JP2008226157A - ワークフロー管理システム - Google Patents

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Abstract

【課題】プロジェクトを構成する各タスクに要求される知識リソースをタスクと対応付けて再利用可能に管理することができるとともに、欠如した知識リソースを補完することのできるワークフロー管理システムを提供する。
【解決手段】ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、プロジェクトを細分化して階層構造の複数のタスクから構成されるワークフローを作成する手段と、各タスクに付加される当該タスクを遂行する上で要求されるスキル情報に対し、欠如したスキル情報を補完する手段とを備える。
【選択図】図1

Description

本発明は、ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムに関する。
プロジェクトの計画にあっては、WBS(Work Breakdown Structure)と呼ばれる手法によりプロジェクト全体を細かい作業(タスク)に分割したタスク構成図を作成し、末端のタスクに実際の人材を割り当てることでプロジェクトを遂行する。
一般にプロジェクトの計画および進捗管理はプロジェクト管理ソフトウェアの支援のもとに行われ、プロジェクト管理ソフトウェアの機能は作業性を向上させる上で重要な位置付けとなっている。
MS−Project(商品名)のような実際のプロジェクト管理ソフトウェアにおけるリソース計画は情報リソースと人的リソースを考慮してなされ、それらのリソースのコストと時間はプロジェクト成果物とタスク計画によって把握される。
一方、最適な人材を最適なタスクにアサインすることができるリソース管理サーバ、人材管理方法、人材管理システムが提案されている(例えば、特許文献1参照。)。
特開2004−118648号公報
上述したように、従来のプロジェクト管理ソフトウェアでは情報リソースと人的リソースを考慮してリソース計画を行うものであるが、このようなプロジェクトの計画段階で各タスクに必要とされる具体的な知識リソース(スキル)については把握する手法が存在しなかった。
従って、作成したタスクにいかなるスキルを持った人材を割り当てるべきかの明確な指針がなく、プロジェクトの遂行を困難なものとしていた。
一方、上述した特許文献1は、人事関連情報、ナレッジ関連情報、プロジェクト関連情報を所定の評価基準でランク付けすることによって得られたリソース関連情報に対して検索を実行することで最適な人材を発見するものであるが、作成されたタスクに後から人材を割り当てるものであるとともに、階層的に展開されるタスクを対象としたものではなく、WBSを用いたプロジェクト計画に適用するのは困難である。
本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、プロジェクトを構成する各タスクに要求される知識リソースをタスクと対応付けて再利用可能に管理することができるとともに、欠如した知識リソースを補完することのできるワークフロー管理システムを提供することにある。
上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項1に記載されるように、ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、プロジェクトを細分化して階層構造の複数のタスクから構成されるワークフローを作成する手段と、各タスクに付加される当該タスクを遂行する上で要求されるスキル情報に対し、欠如したスキル情報を補完する手段とを備えるワークフロー管理システムを要旨としている。
また、請求項2に記載されるように、請求項1に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記の欠如したスキル情報を補完する手段は、下位のタスクからボトムアップにより上位のタスクのスキル情報の補完を行うようにすることができる。
また、請求項3に記載されるように、請求項1に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記の欠如したスキル情報を補完する手段は、上位のタスクからトップダウンにより下位のタスクのスキル情報の補完を行うようにすることができる。
また、請求項4に記載されるように、請求項1に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記スキル情報は、ワークフローを構成する全タスクを管理するタスクテーブルにリンクされたスキルリストに記述されるようにすることができる。
また、請求項5に記載されるように、請求項4に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記スキルリストは、スキル名、スキル分類、および、スキルレベルの項目を有するものとすることができる。
また、請求項6〜10に記載されるように、ワークフロー管理方法として構成することができる。
また、請求項11〜15に記載されるように、ワークフロー制御プログラムとして構成することができる。
本発明のワークフロー管理システムにあっては、プロジェクトを構成する各タスクに要求される知識リソースをタスクと対応付けて再利用可能に管理することができるとともに、欠如した知識リソースを補完することができる。
以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。
<システム構成>
図1は本発明の一実施形態にかかるワークフロー管理システムの構成例を示す図である。
図1において、ワークフロー管理システム2は、システムを使用するユーザUの操作するPC(Personal Computer)等のクライアント1のブラウザ11からのアクセスに対してGUI(Graphical User Interface)を提供するGUI制御部21と、既存のタスクモデルおよび/もしくはタスクインスタンスからの再利用により動的にワークフローモデルを生成し実行するワークフローエンジン22と、処理に必要な情報を保持するデータベース23と、ワークフローを構成するタスクに割り当てられる人的リソースのスキル情報を管理するスキル管理システム24と、Wiki等のCMS(Contents Management System)からなる協調文書作成システム25と、電子メールの送受信機能を有する電子メールサブシステム26とを備えている。
データベース23には、ワークフローの実行に際して参考にされる関連情報を格納する関連情報DB231と、予め管理者等によって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルDB232と、タスクインスタンスを格納するタスクインスタンスDB233と、ワークフローの作業記録を格納する作業記録DB234と、ユーザおよびユーザの所属するユーザグループの情報を格納する組織情報DB235と、人的リソースのスキル情報を格納するスキル情報DB236とを備えている。タスクモデルDB232およびタスクインスタンスDB233は、関連情報DB231に登録された情報とのリンクを持つ。
GUI制御部21は、表示画面を描画するためのレンダリングエンジン211と、ユーザUとの情報のやり取りを行う入出力制御部212と、ワークフローを可視化したプロセスチャートを生成するプロセスチャート生成部213とを備えている。
ワークフローエンジン22は、データベース23に対して各種の検索を実行する検索エンジン221と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部222と、データベース23を参照し、ユーザUとワークフロー管理システム2の動作を監視してワークフローの作業記録を作業記録DB234に対して行うワークフロー記録部226とを備えている。
タスク制御部222は、タスクを作成するタスク作成部223と、作成されたタスクを実行するタスク実行部224と、作業記録DB234の情報を元にユーザUの現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース23から検索する推測エンジン225とを備えている。
ワークフロー管理システム2は、予め定められたワークフロー部品(典型的な部分ワークフロー)の組み合わせを可能とすることでワークフローの動的定義(コンストラクティブワークフロー)を実現している。研究開発や一部のサービス業務など、事前情報の完全性の低い分野では先行的なワークフローモデルの策定が難しいが、このようにワークフロー実行時に動的にモデルを構成することで臨機応変な対応が可能となる。
また、WBSによるワークフロー作成が行えるとともに、タスクの委譲を容易に行うことができる。更に、タスクを実行するユーザに対して必要な情報を適時に提示する機能も有している。
ワークフロー制御の基本的な動作概要としては、ユーザUはGUI制御部21の入出力制御部212を通じてワークフローエンジン22を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、およびこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンク等の作業を行う。
ワークフローの作成に際し、ワークフローエンジン22の検索エンジン221は、データベース23に対して各種の検索を実行する。
ワークフローエンジン22のタスク制御部222は、タスクモデルDB232およびタスクインスタンスDB233を使用し、ユーザUの指示等に基づいてタスクを制御する。タスク制御部222のタスク作成部223は、ユーザUの指示に従ってデータベース23の情報を元にタスクの作成、情報のリンク付け等の作業を行う。タスク実行部224は、ユーザUの指示に従ってタスクインスタンスDB233の情報を利用し、実際のタスク情報の更新(タスクの実行とはシステム側から見ればタスク情報の更新である。)を行う。推測エンジン225は、作業記録DB234の情報を元にユーザUの現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース23から検索する。
ワークフロー記録部226は、ユーザUとワークフロー管理システム2の動作を監視し、ワークフローの作業記録を作業記録DB234に格納する。
図2はワークフロー管理システム2の実装例を示す図であり、「Web Server」および「Task Navigator J2EE Web Application」がGUI制御部21に相当し、「HTML-based Collaborative Documenting System」が協調文書作成システム25に相当し、「Skill Management Application」と「Skill Management System」がスキル管理システム24に相当し、「Web Server」「HTML-based Collaborative Documenting System」「Task Navigator J2EE Web Application」「Skill Management Application」がフロントエンド(Frontend)を構成している。すなわち、ユーザUがWebブラウザ(ブラウザ11)を用いてシステムにアクセスできるようにWeb serverとHTMLベースの協調文書作成システムを具備する。また、本実装においてはユーザUがWebブラウザを用いてシステムにアクセスすることを想定しているため、ネットワーク上でのファイルへのアクセスを管理する必要がある。ここではNetDrive等のネットワーク上でのファイル管理システムを用いて本機能を実現するものとする。
また、「Workflow Management System」および「Search Engine」がワークフローエンジン22に相当し、これらとスキル管理システム24の「Skill Management System」がバックエンド(Backend)を構成している。ワークフロー管理の基本的な機能に関しては従来のシステムと同一であるため、本発明によるシステムにも一般的なワークフロー管理システムのエンジンを用いることができる。また、タスクや関連情報を検索するための検索エンジンについても、一般的なクエリに基づいた検索エンジンを使用することができる。
また、「WebDAV」「RDF Repositories」「Doc.Index」「DB」「Skill DB」がデータベース23に相当し、データレイヤ(Data layer)を構成している。タスク情報および関連情報はRDFリポジトリとして管理されるものとし、関連情報等は文書リポジトリとインデックスサーバにより管理される。前者は図1におけるタスクモデルDB232およびタスクインスタンスDB233に相当し、後者は関連情報DB231に相当する。ユーザ情報と組織情報も同じくRDFリポジトリで実現されるものとする。これらはともに図1における組織情報DB235に相当する。
図3はワークフローの構造例を示す図である。図3において、ルートタスクであるワークフロー(プロジェクト)は任意数のタスクにより構成される。各タスクは更に任意数のサブタスクから構成されることができ、階層化できる。すなわち、ワークフローは複数のタスクを、タスクは複数のサブタスクを持つことができ、それぞれの順序関係(図中で矢印付きの線で表示)などは、一般的なワークフロー管理システムのものと同一である。また、各タスク、サブタスクはそれぞれ関連情報や関連文書を持つことができる。
タスクインスタンスとは、個別に管理される実体としてのタスクを指し、タスクモデルもしくはプロセスタイプとは、タスクインスタンスの雛形となる、より抽象度の高いモデルとしての実体を指す。
図4はスキル情報DB236に保持されるスキル分類テーブルSTの例を示す図であり、(a)に示すように「Skill_Name」(スキル名)と「Skill_Category」(スキル分類)の項目を有している。この例では、(b)に示すようなLanguage(言語)、Technical Skill(技術スキル)、Soft Skill(ソフトウェアスキル)に対応している。
図5はタスクテーブルTT、サブタスクリストTLおよびスキルリストSLの例を示す図である。
タスクテーブルTTはワークフローを構成する全てのタスクにつき、親タスク、子タスク等の情報を管理するものであり、「Task」「Father_Task」「Child_Task_List」「Skill_List」「Task_Description」等の項目を有している。タスクテーブルTTはタスクインスタンスDB233に保持されるが、その他の場所に保持してもよい。
サブタスクリストTLはタスクテーブルTTの「Child_Task_List」からリンクされるものであり、そのタスクの子タスクを列挙したものである。サブタスクリストTLに含まれるタスクはタスクテーブルTTにも含まれる。サブタスクを持たないタスクはサブタスクリストTLを持たないか、持っていても内容が空欄となっている。サブタスクリストTLはタスクインスタンスDB233に保持されるが、その他の場所に保持してもよい。
スキルリストSLはタスクテーブルTTの「Skill_List」からリンクされるものであり、「Skill_Name」「Skill_Category」「Level」の項目を有している。スキルリストSLはスキル情報DB236に保持されるが、その他の場所に保持してもよい。
このスキルリストSLはスキル分類テーブルST(図4)に含まれる項目のうち該当するものに「Level」(スキルレベル)の項目を付加したものである。「Level」は、例えば、「1」は上級(Advanced Level)を表し、「2」は中級(Medium Level)を表し、「3」は初級(Beginner Level)を表す。レベルの段階は3に限られない。
なお、ワークフローの計画段階ではスキルリストSLが存在しないか、存在しても内容が空欄である場合がある。スキルリストSLが存在しないか、存在しても内容が空欄である場合、後述する処理により、下位のサブタスクのスキルリストSLから推定して補完することができる。実施されたタスクについては、タスクを進める過程での経験等からスキルリストSLがより精度の高いものにユーザにより更新されていき、再利用可能なタスクとして蓄積される。スキルリストSLはタスクに付随したものであるため、既存のタスクを再利用する場合にはスキルリストSLを伴った状態で再利用が行われる。
<動作>
図6はボトムアップによるスキル情報の自動設定の処理例を示すフローチャートである。なお、かかる処理はWBSによるタスクの作成に際し、タスク作成部223によって行われる。
図6において、処理を開始すると(ステップS101)、タスクテーブルTTよりWBSの最も深いレベルを検出し、それをレベルLに設定する(ステップS102)。
次いで、WBS上のレベルを引き上げるべくレベルLから1を引いたものをレベルLとし(ステップS103)、該当レベルが存在しないかどうかか判断する(ステップS104)。該当レベルが存在しない場合は処理を終了する(ステップS111)。
該当レベルが存在する場合、現時点のレベルLのタスクをタスクテーブルTTから取得して作業用タスクリストに保持する(ステップS105)。
次いで、作業用タスリストから一つのタスクを選択し(ステップS106)、タスクが存在しないかどうか判断する(ステップS107)。タスクが存在しない場合、現時点のレベルLについての処理が終了したものとして、レベルLの引き上げ(ステップS103)に移行する。
タスクが存在する場合、そのタスクのサブタスクリストを取得し(ステップS108)、サブタスクが存在しないかどうか判断する(ステップS109)。サブタスクが存在しない場合、現時点の処理対象のタスクについての処理が終了したものとして、次のタスクの選択(ステップS106)に移行する。
サブタスクが存在する場合、サブタスクのスキル情報からそのタスクのスキルを計算し(ステップS110)、次のタスクの選択(ステップS106)に移行する。
これらの処理を継続し、レベルLの引き上げ(ステップS103、S104)でトップまで処理が終わった際に処理を終了する(ステップS111)。
図7は図6のタスクのスキル計算(ステップS110)の処理例を示すフローチャートである。
図7において、処理を開始すると(ステップS121)、対象となるタスクのサブタスクリストTLから一つのサブタスクを取得し(ステップS122)、サブタスクが存在しないかどうか判断する(ステップS123)。サブタスクが存在しない場合、現時点の処理対象のタスクについての処理が終了したものとして処理を終了する(ステップS132)。
サブタスクが存在する場合、そのサブタスクのスキルリストSLを取得し(ステップS124)、スキルが存在しないかどうか判断する(ステップS125)。スキルが存在しない場合、サブタスクの取得(ステップS122)に移行する。
スキルが存在する場合、スキルリストSLから一つのスキルを取得し(ステップS126)、スキルが存在しないかどうか判断する(ステップS127)。スキルが存在しない場合、サブタスクの取得(ステップS122)に移行する。
スキルが存在する場合、対象となるタスクのスキルリストに同じスキル名のものが存在するかどうか判断する(ステップS128)。
対象となるタスクのスキルリストに同じスキル名のものが存在しない場合、対象となるタスクのスキルリストにスキルを追加し(ステップS129)、スキルの取得(ステップS126)に移行する。
対象となるタスクのスキルリストに同じスキル名のものが存在する場合、対象となるタスクのスキルリストに存在するものよりスキルレベルが高いかどうか判断する(ステップS130)。
対象となるタスクのスキルリストに存在するものよりスキルレベルが高い場合、対象となるタスクの同スキル名のスキルリストのスキルレベルを更新し(ステップS131)、スキルの取得(ステップS126)に移行する。対象となるタスクのスキルリストに存在するものよりスキルレベルが高くない場合、スキルの取得(ステップS126)に移行する。
これらの処理を継続し、サブタスクリストTLからのサブタスクの取得(ステップS122、S123)で最後のサブタスクまで処理が終わった際に処理を終了する(ステップS132)。
図8〜図11はスキル情報の自動設定の例を示す図である。
図8において、WBSのレベル1に「project」があり、「project」の下のレベル2に「task1」「task2」があり、「task2」の下のレベル3に「task3」「task4」があり、「task1」「task3」「task4」にスキルが設定されているものとする。
この状態で図6および図7に示した処理を実行することで、図9に示すように、「task3」のスキル「skill C:level 2」が「task2」のスキルに追加され(ステップS201)、続いて、「task4」のスキル「skill A:level 1」が「task2」のスキルに追加される(ステップS202)。
また、図10に示すように「task2」のスキルが決定された後の処理では、図11に示すように、「task1」のスキル「skill A:level 3」が「project」のスキルに追加され(ステップS211)、「task1」のスキル「skill B:level 2」が「project」のスキルに追加され(ステップS212)、「task2」のスキル「skill C:level 2」が「project」のスキルに追加される(ステップS213)。
「task2」のスキル「skill A:level 1」については、既に「project」に追加(ステップS211)されたスキルと同じスキル名「skill A」であるが、レベルがより高いものであるため、「project」のスキル「skill A:level 3」が「skill A:level 1」に更新される(ステップS214)。
なお、ボトムアップによるスキル情報の自動設定の処理について説明したが、これとは逆にトップダウンで上位のタスクのスキル情報を用いて下位のタスクのスキル情報を自動設定することもできる。ただし、下位のタスクのスキル情報の方が実施時の経験等に基づいてより正確なスキル情報を有していると考えられるため、ボトムアップによる場合に比して精度の低下は否めない。
<総括>
以上説明したように、本発明の実施形態によれば次のような利点がある。
(1)ワークフローを構成するタスクにスキル情報が付加され、欠如しているスキル情報は自動設定されるため、プロジェクトリーダはプロジェクトの実行にあたり各タスクにどのようなスキルが必要とされるかを詳細に知ることができ、それらのスキルに関する情報によりプロジェクトを詳細に評価することができる。
(2)タスクに要求されるスキルの情報と実際に割り当てる人材のスキルとを比較することによりスキルギャップを明らかにすることができ、タスクの進め方を検討する材料とすることができる。
(3)スキルの情報はタスクに付随したものであるため、既存の類似するタスクを再利用することでスキルの情報もテンプレートとして容易に再利用することが可能である。
以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。
本発明の一実施形態にかかるワークフロー管理システムの構成例を示す図である。 ワークフロー管理システムの実装例を示す図である。 ワークフローの構造例を示す図である。 スキル分類テーブルの例を示す図である。 タスクテーブル、サブタスクリストおよびスキルリストの例を示す図である。 ボトムアップによるスキル情報の自動設定の処理例を示すフローチャート(その1)である。 ボトムアップによるスキル情報の自動設定の処理例を示すフローチャート(その2)である。 スキル情報の自動設定の例を示す図(その1)である。 スキル情報の自動設定の例を示す図(その2)である。 スキル情報の自動設定の例を示す図(その3)である。 スキル情報の自動設定の例を示す図(その4)である。
符号の説明
1 クライアント
11 ブラウザ
2 ワークフロー管理システム
21 GUI制御部
211 レンダリングエンジン
212 入出力制御部
213 プロセスチャート生成部
22 ワークフローエンジン
221 検索エンジン
222 タスク制御部
223 タスク作成部
224 タスク実行部
225 推測エンジン
226 ワークフロー記録部
23 データベース
231 関連情報DB
232 タスクモデルDB
233 タスクインスタンスDB
234 作業記録DB
235 組織情報DB
236 スキル情報DB
24 スキル管理システム
25 協調文書作成システム
26 電子メールサブシステム
U ユーザ
ST スキル分類テーブル
TT タスクテーブル
TL サブタスクリスト
SL スキルリスト

Claims (15)

  1. ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、
    プロジェクトを細分化して階層構造の複数のタスクから構成されるワークフローを作成する手段と、
    各タスクに付加される当該タスクを遂行する上で要求されるスキル情報に対し、欠如したスキル情報を補完する手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
  2. 請求項1に記載のワークフロー管理システムにおいて、
    上記の欠如したスキル情報を補完する手段は、下位のタスクからボトムアップにより上位のタスクのスキル情報の補完を行うことを特徴とするワークフロー管理システム。
  3. 請求項1に記載のワークフロー管理システムにおいて、
    上記の欠如したスキル情報を補完する手段は、上位のタスクからトップダウンにより下位のタスクのスキル情報の補完を行うことを特徴とするワークフロー管理システム。
  4. 請求項1に記載のワークフロー管理システムにおいて、
    上記スキル情報は、ワークフローを構成する全タスクを管理するタスクテーブルにリンクされたスキルリストに記述されることを特徴とするワークフロー管理システム。
  5. 請求項4に記載のワークフロー管理システムにおいて、
    上記スキルリストは、スキル名、スキル分類、および、スキルレベルの項目を有することを特徴とするワークフロー管理システム。
  6. ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムにおける制御方法であって、
    プロジェクトを細分化して階層構造の複数のタスクから構成されるワークフローを作成する工程と、
    各タスクに付加される当該タスクを遂行する上で要求されるスキル情報に対し、欠如したスキル情報を補完する工程とを備えたことを特徴とするワークフロー管理方法。
  7. 請求項6に記載のワークフロー管理方法において、
    上記の欠如したスキル情報を補完する工程は、下位のタスクからボトムアップにより上位のタスクのスキル情報の補完を行うことを特徴とするワークフロー管理方法。
  8. 請求項6に記載のワークフロー管理方法において、
    上記の欠如したスキル情報を補完する工程は、上位のタスクからトップダウンにより下位のタスクのスキル情報の補完を行うことを特徴とするワークフロー管理方法。
  9. 請求項6に記載のワークフロー管理方法において、
    上記スキル情報は、ワークフローを構成する全タスクを管理するタスクテーブルにリンクされたスキルリストに記述されることを特徴とするワークフロー管理方法。
  10. 請求項9に記載のワークフロー管理方法において、
    上記スキルリストは、スキル名、スキル分類、および、スキルレベルの項目を有することを特徴とするワークフロー管理方法。
  11. ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムの制御プログラムであって、
    コンピュータを、
    プロジェクトを細分化して階層構造の複数のタスクから構成されるワークフローを作成する手段、
    各タスクに付加される当該タスクを遂行する上で要求されるスキル情報に対し、欠如したスキル情報を補完する手段、
    として機能させることを特徴とするワークフロー制御プログラム。
  12. 請求項11に記載のワークフロー制御プログラムにおいて、
    上記の欠如したスキル情報を補完する手段は、下位のタスクからボトムアップにより上位のタスクのスキル情報の補完を行うことを特徴とするワークフロー制御プログラム。
  13. 請求項11に記載のワークフロー制御プログラムにおいて、
    上記の欠如したスキル情報を補完する手段は、上位のタスクからトップダウンにより下位のタスクのスキル情報の補完を行うことを特徴とするワークフロー制御プログラム。
  14. 請求項11に記載のワークフロー制御プログラムにおいて、
    上記スキル情報は、ワークフローを構成する全タスクを管理するタスクテーブルにリンクされたスキルリストに記述されることを特徴とするワークフロー制御プログラム。
  15. 請求項14に記載のワークフロー制御プログラムにおいて、
    上記スキルリストは、スキル名、スキル分類、および、スキルレベルの項目を有することを特徴とするワークフロー制御プログラム。
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