JP2010237982A - 業務引き継ぎ支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】 業務の引き継ぎが発生しても、漏れなく確実に業務を引き継いで、円滑な業務処理を可能にする業務引き継ぎ支援システムを提供する。
【解決手段】 業務が行われる際に作成される、日付けデータを含む各種文書データを記録する管理サーバ２と、日付けデータを含むキーワードであって、業務に関連するキーワードを記憶する業務コンピュータ１_１の記憶部１Ｄと、管理サーバ２に記憶されている文書データから、業務コンピュータ１_１の記憶部１Ｄに記憶されているキーワードに関連する文字データを抽出し、抽出した文字データから成るデータを、業務を表す業務データとしてそれぞれ生成し、生成した各業務データを出力する業務コンピュータ１_１の処理部１Ｃとを備える。
【選択図】 図１

Description

この発明は、企業等の組織体の中で担当者が交代する際に、業務の引き継ぎを支援する業務引き継ぎ支援システムに関する。

企業等の組織体の中では、人事異動が頻繁に発生する。人事異動があると、担当者が交代し、前任者が後任者に業務を引き継ぐ。この後、日常的に行われる業務などを後任者が処理することになる。しかし、業務の引き継ぎが必ずしも円滑に行われない場合がある。この場合には、業務案件を処理する者を別の担当者が探したり、また、前任者に業務案件がまわされることもある。こうした事態に対応するために、組織の構成情報を利用して、業務を処理する最新の担当情報を探すシステムがある（例えば、特許文献１参照。）。こうしたシステムによれば、最新の組織構成情報があると、業務を処理する担当者を自動で探し出すので、処理される業務案件が担当者に円滑にまわされる。

特開２００５−９２６１９号公報

しかし、先に述べたシステムを用いた場合でも、次のような課題が発生する。例えば、前任者が後任者に引き継ぐ業務の１つを失念する場合がある。こうした場合でも、先に述べたシステムにより、処理される業務案件は後任者に突然到達する。しかし、後任者は、この業務を引き継いでいないので、案件の処理に時間を要することになる。このために、案件の円滑な処理を行うことができない。

この発明の目的は、前記の課題を解決し、業務の引き継ぎが発生しても、漏れなく確実に業務を引き継いで、円滑な業務処理を可能にする業務引き継ぎ支援システムを提供することにある。

前記の課題を解決するために、請求項１の発明は、業務が行われる際に作成される、日付けデータを含む各種文書データを記録する第１の記憶手段と、日付けデータを含むキーワードであって、業務に関連するキーワードを記憶する第２の記憶手段と、前記第１の記憶手段に記憶されている文書データから、前記第２の記憶手段に記憶されているキーワードに関連する文字データを抽出し、抽出した文字データから成るデータを、業務を表す業務データとしてそれぞれ生成し、生成した各業務データを出力する処理手段と、を備えることを特徴とする業務引き継ぎ支援システムである。

請求項１の発明では、業務が行われる際に作成される、日付けデータを含む各種文書データを、第１の記憶手段が記録し、日付けデータを含むキーワードであって、業務に関連するキーワードを第２の記憶手段が記憶している。こうした状態の時に、処理手段は、第１の記憶手段に記憶されている文書データから、第２の記憶手段に記憶されているキーワードに関連する文字データを抽出する。そして、処理手段は、抽出した文字データから成るデータを、業務を表す業務データとしてそれぞれ生成する。この後、処理手段は生成した各業務データを出力する。

請求項２の発明は、請求項１に記載の業務引き継ぎ支援システムにおいて、前記処理手段は、生成した各業務データの日付けデータを基にして、所定期間毎に繰り返される業務データを集めて出力する、ことを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項１または２に記載の業務引き継ぎ支援システムにおいて、前記処理手段は、電子メールを文書データとすることを特徴とする。

請求項１の発明によれば、業務が行われる際に作成される文書データを利用して、業務の内容を表す業務データを生成して出力するので、業務の引き継ぎを漏れなく、また、円滑に行うことを可能にする。

請求項２の発明によれば、所定期間毎に繰り返される業務データを出力するので、例えば日毎、週毎、月毎に行われる業務の把握を容易にすることを可能にする。

請求項３の発明によれば、文書データとして頻繁にやり取りされる電子メールを利用するので、各業務の内容を業務データに確実に反映することができる。

この発明の実施の形態による業務引き継ぎ支援システムの一例を示す構成図である。 従業員テーブルの一例を示す図である。 キーワードテーブルの一例を示す図である。 業務引き継ぎ支援処理の一例を示すフローチャートである。 識別処理の一例を示すフローチャートである。 各業務データの一例を示す図である。

次に、この発明の実施の形態について、図面を用いて詳しく説明する。この実施の形態による業務引き継ぎ支援システムの一例を図１に示す。図１の業務引き継ぎ支援システムは、業務コンピュータ１_１〜１_ｎと管理サーバ２とを備えている。また、業務コンピュータ１_１〜１_ｎと管理サーバ２とは、通信ネットワークＮＷに接続されて、データ通信が可能な状態にある。通信ネットワークＮＷは、企業内に構築されたＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）および１つの建物等に構築されたＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）を含む通信網である。

管理サーバ２は企業内における各部署の業務等の管理を行う。このために、管理サーバ２は、企業に所属する従業員のデータを表す従業員テーブルを記憶装置３に記憶している。この従業員テーブルの一例を図２に示す。この従業員テーブルには、例えばＡ部署の担当者ａの識別番号および氏名、担当者ａの所属部署などが記録されている。なお、以下では、企業内においてＡ部署に所属する担当者ａの業務引き継ぎに際して、引き継ぎを支援する場合を例として説明する。

管理サーバ２は、Ａ部署の担当者ａの業務引き継ぎ支援を行うために、担当者ａが日常的に作成するお知らせ等の文書を表す業務文書データや、担当者ａが送信する電子メールを保存する。以下では業務文書データや電子メール等を単に「文書データ」という。管理サーバ２は、作成された文書データを保存するために、担当者ａ用のフォルダ３ａを記憶装置３に持つ。管理サーバ２は、通信ネットワークＮＷを経て、担当者ａの業務コンピュータ１_１から文書データを受信すると、この文書データに付加されている担当者ａの識別番号と、記憶装置３の従業員テーブルに記録されている識別番号とを比較する。２つの識別番号が一致すると、管理サーバ２は、識別番号が適正であると判断し、受信した文書データを該当するフォルダ３ａに保存する。なお、２つの識別番号が不一致である場合、管理サーバ２は、受信したデータが不適正であると判断し、この文書データを破棄する。

また、管理サーバ２は、通信ネットワークＮＷを経て、担当者ａの業務コンピュータ１_１から、データ送信要求を受信すると、このデータ送信要求に付加されている担当者ａの識別番号と、記憶装置３の従業員テーブルに記録されている識別番号とを比較する。２つの識別番号が一致して、この識別番号が適正であると判断すると、管理サーバ２は、担当者ａの識別番号と共に、該当するフォルダ３ａに保存している各文書データを通信ネットワークＮＷに送信する。

業務コンピュータ１_１〜１_ｎは、担当者が業務を行う際に用いられる。業務コンピュータ１_１〜１_ｎは同じ構成であるので、以下では、業務コンピュータ１_１を代表例として説明する。業務コンピュータ１_１は、担当者ａによって操作される業務用であり、通信部１Ａ、入力部１Ｂ、処理部１Ｃ、記憶部１Ｄおよび表示部１Ｅを基本的に備えている。

通信部１Ａは、通信ネットワークＮＷとのデータ通信を可能にする。通信部１Ａにより、管理サーバ２とのデータ通信が可能になる。入力部１Ｂは、マウスやキーボードなどのような、担当者ａによって操作される装置である。入力部１Ｂの操作により、各種の指示などが入力される。表示部１Ｅは、各種データ等を表示するＬＣＤ（液晶ディスプレイ）などの表示装置である。

記憶部１Ｄは、業務コンピュータ１_１に必要とする各種のプログラムや、データを記憶している。記憶部１Ｄが記憶するプログラムには、データ保存プログラムがある。データ保存プログラムは、担当者ａが作成した文書データを管理サーバ２に送信する。また、記憶部１Ｄが記憶するプログラムには、業務引き継ぎ支援プログラムがある。業務引き継ぎ支援プログラムは担当者ａの業務引き継ぎを支援する。さらに、記憶部１Ｄは、業務引き継ぎ支援プログラムを行う際に用いるキーワードテーブルを記憶している。このキーワードテーブルの一例を図３に示す。このキーワードテーブルには、電子メール等の文書データに定型的に用いられる、日付けを表すキーワード、宛名を表すキーワードおよび件名を表すキーワードが記憶されている。さらに、記憶部１Ｄは、図示を省略しているが、担当者ａの識別番号を記憶している。

処理部１Ｃは、記憶部１Ｄに記憶されている各種のプログラムを実行する。処理部１Ｃが実行するプログラムには、データ保存プログラムがある。このプログラムは、担当者ａが業務コンピュータ１_１を操作して、電子メールを送信し、また、業務文書データ等を作成したときに起動する。例えば、担当者ａが電子メールを作成すると、処理部１Ｃは、データ保存プログラムによりデータ保存処理を行い、担当者ａが作成した電子メールのコピーと共に担当者ａの識別番号を、通信部１Ａを制御して管理サーバ２に送信する。同じように、担当者ａがお知らせ等の業務文書データを作成したときにも、処理部１Ｃは、データ保存処理により、文書データのコピーと共に担当者ａの識別番号を管理サーバ２に送信する。このように、担当者ａが作成した文書データは、担当者ａの識別番号が付加されて、管理サーバ２に送信される。

処理部１Ｃが実行するプログラムには、業務引き継ぎ支援プログラムがある。処理部１Ｃは、業務引き継ぎ支援プログラムの開始を指示する入力を、入力部１Ｂから受け取ると、図４に示す業務引き継ぎ支援処理を開始する。処理部１Ｃは、業務引き継ぎ支援処理を開始すると、前任者である担当者ａの識別番号を入力するための入力画面を表示する（ステップＳ１）。ステップＳ１で入力部１Ｂから識別番号を受け取ると、処理部１Ｃは、文書データの送信を要求するデータ送信要求を生成し、ステップＳ１で受け取った識別番号をデータ送信要求に付加し、通信部１Ａを制御してデータ送信要求を送信する（ステップＳ２）。この後、処理部１Ｃは、管理サーバ２からの文書データを待つ（ステップＳ３）。

ステップＳ３で管理サーバ２から各文書データを受信すると、一連の文書データの先頭に付加されている識別番号が適正かどうかを判断する（ステップＳ４）。ステップＳ４で、処理部１Ｃは、記憶部１Ｄに記憶している担当者ａの識別番号と、受信した一連の文書データの先頭に付加されている識別番号とを対比する。２つの識別番号の一致により、受信した識別番号が適正であると、処理部１Ｃは、受信した各文書データを記憶部１Ｄに記憶する（ステップＳ５）。この後、処理部１Ｃは、各文書データに対して識別処理を行う（ステップＳ６）。

ステップＳ６の識別処理を図５に示す。処理部１Ｃは、識別処理を開始すると、受信した各文書データの中から１つの文書データを選択する（ステップＳ２１）。この後、処理部１Ｃは、文書データの中に日付けがあるか、どうかを判別する（ステップＳ２２）。通常、電子メールなどの文書データには、発信した日付け、つまり、「平成○○年○月○日」、「２０ＸＸ年○月○日」などの日付けが記録されている。処理部１Ｃは、ステップＳ２２で、記憶部１Ｄに記憶されているキーワードテーブルの日付けの欄に記憶されている「平成○○年」、「２０ＸＸ年」のキーワードを探して、日付けの有無を判別する。ステップＳ２２で日付けがあると判別すると、処理部１Ｃは文書データから日付けを抽出する（ステップＳ２３）。ステップＳ２３により、日付けを表す文字データが文書データから抽出される。

次に、処理部１Ｃは、文書データの中に宛名があるか、どうかを判別する（ステップＳ２４）。通常、電子メールなどの文書データには、「○○部長」、「○○課長」、「○○各位」、「○○様」、「○○殿」などの宛名が記録されている。処理部１Ｃは、ステップＳ２４で、キーワードテーブルの宛名の欄に記憶されている「部長」、「課長」、「各位」、「様」、「殿」などのキーワードを探して、宛名の有無を判別する。ステップＳ２４で宛名があると判別すると、処理部１Ｃは文書データから宛名を抽出する（ステップＳ２５）。ステップＳ２５により、宛名を表す文字データが文書データから抽出される。

次に、処理部１Ｃは、文書データの中に件名があるか、どうかを判別する（ステップＳ２６）。通常、電子メールなどの文書データには、「○○会議通知」、「○○打合わせ通知」、「○○のお知らせ」、「○○報告」などの件名が記録されている。処理部１Ｃは、ステップＳ２６で、キーワードテーブルの件名の欄に記憶されている「会議通知」、「打合わせ通知」、「お知らせ」、「報告」などのキーワードを探して、件名の有無を判別する。ステップＳ２６で件名があると判別すると、処理部１Ｃは文書データから件名を抽出する（ステップＳ２７）。ステップＳ２７により、件名を表す文字データが文書データから抽出される。

ステップＳ２７が終了すると、処理部１Ｃは、文書データの本文から、所定回数以上使われている単語を、文書データの内容を表す代表語として少なくとも１つ抽出する（ステップＳ２８）。ステップＳ２８により、代表語を表す文字データが文書データから抽出される。ステップＳ２８の後、処理部１Ｃは、ステップＳ２３、Ｓ２５、Ｓ２７、Ｓ２８で抽出した日付け、宛名、件名、代表語から成る文字データを１件分の業務を表すデータとし、このデータを業務データとする（ステップＳ２９）。処理部１Ｃは、ステップＳ２９で業務データの生成を終了した場合、ステップＳ２２で日付けがない場合、ステップＳ２４で宛名がない場合、または、ステップＳ２６で件名がない場合に、ステップＳ５で記憶した文書データに未選出のものがあるか、どうかを判別する（ステップＳ３０）。未選出の文書データがあると、処理部１Ｃは、未選出の文書データの中から１つを選択し（ステップＳ３１）、処理をステップＳ２２に戻す。また、ステップＳ３０で未選出の文書データがなければ、処理部１Ｃは識別処理を終了する。

処理部１Ｃは、ステップＳ６の識別処理を終了すると、この識別処理で得た各業務データの宛名、件名、代表語を参照し、日毎に繰り返される業務データを集めて記憶部１Ｄに記憶する（ステップＳ７）。この後、同じようにして、処理部１Ｃは、ステップＳ６で得た各業務データから、週毎に繰り返される業務データを集めて記憶部１Ｄに記憶し（ステップＳ８）、月毎に繰り返される業務データを集めて記憶部１Ｄに記憶する（ステップＳ９）。ステップＳ９が終了すると、記憶部１Ｄには、日毎の各業務データ、週毎の各業務データおよび月毎の各業務データがそれぞれ記憶されている状態になる。ステップＳ９が終了すると、処理部１Ｃは、記憶部１Ｄに記憶した日毎、週毎および月毎の各業務データを、前任者つまり担当者ａの業務データとして出力する（ステップＳ１０）。ステップＳ１０により、処理部１Ｃは、日毎、週毎および月毎の各業務を表示部１Ｅに表示し、また、必要に応じて、他の業務コンピュータに日毎、週毎および月毎の各業務データを送信する。ステップＳ１０が終了するか、または、ステップＳ４で識別番号が不適正であると判断した場合、処理部１Ｃは業務引き継ぎ支援処理を終了する。

次に、この実施の形態による業務引き継ぎ支援システムの動作について説明する。日常、担当者ａは業務コンピュータ１_１を操作して業務を行い、各種の業務文書を作成し、また電子メールを送信する。このとき、業務コンピュータ１_１は、データ保存プログラムを実行してデータ保存処理を行い、担当者ａが作成した業務文書や電子メール等の文書データのコピーを管理サーバ２に送信する。管理サーバ２は、文書データに付加されている識別番号が適正であるときに、受信した文書データを、記憶装置３に設けられている、Ａ部署の担当者ａに専用のフォルダ３ａに保存する。

ところで、担当者ａが配置転換等で後任者に業務の引き継ぎを行う場合、担当者ａは業務コンピュータ１_１を操作して、業務引き継ぎ支援プログラムを実行して業務引き継ぎ支援処理を開始する。これにより、業務コンピュータ１_１は、文書データのデータ送信要求を管理サーバ２に送信する。この後、業務コンピュータ１_１は、管理サーバ２から担当者ａの文書データを受信すると、各文書データに対して識別処理を行う。これにより、業務コンピュータ１_１は、日毎、週毎および月毎の各業務データを作成する。例えば、担当者ａが総務部に所属していた場合、総務部で「出納・決算」の業務を担当していとき、業務引き継ぎ支援処理のステップＳ７〜Ｓ９により、図６に示すような各業務データを、日毎、週毎および月毎に作成する。この後、業務コンピュータ１_１は、作成した日毎、週毎および月毎の業務データを、例えば表示部１Ｅに表示する。これにより、担当者ａや後任者は、業務データの宛名や件名から、日毎、週毎および月毎の業務を把握し、また、行う業務内容を代表語から知る。

こうして、この実施の形態によれば、担当者ａの業務引き継ぎに際して、日毎、週毎および月毎の各業務データ（図６）が作成されて出力されるので、漏れなく確実に業務を後任者に引き継ぐことを可能にする。また、出力された日毎、週毎および月毎の各業務データにより、後任者は所定期間毎に行われる業務内容の把握が容易であり、後任者による円滑な業務処理を可能にする。さらに、日常的に使われる文書データから、特に担当者の連絡や文書のやり取りに用いられる電子メールから、各業務データを生成するので、業務の内容を漏れなく業務データに反映することができる。

この発明は、企業等の組織体において、業務が文書や電子メール等の文書データの作成を伴う場合に、日毎、週毎および月毎の各業務データを出力するので、業務の引き継ぎに限らず、各部署で行われる業務の把握にも利用可能である。

１_１〜１_ｎ 業務コンピュータ
１Ａ 通信部
１Ｂ 入力部
１Ｃ 処理部（処理手段）
１Ｄ 記憶部（第２の記憶手段）
１Ｅ 表示部
２ 管理サーバ（第１の記憶手段）
３ 記憶装置

Claims (3)

1. 業務が行われる際に作成される、日付けデータを含む各種文書データを記録する第１の記憶手段と、
   日付けデータを含むキーワードであって、業務に関連するキーワードを記憶する第２の記憶手段と、
   前記第１の記憶手段に記憶されている文書データから、前記第２の記憶手段に記憶されているキーワードに関連する文字データを抽出し、抽出した文字データから成るデータを、業務を表す業務データとしてそれぞれ生成し、生成した各業務データを出力する処理手段と、
   を備えることを特徴とする業務引き継ぎ支援システム。
2. 前記処理手段は、生成した各業務データの日付けデータを基にして、所定期間毎に繰り返される業務データを集めて出力する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の業務引き継ぎ支援システム。
3. 前記処理手段は、電子メールを文書データとすることを特徴とする請求項１または２に記載の業務引き継ぎ支援システム。

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