JP2009015396A - ワークフローシステム、ワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】位置情報を考慮してユーザが所望する入力支援情報を適切に提示することができるワークフローシステム、ワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法を提供する。
【解決手段】ワークフローシステムは、位置情報管理装置１とＷＦ管理装置２とから構成される。申請データを送信すると、位置情報管理装置１はユーザの現在置情報を取得し、予め作成した座席表を参照し、申請ユーザの近辺のユーザ情報を取得する。取得した近辺のユーザ情報をＷＦ管理装置２に送信し、かかるユーザのＷＦ内での情報を取得し、申請データに適した承認者情報が提示される。これにより、位置情報を考慮してユーザが所望する入力支援情報を適切に提示することができる。
【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフローシステム、ワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法に関し、特に、ユーザの位置情報を考慮したワークフローシステム、ワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法に関する。

ネットワークが急速に発達した今日では、企業等における様々な業務活動において、多数のユーザ間で情報技術を利用した電子的な情報のやり取りによる業務処理が急速に増えている。

このような情報技術を利用した電子的な情報のやり取りによる業務処理を実現するいわゆるワークフローシステムでは、様々な技術が提案されている。例えば、予め作成した座席情報から、電話番号の入力を支援する技術や（特許文献１）、ワークフローが滞った際に、あらかじめ設定されたルールに沿って自動的に次の人に飛ばすシステム（特許文献２）、事前にワークフローの承認ルート定義等のユーザ情報入力を支援するシステム（特許文献３）が提案されている。
特開平１０−１３５２２号公報 特開平１０−１０５６２２号公報 特開平１０−３２２３８３号公報

しかしながら、上記のような技術には、いずれも現在置の情報を利用した入力支援、位置情報や座席情報との連動は考慮されていない。名前や部署による検索には手間がかかり、また、人事異動直後などで座席は変更されたが、所属情報が変更されていない場合には、所望の情報が得られない。

本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、位置情報を考慮してユーザが所望する入力支援情報を適切に提示することを目的としている。

請求項１記載の発明は、位置情報管理装置と、ワークフロー管理装置と、を備えたワークフローシステムであって、前記位置情報管理装置は、位置情報取得手段と、座席情報を記憶する座席情報記憶手段と、を備え、前記ワークフロー管理装置は、ユーザ・部署情報を管理するユーザ・部署情報管理手段と、ユーザのワークフロー情報を管理するワークフロー管理手段と、申請文書データを受信するデータ受信手段と、前記位置情報管理装置が備える位置情報取得手段が取得したユーザの位置情報及び前記座席情報記憶手段が有する座席情報に基づいて、入力支援情報を出力するデータ出力手段と、を備えることを特徴とするワークフローシステムである。

請求項２記載の発明は、請求項１記載のワークフローシステムにおいて、前記入力支援情報は、前記申請ユーザの位置の近くに居る他のユーザのワークフロー情報であることを特徴とする。

請求項３記載の発明は、請求項１又は２記載のワークフローシステムにおいて、前記入力支援情報は、前記申請文書データに適した承認者の情報であることを特徴とする。

請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項記載のワークフローシステムにおいて、前記入力支援情報は、前記申請ユーザの位置の近くに居る他のユーザのワークフロー情報を考慮した承認ルート情報であることを特徴とする。

請求項５記載の発明は、請求項４記載のワークフローシステムにおいて、前記申請ユーザの位置の近くに居る他のユーザのワークフロー情報は、所属部署及び権限であることを特徴とする。

請求項６記載の発明は、請求項４又は５記載のワークフローシステムにおいて、前記申請ユーザの位置の近くに居る他のユーザとして認定される距離範囲を指定する距離設定手段を備えることを特徴とする。

請求項７記載の発明は、請求項１から６のいずれか１項記載のワークフローシステムにおいて、前記入力支援情報は、申請ユーザの現在地の近くにある部署の承認ルート情報であることを特徴とする。

請求項８記載の発明は、ユーザ・部署情報を管理するユーザ・部署情報管理手段と、ユーザのワークフロー情報を管理するワークフロー管理手段と、申請文書データを受信するデータ受信手段と、ユーザの位置情報及び座席情報に基づいて、入力支援情報を出力するデータ出力手段と、を備えることを特徴とするワークフロー管理装置である。

請求項９記載の発明は、申請文書データを受信するステップと、申請ユーザの位置情報及び座席情報を取得するステップと、ユーザの近くに居る他のユーザ情報を取得するステップと、前記他のユーザのワークフロー情報を取得するステップと、前記申請ユーザが前記申請文書データを入力する際に有効となる入力支援情報を出力するステップと、を備えることを特徴とするワークフロー管理方法である。

本発明によれば、位置情報を考慮してユーザが所望する入力支援情報を適切に提示することができる。

以下に、本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。

本発明の実施形態に係るワークフローシステムについて説明する。図１は、本実施形態に係るワークフローシステムの構成ブロック図である。位置情報管理装置１と、ＷＦ（ワークフロー）管理装置２は、例えばＬＡＮ等のネトワークを介して接続されている。

位置情報管理装置１は、現在地取得部１０と、座席表管理部１１を有する。ＷＦ管理装置２は、ユーザ・部署情報管理部１２、申請データを受信する手段であるデータ入力部１３、ＷＦ管理部１４、データ出力部１５を有する。

位置情報管理装置１は、現在地取得部１０によりユーザ（以下「申請者」とも称す）の現在地情報を取得する。たとえばユーザのRFIDなどの信号を受信することにより、各ユーザの位置情報を管理する。位置情報管理装置１は、座席表管理部１１を有する。

位置情報管理装置１は、座席表管理部１１とユーザの位置情報を参照し、申請ユーザの近辺にいる他のユーザの情報をWF管理装置２のユーザ・部署情報管理部１２に渡す。

ユーザ・部署情報管理部１２は、取得した他のユーザの情報と、申請データから、ＷＦ管理部１４を参照し、ユーザのWF内での情報の取得する。かかる他のユーザのWF内での情報を、申請ユーザのＰＣにおける入力画面のたとえば承認者の入力欄に表示する。このように、申請するデータ（文書）に適した承認者の情報は、申請データをWF管理装置２に送ると、ユーザのＰＣに提示されることとなる。この際、ユーザの位置情報も考慮される。承認者の情報は、データ出力部１５から出力される入力支援情報の一例である。

図２は、本実施形態に係るワークフローシステムの動作処理を示すフローチャートである。申請データを送信すると（ステップＳ１）、位置情報管理装置１はユーザの現在置情報を取得し（ステップＳ２）、予め作成した座席表を参照し、申請ユーザの近辺のユーザ情報を取得する（ステップＳ３）。取得した近辺のユーザ情報をＷＦ管理装置２に送信し、かかるユーザのＷＦ内での情報を取得し（ステップＳ４）、申請データに適した承認者情報が提示される（ステップＳ５）。

上記実施形態によれば、ユーザが文書を申請した際に、他のユーザのＷＦ情報を予め作成しておいた座席情報から取得することが可能となる。

次に、本発明の他の実施形態に係るワークフローシステムについて説明する。本実施形態によれば、申請ユーザは近くの部署の承認ルートを取得することが出来る。

図３は、本実施形態に係るワークフローシステムのブロック構成図である。現在地取得部１０は、申請ユーザの現在位置を取得すると、座席表管理部１１に渡す。座席表管理部１１は、申請ユーザの現在地に最も近い部署の情報をユーザ・部署情報管理部１２に渡す。

ユーザ・部署情報管理部１２は、前記部署の情報に基づき、係る部署の承認ルート情報をデータ入力部１３に送り、例えばユーザのＰＣに提示される。

図４は、本実施形態に係るワークフローシステムの全体概略図である。

上記実施形態によれば、ユーザが申請をする際に、現在地の近くにある部署の承認ルートを取得することが出来る。

また、申請ユーザの現在地情報を考慮することで、近くに承認者が居るか否かについての情報を提示することも考え得る。図５は、本実施形態に係るワークフローシステムの全体概略図である。

以上説明したように、本発明では、座席表情報からの入力や、ユーザの現在地の近辺にいる承認権限をもったユーザの情報を申請者ＰＣ３等に表示することにより、名前や部署による検索の手間を省くことができる。また、現在地の近辺の部署情報を取得することにより、人事異動直後などで座席は変更されたが、所属情報が変更されていない場合にも、簡単に新しい所属の情報を取得することができる。

また、ユーザが申請をする際に、現在地の近くにいる他のユーザの情報を入力することも考え得る。その他、近辺にいるユーザの所属と権限を考慮して、承認ルートを取得することや、取得する近辺のユーザとの距離を指定することが出来る。

なお、図２のフローチャートに示す処理を、ＣＰＵが実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成する。このプログラムを記録する記録媒体としては、半導体記憶部や光学的及び／又は磁気的な記憶部等を用いることができる。このようなプログラム及び記録媒体を、前述した各実施形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。

以上、本発明を好適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることは言うまでもない。

本発明の実施形態に係るワークフローシステムの構成ブロック図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムの動作処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムのブロック構成図である 本発明の実施形態に係るワークフローシステムの全体概略図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムの全体概略図である。

符号の説明

１ 位置情報管理装置
２ ＷＦ（ワークフロー）管理装置
３ 申請者ＰＣ
４ 申請者携帯端末
５ 承認者Ａ携帯端末
１０ 現在地取得部
１１ 座席表管理部
１２ ユーザ・部署情報管理部
１３ データ入力部
１４ ＷＦ管理部
１５ データ出力部

Claims (9)

1. 位置情報管理装置と、ワークフロー管理装置と、を備えたワークフローシステムであって、
   前記位置情報管理装置は、
   位置情報取得手段と、
   座席情報を記憶する座席情報記憶手段と、を備え、
   前記ワークフロー管理装置は、
   ユーザ・部署情報を管理するユーザ・部署情報管理手段と、
   ユーザのワークフロー情報を管理するワークフロー管理手段と、
   申請文書データを受信するデータ受信手段と、
   前記位置情報管理装置が備える位置情報取得手段が取得したユーザの位置情報及び前記座席情報記憶手段が有する座席情報に基づいて、入力支援情報を出力するデータ出力手段と、を備えることを特徴とするワークフローシステム。
2. 前記入力支援情報は、前記申請ユーザの位置の近くに居る他のユーザのワークフロー情報であることを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
3. 前記入力支援情報は、前記申請文書データに適した承認者の情報であることを特徴とする請求項１又は２記載のワークフローシステム。
4. 前記入力支援情報は、前記申請ユーザの位置の近くに居る他のユーザのワークフロー情報を考慮した承認ルート情報であることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載のワークフローシステム。
5. 前記申請ユーザの位置の近くに居る他のユーザのワークフロー情報は、所属部署及び権限であることを特徴とする請求項４記載のワークフローシステム。
6. 前記申請ユーザの位置の近くに居る他のユーザとして認定される距離範囲を指定する距離設定手段を備えることを特徴とする請求項４又は５記載のワークフローシステム。
7. 前記入力支援情報は、申請ユーザの現在地の近くにある部署の承認ルート情報であることを特徴とする請求項１から６のいずれか１項記載のワークフローシステム。
8. ユーザ・部署情報を管理するユーザ・部署情報管理手段と、
   ユーザのワークフロー情報を管理するワークフロー管理手段と、
   申請文書データを受信するデータ受信手段と、
   ユーザの位置情報及び座席情報に基づいて、入力支援情報を出力するデータ出力手段と、を備えることを特徴とするワークフロー管理装置。
9. 申請文書データを受信するステップと、
   申請ユーザの位置情報及び座席情報を取得するステップと、
   ユーザの近くに居る他のユーザ情報を取得するステップと、
   前記他のユーザのワークフロー情報を取得するステップと、
   前記申請ユーザが前記申請文書データを入力する際に有効となる入力支援情報を出力するステップと、を備えることを特徴とするワークフロー管理方法。

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