JP2009020620A - 文書情報処理装置、文書情報処理方法、制御プログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書や画像等の電子情報を格納して管理する管理装置若しくは管理システムにおいて、夫々の電子情報に設定されるセキュリティ要件の不整合の発生を防ぐこと。
【解決手段】画像情報のセキュリティ要件設定を処理する画像処理装置であって、画像情報を入力する撮像部３０２と、既に格納されている蓄積画像情報の中から入力された画像情報に対応する既存画像情報を取得し、入力された画像情報のセキュリティ情報である入力画像セキュリティ情報及び既存画像情報のセキュリティ情報である既存画像セキュリティ情報を取得し、入力画像セキュリティ情報と既存画像セキュリティ情報との比較結果に基づいて入力された画像情報を処理する主制御部３１１とを有することを特徴とする。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書情報処理装置、文書情報処理方法、制御プログラム及び記録媒体に関し、特に文書情報のセキュリティ要件設定における不具合の回避に関する。

近年、情報の電子化が推進される傾向にあり、電子化された情報の出力に用いられるプリンタやファクシミリ、書類の電子化に用いるスキャナ等の画像処理装置は欠かせない機器となっている。このような画像処理装置は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能なＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：複合機）として構成されることが多い。スキャナにより電子化された画像情報、文書情報の運用形態の一態様として、サーバ若しくはサーバとしても機能するＭＦＰに様々な文書情報を格納、蓄積し、クライアント端末からネットワークを介して任意の文書情報をダウンロードする態様がある。ユーザはクライアント端末にダウンロードした文書情報を閲覧用のアプリケーションを介して閲覧若しくは紙出力する。

このような文書情報の運用形態において、夫々の文書情報毎にアクセス権限を設定して格納することにより、セキュリティを高める方法が提案されている（例えば特許文献１参照）。特許文献１に記載の方法においては、スキャナによって読み取った文書データをサーバに保存する際、参照権限や上書き権限等のアクセス権限及びパスワードを設定して保存する。これにより、文書情報のセキュリティを向上すると共に、ユーザが後からアクセス権限を設定するような負担を軽減している。

また、印刷出力される画像若しくは文書データ（印刷データ）が対応するアプリケーション毎に当該文書データの参照権限、更新若しくは変更権限等のセキュリティレベルのようなセキュリティポリシを設定し、その印刷出力を指示したユーザの権限を印刷データのアプリケーションに応じて判断する方法が提案されている（例えば特許文献２参照）。特許文献２に記載の方法においては、アプリケーション毎にセキュリティポリシを設定することにより、印刷出力の可否判断を文書毎に行う手間を軽減している。特許文献２に記載の技術は、文書情報の印刷出力時における印刷可否判断に係るものであり、格納される文書情報のセキュリティポリシ設定に関する本発明とはその目的が異なる。
特開２００５−１４９０８８号公報 特開２００６−２６４１１６号公報

特許文献１に記載の方法においては、アクセス権限やパスワード等のセキュリティポリシを設定して文書情報を格納することは開示されているが、設定されるセキュリティポリシの正当性については考慮されていない。ここで、異なるユーザによって同一の文書がスキャンされ、サーバに格納される場合を考える。このような場合、一のユーザによって文書がスキャンされ、格納される際に設定されるセキュリティポリシ（参照権限、更新若しくは変更権限等）と他のユーザによって同一の文書がスキャンされ、格納される際に設定されるセキュリティポリシとが異なったものとなる可能性がある。例えば、一のユーザがとある文書を部外秘として格納したのに対し、他のユーザが同一の文書を公開文書として格納するような場合、セキュリティポリシの不整合が発生することとなってしまい、情報セキュリティ上好ましくない。尚、このような課題は、典型的には上記参照権限等のセキュリティポリシが対象となるが、現在セキュリティポリシとして運用されている要件のみならず、セキュリティに関連する情報（セキュリティ要件）であれば、同様に対象となる。

本発明は、上述した実情を考慮してなされたもので、電子文書や画像等の電子情報を格納して管理する管理装置若しくは管理システムにおいて、夫々の電子情報に設定されるセキュリティ要件の不整合の発生を防ぐことを目的とする。

上記の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、画像情報のセキュリティ要件設定を処理する画像処理装置であって、画像情報を入力する画像情報入力部と、既に格納されている蓄積画像情報の中から前記入力された画像情報に対応する既存画像情報を取得する既存画像情報取得部と、前記入力された画像情報のセキュリティ情報である入力画像セキュリティ情報及び前記既存画像情報のセキュリティ情報である既存画像セキュリティ情報を取得するセキュリティ情報取得部と、前記入力画像セキュリティ情報と前記既存画像セキュリティ情報との比較結果に基づいて前記入力された画像情報を処理する制御部とを有することを特徴とする。

また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報の処理として当該画像情報の格納可否を決定することを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報の格納を許可する場合、前記入力された画像情報を前記画像処理装置内部若しくは外部の記憶媒体に格納することを特徴とする。

また、請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報の格納に際して、当該画像情報への設定が指示されたセキュリティ要件を前記既存画像情報のセキュリティ要件に反映することを特徴とする。

また、請求項５に記載の発明は、請求項３に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報の格納に際して、前記既存画像情報のセキュリティ要件を前記入力された画像情報への設定が指示されたセキュリティ要件に反映することを特徴とする。

また、請求項６に記載の発明は、請求項２に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報の格納を許可する場合、前記入力された画像情報を前記既存画像情報によって代替することを特徴とする。

また、請求項７に記載の発明は、請求項２に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報の格納を拒否する場合、前記入力された画像情報の処理として前記入力された画像情報を破棄することを特徴とする。

また、請求項８に記載の発明は、請求項１乃至７いずれか１項に記載の画像処理装置において、前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報に含まれる文字情報と共通する文字情報を含む画像情報を前記既存画像情報として抽出することを特徴とする。

また、請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の画像処理装置において、前記入力された画像情報に含まれる文字情報は、当該画像情報若しくは当該画像情報の一部を文字情報に変換した情報であることを特徴とする。

また、請求項１０に記載の発明は、請求項８または９に記載の画像処理装置において、前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報に含まれる文字情報と共通する文字情報を含むファイル名によって示される画像情報を前記既存画像情報として抽出することを特徴とする。

また、請求項１１に記載の発明は、請求項１乃至７いずれか１項に記載の画像処理装置において、前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報と共通する画像を含む画像情報を前記既存画像情報として抽出することを特徴とする。

また、請求項１２に記載の発明は、請求項１乃至７いずれか１項に記載の画像処理装置において、前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報を示すファイル名と前記蓄積画像情報を示すファイル名との比較結果に基づいて前記既存画像情報を抽出することを特徴とする。

また請求項１３に記載の発明は、請求項１乃至７いずれか１項に記載の画像処理装置において、前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報に基づいて生成された情報と前記蓄積画像情報に基づいて生成された第２の情報との比較結果に基づいて前記既存画像情報を抽出することを特徴とする。

また、請求項１４に記載の発明は、請求項１乃至１３いずれか１項に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報への設定が指示されたセキュリティ要件と前記既存画像情報のセキュリティ要件との差異に基づいて前記入力された画像情報を処理することを特徴とする。

また、請求項１５に記載の発明は、請求項１４に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報への設定が指示されたセキュリティ要件と前記既存画像情報のセキュリティ要件とが実質的に同じであることを確認して前記入力された画像情報を処理することを特徴とする。

また、請求項１６に記載の発明は、請求項１４に記載の画像処理装置において、前記入力された画像情報のセキュリティ情報は、当該画像情報へのアクセスが許可されたユーザの情報を含み、前記既存画像情報のセキュリティ情報は、当該既存画像情報へのアクセスが許可されたユーザの情報を含み、前記制御部は、前記入力された画像情報へのアクセスが許可されたユーザが前記既存画像情報へのアクセスが許可されたユーザに含まれることを確認して前記入力された画像情報を処理することを特徴とする。

また、請求項１７に記載の発明は、請求項１４または１６に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報へのセキュリティ要件設定を指示したユーザが前記既存画像情報へのアクセスが許可されたユーザに含まれることを確認して前記入力された画像情報を処理することを特徴とする。

また、請求項１８に記載の発明は、請求項１４乃至１７いずれか１項に記載の画像処理装置において、前記制御部は、前記入力された画像情報へのセキュリティ要件設定を指示したユーザに関する情報と前記既存画像情報のセキュリティ要件を設定したユーザに関する情報とに基づいて前記入力された画像情報を処理することを特徴とする。

また、請求項１９に記載の発明は、請求項１乃至１８いずれか１項に記載の画像処理装置において、前記蓄積画像情報が格納された画像情報蓄積部を更に有することを特徴とする。

また、請求項２０に記載の発明は、請求項１９に記載の画像処理装置において、前記既存画像情報取得部は、当該画像処理装置以外の装置であって前記画像情報蓄積部に格納された蓄積画像情報とは異なる画像情報が格納された装置からも前記既存画像情報を取得することを特徴とする。

本発明によれば、電子文書や画像等の電子情報を格納して管理する管理装置若しくは管理システムにおいて、夫々の電子情報に設定されるセキュリティ要件の不整合の発生を防ぐことが可能となる。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

本実施例においては、画像処理装置としてのスキャナにおいてスキャン（撮像）された文書情報若しくは画像情報を、ネットワークを介して文書管理サーバに格納する文書管理システムを例として説明する。図１は、本実施例に係る文書管理システムを示すブロック図である。図１に示すように、本実施例に係る文書管理システムは、文書管理サーバ１、認証サーバ２、スキャナ３、ホスト装置４、５及びそれらを接続するネットワーク６を有する。文書管理サーバ１は、各種の文書情報、画像情報を格納、管理するサーバである。認証サーバ２は、スキャナ３を操作するユーザのアクセス権限情報を管理しているサーバである。スキャナ３は、書類、写真等を光学的に走査し、電子情報に変換する撮像装置である。ホスト装置４、５は、ネットワーク６を介して文書管理サーバ１に格納されている文書情報、画像情報をダウンロードし利用するＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等のユーザ端末である。

次に、本実施例に係る文書管理システムに含まれる夫々の装置について更に詳細に説明する。図２は、本実施例に係る文書管理サーバ１を示すブロック図である。本実施例に係る文書管理サーバ１は、文書管理部１０１、文書セキュリティ管理部１０２、文書格納ＤＢ（Ｄａｔａ Ｂａｓｅ）１０３及びネットワークＩ／Ｆ１０４を有する。文書管理部１０１は、文書管理サーバ１において文書の格納、読み出し及び保存等を制御する。文書セキュリティ管理部１０２は、文書管理サーバ１において、文書格納ＤＢ１０３に格納されている文書情報のセキュリティを管理する。また、文書セキュリティ管理部１０２は、スキャナ３若しくはホスト装置４、５からのアクセスに対して、そのアクセス権限を認証サーバ２と連動して確認する。文書格納ＤＢ１０３は、文書情報、画像情報を検索可能に記憶している記憶部であり、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）等の不揮発性記憶手段と検索機能を実現するソフトウェアとによって構成される。ネットワークＩ／Ｆ１０４は、文書管理サーバ１がネットワーク６を介して他の機器と通信する際のインタフェースである。

図３は、本実施例に係る認証サーバ２を示すブロック図である。本実施例に係る認証サーバ２は、認証管理部２０１、認証実行部２０２、認証管理ＤＢ２０３及びネットワークＩ／Ｆ２０４を有する。認証管理部２０１は、認証サーバ２において認証情報の検索、参照、認証の可否判断等を行う制御部である。認証実行部２０２は、認証管理部２０１の制御に従い、認証チケットの生成等を行う。認証管理ＤＢ２０３は、認証情報を検索可能に記憶している記憶部であり、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）等の不揮発記憶手段と検索機能を実現するソフトウェアとによって構成される。ネットワークＩ／Ｆ１０４は、認証サーバ２がネットワーク６を介して他の機器と通信する際のインタフェースである。

図４は、本実施例に係るスキャナ３の全体構成を示すブロック図である。本実施例に係るスキャナ３は、スキャナエンジン３００、コントローラ３１０、ホストインターフェース３０５、ディスプレイパネル３０６及び文書管理ＤＢ３０７を有する。また、スキャナエンジン３００は、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ：原稿自動搬送装置）３０１、撮像部３０２及び排紙トレイ３０３を有する。更に、コントローラ３１０は、主制御部３１１、入力制御部３１２及びエンジン制御部３１３を有する。尚、図４においては、電気的接続を実線の矢印で示しており、用紙の流れを破線の矢印で示している。スキャナエンジン３００は、コントローラ３１０の制御に従って実際に画像読取を実行する。具体的には、ＡＤＦ３０１上に載置された原稿がコントローラ３１０の制御に従って原稿読取手段として動作する撮像部３０２に搬送され、撮像部３０２によってスキャンされた後、読取済みの原稿を排出する排紙トレイ３０３に排紙される。

コントローラ３１０は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）やＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ ａｎｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）並びにＨＤＤや光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたファームウェア等の制御プログラムが、ＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）の制御に従って構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ３１０が構成される。尚、図２に示す文書管理部１０１、文書セキュリティ管理部１０２、文書格納ＤＢ１０３や図３に示す認証管理部２０１、認証実行部２０２、認証管理ＤＢ２０３も、スキャナ３に含まれるコントローラ３１０と同様、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。

主制御部３１１は、コントローラ３１０に含まれる各制御部全体を制御する役割を担い、入力制御部３１２が受信若しくは生成した信号に基づいて入力制御部３１２やエンジン制御部３１３に命令を与え若しくは信号を送信する。また、主制御部３１１は、文書管理ＤＢ３０７に格納される文書のセキュリティを管理するセキュリティ管理機能や、スキャナ３を利用するユーザが認証サーバ３にアクセスしてユーザ認証を受ける認証アプリケーション等を含む。入出力制御部３１２は、ホストＩ／Ｆ３０５を介して入力される操作信号等を主制御部３１１に入力すると共に、主制御部３１１の命令に従ってホストＩ／Ｆ３０５を介し、ネットワーク６を通じて他の機器に情報を送信する。

エンジン制御部３１３は、主制御部３１１の命令に従ってＡＤＦ３０１に含まれる原稿給紙台及び搬送ローラを駆動し、撮像部３０２上に読み取り原稿を搬送すると共に、撮像部３０２を駆動してＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ Ｃｏｕｐｌｅｄ Ｄｅｖｉｃｅｓ）等の光電変換素子により読み取り原稿の光学情報を電気信号に変換する。エンジン制御部３１３によって生成された文書情報は、主制御部３１１の制御に従い、ホストＩ／Ｆ３０５からネットワーク６を介して文書管理サーバ１に送信され、格納される。ディスプレイパネル３０６は、スキャナ３の状態を視覚的に表示するとともに、ユーザがスキャナ３を直接操作するユーザインタフェースである。文書管理ＤＢ３０７は、スキャナ３内部において文書情報、画像情報等が格納されている記憶部であり、ＨＤＤ等の不揮発性記憶手段によって構成される。

このような文書管理システムにおいて、本実施例は、スキャナ３によって生成され入力された画像情報を文書情報として文書管理サーバ１に格納する際に、同様の文書情報が既に文書管理サーバ１に格納されていないか否か確認することをその要旨とする。その確認の結果、同一若しくは同一とみなされる文書情報が既に文書管理サーバ１に格納されている場合、既に格納されている文書情報のセキュリティポリシを参照して新たに格納すべき文書情報の取り扱いを決定する。即ち、新たに格納する文書を処理対象文書として、この処理対象文書へのセキュリティポリシ設定に際して既に格納されている文書のセキュリティポリシを参照する。これにより、同一の文書情報が複数格納され、夫々に異なったセキュリティポリシが設定されてしまうようなセキュリティ上の不整合を回避することが可能となる。

次に、図５を参照して本実施例に係る文書管理システムの文書情報格納処理について説明する。図５は、本実施例に係る文書管理システムの文書情報格納処理を示すフローチャートである。ユーザの操作によりスキャナ３においてスキャンが実行されて文書情報が生成されると、スキャナ３は、当該生成した文書情報（入力画像情報）を、ネットワーク６を介して文書管理サーバ１に送信する（Ｓ５０１）。文書管理サーバ１は、受信した入力文書と同一の文書情報が既に格納されていないか否か、即ち既存文書が存在しないか否か、文書格納ＤＢ１０３を検索する（Ｓ５０２）。Ｓ５０２の検索の結果、同一の文書が既に格納されていれば（Ｓ５０３／ＹＥＳ）、文書管理サーバ１は、該当する既存文書のセキュリティポリシを参照する（Ｓ５０４）。Ｓ５０４におけるセキュリティポリシ参照の結果、文書情報を入力したユーザが既存文書に対する操作権限を有していれば（Ｓ５０５／ＹＥＳ）、即ち、既存文書へのアクセスが許可されたユーザの中に文書情報を入力したユーザが含まれていれば、文書管理サーバ１は、入力文書を文書格納ＤＢ１０３に格納し（Ｓ５０６）、処理を終了する。

Ｓ５０４のセキュリティポリシ参照の結果、文書情報を入力したユーザが既存文書に対する操作権限を有していない場合（Ｓ５０５／ＮＯ）、文書管理サーバ１の通知に従ってスキャナ３のディスプレイパネル３０６に処理失敗表示がなされ（Ｓ５０７）、文書情報格納処理が終了する。他方、Ｓ５０２の検索の結果、同一の文書が既に格納されていなければ（Ｓ５０３／ＮＯ）、文書管理サーバ１は、文書情報を入力したユーザの文書管理サーバ１に対するアクセス権限を確認する（Ｓ５０８）。Ｓ５０８の確認の結果、文書情報を入力したユーザが文書管理サーバ１に対する文書操作権限を有していれば（Ｓ５０９／ＹＥＳ）、文書管理サーバ１は、入力された文書を格納し（Ｓ５１０）、処理を終了する。Ｓ５０８の確認の結果、文書情報を入力したユーザが文書管理サーバ１に対する文書操作権限を有していなければ（Ｓ５０９／ＮＯ）、文書管理サーバ１の通知に従ってスキャナ３のディスプレイパネル３０６に処理失敗表示がなされ（Ｓ５１１）、文書情報格納処理が終了する。

次に、本実施例に係る文書管理システムの文書格納処理について、図１に示す夫々の装置の動作について説明する。まず図６を参照して、ユーザが本実施例に係る文書管理システムを利用する際の認証処理について説明する。ユーザは、スキャナ３のディスプレイパネル３０６を介してスキャナ３にユーザ名やパスワード等の認証に要する情報を入力する（Ｓ６０１）。ディスプレイパネル３０６に入力されたユーザ名及びパスワードは主制御部３１１に転送され、主制御部３１１は、受信したユーザ名、パスワードに基づいて認証情報を生成する（Ｓ６０２）。そして、主制御部３１１は、入出力制御部３１２を介して認証サーバ２に認証要求を送信する（Ｓ６０３）。Ｓ６０３における認証要求のプロトコルとしては、ＳＯＡＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｏｂｊｅｃｔ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）や、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等のプロトコルを用いることができる。Ｓ６０３において送信される認証要求には、Ｓ６０２において生成された認証情報が含まれる。

認証サーバ２に送信された認証要求はネットワークＩ／Ｆ２０４を介して認証実行部２０２に入力される。認証実行部２０２は、認証要求を受信すると認証管理部２０１に認証要求を転送する（Ｓ６０４）。認証管理部２０１は、認証実行部２０２から受信した認証要求に含まれる認証情報に従い、認証管理ＤＢ２０３を検索する（Ｓ６０５）。Ｓ６０５の結果、認証管理部２０１は、受信した認証情報が正当であることを確認した上で認証チケットを生成し、認証実行部２０２に送信する（Ｓ６０６）。図７に認証チケットに含まれる情報を示す。図７に示すように、Ｓ６０６において生成される認証チケットには、ユーザＩＤ、ユーザＩＤの証明情報、有効範囲、認証取得日時及び有効期限の情報が含まれる。ユーザＩＤの証明情報とは、ユ−ザＩＤの正当性をしめすための証明情報であり、電子署名情報等で実現される。有効範囲とは、該当するユーザＩＤに与えられている権限の範囲を示す情報である。

認証実行部２０２は、認証管理部２０１から認証チケットを受信すると、認証結果をスキャナ３に送信する（Ｓ６０７）。ここで送信される認証結果には、認証チケットの情報が含まれる。スキャナ３に入力された認証結果情報は、ホストＩ／Ｆ３０５を介して入出力制御部３１２に入力される。入出力制御部３１２は、認証結果情報を主制御部３１１に転送する（Ｓ６０８）。主制御部３１１は、認証結果情報の受信に応じてディスプレイパネル３０６に認証表示を指示する（Ｓ６０９）。ディスプレイパネル６１０は、主制御部３１１の制御に従って表示部に認証結果を表示し（Ｓ６１０）、ユーザがその表示を確認することによって文書管理システムの認証処理が完了する。

次に、図８を参照して、認証を受けたユーザがスキャナ３を介して文書情報を文書管理サーバ１に格納する処理について説明する。スキャナ３においてスキャンが実行され、エンジン制御部３１３によって文書情報が生成されると（Ｓ８０１）、生成された文書情報は主制御部３１１に入力される。主制御部３１１は、入出力制御部３１２を介して文書管理サーバ１に文書格納要求を送信する（Ｓ８０２、Ｓ８０３）。この文書格納要求には、Ｓ８０１において生成された格納すべき文書情報と、スキャナ３を操作しているユーザの認証チケットが含まれる。文書管理サーバ１に送信された文書格納要求は、ネットワークＩ／Ｆ１０４を介して文書セキュリティ管理部１０２に入力される。即ち、ネットワークＩ／Ｆ１０４及び文書セキュリティ管理部１０２が、画像情報入力部として機能する。

文書セキュリティ管理部１０２は文書格納要求を受信すると、その文書格納要求に含まれる認証チケットの有効性を確認するために、認証サーバ２に認証要求を送信する（Ｓ８０４）。認証サーバ２は、文書セキュリティ管理部１０２からの認証要求に対して認証応答を返す（Ｓ８０５）。認証応答の受信により認証チケットの有効性が確認されると、文書セキュリティ管理部１０２は、文書管理部１０１に対して同一文書検索要求を送信する（Ｓ８０６）。これにより、文書セキュリティ管理部１０２は、Ｓ８０３において入力された文書格納要求に含まれる文書情報と同一の文書情報が既に格納されていないか否か、即ち既存文書の有無を確認する。同一文書検索要求を受信した文書管理部１０１は、文書セキュリティ管理部１０２から受信した情報をキーとして文書格納ＤＢ１０３を検索する（Ｓ８０７）。Ｓ８０６及びＳ８０７における処理については後に詳述する。そして、文書管理部１０１は、Ｓ８０７における検索の結果を文書セキュリティ管理部１０２に通知する（Ｓ８０８）。即ち、文書管理部１０１及び文書セキュリティ管理部１０２が、既存画像情報取得部として機能する。

Ｓ８０７の検索結果の通知を受けた文書セキュリティ管理部１０２は、その検索結果及び文書管理サーバ１に対するユーザの権限に基づき、入力された文書情報の処理態様を決定する（Ｓ８０９）。ここでは、文書セキュリティ管理部１０２が入力された画像情報を処理する制御部として機能する。この処理態様の決定の動作については後に詳述する。文書セキュリティ管理部１０２は、入力された文書情報の処理態様を決定すると、文書管理部１０１及びスキャナ３に対して夫々処理通知を行う（Ｓ８１０）。文書管理部１０１は、文書セキュリティ管理部１０２によって決定された処理態様に従って処理を実行する（Ｓ８１１）。スキャナ３に入力された処理通知は、入力制御部３１２を介して主制御部３１１に入力される（Ｓ８１２）。主制御部３１１は、受信した処理通知に応じてディスプレイパネル３０６に通知表示指示を行う（Ｓ８１３）。これにより、ディスプレイパネル３０６に処理の結果が表示され、文書格納処理が終了する。

次に、図８のＳ８０６における同一文書の検索要求及びＳ８０７における同一文書の検索実行処理について詳細に説明する。Ｓ８０６における同一文書の検索要求処理においては、文書セキュリティ管理部１０２は、スキャナ３から受信した文書情報（入力文書）及び当該入力文書と同一の文書情報（既存文書）の有無を検索する検索命令（既存文書検索命令）を文書管理部１０１に送信する。文書管理部１０１は、文書セキュリティ管理部１０２から受信した入力文書の情報を検索キーとして文書格納ＤＢ１０３を検索する。ここで、検索キーとなる入力文書情報と文書格納ＤＢ１０３に格納されている既存文書情報との比較方法については、ビットマップや圧縮された画像データ等、画像データそのものを比較することにより実行することが可能である。

また、画像データを閾値法、ディザ法若しくは誤差拡散法等の方法を用いて画像を変換した上で比較することにより、画像情報の異同を判断しても良い。これにより、同一の文書を異なる環境でスキャンすることにより生成された複数の画像データが、色彩の違い等により異なる文書として認識されてしまうことを防ぐことができる。また、双方のデータの完全一致を以って同一の文書情報と判断する場合の他、画像データの一致度（例えば画素データの一致割合）を数値化し、その数値に閾値を設けることによって文書の異同を判断しても良い。また、文書の異同を判断する他、文書の類似性を判断するようにしても良い。

次に、Ｓ８０９以降の動作について、図５及び図８を参照して詳細に説明する。Ｓ８０９に示す処理態様決定動作は、Ｓ８０７における同一文書検索の結果によって動作内容が異なる。同一文書検索の結果、文書格納ＤＢ１０３に同一文書が格納されていた場合、即ち、既存文書が存在する場合、図５において説明したように、文書セキュリティ管理部１０２は入力文書と既存文書とを対応する文書として認識する。そして、文書セキュリティ管理部１０２は既存文書のセキュリティポリシ及び文書を入力したユーザの認証チケット情報を参照する（Ｓ５０４）。即ち、文書セキュリティ管理部１０２がセキュリティ情報取得部として機能する。

そして、文書を入力したユーザが、既存文書へのアクセスを許可されたユーザである場合（Ｓ５０５／ＹＥＳ）、文書セキュリティ管理部１０２は、スキャナ３からの文書格納要求に対する処理態様として、入力文書の文書格納ＤＢ１０３への格納を決定する（Ｓ８０９）。これにより、同一の文書が複数文書格納ＤＢ１０３に格納されることとなるが、文書セキュリティ管理部１０２は、新規に文書を格納するユーザが既存文書に対するアクセス権を有していることを確認した上で入力文書の格納許可を文書管理部１０２に通知する。従って、同一の文書が文書格納ＤＢ１０３に複数格納される場合であっても、セキュリティポリシの不整合は生じない。

スキャナ３からの文書格納要求に対する処理態様を決定すると、文書セキュリティ管理部１０２は、文書管理部１０１に対して、ユーザからの文書格納要求を実行するように通知する（Ｓ８１０）。また、文書セキュリティ管理部１０２は、Ｓ８０９において決定した処理態様をネットワークＩ／Ｆ１０４を介してスキャナ３に通知する。文書セキュリティ管理部１０２からの通知を受けた文書管理部１０１は、ネットワークＩ／Ｆ１０４を介して入力された入力文書を文書格納ＤＢ１０３に格納する（Ｓ５０６、Ｓ８１１）。また、文書セキュリティポリシ１０２からの通知を受けたスキャナ３では、その通知に従い、ディスプレイパネル３０６に入力文書の格納が許可されたことを表示する（Ｓ８１３）。これにより、ユーザは入力文書の格納が実行された若しくは実行されることを認識することができる。

文書を入力したユーザが、既存文書へのアクセスを許可されていないユーザである場合（Ｓ５０５／ＮＯ）、文書セキュリティ管理部１０２は、スキャナ３からの文書格納要求に対する処理態様として、入力文書の文書格納ＤＢ１０３への格納拒否を決定すると共に（Ｓ８０９）、その旨を文書管理部１０１に通知する（Ｓ８１０）。また、文書セキュリティ管理部１０２は、Ｓ８０９において決定した処理態様をネットワークＩ／Ｆ１０４を介してスキャナ３に通知する（Ｓ８１０）。文書セキュリティ管理部１０２からの通知を受けた文書管理部１０１は、ネットワークＩ／Ｆ１０４を介して入力された入力文書を破棄する（Ｓ８１１）。また、文書セキュリティポリシ１０２からの通知を受けたスキャナ３では、その通知に従い、ディスプレイパネル３０６に入力文書の格納が拒否されたことを表示する（Ｓ５０７、Ｓ８１３）。これにより、ユーザは入力文書の格納が拒否されたことを認識することができる。

同一文書検索の結果、文書格納ＤＢ１０３に同一文書が格納されていない場合、即ち、既存文書が存在しない場合、図５において説明したように、文書セキュリティ管理部１０２は文書を入力したユーザの認証チケット情報を参照し、当該ユーザの文書管理サーバ１に対するアクセス権限を確認する（Ｓ５０８）。そして、文書を入力したユーザが、文書管理サーバ１へのアクセスを許可されたユーザである場合（Ｓ５０９／ＹＥＳ）、文書セキュリティ管理部１０２は、スキャナ３からの文書格納要求に対する処理態様として、入力文書の文書格納ＤＢ１０３への格納許可を決定する（Ｓ８０９）。

スキャナ３からの文書格納要求に対する処理態様として、入力文書の格納許可を決定すると、文書セキュリティ管理部１０２は、文書管理部１０１に対して、ユーザからの文書格納要求を実行するように通知する（Ｓ８１０）。また、文書セキュリティ管理部１０２は、Ｓ８０９において決定した処理態様をネットワークＩ／Ｆ１０４を介してスキャナ３に通知する。文書セキュリティ管理部１０２からの通知を受けた文書管理部１０１は、ネットワークＩ／Ｆ１０４を介して入力された入力文書を文書格納ＤＢ１０３に格納する（Ｓ５１０、Ｓ８１１）。また、文書セキュリティポリシ１０２からの通知を受けたスキャナ３では、その通知に従い、ディスプレイパネル３０６に入力文書の格納が許可されたことを表示する（Ｓ８１３）。これにより、ユーザは入力文書の格納が実行された若しくは実行されることを認識することができる。

文書を入力したユーザが、文書管理サーバ１へのアクセスを許可されていないユーザである場合（Ｓ５０９／ＮＯ）、文書セキュリティ管理部１０２は、スキャナ３からの文書格納要求に対する処理態様として、入力文書の文書格納ＤＢ１０３への格納拒否を決定すると共に（Ｓ８０９）、その旨を文書管理部１０１に通知する（Ｓ８１０）。また、文書セキュリティ管理部１０２は、Ｓ８０９において決定した処理態様をネットワークＩ／Ｆ１０４を介してスキャナ３に通知する（Ｓ８１０）。文書セキュリティ管理部１０２からの通知を受けた文書管理部１０１は、ネットワークＩ／Ｆ１０４を介して入力された入力文書を破棄する（Ｓ８１１）。また、文書セキュリティポリシ１０２からの通知を受けたスキャナ３では、その通知に従い、ディスプレイパネル３０６に入力文書の格納が拒否されたことを表示する（Ｓ５１１、Ｓ８１３）。これにより、ユーザは入力文書の格納が拒否されたことを認識することができる。

このように、本実施例に係る文書管理システムにおいては、スキャナ３によってスキャンされた文書情報を文書管理サーバ１に格納する際に、新たに格納する文書と同一の文書（既存文書）が既に文書管理サーバ１に格納されていないか否か確認する。既存文書が存在する場合、更に既存文書のセキュリティポリシと文書を入力したユーザの権限とを確認することにより、文書の入力可否を判断する。これにより、文書管理システムにおいて、同一の文書に異なったセキュリティポリシが設定されるような、セキュリティポリシの不整合を防ぐことが可能となる。尚、上記の説明においては、文書情報を入力する装置としてスキャナ３を例として説明したが、スキャナ３が更に画像形成機能、ファクシミリ機能、複写機能等を有し、ＭＦＰとして構成しても良い。

また、上記の説明においては、文書管理システム内に文書格納用のサーバとして１台の文書管理サーバ１が存在する例を説明した。しかしながら、システム内に複数の文書格納用サーバを設けても良い。このような場合、一のサーバをユーザが任意に若しくはシステムが自動的に選定して入力文書を格納することとなる。そのような場合であっても、システム内に存在する複数の文書格納用サーバに対して、入力文書と同一の文書が存在するか否か確認することにより、上記と同等の効果を得ることが可能となる。また、システム内に複数の文書格納用サーバが存在する場合であっても、文書の種類毎に格納するサーバを選定するような場合も考えられる。このような場合、システムに接続されたすべての文書格納用サーバに同一文書の有無を問い合わせるのではなく、同種の文書が格納されるサーバに対して問い合わせを行えば、上記と同等の効果を得ることが可能となる。

また、上記の説明においては、同一文書の検索処理において、画像データ同士を比較する例を説明した。画像データの比較に際しては、上記説明した例の他、画像の一部分を参照して異同を判断しても良い。このような態様は、例えば、書き込み等がされている文書と元の文書とを比較する場合において、両者を同一の文書とみなして判断することが望まれる場合等に効果がある。また、当該文書管理システムにおいて用いる用紙を所定のフォーマットとし、文書のタイトルを入力若しくは記入する範囲を比較することにより、文書の異同判断を容易にすることが可能である。また、画像データ同士をそのまま比較するのではなく、例えば、画像データのハッシュ値を計算し、そのハッシュ値を比較するようにしても良い。これにより、画像データの完全一致を以って文書の異同を判断する場合に、より正確且つ容易に文書の異同を判断することができる。また、画像データ自体をやり取りするよりもデータ量を削減することができ、各装置の処理量やネットワーク６の負荷を軽減することが可能となる。

また、画像データをそのまま比較する場合の他、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）によって文書情報に含まれる文字を認識し、文字情報（テキスト情報）を比較することにより、同一文書か否かを判断しても良い。双方の文字情報の完全一致を以って同一の文書情報と判断する場合の他、一致する文字、文節若しくは文の割合を数値化し、その数値に閾値を設けることによって文書の異同を判断しても良い。このような態様は、上記説明した文書情報のタイトルを比較するような場合や、文書データ自体が文字情報によって構成され若しくは文字情報を含む場合に特に有効である。また、文書の画像情報を認識する画像認識技術によって文書の異同を判断しても良い。また、スキャナ３における文書読取操作時において、ユーザが指定した入力文書のファイル名と既存文書のファイル名とを比較することによっても、文書の異同を判断することができる。更には、上記説明した入力文書情報のタイトルと既存文書のファイル名とを比較するようにしても良い。

また、上記の説明においては、既存文書が存在する場合（Ｓ５０３／ＹＥＳ）、文書セキュリティ管理部１０２は、既存文書のセキュリティポリシを参照し、文書を入力したユーザの既存文書に対する文書操作権限を確認する（Ｓ５０４）例を説明した。この他、例えば、文書格納ＤＢ１０３においては、文書が夫々のカテゴリに分けて格納されており、夫々の文書カテゴリに対してセキュリティポリシが設定されている場合を考える。このような場合、文書セキュリティ管理部１０２は、既存文書が属する文書カテゴリに対するセキュリティポリシを参照するようにしても良い。また、上記尚書きにて説明した、複数の文書格納用サーバが設けられる例の場合、文書カテゴリ毎にサーバを分けて文書を格納する態様も考えられる。このような場合、既存文書が格納されているサーバのセキュリティポリシを参照するようにしても良い。

また、上記の説明においては、既存文書への文書操作権限がある場合（Ｓ５０６／ＹＥＳ）、入力文書を格納する（Ｓ５０６）ように処理する例を説明した。これにより、同一の文書である場合はセキュリティポリシの整合性を確保すると共に、異なるユーザによって格納された文書は、夫々のユーザによって利用されるようになる。この他、例えば、既存文書への文書操作権限がある場合、その既存文書の存在をもって入力文書の格納を終了し、新たに文書を入力したユーザは、既存文書を利用するように処理することもできる。これにより、同一の文書が重複登録されることがなくなり、サーバの記憶領域を節約することができる。また、既存文書とは別の新たな文書として登録するか既存文書を利用するかユーザに選択させるようにしても良い。

また、上記の説明においては、既存文書が存在し（Ｓ５０３／ＹＥＳ）、既存文書への文書操作権限がない場合（Ｓ５０６／ＮＯ）、入力文書の格納を拒否する例を説明した。これにより、システム内に存在する同一文書に対して異なったセキュリティポリシが設定されてしまう状態を防ぐことができる。しかしながら、既存文書のセキュリティポリシは、システム管理者ではなく一般ユーザが設定したものである場合も考えられる。このような場合にまで入力文書の格納を拒否してしまう場合、システムの可用性を低下させることとなる。従って、既存文書に対する操作権限が無い場合（Ｓ５０６／ＮＯ）、そのセキュリティポリシの設定者を確認することにより、その後の処理態様を決定するようにしても良い。

例えば、既存文書に設定されているセキュリティポリシがシステム管理者によって設定されたものである場合、一般ユーザによる設定変更は認められないとして入力文書の格納を拒否する。他方、既存文書に設定されているセキュリティポリシが一般ユーザによって設定されたものである場合、個々のユーザによる可用性を高めるため、入力文書の格納を許可する。これにより、同一文書のセキュリティポリシの不整合を防ぐと共に、システムの可用性を高めることができる。また、既存文書のセキュリティポリシが一般ユーザによって設定されたものである場合、文書を入力したユーザ（新規文書入力ユーザ）の権限と既存文書のセキュリティポリシを設定したユーザ（既存文書入力ユーザ）の権限とを比較することにより、その後の処理態様を決定しても良い。例えば、新規文書入力ユーザの権限が既存文書入力ユーザの権限を上回る場合、文書セキュリティ管理部１０２は入力文書の格納を許可する。他方、新規文書入力ユーザの権限が既存文書入力ユーザの権限を下回る場合、文書セキュリティ管理部１０２は、入力文書の格納を拒否する。

また、既存文書に対する操作権限が無い場合（Ｓ５０６／ＮＯ）に、既存文書のセキュリティポリシを設定したのがシステム管理者か否かに関わらず、文書を入力したユーザにアクセス権限を与える判断をすることもできる。このような場合、既存文書とは別に入力文書を格納しても良いし、既存文書に対するアクセス権限を変更しても良い。また、上記の説明においては、既存文書が存在しない場合（Ｓ５０３／ＮＯ）、文書を入力したユーザの文書管理サーバ１に対するアクセス権限を確認する（Ｓ５０８）例を説明したが、アクセス権限を確認することなく、文書を格納するようにしても良い。また、同一文書の有無を確認する（Ｓ５０３）前に、文書を入力したユーザの文書管理サーバ１に対するアクセス権限を確認しておいても良い。

また、上記の説明においては、既存文書が存在する場合（Ｓ５０３／ＹＥＳ）、スキャナ３から文書を入力したユーザの既存文書に対する操作権限を確認する（Ｓ５０４、Ｓ５０５）例を説明した。即ち、文書セキュリティ管理部１０２が、入力文書及びそれに対応する既存文書のセキュリティ情報（対応文書セキュリティ情報）として、入力文書を入力したユーザの操作権限及び既存文書のアクセス制限情報を取得する例を説明した。この他、ユーザがスキャナ３から文書を入力する際に、入力文書に対してセキュリティポリシを設定することもあり得る。このような場合、文書セキュリティ管理部１０２は、Ｓ５０４、Ｓ５０５の処理に替えて、入力文書に設定されたセキュリティポリシと、既存文書に設定されたセキュリティポリシとを比較する処理を実行しても良い。ここで比較するセキュリティポリシとは、例えばセキュリティ未設定（誰でもアクセス可能）、認証済みユーザのみアクセス可能、認証済み且つ権限を有するユーザのみアクセス可能、システム管理者のみアクセス可能等のアクセス権限設定を示すセキュリティレベル等である。

文書セキュリティ管理部１０２は、入力文書に設定されたセキュリティポリシと既存文書に設定されたセキュリティポリシとが一致した場合、文書セキュリティ管理部１０２は、入力文書の格納を許可し、両者のセキュリティポリシが不一致の場合、入力文書の格納拒否や、設定すべきセキュリティポリシの変更等、上記説明した処理態様を決定する。即ち、文書セキュリティ管理部１０２は、入力文書に設定されたセキュリティポリシと既存文書に設定されたセキュリティポリシとの差異に基づいて入力文書の処理態様を決定する。尚、上記のセキュリティポリシの一致判断については、例えば参照可能なユーザの完全な一致等、完全な
同一のみを以って一致と判断する必要はなく、設定されるセキュリティレベルの一致や、“部外秘”、“社外秘”若しくは“公開”等の公開レベル等の実質的な一致を持って判断することができる。

例えば、両者のセキュリティポリシが不一致の場合、既存文書のセキュリティポリシに合わせて入力文書のセキュリティポリシを調整して保存するようにしても良いし、入力文書のセキュリティポリシに合わせて既存文書のセキュリティポリシを調整するようにしても良い。既存文書と入力文書とのいずれのセキュリティポリシを優先させるかについては、例えば、夫々のセキュリティポリシを設定したユーザの権限等に基づいて判断することができる。これにより、ユーザのアクセス権限のみならず、セキュリティポリシ全体の整合／不整合を判断することが可能となる。

また、スキャナ３の文書管理ＤＢ３０７に格納されている文書情報を、文書管理サーバ１に格納する場合にも、本実施例に係る文書管理方法を適用することが可能である。即ち、ユーザによるディスプレイパネル３０６の操作により、文書管理ＤＢ３０７に格納されている文書情報のうち、新規に文書管理サーバ１に保存する文書が指定される。その後、図８において説明したＳ８０２以降の処理と同様に、同一文書検索（Ｓ８０６、Ｓ８０７）、処理態様決定（Ｓ８０８、Ｓ８０９）、処理通知（Ｓ８１０）及び文書の処理（Ｓ８１１）を実行することにより、上記と同様の効果をえることができる。

また、上記の説明においては、図６において説明したように、スキャナ３を操作するユーザは必ず認証処理を行う例を説明した。この他、特にユーザの認証処理は行わず、文書管理サーバ１に新たに文書情報を格納する際には、既存文書の有無のみを判断するようにしても良い。このような場合、既存文書が存在する場合には、その旨を表示して処理を終了する態様や、文書情報の上書きを確認する態様等が考えられる。また、ユーザ認証を行わない場合であっても、スキャナ３のネットワークＩＤやＩＰアドレス等により、スキャナ３に対する権限の確認を行うことは可能である。また、ユーザ認証を行わない場合であっても、セキュリティポリシの確認であれば可能である。即ち、入力文書に設定されたセキュリティポリシと既存文書に設定されたセキュリティポリシとを比較し、両者に設定されたセキュリティポリシが一致したことを以って入力文書の格納を許可するようにしても良い。更には、既存文書が存在しない場合であっても、入力文書の情報から文書のカテゴリを判断し、そのカテゴリの文書に対して設定されるべきセキュリティポリシが設定されているか否か確認するようにしても良い。

また、上記の説明においては、スキャナ３からの文書格納要求に応じて文書管理サーバ１が既存文書の有無を確認する例を説明した。この他、例えば、文書管理サーバ１に格納されている文書の管理情報をスキャナ３の文書管理ＤＢ３０７にも格納し、スキャナ３が同一文書の有無を確認した後に、文書格納許可と判断された場合のみ文書管理サーバ１に対して文書格納要求を送信するようにしても良い。これにより、スキャナ３内部のみで同一文書の有無判断処理、文書格納可否判断処理及び文書格納態様の決定処理を完結することが可能となり、文書管理サーバ１の負荷を軽減することが可能となる。このような態様は、文書管理サーバ１を共有するユーザやスキャナ３の数が多いほど有効である。スキャナ３に含まれる文書管理ＤＢ３０７の情報更新に際しては、例えば、文書管理サーバ１の文書管理情報が更新される度に、文書管理サーバ１がスキャナ３に更新情報を送信することにより実現することができる。

また、上記の説明においては、スキャナ３におけるスキャンによって生成された文書情報を文書管理サーバ１に送信し、文書管理サーバ１において格納可能と判断された場合は文書情報を格納し、不可と判断された場合は文書情報を破棄する例を説明した。この他、例えば、スキャナ３は、文書管理サーバ１へ格納すべき入力文書情報をスキャンによって生成した後、当該入力文書情報と同一の既存文書有無を確認するための情報（例えば、上記説明した画像変換した情報やハッシュ値の情報）を生成し、当該情報を文書格納要求と共に文書管理サーバ１に送信するようにしても良い。文書管理サーバ１では、スキャナ３からの文書格納要求に応じて同一文書有無の確認及び処理態様の決定（図８におけるＳ８０７、Ｓ８０８、Ｓ８０９）を実行し、その結果をスキャナ３に送信する。スキャナ３では、文書格納が許可される旨の結果を受信した場合、格納すべき文書情報を改めて文書管理サーバ１に送信する。他方、文書格納が拒否される旨の結果を受信した場合、格納すべき情報を破棄する。これにより、文書格納が拒否される場合には、格納すべき文書情報がスキャナ３から文書管理サーバ１に送信されないため、スキャナ３から文書管理サーバ１に送信される情報量を低減することができ、スキャナ３及び文書管理サーバ１の処理の低減やネットワーク負荷の低減を図ることが可能となる。

実施例１においては、スキャナ３でスキャンした文書を文書管理サーバ１に格納する例を説明した。本実施例においては、実施例１と同等の文書管理システムにおいて、スキャンした文書をスキャナ３に格納する例を説明する。尚、実施例１と同様の符号を付す構成については実施例１と同一又は相当部を示し、説明を省略する。本実施例に係る文書管理システム、文書管理サーバ１、認証管理サーバ２及びスキャナ３は、図１〜図４において説明したものと同等の構成を有する。ここで、本実施例においては、スキャナ３においてスキャンした文書情報を、スキャナ３に設けられた文書管理ＤＢ３０７に保存する。

本実施例に係る文書格納処理は、実施例１の図５において説明した処理と概ね同様であるが、夫々の処理を実行する装置が一部異なる。図９を参照して、ユーザがスキャナ３においてスキャンを実行し、文書情報をスキャナ３に格納する処理について説明する。尚、本実施例においても、ユーザが文書管理システムを利用するための認証は、実施例１の図６において説明した態様と同様に実行される。スキャナ３においてスキャンが実行され、エンジン制御部３１３によって文書情報（新規保存文書）が生成されると（Ｓ９０１）、生成された文書情報は主制御部３１１に入力される。

主制御部３１１は、エンジン制御部３１３から格納すべき文書情報を受信すると、新規保存文書情報を主制御部３１１内若しくは文書管理ＤＢ３０７内に一時的に保存すると共に、入出力制御部３１２を介して文書管理サーバ１に文書確認要求を送信する（Ｓ９０２、Ｓ９０３）。この文書確認要求は、文書管理システム内（文書管理サーバ１内）に、新規保存文書と同一若しくは類似の文書が既に格納されていないか否かの確認を要求するものである。この文書確認要求には、Ｓ９０１において生成された新規保存文書情報と、スキャナ３を操作しているユーザの認証チケットが含まれる。文書管理サーバ１に送信された文書確認要求は、ネットワークＩ／Ｆ１０４を介して文書セキュリティ管理部１０２に入力される。

文書セキュリティ管理部１０２は文書確認要求を受信すると、実施例１におけるＳ８０４、Ｓ８０５と同様に、認証チケットの有効性を確認する（Ｓ９０４、Ｓ９０５）。認証チケットの有効性が確認されると、文書管理サーバ１は、実施例１におけるＳ８０６、Ｓ８０７と同様に、新規保存文書と同一の文書が文書格納ＤＢ１０３に既に格納されていないか検索する（Ｓ９０６、Ｓ９０７）。そして、文書管理サーバ１は、実施例１におけるＳ８０８、Ｓ８０９と同様に、Ｓ９０７の検索結果に基づき、新規保存文書の処理態様を決定する（Ｓ９０８、Ｓ９０９）。文書セキュリティ管理部１０２は、新規保存文書の処理態様を決定すると、スキャナ３に対して処理通知を行う（Ｓ９１０）。スキャナ３に入力された処理通知は、入出力制御部３１２を介して主制御部３１１に入力される。（Ｓ９１１）。主制御部３１１は、受信した処理通知に応じて一時的に保存した新規保存文書を処理する（Ｓ９１２）。上記Ｓ９０７における同一文書の検索及びＳ９０９における処理態様の決定に際しては、実施例１及びその尚書きにおいて説明した方法と同様の方法を用いて実行する。

このように、本実施例においては、スキャンした文書をスキャナ３内部の記憶媒体に格納する際に、ネットワーク６を介して接続された文書管理サーバ１に同一文書（既存文書）の有無を確認し、その確認結果に従って文書の格納、廃棄及び設定すべきセキュリティポリシ等を決定する。これにより、ネットワークで接続された文書管理システム内において、セキュリティポリシの異なる同一の文書が複数格納されてしまうようなセキュリティポリシの不整合を防ぐことができる。

尚、上記の説明においては、文書管理サーバ１において処理態様を決定してスキャナ３に通知し、スキャナ３は通知された処理態様に従って新規保存文書を処理する態様を説明した。この他、文書管理サーバ１は、同一文書を検索した後、その検索結果をスキャナ３に通知し、スキャナ３が新規保存文書の処理態様を決定しても良い。これにより、文書管理サーバ１の負荷を軽減することが可能となる。

また、文書管理サーバ１に格納されている文書の管理情報をスキャナ３の文書管理ＤＢ３０７にも格納するようにしても良い。即ち、上記の説明においては、スキャナ３がネットワーク６を介して文書管理サーバ１に同一文書の有無を問い合わせる例を説明したが、文書管理情報がスキャナ３の文書管理ＤＢ３０７に格納されていれば、スキャナ３内部のみで処理を完結することが可能となる。例えば、ネットワーク６を介して接続されている文書管理サーバ１の文書管理情報が更新される度に、スキャナ３に含まれる文書管理ＤＢ３０７の文書管理情報を更新する。これにより、スキャナ３に新規保存文書が入力された際、スキャナ３は自身に設けられた文書管理ＤＢ３０７を検索すれば、同一文書の有無を確認することができる。

また、図１に示すような、ネットワーク６を介して接続された文書管理システムとしてではなく、スキャナ３単体として運用する場合にも用いることができる。例えば、スキャナ３に新規保存文書が入力された際、主制御部３１１が新規保存文書をキーとして文書管理ＤＢ３０７を検索することにより、同一文書の有無を確認し、その検索結果及び設置されているセキュリティポリシに従って新規保存文書の処理態様を決定する。これにより、スキャナ３内部に文書を蓄積する場合において、セキュリティポリシの異なる同一の文書が複数格納されてしまうようなセキュリティポリシの不整合を防ぐことができる。

また、上記の説明においては、スキャナ３においてスキャンが実行され、生成された文書情報を格納する例を説明した。この他、文書管理ＤＢ３０７に既に格納されている文書情報のセキュリティポリシを変更する場合にも、本実施例に係る文書管理方法を用いることができる。そのような例について図１０を用いて説明する。スキャナ３において、ユーザがディスプレイパネル３０６から操作情報を入力する（Ｓ１００１）。ここで入力される操作情報は、文書管理ＤＢ３０７に格納されている文書情報のセキュリティポリシの変更である。ディスプレイパネル３０７から操作情報が入力されると、主制御部３１１は、セキュリティポリシの変更対象である文書情報（処理対象文書）を特定し、入出力制御部３１２を介して文書管理サーバ１に文書確認要求を送信する（Ｓ１００２、Ｓ１００３）。この文書確認要求は、文書管理システム内（文書管理サーバ１内）に、処理対象文書と同一若しくは類似の文書が既に格納されていないか否かの確認を要求するものである。この文書確認要求には、Ｓ１００１において処理対象とされた文書及びスキャナ３を操作しているユーザの認証チケットが含まれる。文書管理サーバ１に送信された文書確認要求は、ネットワークＩ／Ｆ１０４を介して文書セキュリティ管理部１０２に入力される。

文書セキュリティ管理部１０２は文書確認要求を受信すると、実施例１におけるＳ８０４、Ｓ８０５と同様に、認証チケットの有効性を確認する（Ｓ１００４、Ｓ１００５）。認証チケットの有効性が確認されると、文書管理サーバ１は、実施例１におけるＳ８０６、Ｓ８０７と同様に、処理対象文書と同一の文書が文書格納ＤＢ１０３に既に格納されていないか検索する（Ｓ１００６、Ｓ１００７）。そして、文書管理サーバ１は、実施例１におけるＳ８０８、Ｓ８０９と同様に、Ｓ１００７の検索結果に基づき、処理対象文書の処理態様を決定する（Ｓ１００８、Ｓ１００９）。文書セキュリティ管理部１０２は、処理対象文書の処理態様を決定すると、スキャナ３に対して処理通知を行う（Ｓ１０１０）。スキャナ３に入力された処理通知は、入出力制御部３１２を介して主制御部３１１に入力される。（Ｓ１０１１）。主制御部３１１は、受信した処理通知に応じて処理対象文書を処理する（Ｓ１０１２）。

上記Ｓ１００７における同一文書の検索及びＳ１００９における処理態様の決定に際しては、実施例１及びその尚書きにおいて説明した方法と同様の方法を用いて実行する。このように、スキャナ３に既に格納されている文書のセキュリティポリシを変更する場合であっても、ネットワーク６を介して文書管理サーバ１に既存文書の有無を確認し、既存文書が存在する場合はそのセキュリティポリシを参照することによって、上記と同等の効果を得ることが可能となる。また、上記説明したように、文書管理サーバ１の文書格納ＤＢ１０３に格納されている文書管理情報を、スキャナ３の文書管理ＤＢ３０７にも格納しておくことにより、スキャナ３内で処理を完結することも可能である。

実施例１においては、スキャナ３でスキャンした文書を文書管理サーバ１に格納する例を説明した。本実施例においては、実施例１と同等の文書管理システムにおいて、ホスト装置４、５において作成した文書情報を文書管理サーバ１に格納する例を説明する。尚、実施例１、２と同様の符号を付す構成については実施例１と同一又は相当部を示し、説明を省略する。本実施例に係る文書管理システム、文書管理サーバ１、認証管理サーバ２及びスキャナ３は、図１〜図４において説明したものと同等の構成を有する。図１１に、本実施例に係るホスト装置４の全体構成を示すブロック図を示す。尚、以下の説明においては、文書情報を生成する端末としてホスト装置４を例として説明するが、ホスト装置５についても同様である。

図１１に示すように、本実施例に係るホスト装置４は、主制御部４０１、入出力制御部４０２、ネットワークＩ／Ｆ４０３、ユーザＩ／Ｆ４０４、情報記憶部４０５、アプリケーション４０６及びディスプレイモニタ４０７を有する。主制御部４０１は、ホスト装置４全体の動作を制御する制御部である。入出力制御部４０２は、ネットワーク６を介したホスト装置４と他の装置との通信を制御する。ネットワークＩ／Ｆ４０３は、ホスト装置４がネットワーク６を介して他の装置と通信する際のインタフェースである。ユーザＩ／Ｆ４０４は、ユーザがホスト装置４を操作する際のインタフェースであり、マウスやキーボード等から構成される。情報記憶部４０５は、ホスト装置４において情報を記憶する不揮発性の記憶装置であり、ＨＤＤや光学記憶装置等で構成される。アプリケーション４０６は、文書情報を生成、編集するテキストエディタや画像情報を生成、編集する画像編集機能を有するソフトウェアによって構成される。ディスプレイモニタ４０７は、ユーザがホスト装置４の処理状態を視覚的に認識するための表示装置である。

本実施例に係る文書格納処理は、実施例１の図５において説明した処理と概ね同様であるが、夫々の処理を実行する装置が一部異なる。図１２を参照して、ホスト装置４において生成された文書情報を文書管理サーバ１に格納する処理について説明する。尚、本実施例においても、ユーザが文書管理システムを利用するための認証は、実施例１の図６において説明した態様と同様に実行される。ホスト装置４のアプリケーション４０６によって文書情報（新規保存文書）が生成され（Ｓ１２０１）、ユーザによって文書の格納が指示されると、ホスト装置４は、文書管理サーバ１に対して文書格納要求を送信する（Ｓ１２０２）。この文書格納要求には、Ｓ１２０１において生成された新規保存文書情報と、ホスト装置４を操作しているユーザの認証チケットが含まれる。文書管理サーバ１に送信された文書確認要求は、ネットワークＩ／Ｆ１０４を介して文書セキュリティ管理部１０２に入力される。

文書セキュリティ管理部１０２は文書確認要求を受信すると、実施例１におけるＳ８０４、Ｓ８０５と同様に、認証チケットの有効性を確認する（Ｓ１２０３、Ｓ１２０４）。認証チケットの有効性が確認されると、文書管理サーバ１は、実施例１におけるＳ８０６、Ｓ８０７と同様に、新規保存文書と同一の文書が文書格納ＤＢ１０３に既に格納されていないか検索する（Ｓ１２０５、Ｓ１２０６）。そして、文書管理サーバ１は、実施例１におけるＳ８０８、Ｓ８０９と同様に、Ｓ１２０６の検索結果に基づき、新規保存文書の処理態様を決定する（Ｓ１２０７、Ｓ１２０８）。文書セキュリティ管理部１０２は、新規保存文書の処理態様を決定すると、文書管理部１０１及びスキャナ３に対して処理通知を行う（Ｓ１２０９）。文書管理部１０１は、文書セキュリティ管理部１０２によって決定された処理態様に従って処理を実行する（Ｓ１２１０）。また、ホスト装置４は、文書セキュリティ管理部１０２から受信した処理通知に基づき、ディスプレイモニタ４０７に処理結果を表示する（Ｓ１２１１）。上記Ｓ９０７における同一文書の検索及びＳ９０９における処理態様の決定に際しては、実施例１及びその尚書きにおいて説明した方法と同様の方法を用いて実行する。

このように、本実施例に係る文書管理システムにおいては、ホスト装置４、５において生成された文書情報を文書管理サーバ１に格納する際に、新たに格納する文書を処理対象文書として、この処理対象文書と同一の文書（既存文書）が既に文書管理サーバ１に格納されていないか否か確認する。これにより、文書管理システムにおいて、同一の文書に異なったセキュリティポリシが設定されるような、セキュリティポリシの不整合を防ぐことが可能となる。

尚、本実施例においては、ホスト装置４、５のアプリケーション４０６によって生成された文書情報が対象となる。ここで、アプリケーション４０６としては、ペイントソフト、ドローソフト等の画像編集アプリケーションの他、ワードプロセッサソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションソフト及びデータベースソフト等を用いることができる。従って、アプリケーション４０６によって生成される文書情報としては、ラスター（ビットマップ）データ、ベクターデータ、テキストデータ、表計算データ、プレゼンテーションデータ及びテーブルデータ、ＳＱＬデータ等が挙げられる。従って、図１２に示すＳ１２０６における同一文書の検索においては、文書情報の種類（拡張子等）を比較することにより、容易に検索すべき文書情報を絞り込むことが可能となる。

また、上記の説明においては、アプリケーション４０６によって生成された文書情報を文書管理サーバ１に格納する例を説明したが、ネットワーク６を介してスキャナ３の文書管理ＤＢ３０７に格納する場合であっても、本実施例に係る文書管理方法を適用することにより、上記と同様の効果を得ることが可能である。更には、アプリケーション４０６によって生成された文書情報のみならず、情報記憶部４０５に格納されている情報を文書管理サーバ１若しくはスキャナ３に格納する場合にも適用することが可能である。

本発明の実施例に係る文書管理システムを示すブロック図である。 本発明の実施例に係る文書管理サーバの構成を示すブロック図である。 本発明の実施例に係る認証管理サーバの構成を示すブロック図である。 本発明の実施例に係るスキャナの構成を示すブロック図である。 本発明の実施例に係る文書格納処理を示すフローチャートである。 本発明の実施例に係る認証チケット発行処理を示すフローチャートである。 本発明の実施例に係る認証チケットに含まれる情報を示す図である。 本発明の実施例に係る文書格納処理を示すシーケンス図である。 本発明の他の実施例に係る文書格納処理を示すシーケンス図である。 本発明の他の実施例に係る文書格納処理を示すシーケンス図である。 本発明の他の実施例に係るホスト装置の構成を示すブロック図である。 本発明の他の実施例に係る文書格納処理を示すシーケンス図である。

符号の説明

１ 文書管理サーバ
２ 認証管理サーバ
３ スキャナ
４、５ ホスト装置
１０１ 文書管理部
１０２ 文書セキュリティ管理部
１０３ 文書格納ＤＢ
１０４ ネットワークＩ／Ｆ
２０１ 認証管理部
２０２ 認証実行部
２０３ 認証管理ＤＢ
２０４ ネットワークＩ／Ｆ
３００ スキャナエンジン
３０１ ＡＤＦ
３０２ 撮像部
３０３ 排紙トレイ
３０５ ホストＩ／Ｆ
３０６ ディスプレイパネル
３０７ 文書管理ＤＢ
３１０ コントローラ
３１１ 主制御部
３１２ 入出力制御部
３１３ エンジン制御部
４０１ 主制御部
４０２ 入出力制御部
４０３ ネットワークＩ／Ｆ
４０４ ユーザＩ／Ｆ
４０５ 情報記憶部
４０６ アプリケーション
４０７ ディスプレイモニタ

Claims (20)

1. 画像情報のセキュリティ要件設定を処理する画像処理装置であって、
   画像情報を入力する画像情報入力部と、
   既に格納されている蓄積画像情報の中から前記入力された画像情報に対応する既存画像情報を取得する既存画像情報取得部と、
   前記入力された画像情報のセキュリティ情報である入力画像セキュリティ情報及び前記既存画像情報のセキュリティ情報である既存画像セキュリティ情報を取得するセキュリティ情報取得部と、
   前記入力画像セキュリティ情報と前記既存画像セキュリティ情報との比較結果に基づいて前記入力された画像情報を処理する制御部とを有することを特徴とする、画像処理装置。
2. 前記制御部は、前記入力された画像情報の処理として当該画像情報の格納可否を決定することを特徴とする、請求項１に記載の画像処理装置。
3. 前記制御部は、前記入力された画像情報の格納を許可する場合、前記入力された画像情報を前記画像処理装置内部若しくは外部の記憶媒体に格納することを特徴とする、請求項２に記載の画像処理装置。
4. 前記制御部は、前記入力された画像情報の格納に際して、当該画像情報への設定が指示されたセキュリティ要件を前記既存画像情報のセキュリティ要件に反映することを特徴とする、請求項３に記載の画像処理装置。
5. 前記制御部は、前記入力された画像情報の格納に際して、前記既存画像情報のセキュリティ要件を前記入力された画像情報への設定が指示されたセキュリティ要件に反映することを特徴とする、請求項３に記載の画像処理装置。
6. 前記制御部は、前記入力された画像情報の格納を許可する場合、前記入力された画像情報を前記既存画像情報によって代替することを特徴とする、請求項２に記載の画像処理装置。
7. 前記制御部は、前記入力された画像情報の格納を拒否する場合、前記入力された画像情報の処理として前記入力された画像情報を破棄することを特徴とする、請求項２に記載の画像処理装置。
8. 前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報に含まれる文字情報と共通する文字情報を含む画像情報を前記既存画像情報として抽出することを特徴とする、請求項１乃至７いずれか１項に記載の画像処理装置。
9. 前記入力された画像情報に含まれる文字情報は、当該画像情報若しくは当該画像情報の一部を文字情報に変換した情報であることを特徴とする、請求項８に記載の画像処理装置。
10. 前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報に含まれる文字情報と共通する文字情報を含むファイル名によって示される画像情報を前記既存画像情報として抽出することを特徴とする、請求項８または９に記載の画像処理装置。
11. 前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報と共通する画像を含む画像情報を前記既存画像情報として抽出することを特徴とする、請求項１乃至７いずれか１項に記載の画像処理装置。
12. 前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報を示すファイル名と前記蓄積画像情報を示すファイル名との比較結果に基づいて前記既存画像情報を抽出することを特徴とする、請求項１乃至７いずれか１項に記載の画像処理装置。
13. 前記既存画像情報取得部は、前記入力された画像情報に基づいて生成された情報と前記蓄積画像情報に基づいて生成された第２の情報との比較結果に基づいて前記既存画像情報を抽出することを特徴とする、請求項１乃至７いずれか１項に記載の画像処理装置。
14. 前記制御部は、前記入力された画像情報への設定が指示されたセキュリティ要件と前記既存画像情報のセキュリティ要件との差異に基づいて前記入力された画像情報を処理することを特徴とする、請求項１乃至１３いずれか１項に記載の画像処理装置。
15. 前記制御部は、前記入力された画像情報への設定が指示されたセキュリティ要件と前記既存画像情報のセキュリティ要件とが実質的に同じであることを確認して前記入力された画像情報を処理することを特徴とする、請求項１４に記載の画像処理装置。
16. 前記入力された画像情報のセキュリティ情報は、当該画像情報へのアクセスが許可されたユーザの情報を含み、
    前記既存画像情報のセキュリティ情報は、当該既存画像情報へのアクセスが許可されたユーザの情報を含み、
    前記制御部は、前記入力された画像情報へのアクセスが許可されたユーザが前記既存画像情報へのアクセスが許可されたユーザに含まれることを確認して前記入力された画像情報を処理することを特徴とする、請求項１４に記載の画像処理装置。
17. 前記制御部は、前記入力された画像情報へのセキュリティ要件設定を指示したユーザが前記既存画像情報へのアクセスが許可されたユーザに含まれることを確認して前記入力された画像情報を処理することを特徴とする、請求項１４または１６に記載の画像処理装置。
18. 前記制御部は、前記入力された画像情報へのセキュリティ要件設定を指示したユーザに関する情報と前記既存画像情報のセキュリティ要件を設定したユーザに関する情報とに基づいて前記入力された画像情報を処理することを特徴とする、請求項１４乃至１７いずれか１項に記載の画像処理装置。
19. 前記蓄積画像情報が格納された画像情報蓄積部を更に有することを特徴とする、請求項１乃至１８いずれか１項に記載の画像処理装置。
20. 前記既存画像情報取得部は、当該画像処理装置以外の装置であって前記画像情報蓄積部に格納された蓄積画像情報とは異なる画像情報が格納された装置からも前記既存画像情報を取得することを特徴とする、請求項１９に記載の画像処理装置。

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