JP2011008480A - 端末装置、端末装置の電子メール処理プログラム及び端末装置の電子メール処理方法 - Google Patents
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Abstract
【課題】専用の電子メールサーバを用いることなく、電子メールの承認処理を行うこと。
【解決手段】送信すべき電子メールが承認メールであるとき、この承認メールの送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに付加された承認者のメールアドレスを宛先として送信する。また、受信した電子メールが承認メールであるときに、所定の承認操作がなされると、承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているときには、次の承認者のメールアドレスへ承認メールを送信し、そうでないときには、承認メールに含まれる送信先のメールアドレスへ承認メールを送信する。また、承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、この承認メールを、送信元のメールアドレスを宛先として送信する。
【選択図】図3
【解決手段】送信すべき電子メールが承認メールであるとき、この承認メールの送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに付加された承認者のメールアドレスを宛先として送信する。また、受信した電子メールが承認メールであるときに、所定の承認操作がなされると、承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているときには、次の承認者のメールアドレスへ承認メールを送信し、そうでないときには、承認メールに含まれる送信先のメールアドレスへ承認メールを送信する。また、承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、この承認メールを、送信元のメールアドレスを宛先として送信する。
【選択図】図3
Description
本発明は、端末装置、端末装置の電子メール処理プログラム及び端末装置の電子メール処理方法に関する。
近年、インターネット等のネットワークの普及に伴い、情報伝達手段として電子メールが広く用いられている。電子メールは、パーソナルコンピュータなどの端末装置上において、伝達したい情報を入力し、送信先のメールアドレスを設定することで、容易に送信することができる。
ところが、電子メールは、その作成や送受信が簡単である一方で、入力ミス、判断ミス或いは勘違い等により問題のある電子メールが送信されてしまうことがある。このとき、社外秘の情報が含まれていると、情報漏洩につながってしまうことになる。また、誤った情報が含まれていると、混乱を来すことがある。
そこで、下記特許文献1には、電子メールをその送信先へ送信する前に任意の承認者にその内容を通知し、内容を精査したことを条件に、送信先へ電子メールを送信できるようにする情報処理装置が提案されている。
しかし、上記特許文献1に記載の情報処理装置では、電子メールサーバにおいて承認メールか否かの判定を行って予め設定された承認者に承認依頼メールを送信することから、専用のメールサーバが必要になる。しかも、その変更や設定が煩雑であり、自由度が低い。
本発明はかかる課題に鑑みてなされたものであり、専用の電子メールサーバを用いることなく、電子メールの承認処理を行うことができる端末装置、端末装置の電子メール処理プログラム及び端末装置の電子メール処理方法を提供することを目的とする。
上記目的を達成するために、請求項1に係る発明は、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する第1ステップと、送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する第2ステップと、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する第3ステップと、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する第4ステップと、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する第5ステップと、を端末装置に実行させる電子メールの処理プログラムとした。
また、請求項2に係る発明は、請求項1に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記承認メールを送信したときに、当該承認メールを送信済み電子メールとして記憶部に記憶する第6ステップと、前記第1ステップで送信した承認メールが前記差し戻し操作により差し戻されたとき、当該承認メールを受信済み電子メールとして記憶するとともに、前記記憶部に記憶した前記送信済み電子メールを削除する第7ステップと、を端末装置に実行させることを特徴とする。
また、請求項3に係る発明は、請求項2に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記第7ステップにおいて、前記送信済み電子メールを履歴情報として前記受信メールに関連付けて記憶することを特徴とする。
また、請求項4に係る発明は、請求項2又は3に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールを次の承認者のメールアドレス又は送信元のメールアドレスへ送信する前に、当該承認メールに対して所定の入力操作があったとき、その入力操作に応じた添付ファイル及び/又はコメントを、当該承認メールに付加する第8ステップを、端末装置に実行させることを特徴とする。
また、請求項5に係る発明は、請求項4に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記第4ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定したときに、前記受信した承認メールに前記添付ファイル及び/又は前記コメントが含まれていれば、前記受信した承認メールから前記添付ファイル及び/又は前記コメントを削除して、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信することを特徴とする。
また、請求項6に係る発明は、請求項2〜5のいずれか1項に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記第4ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定したとき、前記受信した承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスをすべて削除して、前記送信先のメールアドレスに送信することを特徴とする。
また、請求項7に係る発明は、請求項2〜6のいずれか1項に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の入力操作によりメールアドレスが入力されると、当該メールアドレスを前記承認メールのヘッダに承認者のメールアドレスとしてさらに追加する第9ステップを、端末装置に実行させることを特徴とする。
また、請求項8に係る発明は、請求項2〜7のいずれか1項に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記第4ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記承認メールを承認結果通知メールとして、当該承認メールに含まれる前記送信元のメールアドレスに送信することを特徴とする。
また、請求項9に係る発明は、請求項2〜8のいずれか1項に記載の電子メールの処理プログラにおいて、前記第1ステップで送信した承認メールが前記承認済みメールとして返信されたとき、当該承認済みメールを受信済み電子メールとして記憶するとともに、前記記憶部に記憶した前記送信済み電子メールを削除する第10ステップと、端末装置に実行させることを特徴とする。
また、請求項10に係る発明は、請求項9に記載の電子メールの処理プログラムにおいて、前記第10ステップにおいて、前記送信済みメールを履歴情報として前記受信済み電子メールに関連付けて記憶することを特徴とする。
また、請求項11に係る発明は、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する手段と、送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する手段と、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する手段と、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する手段と、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する手段と、を有する端末装置とした。
また、請求項12に係る発明は、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する第1ステップと、送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに付加された前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する第2ステップと、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する第3ステップと、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する第4ステップと、受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する第5ステップと、を有する端末装置の電子メール処理方法とした。
本発明によれば、専用の電子メールサーバを用いることなく、汎用の電子メールサーバを用いて、電子メールの承認処理を行うことができる。従って、専用の電子メールサーバの導入、設定、メンテナンスなどが不要となり、電子メール承認処理の環境を比較的容易に提供することができる。しかも、承認メールの送信者や承認者は、異なる電子メールサーバで承認メールを送受信できるので、自由度が高い電子メール承認処理の環境を提供することができる。
以下、本発明に係る実施形態を図面を参照して詳細に説明する。なお、この実施形態において記載された構成要素は例示であり、本発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨ではない。
[1.ネットワーク構成]
まず、本実施形態に係る端末装置が組み込まされたネットワーク構成について、図面を参照して説明する。
まず、本実施形態に係る端末装置が組み込まされたネットワーク構成について、図面を参照して説明する。
図1において、社内LAN(Local Area Network)3には、電子メールの送受信を行う端末装置1a,1b,1c、電子メールサーバ2などが接続されており、端末装置1a,1b,1cは電子メールサーバ2を介して電子メールの送受信を行う。なお、以下において、端末装置1a,1b,1cのすべて又はいずれかを示すときには、端末装置1という場合がある。
端末装置1は、電子メールクライアントとして機能する装置であり、電子メール送信用プロトコルとしてSMTP(Simple Mail Transfer Protocol)を用い、電子メール受信用プロトコルとしてPOP3プロトコルやIMAP(Internet Message Access Protocol)を用いている。なお、「電子メール」とは、送信元情報(送信元メールアドレス、送信者名)、送信先情報(送信先メールアドレス、宛先者名)、件名及び本文などの情報を含むデータを意味する。
図2に示すように、端末装置1は、汎用のコンピュータであり、制御部10、記憶部であるハードディスクドライブ20(以下、「HDD20」という)、社内LANに接続するためのLANインターフェイスである通信部30、液晶表示装置(LCD)などの表示部40、この表示部40に画像情報を出力して表示部40に画像を表示させる画像処理部50、利用者により各種情報を入力するための入力部60などを備えており、制御部10、HDD20、通信部30、画像処理部50、入力部60は、システムバス70を介して互いに接続されている。
制御部10は、CPU11、ROM12、RAM13を有しており、CPU11は、ROM12に記憶された電子メール処理プログラムを実行させることによって、制御部10として電子メールの生成、記憶、表示及び送受信などの各処理を実行する。なお、この電子メール処理プログラムは、CD−ROMやUSBメモリ等の記録媒体に記録されてから図示しない記録媒体ドライブを介して、制御部10のROM12に読み込まれるようにしてもよい。また、この電子メール処理プログラムは、例えば、ネットワーク(社内LAN3やWAN4)に接続されたサーバ(例えば、電子メールサーバ2)から、通信部30を介して、制御部10のROM12にダウンロードされるようにしてもよい。
HDD20は、電子メール記憶領域、履歴情報記憶領域、設定情報記憶領域などを有している。HDD20の電子メール記憶領域は、受信済みの電子メール(以下、「受信済みメール」という)や送信済みの電子メール(以下、「送信済み電子メール」という)のデータを記憶する電子メールデータベースとして機能する。また、HDD20の履歴情報記憶領域は、承認メールの履歴情報を記憶する履歴データベースとして機能する。
電子メールサーバ2は、電子メールクライアントである端末装置1と電子メールの送受信を行う周知のメールサーバであり、SMTPサーバとしての機能と、POP3サーバやIMAPサーバとしての機能を有している。
社内LAN3は、WAN(Wide Area Network)4に通信可能に接続されている。WAN4は例えば、インターネットであり、社内LAN3は図示しないルータやISP(Internet Services Provider)を介してWAN4に通信可能に接続される。従って、端末装置1は、電子メールサーバ2を介して、WAN4に接続された端末装置5との間で電子メールを送受信することができる。
本実施形態に係る端末装置1では、周知の電子メールの送受信処理に加えて、承認機能を実行するための電子メール(以下、「承認メール」という)などの送受信処理を行うことができる点に特徴を有する。
この承認メールにより承認者が内容を精査して送信先へ電子メールを送信できる。従って、社外秘の内容が含まれる電子メールや誤った内容が含まれる電子メールが外部へ送信されるのを防止できる。しかも、端末装置1が送受信する電子メールは、一般的なメールサーバで取り扱うことができ、専用のメールサーバが不要であるため、その導入を容易に行うことができ、導入コストや管理コストを低減することも可能となる。
[2.承認メールの送受信処理の概要]
以下、本実施形態に係る端末装置1における承認メールの送受信処理の概要を図3を参照して説明する。
以下、本実施形態に係る端末装置1における承認メールの送受信処理の概要を図3を参照して説明する。
図3に示す例では、起案者Xの端末装置1を端末装置1aとし、承認者A,Bの端末装置を端末装置1b,1cとし、さらに、宛先者Yの端末装置を端末装置5としている。なお、「起案者」は承認メールの作成者を意味し、「承認者」は起案者から送られた承認メールを確認して承認又は差し戻しを行う者を意味する。「宛先者」は承認メールの最終的な宛先者であり、承認者A,Bが承認した承認メールを起案者からの電子メールとして送信する相手先である。
また、以下においては、起案者Xのメールアドレスを起案者メールアドレス、承認者Aのメールアドレスを承認者メールアドレスA、承認者Bのメールアドレスを承認者メールアドレスB、宛先者のメールアドレスを宛先者メールアドレスと呼ぶことがある。また、承認者メールアドレスA,Bを総称して、承認者メールアドレスと呼ぶ場合がある。
端末装置1a〜1cには、それぞれ起案者メールアドレス、承認者メールアドレスA、承認者メールアドレスBが設定されている。さらに、端末装置1a〜1cには、電子メールサーバ2との間で電子メールを送受信するために必要なユーザIDやパスワードを記憶している。端末装置1a〜1cは、電子メールサーバ2にアクセスするときに、ユーザIDやパスワードを用いる。なお、端末装置1a〜1cは、所定間隔で定期的に電子メールサーバ2にアクセスして電子メールを受信するように設定されている。
このように設定されている端末装置1a〜1cにおける承認メールの処理動作の例を説明する。
まず、起案者Xが、承認メールを作成するために、端末装置1aの入力部60を操作して、送信先のメールアドレス、件名及び本文などの通常の電子メールに必要な内容に加え、承認者メールアドレスを入力する。
ここで、入力される送信先のメールアドレスは、承認メールの最終の送信先である宛先者メールアドレスであり、宛先者Yのメールアドレスである。また、設定される承認者メールアドレスは、承認者Aの承認者メールアドレスA,承認者Bの承認者メールアドレスBであり、承認者メールアドレスA、承認者メールアドレスBの順番で設定される。なお、送信元のメールアドレスである起案者メールアドレスは、起案者Xの端末装置1aのHDD20に予め記憶され、設定されているものであるが、承認メールを作成するときに起案者Xから入力された情報に基づいて設定することもできる。
その後、起案者Xが、電子メールの送信操作を行うと、端末装置1aの制御部10は、起案者Xから入力された情報に基づいて、承認メールを生成し(ステップS1)、この承認メールを通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS2)。また、制御部10は、承認メールを送信したときに、当該承認メールを送信済みメールとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶する。
この承認メールは、基本ヘッダ部分に送信先メールアドレス(To:)として最終的な送信先メールアドレスである「宛先者メールアドレス」が設定され、送信元メールアドレス(From:)として「起案者メールアドレス」が設定され、メッセージIDに固有のIDが設定される。また、拡張ヘッダ部分に承認者メールアドレスとして「承認者メールアドレスA,B」が設定される。承認メールにはこれらのヘッダのデータに加えて、本文や添付ファイルなどのメッセージボディのデータも含まれる。なお、この電子メールには、必要に応じて添付ファイルが含まれる。このように、端末装置1aの制御部10は、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する。制御部10は、送信すべき電子メールが承認メールであるとき、入力部60への操作により入力された送信先のメールアドレスへ承認メールを送信せずに、入力部60への操作により入力された承認者のメールアドレスを宛先として送信する。すなわち、制御部10は、電子メールサーバ2へ承認メールを送信するときに、電子メールサーバ2に対して、承認メールの送信先メールアドレスとして、最初の承認者メールアドレスである承認者メールアドレスAを通知する。
端末装置1aから承認メールを受信した電子メールサーバ2は、端末装置1aから通知される送信先メールアドレス(ここでは、承認者メールアドレスA)に基づき、承認者Aの端末装置1bに要求に応じて、承認メールを端末装置1bへ送信する。すなわち、この承認メールの基本ヘッダ部分に含まれる送信先メールアドレスは用いずに、起案者Xの端末装置1aから通知された送信先メールアドレスに基づき、承認メールの宛先を決定する。
端末装置1bの制御部10は、電子メールサーバ2から電子メールを受信したとき、受信した電子メールが承認メールであるか否かを判定する。この処理において、制御部10は、拡張ヘッダ部分に送信先のメールアドレスが含まれているときに、受信したメールが承認メールであると判定し、承認者Aによる入力部60への所定の操作により、表示部40に承認メールの件名や本文などを表示する。ここでは、電子メールの拡張ヘッダ部分に送信先のメールアドレスとして、承認者Aのメールアドレスが含まれており、承認メールであると判定する。なお、拡張ヘッダに含まれるその他の情報から承認メールであるか否かを判定するようにしてもよい。すなわち、承認メールの生成の際に、承認メール固有の情報を拡張ヘッダに含ませ、この承認メール固有の情報が含まれているときに電子メールを承認メールであると判定することができればどのような情報であってもよい。
この承認メールに対して、承認者Aによる入力部60への操作により、所定の差し戻し操作が行われると、制御部10は、拡張ヘッダ部分に差し戻しの情報を設定して、承認メールを更新し、差し戻しメールとして通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS3)。このとき、制御部10は、差し戻しメールの送信先メールアドレスとして、起案者メールアドレスを電子メールサーバ2に通知する。なお、承認者Aは、入力部60への操作により、承認メールにコメントを付して承認又は差し戻しを行うことができ、このコメントは差し戻しの情報と共に差し戻しメールの拡張ヘッダ部分に設定される。
端末装置1aの制御部10は、電子メールサーバ2から電子メールを受信したとき、この電子メールを受信済みメールとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶すると共に、端末装置1bと同様に、受信した電子メールが承認メールであるか否かを判定する。
このとき、この承認メールの基本ヘッダ部分に含まれるメッセージIDと同一のメッセージIDを有する電子メールが送信済みメールや受信済みメールとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶されているか否かと判定する。
メッセージIDが同一の送信済みメールや受信済みメールが記憶されているときには、制御部10は、これらの送信済みメールや受信済みメールを、承認メールの履歴データとしてHDD20の履歴情報記憶領域に記憶する。また、制御部10は、この送信済みメールや受信済みメールをHDD20の電子メール記憶領域から削除する。
その後、制御部10は、承認メールを表示したとき、入力部60への所定操作により承認メールの履歴データの内容を表示させる。このようにすることで、過去の承認履歴を容易に把握することができる。
なお、制御部10は、承認メールの添付ファイルが上記送信済みメールや上記受信済みメールに添付されているときのみ、この添付ファイルを承認メールの履歴データとして関連づけてHDD20の履歴情報記憶領域に記憶すると共に、送信済みメールや受信済みメールをHDD20の電子メール記憶領域から削除するようにしてもよい。この場合、承認メールを表示したときに、入力部60への所定操作によりこれらの添付ファイルの内容が表示される。
その後、起案者Xが端末装置1aの入力部への操作によって、差し戻された承認メールの添付ファイルや本文などを変更して、承認メールを更新し、再送の操作を行うと、端末装置1aの制御部10は、更新した承認メールを通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS4)。制御部10は、電子メールサーバ2へ承認メールを再送するときに、電子メールサーバ2に対して、承認メールの送信先情報として、最初の承認者メールアドレスである承認者メールアドレスAを通知する。
再送する承認メールの基本ヘッダ部分に含まれる情報は、ステップS1で送信した承認メールと同じである。すなわち、送信元メールアドレスとして最終的な送信先メールアドレスである「宛先者メールアドレス」が設定され、送信元メールアドレスとして「起案者メールアドレス」が設定される。また、メッセージIDとして差し戻された承認メールのメッセージIDと同一のIDが設定される。また、承認メールの拡張ヘッダ部分には送信先メールアドレスとして「承認者メールアドレスA,B」が設定される。
端末装置1aから承認メールを受信した電子メールサーバ2は、端末装置1aから通知される送信先メールアドレス(ここでは、承認者メールアドレスA)に基づき、端末装置1bに要求に応じて、承認メールを端末装置1bへ送信する。
端末装置1bの制御部10は、電子メールサーバ2から電子メールを受信したとき、受信した電子メールが承認メールであるか否かを判定する。この処理において、制御部10は、例えば、拡張ヘッダに送信先メールアドレスが含まれているときに、受信したメールが承認メールであると判定する。
端末装置1bの制御部10は、承認者Aによる入力部60への所定の操作により、表示部40に承認メールの件名や本文などを表示する。この承認メールに対して、承認者Aによる入力部60への操作により、所定の承認操作が行われると、制御部10は、承認メールの拡張ヘッダ部分に次の承認者メールアドレスが含まれているか否かを判定する。ここでは、次の承認者メールアドレスとして、承認者Bのメールアドレスが含まれている。また、制御部10は、拡張ヘッダ部分に承認者Aが承認済みである旨を示す情報(以下、「承認済み情報」という)を設定する。このように制御部10は、承認メールを更新し、通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS5)。なお、承認者Bも承認者Aと同様に、入力部60への操作により、承認メールにコメントを付して承認又は差し戻しを行うことができ、このコメントは承認済みの情報と共に拡張ヘッダ部分に設定される。
端末装置1bから承認メールを受信した電子メールサーバ2は、端末装置1bから通知される送信元メールアドレス(ここでは、承認者Bのメールアドレス)に基づき、承認者Bの端末装置1cに要求に応じて、承認メールを端末装置1cへ送信する。
端末装置1cの制御部10は、電子メールサーバ2から電子メールを受信したとき、受信した電子メールが承認メールであるか否かを判定する。この処理において、制御部10は、拡張ヘッダに送信先メールアドレスが含まれているときに、受信したメールが承認メールであると判定する。
この承認メールに対して、承認者Bによる入力部60への操作により、所定の承認操作が行われると、制御部10は、承認メールの拡張ヘッダ部分に次の承認者メールアドレスが含まれているか否かを判定する。ここでは、次の承認者メールアドレスが含まれていないため、制御部10は、承認メールの拡張ヘッダ部分を削除した電子メール(以下、「承認済みメール」と、承認メールの拡張ヘッダ部分を変更した電子メール(以下、「承認結果通知メール」という)とを生成して、通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS6,S7)。制御部10は、拡張ヘッダ部分を削除して、承認済み承認メールを作成する。制御部10は、このように作成した承認済み承認メールを通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS6)。また、制御部10は、拡張ヘッダ部分に承認者Bの承認済みの情報を設定して、承認結果通知メールを作成する。制御部10は、このように作成した承認結果通知メールを通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS7)。このとき、制御部10は、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして、起案者メールアドレス及び承認者メールアドレスA,Bを電子メールサーバ2に通知する。
承認結果通知メールを受信した端末装置1aの制御部10は、この承認結果通知メールの基本ヘッダ部分に含まれるメッセージIDと同一のメッセージIDを有する電子メールをHDD20の電子メール記憶領域から読み出し、履歴データとしてHDD20の履歴情報記憶領域に記憶すると共に、HDD20の電子メール記憶領域から削除する。その後、制御部10は、承認結果通知メールを表示したとき、入力部60への所定操作により承認結果通知メールの履歴データの内容を表示させる。このようにすることで、過去の承認履歴を容易に把握することができる。
また、制御部10は、端末装置5へ送信される承認済みメールについては、拡張ヘッダ部分(承認済みの情報やコメントなど)を削除してから送信するため、端末装置5において、内部の承認情報を秘匿することが可能となる。一方、起案者Xや承認者Aに送信する承認結果通知メールは、拡張ヘッダ部分は削除することなく送信する。このようにすることで、起案者Xや承認者Aは最終の承認履歴を把握することができるようになる。
また、承認メールを受信した端末装置1a、1bでは、入力部60への所定の操作により、承認者をさらに追加することができ、制御部10は、追加された承認者のメールアドレスを拡張ヘッダ部分に指定された承認位置に設定して承認メールを更新する。このようにすることで、予め設定された承認者(ここでは、承認者A,B)がさらに承認者が必要であると考えた場合に、承認者の追加を容易に行うことができる。
なお、承認結果通知メールを承認済みメールとして代用するようにしてもよい。この場合、承認済みメールには拡張ヘッダが含まれることになるが、制御部10は、承認済みメールの拡張ヘッダに暗号化処理を施して承認済みメールを送信することにより、内部の承認情報を秘匿することが可能となる。なお、暗号化処理を行う際に用いる暗号キー及び暗号化した拡張ヘッダを復号する際に用いる復号キーは、例えば、承認メールを生成するときに、制御部10が拡張ヘッダに含ませるようにする。そして、制御部10は、承認メールの拡張ヘッダに含まれる暗号キーを読み出す一方、これらの暗号キー及び復号キーを拡張ヘッダから削除し、読み出した暗号キーを用いて、暗号キー及び復号キーを除く拡張ヘッダを暗号化して、承認済みメールを生成する。承認結果通知メールを受信する端末装置1は、必ずこの承認結果通知メールのメッセージIDと同じ承認メールを送信済み電子メールとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶している。従って、制御部10は、承認結果通知メールを受信すると、HDD20の電子メール記憶領域から同一のメッセージIDを有する受信済み電子メールの拡張ヘッダから復号キーを取得して、復号処理を行う。
以下、端末装置1の処理の一例をさらに具体的に説明する。説明は、「電子メールの作成・送信処理」、「電子メールの受信処理」、「電子メールの承認及び差し戻し処理」、「承認メールの再送処理」の順に行うものとする。
[3.電子メールの作成・送信処理]
まず、電子メールの作成及び送信の処理について説明する。図4はメイン画面の例を示す図、図5は電子メールの作成処理の流れを示す図、図6は電子メール作成画面の例を示す図、図7は承認先指定画面の例を示す図である。なお、以下の説明では、起案者として起案者Xが端末装置1aを操作して承認メールや通常メールを送信する際の処理を例に挙げて説明するが、承認者A,Bが端末装置1b,1cを操作して起案者になる場合にも同様の処理である。ここで、通常メールとは、拡張ヘッダがない電子メールを意味する。
まず、電子メールの作成及び送信の処理について説明する。図4はメイン画面の例を示す図、図5は電子メールの作成処理の流れを示す図、図6は電子メール作成画面の例を示す図、図7は承認先指定画面の例を示す図である。なお、以下の説明では、起案者として起案者Xが端末装置1aを操作して承認メールや通常メールを送信する際の処理を例に挙げて説明するが、承認者A,Bが端末装置1b,1cを操作して起案者になる場合にも同様の処理である。ここで、通常メールとは、拡張ヘッダがない電子メールを意味する。
起案者Xは、表示部40に図4に示すメイン画面が表示されている状態で、入力部60を操作し、GUI表示されている作成ボタン80を押下して、電子メールの作成を開始する。制御部10は、作成ボタン80が押下されたと判定すると、図6に示す電子メール作成画面を表示する。
起案者Xは、表示部40に電子メール作成画面が表示されている状態で、入力部60を操作し、件名81、送信先のメールアドレス82、本文83を入力する(ステップS10)。なお、入力部60の操作により添付ファイルも指定することができる。
その後、起案者Xによる入力部60の操作により、GUI表示された承認ボタン84が押下されたとき、制御部10は、起案者Xが送信しようとしている電子メールが承認メールであると判定する。一方、GUI表示された送信ボタン85が押下されたとき、制御部10は、起案者Xが送信しようとしている電子メールが通常の電子メール(以下、「通常メール」という)であると判定する。
制御部10は、起案者Xが送信しようとしているメールが承認メールであると判定すると(ステップS11:Yes)、図7に示す承認先指定画面を表示部40に表示する。起案者Xはこの承認先指定画面で承認者のメールアドレスやコメントなどを入力する(ステップS12)。この承認先指定画面では、承認者入力ボックス86、設定済み承認ルート表示ボックス87、コメント入力ボックス88、進捗通知設定チェックボックス89などの入力ボックスや表示ボックスが表示される。また、この承認先指定画面には、追加ボタン90、削除ボタン91、全て追加ボタン92、送信ボタン93、キャンセルボタン94などのGUI表示された操作ボタンも表示される。
承認者入力ボックス86は、所謂コンボボックスであり、承認メールの承認者のメールアドレスを設定するために用いられる。入力部60の操作により設定したい承認者のメールアドレスを承認者入力ボックス86へ入力することができる。また、入力部60の操作によりリスト表示ボタン86aを押下して、予め設定された承認者(以下、「設定承認者」とする)のメールアドレスの一覧を表示し、この一覧に表示された設定承認者のメールアドレスを入力部60の操作により選択することもできる。設定承認者の情報は、HDD20の設定情報記憶領域に記憶されており、外部の管理サーバ(図示せず)から遠隔制御で設定される。従って、端末装置1の利用者は、設定承認者を設定する必要が無く煩雑で慣れない作業から解放される。なお、入力部60の操作により設定したい承認者のメールアドレスを承認者入力ボックス86へ入力することができないようにすることもでき、これにより設定承認者のみが承認者として設定される。また、設定承認者のメールアドレスを固定で設定し、入力部60の操作によっても選択できないように、外部の管理サーバ(図示せず)から遠隔制御で設定することもできる。このようにすることで、誤って承認者を設定することを防止できる。例えば、承認者として社外のメールアドレスを設定することで、社内情報の漏洩を生じさせるといった問題を回避できる。また、入力部60の操作により設定したい承認者のメールアドレスを承認者入力ボックス86へ入力することができるようにした場合でも、社内のドメインが付されたメールアドレス以外は入力できないようにすることで、社内情報の漏洩を防止できる。この場合、社内のドメイン(図7に示す例では、「aa.jp」である)は、外部の管理サーバ(図示せず)から遠隔制御でHDD20の設定情報記憶領域に承認者ドメイン情報として設定される。
承認者入力ボックス86に設定したい承認者のメールアドレスを入力又は選択した後、起案者Xによる入力部60の操作により追加ボタン90の押下があったとき、制御部10は、承認者入力ボックス86に入力又は設定した承認者のメールアドレスを承認ルートに設定する。なお、承認者は、承認順に設定する。例えば、最初の承認者を承認者Aとし、次の承認者を承認者Bとしたい場合、承認者Aのメールアドレス、承認者Bのメールアドレスの順に設定する。このとき図7に示す承認ルート表示ボックス87に示すように、最上方に承認者Aのメールアドレスが表示され、その下方に承認者Bのメールアドレスが表示される。
設定承認者のメールアドレスの全てを承認ルートに設定したいとき、起案者Xは入力部60の操作により追加ボタン92を押下する。制御部10は、追加ボタン92が押下されたと判定すると、HDD20の設定情報記憶領域に記憶した設定承認者を全て読み出し、承認ルートに設定する。HDD20には承認順番も記憶されており、制御部10は、この承認順番に基づいて承認ルートを設定する。例えば、承認順番が承認者Aのメールアドレス、承認者Bのメールアドレスの順であれば、図7の承認ルート表示ボックス87に示す順番で承認ルートが設定される。
承認ルートに設定した承認者のメールアドレスを削除したいときには、そのメールアドレスを入力部60の操作により承認ルート表示ボックス87内で指定して、削除ボタン91を押下することによって行う。制御部10は、削除ボタン91が押下されたとき、承認ルート表示ボックス87内で指定された承認者のメールアドレスを承認ルートから削除する。
また、起案者Xは、入力部60の操作によりコメント入力ボックス88にコメントを入力することにより、承認メールにコメントを付加することができる。このコメント入力ボックス88に入力できる文字数は制限されており、例えば、200文字以内とされる。
さらに、起案者Xは、入力部60の操作により進捗通知設定チェックボックス89を押下してチェックを入れることにより、承認メールに対する承認者の承認状況の通知(以下、「承認進捗通知」とする)を受け取ることができる。制御部10は、進捗通知設定チェックボックス89が押下されたとき、承認進捗通知の要求があると判定し、押下されないときには、承認進捗通知の要求がないと判定する。承認進捗通知は、例えば、承認者が承認する毎に通知されるものであり、詳細は後述する。
承認ルート、コメント、承認進捗通知の要否を入力し設定した後、起案者Xは、入力部60の操作により送信ボタン93を押下する。制御部10は、送信ボタン93が押下されたことを検出すると、拡張ヘッダを作成する(ステップS13)。例えば、図7に示すように承認者やコメントなどが設定されているときに作成される拡張ヘッダは以下のようになる。なお、進捗通知設定チェックボックス89を設けずに、承認進捗通知の要求が必ず設定されるようにしてもよい。
<拡張ヘッダ例1>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者A<Bbb**@aa.jp>,承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者A<Bbb**@aa.jp>,承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>
「X-ShoninAppTO:・・・」は、送信先の情報、すなわち承認メールの最終的な宛先の情報であり、例えば、上記例では、承認者A,Bが承認した承認メールを起案者Xからの電子メールとして送信する相手先である宛先者Yの名称及びメールアドレスである。形式は、"名称" <アドレス>,・・・,・・・である。
「X-ShoninAppRT:・・・」は、承認していない承認者のリストであり、形式は、"名称"<アドレス>,・・・,・・・である。例えば、上記例では、承認者A<Bbb**@aa.jp>と承認者B<Ccc**@aa.jp>と承認していない承認者として設定されている。
「X-ShoninAppNT:・・・」は、承認履歴の情報であり、形式は、動作モード\n日付\n名称\nコメントである。動作モードとは、承認依頼や承認などの情報であり、ここでは承認依頼を「00」とし、承認を「01」とし、差し戻しを「11」としている。
「X-ShoninAppXX:・・・」は、承認進捗通知が必要なメールアドレスの情報であり、形式は、"名称" <アドレス>,・・・,・・・である。
なお、拡張ヘッダは、上記の他、例えば、「X-ShoninAppCC:・・・」、「X-ShoninAppOK:・・・」、「X-ShoninAppAP:・・・」などがある。「X-ShoninAppCC:・・・」は、承認メールの最終的な宛先である宛先者Yへ送信する電子メールのコピーを送信する相手先が設定される拡張ヘッダである。また、「X-ShoninAppOK:・・・」は、承認メールの承認、非承認(差し戻し)を示す拡張ヘッダであり、形式は、名称\n承認結果である。「承認結果」は、承認を示す「OK」と非承認(差し戻し)を示す「NG」のいずれかが設定される。また、「X-ShoninAppAP:・・・」は、承認メールの承認者のリストであり、形式は、"名称"<アドレス>\日付,・・・である。。
なお、承認メールをキャンセルするときには、起案者Xは入力部60の操作によりキャンセルボタン94を押下する。これにより制御部10は、承認ルート、コメント、進捗通知の有無などの設定をキャンセルして、表示部40にメール作成画面を表示し、通常メールの設定に戻す。
ステップS11で承認メールではないと判定したとき(ステップS11:No)、或いはステップS13の拡張ヘッダの作成が終了したとき、制御部10は、基本ヘッダを作成する(ステップS14)。この基本ヘッダは、例えば、周知のRFC2822に準拠した基本ヘッダであり、件名、送信先メールアドレス、送信元メールアドレス、メッセージIDなどの情報を含むヘッダである。例えば、端末装置1aにおいて、図6に示す入力内容で送信ボタン85が押下されたときには、送信元メールアドレスは起案者Xのメールアドレス「Aaa**@aa.jp」であり、送信先のメールアドレスは宛先者Yのメールアドレス「Ddd**@dd.jp」である。なお、メッセージIDは承認メールや通常メールを含む電子メールのそれぞれに固有のIDであり、原則重複しないIDである。
次に、制御部10は、メッセージボディを作成する(ステップS15)。このメッセージボディは、例えば、周知のRFC2822に準拠したメッセージボディであり、本文の情報を含んでおり、添付ファイルがある場合にはその情報も含む。
メッセージボディの作成が終了すると、制御部10は、拡張ヘッダ、基本ヘッダ、メッセージボディを含む承認メールを通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信して(ステップS16)、メール作成・送信処理を終了する。制御部10は、承認メールを送信するときに、拡張ヘッダに含まれる最初の承認者のメールアドレスを承認メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ2に通知する。なお、送信した電子メールは、そのステータスを「送信済み」とされて、送信済み電子メールとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶される。電子メールは、図9(a)に示すように、メッセージID、送信者メールアドレス、件名(タイトル)、ステータス、基本ヘッダの情報、拡張ヘッダの情報、メールボディ情報などの各情報が関連づけられたメールデータテーブルとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶される。ステータスの情報は、「送信済み」や「受信済み」などの情報である。メールボディ情報は、例えば、100kB以内であれば、アスキーデータ(プレーンテキストデータ)としてメールデータテーブルに設定される。一方、100kBを超える場合には、別ファイルデータとして、固有のファイルIDが付加されてHDD20の電子メール記憶領域に記憶され、このファイルIDがメールボディ情報としてメールデータテーブルに設定される。また、拡張ヘッダがない場合には、拡張ヘッダの情報にはその旨の情報が含まれる。
[4.電子メールの受信処理]
次に、電子メールの受信処理について説明する。図8は電子メールの受信処理の流れを示す図、図9はHDD20に記憶される電子メール及び履歴情報のデータ構造の例を示す図、図10は受信メールの報知画面である。なお、以下の説明では、承認者Aの端末装置1bで電子メールを受信する際の処理を例に挙げて説明するが、起案者Xや承認者Bの端末装置1a,1cで電子メールを受信する場合にも同様の処理となる。
次に、電子メールの受信処理について説明する。図8は電子メールの受信処理の流れを示す図、図9はHDD20に記憶される電子メール及び履歴情報のデータ構造の例を示す図、図10は受信メールの報知画面である。なお、以下の説明では、承認者Aの端末装置1bで電子メールを受信する際の処理を例に挙げて説明するが、起案者Xや承認者Bの端末装置1a,1cで電子メールを受信する場合にも同様の処理となる。
端末装置1bの制御部10は、定期的に電子メールサーバ2へアクセスし、承認者Aのメールアドレス宛の電子メールを通信部30を介して電子メールサーバ2から取得するように設定されている。
図8に示すように、電子メールサーバ2から電子メールを受信すると、制御部10は、この電子メールが承認メールか否かを判定する(ステップS20)。この処理において、制御部10は、この電子メールに上述した拡張ヘッダが存在するときに、受信した電子メール(以下、「受信メール」とする)が承認メールであると判定する。
受信メールが承認メールであると判定すると(ステップS20:Yes)、制御部10は、HDD20の電子メール記憶領域に同一メッセージIDの送信済み電子メールが記憶されているか否かを判定する(ステップS21)。同一メッセージIDの送信済み電子メールが記憶されていると判定すると(ステップS21:Yes)、制御部10は、受信メールと同一メッセージIDの送信済み電子メールをHDD20の電子メール記憶領域から読み出し、HDD20の履歴情報記憶領域に記憶する。さらに、制御部10は、受信メールと同一メッセージIDの送信済み電子メールをHDD20の電子メール記憶領域から削除する。(ステップS22)。その後、制御部10は、その後、受信メールをHDD20の電子メール記憶領域に受信メールを受信済み電子メールとして受信する(ステップS23)。なお、ステップS22,S23の処理の順番は逆でもよい。
このように、受信メールをHDD20の電子メール記憶領域に記憶しようとする際に、同じメッセージIDの電子メール(以下、「記憶済み電子メール」ともいう)がHDD20の電子メール記憶領域に記憶されているとき、制御部10は、この記憶済み電子メールをHDD20の履歴情報記憶領域に記憶する。このとき、制御部10は、記憶済み電子メールを図9(b)に示すデータ構造で履歴情報としてHDD20の履歴情報記憶領域に記憶する。さらに、制御部10は、HDD20の電子メール記憶領域から記憶済み電子メールを削除する。なお、メールボディ情報の記憶方法はHDD20の電子メール記憶領域に記憶する場合と同様である。
また、制御部10は、HDD20の電子メール記憶領域に受信メールを受信済み電子メールとして記憶するとき、ステータスを「受信済み」として、図9(a)に示すように各情報が関連づけられたメールデータテーブルとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶する。
一方、受信メールが承認メールではないと判定すると(ステップS20:No)、或いは、同一メッセージIDの送信済み電子メールが記憶されていないと判定すると(ステップS21:No)、制御部10は、HDD20の電子メール記憶領域に受信メールを受信済み電子メールとして記憶する(ステップS24)。
ステップS23,S24の処理が終了すると、制御部10は、データが更新されたことをユーザに報知し(ステップS25)、受信処理を終了する。例えば、制御部10は、図10に示すように、電子メールを受信した旨の情報に加え、受信した電子メールの受信件数を表示部40に表示する。また、制御部10は、受信した電子メールのうち、承認メールの件数も表示するようにしている。
[5.電子メールの承認及び差し戻し処理]
次に、電子メールの承認及び差し戻し処理について説明する。図11は電子メールの承認及び差し戻し処理の流れを示す図、図12は受信メールを一覧表示した受信一覧画面の例を示す図、図13は承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。なお、ここでは、承認者A,Bの端末装置1b,1cにおいて行う電子メールの承認及び差し戻し処理を例に挙げて説明する。
次に、電子メールの承認及び差し戻し処理について説明する。図11は電子メールの承認及び差し戻し処理の流れを示す図、図12は受信メールを一覧表示した受信一覧画面の例を示す図、図13は承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。なお、ここでは、承認者A,Bの端末装置1b,1cにおいて行う電子メールの承認及び差し戻し処理を例に挙げて説明する。
承認者Aは、表示部40に図4に示すメイン画面が表示されている状態で、入力部60を操作し、GUI表示されている受信フォルダ96を押下すると、制御部10は、表示部40に図12に示す受信一覧画面を表示する。この受信一覧画面では、起案者Xから件名「★★★注文の件」の承認メールが受信されていることを示している。なお、件名の左側に表示されている「!」は、承認メールであることを表すシンボルである。
承認者Aは、表示部40に図12に示す受信一覧画面が表示されている状態で、入力部60を操作し、表示されている承認メールの領域を押下すると、制御部10は、入力部60への操作により選択された承認メールの承認・差し戻し画面を表示する(図11に示すステップS30)。図13に、承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す。
図13に示す承認メールの承認・差し戻し画面では、通常の受信メールの表示内容に加え、未承認者表示欄100、承認履歴表示欄101、コメント入力欄102が表示され、さらに、進捗通知設定チェックボックス103、第1承認ボタン104、第2承認ボタン105、差し戻しボタン106、承認者追加ボタン107、履歴情報表示ボタン108がGUI表示される。なお、通常の受信メールの表示内容と同様に、送信元情報表示欄110、件名表示欄111、送信先情報表示欄112、日付表示欄113、本文表示欄114が表示される。
図13に示す承認メールは、未承認者表示欄100に表示されているように、端末装置1bのユーザである承認者A以外に承認メールを承認していない承認者Bがいるため、第1承認ボタン104は表示されず、第2承認ボタン105が表示される。一方、承認メールが承認者Aで承認され、端末装置1cで表示されるときには、端末装置1cのユーザである承認者B以外に承認メールを承認していない承認者がいないため、第1承認ボタン104は表示され、第2承認ボタン105は表示されない。第1承認ボタン104は、承認メールを最終承認して、最終送信先のメールアドレスへ送信するためのボタンである。また、第2承認ボタン105は、承認メールを次の承認者のメールアドレスへ送信するためのボタンである。
承認者Aは、表示部40の承認・差し戻し画面で表示されている表示内容を確認し、承認処理又は差し戻し処理を行う(ステップS31)。なお、上述したように、承認者Aが使用する端末装置1bでは第1承認ボタン104は表示されない。また、履歴情報表示ボタン108は、HDD20の履歴情報記憶領域から履歴情報を表示するために表示されるボタンである。制御部10は、表示部40に表示した承認メールのメッセージIDと同一のメッセージIDを有する履歴情報がHDD20の履歴情報記憶領域にあるときに、この履歴情報表示ボタン108を表示する。そして、この履歴情報表示ボタン108が入力部60の操作により押下されたとき、HDD20の履歴情報記憶領域から承認メールのメッセージIDと同一のメッセージIDの履歴情報を読み出して、表示部40に表示する。このように履歴情報を表示するようにしているので、例えば、差し戻した後に起案者から送られてきた承認メールを確認する際、前回差し戻したときの承認メールを閲覧することができ、前回との比較等を行って承認作業を迅速に行うことができる。
承認者Aは、承認処理を行うときは、入力部60を操作し、第2承認ボタン105を押下する。このとき、承認者Bに対して承認メールの内容に関するコメントがあるときには、承認者Aは、第2承認ボタン105を押下する前に、入力部60を操作し、コメント入力欄102へコメントを入力することができる。また、進捗通知を受け取りたい場合には、承認者Aは、入力部60を操作し、進捗通知設定チェックボックス103にチェックを入れる。
一方、承認者Aは、差し戻し処理を行うときには、入力部60を操作し、差し戻しボタン106を押下する。このとき、起案者Xに対して承認メールの内容に関するコメントがあるときには、承認者Aは、差し戻しボタン106を押下する前に、入力部60を操作し、コメント入力欄102へコメントを入力することができる。
承認者Aは、承認処理を行うときや差し戻し処理を行うときのいずれの場合においても、進捗通知の設定や追加の承認者の設定を行うことができる。進捗通知を受け取りたい場合には、承認者Aは、入力部60を操作し、進捗通知設定チェックボックス103にチェックを入れる。また、承認者を追加したい場合には、承認者Aは、入力部60を操作し、承認者追加ボタン107を押下する。このとき、制御部10は、承認者追加画面(図示せず)を表示部40に表示する。この承認者追加画面は、図7に示すような承認者入力ボックス86、承認ルート表示ボックス87及び追加ボタン90の他、設定完了ボタンやキャンセルボタンが表示される。承認者Aは、入力部60を操作し、承認者入力ボックスで承認者を入力又は選択して、追加ボタン90を操作することで、承認者を追加することができる。
次に、制御部10は、承認者が承認操作を行ったのか、差し戻し操作を行ったのかを判定する(ステップS32)。この処理において、入力部60への入力操作におり第1承認ボタン104や第2承認ボタン105が押下されたとき、制御部10は、承認操作が行われたと判定する。一方、入力部60への入力操作におり差し戻しボタン106が押下されたとき、制御部10は、承認操作が行われたと判定する。なお、以下において、承認操作が行われた承認メールや差し戻し操作が行われた承認メールを対象承認メールということとする。
承認操作が行われたと判定すると(ステップS32:承認)、制御部10は、承認者全てが承認済みであるか否かを判定する(ステップS33)。例えば、端末装置1bで受信した承認メールは、さらに承認者Bが未承認であるため、制御部10は、承認者全てが承認済みではないと判定する。一方、承認者Aが承認して端末装置1cに送信された承認メールは、承認者Bが最後の承認者であるため、制御部10は、承認者全てが承認済みであると判定する。但し、承認者Bがさらに承認者を承認者追加画面で追加したときには、制御部10は、承認者全てが承認済みではないと判定する。
ステップS33の処理において、承認者全てが承認済みではないと判定すると(ステップS33:No)、制御部10は、承認者追加画面で承認者の追加があったか否かを判定する(ステップS34)。承認者の追加がないと判定すると(ステップS34:No)、制御部10は、次の承認者をマークする(ステップS35)。一方、承認者の追加があったと判定すると(ステップS34:Yes)、制御部10は、追加された承認をマークする(ステップS36)。なお、追加された承認者が次の承認者に設定されていない場合には、制御部10は、設定された次の承認者にマークする。
ステップS35,S36が終了すると、制御部10は、自端末装置1に設定されたメールアドレス等の情報を承認者のリストから削除した拡張ヘッダを作成する(ステップS37)。例えば、起案者Xから承認者A、Bを承認者として送信された承認メールが、承認者Aにより承認されたとき、「X-ShoninAppRT:・・・」から「承認者A<
1245900430671_0.jp
>」を削除し、「X-ShoninAppXX:・・・」に「承認者A<
1245900430671_1.jp
>」を追加する。このとき、承認者の追加がない場合には、制御部10により作成される拡張ヘッダは、次のようになる。
<拡張ヘッダ例2>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>,承認者A<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者A<Bbb**@aa.jp>\20090615110528
1245900430671_0.jp
>」を削除し、「X-ShoninAppXX:・・・」に「承認者A<
1245900430671_1.jp
>」を追加する。このとき、承認者の追加がない場合には、制御部10により作成される拡張ヘッダは、次のようになる。
<拡張ヘッダ例2>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>,承認者A<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者A<Bbb**@aa.jp>\20090615110528
また、例えば、メールアドレスが「Zzz**@aa.jp」である承認者Cが追加されたときには、制御部10により作成される拡張ヘッダは、次のようになる。
<拡張ヘッダ例3>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT: 承認者C<Zzz**@aa.jp>,承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>,承認者A<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者A<Bbb**@aa.jp>\20090615110528
<拡張ヘッダ例3>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT: 承認者C<Zzz**@aa.jp>,承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>,承認者A<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者A<Bbb**@aa.jp>\20090615110528
なお、ステップS37で作成される拡張ヘッダは、次の承認者へ送信する承認メールの拡張ヘッダとなる。
一方、ステップS33において、承認者全てが承認済みであると判定すると(ステップS33:Yes)、制御部10は、承認操作が行われた承認メールの拡張ヘッダに含まれる送信先の情報(宛先者の名称及びメールアドレス)をHDD20の電子メール記憶領域から読み出す(ステップS38)。例えば、上記拡張ヘッダ例2では、送信先の情報として読み出す情報は、「宛先者Y<Ddd**@dd.jp>」である。
また、制御部10は、対象承認メールの拡張ヘッダを変更して、承認結果通知メールの拡張ヘッダを作成する(ステップS39)。この処理において、制御部10は、対象承認メールをHDD20から読み出し、この対象承認メールの拡張ヘッダから未承認者リストの最終承認者を削除すると共に、最終承認者が承認したことを示す情報を拡張ヘッダに追加する。そして、制御部10は、変更した拡張ヘッダを承認結果通知メールの拡張ヘッダとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶する。このとき、制御部10により作成される拡張ヘッダは、例えば、次のようになる。
<拡張ヘッダ例4>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>,承認者A<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者A<Bbb**@aa.jp>\20090615110528,承認者B\20090615110528
X-ShoninAppOK:OK
<拡張ヘッダ例4>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>,承認者A<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者A<Bbb**@aa.jp>\20090615110528,承認者B\20090615110528
X-ShoninAppOK:OK
ステップS32において、差し戻し操作が行われたと判定すると(ステップS32:差し戻し)、制御部10は、差し戻し操作が行われた承認メールの拡張ヘッダを更新し、差し戻しメールの拡張ヘッダを作成する(ステップS40)。例えば、起案者Xから承認者A、Bを承認者として送信された承認メールが、承認者Aにより差し戻しされるとき、制御部10により作成される拡張ヘッダは、次のようになる。なお、以下の例では、承認者Aが、コメント入力欄102に「△△が足りません。修正お願いします。」と入力している。
<拡張ヘッダ例5>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者A<Bbb**@aa.jp>,承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppNT:11\20090615110528\承認者A\△△が足りません。修正お願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@ aa.jp>
X-ShoninAppOK:NG
<拡張ヘッダ例5>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者A<Bbb**@aa.jp>,承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppNT:11\20090615110528\承認者A\△△が足りません。修正お願いします。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@ aa.jp>
X-ShoninAppOK:NG
ステップS37,S39,S40の処理が終了すると、制御部10は、基本ヘッダを作成する(ステップS41)。制御部10は、ステップS31において基本ヘッダに関する変更されたとき、その変更内容を反映した基本ヘッダを生成する。
ステップS40において基本ヘッダの作成が終了すると、制御部10は、HDD20の電子メール記憶領域から対象承認メールのメッセージボディを読み出し、このメッセージボディにヘッダを付加した電子メールを生成する。制御部10は、このように作成した電子メールを通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS42)。作成する電子メールが承認メールであるときには、ステップS37,S41で作成した承認メールの拡張ヘッダ及び基本ヘッダに対象承認メールのメッセージボディを付加して承認メールを作成する。また、作成する電子メールが承認済みメールであるときには、S41で作成した承認済みメールの基本ヘッダに対象承認メールのメッセージボディを付加して承認済みメールを作成する。また、作成する電子メールが承認結果通知メールであるときには、ステップS37,S41で作成した承認結果通知メールの拡張ヘッダ及び基本ヘッダに対象承認メールのメッセージボディを付加して承認結果通知メールを作成する。また、作成する電子メールが差し戻しメールであるときには、ステップS39,S41で作成した差し戻しメールの拡張ヘッダ及び基本ヘッダに対象承認メールのメッセージボディを付加して承認結果通知メールを作成する。
制御部10は、承認メールを電子メールサーバ2へ送信するときには、ステップS35,36でマークされた承認者のメールアドレスを承認メールの送信先メールアドレスとして、電子メールサーバ2へ通知する。例えば、起案者Xから承認者A、Bを承認者として送信された承認メールが、承認者Aにより承認されたとき、承認者の追加がないとする。このとき、制御部10は、承認メールの送信先メールアドレスとして拡張ヘッダに含まれる承認者Bのメールアドレス「Ccc**@aa.jp」を電子メールサーバ2へ通知する。一方、承認者の追加があったときには、制御部10は、承認者として追加されて拡張ヘッダに含まれる承認者のメールアドレスを承認メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ2へ通知する。
また、制御部10は、承認済みメールを電子メールサーバ2へ送信するときには、基本ヘッダに含まれる送信先メールアドレスを承認済みメールの送信先メールアドレスとして、電子メールサーバ2へ通知する。例えば、起案者Xから承認者A、Bを承認者とし、送信先を宛先者Yとして送信された承認済みメールが、承認者A,Bにより承認され、承認者の追加がないとする。このとき、承認者Bが用いている端末装置1cの制御部10が、承認済みメールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ2に通知する送信先メールアドレスは、承認済みメールの基本ヘッダに含まれる送信先の情報、すなわち「宛先者Y<Ddd**@dd.jp>」である。
また、制御部10は、承認結果通知メールを電子メールサーバ2へ送信するときには、承認進捗通知を必要とする起案者や承認者のメールアドレスを、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして、電子メールサーバ2へ通知する。例えば、起案者Xから承認者A、Bを承認者とし、送信先を宛先者Yとして送信された承認メールが、承認者A,Bにより承認され、承認者の追加がないとする。このとき、承認者Bが用いている端末装置1cの制御部10が、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ2に通知する送信先メールアドレスは、承認結果通知メールの拡張ヘッダに含まれる「X-ShoninAppXX:・・・」で規定されるメールアドレスである。例えば、承認結果通知メールの拡張ヘッダが「X-ShoninAppXX: 起案者X<
1245900430671_2.jp
>,承認者A<Bbb**@aa.jp>」であるとき、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ2に通知する送信先メールアドレスは、「Bbb**@aa.jp」,「Aaa**@ aa.jp>」である。
1245900430671_2.jp
>,承認者A<Bbb**@aa.jp>」であるとき、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ2に通知する送信先メールアドレスは、「Bbb**@aa.jp」,「Aaa**@ aa.jp>」である。
制御部10は、差し戻しメールを電子メールサーバ2へ送信するときには、基本ヘッダに含まれる送信元メールアドレスを差し戻しメールの送信先メールアドレスとして、電子メールサーバ2へ通知する。例えば、起案者Xから承認者A、Bを承認者として送信された承認メールが、承認者Aにより差し戻しされた場合、制御部10は、基本ヘッダの送信元メールアドレスである「Aaa**@ aa.jp」を、差し戻しメールの送信先メールアドレスとする。
このように、制御部10は、承認済みメールを送信するときには、対象承認メールの拡張ヘッダを削除した電子メールを承認済みメールとして生成する。その結果、送信される承認済みメールは、起案者のコメント、承認者の情報、承認者による承認履歴及びコメントなどの承認情報が全て削除された電子メールとなる。従って、社内でのやり取りの情報などを外部に流出することなく、適切に承認処理された電子メールが最終宛先者へ送信することが可能となる。
さらに、制御部10は、承認結果通知メールを送信するときには、拡張ヘッダに最終的な承認結果を含ませた電子メールを承認結果通知メールとして生成する。そして、拡張ヘッダに含まれる情報に基づき、承認進捗通知を要求した者のメールアドレスを承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ2へ通知する。その結果、起案者や中間の承認者(例えば、承認者A)は、承認の結果や進捗を迅速に把握することができる。従って、承認が遅れているときなどは、承認者に催促の連絡などを行うことができ、承認処理を円滑に行うことが可能となる。
[6.承認メールの再送処理]
次に、承認メールの再送処理について説明する。図14は承認メールの再送処理の流れを示す図、図15は受信メールを一覧表示した受信一覧画面の例を示す図、図16は差し戻しメールの再送入力画面の例を示す図、図17〜図19は承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。なお、以下の説明では、起案者として起案者Xが端末装置1aを操作して承認メールを再送する際の処理を例に挙げて説明する。また、上述のように起案者Xの端末装置1aから承認メールが電子メールサーバ2へ送信された後、この承認メールを端末装置1bで受信し、承認者Aがこの承認メールの差し戻し処理を端末装置1bを用いて行って、差し戻しメールが起案者Xの端末装置1aで受信されたとして説明するものとする。
次に、承認メールの再送処理について説明する。図14は承認メールの再送処理の流れを示す図、図15は受信メールを一覧表示した受信一覧画面の例を示す図、図16は差し戻しメールの再送入力画面の例を示す図、図17〜図19は承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。なお、以下の説明では、起案者として起案者Xが端末装置1aを操作して承認メールを再送する際の処理を例に挙げて説明する。また、上述のように起案者Xの端末装置1aから承認メールが電子メールサーバ2へ送信された後、この承認メールを端末装置1bで受信し、承認者Aがこの承認メールの差し戻し処理を端末装置1bを用いて行って、差し戻しメールが起案者Xの端末装置1aで受信されたとして説明するものとする。
起案者Xは、表示部40に図4に示すメイン画面が表示されている状態で、入力部60を操作し、GUI表示されている受信フォルダ96を押下すると、制御部10は、表示部40に図15に示す受信一覧画面を表示する。この受信一覧画面では、承認者Aから件名「★★★注文の件」の差し戻しメールが受信されていることを示している。なお、件名の左側に表示されている「*」は、差し戻しメールであることを表すシンボルである。
このとき、制御部10は、電子メールの再編集の指示があったか否かを判定する(ステップS50)。この処理において、制御部10は、受信一覧画面が表示部40に表示されている状態で、起案者Xが入力部60を操作して、表示されている差し戻しメールや通常メールの領域を押下したことを検出したときに、電子メールの再編集の指示があったと判定する。
再編集指示があったと判定すると、制御部10は、再編集指示のあった電子メールが差し戻しメールであるか否かを判定する(ステップS51)。この処理において、制御部10は、差し戻しメールの拡張ヘッダに、差し戻しの情報があるときに差し戻しメールであると判定する。例えば、上記拡張ヘッダ例5に示すように、拡張ヘッダに「X-ShoninAppNT:11」が含まれているときに、差し戻しメールであると判定する。なお、再編集指示のあった電子メールのメッセージIDと同一のメッセージIDの履歴情報がHDD20の変更履歴記憶領域に記憶されているとき、制御部10が差し戻しメールであると判定するようにしてもよい。
差し戻しメールでないと判定すると(ステップS51:No)、制御部10は、再編集指示のあった電子メールが通常メールであると判定して、この電子メールの内容を表示部40に表示する(ステップS58)。
一方、差し戻しメールであると判定すると(ステップS51:Yes)、制御部10は、再編集指示のあった電子メールの内容を編集可能に表示部40に表示する(ステップS52)。このとき、表示部40に表示される差し戻しメールの再送入力画面を表示部40に示す。制御部10は、HDD20の電子メール記憶領域から差し戻しメールを読み出して、その差し戻しメールの内容を再送入力画面に表示する。
差し戻しメールの再送入力画面は、承認メールの承認・差し戻し画面と比べ、第1承認ボタン104、第2承認ボタン105、戻しボタン106、承認者追加ボタン107が表示されず、再送ボタン120が表示される点で異なる。
起案者Xは、表示部40に差し戻しメールの再送入力画面を表示している状態で、入力部60を操作し、再編集の作業を行う。例えば、起案者Xは、入力部60を操作し、本文表示欄114に表示されている本文を変更する。また、このとき、起案者Xは、入力部60を操作し、図示しない添付ファイルを添付することができ、差し戻しメールに添付ファイルがあるときにはその添付ファイルを変更することができる。
その後、制御部10は、再送指示があったか否かを判定する(ステップS53)。この処理において、制御部10は、起案者Xが入力部60を操作し、再送ボタン120を押下したときに、再送指示があったと判定する。
制御部10は、再送指示があったと判定すると、拡張ヘッダを作成する(ステップS54)。この処理において、制御部10は、起案者Xの入力部60への操作に応じて、ステップS52の処理でHDD20の電子メール記憶領域から読み出した差し戻しメールの拡張ヘッダに変更を加えて、再送する承認メールの拡張ヘッダとする。例えば、図16に示すように承認者やコメントなどが設定されているとき、読み出した差し戻しメールの拡張ヘッダに「X-ShoninAppNT:00\20090615115375\起案者X\修正しました。」を追加して、再送する承認メールを作成する。このときの拡張ヘッダは以下のようになる。
を追加する
を追加する
<拡張ヘッダ例6>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者A<Bbb**@aa.jp>,承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppNT:11\20090615110528\承認者A\△△が足りません。修正お願いします。
X-ShoninAppNT:00\20090615115375\起案者X\修正しました。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>
X-ShoninAppTO:宛先者Y<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者A<Bbb**@aa.jp>,承認者B<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者X\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppNT:11\20090615110528\承認者A\△△が足りません。修正お願いします。
X-ShoninAppNT:00\20090615115375\起案者X\修正しました。
X-ShoninAppXX:起案者X<Aaa**@aa.jp>
拡張ヘッダの作成が終了したとき、制御部10は、基本ヘッダを作成する(ステップS55)。この処理において、制御部10は、起案者Xの入力部60への操作に応じて、ステップS52の処理でHDD20の電子メール記憶領域から読み出した差し戻しメールの基本ヘッダに変更を加えて、再送する承認メールの基本ヘッダとする。例えば、図16に示す送信先のメールアドレス82が変更されたとき、基本ヘッダの送信先メールアドレスを変更する。また、図16に示す件名81の内容が変更されたときには、基本ヘッダの件名を変更する。なお、再送する承認メールの基本ヘッダのメッセージIDは変更しない。
次に、制御部10は、メッセージボディを作成する(ステップS56)。この処理において、制御部10は、起案者Xの入力部60への操作に応じて、ステップS52の処理でHDD20の電子メール記憶領域から読み出した差し戻しメールの本文や添付ファイルに変更を加えて、再送する承認メールのメッセージボディとする。なお、制御部10は、例えば、添付ファイルに変更がない場合には、差し戻しメールの添付ファイルをそのままメッセージボディに含める。また、制御部10は、本文に変更がない場合には、差し戻しメールの本文をそのままメッセージボディに含める。
メッセージボディの作成が終了すると、ステップS54〜S56で作成した基本ヘッダ、拡張ヘッダ及びメッセージボディを含む承認メールを、通信部30を介して電子メールサーバ2へ送信する(ステップS57)。このとき、制御部10は、承認メールの送信先メールアドレスとして、拡張ヘッダに含まれる最初の承認者のメールアドレスを電子メールサーバ2へ通知する。送信した承認メールは、そのステータスを「送信済み」として、制御部10により、送信済み電子メールとしてHDD20の電子メール記憶領域に記憶される。このとき、HDD20の電子メール記憶領域には同じメッセージIDの差し戻しメールが記憶されている。従って、制御部10は、この差し戻しメールを図9(b)に示すデータ構造でHDD20の履歴情報記憶領域に記憶する。なお、メールボディ情報の記憶方法はHDD20の電子メール記憶領域に記憶する場合と同様である。
このように、端末装置1の制御部10は、差し戻しメールを受信したときに、この差し戻しメールを表示部40に表示し、再編集後、承認メールとして再送可能としている。その結果、承認メールの再送作業が容易となる。しかも、[4.電子メールの受信処理]の欄で説明したように、制御部10は、差し戻しメールを受信すると、この差し戻しメールをHDD20の電子メール記憶領域に記憶し、この差し戻しメールと同一メッセージIDである送信済みの承認メールをHDD20の電子メール記憶領域から削除する。さらに、制御部10は、この送信済みの承認メールを履歴情報としてHDD20の履歴情報記憶領域に記憶する。その後、制御部10は、承認メールを再送すると、差し戻しメールをHDD20の電子メール記憶領域から削除し、この差し戻しメールを履歴情報として履歴情報としてHDD20の履歴情報記憶領域に記憶する。その結果、同一承認メールに関する電子メールは、最新の電子メールのみが送信済み電子メール又は受信済み電子メールとしてHDDの電子メール記憶領域に記憶される。しかも、同一承認メールに関する電子メールのうち最新の電子メールでないものは、履歴情報としてHDD20の履歴情報記憶領域に記憶され、最新の電子メールを表示するときに、表示することができる。従って、端末装置1の利用者は、同一の承認メールに関する電子メールが送信済み電子メール及び受信済み電子メールとして多数存在することによる混乱を来すといった状況を回避することができる一方、過去の履歴も容易に把握することができる。
なお、図16に示す内容の承認メールが起案者Xの端末装置1aから再送されたとき、端末装置1bで受信されて、この端末装置1bの表示部40に、例えば図17に示すように表示される。その後、承認者Aが端末装置1bの入力部60を操作して承認操作を行うと、端末装置1cで受信されて、この端末装置1cの表示部40に、例えば図18に示すように表示される。その後、承認者Bが端末装置1cの入力部60を操作して承認操作を行うと、承認済みメールが宛先者Yの端末装置5へ送信されると共に、端末装置1cの表示部40に承認した旨の情報として、例えば図19に示す履歴確認画面が表示される。なお、端末装置1cから承認結果通知メールを受け取った端末装置1においても、承認結果通知メールの拡張ヘッダの情報に基づいて、図19に示す履歴確認画面を表示するようにしてもよい。
以上のように、本実施形態に係る端末装置1では、拡張ヘッダに承認者のメールアドレス、承認/差し戻しなどの情報、コメントなどの各種情報を含ませている。従って、端末装置1では、この拡張ヘッダを参照することで、専用の電子メールサーバを用いることなく、電子メールの承認処理を行うことができる。
なお、本実施形態に係る端末装置では、基本ヘッダ部分を変更することなく、電子メールサーバ2に通知する送信先メールアドレスを変更するようにしているが、必ずしもこれに限定されない。最終的に起案者が作成した承認メールの基本ヘッダが承認済みメールの基本ヘッダとなればよく、電子メールサーバ2に通知する送信先メールアドレスに加え、基本ヘッダの送信先メールアドレスを変更するようにしてもよい。
1a〜1c,5 端末装置
2 電子メールサーバ
3 社内LAN
10 端末装置の制御部
20 HDD(記憶部)
30 通信部
40 表示部
50 画像処理部
60 入力部
2 電子メールサーバ
3 社内LAN
10 端末装置の制御部
20 HDD(記憶部)
30 通信部
40 表示部
50 画像処理部
60 入力部
Claims (12)
- 送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する第1ステップと、
送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する第2ステップと、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する第3ステップと、
前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する第4ステップと、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する第5ステップと、を端末装置に実行させる電子メールの処理プログラム。 - 前記承認メールを送信したときに、当該承認メールを送信済み電子メールとして記憶部に記憶する第6ステップと、
前記第1ステップで送信した承認メールが前記差し戻し操作により差し戻されたとき、当該承認メールを受信済み電子メールとして記憶するとともに、前記記憶部に記憶した前記送信済み電子メールを削除する第7ステップと、を端末装置に実行させることを特徴とする請求項1に記載の電子メールの処理プログラム。 - 前記第7ステップにおいて、前記送信済み電子メールを履歴情報として前記受信メールに関連付けて記憶することを特徴とする請求項2に記載の電子メールの処理プログラム。
- 受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールを次の承認者のメールアドレス又は送信元のメールアドレスへ送信する前に、当該承認メールに対して所定の入力操作があったとき、その入力操作に応じた添付ファイル及び/又はコメントを、当該承認メールに付加する第8ステップを、端末装置に実行させることを特徴とする請求項2又は3に記載の電子メールの処理プログラム。
- 前記第4ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定したときに、前記受信した承認メールに前記添付ファイル及び/又は前記コメントが含まれていれば、前記受信した承認メールから前記添付ファイル及び/又は前記コメントを削除して、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信することを特徴とする請求項4に記載の電子メールの処理プログラム。
- 前記第4ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定したとき、前記受信した承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスをすべて削除して、前記送信先のメールアドレスに送信することを特徴とする請求項2〜5のいずれか1項に記載の電子メールの処理プログラム。
- 受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の入力操作によりメールアドレスが入力されると、当該メールアドレスを前記承認メールのヘッダに承認者のメールアドレスとしてさらに追加する第9ステップを、端末装置に実行させることを特徴とする請求項2〜6のいずれか1項に記載の電子メールの処理プログラム。
- 前記第4ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記承認メールを承認結果通知メールとして、当該承認メールに含まれる前記送信元のメールアドレスに送信することを特徴とする請求項2〜7のいずれか1項に記載の電子メールの処理プログラム。
- 前記第1ステップで送信した承認メールが前記承認済みメールとして返信されたとき、当該承認済みメールを受信済み電子メールとして記憶するとともに、前記記憶部に記憶した前記送信済み電子メールを削除する第10ステップと、端末装置に実行させることを特徴とする請求項2〜8のいずれか1項に記載の電子メールの処理プログラム。
- 前記第10ステップにおいて、前記送信済みメールを履歴情報として前記受信済み電子メールに関連付けて記憶することを特徴とする請求項9に記載の電子メールの処理プログラム。
- 送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する手段と、
送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する手段と、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する手段と、
前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する手段と、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する手段と、を有する端末装置。 - 送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する第1ステップと、
送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに付加された前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する第2ステップと、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する第3ステップと、
前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する第4ステップと、
受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する第5ステップと、を有する端末装置の電子メール処理方法。
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JP2013167996A (ja) * | 2012-02-15 | 2013-08-29 | Toshiba Corp | メッセージ作成支援装置、メッセージ作成支援方法及びプログラム |
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JP2014127108A (ja) * | 2012-12-27 | 2014-07-07 | Fujitsu Ltd | メール処理プログラム、メール処理装置及びメール処理方法 |
JP2019194776A (ja) * | 2018-05-01 | 2019-11-07 | 富士ゼロックス株式会社 | 情報処理装置及びプログラム |
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2009
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