登録プログラム２０９の仕組みは、後述の図５に示す。２１０は文書管理データベース２０２内の文書（マクロ動作不可）２０４’を利用する一般利用者、２１１は文書管理データベース２０２内の文書の閲覧・ダウンロード操作を行う文書管理画面を示す。２１２は文書管理データベース２０２を有するサーバ領域、２１３は文書改訂者２０１による文書の作成や、ワークフロー承認者群２０７がワークフロー画面を使った操作を行うクライアント領域を示す。

次に、図２を使って文書管理データベース２０２内の文書を改訂のために起案し、承認後文書管理データベース２０２に再登録するまでの流れを説明する。文書改訂者２０１は、ワークフロー画面２０５から文書の起案操作を行う。文書の起案操作をうけて起案プログラム２０６が実行され、文書（マクロ実行不可）２０４’は、文書（マクロ実行可）２０４へと変更される。文書改訂者２０１は文書（マクロ実行可）２０４をダウンロードする。文書（マクロ実行可）２０４は、文書作成支援マクロ機能を有する。文書改訂者２０１は文書作成支援機能２０３を使い、文書の改訂のための編集を行う。

文書改訂者２０１はワークフロー画面２０５を操作し、文書（マクロ実行可）２０４をワークフロー承認者群２０７へ起案する。ワークフロー承認者群２０７は、文書（マクロ実行可）２０４を確認する際に、文書作成支援機能２０３を使い文書管理データベース２０２へアクセスし、参考となる文書を検索しながら承認を行う。ワークフロー承認者群２０７のすべての承認が終わったら、登録プログラム２０９が実行され、文書（マクロ実行可）２０４を文書管理データベース２０２へ登録する。その際、登録プログラム２０９は文書（マクロ実行可）２０４を文書（マクロ動作不可）２０４’に変更し登録する。

次に、図２を使って一般利用者２１０が文書管理データベース２０２へアクセスし、文書（マクロ実行不可）２０４’を閲覧・ダウンロード利用する方法を説明する。一般利用者２１０は、文書管理画面２１１を操作し、文書管理データベース２０２内の文書（マクロ実行不可）２０４’の閲覧やダウンロードを行う。閲覧・ダウンロードした際、文書（マクロ実行不可）２０４’から文書作成支援機能２０３を動作させようとしても、マクロ実行不可能な状態のため実行することはできない。

図３は、起案プログラムのデータの流れを示す処理図である。３０１は文書改訂者、３０２は文書改訂者３０１が改訂操作を行うワークフロー画面を示す。３０５はワークフロー画面３０２より起案要求（起案命令）をうけて実行される起案プログラムを示す。３０４’は改訂対象となる文書（マクロ実行不可）、３０３は文書作成支援機能を示す。起案プログラム３０５において、３０６は対象文書を取得する文書取得部、３０７は起案プログラム３０５より文書（マクロ実行不可）３０４’のダウンロード要求を受けて送信を行う文書管理データベース、３０８は文書（マクロ実行不可）３０４’のマクロを実行可能にし、文書（マクロ実行可）３０４へと変更するマクロ解放部を示す。３０９はワークフローの起案処理を行う起案処理部、３１０は起案された内容が出力されるワークフロー画面を示す。

次に図３を使い、起案プログラム３０５を使って文書が起案処理される流れを説明する。文書改訂者３０１は、ワークフロー画面３０２を操作し、作成した文書の改訂操作を行う。ワークフロー画面３０２から改訂要求を受けると起案プログラム３０５が起動し、文書取得部３０６は文書管理データベース３０７から改訂対象である文書（マクロ実行不可）３０４’を取得する。次に、マクロ解放部３０８は文書（マクロ実行不可）３０４’を文書（マクロ実行可）３０４に変更する。次に、起案処理部３０９は文書（マクロ実行可）３０４を起案するための起案処理を行い、起案内容はワークフロー画面３１０へ出力される。

図４（１）は、マクロ実行プログラムの処理図である。４０１は文書、４０２は文書が登録されている文書管理データベース、４０３は文書のコンテンツを記載するコンテンツ部、４０４は文書管理データベース４０２にアクセスし、関連する文書を検索する文書作成支援機能を実行する文書作成支援部、４０５はマクロなどを記載するスクリプト部、４０６は文書作成支援機能の動作が記載されているマクロ部を示す。スクリプト部４０５において、４０７は文書作成支援機能の実行可否を判断しマクロを実行するマクロ実行プログラムを示す。マクロ実行プログラム４０７において、４０８は文書作成支援機能の実行可否を記録する文書作成支援機能実行フラグ、４０９は文書作成支援機能実行フラグ４０８をチェックし、文書管理データベース４０２を検索するマクロ実行部を示す。４１０は、文書管理データベース４０２の検索結果が出力されるワークフロー画面を示す。

図４（２）は、マクロ実行プログラムの処理フローである。４１１はユーザが文書作成支援部を実行する文書作成支援実行ステップ、４１２はマクロ実行部４０９が起動するマクロ実行部起動ステップ、４１３は文書作成支援機能実行フラグを検出する実行フラグ検出ステップ、４１４はマクロ部４０６を実行するマクロ部実行ステップ、４１５は文書管理データベース４０２への検索を行う検索ステップ、４１６はワークフロー画面４１０を表示する検索結果表示ステップである。

次に、図４（１）、図４（２）を使い、マクロ実行プログラム４０７によりマクロ部４０６が実行される方法を説明する。ユーザは、コンテンツ部４０３には通常の文書を記載する。コンテンツ部４０３に記載する際、必要に応じて文書作成支援部４０４が使用される。文書作成支援部４０４が使用されると、文書作成支援実行ステップ４１１が行われ、マクロ実行部起動ステップ４１２が行われ、実行フラグ検出ステップ４１３が行われる。文書作成支援実行フラグ４０８の値が実行可能の場合、マクロ部実行ステップ４１４が行われ、検索ステップ４１５が行われ、検索結果表示ステップ４１６が行われる。文書作成支援機能実行フラグ４０８の値が実行不可能の場合、作業を終了する。

尚、文書作成支援実行フラグ４０８はサーバ側に置いても良い。スクリプト部４０５はユーザには非表示、変更不可とする。

図５は、登録プログラムのデータの流れを示す処理フローである。

５０１はワークフローで承認を行うワークフロー承認者群、５０２はワークフロー承認者群５０１が承認操作を行うワークフロー画面、５０４はワークフロー画面５０２に表示されている改訂対象となる文書（マクロ実行可）、５０３は文書作成支援機能を示す。５０５はワークフロー画面５０２から承認操作が行われた際に実行される登録プログラムを示す。登録プログラム５０５において、５０６は文書（マクロ実行可）５０４を文書（マクロ実行不可）５０４’に変更するマクロ抑止部を示す。５０７は文書（マクロ実行不可）５０４’を登録する文書管理データベース、５０８は文書管理データベース５０７への登録処理を行う登録処理部を示す。

次に図５を使い、登録プログラム５０５を使って文書が登録処理される流れを説明する。ワークフロー承認者群５０１は、ワークフロー画面５０２を操作し、文書の承認操作を行う。ワークフロー画面５０２には、改訂対象となる文書（マクロ実行可）５０４が表示されている。最終承認されると、登録プログラム５０５が起動し登録処理が行われる。登録プログラム５０５において、マクロ抑止部５０６は、文書（マクロ実行可）５０４を文書（マクロ実行不可）５０４’に変更する。登録処理部５０８は、文書（マクロ実行不可）５０４’を文書管理データベース５０７へ登録処理する。その際、文書（マクロ実行不可）５０４’は、改訂元の文書の最新の版として登録される。

図１、２のサーバ領域１１１、２１２内に記載されたデータベース（ＤＢ）やプログラム（ＰＧ）はサーバ装置（図示していない）に備えられており、そのサーバ装置は、１つのサーバ装置であっても、複数のサーバ装置がネットワーク等で接続されたものであってもよい。

また、図１〜図５のワークフロー画面１０５、２０５、３０２、３１０、４１０、５０２は、文書起案者や文書改訂者やワークフロー承認者が使用する、ワークフロー操作を行う第１のクライアント装置（図示していない）が備える画面である。また、図１、図２の文書管理画面１１０、２１１は、一般利用者が使用する、文書の閲覧やダウンロードを行う第２のクライアント装置（図示していない）が備える画面である。この第１のクライアント装置と第２のクライアント装置は、装置自体が異なるものであってもよいし、装置自体としては同じものであるが、利用者を認証してワークフロー操作を行う権限がある場合は第１のクライアント装置、権限がない場合は第２のクライアント装置になるようにしてもよい。

以上、本発明の実施の形態を詳細に説明したが、本発明の実施の形態の文書管理システムは、電子化された文書と、ワークフロー操作を行う第１のクライアント装置と、文書の閲覧および／またはダウンロードを行う第２のクライアント装置と、前記文書の保管を行うサーバ装置とからなる文書管理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記文書の保管を行う文書管理データベースと、ワークフローが完了した文書を前記文書管理データベースへ登録する処理を行う登録プログラムを備え、前記文書は、前記サーバ装置にアクセスし、当該文書に関連した他の文書を検索する文書作成支援機能を備え、前記第１のクライアント装置が、ワークフロー操作中の文書の文書作成支援機能を用いて前記文書管理データベースへアクセスし当該文書のワークフロー操作を行い、当該文書のワークフローを完了させると、前記サーバ装置は、前記登録プログラムを実行することにより、当該文書の文書作成支援機能を実行不可状態に変更して、当該文書を前記文書管理データベースへ登録し、前記第２のクライアント装置は、前記文書管理データベースに登録された文書を閲覧および／またはダウンロードすることができるが、当該文書の文書作成支援機能が実行不可状態であることにより、当該文書の文書作成支援機能は動作しないものであればよい。

また、前記サーバ装置は、ワークフローを開始する処理を行う起案プログラムを備え、前記サーバ装置は、前記第１のクライアント装置から要求を受けると、前記起案プログラムを実行することにより、前記文書管理データベースに登録されている文書を、当該文書の文書作成支援機能を実行可能状態に変更して、当該第１のクライアント装置に送信し、当該第１のクライアント装置は、当該文書の文書作成支援機能が実行可能状態であることにより、当該文書の文書作成支援機能を用いて前記文書管理データベースへアクセスし当該文書のワークフロー操作を行うようにしてもよい。

以上、本発明者によってなされた発明を、前記実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は、前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であることは勿論である。

１０１：文書起案者
１０２，２０２，３０７，４０２，５０７：文書管理データベース
１０３，２０３，３０３，５０３：文書作成支援機能
１０４，２０４，３０４，５０４：文書（マクロ実行可）
１０４’，２０４’，３０４’，５０４’：文書（マクロ実行不可）
１０５，２０５，３０２，３１０，４１０，５０２：ワークフロー画面
１０６，２０７，５０１：ワークフロー承認者群
１０７，２０８，４０７：マクロ実行プログラム
１０８，２０９，５０５：登録プログラム
１０９，２１０：一般利用者
１１０，２１１：文書管理画面
１１１，２１２：サーバ領域
１１２，２１３：クライアント領域
２０１，３０１：文書改訂者
２０６，３０５：起案プログラム
３０６：文書取得部
３０８：マクロ解放部
３０９：起案処理部
４０１：文書
４０３：コンテンツ部
４０４：文書作成支援部
４０５：スクリプト部
４０６：マクロ部
４０７：マクロ実行プログラム
４０８：文書作成支援機能実行フラグ
４０９：マクロ実行部
４１１：文書作成支援実行ステップ
４１２：マクロ実行部起動ステップ
４１３：実行フラグ検出ステップ
４１４：マクロ部実行ステップ
４１５：検索ステップ
４１６：検索結果表示ステップ
５０６：マクロ抑止部
５０８：登録処理部

Claims (2)

1. 電子化された文書と、ワークフロー操作を行う第１のクライアント装置と、文書の閲覧および／またはダウンロードを行う第２のクライアント装置と、前記文書の保管を行うサーバ装置とからなる文書管理システムにおいて、
   前記サーバ装置は、前記文書の保管を行う文書管理データベースと、ワークフローが完了した文書を前記文書管理データベースへ登録する処理を行う登録プログラムを備え、
   前記文書は、前記サーバ装置にアクセスし、当該文書に関連した他の文書を検索する文書作成支援機能を備え、
   前記第１のクライアント装置が、ワークフロー操作中の文書の文書作成支援機能を用いて前記文書管理データベースへアクセスし当該文書のワークフロー操作を行い、当該文書のワークフローを完了させると、前記サーバ装置は、前記登録プログラムを実行することにより、当該文書の文書作成支援機能を実行不可状態に変更して、当該文書を前記文書管理データベースへ登録し、
   前記第２のクライアント装置は、前記文書管理データベースに登録された文書を閲覧および／またはダウンロードすることができるが、当該文書の文書作成支援機能が実行不可状態であることにより、当該文書の文書作成支援機能は動作しない文書管理システム。
2. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   前記サーバ装置は、ワークフローを開始する処理を行う起案プログラムを備え、
   前記サーバ装置は、前記第１のクライアント装置から要求を受けると、前記起案プログラムを実行することにより、前記文書管理データベースに登録されている文書を、当該文書の文書作成支援機能を実行可能状態に変更して、当該第１のクライアント装置に送信し、当該第１のクライアント装置は、当該文書の文書作成支援機能が実行可能状態であることにより、当該文書の文書作成支援機能を用いて前記文書管理データベースへアクセスし当該文書のワークフロー操作を行う文書管理システム。

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