JP2009053785A - 電子会議端末装置、電子会議システム - Google Patents

Abstract

【課題】時差のある会場に電子会議端末装置を設置して電子会議を行っても、当該電子会議における時刻情報を電子会議端末装置が設置された場所の時差に応じて自動的に変換する電子会議端末装置、及び、電子会議システムを提供すること。
【解決手段】送信される議事録データ１０１に記録された時刻情報は、時刻情報を記録する際の基準時（例えば、日本国標準時）と議事録データを受信する電子会議端末装置３０の設置場所の標準時（例えば、米国西海岸標準時）との時差に基づき、送信元の電子会議端末装置１０の時刻情報変換部１６ｃ又は送信先の電子会議端末装置３０の時刻情報変換部３６ｃにて、送信先の電子会議端末装置３０の場所における標準時（例えば、米国西海岸標準時）に変換し、記録される。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子会議端末装置、特に、遠隔電子会議において、電子会議端末装置が設置された場所の時差に対応し時刻情報を記録又は出力する電子会議端末装置、及び、当該端末装置から構成される電子会議システムに関する。

ペーパレス化、業務の効率化を図るために、複数の電子会議端末装置から構成される電子会議システムの普及が拡大している。
電子会議システムには、複数の会場に設置された電子会議端末装置間をネットワーク、インターネットで相互に接続し、当該端末装置のディスプレイに表示された会議資料等を見ながら、当該端末装置が提供するチャット、テレビ電話機能等を利用して会議をするものがある。

このような電子会議システムにおいて、電子会議端末装置にて作成した議事録、会議資料を複数の会場に設置された他の電子会議端末装置に自動配布できる技術が特許文献１に開示されている。

また、現在では、電子会議端末装置を時差のある会場毎に設置して、電子会議を行うことは珍しくない。
図６は、前記電子会議を模式的に説明するための図である。
５１は、“日本国：東京”に設置された電子会議端末装置である。
５２、５３、５４は、それぞれ“英国：ロンドン”、“中国：北京”、“米国：サンフランシスコ”に設置された電子会議端末装置である。
図示のように、各電子会議端末装置は、インターネットＩを介して相互に接続され、当該各電子会議端末装置から電子会議システム６０が構成されている。

ここで、前記電子会議システム６０を利用して、電子会議を開催し、東京に設置された電子会議端末装置５１にて、電子会議の開始日時、終了日時、次回開催予定等の時刻情報を含む電子会議の議事録を記録し、記録した議事録を、他の電子会議端末装置に送信する場合を想定する。このような場合、前記時刻情報は、議事録を作成した電子会議端末装置５１が設置された場所、すなわち、“日本国：東京”の時刻情報を基準時として記録、つまり、日本時間で記録されるのが一般的である。

例えば、図７（Ａ）に示した、“日本国：東京”の時刻情報を基準時とする“次回開催予定：２００７ ８／４ １４：００”を含む議事録を、“米国：サンフランシスコ”に設置された電子会議端末装置５４に送信し、受信した同端末装置５４のディスプレイにそのまま表示すると、図７（Ｂ）のようになる。
特開２０００−９２０４８号公報

このような場合、“米国”に設置された電子会議端末装置５４のディスプレイに表示された画面（図７（Ｂ））を見た電子会議の参加者は、“次回開催予定：２００７ ８／４ １４：００”の時刻が、日本時間を基準にしているのか、又は、米国時間（西海岸時間）を基準にしているのかがわからず、適切な時刻を知ることができないという問題があった。
また、たとえ、基準時がわかったとしても、参加者は、時差を考慮した上で時刻を自ら変換しなければならず、このような変換は、煩わしく、参加者の利便性を低下させていた。

本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、時差のある会場に電子会議端末装置を設置して電子会議を行っても、当該電子会議における時刻情報を電子会議端末装置が設置された場所の時差に応じて自動的に変換する電子会議端末装置、及び、電子会議システムを提供することを目的とする。

第１の技術手段は、ネットワークに接続され、複数の会場に設置される少なくともディスプレイを備えた電子会議端末装置を介して行われる電子会議における資料に対する時刻情報の記録又は資料に記録された時刻情報の表示、印刷等の出力において、時刻情報を記録する際に、記録場所における標準時の時刻情報を所定の基準時に基づく時刻情報に変換して記録し、前記資料に記録された時刻情報を出力するときは、記録された当該時刻情報を当該電子会議端末装置が設置された場所の時刻情報に変換して出力することを特徴とする電子会議端末装置である。

第２の技術手段は、第１の技術手段の電子会議端末装置において、時刻情報を出力する際に、前記電子会議端末装置が設置された場所の表記書式に変換して出力することを特徴とする。

第３の技術手段は、第１又は第２の技術手段の電子会議端末装置において、前記基準時が、所定の場所の標準時、グリニッジ標準時、協定世界時のいずれか１であることを特徴とする。

第４の技術手段は、第１〜３の技術手段のいずれかの複数の電子会議端末装置で構成される電子会議システムである。

第５の技術手段は、第４の技術手段の電子会議システムにおいて、時刻情報を記録した電子会議端末装置は、記録した基準時に基づいた時刻情報を他の電子会議端末装置に送信し、当該時刻情報を受信した電子会議端末装置は、受信した基準時に基づく時刻情報を当該電子会議端末装置が設置された場所の時刻情報に変換して出力することを特徴とする。

第６の技術手段は、第４の技術手段の電子会議システムにおいて、時刻情報を記録した電子会議端末装置は、記録した基準時に基づいた時刻情報を送信先の各電子会議端末装置が設置された場所の時刻情報に変換して送信することを特徴とする。

第７の技術手段は、第４〜第６のいずれかの技術手段の電子会議システムにおいて、時刻情報を記録した電子会議端末装置は、記録した基準時に基づいた時刻情報を他の電子会議端末装置が設置された場所と対応させて、当該設置場所の時刻情報に変換した一覧の時刻情報を出力することを特徴とする。

本発明により、時差のある会場に電子会議端末装置を設置して電子会議を行っても、当該電子会議における時刻情報を電子会議端末装置が設置された場所の時差に応じて自動的に変換後、表示されるので、電子会議の参加者の利便性を向上させることができる。

図１は、本発明に係わる電子会議端末装置を説明するためのブロック図である。
ここでは、複数の会場に設置される少なくともディスプレイを備えた電子会議端末装置、すなわち、“日本国：東京”に設置される電子会議端末装置１０と“米国：サンフランシスコ”に設置される電子会議端末装置３０とから電子会議システム１が構成されるものとする。

１１は、インターネットＩと接続するためのインターフェイスとして機能するネットワークインターフェイスである。
１２は、ディスプレイ２１、プリンター２２等の出力装置と接続するためのインターフェイスとして機能する出力インターフェイスである。
１３は、各種制御情報等を記録するメモリである。
１４は、大容量記録装置、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）である。
１５は、各機能ブロックを制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）である。

１６は、電子会議制御部である。
電子会議制御部１６は、チャット機能、テレビ電話機能等を用いて電子会議を実現する。
電子会議参加者は、前記チャット機能等を利用して他の会議参加者と会話することができる。

また、同制御部１６は、必要に応じて、会議の資料、例えば、議事録データを作成し、作成した議事録を電子会議データ記録部１７に記録する。
そして、記録した議事録データを、インターネットＩを介して接続される他の電子会議端末装置３０等に送信する。

さらに、電子会議制御部１６は、作成した議事録データに、電子会議の開催日時等の時刻情報を記録する時刻情報記録部１６ａと、電子会議端末装置１０が設置された場所、例えば、地域名、国名（以下、ロケール情報と記す）を記録するロケール情報記録部１６ｂと、記録された時刻情報をロケール情報に基づき変換する時刻情報変換部１６ｃとを有する。
なお、時刻情報記録部１６ａ、ロケール情報記録部１６ｂ、時刻情報変換部１６ｃの詳細な説明は、後述する。

電子会議データ記録部１７は、電子会議制御部１６が作成した議事録データ１０１を記録する。また、前述のロケール情報を電子会議端末装置１０のロケール情報１０２として記録する。
電子会議データ記録部１７に記録された議事録データ１０１は、電子会議端末装置１０とインターネットＩを介して接続されている電子会議端末装置３０等に送信される。

なお、米国に設置される電子会議端末装置３０も、前記電子会議端末装置１０と同様の構成を有するので、その説明は省略する。

（時刻情報の記録）
時刻情報記録部１６ａは、時刻情報、例えば、電子会議の開始日時、終了日時、電子会議を引き続き行う場合には次回開催予定日時、を電子会議制御部１６が作成した議事録データに記録する。

前記時刻情報は、記録場所における標準時の時刻情報を所定の基準時に基づく時刻情報に変換し記録したものである。ここで、所定の基準時とは、所定の場所、例えば、議事録データを作成する電子会議端末装置の所在地の時刻、つまり、当該所在地の標準時（現地時間）、当該時刻を所定の場所の標準時、グリニッジ標準時、又は、協定世界時(UTC)に変換した時刻情報のいずれか１である。

図２（Ａ）は、“日本国：東京”に設置されている電子会議端末装置１０の電子会議制御部１６で作成された議事録データの一例を示した図である。
１０１は、前記議事録データである。
１０１ａは、時刻情報領域である。
時刻情報領域１０１ａには、“電子会議の開始日時：２００７ ８／２ １４：００”、“終了日時：２００７ ８／２ １５：００”、“次回開催予定：２００７ ８／４ １４：００”が、所定の基準時として日本国標準時で記録されている。
図２（Ａ）では、前記基準時に係わる情報として、グリニッジ標準時との時差として、“日本国（ＧＭＴ＋０９：００）”が記録されている。
なお、時刻情報は、日本国標準時だけでなく、前述のように、グリニッジ（英国）標準時等で記録してもよい。このときは、図２（Ａ）の基準時に係わる情報として、“英国（ＧＭＴ）”が記録されることになる。

１０１ｂは、電子会議端末装置１０のロケール情報を記録する領域、つまり、ロケール情報記録領域である。
ロケール情報記録領域１０１ｂには、電子会議端末装置のロケール情報として“日本国：東京”が記録されている。
１０１ｃは、議事録の内容を記録する領域である。

（ロケール情報）
電子会議端末装置１０のユーザにより記録されるロケール情報は、当該電子会議端末装置１０が設置された場所、例えば、地域名、国名を示したものである。
図１では、電子会議端末装置１０のロケール情報として、前述の議事録データ１０１のロケール情報記録領域１０１ｂ、及び、同端末装置１０の電子会議データ記録部１７にロケール情報（“日本国：東京”）１０２が記録されている。同様に、電子会議端末装置３０のロケール情報としては、同端末装置３０の電子会議データ記録部３７にロケール情報（“米国：サンフランシスコ”）２０２が記録されている。

（時刻情報の変換）
前述したように、電子会議端末装置１０の電子会議制御部１６で作成され、電子会議データ記録部１７に記録された議事録データ１０１は、同制御部１６により、同端末装置１０にインターネットＩを介して接続される他の電子会議端末装置３０等に送信される。
当該送信される議事録データ１０１に記録された時刻情報は、当該時刻情報を記録する際の基準時（例えば、日本国標準時）と当該議事録データを受信する電子会議端末装置３０の設置場所の標準時（例えば、米国西海岸標準時）との時差に基づき、送信元の電子会議端末装置１０の時刻情報変換部１６ｃ又は送信先の電子会議端末装置３０の時刻情報変換部３６ｃにて、送信先の電子会議端末装置３０の場所における標準時（例えば、米国西海岸標準時）に変換し、記録される。

次に、時刻情報の変換処理について、図２（Ａ）、図２（Ｂ）を用いて具体的に説明する。
ここでは、前述のように、“日本国：東京”に設置されている電子会議端末装置１０で作成された議事録データ１０１を“米国：サンフランシスコ”に設置されている電子会議端末装置３０に送信し、当該議事録データ１０１に記録されている時刻情報を変換するものとする。

周知のように、夏時間を考慮しなければ、送信される議事録データ１０１に記録された時刻情報を記録する際の基準時、すなわち、日本国標準時と当該議事録データを受信する電子会議端末装置３０の設置場所の標準時、すなわち、米国西海岸標準時との時差は、“−１７時間”である。
そこで、例えば、議事録データの送信時に、同議事録データの時刻情報を変換する場合には、送信元の電子会議端末装置１０の時刻情報変換部１６ｃが、図２（Ａ）に示した時刻（情報）から“−１７時間”を引けば、当該時刻情報を送信先の電子会議端末装置が設置された“米国：サンフランシスコ”の時刻情報に変換することができる。

図２（Ｂ）は、変換後の時刻情報を含む議事録データ２０１を示した図である。
時刻情報領域２０１ａには、図２（Ａ）の時刻から、“−１７時間”を引いた時刻、すなわち、変換後の時刻情報が記録される。
また、当該変換後の時刻情報の基準時、つまり、米国西海岸標準時が、“米国西海岸（ＧＭＴ−０８：００）”として記録されている。
なお、ロケール情報記録領域２０１ｂには、電子会議端末装置３０のロケール情報、例えば、“米国：サンフランシスコ”が記録されている。２０１ｃは、議事録の内容を記録する領域である。

前記時刻情報の変換処理は、議事録データを送信する電子会議端末装置１０、又は、当該端末装置１０が送信した議事録データを受信した電子会議端末装置３０にて実行される。

議事録データを送信する電子会議端末装置１０が、議事録データの時刻情報を変換する処理について説明する。
送信元の電子会議端末装置１０の時刻情報変換部１６ｃは、予め又は送信時に送信先の電子会議端末装置が設置された場所の情報を取得する。

そして、前記時刻情報変換部１６ｃは、送信元の電子会議端末装置１０が記録した基準時と送信先の電子会議端末装置３０が設置された場所の標準時との時差に基づき、送信する議事録データに記録された時刻情報を、送信先の電子会議端末装置３０が設置された場所の時刻情報に変換する。そして、変換後、送信先の電子会議端末装置３０に送信する。

議事録データを受信した電子会議端末装置３０が、議事録データの時刻情報を変換する処理について説明する。
前記議事録データを受信した電子会議端末装置３０の時刻情報変換部３６ｃは、当該受信した議事録データ１０１の時刻情報の基準時を取得し、当該基準時と受信した電子会議端末装置３０が設置された場所の標準時との時差に基づき、受信した議事録データの時刻情報を、受信した電子会議端末装置３０が設置された場所の時刻情報に変換する。
そして、変換後の時刻情報を、図３に示したように、出力装置、例えば、ディスプレイ、プリンターに出力する。
時刻情報の出力において、ユーザの利便性を向上させるため、“０８／０１／２００７ ２１：００”のように、時刻情報を電子会議端末装置が設置された場所の表記書式に変換し、出力することが好ましい。
なお、この変換処理は、議事録データの受信時又は議事録データの出力時の何れのタイミングでもよい。

前述の時刻情報の変換処理は、一例であり、記録された時刻情報を送信先の電子会議端末装置３０が設置された場所の時刻情報に変換できるものであれば、様々な手法を採用することができる。

次に、時刻情報の変換処理について、フロー図を用いて説明する。
図４は、議事録データを送信する電子会議端末装置１０が、議事録データの時刻情報を変換する処理について説明するためのフロー図である。
まず、電子会議端末装置１０の電子会議制御部１６が時刻情報を含む議事録データを作成する（ステップＳ１）。

次に、電子会議端末装置１０の時刻情報変換部１６ｃは、送信先電子会議端末装置３０の設置場所を同電子会議制御部１６から取得する（ステップＳ２）。
同変換部１６ｃは、送信元の電子会議端末装置１０が記録した基準時と送信先の電子会議端末装置３０が設置された場所の標準時との時差に基づき、送信する議事録データの時刻情報を、電子会議端末装置３０の設置場所の時刻情報に変換し（ステップＳ３）、同端末装置３０に送信する（ステップＳ４）。

図５は、議事録データを受信した電子会議端末装置３０が、議事録データの時刻情報を変換する処理について説明するためのフロー図である。
まず、電子会議端末装置１０の電子会議制御部１６が時刻情報を含む議事録データを作成し（ステップＳ１１）、作成した議事録データを電子会議端末装置３０に送信する（ステップＳ１２）。

当該議事録データを送信先電子会議端末装置３０が受信すると（ステップＳ１３）、同端末装置３０の時刻情報変換部３６ｃは、当該受信した議事録データの時刻情報の基準時を取得する（ステップＳ１４）。

次に、前記取得した基準時と送信先電子会議端末装置３０が設置された場所の標準時との時差に基づき、受信した議事録データの時刻情報を、受信した電子会議端末装置３０が設置された場所の時刻情報に変換する（ステップＳ１５）。
そして、変換後の時刻情報をディスプレイ等に出力する（ステップＳ１６）。

（その他）
本実施例では、時刻情報を、議事録データに記録したが、議事録データに限られず、様々な形式、例えば、実行予定表、アクションリスト形式で時刻情報を記録することができる。
また、電子会議開催中、時刻情報を電子会議端末装置のディスプレイに表示する場合には、リアルタイムで時刻情報を変換することもできる。
このようにすることで、電子会議参加者の利便性がより向上する。

本実施例のように、送信時または受信時に時刻情報を変換しなくても、前記時刻情報を他の電子会議端末装置が設置された場所と対応させて、当該設置場所の時刻情報に変換した一覧の時刻情報を出力するようにしてもよい。
すなわち、時刻情報を記録する度に、送信先の電子会議端末装置が設置された場所の時刻に変換して記録し、変換後の時刻情報を出力することができる。

本発明に係わる電子会議端末装置をＰＣ等の情報処理装置から構成してもよい。

本発明に係わる電子会議端末装置を説明するためのブロック図である。 議事録データの模式図である。 時刻情報を出力装置に出力した様子を説明するための図である。 議事録データを送信する電子会議端末装置で、議事録データの時刻情報を変換する処理について説明するためのフロー図である。 議事録データを受信する電子会議端末装置で、議事録データの時刻情報を変換する処理について説明するためのフロー図である。 電子会議端末装置を時差のある会場に設置して、当該電子会議端末を介して電子会議を行う様子を説明するための図である。 従来の電子会議端末装置における時刻情報を表示する様子を説明するための図である。

符号の説明

１，６０…電子会議システム、１０，３０，５１〜５４…電子会議端末装置、１１，３１…ネットワークインターフェイス、１２，３２…出力インターフェイス、１３，３３…メモリ、１４，３４…ＨＤＤ、１５，３５…ＣＰＵ、１６，３６…電子会議制御部、１６ａ，３６ａ…時刻情報記録部、１６ｂ，３６ｂ…ロケール情報記録部、１６ｃ，３６ｃ…時刻情報変換部、１７，３７…電子会議データ記録部、２１…ディスプレイ、２２…プリンター、１０１，２０１…議事録データ、１０２，２０２…ロケール情報。

Claims (7)

1. ネットワークに接続され、複数の会場に設置される少なくともディスプレイを備えた電子会議端末装置を介して行われる電子会議における資料に対する時刻情報の記録又は資料に記録された時刻情報の表示、印刷等の出力において、時刻情報を記録する際に、記録場所における標準時の時刻情報を所定の基準時に基づく時刻情報に変換して記録し、前記資料に記録された時刻情報を出力するときは、記録された当該時刻情報を当該電子会議端末装置が設置された場所の時刻情報に変換して出力することを特徴とする電子会議端末装置。
2. 時刻情報の出力において、前記電子会議端末装置が設置された場所の表記書式に変換して出力することを特徴とする請求項１に記載の電子会議端末装置。
3. 前記基準時は、所定の場所の標準時、グリニッジ標準時、協定世界時のいずれか１であることを特徴とする請求項１又は２に記載の電子会議端末装置。
4. 請求項１〜３のいずれかに記載の複数の電子会議端末装置で構成される電子会議システム。
5. 電子会議において、時刻情報を記録した電子会議端末装置は、記録した基準時に基づいた時刻情報を他の電子会議端末装置に送信し、当該時刻情報を受信した電子会議端末装置は、受信した基準時に基づく時刻情報を当該電子会議端末装置が設置された場所の時刻情報に変換して出力することを特徴とする請求項４に記載の電子会議システム。
6. 電子会議において、時刻情報を記録した電子会議端末装置は、記録した基準時に基づいた時刻情報を送信先の各電子会議端末装置が設置された場所の時刻情報に変換して送信することを特徴とする請求項４に記載の電子会議システム。
7. 電子会議において、時刻情報を記録した電子会議端末装置は、記録した基準時に基づいた時刻情報を他の電子会議端末装置が設置された場所と対応させて、当該設置場所の時刻情報に変換した一覧の時刻情報を出力することを特徴とする請求項４〜６のいずれかに記載の電子会議システム。

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